Учет рабочего времени

Все организации, будь то фирмы с небольшим штатом сотрудников или целые отраслевые предприятия, заинтересованы в максимально отлаженном рабочем процессе и, соответственно, получаемой от этого прибыли. Персонал, в свою очередь, нуждается в комфортных условиях труда и достойном вознаграждении. Всё это неразрывно связано с таким понятием, как режим рабочего времени, и именно он будет влиять на величину заработной платы работника.

Как трактуется рабочий режим

Само по себе рабочее время — это срок, за который наёмный работник должен выполнить предписанные ему обязанности. Сотруднику нужно чётко следовать правилам распорядка той организации, где он трудоустроен.

Режим рабочего времени — распределение времени работы в пределах суток или другого календарного периода.

В любой организации предусмотрен режим рабочего времени для сотрудников

Элементы режима

Трудовой режим включает в себя несколько составляющих:

• протяжённость смены либо рабочего дня;
• время для отдыха в течение смены;
• часы труда в неделю;
• отдых между сменами;
• законные выходные.

Законодательной базой нашей страны, в частности, Трудовым кодексом РФ, предусмотрена максимальная продолжительность вышеназванных элементов. И также длительность рабочего дня дополнительно фиксируется в договорах найма. Трудовой режим отличается у работников разных сфер, т. е. он напрямую зависит от специфики организации и отрасли, в которой эта организация задействована. Отличия содержатся в договоре между работодателем и наёмным работником. Чаще всего используют стандартный график, предполагающий пятидневную трудовую неделю по 8 часов смены. На тех предприятиях, где важно обеспечить непрерывный трудовой процесс, практикуется сменный график, а также суммарный учёт времени за определённый период.

Каким может быть рабочее время

Согласно Трудовому кодексу РФ существует несколько видов режима труда:

• стандартный (нормированный);
• ненормированный;
• гибкий;
• сменный;
• вахтовый;
• раздроблённый;
• неполный или сокращённый.

Законодательство РФ предусматривает несколько видов рабочего режима

Стандартный график

Обычный график подразумевает, что в неделю будет отработано 40 часов. Этот срок не зависит от того, сколько дней в неделю трудится работник. Если сотрудник работает 5 дней в неделю, то ему обязаны предоставить для отдыха 2 дня. При этом трудовой день будет равен 8 часам. Если рабочая неделя длится 6 дней с 1 днём для отдыха, то длительность рабочего дня составит 7 часов. Стоит учесть, что день перед выходным в этом случае считается сокращённым и длится 5 часов. График работы по стандарту является самым распространённым и, как показывает практика, чаще всего применяется нанимателями (особенно это касается государственных учреждений и обслуживающих компаний).

Ненормированный график

Законодательством нашей страны не прописано, сколько часов составляет ненормированный день. В некоторых случаях наёмный работник трудится более 40 часов в неделю, но только по предварительной договорённости между ним и нанимателем. При этом переработка не может длиться более 4 часов за 2 суток (следующих друг за другом) и 120 часов за календарный год. Работник на выполнение своих обязанностей может затрачивать не только обычный трудовой день, но и время до него или после. Такой рабочий график имеет краткосрочный характер, т. е. используется руководством только время от времени, но сотрудник не вправе отказаться от его выполнения (если эта деятельность не противоречит обязанностям, зафиксированным в трудовом договоре). Ненормированный график предполагает в дальнейшем увеличение отпуска сотрудника.

Ненормированный график может нанести вред здоровью сотрудника, поэтому постоянная работа в подобном режиме недопустима

Гибкий график

Скользящий график отличается от обычного распорядка тем, что специалист вправе самостоятельно определять начало и конец своего рабочего дня. Вышеназванный режим труда характерен для работников творческих специальностей, он поощряется руководителями для получения максимального результата.

Гибкий график труда удобен для тех предприятий, которые в силу своей специфики имеются активные и пассивные периоды деятельности во время стандартной смены, и которые стремятся путём введения подобного графика равномерно распределить нагрузку.

Сменный график

На предприятиях важно обеспечить непрерывный процесс производства, в связи с чем практикуется сменный режим. Согласно этому методу между персоналом равномерно распределяются трудовые смены, что отражается в графиках сменности. Работники должны заранее ознакомиться с графиком сменности (как минимум за месяц до введения документа в действие). Согласно законодательным актам между сменами одного и того же сотрудника должен быть достаточный отдых. В графике работника не могут стоят две смены подряд, иначе это будет нарушением трудового законодательства. Всего действуют 3 смены:

• дневная;
• вечерняя;
• ночная.

