Управленческий учет в строительной организации

Управленческий учет в строительной организации

Ларионова ВалентинаКонсультант компании «МАГ КОНСАЛТИНГ»
Журнал «Финансовый директор», № 9 за 2005 год

Специфика управленческого учета и бюджетирования в строительных компаниях объясняется такими особенностями отрасли, как продолжительность и уникальность проектов, многочисленные стадии согласования проекта, необходимость составления смет и т. д. Поэтому процесс формирования бюджета строительства должен быть связан с проектно-сметной деятельностью. Это отражается в первую очередь на составе статей бюджета и методике их планирования.

Финансовые директора, переходящие в строительные компании из других отраслей, часто сталкиваются с непривычным способом ведения бизнеса. Среди особенностей строительной отрасли, оказывающих влияние на финансовое управление, можно выделить следующие:

  • высокая степень государственного регулирования отрасли (см. врезку «Строительная компания и государство»). Процесс получения разрешений на строительство зданий в столице, например, может занять несколько лет, а расходы на получение такого разрешения непредсказуемы;
  • продолжительность инвестиционного цикла. От момента начала строительства здания до подписания акта госкомиссии о его приемке может пройти до 10 лет;
  • уникальность строительных проектов. Несмотря на наличие так называемых «типовых проектов» зданий и сооружений, каждый проект должен разрабатываться индивидуально, в том числе с учетом геофизических особенностей места строительства;
  • составление проектно-сметной документации обязательно для каждого строительного проекта, а от грамотного составления сметы на этапе проектирования в конечном итоге зависит финансовый результат проекта;
  • организационная структура. Большинство крупных российских строительных компаний представляют собой вертикально и горизонтально интегрированные структуры, состоящие из инвестиционной компании, генподрядной организации, проектного бюро, а также некоторых производств, например бетонного. Функции управления холдингом (такие как планирование, координация, стратегический контроль) обычно выполняет управляющая компания (часто она также играет роль инвестора в проектах строительства);
  • консервативность персонала. Многие крупные российские строительные компании были (а иногда и до сих пор являются) предприятиями с преимущественно государственным капиталом и консервативными управляющими. Это значительно затрудняет внедрение новых методик управления и поддерживающих их информационных систем;
  • низкая квалификация персонала. Попытки внедрить различные управленческие технологии, например бюджетирование, могут закончиться неудачей из-за отсутствия у начальника стройки (владельца бюджета) понимания назначения и сути бюджетирования, а также из-за невозможности вследствие этого использовать составленный им бюджет для принятия управленческих решений.

Перечисленные особенности повышают риски при реализации строительных проектов. Снизить эти риски можно путем создания эффективной системы управления внутри компании, в частности внедрения системы управленческого учета и бюджетирования.

Личный опыт
Алексей Мороховец, заместитель генерального директора девелоперской компании «Высота» (Москва)
Одной из отличительных черт российского строительного бизнеса является низкое качество планирования, которое связано в первую очередь с низкой культурой планирования у менеджеров, серьезным недопониманием между менеджерами, руководящими процессом строительства, и административно-управленческим персоналом, а также наличием большого количества непредсказуемых платежей, в частности, на различные согласования. Расхождения между первоначальным планом и фактическими данными о его исполнении могут достигать 30%. Пока строительный бизнес в Москве устойчив и прибылен, он иногда прощает даже серьезные ошибки планирования, компенсируя их значительной маржой. Однако в ближайшем будущем эта ситуация изменится: правила регулирования рынка ужесточаются, конкуренция растет, маржа снижается. Несмотря на то что потребность в привлеченном капитале растет, из-за низких стандартов планирования и управления в отрасли деньги в нее поступают медленно: я анализировал область инвестирования в строительство в России и обнаружил, что Всемирный банк, к примеру, пока не дал ни одного кредита российской компании, работающей в сфере недвижимости, в то время как предприятиям розничной торговли, пищевой промышленности, транспорта таких кредитов выдается много. И одна из основных причин этого — «мутность» данной сферы бизнеса, низкое качество планирования, над повышением которого нужно работать.

Порядок составления бюджетов

Как правило, финансовая структура строительных компаний повторяет организационную, то есть центрами ответственности являются выделенные подразделения или юридические лица. В управляющей компании, а также внутри центров прибыли могут выделяться центры ответственности более низкого уровня.

Личный опыт
Иван Буруханов, финансовый директор ЗАО «Пересвет-Инвест» (Москва)
В нашей компании 17 дивизионов, которые выполняют различные функции: это подразделения, занимающиеся инвестированием в строительство недвижимости и ипотечным кредитованием, агентства недвижимости и другие. Финансовая структура компании формировалась исходя из организационной структуры, поэтому центрами ответственности являются эти подразделения, а управляет ими и консолидирует бюджеты управляющая компания.

Доходы и расходы инвестиционно-строительных компаний связаны с реализацией строительных проектов, поэтому основой бюджета компании в целом являются бюджеты таких проектов, представляющие собой совокупность бюджетов подразделений, занятых в проекте.

Строительная компания и государство
(на примере Москвы)
Государственное регулирование строительной отрасли проявляется в следующем.
1. На определенные виды строительных работ требуются лицензии Госстроя России, Гостехнадзора, Главэнергонадзора, для получения которых необходимо потратить время и соблюсти ряд формальностей.
2. Перед началом производства работ по проекту необходимо получить разрешение на строительство — документ, который удостоверяет право компании на застройку (новое строительство или реконструкция, см. ст. 62 Градостроительного кодекса РФ, распоряжение Мэра Москвы от 11.04.2000 № 378-РМ). Без него нельзя сдать объект в эксплуатацию, и он будет считаться самовольной постройкой.
В Москве такой документ выдает префектура, а если оформлены земельно-правовые отношения, то Москомархитектуры. Кроме того, существуют разрешение на строительно-монтажные работы (выдает ИГАСН), ордер на производство земляных работ (ОАТИ).
3. При производстве строительных работ в обязательном порядке необходимо применять технологические нормы — так называемые СНиПы (Строительные нормы и правила), а также соблюдать санитарные и пожарные требования и технику безопасности.
4. В ходе реализации строительного проекта многочисленные государственные организации (ИГАСН, Мосстройсертификация, органы технадзора) осуществляют надзор за технологией строительства.
5. Для ввода объекта строительства в эксплуатацию и оформления права собственности на него необходимо получить акт Государственной приемочной комиссии о приемке в эксплуатацию законченного строительством объекта.

Таким образом, в строительстве параллельно осуществляются два вида бюджетирования — проектное и по бизнесу в целом. Для целей бизнеса бюджеты проектов независимо от сроков их реализации должны разбиваться на месячные, квартальные и годовые с учетом частоты сравнения плановых и фактических данных, требуемой для целей управления. При этом на этапе оценки проекта его бюджет рекомендуется формировать по схеме «сверху — вниз», то есть анализировать, рассчитывать финансовый результат и составлять такой документ, который в будущем будет законом для компании.

