Журнал по огнетушителям, образец

Согласно правилам противопожарного режима, руководитель организации обеспечивает объект защиты огнетушителями по нормам согласно пунктам 468 и 474 ППР. Огнетушители необходимы для обеспечения безопасности людей и имущества организации. Государственный пожарный надзор в ходе проверок, помимо всего прочего, зачастую уделяет немало внимания как наличию огнетушителей, так и наличию самого журнала учета огнетушителей.

Огнетушители относятся к первичным средствам пожаротушения, но они не единственные в своем роде, ведь кроме них к первичным средствам пожаротушения относятся:
• пожарные щиты, на которых расположены багры, лопаты, топоры и прочий инструменты;
• резервуары с водой;
• ящики с песком;
• противопожарная кошма.

Форма журнала учета огнетушителей

На данный момент законодательство не устанавливает какой-либо четкой формы журнала учета первичных средств пожаротушения, поэтому многие организации составляют либо сокращенную произвольную форму, либо используют рекомендованную форму из СП 9.13130.

Произвольная форма зачастую включает в себя основные технические характеристики оборудования, графы для примечаний, отметок о перезаряде, подписей ответственного лица:

• порядковый номер записи
• наименование средства пожаротушения
• область применения
• серийный (заводской) номер, дату производства
• дату последней и следующей перезарядки
• графу для примечаний
• подпись ответственного лица

Рекомендованная форма учета и технического обслуживания огнетушителей из Свода правил 9.13130 включает в себя:

• Номер, присвоенный огнетушителю
• Дата введения огнетушителя в эксплуатацию
• Место установки огнетушителя
• Тип и марка огнетушителя
• Завод-изготовитель огнетушителя
• Заводской номер
• Дата изготовления огнетушителя
• Марка (концентрация) заряженного ОТВ
• Дата и вид проведенного технического обслуживания
• Результаты технического обслуживания огнетушителя
• Внешний вид и состояние узлов огнетушителя
• Полная масса огнетушителя
• Давление (при наличии индикатора давления) или масса газового баллона
• Состояние ходовой части передвижного огнетушителя
• Принятые меры по устранению отмеченных недостатков
• Должность, фамилия, инициалы и подпись ответственного лица

Кто ведет журнал учета огнетушителей

Ответственность за ведение журнала учета огнетушителей лежит либо на руководителе организации, либо, по приказу руководителя, на ответственном за пожарную безопасность. При этом этот человек обязан изучить необходимый пожарно-технический минимум(ПТМ) на курсах в специальном лицензированном образовательном учреждении. По окончанию обучения и сдачи теста, он получает удостоверение о повышении квалификации.

Образец заполнения журнала учета огнетушителей

Произвольная форма выглядит следующим образом. Не забывайте, что это не официальная форма журнала, поэтому конкретно для своей организации вы можете добавить дополнительные пункты.

Рекомендованная форма журнала из Свода правил 9.13130 выглядит следующим образом:

Этот журнал — один из множества других документов по пожарной безопасности в каждой организации. Если у вас возникли вопросы по оформлению других документов по пожарной безопасности, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам, которые разработают для вас индивидуальный пакет документов, учитывая специфику вашего объекта.

Разбираясь с огнетушителями в организации, вам также потребуется рассчитать необходимое количество огнетушителей на помещение. Чтобы вам было проще, мы разработали алгоритм и пример расчета количества огнетушителей ↓

Если вы не нашли нужную вам продукцию, напишите письмо на почту zakaz@kupiognetushitel.ru или воспользуйтесь формой обратной связи. Мы обязательно ее найдем.

Как заполнять журнал учета огнетушителей?

Дата и вид проведенного технического обслуживания

Ежегодно производится запись о проведении проверки и осмотра огнетушителя. Как правило, эти функции выполняет лицо, ответственное за исправное состояние первичных средств пожаротушения (это может быть завхоз, заместитель директора или другой сотрудник). При покупке нового огнетушителя указываеться дата производства.