Количество часов при сменном графике работы, если трудовая неделя состоит из 5 дней, будет равняться 8 часам. Работа в ночное время отличается от дневной, она подразумевает сокращение смены на один час. Но есть сотрудники, чья ночная смена не должна сокращаться. Это люди, специально нанятые для работы только в ночное время, а также те, кто и так работает по сокращённому графику. ТК РФ предусматривает категории людей, которые не должны работать в ночную смену, среди них:

• несовершеннолетние (исключения рассмотрены в законодательстве);
• инвалиды;
• беременные женщины или имеющие детей в возрасте до трёх лет (полный список в ТК РФ).

Сменный график должен обеспечивать равномерную загруженности работников и отдых, достаточный для восстановления сил

Раздроблённый график

С согласия наёмного работника может быть применён раздроблённый график, когда трудовой день делится на части. Это обосновано в тех случаях, когда имеет место неодинаковая интенсивность трудового процесса. Но и при раздроблённом графике сотрудник должен в полной мере выполнять круг обязанностей, возложенных на него работодателем и отражённых в трудовом договоре.

Вахтовый метод

Вахта включает в себя не только время, отведённое на работу, но и отдых между сменами. В этом случае сотрудник трудится посменно, но в отличие от сменного графика, предполагается, что место работы удалено от места проживания (разные города). Вахта длится, как правило, не более месяца, после её завершения работники разъезжаются по домам. Иногда продолжительность вахты возрастает до трёх месяцев. Примерами работы вахтовым методом могут служить строительные отряды или различного плана промыслы. Время, проведённое в пути, включается в вахту. Смены в данном случае длятся более 8 часов (вплоть до 12). Есть категории людей, которые не могут работать таким методом. Среди них:

• несовершеннолетние;
• беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трёх лет;
• лица, имеющие противопоказания к выполнению работ вахтовым методом.

К работе вахтовым методом можно привлекать только работников, не имеющих проблем со здоровьем

Неполное рабочее время

Сотрудник может работать менее 8 часов в день, но только если между ним и нанимателем есть согласованность по этому поводу, отражённая в трудовом договоре. Такой график может действовать определённый срок либо неограниченно. Подразумевается, что размер заработной платы работника будет прямо пропорционален результатам труда и затраченному на него времени. Часто неполный рабочий день вводится для беременных женщин, длительность его согласуется с работодателем. Помимо этого, рабочий день может быть сокращён и для других работников.

Таблица: сокращённый график

Категории работников	Время, затраченное на работу
Дети (от 14 до 16 лет)	24-часовая рабочая неделя
Подростки (от 16 до 18 лет)	Норма увеличивается до 35 часов за неделю
Инвалиды (1 и 2 группы)	не более 35 часов в неделю

Видео: сменный график работы

Право на отдых

Ещё одним важным элементом трудового режима является время, отведённое на отдых. Трудовой кодекс РФ подтверждает, что каждый работник имеет право на следующие виды отдыха:

• обеденный перерыв или время обогрева (от 30 минут до 2 часов);
• отдых между сменами (на каждом предприятии свой);
• еженедельный отдых (не менее 42 часов).

Порядок организации рабочего времени в организации

Заработная плата работников зависит от качества проделанной работы и времени, которое было затрачено на неё. В связи с этим работодатель распределяет и учитывает рабочее время между сотрудниками. Порядок учёта нужно знать как нанимателю, так и работнику, чтобы повысить качество работы и избежать нарушений законодательства. Трудовой распорядок должен быть отражён в локальных актах. Наёмный работник ещё перед зачислением в штат должен ознакомиться с внутренним распорядком организации, а также внимательно изучить коллективный договор и контракт, где наиболее подробно расписываются обязанности сотрудника. Образец типового договора о рабочем времени .

Работник заранее должен ознакомиться с внутренним распорядком организации

Правила составления рабочего графика

Крупные организации и предприятия, где предполагается многосменный режим работы, не могут обойтись без графика, отображающего трудовой процесс. При его составлении необходимо:

• выбрать период времени, в течение которого должен осуществляться учёт (это может быть месяц, квартал, год);
• установить продолжительность загрузки рабочего места в течение учётного периода (так называемый фонд времени обслуживания рабочего места в часах);
• определить нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимых нагрузок);
• рассчитать нормативное число работников;
• оформить результаты расчёта в форме графика.

График рабочего времени есть не что иное, как документ, в котором отражается информация о трудовом процессе (начале, продолжительности и окончании). Образец графика работы . В нём также учитываются всевозможные перерывы. Как правило, график составляется в виде таблицы, хотя единой формы для него не предусмотрено. Стоит учесть, что в каждой отрасли производства могут быть свои учётные показатели в графике трудового процесса. Перерывы в работе (по причине болезни, отпуска и т. д.) не учитываются при определении нормы рабочего времени. Нагрузка, отражённая в графике, должна равномерно распределяться между сотрудниками организации. Наёмные работники, в свою очередь, должны быть с ней ознакомлены.

