Приказы по персональным данным

Приказ о защите персональных данных необходим для того, чтобы отрегулировать на предприятии правила по работе с личными документами сотрудников.

Что относится к персональным данным

Сведениями, имеющими персональное значение, является любая информация о работнике организации, включенная в его личные документы. В частности это: дата и место рождения, адрес проживания, образование и опыт работы, состояние здоровья. К личным данным также причисляются вероисповедание, национальность, внешние особенности, финансовое и семейное положение, отношения с законом (наличие или отсутствие судимостей), а также некоторые факты из биографии.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о защите персональных данных работников .docСкачать образец приказа о защите персональных данных работников .doc

Зачем охраняются персональные данные

Защита персональных сведений – одно из важнейших условий обеспечения безопасности гражданина. Она необходима на каждом уровне его взаимодействия с социумом: при устройстве в детский сад, школу, ВУЗ, пользовании медицинскими и социальными услугами, трудоустройстве. Любое учреждение или организация, которая имеет дело с личной документацией человека, должна гарантировать ему сохранение персональной информации и невозможность ее распространения. Таким образом, достигается предотвращение неправомерного использования этих данных, а также их применение в корыстных и иных злонамеренных целях.

Как осуществляется их защита

Меры по защите персональных данных регламентируются законодательством РФ. В частности, на каждом предприятии, которое нанимает работников, а, значит, имеет дело с их личными сведениями, должен быть сотрудник, который несет за них ответственность.

В случае разглашения персональной информации именно с него и будет спрос. Если такового работника нет, то ответственность автоматически перекладывается на директора компании. Кроме того, в организации должны быть разработаны регулирующие нормативно-правовые акты, в том числе соответствующие положение и приказ.

Значение приказа о защите персональных данных работников

Роль приказа о защите персональных данных достаточно проста, но вместе с тем значима: при помощи него руководитель дает указание кому-либо из подчиненных о принятии мер по охране личной информации сотрудников. Без этого документа при возникновении утечки пострадавшие работники смогут с легкостью доказать виновность организации, вследствие чего на руководящий состав и само предприятие будут наложены административные санкции (в виде достаточно кружных штрафов, а то и чего покруче).

Формат документа

На сегодня формат приказа может быть произвольным: это обозначает, что его можно писать в свободном виде. Но если руководство предприятия разработало и утвердило свой стандарт документа, обязательный к применению, то руководствоваться, конечно, следует именно им. При этом форма приказа должна быть обозначена в нормативно-правовых бумагах компании.

Как оформить бланк

К оформлению бланка, ровно как к его формату, никаких особых условий не предъявляется. То есть документ можно делать на бланке с фирменным логотипом и реквизитами или на простом листе бумаги. Текст может быть как печатным, так и рукописным, правда в первом случае его надо распечатать (для простановки в нем нужных подписей). Приказ формируется в одном оригинальном экземпляре, но если требуются дополнительные его копии, то документ можно размножить (например, для передачи в заинтересованные структурные подразделения).

Кто должен расписаться в приказе

Свои подписи в приказе о защите персональных данных работников должны поставить несколько человек. Самый первый автограф: директора организации, поскольку именно от его лица выпускаются все распоряжения такого уровня.

Следующая подпись: работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа и, наконец, в нем должны расписаться сотрудники, в нем упомянутые (если только их подписи не будут собраны в отдельном акте об ознакомлении).

Печать в документе ставить в обязательном порядке не требуется, но она нужна в том случае, если условие о ее использование для визирования внутренней распорядительной документации есть в учетной политике компании.

Как производить регистрацию, вести учет и хранение документа

Приказ нужно обязательно зарегистрировать и учесть. Для этого следует воспользоваться отдельным журналом учета, в котором фиксируются сведения обо всех выпущенных в организации распоряжениях. В журнал достаточно включить номер, дату и краткую суть приказа. После этого документ нужно вложить в папку с другими подобными бумагами. В ней он должен находиться период, установленный локальными нормативно-правовыми актами предприятия или законодательными нормативами. После того, как актуальность приказа будет утрачена и он потеряет свое значение, его нужно или отправить в архив или утилизировать.

