Служебная записка по госту

Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.

Служебная записка

Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.

Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.

Функции

Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

• Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
• Поиск пути решений проблемы.
• Согласование предстоящей работы.
• Запрос необходимых сведений.
• Формирование инструкций.
• Извещение о чем-либо.
• Объяснение той или иной вещи.
• Согласование с сотрудниками или руководителями.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.

Докладные записки

Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.

Разновидности

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

• Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
• Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
• Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.

Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.

Правила составления

Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:

• Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
• Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
• Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
• ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.

Разница между разными видами записок

Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

• Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
• СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
• СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
• СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

• Факт правонарушения.
• Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

• Нарушение трудовой дисциплины.
• Внештатная ситуация на производстве.
• Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

Нужен ли организации журнал регистрации служебных записок? Где и сколько хранить эти документы? Ответ на этот вопрос каждый работодатель решает по-своему. Однако каждая крупная организация рано или поздно сталкивается с проблемой фиксации внутреннего документооборота. Мы разместим пример журнала регистрации служебных записок и расскажем об общих правилах оборота и хранения в организации такого рода документов.

Скачать образец:

Журнал регистрации служебных записок

Пример журнала регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записок

Общество с ограниченной ответственностью «Маяк”

Начат: 01.01.2022 г. Окончен: 31.12.2022 г.

Как оформить журнал регистрации служебных записок

Порядок оформления служебной записки, равно как и журнала их регистрации, закон не регламентирует. Есть ГОСТ, но его применение не обязательно. Поэтому каждый работодатель вправе выбрать удобную форму и вид. Целесообразно утвердить форму документа и журнала в локальном акте. Например, инструкции по делопроизводству. Кому работодатель доверит ведение журнала, тоже зависит от его личного представления. Чаще всего это секретарь (отдел делопроизводства). Или отдел кадров. Поскольку служебная записка – внутренний документ, то единый учет позволит оперативно реагировать на возникающие в организации трудности и задачи. Таким образом, журнал регистрации служебных записок упорядочит документирование и повысит контроль. А что в него включать, зависит от работодателя. Чем больше сведений, тем больше контроль. Но и больше время на его заполнение. Регистрация служебных записок предполагает присвоение номера и внесение данных в журнал. Кстати, он может быть и электронным.

Стандартные графы журнала

По общему правилу журнал содержит следующие графы:

• порядковый номер записи (он же номер служебной записки)
• дата документа
• составитель
• может быть наименование, краткое содержание
• адресат (если отделы переписываются напрямую)
• виза (резолюция)
• исполнитель (ответственное за исполнение лицо)
• срок исполнения (по желанию)
• отметка об исполнении
• примечания

Как мы уже сказали выше, это лишь примерная структура.

Сколько хранить

Каждая служебная записка обладает спецификой. Которую определяет цель ее написания и содержание. Например, служебная записка на сотрудника может касаться важных кадровых вопросов. Или служебная записка на командировку – и кадры, и бухгалтерия. Еще и расходование финансовых средств (как и записка на выдачу денежных средств).

Поэтому при выборе срока хранения той или иной служебной записки мы рекомендуем придерживаться Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Например, о трудовой деятельности – 5 лет. Связанные с коррупцией – постоянно. И так далее по перечню, утвержденному вышеуказанным приказом. Журналы регистрации служебных записок хранятся в организации не менее 5 (пять) лет.

Пояснительная записка — это документ, который дает общие сведения о каком-либо отчете, проекте, выводе или заключении ревизионной комиссии. Пояснительная записка заполняется печатным шрифтом на листе форматом А4. Она может состоять из нескольких листов, которые обязательно нужно пронумеровать. Содержание данного пояснения напрямую зависит от документа, к которому она прилагается. Пояснительная записка обычно пишется тем структурным подразделением предприятия, которое имеет непосредственное отношение к отчету, выполненному проекту или проведенной проверке. Адресуется пояснительная записка непосредственно руководителю своего предприятия.

Как правильно составить пояснительную записку

Текст пояснительной записки должен быть написан деловым стилем, лаконично, четко и однозначно. Сама пояснительная записка должна делиться на разделы, пункты и подпункты.

Вступительная часть пояснительной записки должна содержать ссылку на документ, по которому будет предоставляться информация. Обязательно нужно указать, какой именно вопрос будет раскрыт, если их несколько, то нужно перечислить все.

После вступления идет основная часть пояснительной записки, в которой нужно понятно и четко изложить всю информацию, поясняющую суть документа. Текст пояснения должен быть структурирован и разделен на перечни и списки. Данную записку обычно пишет работник структурного подразделения, такого, например, как:

• бухгалтерский отдел;
• плановый отдел;
• финансово-аналитический отдел;
• отел логистики.

Главное — не забывать, что нужно понятно изложить специфику документа, который непосредственно имеет отношение к работе подразделения. Поэтому она должна быть конкретной и легко читаемой. При необходимости в тексте нужно сделать сравнительный анализ данных отчетного периода с предыдущими годами. Данный анализ поможет лучше проследить динамику развития предприятия, а пояснительная записка легче будет восприниматься.

В заключительной части записки нужно подвести итог, и обязательно сделать акцент на позитивные моменты описываемого документа.

Подписывает записку исполнитель подразделения, и вместе с исходным документом отдает на подпись руководителю.

8.8.4.1. Служебные (образец оформления служебной записки в приложении №11), докладные (образец оформления докладной записки в приложении №12), объяснительные записки (образец оформления объяснительной записки в приложении №13) оформляются на белом листе бумаги формата А4, А5.

8.8.4.2. При оформлении служебных, объяснительных, докладных записок обязательно указываются:

— наименование организации (при отправлении вышестоящему органу);

— наименование структурного подразделения — автора документа;

— наименование вида док-та (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА);

— дата;

— адресат;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись.

8.8.4.3. Докладная записка – это документ, адресованный вышестоящему должностному лицу, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

8.8.4.4. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

— в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,

— во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения,

— в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

8.8.4.5. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется Генеральному директору.

8.8.4.6. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

8.8.4.7. Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

— первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

— вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

8.8.4.8. Служебная записка – это вид служебного документа, направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению.

8.8.4.9. Текст служебной (докладной) записки состоит из двух частей: первая – констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

8.8.4.10. Подписывает служебные, докладные, объяснительные записки составитель.

8.8.4.11. Копии служебных, докладных, объяснительных записок, остающиеся в структурном подразделении могут оформляться на оборотной стороне ранее использованного листа бумаги с перечеркиванием старого текста.