Операционные бюджеты, необходимые для контроля реализации проектов, составляются в зависимости от условий конкретных договоров, заключенных с подрядчиками и поставщиками, по схеме «снизу — вверх». На этом этапе процесс должен быть организован так, чтобы бюджеты, утвержденные по схеме «сверху — вниз», не противоречили тем, которые будут формироваться по схеме «снизу — вверх». Фактические данные об исполнении операционных бюджетов по проектам получают исходя из подписанных актов о приемке работ, поэтому важно организовать своевременное подписание и учет таких актов. Аналогичным образом — по мере подписания договоров с покупателями о продаже квартир — признается и выручка строительной компании.

Личный опыт
Алексей Мороховец
Мы используем иерархическую вложенную систему бюджетирования: мастер-бюджет проекта, который составляется на весь срок его реализации и позволяет контролировать генеральные параметры проекта. Целям оперативного контроля служат месячные бюджеты, которые в свою очередь делятся на недельные кассовые планы. Бюджет компании в целом представляет собой совмещение бюджетов проектов и бюджета офиса (управляющей компании), что является косвенными затратами. При этом в компании используется только БДДС. Это связано с тем, что в БДР и в отчете о прибылях и убытках результат должен отражаться на момент реализации (продажи) продукта. Поскольку у нас реализация происходит только по завершении проекта, затраты на него списываются одномоментно при реализации объекта недвижимости (дома), поэтому с управленческой точки зрения использование БДР в ходе выполнения проекта непоказательно и бесполезно.

Бюджетирование осуществляется следующим образом. Сначала бюджет проекта составляется в первом приближении, буквально «на коленке». Чаще всего решение о вхождении в проект принимается на основе предварительных вычислений, и в этот момент большое значение имеет опыт финансового директора, понимание им специфики отрасли. Затем подразделениям отдается указание на составление операционных бюджетов. Срок представления таких бюджетов у всех подразделений единый: 25-го числа месяца, предшествующего отчетному периоду, все службы защищают свои бюджеты, а 5-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, отчитываются об исполнении.

При бюджетировании в производстве или торговле ключевым моментом является определение ограничительных внешних факторов — емкости рынка, объема поставок, поведения покупателей и спроса. Затем на основе анализа этих факторов составляется бюджет продаж, за которым следуют бюджеты производства, коммерческих расходов, заработной платы, управленческих расходов и т. д. В связи со спецификой строительной отрасли (значительные сроки реализации проекта, технологические особенности строительства) первичным в отрасли является бюджет строительства (или проект производства работ — ППР). По сути, этот бюджет представляет собой смету расходов строительного проекта без подробной детализации по видам работ. Цикл строительства не зависит от плана продаж, и построение процесса бюджетирования в строительстве на основе бюджета продаж невозможно (см. рисунок). Скорее наоборот — поскольку цены на квартиры в готовом доме значительно выше, чем на этапе строительства, необходимо продавать ровно столько квартир, сколько средств требуется на финансирование строительных работ на каждом этапе.

Строительные компании об организации бюджетирования

В марте-апреле 2005 года компания «МАГ КОНСАЛТИНГ» провела исследование среди компаний строительной отрасли, посвященное организации бюджетного процесса.
В ходе проекта были опрошены порядка 40 компаний из Москвы, Подмосковья и Санкт-Петербурга, работающих на этом рынке от трех до десяти лет и с количеством сотрудников от 15 до 1000 человек.
Оказалось, что система планирования или ее отдельные элементы (составление сметы, ППР) в том или ином виде есть у 51% опрошенных компаний. Еще 25% рассчитывают внедрить бюджетное управление в обозримом будущем. И только 24% компаний отметили, что широко используют бюджетирование в повседневной работе. Кроме того, само понятие «бюджетирование» для строителей весьма расплывчато. Полноценное бюджетное управление, то есть ситуация, когда бюджеты и результаты их исполнения являются основой для принятия управленческих решений, имеет место не более чем в 10% компаний. 47% опрошенных вообще не используют бюджеты для принятия управленческих решений. Еще 45% планируют только движение денежных средств, упуская из виду начисленные доходы и расходы по конкретному проекту, а также такие показатели, как маржинальная прибыль, рентабельность, оборачиваемость и т. д. Это приводит к появлению неожиданных «дыр» в бюджетах и необходимости «незапланированного» поиска больших объемов средств на продолжение финансирования проектов.
Ограниченное использование механизмов бюджетного управления ведет к тому, что в подавляющем большинстве строительных компаний (62%) управленческие решения принимаются на основе интуиции и данных предыдущих периодов, и только 38% используют анализ исполнения бюджетов. Среди причин отказа от бюджетирования назывались:

  • дефицит времени (40% опрошенных);
  • отсутствие квалифицированных кадров (30%);
  • отсутствие видимой необходимости (65%).

    Кроме того, респонденты отметили нежелание руководства компаний передавать свои полномочия владельцам бюджетов (а также боязнь принимать такие полномочия со стороны самих владельцев) и низкое качество планирования — расхождения плановых и фактических значений в строительных компаниях зачастую достигают 150%.

Личный опыт
Иван Буруханов
Формирование бюджета начинается с составления бизнес-плана на три года. Сначала планируются натуральные показатели по уже существующим проектам, затем они переводятся в финансовые величины. Результаты планирования анализируются с точки зрения прибыльности компании и ее будущих доходов, строится прогноз относительно входа в новые проекты и бюджеты этих проектов. Причем при необходимости мы готовы доплачивать за то, чтобы войти в эти новые проекты (например, покупать готовые компании с уже имеющимся разрешением на строительство), так как отсрочка их реализации обойдется компании значительно дороже.

Процесс формирования бюджета строительства должен быть связан с проектно-сметной документацией. Это отражается в первую очередь на составе статей бюджета и методике их планирования. Также необходимо учитывать, что в реализации каждого проекта будут участвовать несколько центров ответственности (ЦО) компании, поэтому при планировании доходов и расходов различных центров необходимо учитывать их взаимосвязь. Разнопрофильность строительных холдингов приводит к тому, что у разных компаний в рамках холдинга состав бюджетов может различаться.


Рисунок. Взаимосвязь бюджетных форм строительной компании

Так, у генподрядчика основным будет бюджет производства, напоминающий строительную смету, а у инвестиционной компании — бюджет финансовых вложений.

Особенности управленческого учета

Количество аналитических признаков, используемых в строительной компании для целей управленческого учета, обычно выше, чем у производственных или торговых компаний аналогичного размера. Для целей управления необходимы аналитики по направлениям деятельности, проектам, видам расходов и доходов, договорам, участкам (вплоть до отдельного корпуса) и их руководителям и т. д.

Личный опыт
Алексей Мороховец
При анализе финансовых результатов работы мы используем три основных «измерения» учета: центры затрат, проекты и функциональное назначение платежа (см. таблицы 1-3 ). В рамках функционала платежей есть около 30 статей расходов и доходов, каждая из которых при необходимости может анализироваться углубленно по детальным аналитическим признакам.

Разнесение затрат

В реализации проекта крупной строительной организации участвуют все или почти все ее подразделения (инвестиционная компания, проектное бюро, генподрядчики и т. д.). В целях повышения качества управленческого учета для всех этих компаний необходимо разработать единый аналитический справочник «Классификатор затрат». Кроме того, чтобы наиболее точно оценить результаты каждого строительного проекта, необходимо разработать механизм разнесения косвенных затрат по проектам. Основная сложность заключается в определении процедуры и базы для разнесения. Выручка строительной компании поступает неравномерно, поэтому чаще всего основной базой распределения косвенных затрат являются прямые затраты. Также в качестве базы для распределения косвенных затрат используют построенные метры, материальные затраты и т. д.

Личный опыт
Иван Буруханов
Мы рассматривали два базиса, согласно которым можно разносить косвенные затраты: пропорционально маржинальному доходу дивизиона или же пропорционально обороту (в этом случае менее рентабельное подразделение с большим оборотом будет нести большую нагрузку по расходам). В результате мы решили распределять затраты пропорционально обороту, так как это, по нашему мнению, более правильно.

Консолидация отчетности

При попытке создать единую систему управленческого учета и отчетности в разнопрофильной строительной компании неизбежно приходится сталкиваться с проблемой консолидации бюджетов разных направлений деятельности (центров ответственности). Дело осложняется большим количеством внутрифирменных операций. В качестве решения этой проблемы можно предложить следующий метод, использованный одной из строительных компаний.

Холдинг имеет несколько направлений деятельности — строительство, управление недвижимостью и производство бетона на собственном заводе. Операции внутри холдинга для целей управленческого учета делятся на операции, осуществляемые внутри одного направления, для другого направления и для внешних пользователей. При регистрации каждой операции в системе управленческого учета ей присваивается соответствующий признак. При консолидации отчетности на уровне направления деятельности исключаются операции с признаком «внутри направления», а при консолидации отчетности на уровне холдинга — операции «внутри направления» и «между направлениями». Для упрощения процедуры консолидации все ЦО используют единые бюджетные формы, например БДР, который делится на блоки в соответствии с финансовой структурой компании. Каждый ЦО заполняет в бюджете тот блок, который непосредственно относится к его деятельности, затем бюджеты консолидируются финансовым отделом управляющей компании путем простого построчного сложения данных соответствующих бюджетов с исключением внутренних операций. На уровне холдинга консолидируются только финансовые бюджеты: БДР, БДДС и прогнозный баланс.

Таблица 1. Статьи расходов и поступлений девелоперской компании «Высота» (укрупненно)

Код Статья
OPS (Основная деятельность)
IN (Поступления)
OI-100 Поступления от продаж
OI-100.1 Квартир
OI-100.2 Машиномест
OI-100.3 Офисных площадей
OI-100.4 Зданий, проектов, земельных участков целиком
OI-110 Поступления от сдачи в аренду
OI-120 Поступления за оказание услуг по эксплуатации
OI-130 Получение Development Fee от инвестора
OI-140 Получение возмещений за понесенные расходы
OI-150 Генподрядные поступления
OI-160 Прочие поступления
OUT (Затраты)
OO-110 Проектирование
OO-110.1 Архитектурная концепция/град. обоснование
OO-110.2 Стадия «П»
OO-110.3 Стадия «РД»
OO-110.4 Архитектурный надзор
OO-110.5 Дизайн-проекты
OO-110.6 Специализированные проекты
OO-120 Вход в проект
OO-120.1 Получение информации и документов по новым площадкам
OO-120.2 Приобретение проекта
OO-120.4 Отселение
OO-120.5 Выкуп доли города
OO-125 Подготовительные работы и содержание площадки
OO-125.1 Расчистка, подготовка площадки
OO-125.2 Ограждение, мойка колес, оформление (щиты, дор. знаки)
OO-125.3 Временные коммуникации (освещение, связь, вода): подключение, ремонт
OO-125.4 Временные коммуникации — освещение, связь, вода
OO-125.5 Охрана
OO-125.6 Приобретение и обслуживание биотуалетов
OO-125.7 Бытовой городок
OO-125.8 Административно-хозяйственные расходы
OO-125.9 Затраты на оборудование и технику
OO-130 Строительство
OO-130.1 «0-цикл»: шпунт, стена в грунте, свайное поле
OO-130.2 «0-цикл»: земляные работы
OO-130.3 «0-цикл»: общестроительные работы
OO-130.4 Общестроительные работы надземной части
OO-130.5 Кровля
OO-130.6 Фасад
OO-130.7 Оконное заполнение, двери, ограждение балконов
OO-130.8 Внутренняя инженерия
OO-130.9 Внешние сети
OO-130.10 Внутриплощадочные сети
OO-130.11 Благоустройство
OO-130.12 Социальная инфраструктура
OO-130.13 Отделка внутренняя
OO-140 Согласования
OO-140.1 Официальные платежи
OO-140.3 Сдача объекта (рабочая комиссия, госкомиссия и др.)
OO-140.4 Оформление прав собственности и земельных отношений, аренда земли
OO-140.5 Обследования, исследования, изыскания, справки, лаборатории
OO-140.6 Проекты и работы, необходимые для согласования, ТУ на вынос сетей
OO-140.7 Технический надзор, служба заказчика
OO-150 Маркетинг и продажи
OO-150.1 Выплаты риелторам и прочим посредникам при продаже
OO-150.2 Маркетинговые исследования
OO-150.3 Реклама, маркетинг, PR
OO-160 Постпродажное и претензионное обслуживание
OO-160.1 Гарантийное обслуживание
OO-160.2 Постгарантийное обслуживание
OO-160.3 Претензионная работа
OO-170 Эксплуатация
OO-170.1 Коммунальные платежи
OO-170.2 Расходные материалы
OO-170.3 Инструмент и инвентарь
OO-170.4 Механизмы и оборудование
OO-170.5 Сертификация и обучение
OO-170.6 Услуги сторонних организаций
OO-170.7 Обязательные страховки
OO-170.8 Ремонтные работы
OO-180 Офисные расходы
OO-180.1 Оплата труда административного персонала; рекрутинг всего персонала
OO-180.2 Расходы на арендуемый офис
OO-180.3 Содержание вычислительной и оргтехники, ПО
OO-180.4 Связь стационарная и интернет
OO-180.5 Связь мобильная
OO-180.6 Техника для офиса
OO-180.7 Мебель для офиса
OO-180.8 Транспортные расходы
OO-180.9 Юридическое, аудиторское и иное обслуживание (нотариус)
OO-180.10 Службы безопасности (отличные от охраны объекта)
OO-180.11 Обеспечение работы офиса
OO-180.13 Обучение и получение знаний
OO-180.14 Премирование сотрудников
OO-180.15 Банковское обслуживание
OO-190 Налоги
INV (Инвестиционная деятельность)
IN (Поступления)
II-100 Поступление инвестиций от инвесторов
II-110 Реализация объектов недвижимости
II-120 Реализация машин и оборудования
II-130 Реализация прочих материальных активов
II-140 Поступление прибыли от инвестиций
OUT
IO-100 Возврат инвестиций инвесторам
IO-110 Приобретение объектов недвижимости и проектов
IO-120 Приобретение машин и оборудования
IO-130 Приобретение прочих материальных активов
IO-140 Выплаты прибыли по инвестициям
FIN (Финансовая деятельность)
IN (Поступления)
FI-100 Получение внешних займов и кредитов
FI-110 Возмещение убытков по договорам страхования
FI-120 Возврат ранее выданных (нами) займов и кредитов
FI-130 Доходы по размещенным депозитам, займам и кредитам
FI-140 Доходы по ценным бумагам
FI-130 Доходы по лизингу
FI-160 Взносы учредителей
FI-170 Положительные курсовые разницы
OUT
FO-100 Погашение полученных займов и кредитов
FO-120 Выдача займов и кредитов (от нас), размещение депозитов
FO-140 Приобретение ценных бумаг
FO-130 Лизинговые выплаты
FO-160 Выплаты учредителям
FO-170 Отрицательные курсовые разницы
FO-180 Выплата процентов по банковским кредитам