Внешний вид и состояние узлов огнетушителя

Здесь необходимо дать характеристику состояния огнетушителя, которое может быть следующим:
-отличное (все узлы огнетушителя исправны, внешних повреждений нет),
-хорошее (все узлы огнетушителя исправны, несущественные внешние недочеты),
-удовлетворительное (все узлы исправны, но присутствуют существенные внешние недостатки, которые, однако, не влияют на правильное функционирование огнетушителя; например, отсутствие этикетки или потрескался шланг).

Полная масса огнетушителя

По правилам ежегодно необходимо проводить контрольное взвешывание огнетушителя и при первоначальной. Допустимая величина утечки заряда — не более 50 г. в год. Для Огнетушителя Углекислотного(ОУ)

В случае с Огнетушителем Порошковым(ОП) достаточно один раз взвесить или списать массу огнетушителя с паспорта или наклейки огнетушителя.

Давление (при наличии индикатора давления) или масса газового баллона

Здесь необходимо посмотреть на манометр огнетушителя и записать показания, которые могут быть следующими:

— В зеленой зоне

— В желтой зоне

-В красной зоне (в этом случае огнетушитель необходимо отправить на перезарядку и обеспечить замену огнетушитяля на время перезарядки)

На некоторых огнетушителях стоят манометры с двумя красными зонами. В этом случае в журнале указываеться давление в BAR, где зеленая и желтая зона

находится в пределах 12-25 BAR

В случае с Огнетушителем Углекислотным (ОУ) можно поставить прочерк

Состояние ходовой части передвижного огнетушителя

Если огнетушитель ручной (нет тележки и колес), то в графе ставится прочерк. Если крепления огнетушителя к колесам надежные, повреждений никаких нет, то состояние характеризуется как отличное. Если крепления надежные, повреждений нет, но требуется небольшая их корректировка, то состояние хорошее. И удовлетворительным признается состояние огнетушителя в том случае, если ходовая часть функционирует, но требует осмотра и доработки.

Принятые меры по устранению отмеченных недостатков

Если недостатки выявлены, то описываются меры по их устранению. Если нет — то прочерк.

Должность, фамилия, инициалы и подпись ответсвенного лица

Здесь указывается лицо ответственное за пожарную безопасность (Иванов И.И.).

Журнал учета огнетушителей является важным документом, который проверяется пожарной службой при проведении пожарных инспекций в мелких и крупных организациях. К сожалению, наибольший спрос на этот документ появился после трагедии в Кемерово 25 марта 2018 года. Очень печально, что здесь сработало русское «пока гром не грянет».

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета огнетушителей .docСкачать образец журнала учета огнетушителей .doc

В большинстве компаний огнетушитель является основным средством локализации возникающих пожаров и возгораний. А случиться они могут неожиданно, в любой момент. И для документального подтверждения готовности борьбы с огнем и составляется журнал учета огнетушителей. Документ нужен для упорядочивания информации и возможности контроля за приобретением, перезарядкой и другими нюансами, которые касаются хранения и эксплуатации оборудования для борьбы с огнем.

Кто заполняет

За своевременное заполнение и ведение журнала отвечают непосредственно руководитель организации и руководители подразделений компании, при наличии таковых. Однако на практике у этих сотрудников и так много обязанностей, которые не терпят отлагательств.

Так что заполнять журнал и нести ответственность за пожарную безопасность в организации может практически любой ее работник (при соответствующем образовании). Руководителю в этом случае важно подписать приказ или распоряжении о назначении такого лица из сотрудников своей организации либо заполнять все придется самому.

Элементы журнала

Документ состоит из обложки и отдельных листов, которые называются эксплуатационными паспортами на каждый огнетушитель. Удобнее располагать журнал горизонтально. Обычно он печатается на стандартных листах А4.