Образец приказа о защите персональных данных работников

При необходимости составить приказ о защите персональных данных, который вы ранее никогда не делали, посмотрите приведенный здесь пример и ознакомьтесь с комментариями к нему. С их помощью вы наверняка без особых усилий сделаете нужное вам распоряжение.

1. В начале документа все шаблонно: напишите тут наименование организации, название приказа, его номер, дату и место формирования. После этого переходите к сути.
2. Первым делом обозначьте здесь основание, т.е. дайте ссылку на статью закона, в соответствии с которой пишете распоряжение, а также обоснуйте его, т.е. отметьте реальную причину его создания (например, необходимость внедрения правил и норм по защите персональных сведений).
3. Далее внесите собственно указание на защиту личной информации работников компании, а также впишите нормативно-правовые бумаги, которые это регулируют, обозначьте требование об ознакомлении с ними персонала под роспись.
4. Назначьте ответственное лицо.
5. Отдельным пунктом включите информацию о сотруднике, который будет следить за выполнением данного распоряжения (это может быть сам директор предприятия, кто-либо из его заместителей или же начальник отдела кадров, в ведении которого обычно и находится весь объем персональных данных).
6. В завершении не забудьте поставить в бланк все нужные подписи.

Когда дается обязательство о неразглашении персональных данных

Персональные данные (далее — ПД) работника должны быть надежно защищены от доступа третьих лиц. За нарушение правил работы с личной информацией предусмотрена различного рода ответственность.

В соответствии со ст. 88 ТК РФ разрешение на доступ к ПД сотрудникам организации предоставляет работодатель. При этом, в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 86 ТК РФ, именно работодатель обязан обеспечить сохранность ПД от доступа третьих лиц. Для этого принимаются различные меры, которые не позволят посторонним получить доступ к личным данным сотрудников.

В числе мер, которые могут быть использованы для обеспечения конфиденциальности, — оформление обязательства о неразглашении персональных данных.

В какой форме оформляется обязательство о неразглашении личных данных. Образец документа

Пленум Верховного суда РФ в п. 43 постановления «О применении…» от 17.03.2004 № 2 указывает на то, что бремя доказывания факта получения обязательства по неразглашению персональных данных работника ложится на работодателя. Такая необходимость появляется при возникновении спорных ситуаций (например, при увольнении работника по подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Именно поэтому обязательство о неразглашении персональных данных работников стоит оформлять в письменном виде. Этот документ станет неоспоримым доказательством того, что ответственный сотрудник действительно знал о необходимости сохранения конфиденциальности полученных им сведений. Кроме того, оформление документа позволит работодателю избежать ответственности, о которой расскажем ниже.

Скачать образец заполнения обязательства о неразглашении персональных данных

Ответственность за нарушение

Статьи о неразглашении персональных данных, по которым нарушители могут привлекаться к ответственности, предусмотрены в различных федеральных законах. Подробнее об этом в таблице:

Виды ответственности за нарушение законодательства о персональных данных

№ п/п	Вид ответственности	Условия применения и/или санкция
	Дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ)	Работодатель вправе применить следующие виды взысканий: · замечание; · выговор; · увольнение
	Материальная (ст. 232, 233 ТК РФ)	Наступает, если в результате разглашения работником персональных данных работодателю причинен материальный ущерб, при условии что соглашением, заключенным между работником и работодателем, предусмотрено привлечение к такому виду ответственности
	Гражданско-правовая (п. 2 ст. 24 закона «О персональных…» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 151 ГК РФ)	Возмещение морального вреда, причиненного потерпевшему лицу
	Административная (ст. 13.14 КоАП РФ)	Наложение административного штрафа в размере: · от 500 руб. до 1 тыс. руб. — на граждан; · 4–5 тыс. руб. — на должностных лиц
	Уголовная (ст. 137 УК РФ)	Возникает, если лицо, получившее доступ к персональным данным, распространило их в СМИ или в публичном информационном пространстве. Предусмотрены различные виды наказаний — от штрафа до реального лишения свободы

Итоги

Итак, сотрудник организации, в ходе своей деятельности обрабатывающий ПД других работников, должен быть уведомлен о необходимости сохранения конфиденциальности получаемой им информации. Более того, он должен дать письменное обязательство о неразглашении ПД — этот документ подтвердит, что работник знал об ответственности, которую понесет в случае нарушения закона.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

К персональным данным относится информация, позволяющая определить конкретное лицо. Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ определен перечень сведений, в том числе Ф.И.О., пол, возраст, фото и видео человека, образование, место проживания, семейный статус и другие подобные сведения, по которым конкретное лицо может быть идентифицировано.