Таблица 2. Классификация центров затрат девелоперской компании «Высота»

Код Центры затрат
ЗАК Заказчик
ДЕВ Девелопер
ГП Генподрядчик
ПРОЕКТ Проектировщик
сэк Служба эксплуатации
ФИН Финансовый департамент
БУХ Бухгалтерия
HR HR
IT IT
SALES Департамент продаж
PR Департамент маркетинга и PR
АХО АХО
СБ СБ
ЮР Юристы

Таблица 3. Классификатор проектов девелоперской компании «Высота»

Код Проекты
П101 Проект 1
П102 Проект 2
П103 Проект 3
П104 Проект 4
П105 Проект 5
П106 Проект 6
Н003 Офис
Н004 Служба эксплуатации

Личный опыт
Иван Буруханов
В компании, занимающейся разными направлениями деятельности, неизбежно возникают проекты, в которых задействованы несколько подразделений, например, у нас это может быть инвестор, подрядчик, агентство недвижимости и агентство ипотечного кредитования. Помимо перекрестных проектов существует также перекрестное кредитование внутри компании. Понятно, что при консолидации отчетности возникает множество корректировок. Например, агентство недвижимости продает квартиры по договору, заключенному с инвестиционной компанией, финансировавшей строительство, и получает агентское вознаграждение. В свою очередь инвестиционная компания платит агенту вознаграждение. Эти доходы и расходы будут отражены как в отчетности обеих компаний (обоих подразделений), так и в консолидированном отчете холдинга в целом. В другой ситуации, когда отдел ипотечного кредитования кредитует покупку квартир у инвестиционной компании, оба этих подразделения получают доход. Во избежание двойных расчетов величину этого дохода необходимо скорректировать.

Специфика отрасли

Финансовыми директорами строительных компаний чаще всего становятся специалисты, уже имеющие опыт работы в этой отрасли, — бывшие главные бухгалтеры или директора по развитию. Но в последнее время предприятиям отрасли не хватает квалифицированных кадров, поэтому появились прецеденты, когда финансовое управление крупной строительной компании возглавляет профессионал из другой отрасли, которому зачастую приходится сталкиваться с абсолютно новыми для себя проблемами.

Личный опыт
Алексей Мороховец
До того как перейти в строительную компанию, я работал преимущественно на производственных предприятиях, поэтому могу перечислить отличия. Ключевая особенность строительства — это сложность использования в финансовом управлении некоторых подходов, типичных для непрерывного (процессного) производства. Когда каждый день в цехе отливается одна и та же сталь, можно составить БДР и отчет о прибылях и убытках, проанализировать его и понять, какие расходы были понесены для отлива, скажем, тонны стали. В строительстве средняя продолжительность проекта составляет около двух лет, в конце проекта осуществляется продажа. Определить расходы, которые были понесены для строительства конкретной квартиры площадью 200 кв. м на 13-м этаже, с необходимой степенью точности нереально. Дело осложняется отсутствием адекватной нормативной базы и постоянными изменениями в проекте — например, когда в процессе строительства семиэтажного дома решили достроить еще два этажа. В итоге базис расчета себестоимости строительства изменился, расходную часть проекта нужно пересчитывать по другому базису, исходя не из 10 тыс. кв. м готовой площади, а из 13 тыс. Именно из-за этой специфики я решил не строить БДР, поскольку и он, и отчет о его исполнении будут далеки от реальности.
Учет и планирование расходов на производстве реализовать намного проще. В строительстве много непредсказуемых платежей, учесть которые невозможно. Они связаны в первую очередь с согласованием проектов, а также с конкретным местом строительства. Например, при проведении земляных работ обнаруживается подземный карст, незамеченный геологами на этапе обследования, который нужно срочно заполнять бетоном, или же водяная линза, которую нужно откачивать. Эти факторы существенно влияют на стоимость проекта.
В строительстве как ни в одной другой отрасли проявляется склонность специалистов завышать собственные потребности в расходах. Нередки ситуации, когда первоначальная заявка составляет, например, 1,5 млн руб., а в процессе защиты операционного бюджета на бюджетном комитете сумму удается снизить до 800 тыс. руб., в итоге качество работы остается прежним. Полностью избежать этого практически невозможно именно из-за укоренившейся привычки просить больше — «авось дадут ровно столько, сколько надо». Но больше всего меня смущает наличие двух графиков строительного проекта: строительства и финансирования. Разговор с подрядчиками начинается с того, что они требуют предоставить график финансирования проекта и уже под него «подгоняют» график строительства. Мы стараемся уйти от этой двойственности, требуя на первом этапе предоставить график строительства, составленный в рамках заданных нами сроков с учетом технологических процессов подрядной организации, и уже под него формируем график финансирования. Чтобы такая схема работала, в договоре с подрядной компанией фиксируются жесткие санкции как для строителей за срыв сроков, так и для нашей компании — за срыв финансирования. Пени за день просрочки могут доходить до 1,5%, общая сумма пеней — до 30% стоимости проекта, что на порядок выше общепринятых санкций.
В строительстве большое значение имеют сроки официального завершения проекта. Каждый построенный дом сдается государственной комиссии, которая подписывает соответствующий акт. С одной стороны, чем раньше будет подписан этот акт, тем лучше, так как этот вопрос часто является принципиальным для покупателей квартир. С другой стороны, все доработки, которые строительная компания делает после подписания такого акта, не могут быть отнесены на себестоимость строительства и производятся из чистой прибыли. Поэтому момент такого подписания необходимо выбирать правильно.
Иван Буруханов
Инвестиционно-строительным компаниям для расширения деятельности требуется привлекать значительные суммы на относительно долгий срок (один-два года), поэтому им необходимо тесно сотрудничать с банками и быть готовыми предложить различные варианты совместной работы — от простого кредитования до соинвестирования. Стоит также отметить, что крупной строительной компании нужно очень внимательно относиться к формированию портфеля своих проектов и трезво оценивать все рыночные и законодательные риски, связанные с их реализацией. Иногда лучше отказаться от финансирования крупного и привлекательного с точки зрения рентабельности проекта, если есть вероятность неудачи, и сделать выбор в пользу показателя финансовой устойчивости.

