Журнал для документов

Добрый вечер! Павел, заявление работника, в т.ч. заявление об увольнении по соглашению сторон, является внутренним информационно-справочным документом. Подпунктом 142.1 пункта 142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее — Инструкция), определено, что работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами. Подпунктом 141.1 пункта 141 Инструкции установлено, что исходящие документы регистрируются в день их подписания. В этой связи, заявление работника об увольнении по соглашению сторон должно быть зарегистрировано ответственным должностным лицом в день подписания. При этом, частью 1 подпункта 142.7 пункта 142 Инструкции установлено, что рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов. Вместе с тем, частью 2 подпункта 140.8 пункта 140 Инструкции определено, что зарегистрированные входящие документы рассматриваются руководством, как правило, в день их поступления. На основании изложенного, заявление работника об увольнении по соглашению сторон должно быть рассмотрено руководителем в день поступления. Однако, учитывая положения подпункта 140.8 пункта 140 Инструкции о том, что документы рассматриваются в день поступления только лишь «как правило», имеется возможность рассмотреть этот документ и в другой день. Напоминаю Вам, что между нанимателем и работником должно быть достигнуто соглашение о прекращении трудового договора по соглашению сторон.

Во-вторых, журнальная форма регистрации сохраняется в делопроизводственной практике. Это положение подтверждают как давно действующие, так и принимаемы вновь инструкции по делопроизводству различных организаций. Причем в инструкциях по делопроизводству очень часто формы журналов соседствуют с формами карточек, в том числе и для автоматизированных картотек. Картотечная и журнальная системы продолжают сосуществовать. Весьма показательным в данном случае является название следующего журнала: «Журнал учета карточек на допуск работников по первой и второй формам», который предусмотрен Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне (утверждена постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 № 1050 (с изменениями от 8 августа 2003 г., 15 ноября 2004 г.). Компактность, простота ведения, независимость от капризов компьютерной техники – вот те причины, которые обеспечили долгую жизнь журнальной технологии. Вместе с тем, еще раз подчеркнем, что очень многие организации уже давно отказались от журналов.

Если говорить о видах журналов, то следует отметить, что они могут использоваться практически на всех участках работы делопроизводственной службы и секретариата. В законодательстве можно найти сотни форм журналов, используемых в самых разных сферах деятельности. С помощью журналов ведется учет издаваемых распорядительных документов, поступившей и отправленной корреспонденции, договоров, справок, обращений граждан и т.д. К журналам, служащим для решения задач учета, регистрации, контроля исполнения документов, примыкают журналы, используемые в других областях делопроизводства и секретарского обслуживания. Так, указанные журналы служат для учета посетителей в приемных. С помощью журналов учитывается выдача бланков, печатей и штампов. В журналах фиксируется выполнение копировальных работ.

Количество журналов , применяемых в различных организациях, варьируется. В делопроизводстве организации может быть от 2-4 до 10 и более журналов. Например, Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (утверждена распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2002 № 1193-РГ) предусматривает 4 журнала:

Журнал учета входящих документов;

Журнал учета исходящих документов;

Журнал учета отправляемой служебной информации средствами факсимильной связи (порядок слов);

Журнал учета принятых факсограмм.

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар (утверждена постановлением главы муниципального образования город Краснодар от 29.04.2005 № 1171) предусматривает 5 журналов:

Журнал учета входящей корреспонденции;

Журнал учета исходящей корреспонденции;

Журнал контрольных дел с истекшим сроком исполнения;

Журнал учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;

Журнал учета приема граждан.

В инструкциях и методических материалах есть много интересных примеров использования журналов в области секретарского обслуживания и выполнения представительских функций. Так, Инструкция о порядке организации приема зарубежных делегаций, отдельных иностранцев и переписки по вопросам международного сотрудничества в центральном аппарате Госкомэкологии России (утверждена приказом Госкомэкологии России от 11.07.1997 № 321) установлены формы следующих журналов:

Журнал учета деловых встреч;

Журнал учета образцов изделий и материалов, сувениров (подарков), получаемых от иностранцев;

Журнал учета образцов изделий и материалов, сувениров (подарков), передаваемых иностранцам;

Журнал участия специалистов Госкомэкологии России в переговорах с иностранцами, проводимых в других ведомствах и представительствах зарубежных организаций в Российской Федерации;

Журнал телефонных разговоров с иностранцами.

Каковы требования к оформлению журнала? В журнале информация представляется в виде таблицы. Таблица может размещаться на одном или на двух листах.

Формат листов журнала, их количество и способ брошюровки могут быть различными. Часто для ведения делопроизводственных журналов используются книги учета, которые продаются практически в любом канцелярском магазине. Эти книги имеют плотную обложку. В них обычно 72 листа формата А4 (с графлением горизонтальными линиями), скрепленные двумя металлическими скобками. Вариантов здесь может быть много. В наибольшей степени потребности конкретной организации удается учесть, когда журналы изготавливаются по ее заказу. В этом случае в журнале делается типографским способом вся разметка по графам, печатаются необходимые сведения на обложке и в заголовочной части таблиц, номера страниц.