На обложке указывается название организации (сверху), посередине – название самого документа. В правой нижней части обложки – дата начала и дата окончания журнала. Причем последнюю указывают при последней проверке или когда заводят новый. С самого начала заполнения документа дату окончания редко ставят. Таким образом, он является документом, который может не иметь конкретной даты окончания на дату проведения инспекции.

Важно! После обложки в журнал вкладываются отдельные эксплуатационные паспорта огнетушителей, которые числятся на балансе организации и физическим присутствуют в конкретном подразделении.

Отдельный лист журнала представлен одинаковыми для всех огнетушителей графами, которые должны содержать информацию о:

• Заводе-изготовителе изделия. Здесь достаточно указать название организации, но приветствуется указание и адресных данных.
• Присвоенном огнетушителю номере. На каждый из них оформляется собственный эксплуатационный паспорт. Даже если остальная информация в них будет одинаковая, они будут отличаться именно присвоенным номером.
• Дате введения огнетушителя в эксплуатацию.
• Заводском его номере. Эти данные можно почерпнуть из паспорта на каждое конкретное изделие. Например, МИГ ОП-4(3)-АВСЕ.
• Месте установки. Здесь достаточно указать номер или название помещения, в котором фактически содержится огнетушитель.
• Дате изготовления. Эта информация нужна для своевременной замены содержания.
• Типе и марке описываемого изделия.
• Марке и концентрации заряженного ОТВ. В большинстве случаев, это вексон.

На все эти пункты предусмотрены отдельные строчки, но они не оформлены в виде таблицы. Табличная часть – в завершении эксплуатационного паспорта. Она включает в себя:

• Когда и какого вида проводилось техническое обслуживание огнетушителя. Это может быть осмотр при вводе в эксплуатацию, замена содержимого и пр.
• Внешний вид и состояние узлов оборудования.
• Массу. Объект взвешивается полностью, включая наполнитель.
• Если на огнетушителе установлен индикатор давления, то показатели на нем.
• Если оборудование передвижное, то в каком состоянии находится ходовая часть. При стационарном виде огнетушителей в этой графе указывается отсутствие.
• Какие меры были приняты для устранения возможных недостатков.
• ФИО, должность и подпись сотрудника, который отвечает в организации за пожарную безопасность и содержание оборудования в работоспособном состоянии.

Одна строка должна раскрывать суть проведения одного технологического обслуживания. Также здесь могут содержаться сведения о перезарядке огнетушителей. Но лучше для этого завести специальный документ испытаний и перезарядки огнетушителей, а в журнал учета ставить только ссылки из него (в графу «Устранение недостатков»).

Сколько нужно огнетушителей

При первичном оснащении средствами пожаротушения руководителю необходимо учитывать нормы, которые были разработаны специально для снижения пожароопасности в отдельно взятой организации. Нужно при этом учитывать уровень опасности в конкретной ситуации. Помещения (все, кроме коммерческих зданий) делятся на уровни: А, Б, В, Г и Д. Д – самая низкая пожароопасность. А – соответственно, самая высокая.

Уровень пожароопасности зависит от:

• Материалов, из которых возведено строение (а также утеплено и пр.)
• Планировки здания, этажа.
• Наличия или отсутствия взрывоопасных веществ (даже временное).

Расчет количества огнетушителей необходимо производить исходя из площади помещения или помещений, которые используются организацией. В большинстве случаев офисам на не больше десятка человек хватает одного огнетушителя стандартной модели. В этом случае журнал учета огнетушителей будет состоять только из обложки и одного паспорта противопожарного оборудования.

Виды огнетушителей

Конструкция огнетушителя тоже имеет первостепенное значение. Различают:

• Воздушно-пенные аппараты. Они наполнены пеной.
• Водные. Их наполнитель – диоксид углерода.
• Газовые огнетушители. Их наполняют в заводских условиях хладоном.
• Порошковые.
• Смешанного типа.

