Приказ об утверждении учет рабочего времени

Для некоторых категорий сотрудников, в том числе, для сторожей и для водителей организация планирует ввести суммированный учет. Нужно издать приказ о введении суммированного учета. Специально для наших читателей предлагаем образец заполнения этого документа.

Суммированный учет

При невозможности соблюдения ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени, установленной законодательством, применяется суммированный учет рабочего времени (ст. 100 ТК РФ).
Для сотрудников, в отношении которых действует суммированный учет, устанавливается учетный период. По его итогам определяется время допущенных сотрудниками переработок, которые должны быть компенсированы работодателем.

Учетный период не может быть больше года. Он устанавливается работодателями в произвольном порядке и может быть равен одному месяцу, кварталу, полугодию и т.д. Если на предприятии работают сотрудники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, то для данной категории сотрудников, в общем случае, учетный период не может быть больше 3 месяцев. Только на основании отраслевого, межотраслевого соглашения и коллективного договора учетный период для данных работников может быть увеличен до одного года из-за сезонного или технологического характера работы.

Издаем приказ

Для того чтобы перейти на суммированный учет рабочего времени, нужно выпустить приказ о введении суммированного учета рабочего времени. Унифицированной формы такого приказа действующее законодательство не содержит, поэтом его можно составить в произвольной форме, указав дату введения новшества в действие и ознакомив всех работников, на кого он распространяется, с приказом под роспись.

Понятно, что в зависимости от категории работников, переводимых на суммированный учет, можно выпустить приказ о введении суммированного учета рабочего времени для сторожей или для водителей организации.

Чтобы минимизировать временные затраты кадровых специалистов на подготовку документа, предлагаем приказ о введении суммированного учета рабочего времени (образец заполнения).

Скачать (DOC, 39KB)

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика. Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
• на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда.

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 25.03.2013).

Часть 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).

Часть 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Часть 4 ст. 91 ТК РФ.

Распорядительным документом в организации является приказ. Ответственный за ведение табеля назначается именно этим документом. Отличается ли форма приказа для общества с ограниченной ответственностью и акционерного общества? Кому можно поручить эту работу? Как составить приказ о назначении ответственных за ведение табелей? Ответы – в статье.

Для учета нужен табель

Для целей кадрового учета в организациях ведется табель учета рабочего времени. В этом документе учитывается время, фактически отработанное каждым сотрудником организации. На основании табеля рабочего времени персоналу начисляется заработная плата. На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно используют форму №Т-12 (№Т-13), хотя учетный табель можно разработать самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Табель учета рабочего времени заполняет сотрудник, уполномоченный на это приказом. Обычно это работник отдела кадров. Однако в крупных организациях табель по каждому структурному подразделению может вестись отдельно. В таком случае ответственного сотрудника за ведение табеля в каждом подразделении также назначает руководитель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Для заполнения табеля разработаны специальные условные обозначения – коды, которые нужно применять, если организация использует унифицированные типовые формы табеля учета рабочего времени, а именно (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1):

• табель учета рабочего времени по форме №Т-12;
• табель учета рабочего времени по форме №Т-13 для автоматизированной обработки данных.

Составляем приказ

Руководителем организации, на которого законом возложена обязанность по ведению учета отработанного сотрудниками времени, назначается ответственный за ведение табеля рабочего времени. Приказ по организации закрепляет сделанный директором выбор.

Назначив сотрудника, который будет вести учет рабочего времени и заполнять табели, нужно не забыть включить данную функцию в заключенный с ним трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Лицом, ответственным за ведение табеля, может быть сотрудник кадровой службы, бухгалтер или секретарь. Отметим, что в крупных организациях ведение табелей может быть делегировано представителям структурных подразделений компании: как руководителям, так и специально назначенным сотрудникам структурных подразделений.

Добавим, что вместо приказа о назначении ответственных за ведение табелей закрепить данную функцию за работником можно в другом локальном акте организации, например, в Положении о структурном подразделении. Главное, чтобы назначенные сотрудники расписались в том, что ознакомлены с распоряжением руководства.

Форма приказа на ведение табеля учета рабочего времени акционерного общества (2019) не отличается от аналогичного документа для общества с ограниченной ответственностью.

Составляя приказ на ведение табеля учета рабочего времени, нужно не забыть установить срок, в который ответственный сотрудник (ответственные сотрудники) должен представить табель в бухгалтерию для расчета заработной платы. Это поможет минимизировать возможность конфликтных ситуаций между ответственными за табели и бухгалтерами.

Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ об ответственных за ведение табеля учета рабочего времени (образец 2019).

Скачать (DOC, 37KB)

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени – важная бумага, которая обеспечивает выполнение организацией Трудового кодекса в полном объеме.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени .docСкачать образец приказа о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени .doc

Работодатель обязан знать и учитывать, сколько времени сотрудник фактически выполняет свои обязанности в течение месяца. Для начисления зарплаты эта информация критически необходима. Для выполнения этого функционала составляется табель рабочего времени.

