УПД, что это?

Бухгалтерским законодательством установлена обязанность экономических субъектов документировать все факты хозяйственной жизни, что, естественно, отражается на объемах документооборота. Однако любой бизнес стремится к оптимизации всех протекающих процессов, в частности и делопроизводства. С целью решения обозначенной проблемы ФНС России занялась разработкой универсального документа, способного облегчить бюрократическую нагрузку. Так, в 2013 году бизнесу была предоставлена возможность обоснования предъявленного к вычету НДС и учета расходов для целей бухучета и налогообложения в один шаг – оформлением универсального передаточного документа. УПД стал альтернативой таким формам, как ТОРГ-12, ОС-1, М-15.

Что такое УПД?

Универсальный передаточный документ (УПД) – это форма, выполняющая единовременно функции первичного учетного документа и счета-фактуры. ФНС закрепила рекомендованную форму УПД. Повторим, разработанная форма является только рекомендуемой. Это означает, что организации вправе модернизировать УПД для собственного удобства путем добавления необходимых показателей без нарушения целостности документа. Главное при этом закрепить форму в учетной политике организации, а в самом документе — указать все обязательные реквизиты для первичной документации, в частности, название формы, дата оформления документа, указание составителя; содержание и измеритель сделки; указание лиц, ответственных за оформление сделки (ФИО, должность, подпись).

Рекомендованная Форма УПД является одной из возможных форм документа о передаче товаров (работ, услуг) и имущественных прав. Положениями письма ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ определено, что заполнение всех реквизитов УПД в качестве обязательных для первичных документов и реквизитов для счетов-фактур позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетах по налогу на добавленную стоимость.

При этом письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ не является нормативным правовым актом, не изменяет и не дополняет федеральное законодательство и не содержит исчерпывающего перечня показателей, которые могут (должны) фиксироваться сторонами при оформлении операций передачи товаров (работ, услуг), имущественных прав, и не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных форм первичных учетных документов и формы счета-фактуры.

Когда используется УПД?

Так как данная форма является универсальной, оформить её можно при совершении достаточно распространённых операций, например, при:

Поскольку УПД выполняет роль счета-фактуры, то возникает вопрос о возможности его использования лицами, не относящимися к плательщикам НДС. Сразу оговорим, что это возможно. Разработчики предусмотрели возможность присвоения документу признака, в соответствии с которым определяется его роль.

Данный признак проставляется лицом, заполняющим документ, в верхней левой части. Если документу присваивается статус «1», то в таком случае данный документ совмещает роль и первичного документа, и счета-фактуры. Статус «2» присваивается тогда, когда счет-фактура не требуется и УПД выполняет роль только первичного документа. Например, такой статус следует проставить при применении специальных налоговых режимов, когда выделение НДС из стоимости сделки не требуется.

Как начать работать с УПД?

Начать использовать УПД вы можете в любое время в течение года. Вы можете применять форму УПД, предложенную ФНС России, или разработать на ее основе свою, добавив необходимые реквизиты или убрав лишние.

Если рекомендованная форма вам подходит, приведите ее в соответствие с действующей формой счета-фактуры, поскольку в нее были внесены изменения. Закрепите форму УПД в учетной политике, если рекомендованная форма вас не устраивает, разработайте по аналогии с ней свою форму УПД. В части реквизитов счета-фактуры ваш УПД должен соответствовать действующей форме счета-фактуры. Состав и последовательность реквизитов самого счета-фактуры не меняйте. Например, не следует добавлять новые колонки между графами 1 — 11, изменять наименование граф и строк, удалять реквизиты счета-фактуры.

Форму УПД, которую будете применять, закрепите в учетной политике. Разъясните своим сотрудникам порядок заполнения УПД:

• кто составляет документ и в скольких экземплярах;
• в какой очередности, кто и какие поля документа заполняет;
• в какой срок нужно заполнять те или иные поля документа;
• какие поля и как должны заполнять представители покупателя.

Укажите сотрудникам, у кого они смогут получать разъяснения по вопросам, возникающим при оформлении документов и при сдаче-приемке товаров (работ, услуг) покупателям.

Предупреждать контрагентов об использовании УПД необязательно. Как правило, покупатели не возражают против УПД. Если документ оформлен правильно, налоговых рисков для них нет (Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Но у покупателей могут возникнуть вопросы при заполнении вашей формы УПД или иные сложности. Рекомендуем урегулировать все вопросы заблаговременно — до того, как вы начнете оформлять отгрузку товаров (сдачу работ, услуг).

Оговорку о применении УПД вы можете включить в договор. Рекомендуем в этом случае указать, как будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ или только как первичный документ.

