Спейс офис

Можете распечатать эти правила и повесить на офисный холодильник (или куда-нибудь на видное место):

Проблема №1: Громкие звонки мобильных телефонах
Решение:

• Уходя, забирать мобильные телефоны с собой.
• Каждый может выключить забытый коллегой мобильный телефон, если он начинает звонить.
• Каждый может ответить на телефон коллеги, записать информацию на стикер и прикрепить его на монитор

Проблема №2: Болтовня окружающих не по делу. Общение не по работе
Решение:

• Выходить с личными разговорами из кабинета, дабы не отвлекать остальных.

Проблема №3: Переговоры на рабочем месте, которые не касаются остальных присутствующих в кабинете
Решение:

• Переговоры друг с другом, которые не касаются остальных присутствующих в комнате, вести только в переговорных.
• Все переговоры в open space вести спокойным деловым тоном, поддерживая рабочий фон.
• По возможности не приглашать посторонних для переговоров в кабинет, отвлекая тем самым своих коллег, — использовать для этих встреч только переговорные комнаты.

Проблема №4: Частые отвлечения на чужие незапланированные вопросы
Решение:

• Мы координируем свои планы друг с другом. Любая внутренняя несрочная встреча сначала назначается по календарю Outlook на удобное для всех время.

Проблема №5: Ругань, выяснение отношений, негатив
Решение:

• Общее пространство — место для позитива и драйва. Негативное настроение нужно оставлять на улице. Любой может вежливо попросить «негативщика» выйти погулять, проветриться на 5–10 минут

Проблема №6: Отсутствие свежего воздуха, плохо настроенный кондиционер (одному холодно, другому жарко)
Решение:

• Договориться, что кондиционер может включить любой при t ≥ 21 °C.
• Регулярно проветривать помещение утром, в 12:00 и 16:00, и особенно — во время обеда в 14:00

Проблема №7: Целые эпидемии сотрудников в зимнее время из-за того, что кто-то пришел больной на работу и целый день работал «через не могу»
Решение:

• Болеешь — болей дома! Из-за одного инфицированного сотрудника могут заболеть все остальные, в итоге работа компании может вообще остановиться.

Проблема №8: Недостаточная яркость света зимой, что приводит к «полуанабиозу»
Решение:

• Создать освещение в офисе, имитирующее солнечный свет

Проблема №9: Переизбыток кортизола — гормона стресса
Решение:

• Планировать и устраивать паузы для смеха, аэробных нагрузок, позитивных эмоций

Проблема №10: Спад производительности труда во второй половине дня
Решение:

• Комнаты для дневного сна, которые можно использовать для поднятия уровня энергии во второй половине дня.

Иллюстрация:

В наше время множество компаний предпочитают сооружать для сотрудников офис без стен или другими словами — «open space». Открытое пространство — на первый взгляд простой и удобный способ организации рабочих будней. Но так ли это на самом деле?

Команда Hurma System разобралась в преимуществах и недостатках офисов open space. Сегодня мы обсудим, как оптимизировать работу и повысить продуктивность сотрудников опенспейсов.

Open space — что это?

Офисный формат openspace в 1960-х придумал Фрэнк Даффи, студент архитектурного факультета. Новая идея организации офисного пространства пришлась по вкусу американцам. В период «индустриального бума» в Америке решили организовать работу клерков на примере конвейера: работников рассадили за столы, как в школе, а лучшие сотрудники, которые получали повышение, переезжали в собственные кабинеты. Также свое личное пространство в виде кабинета с круговым обзором имел начальник, и мог всецело контролировать рабочий процесс.

В наше время в США более 70% офисов работают в помещениях open space. В странах СНГ такой формат появился в середине 1990-х. Сегодня это выглядит как эффективное единое рабочее пространство для офисных сотрудников.

Плюсы офиса open space

Рассмотрим преимущества работы в планировке open space для руководителей и HR.

1. Простота коммуникации между персоналом. Если сотрудник все время находится среди своих сослуживцев, то ему просто приходится коммуницировать с другими. Это упрощает бизнес-процессы и способствует более оперативному решению ежедневных рабочих вопросов.

2. Экономичность. Одно большое помещение требует меньше затрат, в отличие от офиса с отдельными кабинетами.

3. Контроль работы. У руководства есть возможность наблюдать, что делают сотрудники, сколько времени они тратят на определенные задачи, как часто общаются и что обсуждают.

4. Информативность и открытость. В опенспейсе все вопросы обсуждаются вслух и в это вовлечена вся команда проекта или компании. Таким образом, сотрудники информированы о целях компании, положении дел, они имеют возможность высказаться и внести свой вклад в развитие компании.

5. Отсутствие сплетен. Довольно сложно сплетничать или «перемывать косточки» начальнику, если вокруг тебя все время находятся другие люди. Именно поэтому open space workplace создает препятствия такому неконструктивному занятию.

Минусы офиса open space

Какие же негативные стороны работы в таких офисах для менеджеров и самих сотрудников?

1. В опен спейсах шумно, и это самый главный минус работы в открытом пространстве. Иногда такой офис похож на один огромный улей, который не замолкает ни на секунду. С другой стороны, рассчитывать на тишину в месте, где собралось одновременно несколько десятков, а то и сотен человек — нелогично. По данным исследования голландских ученых, 32% офисных сотрудников раздражают громкие разговоры коллег, а 30% выводят из себя постоянные телефонные звонки.

2. Конфликты. И скорее всего, это будут не рабочие разногласия, а борьба между группой любителей свежего воздуха и противников сквозняков. Бытовые стычки могут касаться чего угодно: как опущены жалюзи, куда деваются без вести пропавшие ручки и сколько градусов должен показывать вечный источник ссор — кондиционер. Да, это бесконечная история в огромном офисе.

3. Отсутствие личного пространства. Интровертам в офисах open space будет явно психологически дискомфортно. Но даже если сотрудник экстраверт, то 5 дней в неделю делить рабочее место с огромным количеством других людей, которые слышат твои личные разговоры и уже знают, что у тебя аллергия на морепродукты, потому что ты постоянно заказываешь еду в офис — не очень комфортно.

4. Сотрудники чаще болеют. В опенспейсах очень часто так случается: после того, как один сотрудник заболел вирусной инфекцией, заражается и уходит на больничный половина офиса. В Дании даже провели исследование, согласно которому в офисах openspace, где работало более 6-ти человек, сотрудники брали отпуска по болезни на 62% чаще.

Как же оптимизировать работу в open space?

Как мы видим, преимущества работы в таких офисах практически нивелируются перечнем значимых недостатков. Часто в компаниях принимают решение установить специальные перегородки, но и это не решает проблему, а еще больше повышает уровень стресса. Давайте разберем, как организовать open space пространство, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортнее и работали эффективнее.

Установите правила

Нормы поведения в маленьком коллективе можно проговорить устно, учитывая все пожелания сотрудников. Если же мы говорим об огромном коллективе корпорации, то здесь выходом будет своеобразная инструкция о правилах поведения в опенспейсе. Проведите анонимный опрос с помощью Google Forms или голосование в вашей HRM-системе и установите, что больше всего раздражает основную часть сотрудников вашей компании и инициируйте изменения.

Организуйте пространство

После того, как вы выяснили основные потребности сотрудников, необходимо обустроить офис для комфортной работы. К примеру, если большинство беспокоит уровень шума, разделите пространство так, чтобы работники «на телефоне» сидели подальше от тех, кто занимается работой, требующей повышенной концентрации внимания.

Хорошим решением будет оборудовать специальные комнаты тишины, в которые можно уйти в любой момент, сосредоточиться на важной задаче, обсудить вопросы команды или переговорить с клиентом. Также важно давать работникам возможность сбросить напряжение и снизить уровень стресса. Это можно сделать, оставив немного пространства для зоны развлечений. Несколько партий в пинг-понг или настольный футбол в отдельной комнате отлично справятся с этой задачей.

Резюмируем: создайте такие условия, чтобы сотрудники обедали на кухне (или в определенном месте), отдыхали в игровых комнатах, могли удалиться для переговоров в отдельное помещение и выполняли свои основные задачи на рабочем месте в open space.

Отведите для совещаний отдельное время

Часто бывает так, что к тимлиду или проджект менеджеру у сотрудников собирается много вопросов и они могут их обсуждать просто на рабочем месте, отвлекая его и остальных. Такую ситуацию решит большее количество совещаний. Специально отведенные часы для решения стратегических задач помогут снизить уровень шума в коллективе и сделать работу каждого сотрудника продуктивнее.

Разделите личное и рабочее пространство

Многие сотрудники любят обсуждать планы на вечер или новый фильм в кинотеатре просто на рабочем месте. Отлично, если это не мешает рабочему процессу и другим, не участвующим в разговоре людям. Такое общение позволяет немного отдохнуть от рутинных дел. Это превращается в проблему, когда весь огромный коллектив за работой вынужден слушать чей-то телефонный разговор про поход к косметологу или скидки в продуктовом. Возможно кому-то такая информация будет полезна, но большинство она раздражает. Потому важно обсудить этот момент с сотрудниками и предложить им говорить по телефону в коридоре или комнате отдыха.

Уменьшите уровень шума

Определите все предметы, издающие шум, вроде кофемашины или принтера, и сосредоточьте их по возможности в отдельных кабинетах или коридоре. Это значительно снизит уровень шума. Также позаботьтесь о том, чтобы у каждого сотрудника на столах были наушники, которые позволяют переключиться на любимую музыку и сосредоточиться на задачах.

Как создать уютное open space пространство?

Пример удачного совмещения опен спейс и других зон — компания Mars, один из крупных мировых производителей корма для домашних животных. В офисе компании множество отдельных рабочих мест, кабинетов и открытого пространства. Pet-friendly культура компании отображена в планировке офисов, где даже можно найти комнаты для кошек и собак сотрудников.

К слову, офис — отличная возможность внедрить корпоративную культуру компании. HR-менеджеру также важно понимать, что комфорт на рабочем месте = снижение текучести кадров. Грамотная организация открытого пространства поможет не только сэкономить бюджет руководству, но и наладить коммуникацию внутри коллектива и повысить лояльность сотрудников к компании.

• Удержание персонала

Офис — место творчества, креатива, рождения идей и поэтому дизайн офиса в стиле open space стал столь популярным не только на Западе, но и в России.

Концепция open space (то есть, открытое пространство) в дизайне интерьера современного офиса стала популярна не так давно. «Открытый офис» прошёл «обкатку» на Западе и сегодня в России мы можем наблюдать повальный бум.

Что такое офис open space

Open plan office или офис открытого типа — планировка рабочего пространства, офиса, при котором отсутствуют стены как таковые. Исключением могут стать только лишь кабинеты руководителей — стеклянные стены. Прозрачность перегородок поддерживает концепцию офиса открытого типа.

Дизайн офиса в стиле open space: единое пространство без стен и дверей

На первый взгляд, в офисном ландшафте все столы разбросаны в беспорядке, под разным углом друг к другу, образуя рабочие зоны разной величины и конфигурации. Однако на самом деле, как поясняет создатель open space Фрэнк Даффи, в этом хаосе скрывается четкий порядок, основанный на детальном изучении взаимоотношений между различными департаментами и отдельными лицами.

Дизайн офиса в стиле open space: горизонтальная модель управления

Если в офисах старого типа болтовня сотрудников не поощрялась, то обстановка новых, напротив, побуждает их к обмену мнениями. Менеджеры стали во всех отношениях сплоченнее.

Отказ от кабинетов позволил заметно сэкономить средства, а повышение по службе не означает больше отрыв от коллектива, разве что счастливчик получает стол побольше.

Плюсы и минусы офиса open space

В дизайне каждого пространства существуют как плюсы, так и минусы. Это как закон сообщающихся сосудов, как медаль с двумя сторонам, инь и ян. Open space не стал исключением. В нашем списке перевешивают позитивные стороны работы в открытом пространстве. Возможно мы еще не до конца ощутили все тяготы.

Плюсы open space

• легкость контроля со стороны руководства;
• простота общения между сотрудниками;
• отсутствие сплетен;
• максимально оперативное взаимодействие между сотрудниками, работающими над одной задачей;
• зрительный контакт;
• демократичность взаимоотношений;
• планировка решает вопрос экономии.

Минусы open space

• шум;
• бытовые конфликты на почве «свежего воздуха» — два противоборствующих лагеря включенного и выключенного кондиционера;
• легкость распространения инфекций;
• отсутствие личного пространства.

Дизайн офиса в стиле open space: экономия средств

Планировка офиса open space

Открытая планировка хороша тогда, когда сотрудники занимаются однообразной, четко регламентированной, рутинной работой (колл-центр, техподдержка и т. п.). Если же речь идет о творческой работе — open space, как это ни удивительно, не подходит.

Практичнее использовать просторные обособленные помещения типа творческих студий.

Дизайн офиса в стиле open space — фотогалерея

Дизайн офиса в стиле open space: шум

Дизайн офиса в стиле open space: легкость контроля со стороны руководства

Дизайн офиса в стиле open space: простота общения между сотрудниками

Дизайн офиса в стиле open space: легкость распространения инфекций

Дизайн офиса в стиле open space: зрительный контакт

Дизайн офиса в стиле open space: отсутствие личного пространства

Дизайн офиса в стиле open space: демократичность взаимоотношений

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.