Причем бывают переносные модели, чей максимальный вес 20 кг, а бывают передвижные, с мощной ходовой частью. Их вес может достигать 4 центнеров. Согласно нормативам, максимальное расстояние, которое может разделять огнетушитель и вероятный очаг возгорания, – 20 метров. Соответственно, между двумя местами размещения средств пожарной безопасности – 40 метров. Схема норм размещения с учтенной разновидностью оборудования помещена в первом приложении к ППР №390.

Требования

Тот, кто заполняет журнал учета огнетушителей, в обязательном порядке должен пройти противопожарный инструктаж. Сделать это можно в специализированном учреждении либо в самой организации, при наличии инструктора по пожарной безопасности. Это называется курсы пожарно-технического минимума.

Перед вводом в эксплуатацию все огнетушители должны пройти проверку согласно пункту 4.3.5 СП 9.13130.2009.

Огнетушители не должны мешать возможной эвакуации людей из помещения. Они также не должны мешать технологическим процессам, происходящим на предприятии. Недопустимо их близкое расположение с нагревательными приборами.

Первичные средства пожаротушения должны всегда иметь собственный паспорт. Из последнего лучше брать информацию о марке, типе огнетушителя и других его технических характеристиках и переносить ее в журнал учета огнетушителей.

Обязательно ли иметь такой бланк

Журнал учета огнетушителей, согласно существующему законодательству (а конкретно – пункту 478 Правил Противопожарного режима, принятых Постановлением Правительства №390 от 25.04. 2012 года), может быть оформлен в свободной (произвольной) форме. Однако в законах четко прописаны требования, которым он должен соответствовать. В доступном для скачивания бланке как раз находится все, что нужно для соблюдения этих требований: реквизиты организации, сроки проверок каждого огнетушителя и пр.

Таким образом, несмотря на то что приведенная форма не является унифицированной, ее использование будет оптимальным в любой из организаций, так как в ней собраны и прописаны все принципиально важные моменты, на которые обращают внимание инспекции из контролирующих организаций во время проверок.

Алгоритм установки огнетушителя

После того как ответственный руководитель приобретет средство первичного пожаротушения в виде огнетушителя, он должен провести его первичный осмотр, описать в журнале учета огнетушителей, а потом установить.

Первичный осмотр включает в себя:

• Съем показателей манометра (при наличии).
• Внешний осмотр на наличие повреждений, сколов и другого брака.
• Оценку состояния внешнего покрытия баллона.
• Контроль за разборчивостью текста в прилагающейся к оборудованию инструкции.
• Пристальный визуальный осмотр распылителя, гаек и других элементов на предмет повреждений.
• Слежение за массой наполнителя баллона (при возможности).
• Осмотр целостности пломбы, наличия заводского клейма на изделии.

Важно иметь в виду, что приобретаемое оборудование для тушения пожаров должно соответствовать площади помещений предприятия, их специфике работы, объемам.

Периодичность

В срок своего существования каждый огнетушитель должен пройти сначала осмотр для ввода в эксплуатацию, потом его ждут проверки трех видов:

• Полные. Обычно проводятся по инициативе руководителя, отдельным приказом.
• Плановые ежегодные. Внешний осмотр, осмотр походов, проверяют возможную утечку, снимают изделия с низким показателем давления в баллонах либо с вышедшим пятым сроком эксплуатации. Иногда при необходимости осуществляют выборочное вскрытие порошковых изделий (не менее 3% от общего количества) на предмет состояния фильтров, состава ОТВ (дисперсность, наличие комков и способность их разрушить, содержание влаги, сыпучесть). Если требования относительно этих параметров не соблюдаются, то меняют всю партию огнетушителей этого срока на всем предприятии.
• Плановые ежеквартальные. Они актуальны только для крупных производственных предприятий либо организаций, чьи помещения обладают классом пожароопасности А или Б. Здесь ничего серьезного: внешний осмотр, осмотр места установки.

Важный момент! Дата последней проверки отмечается не только в журнале, но и на самом огнетушителе.