Действующее законодательство РФ не обязывает проставлять на УПД печать организации. Печать вы можете поставить по своему желанию. Если вы поставите печать, в которой указано ваше полное наименование, то строки и УПД можно не заполнять. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов в УПД не является нарушением, а также не влечет отказа в вычете для покупателя по УПД со статусом.

Электронные УПД можно выставлять, если стороны согласны на их электронный обмен и имеют для этого совместимые технические средства. УПД со статусом «1» является одновременно и первичным документом, и счетом-фактурой. А электронный счет-фактуру можно выставлять только по взаимному согласию сторон при наличии у них технических средств (п. 1 ст. 169 НК РФ). УПД со статусом «2» является первичным учетным документом. Обмен первичными электронными документами законодательно не регламентирован. Поскольку покупатель может не иметь технической возможности обработать документы продавца, мы рекомендуем согласовать с контрагентом порядок электронного документооборота независимо от статуса УПД. Согласие на выставление электронного УПД можно оформить по аналогии с согласием на выставление электронных счетов-фактур: оговоркой в договоре, отдельным соглашением, путем обмена письмами или иным удобным для вас способом. Электронный УПД нужно составить по Формату, утвержденному Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.

О порядке заполнения УПД

Особенности заполнения УПД определяются его мультифункциональностью. Письмо ФНС содержит подробные построчные рекомендации по заполнению формы (Приложение 3). Стоит отметить, что в целом заполнение УПД не должно вызвать серьезных проблем. Документ содержит уже знакомые из иных форм строки. Для наглядности пример заполнения формы представлен на рисунке ниже. Зеленым цветом отмечены реквизиты, обязательные только для счета-фактуры, синим – для первичного документа. Оранжевым цветом выделены реквизиты обязательные для обеих форм одновременно.

Часть документа, выделенная жирной рамкой, соответствует счету-фактуре, именно поэтому данная часть является обязательной к заполнению. Здесь содержатся данные об участниках сделки, сведения о валюте сделки, в таблице отражается информация о содержании операции. При дополнении и изменении формы организация должна учитывать, что в зоне, выделенной рамкой, разрешено внесение информации, допустимой к отражению в счете-фактуре.

В части под рамкой в строке 8 отражается информация о договоре, заключенном сторонами сделки. Этот показатель позволяет идентифицировать содержание сделки, поэтому он относится к обязательным реквизитам, несмотря на то, что находится за пределами рамки.

В строке 9 отражается информация о транспортных накладных и иных сопроводительных документах. Данная информация не является обязательной, а носит лишь уточняющий характер.

В нижней части УПД отражаются даты сдачи и приёмки, а также заполняются сведения об ответственных лицах. Обязательно наличие подписи этих лиц. При этом печати проставляются по желанию сторон. УПД без наличия печатей полноправно принимается к налоговому учету.

Как исправить ошибки в УПД?

В ходе деятельности неизбежно возникают ситуации, когда в первичной документации допускаются ошибки. Порядок корректировки УПД не стандартный и зависит от многих факторов, так как это не типичный первичный документ.

Статус	Место	Характер	Порядок исправления	Особенности исправления
1	СФ и первичный документ	Препятствует идентификации	В обязательном порядке создается новый документ со статусом «1»	Сохраняется номер и дата, присвоенные до корректировки (строка 1). Указывается номер и дата исправления (строка 1а). Подписывается уполномоченными лицами.
		Не препятствует идентификации	По необходимости создается новый документ со статусом «2»	Сохраняется номер и дата, присвоенные до корректировки (строка 1). Указывается номер и дата исправления (строка 1а). Не подписывается повторно.
	Только первичный документ	—	Допустим предыдущий вариант либо путем прямой правки	Исправление в первоначальном документе заверяется надписью «Исправлено», а также подписью уполномоченных лиц с указанием даты исправления.
2	Только первичный документ	—	Только путем прямой правки документа	Исправление в первоначальном документе заверяется надписью «Исправлено», а также подписью уполномоченных лиц с указанием даты исправления.

Обратите внимание, что характер ошибки, допущенной в документе, определяется с точки зрения налоговой проверки. Так, идентификации препятствуют ошибки, искажающие информацию о сторонах, содержании или
стоимости сделки, о налоговой ставке или сумме налога.

Можно ли выставить УПД в иностранной валюте?

Вопрос о возможности отражения в УПД операций, выраженных в иностранной валюте может вызвать большие сомнения и привести компанию к полному отказу от использования данной формы. Тем не менее, одно из преимуществ УПД, например, перед формой ТОРГ-12 заключается именно в снижении рисков при отражении таких операций. Бухгалтерским законодательством определено, что первичная учетная документация заполняется в российской валюте. На данный счет у Минфина сложилось стойкое мнение. В то же время, налоговым законодательством установлено, что заполнение счета-фактуры в иностранной валюте является допустимым.

