Журнал приказов

Деятельность по охране труда в организации или учреждении, в школе или ДОУ, на предприятии отражается в издании и соблюдении приказов руководителя по охране труда, для регистрации которых ведется Журнал регистрации приказов по охране труда, новый образец которого представлен ниже для скачивания. Согласно законодательству, на работодателя возлагается ответственность за обеспечение безопасных условий жизнедеятельности сотрудников организации во время выполнения основных трудовых функций.

Ведение в организации Журнала регистрации приказов по охране труда необходимо для того, чтобы упорядочить сведения об издаваемых приказах по охране труда, а также контролировать их исполнение. Внесение данных в журнал учета приказов по охране труда упрощает поиски нужного приказа, а также позволяет анализировать и систематизировать соблюдение норм и требований охраны труда в подразделениях или структурах организации во время выполнения сотрудниками своих трудовых функций.

Образец журнала регистрации приказов по охране труда

К основным приказам по охране труда в организации относится Приказ о назначении ответственного лица за организацию работы по охране труда, а также приказы, регламентирующие проведение инструктажей по охране труда и проверку знаний, назначающие ответственных за электрохозяйство, за содержание в исправном состоянии инструментов и приспособлений, за выпуск автомобильного транспорта на линию, за безопасную эксплуатацию зданий, сооружений, помещений.

скачать: Журналы по охране труда для Школы
52 журнала поштучно и пакетом, обновление — 20 апреля 2020г

скачать: Журналы по охране труда для ДОУ
39 журналов поштучно и пакетом, обновление — 20 апреля 2020г

Журнал в текстовом формате Word (8 стр.) можно получить на e-mail, нажав кнопку «Добавить в корзину» в начале этой страницы.

Каждая трудовая функция в организации регламентируется соответствующими приказами руководителя по охране труда. Издание приказов по охране труда и соблюдение законодательства по охране труда обязательны для всех организаций, компаний, фирм, учреждений, в составе которых числится рабочий персонал. Руководитель организации регламентирует систему безопасности рабочего процесса посредством издания соответствующих приказов по охране труда. Своевременное и надлежащие исполнение приказов по охране труда гарантирует сохранение жизни и здоровья каждого сотрудника организации.

Запись в Журнале приказов по охране труда должна содержать дату издания приказа по ОТ и краткое содержание документа, количество листов приказа и приложений к нему, Ф.И.О. лица, назначенного ответственным за исполнение приказа и срок исполнения. По факту исполнения приказа в журнал их регистрации вносится отметка об исполнении, которая подтверждается датой и подписью.

скачать: Инструкции по Охране труда для Школы
261 инструкция с учетом законов на 20 марта 2020 г

скачать: Билеты обучения по ОТ и Программы инструктажей
34 документа (билеты с ответами, инструктажи по ОТ). Дата обновления 20 апреля 2020 года

Перейти к разделу:
Журналы по охране труда в школе
Журналы по охране труда в ДОУ

Луговая Н. Н., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

22.08.2017 на портале официального опубликования появилось Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981, которым скорректированы правила заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС. Постановление № 981 вступает в силу по истечении месяца со дня опубликования и не ранее первого числа очередного налогового периода по НДС, иными словами – с октября текущего года. Ознакомиться с основными моментами новых правил вам помогут материалы «Счета-фактуры: новые правила» и «Новые правила заполнения книг покупок и продаж».

Изучим новые правила вместе. Предлагаем начать (в продолжение предыдущей темы) с журнала ведения счетов-фактур и порядка его заполнения (приложение 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Форма журнала учета счетов-фактур: изменения незначительные

С октября форма журнала учета примет несколько иной вид. Количество граф, их расположение будут те же, а вот названия некоторых из них меняются. В частности, графы 10 – 12 части 1 будут именоваться «Сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов», а графа 12 будет содержать упоминание о корректировочных счетах-фактурах.

В журнале также уточнено место для подписи уполномоченного лица, который расписывается в журнале учета счетов-фактур за индивидуального предпринимателя.

Кто журнал ведет?