Для этого на них крепятся бирки. Если оборудование углекислотное или порошковое, то, помимо этой информации, на бирке должна быть масса заряда и баллона. К каждому оборудованию должна прилагаться инструкция по эксплуатации. Она и подскажет, какой из огнетушителей нуждается в проверке. Например, срок эксплуатации огнетушителей марки ОПАН-50М – 10 лет. Но это не значит, что их не нужно проверять каждый год.

Перезарядка

Для того чтобы внутреннее содержание оборудования всегда было в порядке и в журнале учета огнетушителей всегда значилась верная информация, огнетушители нужно периодически перезаряжать. Об этом даже заводится отдельный документ – журнал испытаний и перезарядки огнетушителей.

Срок этой перезарядки будет зависеть от типа наполняющего прибор вещества. Для водных огнетушителей норма перезарядки — раз в 1 год, как и для пенных. Даже если используется вода со специализированными добавками, это правило действует всегда.

Каждый год перезаряжать противопожарное оборудование довольно хлопотно. Если руководителя (или ответственного за пожарную безопасность) не устраивает такая ситуация, то необходимо закупить для безопасности своих помещений углекислотные, порошковые огнетушители или оборудование с хладоном.

В этих трех случаях перезаряжать огнетушители придется не чаще чем раз в 5 лет. Однако следить за их состоянием и делать отметки о проверках в журнале учета огнетушителей следует с той же периодичностью – раз в год.

Новости по пожарной безопасности в Бресте, Витебске, Гомеле, Гродно, Минске Контакты в Бресте, Витебске, Гомеле, Гродно, Минске ГлавнаяНовости

Как заполнить журнал учета огнетушителей?

Огнетушитель – это самый эффективный способ борьбы с пожарами.
Но для того чтобы он не подвел в самый неподходящий момент необходимо ответственно подходить к его эксплуатации, следует вести учет проверки состояния огнетушителей в специальном журнале.
В журнале учета огнетушителей согласно ТКП 295-2011 должна содержаться следующая информация:
-марка огнетушителя, присвоенный ему номер, дата введения его в эксплуатацию, место его установки;
-параметры огнетушителя при первоначальном осмотре (масса, давление, марка заряженного ОТВ, заметки о техническом состоянии огнетушителя);
— дата проведения осмотра, замечания о состоянии огнетушителя;
— дата проведения технического обслуживания со вскрытием огнетушителя;
— дата проведения проверки или замены за ряда ОТВ, марка заряженного ОТВ;
— наименование организации, проводившей перезарядку;
— состояние индикатора и регулятора давления, дата проверки, выявленные недостатки, намеченные мероприятия;
-дата проведения испытания огнетушителя и его узлов на прочность, наименование организации, проводившей испытание; дата следующего планового испытания;
-состояние ходовой части передвижного огнетушителя, дата ее проверки, выявленные недостатки, намеченные мероприятия;
-должность, фамилия, имя, отчество и подпись ответственного лица.
Обращаем Ваше внимание, что на огнетушителях МИГ и ИНЕЙ, порядковый номер размещен на металлизированной этикетке в верхней части огнетушителя.
Паспорт закреплен на чеку, что повышает удобство использования и сохранность в эксплуатации.

Если у Вас возникнут вопросы по заполнению журнала учета огнетушителей, Вы можете обратиться к on-line консультанту или позвонить по телефону: +37521233-51-51

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Виды журнала: их преимущества и недостатки

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).
Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.
Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Рассмотрим рекомендуемую форму журнала учета огнетушителей, которая приведена в приложении Г СП 9.13130.

Журнал состоит из двух частей:

• эксплуатационный паспорт на огнетушитель,
• результаты технического обслуживания.