Оригинал статьи: Особенности управленческого учета и бюджетирования в строительной компании
Журнал «Финансовый директор»

Версия для печати

С началом изучения программы стало ясно, что «текучка» кадров – это катастрофа. Эффективность работы сотрудников низкая, ведь они должны тратить время на то, чтобы изучить что-либо.

Заметим также, что в компании «Н» следят за тем, чтобы новый сотрудник плавно входил в рабочий коллектив. Для этой цели предусмотрены должностные инструкции (регламенты), в рамках которых он должен действовать. Однако об их актуализации говорить не приходятся. Они были разработаны в тот момент, когда компания «Н» проходила сертификацию по стандартам качества ISO 9000. Естественно, жизнь не стоит на месте, меняется штатное расписание. Следовательно, регламент работы тоже должен корректироваться в унисон с рыночной ситуацией. То, что написано три года назад, не всегда актуально и «сегодня». Важно заметить, что появляются также новые объекты, субподрядчики, заказчики, с которыми деловые отношения, документооборот и тому подобное строятся иначе. Сказать нужно и о появлении новых каналов связи, использование которых в работе кардинально меняет принцип взаимодействия с контрагентами. Само собой, вновь пришедший человек не станет спорить с закрепленными регламентами. Ведь со «своим уставом в чужой монастырь не приходят». Даже если сотрудник замечает, что регламент, в рамках которого он работает, нелогичен, то в 99 % случаев он промолчит.

📌 Реклама

Приступив к внедрению программы, специалисты компании «АЛТИУС СОФТ» стали задавать вопросы относительно регламентов, начали уточнять, по какой причине следует выполнять работу так, а не иначе. Выяснилось, что теперь уже и нельзя вспомнить суть, заложенную в регламенте, и работа ведется по привычке.

Кроме того, программа выявила, что отчеты, которые подаются руководству, просто неактуальны, т.к. сотрудник уволился, новый пришел и входит в курс дела. Следовательно, запаздывание актуальности информации доходит до месяца.

Несколько слов нужно сказать и о работе секретариата. В компании «Н» секретарь вносит данные (о входящих и исходящих документах) в таблицу, но делает это по своему собственному усмотрению: какие-то поля заполняет сначала, другие оставляет на конец дня или вообще не заполняет. Когда же возник вопрос о том, что теперь в модуль документооборота, входящий в состав программы, данные нужно вносить все и сразу, то негодование секретаря было заметно невооруженным взглядом. Не указывать данные или откладывать их внесение на потом нельзя, так как по этой причине карточка документа будет просто-напросто пустой, и никто не поймет, к чему относится ранее внесенная информация. В этом случае внедрение программы вскрыло проблему, указывающую на то, что секретарь отклоняется от регламентов, приводя данные в актуальный вид лишь к моменту сдачи отчета руководителю.

📌 Реклама

Несвоевременность финансового планирования

Следующая проблема, которую удалось выявить с помощью программы, базировалась на том, что финансовые планы анализировались постфактум. Сами же финансовые показатели были составлены приблизительно. То есть, условно было известно, что на прокладку одного километра трубы уходило какое-то количество материалов. Но могло быть и так, что в течение месяца не было положено ни одного километра трубы, так как велись подготовительные работы: выемка грунта, засыпка, укладка трубы, сварка швов, восстановление экологической обстановки. Иными словами, укладка трубы еще не произошла, а огромная часть работ уже была проведена. Понять, превышены ли затраты на заработную плату и материалы нельзя, пока не окончены работы. При этом заработная плата платится вне зависимости от того, закрыт километр трубы или нет.

Постоянно по ходу строительства требуется определять различные характеристики его текущего состояния. Эта функция получила название учета. По результатам учетных данных составляются в установленном по рядке различного рода отчеты и принимаются управленческие решения.

В организации строительства рассматриваются три вида учета: оперативно-технический, бухгалтерский и статистический.

Оперативно-технический учет является текущим (оперативным) учетом, непосредственно определяющим технико-экономическое состояние строительного производства. Оперативно-технический учет отражает процессы хозяйственной деятельности предприятия, сведения о которых необходимо получить для контроля и руководства немедленно, не дожидаясь обработки методами бухгалтерского учета.

Оперативный учет ведется в натуральных единицах и на основе правильно, своевременно оформленных первичных документов.

Сведения, полученные в процессе оперативного учета, используются на предприятии для обеспечения непрерывности технологического процесса, рационального использования сырья, контроля технологического процесса и недопущения неоправданных потерь — для оперативного управления предприятием.

Оперативно-технический учет — один из видов хозяйственного учёта, составляющий вместе с бухгалтерским учётом и статистикой единую систему народно-хозяйственного учёта; используется для оперативного планирования и текущего наблюдения за ходом хозяйственной работы. Ведётся на местах выполнения хозяйственных операций; охватывает преимущественно те явления, которые не получают непосредственного отражения в счетах бухгалтерского учёта.

Данному виду учета подлежат следующие характеристики, определяющие ход реализации строительства:

— учет выполненных работ осуществляется с помощью ведения как общего журнала работ, так и специальных журналов по выполнению работ субподрядчиками. В данных журналах на основании фактических замеров отражаются объемы и сроки выполнения работ с учетом их качества. В журналы вносятся замечания и требования контролирующих органов (должностных лиц) по устранению выявленных недостатков. Для того чтобы данные в журналах имели бы доказательную основу, все страницы в них нумеруют, прошивают и скрепляют подписями руководства строительства и печатью организации;


— учет труда и заработной платы осуществляется либо по нарядной схеме посредством выдачи дневного или месячного задания, либо по тарифной схеме посредством учета рабочего времени с помощью табеля. Наряды могут быть коллективными и индивидуальными и выдаваться на различный срок. Выдача нарядов и оценка выполнения работ по их объему целесообразна в тех случаях, когда возможно ее измерить в физических единицах (объем каменной кладки, длина уложенного трубопровода, площадь гидроизоляции фундамента и т. п.). Учет и оценка труда подсобных и вспомогательных рабочих, а также управленческого персонала осуществляется из расчета количества отработанных часов;