Виды графиков

В зависимости от распорядка внутри организации или предприятия, графики работы могут существенно различаться.

Таблица: какими могут быть трудовые графики

Виды графиков	Режим работы
Линейный	Применяется в том случае, если нагрузка распределена между сотрудниками равномерно, её возможно выполнить за 8 часов рабочего времени. В таком случае все сотрудники приходят на работу одновременно.
Ленточный (ступенчатый)	Применяются в случае, если коллектив необходимо разбить на группы, которые будут выходить в разные промежутки рабочего времени.
Двухбригадный	В этом случае на предприятии формируются две бригады с равным количеством человек, они работают поочерёдно (через день). Рабочее время за смену составляет до 12 часов.
Комбинированный	Используются в том случае, если весь рабочий коллектив разбит на группы, работающие по своему графику.

График составляется с учётом законодательства с обязательным выполнением требования — наличие как минимум 42 часов непрерывного отдыха в неделю. График утверждается работодателем и размещается в доступном для сотрудников месте для ознакомления.

Изменение режима рабочего времени

Иногда в силу определённых причин требуется изменение в режиме трудового времени и, как следствие, в графике. Законодательство этому не препятствует. Инициаторами корректировок может быть как работодатель, так и наёмный работник. Возможны эти корректировки по обоюдному соглашению сторон либо в одностороннем порядке работодателем. Если в договоре найма присутствует условие о режиме рабочего времени, то изменение этих условий допустимо только по соглашению сторон.

При согласии работника на подобные изменения необходимо заключить дополнительное соглашение, где прописываются новые условия труда. Если инициатором изменений выступает сотрудник, то он обязан уведомить работодателя заранее. С этой целью от его имени пишется заявление, которое в дальнейшем будет отправной точкой для издания приказа и заключения дополнительного соглашения.

В некоторых случаях закон не запрещает изменять режим рабочего времени

Изменение условий труда возможно не только для одного работника, но и для коллектива в целом. Перед тем как внести изменения в рабочий процесс, работодатель должен уведомить об этом сотрудника (или весь коллектив). Пример уведомления . Порядок изменения режима следующий:

1. Представить приказ о корректировке необходимых пунктов в трудовом графике. можно ознакомиться с образцом.
2. Ознакомить сотрудников с условиями нововведений.
3. Внести корректировки в договор работников и ПВТР (локальный нормативный акт, регламентирующий приём и увольнение работников). При временных изменениях корректировать ПВТР не следует.

Приказ должен содержать следующую информацию:

• дату введения нового графика;
• при временном характере текущих изменений указать дату их начала и завершения;
• указать изменения в таких элементах трудового режима, как рабочий день, неделя и т. д.;
• указать всевозможные перерывы в трудовом процессе.

Необходимо помнить, что у руководителя нет оснований для увеличения нагрузки работника на постоянной основе. Работник, в свою очередь, имеет возможность либо согласиться с предполагаемыми изменениями, либо уволиться с места работы. Если именно сотрудник изъявил желание внести корректировку в рабочий процесс, для этого должны быть представлены обоснования (возможные личные болезни или недомогание кого-либо из домочадцев и т. д.). Заявление пишется в свободной форме, но подразумевается, что оно будет содержать такие сведения:

• дата желаемого перевода на новый режим;
• описание текущего режима;
• указание желаемых часов работы;
• обоснование просьбы с приложением доказательств.

В итоге составляется дополнительное соглашение к действующему договору сотрудника, где отражаются внесённые изменения. Ознакомьтесь с примером такого соглашения. Работник должен ознакомиться с этим документом за два месяца до самих изменений в трудовом режиме.

Видео: ненормированный рабочий день

Ещё до поступления на работу гражданин определяет для себя желаемый режим труда, т. е. сколько времени продлится его рабочий день, какое количество выходных в неделю предусмотрено. Всё это оговаривается заранее с нанимателем, и, если потенциальный работник согласен с выдвинутыми условиями и предложенным графиком, он подписывает договор о приёме на работу. Но это не значит, что в дальнейшем не может произойти никаких изменений в трудовом процессе. Иногда по соглашению сторон или по требованию работодателя в рабочий график вносят изменения. Сотруднику в таком случае придётся либо согласиться с новшествами (он сам может выступить их инициатором), либо покинуть место работы. Если происходят изменения, то они должны фиксироваться в предусмотренных законодательством РФ документах.

• Наталья Иванова

Порядок процедуры

Порядок описан подробно в ст. 104 ТК РФ. Он устанавливается в нормативных документах внутреннего трудового распорядка и прописывается в ТД работников. Порядок учета на предприятии следует вводить соответствующим приказом работодателя с учетом единого мнения профсоюза работников.