Если их заполнить получится следующее:

1. Номер, присвоенный огнетушителю 1
2. Дата введения огнетушителя в эксплуатацию 01.09.2016
3. Место установки огнетушителя Здание ул. Гоголя, д. 61, пом. 21
4. Тип и марка огнетушителя ОУ-5-ВСЕ
5. Завод-изготовитель огнетушителя ООО «Ярпожинвест” г. Ярославль
6. Заводской номер 143138
7. Дата изготовления огнетушителя 10.11.2010
8. Марка (концентрация) заряженного ОТВ СО2

Дата и вид проведенного технического обслуживания	Результаты технического обслуживания огнетушителя
	Внешний вид и состояние узлов огнетушителя	Полная масса огнетушителя	Давление (при наличии индикатора давления) или масса газового баллона	Состояние ходовой части передвижного огнетушителя	Принятые меры по устранению отмеченных недостатков	Должность, фамилия, инициалы и подпись ответственного лица
24.01.2011 первое взвешивание	удовл.	16,00 кг	–	–	–	зав. складом Иванов И.И. ХХХ
06.11.2011 взвешивание	удовл.	16,00 кг	–	–	–	–
08.11.2012 взвешивание	удовл.	16,00 кг	–	–	–	–
30.10.2013 взвешивание	удовл.	15,97 кг(-30г)	–	–	–	–
06.11.2014 взвешивание	повреждение окраски корпуса	15,93 кг(-40г)	–	–	учесть и устранить при ТО	–
05.09.2015 перезарядка ТО	удовл.	16,00 кг	–	–	–	–
05.11.2016 взвешивание	удовл.	15,99 кг(-10г)	–	–	–	–

Как видите, такая рекомендуемая форма журнала предназначена исключительно для одного огнетушителя.

Приведенный эксплуатационный паспорт на огнетушитель в принципе не нужен как таковой, так как нам требуется вести учет в журнале, тем более, что паспорт на огнетушитель уже есть, он прилагается к каждому огнетушителю при покупке.

Проще всего разделить учет огнетушителей и учет их технического обслуживания. Необходимо также помнить, что мы кроме учета технического обслуживания огнетушителей обязаны в соответствии с Правилами противопожарного режима в РФ вести учет осмотров. Для этого нужно иметь два журнала: журнал учета огнетушителей и журнал технического обслуживания и осмотров огнетушителей. В противном случае, если следовать рекомендуемой форме, у вас получится один журнал на один огнетушитель, что не целесообразно при большом количестве огнетушителей.

Как вы наверное заметили мы использовали позиции рекомендуемой формы эксплуатационного паспорта, но не все. Это сделано специально, так как такие сведения как «Дата введения огнетушителя в эксплуатацию”, «Завод-изготовитель огнетушителя”, «Заводской номер” и «Марка (концентрация) заряженного ОТВ” вам не понадобятся при эксплуатации огнетушителя. Это просто справочные данные, в том числе большинство которых, отражено в заводском паспорте огнетушителя, который у вас уже есть.

Документы, не подлежащие обязательной регистрации

Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.

Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

1. Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
2. Прессу и периодику.
3. Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
4. Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
5. Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
6. Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
7. Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

Оформление

Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.

Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет.

Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

• приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
• прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
• оплата труда, доплаты и премирование;
• отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
• длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

• ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
• кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
• дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

• изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
• утверждения обновления штатного расписания;
• назначения работников на руководящие посты;
• сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Основные графы

Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

Дополнительные графы

В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.

В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».

В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

Правила заполнения

Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

1. Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.
2. Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
3. Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
4. В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.

Об особенностях ведения, кто должен заполнять и каков порядок оформления журналов на регистрацию служебных записок, по инструктажу по охране труда, учета выдачи трудовых книжек и проверок воинского учета вы сможете узнать в наших статьях. Дополнительно мы расскажем вам о том, что такое журнал учета рабочего времени, огнетушителей, проверки и испытаний электроинструмента, регистрации инструктажа по пожарной безопасности, книга кассира-операциониста и санитарный журнал.

СанПиН

Проведения еженедельных генеральных уборок

Вносится информация о фактических плановых генеральных уборках. Уборка проводится не реже 1 раза в 7 дней. Планируемая и фактическая даты могут не совпадать, но перерыв между уборками не может превышать 1 недели.