На обложке журнала указываются: названия организации и структурного подразделения, в котором ведется журнал; название журнала; даты начала и окончания журнала; количество листов; номер тома и другие сведения.

Состав реквизитов журнала определяется видом документов, для работы с которыми он используется, и задачами информационного поиска. Так, например, Журнал учета входящей корреспонденции может включать минимальный набор регистрационных реквизитов или предусматривать подробное описание поступившей почты.

Регистрация журналов работ при строительстве объекта капитального строительства. К кому обращаться? Какой порядок проведения данной процедуры?

Регистрации подлежат полученные на основании части 5 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации сброшюрованные, пронумерованные, с заполненными титульными листами общий и специальные журналы, предназначенные для учета выполнения работ по строительству, реконструкции объектов капитального строительства, посредством скрепления журнала печатью, проставления регистрационной надписи с указанием номера дела и внесения информации в карточку регистрации общих и специальных журналов, в которых ведется учет выполнения работ по строительству, реконструкции объекта капитального строительства по образцу, приведенному в приложении N 7 Порядка формирования и ведения дел при осуществлении государственного строительного надзора.

Карточка регистрации общих и специальных журналов, в которых ведется учет выполнения работ по строительству, реконструкции объекта капитального строительства включается (подшивается) в дело.

Зарегистрированный журнал не включается (не подшивается) в дело органом государственного строительного надзора и подлежит возвращению застройщику или техническому заказчику для ведения учета выполнения работ по строительству, реконструкции объекта капитального строительства.

В какой срок проходят регистрацию общие и специальные журналы работ?

Сроки регистрации журналов не регламентированы нормативными документами. Регистрация общих и специальных журналов работ осуществляется при личном обращении к должностному лицу, курирующему объект капитального строительства.

Можно ли вести несколько журналов по видам работ на разные позиции (журнал бурения, журнал погружения, журнал сварки, журнал антикоррозийных работ и т.д.) на строящемся большом объекте, где работает много подрядчиков и субподрядчиков, или необходимо вести один специальный журнал на все позиции? Если можно вести несколько журналов на специальные виды работ, необходимо ли их регистрировать в органах Ростехнадзора?

Специалистами Управления государственного строительного надзора Ростехнадзора дан ответ на данный вопрос.

Согласно требованиям пунктов 3, 4 Порядка ведения общего и (или) специального журнала учёта выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства, утверждённого приказом Ростехнадзора от 12.01.2007 № 7 (далее – РД-11-05-2007), специальные журналы работ, в которых ведётся учёт выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства (далее – специальные журналы работ), являются документами, отражающими выполнение отдельных видов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства, и подлежат передаче в орган государственного строительного надзора для регистрации, при этом журналы работ должны быть сброшюрованы и пронумерованы застройщиком или заказчиком, титульные листы указанных журналов должны быть заполнены.

В соответствии с пунктом 10 РД-11-05-2007 специальные журналы работ ведёт уполномоченный представитель лица, осуществляющего строительство, путём заполнения его граф начиная с даты выполнения отдельного вида работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства до даты фактического окончания выполнения отдельного вида таких работ.

Таким образом, ведение специального журнала учёта выполнения работ может осуществляться подрядными и (или) субподрядными организациями, так как РД-11-05-2007 не ограничивает количество таких журналов по определённому виду работ.

Вместе с тем сообщаем, что согласно пункту 11 РД-11-05-2007 после завершения выполнения отдельных видов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства заполненные специальные журналы работ передаются застройщику или заказчику.

Можно ли вести специальные журналы работ (сварочных работ, сварки труб, бетонных работ, производства АКЗ и т.д.) в электронном виде? В каком нормативном документе прописан порядок ведения специальных журналов работ?

Специалистами Управления государственного строительного надзора Ростехнадзора даны разъяснения по данному вопросу.

В соответствии с требованиями п. 5 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) в случае, если в соответствии с Кодексом при осуществлении строительства, реконструкции объекта капитального строительства предусмотрен государственный строительный надзор, застройщик или технический заказчик заблаговременно, но не позднее чем за семь рабочих дней до начала строительства, реконструкции объекта капитального строительства, должен направить в уполномоченные на осуществление государственного строительного надзора органы извещение о начале таких работ, к которому прилагаются, в частности, общий и специальные журналы, в которых ведётся учёт выполнения работ.

Специальные журналы работ, в которых ведётся учёт выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства, являются документами, отражающими выполнение отдельных видов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства.

Требованиями указанных нормативных правовых актов ведение общего и специальных журналов в электронном виде не установлено.

Прошу пояснить каким образом необходимо оформлять исполнительную документацию при изменении организационно-правовой формы организации и вносить изменения в титульные страницы общего журнала работ. Прошу разъяснить ситуацию, когда лицо, осуществляющее строительство (Генподрядчик), по контракту передает часть работ другому лицу (Подрядчику), допускается ли ведение общего журнала последним?

В соответствии с подпунктом «б» пункта 13 Положения об осуществлении государственного строительного надзора в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 01.02.2006 № 54, порядок ведения общего и (или) специальных журналов, исполнительной документации устанавливается Федеральной службой по экологическому, технологическому и атомному надзору.

Согласно приложению № 1 к РД-11-05-2007 в Титульном листе общего журнала работ предусмотрены сведения об изменениях в записях Титульного листа общего журнала работ.

Согласно требованиям пункта 4 РД-11-05-2007 общие и (или) специальные журналы работ (далее — журналы работ) подлежат передаче застройщиком или заказчиком заблаговременно, но не позднее чем за семь рабочих дней до начала строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства одновременно с извещением, направляемым в соответствии с частью 5 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации, в орган государственного строительного надзора в случаях, если в соответствии с частью 1 статьи 54 Градостроительного кодекса Российской Федерации при осуществлении строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства предусмотрен государственный строительный надзор. Подлежащие передаче в орган государственного строительного надзора журналы работ должны быть сброшюрованы и пронумерованы застройщиком или заказчиком, титульные листы указанных журналов должны быть заполнены.

В соответствии с п. 8.3 РД-11-05-2007 раздел 3 «Сведения о выполнении работ в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства» заполняется уполномоченным представителем лица, осуществляющего строительство.

Таким образом, РД-11-05-2007 не ограничивает количество общих журналов работ на объекте капитального строительства. Сведения о других лицах, осуществляющих строительство, их уполномоченных представителях указываются в Титульном листе общего журнала работ.

Вопрос от 25.12.2018:

О разъяснении отдельных норм законодательства Российской Федерации в части заполнения раздела 6, общего журнала работ

В указанный раздел включаются данные о выполнении всех работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства. Данные о работах, выполняемых при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства, должны содержать сведения о начале и окончании работы и отражать ход ее выполнения.

Описание работ должно производиться применительно к конструктивным элементам здания, строения или сооружения с указанием осей, рядов, отметок, этажей, ярусов, секций, помещений, где работы выполнялись. Здесь же должны приводиться краткие сведения о методах выполнения работ, применяемых строительных материалах, изделиях и конструкциях, проведенных испытаниях конструкций, оборудования, систем, сетей и устройств (опробование вхолостую или под нагрузкой, подача электроэнергии, давления, испытания на прочность и герметичность и др.).

Согласно пункту 8.6 РД 11-05-2007 раздел № 6 включает в себя перечень исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства и заполняется уполномоченным представителем лица, осуществляющего строительство.

В указанном разделе приводится перечень всех актов освидетельствования работ, конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения, образов (проб) применяемых строительных материалов, результатов проведения обследований, испытаний, экспертиз выполненных работ и применяемых строительных материалов в хронологическом порядке.

В соответствии с положением о проведении строительного контроля при осуществлении строительства, реконструкции и капитального ремонта объектов капитального строительства, утвержденным постановление Правительства Российской Федерации от 21.06.2010 № 468, проведение контрольного мероприятия и его результаты фиксируются путем составления акта. Сведения о проведенных контрольных мероприятиях и их результатах отражаются в общем журнале работ с приложением к нему соответствующих актов.

Акты, составленные по результатам контрольных мероприятий, проводимых совместно подрядчиком и заказчиком, составляются в 2 экземплярах и подписываются их представителями.

В случае, предусмотренном абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, подрядчик в течение 3 дней после завершения контрольного мероприятия обязан направить заказчику 1 копию акта, составленного по результатам контрольного мероприятия.

Разделы сайта, связанные с этой новостью:

Последовательность событий и новостей по этой теме

(перемещение по новостям, связанным друг с другом)

У каждого секретаря в процессе работы появляются десятки всевозможных журналов регистрации. Некоторые скрупулезно ведутся из года в год, другие же перестают существовать буквально через пару дней.

Функции журналов регистрации

Фиксирование факта создания/поступления в организацию документа, придание документу, наряду с другими реквизитами, юридической силы.

1. Упорядочение массива документов, выстраивание их в хронологическом порядке.
2. Отправная точка контроля: ведь именно от даты регистрации документа отсчитывается срок его исполнения.
3. Хранение справочной информации о документах.
4. Наконец, незаменимая функция поиска документов.

Что такое регистрация?

На этот вопрос лучше всего ответит нормативный документ «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом):

3.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

Какие журналы регистрации нужно вести?

Перечислим минимальный набор журналов регистрации документов, действующих в канцелярии организации. Каждый из журналов снабжен универсальной формой. Подчеркнем, что ни в одном из обязательных нормативных актов эти формы не закреплены, а следовательно, организация вправе взять их за основу и расширить (или сократить) исходя из своих потребностей:

• Журнал учета входящих документов
• Журнал учета исходящих документов
• Журнал учета приказов по основной деятельности
• Журнал учета служебных записок
• Журнал учета договоров

Перечисленные документы, которые рекомендуется учитывать, образуются в деятельности практически каждой организации, независимо от ее размера, формы собственности и количества работников. С ростом компании и увеличением штата появляются новые основные типы и виды документов, а вслед за ними создаются новые журналы.

Минимальный набор регистрационно-учетных документов для отдела кадров представлен в таблице.

Основные регистрационно-учетные документы для отдела кадров

Вид журнала

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Обязательный документ согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Обязательный документ в соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»

Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Обязательный документ в соответствии с Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»

Журнал регистрации приказов по личному составу

Регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности организации

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Некоторые приказы, имеющие отношение к трудовой деятельности работников, составляются в свободной форме, т.е. фактически – в точности в форме приказа по основной деятельности; от приказов по основной деятельности, регистрируемых в канцелярии, приказы отдела кадров следует отличать с помощью регистрационных индексов

Журнал регистрации трудовых договоров

Хотя трудовое законодательство напрямую не обязывает работодателя регистрировать трудовые договоры с работниками, это придется делать. Так, например, в трудовых отношениях с работниками совершенно невозможно обойтись без даты заключения договора, которую гораздо удобнее «доставать» из электронной таблицы, чем из громоздкой папки, хранящейся в шкафу

Повторимся: в списках выше представлены минимальные «наборы» приказов в службе ДОУ и отделе кадров. Если организация только начинает свою деятельность или секретарь делает первые шаги на рабочем месте, то отталкиваться рекомендуется от этого списка. Довольно быстро станет ясно, учета каких документов не хватает, и постепенно журналов станет больше.

Можно ли зарегистрировать и учесть абсолютно все?

Можно. Только в этом нет необходимости. Внесение записи в любой из журналов занимает время, которого у секретаря, прямо скажем, не много.

Так, автору встречались, например, журнал передачи документов на подпись руководителю и журнал регистрации заявок на канцтовары с графой «Подпись заказчика». Это явные «перегибы на местах»: не нужно присваивать дополнительный номер документам, передаваемым руководителю на подпись, ведь часть из них уже и так учтена, как и не стоит тратить время на погоню за каждым коллегой, которому понадобились карандаш и ластик.

Отсюда следует золотое правило: поводом для заведения журнала регистрации является потребность в отслеживании документа (или предмета, как в случае с печатями). Если каким-либо журналом пользуется исключительно секретарь, и больше никого из работников информация, содержащаяся в записях, не касается, то следует задуматься о нужности этого журнала.

На бумаге или в компьютере?

Большинство организаций уже давно ведут журналы регистрации в электронном виде (хотя встречаются и исключения). Однако есть ряд журналов, которые приходится оформлять в тетрадях и книгах, и консерватизм руководителя и системы здесь ни при чем.

Речь идет о журналах регистрации, предусматривающих собственноручные подписи работников компании. Яркий пример – Журнал учета печатей и штампов. Он полностью ведется от руки.

Пример журнала учета печатей и штампов

Наименование печати /штампа

Должность и фамилия лица, у которого находится на хранении / в пользовании печать / штамп

Расписка в получении печати / штампа, дата получения

Отметка о возвращении печати / штампа

Должность, фамилия и подпись лица, принявшего возвращаемую печать / штамп

Отметка об уничтожении (номер акта, дата)

27.09.2015 в связи с поломкой клише

Делопроизводитель Солнцева М.А.

Уничтожен (Акт от 30.10.2015№ 31)

В отделе кадров таким документом является Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, графы которой требуют подписи ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку, а также работника в ее получении.

Хранение журналов регистрации

Все регистрационно-учетные документы (книги, журналы) в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации, независимо от того, представлены они в бумажном, электронном виде или ведутся внутри системы электронного документооборота. Основным нормативным актом, определяющим сроки хранения документов, по-прежнему остается Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558).

В качестве образца приведем фрагмент номенклатуры дел службы ДОУ, содержащий сведения о журналах регистрации.

Пример номенклатуры дел службы ДОУ

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения дела и номер статьи по Перечню

Примечание

уже и так учиать иреквизитами, поиском докуменов. набором в шкафув и рекомендации по работе с ними.ложно. , позволяет фильтро02-18

Журнал регистрации входящих документов

СЭД «Документ», представление «Входящие 2013»

Журнал регистрации исходящих документов

СЭД «Документ», представление «Исходящие 2013»

Книга учета печатей и штампов

Журнал регистрации почтовых отправлений

В конце календарного года журнал регистрации следует «закрыть», независимо от того, является ли он переходящим или нет. С нового года будет либо заведен новый журнал, либо продолжен старый. В обоих случаях нумерация начнется с № 1. «Закрытие» журнала производится путем создания заверительной надписи, которая фиксирует количество сделанных в течение года записей. Например:

Итого: 4890 входящих документов в 2015 году.

Секретарь: Карлова Л.О. Карлова

в случае бумажного журнала или

Итого: 13454 входящих документов в 2015 году

Программы для ведения электронных журналов регистрации

Трудно спорить с тем, что быстрее и легче всего регистрировать основные типы и виды документов в системе электронного документооборота. Для организаций, которые пока не готовы к внедрению подобной системы, ниже приведен небольшой список экономичных решений для создания и ведения регистрационно-учетных документов.

• Microsoft Excel. Пожалуй, самое распространенное и простое решение, хотя и обладающее минимумом нужных секретарю функций.
• Microsoft Access. Более сложный вариант по сравнению с предыдущим, но и дающий больше возможностей. В частности – создать единую базу данных документов организации. Кроме того, программа позволяет связывать журналы регистрации между собой, что, в свою очередь, значительно облегчает поиск истории переписки, позволяет фильтровать документы по различным параметрам и т.п.
• Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Два главных конкурента в сетевом пространстве Рунета предлагают собственные решения, которые мало чем отличаются с точки зрения нужных нам в данный момент функций. Журналы регистрации создаются и работают по принципу журналов в Excel, однако имеют неоспоримое преимущество: возможность настройки удаленного доступа к ним с любого устройства лицам с разными полномочиями.

Мы рассмотрели вопросы, которые рано или поздно начинали волновать, пожалуй, каждого из секретарей: что нужно регистрировать, что нет и как это делается? Практически полная свобода в этом отношении (речь идет о канцелярии, а не об отделе кадров) приводит к тому, что наши коллеги бросаются в крайности – кто-то регистрирует все, что видит, и часто по второму-третьему разу, а кто-то обходится минимальным набором данных и постоянно испытывает трудности с поиском документов. Главный совет, который можно дать секретарю, начинающему работу с документами в организации, – создавать журналы регистрации по мере необходимости, только после того, как встанет проблема учета определенного вида документов. В противном случае может не хватить времени на создание и заполнение действительно важных регистрационно-учетных форм.

Евгения Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Добавить в какой-либо общий модуль функцию и процедуру или создать отдельный серверный модуль

В // Возвращает значение или структуру с именами и значениями реквизитов произвольного объекта ссылочного типа // прочитанные из информационной базы // // Параметры: // Ссылка — произвольный объект ссылочного типа (справочник, документ, план обмена, ПВХ, задача) // СтруктураРеквизитов — Необязательно. Может содержать значения: // строка — имя реквизита объекта. // строка — имена реквизитов, перечисленные через запятую, в формате требований к свойствам структуры. // структура — структура с именами реквизитов. // // // Возвращаемое значение: // Структура — если СтруктураРеквизитов имеет тип Структура и заполнен — структура с именами и значениями указанных реквизитов // Структура — если СтруктураРеквизитов не указан или не заполнен — структура с именами и значениями всех реквизитов объекта // Произвольный — если СтруктураРеквизитов строкового типа — значение данного реквизита // Функция ПолучитьРеквизитыОбъекта(Знач Ссылка, Знач СтруктураРеквизитов = Неопределено) Экспорт МетаданныеОбъекта = Ссылка.Метаданные(); ИмяТаблицы = МетаданныеОбъекта.ПолноеИмя(); ЭтоСправочник = Справочники.ТипВсеСсылки().СодержитТип(ТипЗнч(Ссылка)); ЭтоПланОбмена = ПланыОбмена.ТипВсеСсылки().СодержитТип(ТипЗнч(Ссылка)); ЭтоПВХ = ПланыВидовХарактеристик.ТипВсеСсылки().СодержитТип(ТипЗнч(Ссылка)); ЭтоПланВидовРасчета = ПланыВидовРасчета.ТипВсеСсылки().СодержитТип(ТипЗнч(Ссылка)); ЭтоДокумент = (Документы.ТипВсеСсылки().СодержитТип(ТипЗнч(Ссылка)) ИЛИ БизнесПроцессы.ТипВсеСсылки().СодержитТип(ТипЗнч(Ссылка))); ЭтоЗадача = Задачи.ТипВсеСсылки().СодержитТип(ТипЗнч(Ссылка)); ТекстЗапроса = «ВЫБРАТЬ «; //Формируем список реквизитов объекта для запроса Если ТипЗнч(СтруктураРеквизитов) = Тип(«Строка») И ЗначениеЗаполнено(СтруктураРеквизитов) Тогда ТекстЗапроса = ТекстЗапроса + СокрЛП(СтруктураРеквизитов); //Если передали список реквизитов, инициализируем структуру Если Найти(СтруктураРеквизитов, «,») <> 0 Тогда СтруктураРеквизитов = Новый Структура(СтруктураРеквизитов); КонецЕсли; ИначеЕсли ТипЗнч(СтруктураРеквизитов) = Тип(«Структура») И СтруктураРеквизитов.Количество() > 0 Тогда Для каждого Реквизит Из СтруктураРеквизитов Цикл ТекстЗапроса = ТекстЗапроса + Реквизит.Ключ + «,»; КонецЦикла; //Отрезаем последнюю запятую ТекстЗапроса = Лев(ТекстЗапроса, СтрДлина(ТекстЗапроса) — 1); Иначе //Определяем список реквизитов объектов для подстановки в текст запроса СписокРеквизитов = «»; Если ЭтоСправочник ИЛИ ЭтоПланОбмена ИЛИ ЭтоПВХ ИЛИ ЭтоПланВидовРасчета Тогда Если МетаданныеОбъекта.ДлинаКода > 0 Тогда СписокРеквизитов = «Код,»; КонецЕсли; Если МетаданныеОбъекта.ДлинаНаименования > 0 Тогда СписокРеквизитов = СписокРеквизитов + «Наименование,»; КонецЕсли; Если ЭтоСправочник ИЛИ ЭтоПВХ Тогда Если МетаданныеОбъекта.Иерархический Тогда СписокРеквизитов = СписокРеквизитов + «Родитель,»; КонецЕсли; Если ЭтоСправочник И (МетаданныеОбъекта.Владельцы.Количество() <> 0) Тогда СписокРеквизитов = СписокРеквизитов + «Владелец,»; КонецЕсли; КонецЕсли; ИначеЕсли ЭтоДокумент Тогда Если МетаданныеОбъекта.ДлинаНомера > 0 Тогда СписокРеквизитов = «Номер,»; КонецЕсли; СписокРеквизитов = СписокРеквизитов + «Дата,»; ИначеЕсли ЭтоЗадача Тогда Если МетаданныеОбъекта.ДлинаНомера > 0 Тогда СписокРеквизитов = «Номер,»; КонецЕсли; СписокРеквизитов = СписокРеквизитов + «Дата,»; Если МетаданныеОбъекта.ДлинаНаименования > 0 Тогда СписокРеквизитов = СписокРеквизитов + «Наименование,»; КонецЕсли; КонецЕсли; СписокРеквизитов = СписокРеквизитов + «ПометкаУдаления,»; Для каждого Реквизит Из МетаданныеОбъекта.Реквизиты Цикл СписокРеквизитов = СписокРеквизитов + Реквизит.Имя + «,»; КонецЦикла; //Отрезаем последнюю запятую СписокРеквизитов = Лев(СписокРеквизитов, СтрДлина(СписокРеквизитов) — 1); СтруктураРеквизитов = Новый Структура(СписокРеквизитов); ТекстЗапроса = ТекстЗапроса + СписокРеквизитов; КонецЕсли; ТекстЗапроса = ТекстЗапроса + » |ИЗ » + ИмяТаблицы + » |ГДЕ Ссылка = &Ссылка»; Запрос = Новый Запрос; Запрос.Текст = ТекстЗапроса; Запрос.УстановитьПараметр(«Ссылка», Ссылка); РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить(); Если НЕ РезультатЗапроса.Пустой() Тогда Выборка = РезультатЗапроса.Выбрать(); Если Выборка.Следующий() Тогда Если ТипЗнч(СтруктураРеквизитов) = Тип(«Строка») И ЗначениеЗаполнено(СтруктураРеквизитов) Тогда Возврат Выборка; Иначе ЗаполнитьЗначенияСвойств(СтруктураРеквизитов, Выборка); Возврат СтруктураРеквизитов; КонецЕсли; КонецЕсли; КонецЕсли; Возврат Неопределено; КонецФункции //ПолучитьРеквизитыОбъекта()

В // Универсальная процедура, регистрирующая изменения реквизитов объекта (справочник, документ, план обмена, ПВХ) // в журнале регистрации // Процедура РегистрацияИзмененийРеквизитовОбъекта(Объект) Экспорт Перем МетаданныеОбъекта; Если НЕ Объект.Ссылка.Пустая() Тогда МетаданныеОбъекта = Объект.Метаданные(); СтрокаСобытие = «Данные.ИзменениеРеквизитов.» + МетаданныеОбъекта.Имя; ПрежнийОбъект = Объект.Ссылка; РеквизитыПрежнегоОбъекта = ДополнительныеПроцедурыСервер.ПолучитьРеквизитыОбъекта(ПрежнийОбъект); СтрокаСообщениеРеквизит = «Изменён реквизит «; СтрокаСообщениеТабЧасть = «Изменена таб.часть «; СтрокаСообщениеТабЧастьУдалено = «Удалено «; СтрокаСообщениеТабЧастьДобавлено = «Добавлено «; Для Каждого Элемент из РеквизитыПрежнегоОбъекта Цикл ПрежнийРеквизитЗначение = Элемент.Значение; НовыйРеквизитЗначение = Объект; Если ТипЗнч(НовыйРеквизитЗначение) = Тип(«Строка») Тогда НовыйРеквизитЗначение = СокрЛП(НовыйРеквизитЗначение); КонецЕсли; Если ТипЗнч(ПрежнийРеквизитЗначение) = Тип(«Строка») Тогда ПрежнийРеквизитЗначение = СокрЛП(ПрежнийРеквизитЗначение); КонецЕсли; Если ПрежнийРеквизитЗначение <> НовыйРеквизитЗначение Тогда ЗаписьЖурналаРегистрации(СтрокаСобытие, УровеньЖурналаРегистрации.Предупреждение, МетаданныеОбъекта, ПрежнийОбъект, СтрокаСообщениеРеквизит + Элемент.Ключ + Символы.ВК + «Прежний: » + Строка(ПрежнийРеквизитЗначение) + Символы.ВК + «Новый: » + Строка(НовыйРеквизитЗначение)); КонецЕсли; КонецЦикла; Если МетаданныеОбъекта.ТабличныеЧасти.Количество() > 0 Тогда // Определяем список проверяемых реквизитов табличных частей, // чтобы не забивать журнал регистрации лишними записями. // Для каждой конфигурации определить свой список, либо удалить проверку // Здесь приведён пример для Управления Торговлей. ПроверяемыеРеквизитыТабЧасти = Новый Структура(«Номенклатура, ЕдиницаИзмерения, Количество, Цена, Сумма, СтавкаНДС, СерияНоменклатуры, ХарактеристикаНоменклатуры, СерияНоменклатурыНовая, ХарактеристикаНоменклатурыНовая, СерияНоменклатурыСтарая, ХарактеристикаНоменклатурыСтарая, Проект, ЗаказПокупателя, Сделка, ДокументПартии, ДокументРасчетовСКонтрагентом, СуммаВзаиморасчетов, ДоговорКонтрагента, Контрагент, СтатьяДвиженияДенежныхСредств, ПроцентСкидкиНаценки, НаименованиеТовара, ЗаказПоставщику, ДокументПоступления, ДокументОснование, ИсходноеРазмещение, НовоеРазмещение, СуммаТовара, СуммаПлатежа, Размещение, УвеличениеДолгаКонтрагента, УменьшениеДолгаКонтрагента, КоличествоУчет, ДокументРезерва, ТипЦен, Валюта, Пользователь, ВидЗадолженности, ВидОперации»); Для Каждого МДТЧ ИЗ МетаданныеОбъекта.ТабличныеЧасти Цикл ИмяТЧ = МДТЧ.Имя; ТЧ1 = Объект; ТЧ2 = ПрежнийОбъект; ТЧ1Количество = ТЧ1.Количество(); ТЧ2Количество = ТЧ2.Количество(); Если ТЧ1Количество <> ТЧ2Количество Тогда ЗаписьЖурналаРегистрации(СтрокаСобытие, УровеньЖурналаРегистрации.Предупреждение, МетаданныеОбъекта, Объект.Ссылка, СтрокаСообщениеТабЧасть + ИмяТЧ + Символы.ВК + «Прежняя: » + Строка(ТЧ2Количество) + «. Новая: » + Строка(ТЧ1Количество)); КонецЕсли; Если ТЧ1Количество = ТЧ2Количество Тогда СтрокаСообщение = СтрокаСообщениеРеквизит; ИначеЕсли ТЧ2Количество > ТЧ1Количество Тогда СтрокаСообщение = СтрокаСообщениеТабЧастьУдалено; ИначеЕсли ТЧ2Количество < ТЧ1Количество Тогда СтрокаСообщение = СтрокаСообщениеТабЧастьДобавлено; КонецЕсли; Для Инд = 0 По Макс(ТЧ1Количество — 1, ТЧ2Количество — 1) Цикл Для Каждого МДРТЧ ИЗ МДТЧ.Реквизиты Цикл Реквизит = МДРТЧ.Имя; // При необходимости проверку можно удалить Если НЕ ПроверяемыеРеквизитыТабЧасти.Свойство(Реквизит) Тогда Продолжить; КонецЕсли; Если Инд >= ТЧ1Количество Тогда НовыйРеквизитЗначение = Неопределено; Иначе НовыйРеквизитЗначение = ТЧ1; КонецЕсли; Если Инд >= ТЧ2Количество Тогда ПрежнийРеквизитЗначение = Неопределено; Иначе ПрежнийРеквизитЗначение = ТЧ2; КонецЕсли; Если (ЗначениеЗаполнено(ПрежнийРеквизитЗначение) И ЗначениеЗаполнено(НовыйРеквизитЗначение)) ИЛИ (НЕ ЗначениеЗаполнено(ПрежнийРеквизитЗначение) И ЗначениеЗаполнено(НовыйРеквизитЗначение)) ИЛИ (ЗначениеЗаполнено(ПрежнийРеквизитЗначение) И НЕ ЗначениеЗаполнено(НовыйРеквизитЗначение)) Тогда Если ТипЗнч(НовыйРеквизитЗначение) = Тип(«Строка») Тогда НовыйРеквизитЗначение = СокрЛП(НовыйРеквизитЗначение); КонецЕсли; Если ТипЗнч(ПрежнийРеквизитЗначение) = Тип(«Строка») Тогда ПрежнийРеквизитЗначение = СокрЛП(ПрежнийРеквизитЗначение); КонецЕсли; Если НовыйРеквизитЗначение <> ПрежнийРеквизитЗначение Тогда ЗаписьЖурналаРегистрации(СтрокаСобытие, УровеньЖурналаРегистрации.Предупреждение, МетаданныеОбъекта, Объект.Ссылка, СтрокаСообщение + ИмяТЧ + «.» + Реквизит + » в строке » + (Инд + 1) + Символы.ВК + «Прежний: » + Строка(ПрежнийРеквизитЗначение) + Символы.ВК + «Новый: » + Строка(НовыйРеквизитЗначение)); КонецЕсли; КонецЕсли; КонецЦикла; КонецЦикла; КонецЦикла; КонецЕсли; КонецЕсли; КонецПроцедуры