— учет материально-технических ресурсов осуществляется с помощью оплаченных счетов, доверенностей, материальных накладных, требований (внутренних накладных), карточек складского учета, актов о списании материалов и оборудования, материального отчета прораба и результатов ревизионных проверок;

— учет работы автотранспорта осуществляется как для перевозимого груза по товарно-транспортным накладным, так и по территории нахождения автотранспортного средства по путевым листам. Наиболее распространенной единицей измерения работы грузового автотранспорта является тонно-километр, показывающий произведение расстояния на массу перевезенного груза;

— учет работы строительных машин и механизмов осуществляется посредством заполнения сменного рапорта машиниста, в котором отмечаются объемы работ и расходы горючесмазочных (эксплуатационных) материалов. Данные из сменных рапортов переходят в технический паспорт строительной машины. На основании приведенных в техническом паспорте данных определяются необходимые виды обслуживания машин (профилактические осмотры, текущие ремонты отдельных агрегатов и т.п.). Учетные данные по работе автотранспорта и строительным машинам в обязательном порядке удостоверяются производителями работ, в чье распоряжение поступила данная техника.

Бухгалтерский учет является сплошным и непрерывным учетом всех показателей, связанных, прежде всего, с движением денежных средств, основных фондов и оборотных средств.

Бухгалтерский учет основан на балансе источников средств (пассивов) и их размещении (активов). Этот баланс составляют отдельные счета, которые разделены на две части, называемые кредит и дебет. Данные в счета заносятся на основании первичных документов (авансовых отчетов, платежных поручений, актов приемки и списания и т.п.). Таким образом, для бухгалтерского учета характерна полная документальность и двойная запись (где-то материалов убыло, но они перенесли свою стоимость в стоимость конструкции).

Данные бухгалтерского учета подлежат проверке (аудиту), отчетности перед налоговыми и другими уполномоченными органами.

Бухгалтерский учет в строительных организациях обеспечивает выявление и мобилизацию имеющихся резервов, направляемых на выполнение планов объема и ввода в действие новых производственных мощностей и объектов строительства, для систематического снижения затрат на производство строительных и монтажных работ и продукции подсобных и вспомогательных производств.

Бухгалтерский учет должен обеспечить:

— получение сводных данных о производственной деятельности строительных организаций, вводе в действие объектов и производственных мощностей, снижении себестоимости строительно-монтажных работ и производительности труда в строительстве, получении прибыли;

— контроль за движением материальных ценностей: поступление, хранение и расходование их в зависимости от выполненного объема работ строительной организацией в целом, а также каждым материально-ответственным лицом в отдельности; представление в установленные сроки отчетности об остатках материальных ценностей с фактическим их наличием;

— группировку материальных издержек на производство строительно-монтажных работ строительной организацией в целом и отдельным объектам учета по статьям затрат в целях осуществления контроля за соблюдением норм затрат труда, материальных, денежных средств и выявления резервов снижения себестоимости строительных и монтажных работ;

— группировку фактических затрат отдельных законченных объектов (этапов) в разрезе калькулируемых объектов строительства;

— полноту списания затрат на производство и услуг вспомогательных хозяйств.

Статистический учет — система регистрации, обобщения и изучения массовых, качественно однородных социально-экономических явлений в масштабе предприятия, отрасли, экономического региона или страны. Информация статистического учета используется органами власти и управления для принятия управленческих решений. Статистический учет строится в основном на данных бухгалтерского учета. Статистический учет необходим для отслеживания массовых экономических тенденций. Результаты статистического учета поступают и обрабатываются в центральных статистических органах Российской Федерации и ее субъектов.

Условия обработки персональных данных

На обработку всех моих персональных данных, указанных в заявке, любыми способами, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение, обработку моих персональных данных с помощью автоматизированных систем, посредством включения их в электронные базы данных, а также неавтоматизированным способом, в целях продвижения Агентом и/или Партнером товаров, работ и услуг, получения мной информации, касающейся продуктов и услуг Агента и/или Партнеров.

На получение от Агента или Партнера на мой номер телефона, указанный в настоящей заявке, СМС-сообщений и/или звонков с информацией рекламного характера об услугах АО «ДОМ.РФ», АКБ «РОССИЙСКИЙ КАПИТАЛ» (АО) (их правопреемников, а также их надлежащим образом уполномоченных представителей), Партнеров, в том числе путем осуществления прямых контактов с помощью средств связи. Согласен (-на) с тем, что Агент и Партнеры не несут ответственности за ущерб, убытки, расходы, а также иные негативные последствия, которые могут возникнуть у меня в случае, если информация в СМС-сообщении и/или звонке, направленная Агентом или Партнером на мой номер мобильного телефона, указанный в настоящей заявке, станет известна третьим лицам.

Указанное согласие дано на срок 15 лет или до момента отзыва мной данного согласия. Я могу отозвать указанное согласие, предоставив Агенту и Партнерам заявление в простой письменной форме, после отзыва обработка моих персональных данных должна быть прекращена Агентом и Партнерами.

Вопросы бюджетирования часто становятся предметом публикаций «ЭЖ». Однако у каждой отрасли есть специфика использования данного инструмента. Сегодня мы расскажем об особенностях организации управленческого учета и бюджетирования в строительной организации. Остановимся на особенностях управленческого учета и расскажем о том, как неправильно организованный учет способствует нецелевому использованию ресурсов организации, что значит ресурсная модель бюджетирования, а также какие моменты надо учесть при автоматизации этой модели. Своим опытом в области управленческого учета и бюджетирования для строительных организаций делится Владислав Шайбаков, советник генерального директора ООО «Бикор БМП», к.т.н., МВА.

Управленческий учет можно рассматривать как инструмент поиска причин возникших убытков на основании данных бухгалтерского учета и вариантов «затыкания» дыр, когда уже все плохо. Но если его рассматривать шире — как инструмент управления экономикой, позволяющий принимать управленческие решения до возникновения проблем в финансах, — то можно с уверенностью сказать, что строительная отрасль является наиболее специфической, в которой классические принципы бюджетирования не всегда применимы1.

Какие особенности управленческого учета необходимо знать специалистам строительных организаций?

Для обеспечения долгосрочного существования строительной организации в условиях ограниченности финансовых и временных ресурсов управленческий учет должен позволять в режиме online управлять распределением материальных, трудовых и технических ресурсов организации во времени с минимальными потерями. Сложность такого управления состоит, прежде всего, в объеме информации, которую необходимо взять под контроль. Это обусловлено:

  • нестационарностью и временной продолжительностью работ с участием большого количества организаций-исполнителей;

  • непостоянностью видов работ, выполняемых в течение отчетных периодов, и их технологической взаимосвязью, влиянием климата и местных условий.

В связи с этим возникает необходимость постоянного пересмотра распределения ресурсов (материалы, техника, люди) и расходов во времени при сдвиге графика производства работ.