В первую очередь обращает на себя внимание то, что теперь правила четко определяют круг лиц, обязанных вести журнал учета. Как и сейчас, журнал ведется на бумаге или в электронном виде и только в случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии (субкомиссии), агентских (субагентских) договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав (далее – ТРУИП) от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента), на основе договоров транспортной экспедиции, при выполнении функций застройщика (п. 1 правил).

Журнал (в перечисленных выше ситуациях) нужно заполнять как налогоплательщикам, в том числе исполняющим обязанности налоговых агентов, так и освобожденным от обязанностей плательщика НДС по исчислению и уплате налога, а также лицам, не являющимся плательщиками НДС.

Для экспедиторов в правила введен «свой» пункт (1.1), уточняющий, при каких обстоятельствах им вменено в обязанности вести журнал:

• при осуществлении предпринимательской деятельности на основе договоров транспортной экспедиции;

• в случае приобретения ТРУ от своего имени, стоимость которых не включается в расходы в соответствии с условиями заключенных договоров (то есть при определении налоговой базы в порядке, установленном гл. 23, 25, 26.1 и 26.2 НК РФ);

• если в составе доходов учитываются доходы в виде вознаграждения при исполнении указанных договоров.

Кстати, о вознаграждении при исполнении посреднических договоров (транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика, комиссии (субкомиссии), агенстких (субагентских), предусматривающих реализацию и (или) приобретение ТРУИП от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента)), а точнее сказать, о счетах-фактурах на такие доходы: уточнено, что в журнале они не регистрируются (п. 1.2 Правил ведения журнала учета).

Кто журнал не ведет?

Правила дополнены нормой (п. 1.3), определяющей случаи, при которых вести журнал учета не требуется. Они касаются комиссионеров (агентов):

• при реализации ТРУИП неплательщикам НДС или покупателям, освобожденным от обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога, которым счета-фактуры (при наличии письменного согласия сторон сделки) не составляются (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);

• при реализации ТРУИП иностранного лица, не состоящего на налоговом учете в РФ (п. 5 ст. 161 НК РФ).

Сюда можно добавить и другой случай (следует из анализа п. 1.1 и 1.3): экспедитор, включающий в расходы стоимость ТРУ, приобретенных от своего имени, также не обязан вести журналы учета счетов-фактур.

Как заполнять журнал?

Общие положения

Журнал учета заполняется сплошным методом: единой регистрации подлежат счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде. В части 1 («Выставленные счета-фактуры») журнала при этом регистрируются счета-фактуры, составленные за истекший налоговый период; в части 2 («Полученные счета-фактуры») – счета-фактуры, полученные среди прочего после завершения истекшего налогового периода, в котором документ был составлен покупателю, но до установленного срока представления налоговой декларации за этот период (25-е число следующего за кварталом месяца) или срока представления журнала учета в случаях, предусмотренных п. 5.2 ст. 174 НК РФ (20-е число следующего за кварталом месяца).

Если комитент (принципал), покупатель (клиент, инвестор) (далее названную группу лиц будем именовать покупателем) не получили от комиссионера (агента), экспедитора, застройщика или заказчика, выполняющего функции застройщика (далее – посредник), счет-фактуру в электронном виде, допускается составление посредником такого счета-фактуры на бумажном носителе. В этот документ переносятся все показатели (без изменений) из составленного в электронном виде счета-фактуры. Но нужно дополнить реквизиты бумажного счета-фактуры подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица.

В части 1 журнала учета в этом случае посредник регистрирует только выставленный счет-фактуру на бумажном носителе.

Обратите внимание: после выставления посредником счета-фактуры на бумаге перевыставление документа в электронном виде не допускается.

А при возникновении необходимости внести изменения в ранее составленный в электронном виде счет-фактуру (в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру) покупателю направляется счет-фактура на бумаге с реквизитами, исправленными в соответствии с правилами составления счетов-фактур, и с указанием в строке 1а порядкового номера исправления и даты исправления. Если посредник выставил покупателю, а покупатель получил только счет-фактуру с исправленными реквизитами, в части 1 журнала учета посредник регистрирует только счет-фактуру с исправленными реквизитами.