Ответим в статье на вопросы о необходимости издания и содержании приказа о защите данных, а также ответственности работодателя при его отсутствии.

Зачем нужен приказ о персональных данных

Администрацией учреждения должна быть внедрена система защиты информации, касающейся сведений о работниках. Одним из элементов данной системы является издание распорядительного документа, определяющего алгоритм работы с данными.

Приказ о защите сведений определяет обязанность ответственных лиц обеспечить конфиденциальность персональных данных о сотрудниках и объем допуска каждого должностного лица.

Установленный образец приказа о защите персональных данных работников отсутствует, однако законодательно определено содержание документа, сопровождающего организацию процесса защиты информации:

• назначение ответственного за организацию процесса обработки данных;
• определение перечня лиц, допущенных к сбору, хранению и обработке;
• утверждение положения об обработке и защите конфиденциальных данных.

Как правильно оформить приказ о персональных данных

Хотя образец приказа о персональных данных работников 2020 года не имеет установленной формы, его необходимо оформить по общим требованиями к распорядительным документам.

В шапке документа содержится наименование организации, наименование и номер документа, место и дата составления.

Преамбула должна содержать обоснование его издания (обстоятельства, ставшие причиной для его создания) либо основание (прямая ссылка на конкретный документ или законодательный акт)

Основная часть приказа о персональных данных должна содержать:

• собственно распоряжение об утверждении положения о персональных сведениях, а также о перечне допущенных к их обработке лиц и степени их допуска;
• указание на лицо, ответственное за обеспечение процесса обработки данных, его должность и Ф.И.О.;
• указание ответственному лицу ознакомить работников с распорядительным документом;
• определить работника, который будет контролировать исполнение (может быть сам руководитель).

Руководитель должен подписать документ. Все работники учреждения, использующие в трудовой деятельности подобную информацию, должны быть ознакомлены с ним под подпись.

Образец приказа об изменении персональных данных работника

Скачать

Как заполнять

Приказ может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения. В разделе указывается цель принятия положения и круг вопросов, которые оно регулирует.
2. Основные понятия. Состав сведений о работниках. Необходимо указать, какие конкретно документы в организации содержат указанные данные.
3. Обработка данных. В разделе указаны условия, которые должны быть соблюдены при обработке.
4. Передача данных. Необходимо установить порядок передачи сведений внутри организации, сторонним лицам и государственным органам.
5. Доступ к данным. Включается информация о порядке внутреннего и внешнего доступа к данным о сотрудниках.
6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту информации. Указать, кто в организации несет ответственность за нарушение правил ее хранения и использования.

Положение о персональных данных нужно довести до сведения всех сотрудников. Фактическое ознакомление с положением можно зафиксировать в тексте трудового договора, в положении в листе ознакомления с ним или в журнале ознакомления с локальными нормативными актами учреждения.

Скачать

Иногда информация о сотруднике меняется (например, в связи с замужеством происходит смена фамилии). В таком случае сотрудник направляет работодателю заявление, на основании которого последний издает приказ о внесении изменений в ряд документов.

Скачать

Ответственность за отсутствие

Сведения о сотрудниках необходимо защищать от неправомерного доступа. Проверку организации выполнения требований 152-ФЗ осуществляет Роскомнадзор.

В законе прямо не установлены виды нарушений и ответственность за них. 152-ФЗ отсылает работодателя к иным отраслевым законодательствам. Так, УК РФ содержит нормы, предусматривающие ответственность за неправомерное использование информации о сотрудниках.

Основная ответственность за нарушение норм 152-ФЗ — административная, которую можно понести за нарушение порядка сбора, хранения и использования сведений, за их непредоставление по запросу уполномоченных структур.

За нарушение 152-ФЗ должностное лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей при обработке информации, в том числе увольнению по пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ.