Журнал расчетных листков

Журнал расчетных листков

Зачем нужен журнал регистрации выдачи расчетных листков

Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный бланк расчетного листка (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.

Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.

За нарушение действующего законодательства контролирующие органы выпишут штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.

На основании чего составляется журнал

Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей.

Утверждают документ приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.

Журнал прошивается, на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.

ВАЖНО! Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал.

Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Вести журнал удобнее в виде таблицы. Наименования граф любые, но эти указать обязательно:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • табельный номер;
  • дата выдачи квитка;
  • подпись.

Особенности ведения и порядок заполнения утвердите вместе с формой документа. Там же зафиксируйте, что вносить изменения задним числом не допускается. Разработайте и пропишите в приказе правила исправления ошибок. Под подпись ознакомьте ответственное лицо с правилами ведения документов.

ВАЖНО! Информация, которая содержится в квитках, является персональными данными, поэтому ответственное лицо необходимо ознакомить с правилами обработки и хранения персональных данных (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Как заполнить книгу учета расчетных листков

Рассмотрим, как заполнить образец журнала выдачи расчетных листков сотрудникам, на примере.

Шаг 1. Титульный лист.

Укажите полное наименование организации, год, на который составлена книга учета, дату, когда она заведена, и ответственного за нее.

Шаг 2. Табличная часть.

Заполнить таблицу не составляет труда. Необходимо внести информацию о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, в котором он работает), указать дату выдачи квитка. В последней графе расписывается сотрудник.

Квитки о заработной плате по электронной почте

Электронный способ передачи информации о заработной плате сотруднику — это:

  • экономно: не тратим бумагу, расходные материалы печатающих устройств;
  • быстро: выгрузка и отправка письма проходит за несколько минут;
  • просто: не требуется искать работника, просто выбрал получателя — и готово.

Но так ли это надежно, ведь квитки содержат персональные данные? Чтобы обезопасить организацию от штрафов контролирующих органов, следует утвердить порядок передачи квитков по электронной почте (на основании письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Допустим, не все сотрудники организации имеют возможность и необходимые навыки пользования компьютером и электронной почтой. В таком случае необходимо предусмотреть два варианта передачи расчеток. Оба порядка утвердите приказом и ознакомьте сотрудников под роспись.

Вот тут больше СМЕШНЫХ ПОДПИСЕЙ
А я вот сейчас хотел вот о чем поговорить с вами. Часто путают два похожих слова-паронима: подпись и роспись. Путают также глаголы: подпишитесь и распишитесь. Обычное дело услышать от кого нибудь «пойди распишись в документе» или «поставь свою роспись около галочки».
Как вы думаете, эти варианты имеют «право на жизнь»?
Сейчас мы узнаем как правильно и можно ли использовать оба слова.

Для начала определимся в том, что подпись — собственноручно написанная фамилия (сличить подпись, поставить подпись) или надпись под чем-либо (подписи под рисунком).
Но в значении «собственноручно написанная фамилия» может употребляться только слово подпись. Оно образовано от глагола подписать бессуффиксным способом так же, как и другие однокоренные слова: надписать – надпись, записать – запись, описать – опись, переписать – перепись.
Документ можно только подписать, то есть поставить подпись.
А существительное роспись образовано не от глагола расписаться, а от глагола расписать и имеет два значения:
1. Орнаментальная или художественная живопись, украшающая различные части архитектурного сооружения или предметы: роспись керамики, хохломская роспись;
2. Распределение чего-либо, перечень: роспись расходов (нам нужно расписать расходы, но не расписаться).

Глагол расписаться может употребляться в значении «поставить свою подпись в получении чего-либо, например, телеграммы». Обратите внимание: поставить нужно подпись, а не роспись. Дело в том, что от глагола расписаться существительное бессуффиксным способом не образуется и слово роспись в значении «собственноручно написанная фамилия» просто не существует в русском языке. А вот суффиксальным способом можно образовать существительное расписка (суффикс –К–).

Поэтому сотрудников можно ознакомить с правилами техники безопасности под подпись или под расписку.
Хотя, вот странно, что в законодательстве выражение «под роспись» применяется в значении действия по глаголу «расписываться»: «Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись». (ст. 68 Трудового кодекса РФ).
А я вам еще напомню как правильно матрас или матрац?, как правильно косатка или касатка, а может вы не знаете как правильно — туннель или тоннель
Tags: Вопросы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
ст. 136, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 27.12.2018)
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат
п.412 Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
На мой взгляд в указанных нормативках речь идет о разных документах (и строго по наименованию, и по сути их содержания и назначения).
Кроме того нет ни одного нормативного акта, прямо предписывающего создание экземпляра расчетного листка для хранения работодателем.