Заполняем блок о полученных счетах-фактурах

Сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов
наименование продавца (из графы 8 части 2)	ИНН/КПП продавца (из графы 9 части 2)	номер и дата счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), полученного от продавца (из графы 4 (графы 6) части 2

В части 1 журнала в графах 10 – 12 (см. пп. «к» п. 7 правил) посредник отражает сведения:

• из счетов-фактур (таможенных деклараций, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов), полученных посредником от поставщика;

• из счетов-фактур, составленных при исполнении обязанностей налогового агента при приобретении ТРУ у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе.

Графа 11 при этом заполняется не всегда. Так, здесь не отражаются данные по счету-фактуре, составленному налоговым агентом при приобретении ТРУ у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе; по таможенной декларации в отношении товаров, ввозимых на территорию РФ; по заявлению о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.

Заполняем «стоимостной» блок

В правила вносятся уточнения, как в той или иной ситуации заполнить графы 14 и 15 журнала учета выставленных счетов-фактур (пп. «о» и «п» п. 7).

Ситуация	Документ, на основании которого отражаются соответствующие данные	Журнал учета выставленных счетов-фактур (фрагмент)
		Графа 14 «Стоимость ТРУИП по счету-фактуре –­ всего»	Графа 15 «В том числе сумма НДС по счету-фактуре»
Ввоз товаров на территорию РФ	Таможенная декларация*	Стоимость товаров, отраженная в учете	Сумма НДС из колонки «Сумма», отраженная по коду вида таможенного платежа 5010 графы 47 основного и (или) добавочных листов таможенной декларации
	Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов**	Налоговая база, указанная в графе 15 заявления	Сумма НДС, отраженная в графе 20 заявления
Реализация комиссионером (агентом) ТРУИП: – собственных и по договору с одним комитентом (принципалом)	Счет-фактура, составленный от имени комиссионера (агента)	Стоимость ТРУИП из графы 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры	Сумма НДС в отношении ТРУИП, реализуемых по договору комиссии (агентскому договору)
– по договору с двумя и более комитентами (принципалами)		Стоимость ТРУИП из графы 9 по каждому счету-фактуре, выставленному комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту)	Сумма НДС из графы 8 по строке «Всего к оплате» по каждому счету-фактуре, выставленному комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту)
Приобретение посредником*** от своего имени ТРУИП для двух и более покупателей****	Счет-фактура, составленный посредником	Стоимость ТРУИП из графы 9 каждого счета-фактуры, выставленного продавцами в доле, предъявленной каждому покупателю	Сумма НДС из графы 8 каждого счета-фактуры, выставленного поставщиками в доле, предъявленной каждому покупателю

* В графе 4 журнала отражается регистрационный номер таможенной декларации. Если таких деклараций несколько – регистрационные номера указываются через разделительный знак (точка с запятой).

** В графе 4 журнала отражаются номер и дата заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (если таких заявлений несколько, соответствующие данные разделяются точкой с запятой).

*** Напомним, речь идет о комиссионерах (агентах), экспедиторах, застройщиках или заказчиках, выполняющих функции застройщика.

**** Под покупателями в данном случае подразумеваются комитенты (принципалы), покупатели (клиенты, инвесторы).

Обратите внимание: аналогичный подход прописан в правилах для заполнения графы 4 «Номер и дата счета-фактуры», а также «стоимостного» блока (граф 14, 15) части 2 «Полученные счета-фактуры» журнала учета.

Заострим внимание еще раз на ситуации, когда посредник фиксирует в одном счете-фактуре и свои ТРУИП, и те, что он реализует по договору как посредник (пп. «о» п. 11 правил). В журнале учета (полученных и выставленных счетов-фактур) следует закреплять только сведения о тех ТРУИП, которые относятся к посреднической деятельности. (До 01.10.2017 было не ясно, как действовать в таких ситуациях.)