Поля для заполнения:

1. Порядковый номер;
2. Планируемая дата;
3. Используемое дез.средство;
4. Фактическая дата;
5. ФИО и подпись исполнителя.

Как проводить уборку в салоне красоты

Контроля качества растворов

Позволяет отслеживать годность рабочих растворов, разведенных в больших количествах. Заполняется перед каждым новым использованием рабочего раствора для дезинфекции инструментов или помещений.

Графы:

1. Дата;
2. Место применения раствора и назначение;
3. Название концентрата;
4. Дата приготовления раствора и объем;
5. Концентрация раствора по режиму – фактическая и требуемая;
6. Метод анализа – аппаратура, тест-полоски;
7. Должность и подпись сотрудника, проводившего оценку качества раствора.

Дезинфекция и предстерилизационная очистка маникюрных инструментов: как выбрать дезинфектант и правильно приготовить раствор

Качества предстерилизационной очистки

Включает информацию о проведении азопирамовой пробы, позволяющей оценить качество дезинфекции и ПСО. В журнал вносятся только отрицательные результаты, то есть те, которые показали отсутствие на поверхности инструментов остатков биологических жидкостей.

Проверка качества ПСО проводится ежедневно. Для проверки берут 1% от обрабатываемой партии, но не менее 3 инструментов.

Поля:

1. Дата;
2. Способ – ручной или механический;
3. Применяемое средство. Сюда вносится дез.средство, которые применялось для дезинфекции и ПСО;
4. Наименование инструмента;
5. Количество и сколько из них имеют загрязнения по результатам пробы;
6. ФИО и подпись сотрудника, который проводил исследование.

Как вести журналы контроля качества ПСО и концентраций рабочих растворов по СанПиН

Как провести азопирамовую пробу

Контроля работы стерилизатора

Информация о корректности работы сухожарового шкафа или автоклава. Замеры проводятся с помощью индикаторов 4 класса.

Регулярное проведение тестирования позволяет вовремя заметить сбои в работе стерилизатора.

1. Дата;
2. Марка стерилизатора;
3. Наименование и количество инструментов;
4. Упаковка;
5. Время начало и конца цикла;
6. Режим;
7. Тестовый контроль. Термический – показатель температуры сухожара, химический – вклеенные индикаторы 4 класса;
8. ФИО и подпись ответственного.

Все об использовании стерилизаторов >>

Контроля работы бактерицидной лампы

Грамотное и своевременное заполнение обеспечивает контроль за выработкой ультрафиолетового излучателя бактерицидной лампы.

Журнал заполняется при каждом включении устройства.

1. Дата;
2. Условия обеззараживания – в присутствии или отсутствии людей;
3. Объект – воздух;
4. Вид микроорганизма – санитарно-показательный;
5. Режим – кратковременный, если лампа включена на непродолжительный период, непрерывный, если в течении всего дня;
6. Время включения и выключения;
7. Длительность работы в рамках этого включения.

Бактерицидные установки для салонов красоты

Прихода и расхода (учета) дезинфицирующих средств

Вносится информация о поступления дезинфицирующих средств, а также их расход на нужны салона – дезинфекцию инструментов, текущую и генеральную уборки.

Журнал состоит из двух разделов – поступление дезинфицирующих средств и их расход.

В первой таблице по поступлению заполняется:

1. Порядковый номер;
2. Названия средства;
3. Номер и срок окончания действия свидетельства о гос. регистрации;
4. Дата закупки;
5. Количество;
6. Срок годности;
7. ФИО и подпись ответственного.

Вторая часть журнала – таблица по расходованию.

1. Дата;
2. Объект дезинфекции – помещение, поверхности, инструменты;
3. Площадь обрабатываемой области;
4. Название дез. средства и его концентрация;
5. Количество израсходованного средства;
6. ФИО и подпись ответственного.

В этом же журнале производятся расчеты дез.средств, которые нужны для соблюдения дез.режима на месяц, квартал или год.

Как выбрать средство для дезинфекции, обзор лучших