Введение суммированного учета рабочего времени осуществляется как для каждого сотрудника, так и для всей организации. Работодатель выбирает порядок его ведения, потом составляет приказ об установлении данного порядка, прописывает его в нормативных актах предприятия, а также в каждом ТД с работниками. С этим пунктом документа в обязательном порядке необходимо ознакомить работника при подписании трудового договора.

В каждой организации должен быть локальный акт внутреннего трудового распорядка. Там же прописывается порядок ведения учета трудового времени. Однако если этого пункта в ВТР нет, а потребность на предприятии появилась, то необходимо его ввести в соответствии с инструкцией в нормативный документ организации (ст. 190 ТК РФ). При этом работодатель обязан ознакомить с изменениями представительный орган профсоюзов рабочих (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти рабочих дней представители комиссии должны дать обратную связь с комментариями и рекомендациями касательно изменений порядка учета.

Сроки

Прежде чем вводить порядок учета рабочих часов, необходимо определиться со сроками и периодами, в течение которых будет идти расчет фактического рабочего времени.

По окончании срока после введения изменений учета работодатель обязан провести собрание работников предприятия и обсудить обновленные изменения либо утверждение старых. В результате он должен достичь взаимопонимания между органами профсоюза и всеми работниками. Обычно от всего коллектива выдвигают представителя, который в индивидуальном порядке решает эти вопросы и презентует мнение работников перед администрацией.

После того как профсоюз или представитель работников согласится с изменениями в ВТР, работодатель издает соответствующий приказ, с которым обязательно необходимо ознакомить работников не позднее чем за 2 месяца до начала отчетного периода.

Инструкция

Существует ориентировочная инструкция, которая необходима для введения СУРВ:

1. Составление приказа работодателем.
2. Утверждение перечня должностей и специалистов, на который непосредственно распространяется данный указ.
3. Вносятся согласованные с профсоюзом работников изменения в порядок введения учета в нормативный акт правил ВТР.
4. Работники предприятия, на которых распространяется порядок, должны быть уведомлены под подпись не позднее чем за 2 месяца до актуального введения порядка.
5. Утверждаются четкие графики работ с сотрудниками.
6. Осуществляется уведомление сотрудников и непосредственный переход должностей на порядок учета.
7. Документ визируется подписями работодателя и работника.

Важные нюансы введения учета

Ответственность за наличие нормативных актов несет работодатель. При этом обязательно составляется новый табель рабочего времени в единственном экземпляре, как только согласован перевод работника на новый график. Составляется также и табель, в котором ведется учет фактического рабочего времени.

Документ должен находиться в бухгалтерии организации – он будет служить основным документом при расчете и начислении заработной платы сотрудникам, указанным в приказе и обновленном документе ВТР.

Перевод работников на новый порядок трудовых будней регулируется ст. 74 ТК РФ и ст. 72 ТК РФ.

График можно составить в произвольной форме, главное, отразить в нем все важные сведения.

В соответствии с ТК РФ ответственность за несоблюдение процедуры правильного перевода работника на новый порядок учета лежит на руководителе. Административный штраф для должностных лиц составляет от 1 тыс. рублей, а при грубом нарушении может достигать и 50 тыс. рублей (для юридических лиц). Кроме того, есть риск приостановки деятельности организации до 3 месяцев.

Образец приказа о переводе работников на новый порядок СУРВ можно увидеть . График работы составляется в произвольной форме, но обязательно должны быть прописаны основные сведения о работодателе, работниках, их должности. Табель и график рабочих будней сотрудников должен сходиться с информацией, указанной в ВТР.

Порядок исчисления средней заработной платы, установленный ст. 139 ТК РФ, определен постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее — Порядок).

В организациях, где применяется суммированный учет рабочего времени, для исчисления среднего заработка конкретного работника используется средний часовой заработок.

Согласно п. 13 Порядка средний часовой заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество часов, фактически отработанных в этом периоде.

Речь о норме рабочего времени или о графике работника здесь уже не идет.

Средний заработок работника определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов в периоде, подлежащем оплате.

Средний заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска работников с суммированным учетом рабочего времени определяется путем умножения среднего часового заработка на количество часов отпуска.

Количество часов отпуска, подлежащих оплате, определяется путем умножения рабочего времени (в часах) в неделю в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели на количество календарных недель отпуска.

При исчислении среднего часового заработка в случаях суммированного учета рабочего времени не используются среднемесячные количества рабочих часов при рабочих неделях различной продолжительности. Среднемесячные количества рабочих часов применяются при определении часовой тарифной ставки и рассчитываются в среднем за год. Большинство организаций применяют расчетный период — три календарных месяца при исчислении среднего часового заработка.