Если посредник приобретает ТРУИП у нескольких поставщиков

В правилах появился новый пункт – 7.1, объясняющий, как заполнять графы 10 – 15 в случае приобретения посредником от своего имени ТРУИП у двух и более поставщиков. При регистрации счета-фактуры в указанных графах отражаются в отдельных позициях соответствующие данные из счетов-фактур, выставленных поставщиками (в том числе при предоплате предстоящих поставок). Эти графы 15 части 1 журнала учета по каждому покупателю в сумме должны соответствовать итоговым данным, отраженным в графе 8 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры, составленного посредником.

Вносим исправления в журнал

С октября появится четкий алгоритм, как действовать в случае, если нужно внести изменения или исправления в журнал учета счетов-фактур. Суть сводится к тому, что корректировать журнал нужно в том периоде, в котором был зарегистрирован счет-фактура (корректировочный счет-фактура) до внесения в него исправлений (п. 12 правил). План действий таков:

• в новой строке нужно записать данные счета-фактуры (в том числе корректировочного), который нужно исключить из журнала (с отрицательными числами);

• в следующей строке нужно записать данные счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) с внесенными в него изменениями (с положительными числами).

Если же в журнале был зарегистрирован лишний счет-фактура, нужно сделать запись об этом счете-фактуре с отрицательными числовыми значениями за тот налоговый период, в котором был ошибочно зарегистрирован указанный счет-фактура (в том числе корректировочный).

В случае если регистрация документа попросту забыта, записи данных по подобному счету-фактуре (в том числе корректировочному) производятся в новой строке журнала учета за тот налоговый период, в котором счет-фактура (в том числе корректировочный) составлен.

Уточненные данные журнала учета используются для внесения изменений в налоговую декларацию при обнаружении в текущем налоговом периоде ошибок (искажений), допущенных в истекшем налоговом периоде.

Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

• срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
• большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации. Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо. Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

1. Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
2. Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

• трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
• прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
• перемещение между должностями;
• совмещение сотрудника;
• совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
• порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
• направление в командировку;
• оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

1. указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
2. указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
3. внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
4. документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
5. простановка печати фирмы;
6. наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

• титулка;
• список лиц, ответственных за ведение Книги;
• главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
3. дата заведения отчетной тетради;
4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

• фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
• реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
• подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

1. порядковый номер подписанного документа;
2. дата подписания и регистрации Приказа;
3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника. Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

• В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
• К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
• КМ – оформление командировок;
• ЛС – распорядительные документы по личному составу;
• О – предоставление любого из видов отпуска.

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки. Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения. Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени. Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет. В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение

И снова о приказах

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу.

Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой. Наш словарик Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации. Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего.

Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред.

от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица): Таблица Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010 Вид приказа Срок хранения Примечание По основной (профильной) деятельности Постоянно Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 По личному составу

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Каждый руководитель фирмы рано или поздно задумывается над вопросом о правильной, удобной систематизации и хранении имеющейся документации.

Согласно закону об архивном деле Российской Федерации, определены разные сроки хранения документов. Например, некоторые распоряжения по административно-хозяйственной деятельности действительны 5 лет, приказы по личному составу рассчитаны на хранение в течение 75 лет.

Это является главной причиной, почему так важно разделять всю документацию по разным регистрационным изданиям.

Содержание статьи Названное издание предназначено для записи сведений всех распоряжений организации.

На данный момент нет единой общепринятой формы документа, каждая организация имеет право структурировать его по своему усмотрению.

Иначе говоря, в журнале регистрируются приказы, устанавливающие нормы трудовой функции как рядовых сотрудников фирмы, так и ее руководства.

На нем расположены:

1. дата окончания заполнения.
2. название документа;
3. наименование организации;
4. дата начала ведения;

Раздел с указанием списка сотрудников, на которых возлагается ответственность за работу с журналом.

Как правило, основными составляющими такого издания являются: Титульный лист. Здесь фиксируются:

1. Ф.И.О., должности ответственных лиц;
2. ссылки на документы, где прописаны обязанности закрепленных за изданием сотрудников;

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание

sikimoraНу, здравствуйте, дорогие граждане и гражданки!