Кто назначается ответственным

Если работников в организации достаточно много, то ведение табелей становится достаточно трудоемким занятием. Приказ существует для того, чтобы возложить эти обязанности на одно или несколько лиц.

Это может быть кадровик, бухгалтер, заведующий или любой другой сотрудник, в обязанности которого будет входить прописывание важных моментов. Часто ответственность за это делят между собой несколько работников.

Бывают случаи в крупных учреждениях, когда на этот функционал выделяется отдельный сотрудник – табельщик. Он в централизованном порядке ведет табели всех сотрудников. Но законом не запрещен и иной вариант. При нем каждое подразделение решает этот нюанс самостоятельно, поделив обязанность составления и ведения табелей между своими кадрами.

Кем утвержден

Приказ предусматривает учет требований, перечисленных в Постановлении Госкомстата №402 от 4.12.12. Именно оно подробно прописывает, какие моменты должны присутствовать в табелях учета рабочего времени коммерческих предприятий. Для бюджетных же организаций есть специальная форма под номером 0504421. Не обошлось и без Трудового кодекса. Ст. 91 предусматривает издание этой бумаги.

Составные элементы приказа

Документ заполняется от имени руководителя и состоит из шапки, основной и завершающих частей. Вверху прописываются организация, ее контакты, место издания и дата.

Основные данные содержатся в средней части. В ней первым делом указываются причины издания этого приказа. Варианты возможных причин:

• самая простая – «В целях организации учета рабочего времени»;
• более конкретизированная формулировка звучит как «В связи с необходимостью своевременного учета рабочего времени»;
• «С целью получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда»;
• «Для сбора (составления) статистической отчетности по труду» и т.д.

В целом целеполагающий момент в приказе не является жизненно важным. В электронной версии документа, например, он вообще отсутствует. Но его наличие свидетельствует об ответственном подходе руководителя. После слова «приказываю» обычно располагается несколько пунктов. Иногда – один. И они содержат информацию о:

• ФИО назначаемого или назначаемых;
• его должности или должностей (начальник отдела, бухгалтер, секретарь и пр.);
• дате начала исполнения приказа;
• общем ответственном, если табельщиков больше двух;
• ФИО и должности того, кто будет осуществлять контроль выполнения этих обязанностей.

Если табеля учета рабочего времени заполняются децентрализовано, то логично назначить на эту работу лиц, которые непосредственно находятся рядом с работниками или несут за их действия ответственность.

Завершают информативную часть подписи всех назначенных лиц и руководителя (с печатью и датой).

Если речь идет о крупной компании, то приказом руководитель может указать лишь подразделение, а не отдельного работника. Позже на месте меньшему начальнику нужно будет определиться с конкретным человеком для выполнения этой работы.

Что предстоит заполнять

Назначенные приказом ответственные лица обязаны будут заполнять документы форм Т-12 и Т-13. Документация заполняется как в бумажном, так и в электронном варианте. Причем во втором случае цель издания может и не прописывается. Этот момент упускается из виду как непринципиально важный.

Где регистрируется

Приказ, а точнее, его номер и дата издания, заносятся в журнал регистрации приказов по личному составу. За неимением такового — в журнал приказов по основной деятельности. В любом случае по Трудовому кодексу хранятся такие журналы 75 лет.

Внимание! В соответствующей конкретному приказу графе должны стоять подписи руководителя и всех назначенных для выполнения этого функционала работников.

Если регистрация (присвоение номера) происходит в системе электронного документооборота организации, то такой документ тоже будет иметь юридическую силу. Хотя опытные бухгалтеры и кадровики все равно для надежности выносят большинство данных в бумажный вид, не слишком доверяя капризной технике.

Куда еще вносятся данные

Помимо приказа, информация о новых обязанностях должна содержаться в трудовых договорах или должностных инструкциях тех лиц, которые назначаются. Это становится ясно из 8 и 57 статей Трудового кодекса.

Распространенные ошибки при написании

При судебных спорах часто возникает принципиально важная необходимость в установлении точной даты подписания и вступления в силу того или иного приказа. Таким образом, упускать из виду датировку нельзя ни в коем случае. Это касается как шапки приказа, так и его основной части, с датами, с которых конкретное лицо отвечает за ведение табелей учета рабочего времени.

Еще один нюанс — подпись руководителя. Для вступления в силу приказа о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени без нее не обойтись.

Если решение о назначаемом работнике принимал, например, руководитель отдела одного из структурных подразделений организации, то составляется два отдельных документа. Они имеют связь.

1. Первый – заверяется подписью главного руководителя организации и возложением обязанностей по заполнению на отдел целиком.
2. Второй – с распоряжением начальника отдела и его подписью.

Оба документа должны быть зарегистрированы и иметь юридическую силу. Только тогда руководитель одного из структурных подразделений получает обозначенные полномочия.