Возможность введения суммированного учета рабочего времени в организациях, имеющих определенную специфику работы, регламентирована ст. 104 ТК РФ, которой определено, что в организациях или при выполнении отдельных видов работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени, с тем чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие) не превышала нормального числа рабочих часов (ст. 91–95 ТК РФ).

Учетный период не может превышать одного года. Порядок ведения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка организации.

При суммированном учете рабочего времени учетным будет являться календарный период (отрезок времени), в течение которого для данной категории работников продолжительность рабочего времени не превышала нормального количества рабочих часов.

Учетный период по решению организации может измеряться неделями, месяцами, кварталами, полугодиями или годом и охватывать как рабочее время, так и часы работы в выходные, праздничные дни и время отдыха.

При этом ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может отклоняться от нормальных часов рабочего дня и рабочей недели. Возникающие в связи с этим недоработка или переработка балансируются в рамках учетного периода таким образом, чтобы сумма часов работы по графику за учетный период равнялась норме часов этого периода.

Средний часовой заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество часов, фактически отработанных в этот период, — именно на количество рабочих часов в периоде, подлежащем оплате, а не на количество рабочих часов по графику работы работника, приходящихся на отработанное время.

Пример 1

Начало события — октябрь. Организация установила расчетный период три календарных месяца — июль, август и сентябрь.

Расчетный период отработан полностью. Условно в расчетном периоде начислено:

Месяцы расчетного периода	Часы по норме (40-часовая рабочая неде- ля (час.))	Часы по гра- фику работы работни- ка (час.)	Фактически отработано (час.)	Фактически начислено заработной платы (руб.)
Июль				1 900
Август				2 100
Сентябрь				2 000
	—	—	—	—
Итого				6 000

Сохраняемый средний часовой заработок будет определяться следующим образом:

(1 900 + 2 100 + 2 000) : (180 + 185 + 175) = 11,11 руб.

РАСЧЕТ ОТПУСКНЫХ

Согласно ст. 115 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 28 календарных дней.

Согласно ст. 139 ТК РФ при исчислении среднего заработка, когда месяц отработан полностью, используется коэффициент 29,6.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков делится на два пункта: когда отпуск предоставляется в календарных днях и когда отпуск предоставляется в рабочих днях.

Пунктом 9 Порядка определено, что средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 3 и на среднемесячное число календарных дней (29,6).

В случае когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 4 настоящего Положения, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной за расчетный период заработной платы на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

Пунктом 10 Порядка определено, что средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели.

Количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах при предоставлении отпусков в рабочих днях рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,2.

Как получены коэффициенты 1,4 и 1,2. Коэффициент 1,4 применяется в случаях, когда рабочие дни при 5-дневной рабочей недели необходимо перевести в календарные дни. Он определяется следующим образом:

7 : 5 = 1,4,

где 7 — это семидневная неделя, семь календарных дней в неделю;

5 — пятидневная рабочая неделя.

Коэффициент 1,2 применяется в случаях, когда рабочие дни при 5-дневной рабочей неделе необходимо перевести в рабочие дни при 6-дневной рабочей неделе. Он определяется следующим образом:

6 : 5 = 1,2,

где 6 — шестидневная рабочая неделя;

5 — пятидневная рабочая неделя.

Рассмотрим конкретные примеры для отпуска, предоставляемого в календарных днях.

Во всех приведенных примерах, предположим, что работник уходит в очередной отпуск в октябре 2005 г. (с 3 или с 6, или с 12, или с 24 и т.д. числа — значения не имеет, так как в соответствии с постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213 и ст. 139 ТК РФ при уходе работника в отпуск при расчете среднего заработка берутся три календарных месяца т.е. с 1 числа месяца до 1 числа следующего месяца).

Расчетный период — июль, август, сентябрь 2005 г.

Условно работнику начислено по должностному окладу 1 000 руб., производится в установленном порядке доплата за совмещение другой должности в размере 50 % от установленного должностного оклада по основной должности, что составляет 500 руб.

Пример 1

Расчетный период отработан полностью.

Месяцы расчетного периода	Должностной оклад	Доплата за совмещение должности
Июль	1 000
Август	1 000
Сентябрь	1 000
Итого	3 000	1 500

Средний заработок определится следующим образом:

(3 000 + 1 500) : 3 : 29,6 = 50,68 руб.,

где 29,60 — среднемесячное число календарных дней при оплате отпуска, установленного в календарных днях;

3 — три полностью отработанных календарных месяца.

Полученный средний дневной заработок умножается на продолжительность отпуска.

Пример 2

В расчетном периоде июль отработан полностью, в августе отработано 9 рабочих дней, в сентябре работник не работал (например, был на больничном).