Я тут поняла, что совсем зарутинилась, и настала наконец-таки пора снова хотя бы один разъясняющий пост в Школу Секретарш написать. Сподвигли меня на это несколько вещей.Во-первых, благодарность от девочки из Казахстана, которая не поленилась и отправила свое сообщение через support моей милой компании. СПАСИБО Вам, сударыня, за высокую оценку того, что я делаю! Мне честно распечатали Ваш текст, честно презентовали, мне даже очень приятно стало, что я «умничка», я записала на этой распечатке какой-то план будущего Школы Секретарш и… куда-то это все запихала, не могу найти.

Есть шанс, что мой прекрасный мущщина или мой замечательный кот как-то Вашу похвалу применили… Простите меня за эдакое разгильдяйское отношение к бумажному документу, ведь саму похвалу я приняла и она мне до сих пор приятна!Во-вторых, то, что «Яндекс» на запрос «Школа секретарш» в топе выдает мой блог, а дальше выдает огромное количество рекламы всяческой разной про курсы.

Так вот, все эти курсы – это не от Елены Ударцевой. Это все не настоящая Школа Секретарш, а так… Но! Раз люди используют это сочетание, значит, на мой продукт – «Школа Секретарш от Елены Ударцевой» есть спрос.

Про дальнейшее рождающее предложения, думаю, все понимают… В-третьих, одна из моих бывших секретарш-учениц перешла в другую компанию, и случился у нее первый опыт написания приказов.

Бесплатная консультацияЮриста:По любым вопросам

Пример: Набрал займов в МФО из-за ремонта квартиры и лечения болезни. Поздно понял что это неподъемные займы для меня.

Звонят, угрожают различными способами воздействия. Как быть? Москва Санкт-Петербург Нажимая кнопку ОТПРАВИТЬ, вы принимаете условия Отправить Отправить

Правительства Москвы

Министерства юстицииРоссийской Федерации

Роспотребнадзора Последние вопросы Полное комплексное обслуживание С момента обращения к нам и до полного решения вопроса мы готовы сопровождать своих клиентов, оказывая им необходимые услуги и консультации.

Бесплатный детальный анализ ситуации Наши специалисты детально изучат Вашу ситуацию, ознакомятся со всеми имеющимися документами, составят четкую картину проблемы.

Работа на результат Мы заинтересованны в успехе Вашего дела!

Ваши победы — наши победы. Мы ориентированные исключительно на результат.

Составление документов При необходимости юристы нашей компании возьмут на себя составление всех необходимых документов, для положительно решения дела. Бесплатная проработка вариантов Только после детального анализа имеющихся документов, погружения в сложившуюся ситуацию – мы сможем проработать пути решения и целесообразность их применения.

Подача документов Берем все на себя.

Составление. Сбор необходимого пакета документов.

Вы здесь:

Журнал регистрации приказов Документы, Кадровые02.01.2016publisher Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов.

Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров.

К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов «задним числом”. Оглавление статьи

1. 1 Ведение журнала регистрации
2. 4 Образцы журналов
3. 3 Ведение журнала в электронном виде
4. 2 Требования к оформлению журнала

Ведение журнала регистрации Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации.

Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению. Например:

1. «В” – статус применяется

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Автор статьиНатали Феофанова 6 минут на чтение6 854 просмотровСодержание Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия.

В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.Количество внутренних приказов, издаваемых крупной компанией, как правило, является очень высоким.

Ежедневно специалисты кадрового учета издают приказы распорядительного и информационного характера, а также касающиеся основной деятельности и личного состава предприятия. Ввиду этого, организация качественного и упорядоченного документооборота зачастую является непростой задаче.

На помощь кадровикам приходят «регистраторы», обобщающие и структурирующие информацию документацию. Один из таких регистрационных документов является Журнал учета приказов. Читайте также статью: → «».Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами.

Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

1. Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).
2. информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем

Документы, циркулирующие на предприятии, являются важными информационными ресурсами, а работа с ними требует правильной организации, ведь приказы и распоряжения руководства задают действие всех бизнес-процессов предприятия. Все документы, которые циркулируют в организации, относятся к важным информационным ресурсам, поэтому и при работе с ними необходимо обеспечить правильную организацию. , составленные руководством, задают основу действий всех бизнес-процессов, протекающих в компании.