Учитывая оба этих факта, на практике было решено, что заполнение УПД в иностранной валюте допустимо. Но при этом следует дополнить форму информацией о стоимости сделки в рублях. Для этого можно дополнить таблицу необходимыми колонками.

Итоги

Таким образом, УПД является универсальным документом, позволяющим сократить документооборот компании в два раза. В настоящее время имеется достаточное количество разъяснений ФНС России по вопросам использования УПД, в связи с чем риски спорных моментов незначительны. Собранный в статье материал отражает основные вопросы, возникающие в процессе пользования данным документом. Надеемся, что он будет полезен как компаниям, которые только задумались о переходе на использование УПД, так и давним пользователям этой формы.

Фирммейкер, июнь 2020
Елизавета Карпук
При использовании материала ссылка обязательна

Что такое УПД

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Бумажный УПД: применение и оформление

На бумаге его можно использовать вместо:

• пакета «счет-фактура + первичный документ»;
• первичного документа.

С помощью УПД можно оформить:

• поставку товаров, услуг или работ;
• передачу имущественных прав.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.

Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов

Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:

• СЧФ — счет-фактура;
• СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
• ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.

Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 155

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 820

Как заполнять электронный файл документа, зависит от его функции

Функция — СЧФ

Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
9. акциз, где это необходимо;
10. налоговая ставка;
11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
12. стоимость поставки с учетом налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер таможенной декларации;
15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Функция — ДОП

В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. название документа;
2. число, месяц, год его создания;
3. экономический субъект, который сформировал документ;
4. суть сделки;
5. сумма или объем поставки;
6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Функция — СЧФДОП

В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов

• Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
• Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения (номер телефона, e-mail);
• банковские реквизиты.

• Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.

Подписантов может быть несколько.

Федеральная налоговая служба письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ Федеральная налоговая служба направляет для сведения и использования при проведении мероприятий налогового контроля рекомендации по вопросу оценки налоговыми органами документов, которые одновременно содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счетов-фактур, и для первичных учетных документов.
Обеспечить исполнение данных рекомендаций в практической работе налоговых органов и довести до сведения налогоплательщиков.
В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
При этом глава 21 НК РФ и постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – постановление Правительства РФ № 1137) не содержат ограничений на введение в формы счетов-фактур дополнительных реквизитов. Указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете сумм налога на добавленную стоимость (далее – НДС), предъявленных покупателю продавцом .
Согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон №402-ФЗ) предусмотрена самостоятельность хозяйствующих субъектов в выборе форм документирования фактов хозяйственной жизни. В статье 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов.
Таким образом, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
Используя приведенные здесь принципы и основания, ФНС России предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее — УПД) на основе формы счета-фактуры.
Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.
Предложение ФНС России формы универсального передаточного документа не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной непосредственно постановлением Правительства РФ № 1137.
Согласовано с Минфином России (заместитель Министра финансов Российской Федерации С. Д. Шаталов) письмом от 07.10.2013 №03-07-15/41644. Источник 1: ФНС

Организация хочет перейти на применение универсального передаточного документа (УПД). Как это сделать? Можно ли выписывать одним покупателям УПД, а другим накладную и счет-фактуру?

Письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ ФНС России рекомендовала налогоплательщикам к применению форму универсального передаточного документа (УПД), объединяющего счет-фактуру и первичный документ. Именно с этой даты все налогоплательщики получили возможность применять УПД.

Чтобы перейти на использование УПД вместо накладных и счетов-фактур, руководителю необходимо издать приказ об изменении учетной политики. В приказе следует прописать использование УПД вместо накладной и счета-фактуры с нужной даты и утвердить удобную для организации форму УПД.

Перейти на использование УПД можно с любой удобной для налогоплательщика даты.

В рекомендациях ФНС России (письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) не запрещает использовать УПД для отражения в бухгалтерском и налоговом учете фактов хозяйственной жизни. При этом (согласно тому же письму ФНС России) использование УПД не ограничивает права организации использовать иные формы первичных учетных документов.

Формы данных документов можно взять из действовавших ранее альбомов или разработать самостоятельно в соответствии с условиями статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Не запрещают рекомендации и одновременное применение УПД и формы счета-фактуры, установленной непосредственно постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Таким образом, организация может одновременно использовать УПД и счета-фактуры с накладными для разных покупателей.

Следующая НовостиЗаполнение графы 11 книги продаж Отличная статья 0