Месяцы расчетного периода	Должностной оклад	Доплата за совмещение должности
Июль
Август
Сентябрь	—	—
Итого

Средний заработок определится следующим образом:

(1 430 + 550) : (29,6 + 12,6),

где 29,60 — июль — среднемесячное число календарных дней при оплате отпуска, установленного в календарных днях;

12,6 = 9 х 1,4 — не полностью отработанные рабочие дни в августе, переведенные в календарные дни.

Сентябрь исключен по основаниям п. 4 Порядка.

Полученный средний дневной заработок умножается на продолжительность отпуска.

Пример 3

Во всем расчетном периоде отработано только 3 дня. В этом случае не имеет принципиального значения, как именно отработаны эти дни (в одном месяце; в каждом месяце по одному дню; в одном месяце один день, во втором два дня, а в третьем ни одного или в других вариантах).

Средний заработок определится следующим образом:

(150 + 90) : 4,2,

где 150 руб. начислено в расчетном периоде по должностному окладу;

90 руб. начислено за совмещение должности в расчетном периоде;

4,2 = 3 х 1,4 — не полностью отработанные рабочие дни в расчетном периоде, переведенные в календарные дни.

Отработанные 3 рабочих дня в сентябре переводятся в календарные дни путем умножения рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

Полученный средний дневной заработок умножается на продолжительность отпуска.

Аналогично ведется расчет при предоставлении отпуска в рабочих днях в случаях, предусмотренных трудовым законодательством РФ. При этом берется коэффициент 1,2, а не 1,4.

Согласно п. 12 Порядка при определении среднего дневного заработка из расчетного периода исключаются праздничные нерабочие дни, установленные федеральным законом.

Например, если один из месяцев расчетного периода, установленного организацией в три календарных месяца, отработан не полностью, например с 1 по 15 марта (или во всем расчетном периоде, установленном организацией в три календарных месяца, отработано только с 1 по 15 марта), и в этот отрезок времени попадает праздничный день 8 марта, то он исключается из количества дней, приходящихся на март (или весь расчетный период).

Когда и зачем вводят суммированный учет

Работодатели, установившие для сотрудников сменный график, рискуют нарушить трудовое законодательство. Причина в том, что время, фактически отработанное по такому графику, зачастую превышает утвержденную законом норму часов. Если это случается, нужно оформлять переработку, что неизбежно вызывает ряд сложностей.

Во-первых, статья 99 ТК РФ дает закрытый список ситуаций, когда допускается сверхурочная работа по инициативе администрации. В список входят аварии, стихийные бедствия, общественно-необходимые работы. А также ремонт оборудования, без которого значительное число работников не сможет выполнить свои обязанности, невозможность по техническим причинам завершить начатую работу и неявка сменщика при том, что процесс нельзя остановить. Переработка по иным причинам считается нарушением.

Во-вторых, в каждом случае сверхурочного труда необходимо письменное согласие сотрудника и точный учет часов переработки.

В-третьих, сверхурочное время должно укладываться в лимит: не более четырех часов в течении двух дней подряд и не более 120 часов в год.

Чтобы обойти эти трудности, многие организации и предприниматели для категорий персонала со сменным графиком вводят суммированный учет рабочего времени.

Согласно статье 104 ТК РФ суть суммированного учета в том, что допустимое количество рабочих часов определяется не для одного дня или недели, а для учетного периода (это любой отрезок времени от месяца до года). Его устанавливают для всего предприятия и используют применительно к каждому сотруднику, переведенному на суммированный учет. В результате получается следующее: на одной неделе сотрудник превышает норму часов, на другой работает меньше нормы, и по итогам учетного периода укладывается в лимит. Как следствие, работодателю не нужно показывать переработку.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб-сервисе Вести бесплатно

Как выбрать учетный период и составить график

На практике кадровики чаще всего делают так. Сначала составляют график на будущий год, и только после этого выбирают учетный период. При составлении графика следят, чтобы обеденный перерыв составлял от получаса до двух часов (ст. 108 ТК РФ). Кроме того, продолжительность ночной смены сокращают на час (ст. 96 ТК РФ), и не допускают работу в течение двух смен подряд (ст. 103 ТК РФ). Также при оформлении рабочего графика учитывают ежегодный отпуск, продолжительность которого в общем случае составляет 28 календарных дней.

Есть и еще одно ограничение, которое нужно учитывать при составлении графика работы. Минимальная продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не должна быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ). Однако, при суммированном учете разрешено в отдельные недели уменьшать этот показатель. Главное,чтобы норма соблюдалась в среднем за учетный период (письмо Роструда от 20.01.14 № ПГ/13281-6-1).

Когда график готов, проверяют, за какое количество месяцев общее число рабочих часов не превышает норматив, рассчитанный исходя из 40-часовой недели. Полученное количество месяцев принимают за учетный период.