Чтобы определить, какие приказы относятся к административно-хозяйственной деятельности, следует обратиться к Перечню типовых документов.

В десятом разделе указанного перечня содержатся ответы на вопросы, посвященные административно-хозяйственным документам.

На основе содержания этого раздела целесообразно определить критерии, по которым распределены приказы по административно-хозяйственной деятельности.

Скачайте документы по теме: В разделе содержатся соответствующие подразделы, позволяющие выделить основные направления по ведению административно-хозяйственной деятельности компаний, это:

1. эксплуатация зданий (сооружений), помещений;
2. транспортное обслуживание, обеспечение внутренней связи;
3. общее обеспечение по вопросам безопасности организации.
4. соблюдение основных деятельности;

Необходимо отметить, что уже первый пункт списка нельзя однозначно отнести только к административно-хозяйственной деятельности компаний, так как он напрямую связан с трудовыми отношениями с персоналом.

Журнал регистрации приказов по административно хозяйственным вопросам

/ / Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

1. Приказ Об установлении полной коллективной материальной ответственности
2. Приказ О сокращении численности и штата
3. Приказ Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
4. Приказ О назначении Генерального директора
5. и др.
6. Приказ О создании обособленного подразделения
7. Приказ Об утверждении штатного расписания
8. Приказ О введении безналичной формы оплаты труда
9. Приказ Об обеспечении охраны коммерческой тайны
10. Приказ Об утверждении формы расчетного листка

Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет. При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а.

Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера.

Журнал приказов по административно хозяйственной деятельности

» Сан режим в аптеках приказ Рисунок раскраска правила дорожного движения » admin | 18.03.2018 — 18:24 |18.03.2018 Статьи Форма журнала регистрации приказов по личному составу

Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса.

В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу. Виды приказов по движению кадров О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.

О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника. Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям. О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

о дисциплинарных взысканиях; о праздничных днях и т.д. Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования.

Компания Ребус

Содержание Журнал регистрации приказов по основной деятельности заводится для систематизации информации и учета всех издаваемых в компании распоряжений, которые связаны с решением общехозяйственных вопросов. В этом заключается его основное отличие от журнала учета распоряжений по личному составу, в котором регистрируются приказы, касающиеся кадровой сферы.

Так, журнал приказов по основной деятельности, образец которого разрабатывается в отделе кадров, может включать информацию о распоряжениях:

1. по иным общехозяйственным вопросам.
2. утверждении должностных инструкций;
3. проведении внутренней проверки или аттестации;
4. о назначении первого руководителя;
5. сокращении численности штата;
6. утверждении штатного расписания;
7. учреждении обособленного подразделения;

Обзавестись собственным образцом журнала регистрации приказов по основной деятельности необходимо сразу после учреждения компании.

Это связано с тем, что уже в начале деятельности на предприятии издается ряд важных приказов, которые должны быть зарегистрированы должным образом.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. В момент регистрации в журнал не только заносятся сведения о конкретном приказе, но и ему присваивается порядковый номер.

Таким образом, благодаря журналу регистрации будет невозможно издать какой-то приказ задним числом, ведь в регистре предусмотрен хронологический порядок ввода информации.

Журнал регистрации приказов

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами.

Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством. Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет.

Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов. Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются: приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения; прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и

Кадровые документы и образцы Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 07 июня 2020 Вам помогут документы и бланки: необходим фирме в целях организации эффективного учета распорядительных документов.

Какова специфика его составления и где его можно скачать, расскажем в нашей статье. В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера).

В образовательных учреждениях, как правило, нет специалистов по документоведению.