Многие строительные организации ограничиваются формированием статичного бюджета на этапе входа в проект, останавливаясь в детализации расходов на уровне статей по видам затрат и/или комплексных расценок по видам работ. Отслеживание факта в этом случае производится, как правило, на основании данных бухгалтерского учета. В результате уменьшается оперативность учета из-за задержки получения информации о реальных расходах на 2—3 месяца, теряется контроль за обоснованностью расходов, поскольку бухгалтерский учет отражает данные по фактически сданным и принятым работам (подписанным отраслевым формам КС-3 и КС-2), а информация о фактически выполненных работах и реально затраченных ресурсах остается неучтенной. В таких условиях использование классической структуры бюджетирования «БДР + БДДС = Баланс» не отражает реального положения дел и происходит рост финансовых потерь. Эти потери при использовании «котлового» метода учета не заметны на фоне входящего в организацию денежного потока, который непрерывно растет. Но стоит этому потоку ослабнуть, как все проблемы всплывают на поверхность и отвечать за них перед кредиторами и поставщиками в рамках закона приходится генеральным директорам и учредителям организации, в то время как все сотрудники, действия которых привели к банкротству организации, как правило, уже ее покидают.

Как неправильный учет способствует нецелевому использованию средств?

Схем нецелевого расходования средств, применению которых способствует управленческий учет на основании данных бухгалтерского учета и «котлового» бухгалтерского учета, на практике достаточно много. Проведенные мною расследования в организациях как гражданского, так и промышленного строительства, выполняющих функции как генподрядчика, так и подрядчика, показали, что до 17% расходов на строительство являются «дутыми»:

До 5% от стоимости строительно-монтажных работ выводится из организации через оплату материалов. Какие варианты здесь возможны:

  • «недовоз» оплаченных материалов;

  • вывоз материалов со строительных участков;

  • заключение договоров с фиктивными поставщиками;

  • продажа подрядчикам материала без оформления официальных документов, с последующим списанием материала как использованного на работы, выполненные организацией;

  • подписание товарных документов на непоставленные материалы или на суммы, значительно превышающие указанные при согласовании поставщика.

До 2% от стоимости строительно-монтажных работ выводится из организации через оплату собственной и арендованной техники. Например:

  • продажа подрядчикам собственной или арендованной организацией техники без оформления официальных документов;

  • вывоз техники, принадлежащей организации, со строительного участка с целью ее неофициальной передачи в аренду или получения дохода путем эксплуатации вне организации;

  • фиктивная аренда техники при использовании собственной с обоснованием ее поломки;

  • приписки часов работы арендованной техники;

  • продажа запчастей и топлива.

До 2% от стоимости строительно-монтажных работ выводится из организации через оплату труда рабочих:

  • наличие «мертвых душ» на строительных участках;

  • передача рабочих, трудоустроенных в организации, в «аренду» подрядчику или сдача в «аренду» на сторону и т.п.

До 2% от стоимости строительно-монтажных работ выводится из организации через оплату накладных расходов:

  • «недовоз» закупленного инструмента, инвентаря и спецодежды;

  • вывоз инструмента, инвентаря и спецодежды со строительных участков, списание раньше срока прихода в негодность;

  • передача подрядчику инструмента и инвентаря, купленного организацией;

  • подписание товарных документов на несуществующие услуги и товары и т.п.

До 6% от стоимости строительно-монтажных работ выводится из организации через оплату подрядчикам:

  • подписание подрядчикам актов на работы, выполненные собственными силами организации;

  • завышение стоимости работ в договорах с подрядчиками сверх стоимости, указанной в договоре с заказчиком, путем указания завышенных сумм или передачи нескольким подрядчикам одних и тех же работ;

  • заключение договоров с фиктивными подрядчиками и т.п.

На первый взгляд это незначительная величина процентов. Но необходимо учесть то, что стоимость строительства каждого объекта определяется на основании:

  • проектной/рабочей документации, отражающей конкретное количество объемов работ, требующих выполнения, и количество основных материалов, стоимость которых составляет более 80% стоимости всех материалов, требуемых для выполнения работ;

  • государственного стандарта МДС 81-35, применение которого обязательно для всех предприятий строительного комплекса вне зависимости от источников финансирования.

При средней нормативной прибыли строительного предприятия в 6—10% от стоимости работ, которую должно обеспечивать выполнение работ по прямому договору с генподрядной организацией или заказчиком при минимальном количестве прослоек в виде организаций, «выполняющих» функцию генерального подрядчика, потеря хотя бы 5% в виде нецелевого расходования средств или обездвиживания складских запасов — это существенный вред. Его компенсация происходит, как правило, с помощью привлечения кредитных ресурсов за счет лимита накладных расходов и сметной/нормативной прибыли. В результате образуется убыток до 10% от стоимости строительства по каждому проекту, который на фоне роста количества строительных заказов не всегда заметен, но как только строительный объем, реализуемый организацией, начинает снижаться, накопленный убыток приводит организацию к банкротству.

Наиболее эффективной моделью ведения управленческого учета в строительстве является ресурсная модель, ее удачными примерами в России являются компании STRABAG и КРОСТ. В данной модели учета весь процесс бюджетирования строится на управлении ресурсами (материалы, техника, люди) посредством календарного графика производства работ. Ее особенностью является динамическое обновление информации согласно фактически выполненным объемам работ с последующим использованием данной информации в бухгалтерском учете по мере сдачи и приемки работ2. Такой подход по своей сути является скользящей моделью бюджетирования, поскольку:

  • рабочая документация, уточняющая объемы работ и потребность в ресурсах, постоянно обновляется на протяжении всего строительства;

  • задержка в выполнении одного вида работ или перераспределение работ между собственными силами и подрядчиками, например, из-за ухода подрядчика с объекта, может привести к серьезному перераспределению доходов и расходов во времени.

Все это требует постоянной корректировки бюджета под новые условия и слаженной работы всех структурных подразделений организации в условиях очень большого объема информации, так как необходимо в режиме nonstop выполнять задачи, перечисленные в таблице.

Задачи подразделений относительно разделов бюджета (таблица)

Наименование задачи

Исполнитель

Раздел бюджета

Привести количество работ и количество материалов в соответствие с ведомостями работ и спецификациями, входящими в состав проектной/рабочей документации

Производственно-технический отдел

Расходы

Привести потребность в количестве техники под проектную/рабочую документацию (ПОС и ППР)

Привести цены закупки материалов под рыночные цены региона строительства с учетом доставки

Отдел комплектации (снабжения)

Проверить возможность закупки материалов, указанных в проектной/рабочей документации

Рассчитать размеры накладных расходов на весь плановый период реализации проекта

Планово-экономический отдел

Привести ставку оплаты труда основных рабочих под рыночные суммы оплаты труда в регионе строительства

Привести цены привлечения техники в регионе строительства под:

фактические калькуляции расходов на эксплуатацию

рыночные цены аренды аналогичных видов техники

Транспортный отдел

Сметные стоимости выполнения видов работ

Сметно-договорной отдел

Доходы

При этом периодичность корректировки вводных данных целесообразно принимать равной периодичности получения фактических данных со строительных площадок об объемах выполненных работ, например, на основании наряд-заданий. Наиболее удобным с точки зрения оперативности контроля и возможности сбора объективных данных является еженедельный учет, поскольку:

  • информация об объемах выполненных работ должна подтверждаться техническим надзором и исполнительной документацией;

  • еженедельный учет позволяет прогнозировать результат месяца и своевременно вносить корректировки в план месяца, следующего за отчетным.