Пример 1

На складе предприятия трудятся операторы, которые вводят в компьютерную базу данные о полученном и отгруженном товаре. Для них установлен следующий режим: две недели ежедневной работы (продолжительность смены 10 часов), две недели отдыха и т.д.

В ноябре 2018 года специалист отдела кадров составил рабочие графики для операторов на предстоящий 2019 год и проанализировал их. Выяснилось, что для каждого оператора в январе норматив превышен, а в феврале и марте, напротив, фактическое время меньше нормативного. Это наглядно иллюстрирует рабочий график оператора Сидорова (см. таблицу). При том, что в январе норматив равен 136 часам, Сидоров должен отработать 140 часов. Без суммированного учета переработка составила бы 4 часа (140 — 136). Зато в феврале-марте Сидоров отработает меньше норматива.

Исходя из этого кадровик принял квартал за учетный период на 2019 год.

Добавим, что при составлении рабочего графика на будущий год иногда все равно возникает переработка. В этом случае можно специально сократить количество часов в смене, то есть подогнать график под норматив. Если это невозможно, по итогам учетного периода придется показать сверхнормативное время и оформить его надлежащим образом.

Что делать, если учетный период отработан не полностью

Если сотрудник в течение учетного периода заболел или ушел в отпуск, то нормативное количество часов для него становится другим. Чтобы его найти, нужно от «общего» норматива отнять часы, приходящиеся на отдых или болезнь.

Пример 2

Предположим, что оператор Сидоров из примера 1 в январе и феврале 2019 года отработал по 140 часов. С 1 по 28 марта находился в отпуске, соответственно, в марте отработал ноль часов. Итого в первом квартале он трудился 280 часов (140 + 140).

В связи с отпуском норматив на март и на весь учетный период (первый квартал) для Сидорова будет уменьшен.

Сначала подсчитаем, чему равен сокращенный норматив на март. Для этого нужно определить, сколько дней отпуска приходится на рабочие дни по 40-часовой неделе. Таких дней 19 (1, 4, 5, 6, 7, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 20, 21, 22, 25, 26, 27 и 28 марта). Затем нужно умножить эти дни на 8 часов и полученный результат вычесть из «обычного» норматива. Выходит, что уменьшенный норматив Сидорова в марте составит 7 часов (159 часов – (19 дней х 8 часов)). Значит, в учетном периоде сокращенный норматив будет равен 302 часа (136 + 159 + 7). Мы видим, что в первом квартале у Сидорова нет переработки.

Аналогичным образом следует рассчитать сокращенный норматив в случае, когда работник уволился до окончания учетного периода. То есть нужно определить, сколько рабочих часов по 40-часовой неделе приходится на время с начала учетного периода до последнего дня работы сотрудника. Это и будет уменьшенный норматив.

Пример 3

Допустим, оператор Сидоров из примера 1 уволился с 21 января 2019 года, успев отработать 6 смен (с 15 по 20 января). Фактически отработанное время в январе для него составило 60 часов (6 смен х 10 часов).

Чтобы определить норматив Сидорова на январь и на весь учетный период (первый квартал), нужно узнать, сколько рабочих дней по 40-часовой неделе приходится на период с 1 по 20 января. Таких дней 8 (9, 10, 11, 14, 15, 16, 17 и 18 января). Теперь полученное число следует умножить на 8 часов. Найдем, что сокращенный норматив для Сидорова достигнет 64 часа (8 дней х 8 часов). Мы видим, что в первом квартале у Сидорова нет переработки.

Как рассчитать зарплату исходя из тарифной ставки

Часто при сменном графике работы сотрудникам устанавливают тарифную ставку. В таком случае расчет зарплаты не сложен: нужно количество отработанных часов умножить на ставку за час. При этом необходимо учитывать, что за труд в ночное время, то есть с 22.00 до 6.00, полагается доплата минимум 20 процентов (ст. 154 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 22.07.08 № 554).

Пример 4

Расчетный период в компании равен одному месяцу. В марте сотрудник отработал 7 смен по 24 часа. Общее время составило 168 часов (7 смен х 24 часа), работа в ночное время — 56 часов. Часовая тарифная ставка для данного специалиста — 285 руб.

Бухгалтер рассчитал зарплату за март. Она равна 51 072 руб.((168 часов х 285 руб.) + (56 часов х 285 руб. х 20%))

Как рассчитать зарплату исходя из оклада

В случае, когда работнику на сменном графике установлен оклад, заработную плату необходимо рассчитывать таким образом. Если количество часов, фактически отработанных в учетном периоде, равно нормативному, то зарплата равна окладу. При этом может получиться так, что два сотрудника с одинаковыми окладами фактически отработали разное количество часов (каждый по своему графику), а получили за месяц одинаковую зарплату. По мнению специалистом Минтруда России такая ситуация не ущемляет права работников (письмо от 24.05.13 № 14-1-1061; см. «Минтруд прокомментировал вопросы о суммированном учете рабочего времени, начислении взносов на стоимость «корпоратива» и лимите на иностранцев»).