Приложение 1

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России » Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Первый заместитель министра А.Ф.Киселев

1. Общие положения

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы ( приказы , инструкции); информационно-справочные документы ( протоколы , планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы , договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

ПРИКАЗ — правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

• Достоверность и объективность описываемой ситуации;
• Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
• Краткость и лаконичность;
• Нейтральность и наличный характер изложения;
• Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
• Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;
• Следование нормам официально-делового стиля речи.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение (1,2…)
к приказу от 11.02.2001 N 2

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение
к приказу от 02.02.2001 N 12

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Приказ может быть подписан:

• руководителем;
• лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;
• заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).

Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы.

Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.

Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

• организация УВП
• Финансово-хозяйственная деятельность
• Личный состав
• учащиеся

В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.

Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении.

Распоряжение

Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления .

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали»).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже.

Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос «Разное».

Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали — выступили — постановили (решили)», а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в «дело».

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

• наименование общеобразовательного учреждения,
• дату,
• ссылку на индекс и дату входящего документа,
• адресат,
• резолюцию руководства,
• заголовок к тексту,
• текст,
• отметку о наличии приложения,
• подпись,
• отметку об исполнителе,

ТЕЛЕФОНОГРАММА . Телефонограмма включает следующие реквизиты:

• дата,
• текст,
• подпись,
• фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Справка .

Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.

Текст такой справки состоит из двух частей:

В первой части излагаются факты , послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются .

В этом состоит отличие от докладной записки.

Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель.

Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения.

Датой справки является дата ее подписания.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки.

Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок.

Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.

В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:

• справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;
• справка о подтверждении перевода из другого ОУ;
• справка для сотрудников.

Справки подписывает руководитель учреждения.

Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка может выполняться рукописным способом.

Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О»,»Об».

Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Личные дела ведутся на всех работников ОУ.

Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

• Внутренняя опись документов дела ;
• заявление о приеме на работу;
• направление или представление;
• анкета;
• листок по учету кадров;
• автобиография;
• копия паспорта ;
• документы об образовании;
• аттестационный лист;
• выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.

При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.

Личные дела имеют длительный срок хранения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней.

Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Руководством для директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» № 162 от 20июня 1974года.

В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:

* книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Учебно-педагогическая документация.

Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,

Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

• алфавитной книги записи учащихся,
• книга движения;
• личное дело учащихся;
• классные журналы;
• журналы факультативных занятий;
• журналы групп продленного дня;
• книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
• книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
• книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;
• книги протоколов педагогического совета школы;
• книги приказов;
• книги учета личного состава педагогических работников;
• журнал пропущенных и замещенных уроков.

При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.

В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.

В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная книга записи обучающихся.

Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все

учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».

При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся.

Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.

В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал.

Классный журнал – государственный документ установленного образца.

1. Классные журналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.
2. Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц.
3. При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели.
4. Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работе в соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждую учебную дисциплину:
   

   1 час в неделю	– 2 страницы
   2 часа в неделю	– 4 страницы
   3 часа в неделю	– 5страниц
   4 часа в неделю	– 7 страниц
   5 часов в неделю	– 8 страниц
   6 часов в неделю	– 9 страниц

5. Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков.

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.).

Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.

3. Прием и регистрация документов

3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.

3.3. Регистрация документов производится в день их поступления.

4. Контроль сроков исполнения документов

4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения.

4.3. Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок.

4.4. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.

Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.

Документ снимается с контроля после его исполнения.

5. Составление номенклатуры и формирование дел

5.1. Составление номенклатуры дел.

5.1.1. В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел — списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения

5.2. Формирование дел.

5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.2. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.

5.2.3. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

7. Обеспечение сохранности дел

7.1. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

7.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

7.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Список литературы.

1. Документооборот и делопроизводство в школах. Москва. 2002.
2. Делопроизводство. В образовательных учреждениях. Правовое регулирование. Москва. 2004.
3. Фриш Г.Л. Годовая циклограмма приказов по школе. Москва. 1999.
4. Фриш Г.Л. Номенклатурная документация Общеобразовательного учреждения. Москва УЦ «Перспектива»2001.
5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Москва.2000.
6. Справочник руководителя Образовательного учреждения. №4 2003 стр.16-26
7. Справочник руководителя Образовательного учреждения. №5 2003 стр.43-51