По последнему пункту: в условиях ограниченности срока строительства потеря одного месяца может привести к серьезным финансовым потерям, например, в виде административно-хозяйственных расходов на содержание штаба строительства и аппарата управления.

Что необходимо учесть при автоматизации бюджетного процесса в строительной организации?

Реализация такого подхода возможна только в условиях применения специализированного программного обеспечения, созданного под выполнение данной задачи. Использование Excel для реализации управленческого учета, основанного на управлении ресурсами, затруднительно по ряду причин:

  • сложность реализации одновременной работы нескольких пользователей с одним массивом данных;

  • сложность сохранения версий данных и контроля источника внесения изменений;

  • длительность обработки массива данных и проведения расчетов при количестве строк более 15 000, а это количество строк, необходимое для раскладки одного объекта строительства стоимостью 200—300 млн руб. на работы и ресурсы согласно сметной или проектной/рабочей документации.

На первый взгляд ресурсная модель бюджетирования в строительстве может показаться сложно реализуемой, но это ошибочное мнение. Так, при детализации объекта стоимостью 500—600 млн руб. на работы и ресурсы получится порядка 700 позиций наименований работ, 1000 позиций наименований характеристик материалов (например: бетон тяжелый, класс В25; горячекатаная арматурная сталь гладкая класса А-I, диаметром 8 мм). Все эти сотни позиций сводятся к 100 позициям наименований материалов (например: бетон; арматура) и 30 позициям наименований машин и механизмов, фактически требуемых для выполнения работ.

При планировании доходов и расходов нет необходимости делать расчеты сразу на весь объект строительства: достаточным является составление скользящего бюджета на 1—2 месяца в соответствии с перечнем работ, планируемых к выполнению согласно календарному графику производства работ. Это позволит отслеживать показатели экономики проекта, в частности, с использованием специальных форм, отражающих разные параметры. Например, в детализации по договорам с заказчиками/генподрядчиком:

  • стоимость работ согласно договору с заказчиком/генподрядчиком;

  • стоимость выполненных работ;

  • стоимость работ, сданных заказчику/генподрядчику;

  • сумма, поступившая от заказчика/генподрядчика;

  • сумма всех оплаченных расходов по проектам согласно заключенному договору;

  • стоимость работ, переданных подрядчику;

  • сумма, оплаченная подрядчикам;

  • стоимость работ, принятых у подрядчика.

Например, в детализации по проектам согласно договорам с заказчиками/генподрядчиками, это будут следующие параметры:

  • стоимость работ, выполненных собственными силами;

  • стоимость работ, выполненных подрядчиками;

  • экономия от снижения стоимости работ при передаче подрядчикам;

  • экономия от превышения количества по бюджету (смете) проектного значения;

  • экономия от закупки материалов по цене ниже бюджетной (сметной);

  • экономия от выполнения нормы трудозатрат рабочими.

Параметрами экономических показателей в детализации по подразделениям, являющимся региональными штабами строительства и управляющим проектами согласно договорам с заказчиками/генподрядчиками, будут, например:

  • ожидаемая прибыль с учетом экономии;

  • экономия у подрядчиков по материалам и трудозатратам;

  • экономия от расходов на технику ниже бюджетных (сметных);

  • экономия от накладных расходов ниже бюджетных (сметных).

Такой подход в случае применения специализированного программного обеспечения и своевременного еженедельного внесения данных в учетную систему по мере получения рабочей документации позволяет:

  • отслеживать качество работы каждого отдельного структурного подразделения, что повышает эффективность их работы;

  • отслеживать отклонение фактических данных от плановых, заложенных в бизнес-план (бюджет), сформированный при входе в проект. А также помогает осуществлять своевременные управленческие действия, например в виде формирования писем заказчику и/или генеральному подрядчику о необходимости пересмотра цены в связи с изменением объемов работ или объективной цены ресурсов, а в случае игнорирования ими поступающей информации своевременно приостановить выполнение строительных работ;

  • выявлять факты нецелевого расходования средств и устранять возможности для их возникновения.

Альтернативой Excel в этом случае может послужить Access, но возможности Access, так же как и Excel, не позволяют в полной мере обеспечить оперативность и комфортность для сотрудников, не привязанных к автоматизированным рабочим местам, таким как прорабы, бригадиры, а также для тех, кто осуществляет ввод данных, применяемых в целях управленческого и бухгалтерского учета, например кладовщиков. Это связано с тем, что необходимо будет вести учет в двух системах или осуществить интеграцию Access с системой бухгалтерского учета, которая вызовет множество сложностей. Более того, разработка форм документов и их связей на основе Access займет не меньше времени, чем внедрение специализированного программного обеспечения.

На настоящее время есть несколько программных продуктов, таких как 1С ЭКСТРО, АЛТИУС и 1С ERP УСО 2.0, позволяющих в рамках одной системы реализовать ресурсную модель бюджетирования.

При выборе программного обеспечения для автоматизации бюджетирования в строительстве нужно, прежде всего, обратить внимание на следующее:

  • достаточность существующего функционала программы для «быстрого старта» автоматизации учета без участия программиста, все необходимые доработки должны вестись по мере адаптации отдельных документов программы под пожелания пользователей, иначе процесс внедрения может затянуться и закончиться не тем результатом, который ожидался из-за сложного диалога с программистами;

  • возможность интеграции программного продукта с системами объективного контроля и учета использования ресурсов (материалы, техника, люди), так как человеческий фактор является основной причиной и проблемой качественного учета, а применение подобных систем позволяет минимизировать его влияние;

  • возможность использования программы, используемой для ведения управленческого учета, как самостоятельной базы данных и возможность ее интеграции с программой, используемой для бухгалтерского учета. Почему это необходимо: двойной ввод данных в разные учетные системы приведет к различию в учете из-за того же человеческого фактора, а ведение бухгалтерского и управленческого учета в рамках одной программы (базы данных) приведет к потере оперативности управленческого учета и усложнит обновление программы для ведения бухгалтерского учета под изменения законодательства. Это сделает вас заложником программистов, навязавших такую модель учета.

2 Принципиально речь здесь идет об известном методе освоенного объема, который подробно рассматривался в предыдущем номере «ЭЖ», 2019, № 2. https://www.eg-online.ru/article/392268/.

admin

Добавить комментарий