По ст. 136 ТК РФ организации несут обязательство ежемесячно уведомлять своих работников о начисленных зарплатах и произведенных удержаниях. За невыполнение этого правила предусмотрены штрафы.

С этой целью выдаются расчетные листки.

Чтобы доказать, что документ выдавался, многие работодатели ведут «журнал выдачи расчетных листов».

Нужно ли вести для регистрации листов по заработной плате?

Выдача листков является обязательной процедурой. При каждой выплате заработной платы данный бланк нужно предоставлять каждому работнику независимо от способа выдачи денежных средств – наличными из кассы или на карту. Как разобраться в расчетном листке?

Ст. 5. 27 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение данного правила в размерах:

Бухгалтер Предприниматель Организация
первичное нарушение
1 – 5 тыс. руб. 30 – 50 тыс. руб.
повторный проступок
10 – 20 тыс. руб. 50 – 70 тыс. руб.

При первичном нарушении можно отделаться простым предупреждением. При повторном — руководитель дополнительно может быть дисквалифицирован на срок от 1 до 3 лет.

Вести журнал выдачи расчетных листов или нет, каждый работодатель вправе решить для себя самостоятельно.

Однако если сотрудники оформят жалобу о непредоставлении положенного документа, организация будет привлечена к ответственности.

Без регистрационной записи в журнале доказать выдачу документа работодатель не сможет.

Получается, что журнал учета и регистрации не является обязательным, однако без него не докажешь факт исполнения норм ТК РФ.

Есть еще один вариант уведомления работников о начисленной зарплате – отправлять расчетные листы по электронной почте. При использовании такого варианта предварительно необходимо уточнить электронку для отправки уведомления.

Многие организации создают корпоративные почтовые ящики, в которые при трудоустройстве просто открываются доступы.

Способ уведомления персонала необходимо прописать в локальном акте, который утверждает форму расчетного листка, в трудовых и коллективных договорах.

Это рекомендует Роструд в письме № ПГ/365 от 27.12.2016.

Если в организации правильно будет поставлена система ознакомления сотрудников с расчетными листами, привлечь работодателя к ответственности не получится.

Он всегда сможет доказать, что документ, поясняющий состав заработной платы, сотруднику был передан. При этом не имеет значения по электронной почте или из рук в руки.

Журнал можно заменить ведомость учета и выдачи листков.

Законодательство не обязует организации вести специальный журнал выдачи и регистрации расчетных листов. Поэтому и унифицированной формы этого документа не существует.

Есть только примерная, выработанная на практике структура.

Она включает ряд основных колонок:

  • дата выдачи документа;
  • данные сотрудника;
  • подпись сотрудника.

Также у документа должно быть название с указанием месяца, за который предоставляется расчетный лист. Обязательно указать наименование организации. Внизу документа ставится должности, Ф.И.О. и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Заполняется журнал регистрации по мере выдачи расчетных листков и хранится в бухгалтерии, а затем в архиве.

Цель хранения — предоставление доказательства выдачи положенного документа сотруднику.

Если в организации большая численность людей, такие журналы рекомендуется вести по структурным подразделениям.

Стоит помнить, что информация в расчетном листке носит конфиденциальный характер и передавать документ через кого–то категорически запрещено.

Скачать журнал учета, регистрации и выдачи листков по заработной платы – word.

Журнал выдачи расчетных листков за январь 2019 года
ООО «Кипарис»

Ответственный сотрудник за выдачу расчетных листов:
Гл. бухгалтер подпись Иванова Р. И.

Обязателен ли в бюджетном учреждении?

Бюджетные учреждения несут такую же ответственность за невыполнение трудового законодательства, что и обычные организации.

Поэтому они тоже должны выдавать расчетные листы и иметь доказательство этому при проверках.

В большинстве случаев такие учреждения для регистрации факта выдачи листков используют журналы.

Форма может быть любой, разработанной с учетом потребностей бюджетного учреждения.

По ст. 136 ТК РФ все компании обязаны уведомлять персонал о начисленной зарплате и произведенных удержаниях. При этом не имеет значения коммерческая это организация или бюджетная.

Закон не обязует организации вести журнал выдачи расчетных листов, это право организации. Однако этот документ может послужить доказательством исполнения ст. 136 ТК и избежать ответственности в виде штрафной санкции.

Разрешается вести журнал по каждому структурному подразделению отдельно или помесячно. Ограничений по этому поводу никаких нет.

Специальной формы такого документа не существует, работодатель вправе издать ее сам.
Рекомендуемые колонки: Ф.И.О. сотрудника и его должность, дата выдачи и подпись сотрудника.

admin

Добавить комментарий