Если отработано больше нормы, нужно оплатить переработку (подробнее об этом расскажем ниже). Если отработано меньше нормы, то зарплату вычисляют как произведение фактически отработанных часов на часовую тарифную ставку.

Возникает вопрос: каким образом, зная размер оклада, найти величину часовой тарифной ставки? В законодательстве это не прописано. На практике существует три варианта.

Первый — разделить оклад на среднегодовое нормативное количество часов. Тогда часовая тарифная ставка будет неизменной в течение года. Второй вариант — разделить оклад на среднее в учетном периоде нормативное количество часов. Тогда часовая тарифная ставка будет одинакова в каждом месяце учетного периода. Третий вариант — разделить оклад на нормативное количество часов в данном месяце. Тогда часовая тарифная ставка будет меняться от месяца к месяцу. Работодатель вправе выбрать любой из трех способов и закрепить его в учетной политике.

Пример 5

Расчетный период в организации равен кварталу. Сотруднику установлен оклад 40 000 руб. В январе, феврале и марте 2019 года он отработал по 140 часов, и норматив по итогам квартала не превышен. Рассчитаем его зарплату за март тремя разными способами.

Третий способ. Учитывая, что норматив рабочих часов в марте 2019 года равен 159-ти часам, находим часовую тарифную ставку. Она составляет 251,57 руб.(40 000 руб.: 159 часов). Зарплата в марте равняется 35 219,8 руб.(140 часов х 251,57 руб.).

Как оплачивать выходные и праздники

Работа в субботу и воскресенье при суммированном учете оплачивается в обычном порядке. Это объясняется тем, что человек получает выходные в другое время.

Что касается нерабочих праздничных дней (23 февраля, 8 марта и др.), то с ними возникают сложности. По общему правилу работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Однако в Трудовом кодексе четко не сказано, распространяется ли это правило на суммированный учет. Некоторые специалисты полагают, что не распространяется, поскольку праздники по сути ничем не отличаются от суббот и воскресений. И если в графике нет переработки, значит, в нем уже учтено, что труд в субботу, воскресенье и в праздник компенсирован отдыхом в будни.

Но есть и другая точка зрения: раз в статье ст. 153 ТК РФ нет оговорки относительно суммированного учета, то двойная оплата праздничных дней применяется и для него. Именно такой подход поддержал Роструд в рекомендациях, утвержденных протоколом № 1 от 02.06.14 (см. «Роструд разъяснил вопросы, связанные с оплатой труда и предоставлением отпуска в нерабочие праздничные дни»).

Бесплатно рассчитать аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Как оплачивать переработку

Случается, что по результатам учетного периода в табеле сотрудника значится переработка. Причины могут быть разные: выход не в свою смену для подмены другого работника, увеличенное количество часов по производственной необходимости и пр. Как бы то ни было, бухгалтер обязан начислить доплату: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за остальные часы — не менее чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ).

Особняком стоит ситуация, когда сверхурочные часы выпадают на выходные и праздники. Здесь нельзя утверждать, что работа в такие дни будет компенсирована отдыхом в будни, ведь речь идет не о плановом графике, а о переработке. Таким образом, при суммированном учете оплачивать сверхнормативные субботы, воскресенья и праздники надо не менее чем в двойном размере, как и при обычном варианте учета. Вместе с тем за них полагается повышенная оплата и по другому основанию — как за сверхурочное время. Можно ли повышать зарплату одновременно по двум основаниям? Нет, нельзя — такова позиция Верховного суда, изложенная в решении от 30.11.05 № ГКПИ05-1341. При совпадении нерабочего дня и переработки оплачивать нужно именно нерабочий день, а сверхурочные часы оставить без дополнительной оплаты.

Пример 6

В организации с суммированным учетом установлено, что учтенный период равен одному месяцу. В январе 2011 года сотрудник отработал 13 смен по 10 часов, из них на одну смену он вышел сверхурочно в праздник, в ночное время не работал. Тарифная ставка для него — 230 рублей в час.

Рассчитаем зарплату за январь. Сначала найдем, сколько работнику полагается за часы в пределах нормы. Получим 27 600 руб. (120 часов х 230 руб.). Затем вычислим вознаграждение за сверхурочную работу. Так как переработка совпала с выходным днем, рассчитаем ее как работу в праздник по двойному тарифу. Сумма составит 4 600 руб.(10 часов х 230 руб. х 2). Никакой дополнительной оплаты за эти часы начислять не станем. Итого зарплата за январь составит 32 200 руб.(27 600 + 4 600).