Создать подписку на событие для документов
Источник = ДокументОбъект
Событие = ПередЗаписью
Назначить обработчик события

В

В //Обработчик события подписки на событие //Регистрируем изменения для документа // Процедура ПередЗаписьюДокументаРегистрацияИзмененийРеквизитов(Источник, Отказ, РежимЗаписи, РежимПроведения) Экспорт //Изменения будем регистрировать для случаев проведения или отмены проведения, //так как для простой записи или вновь создаваемых документов контроль не имеет особого смысла Если НЕ Отказ И ((РежимЗаписи = РежимЗаписиДокумента.Проведение) ИЛИ (РежимЗаписи = РежимЗаписиДокумента.ОтменаПроведения)) Тогда РегистрацияИзмененийРеквизитовОбъекта(Источник); КонецЕсли; КонецПроцедуры

В

Создать подписку на событие для справочников (ПВХ, планов обменов, задач, бизнес-процессов)
Источник = БизнесПроцессОбъект, ПланВидовРасчетаОбъект, ПланВидовХарактеристикОбъект, ПланОбменаОбъект, СправочникОбъект, ЗадачаОбъект
Событие = ПередЗаписью
Назначить обработчик события

В //Обработчик события подписки на событие //Регистрируем изменения для справочника, плана обмена, ПВХ, задачи, бизнесс-процесса // Процедура ПередЗаписьюОбъектаРегистрацияИзмененийРеквизитов(Источник, Отказ) Экспорт Если НЕ Отказ Тогда РегистрацияИзмененийРеквизитовОбъекта(Источник); КонецЕсли; КонецПроцедуры

В

Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции? На первый взгляд неопытному специалисту может показаться, что эти документы — формальность и бюрократический пережиток. Но на практике быстро подтверждается, что скрупулёзная фиксация всех входящих и исходящих писем очень полезна организации. Рассказываем, для чего необходимы журналы регистрации корреспонденции и как их правильно вести.

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации. Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

Регистрация входящих и исходящих писем:

• служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
• помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
• помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
• запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
• может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
• помогает в судебных разбирательствах.

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel

Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции

Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений. Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой. Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер.

Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря. Этот сотрудник вносит данные о поступивших документах, сортирует их и доводит до адресатов — руководителя, его заместителей или начальников отделов. Секретарь же отслеживает своевременность ответов на письма (конечно, если они предполагаются). Каждую неделю он просматривает заполненный журнал, выписывает реквизиты обращений, на которые ещё нет ответа и доводит информацию до ответственных лиц. Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма. Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем.

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

1. Порядковый номер.
2. Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. Если письмо пришло в конце рабочего дня и не содержит срочной информации, допускается зарегистрировать его утром следующего дня. Если документ срочный, регистрируется без промедления.
3. Номер входящего документа. Собственный номер, то есть тот, который в порядке очередности присваивает секретарь организации.
4. Дополнительные реквизиты. Некоторые секретари добавляют графу с информацией о дате и регистрационном номере отправителя. Это не обязательный пункт.
5. Вид документа. Если это имеет значение для работы, можно указывать вид входящей корреспонденции — письмо, заявка, жалоба, информационный запрос. Такой приём может помочь секретарю проще отслеживать обращения, требующие срочного ответа. Необязательный раздел.
6. Отправитель. Рекомендуется указывать наименование организации и того, в чьём лице она представлена (кем подписан документ).
7. Краткое содержание. Рекомендуется фиксировать не только тему, но и конспектировать смысл письма. То есть не ограничиваться формулировкой «Об испорченной продукции», а раскрывать содержание — «О требовании компенсации за испорченную по вине контрагента ООО «Техно» продукцию в поставке №245 от 20 февраля 2019″.
8. Ответственный исполнитель. Если на письмо или жалобу предполагается ответ, секретарь дожидается назначения ответственного сотрудника и указывает его в журнале.
9. Ответ. Когда ответ на обращение готов, в этой графе пишут реквизиты исходящего документа. После этого документ считается исполненным.
10. Отметка о выдаче во временное пользование. Ещё один необязательный раздел. Требуется только в случае, если документы часто забирают из архива. Достаточно отметки о дате выдачи и получателе.

Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут.

Скачать образец журнала входящей корреспонденции: Журнал регистрации входящих документов

Журналы регистрации документов ведёт секретарь организации

Бланк Журнала исходящих документов

Исходящую корреспонденцию, то есть документы, которые пишет и отправляет организация в ответ на поступившие обращения или по собственной инициативе, тоже нужно регистрировать в отдельном журнале. Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (могут отличаться максимум на 1-2 дня, если речь идёт о несрочных данных).

Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции:

1. Порядковый номер.
2. Дата.
3. Номер.
4. Адресат.
5. Тема и краткое содержание. Как и в предыдущем случае, рекомендуется законспектировать смысл письма, а не ограничиваться заголовком.
6. Исполнитель. Здесь указывают не только визирующего документ директора, но и «внутреннего» исполнителя.
7. Количество оригинальных экземпляров.
8. Способ отправки. Необязательный раздел, который, однако, может быть полезен при анализе качества разных способов доставки документов (почта, курьер, личная доставка).

Скачать образец реестра исходящих документов: Журнал регистрации исходящих документов

Журнал исходящих документов содержит почти те же данные, что и журнал входящей корреспонденции

Бумажный и электронный учет документации

В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица. Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе. Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы). Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение. Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк. Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме. Всё это в совокупности упрощает работу секретаря.

Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию. Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:

• одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
• хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).

Регистрация входящих и исходящих документов — простая процедура, которая поможет компании держать делопроизводство под контролем. Для регистрации необходимы специальные журналы. С их помощью можно отслеживать своевременность ответов, восстанавливать утраченные письма, предоставлять информацию контролирующим органам и суду. Допускается использовать как бумажные бланки, так и вести электронную таблицу в Excel, Google Docs или аналогичной программе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Читайте далее: Вконтакте