Секретарь обязанности

Секретарь обязанности

Утверждаю

М. П.

Должностная инструкция ответственного секретаря приемной комиссии

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

Общие положения

1.1. Ответственный секретарь приемной комиссии относится к категории специалистов, назначается на должность и увольняется с нее приказом .

1.2. Ответственный секретарь приемной комиссии непосредственно подчиняется председателю приемной комиссии.

1.3. На должность ответственного секретаря приемной комиссии принимается лицо, имеющее образование без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Ответственный секретарь приемной комиссии должен знать:

— Конституцию Российской Федерации;

— законы, постановления, положения, приказы и другие нормативные акты по вопросам, касающимся его деятельности;

— Устав образовательной организации, Положение о приемной комиссии;

— организационную структуру образовательной организации;

— перечень основных специальностей, порядок и условия поступления;

— особенности делопроизводства приемной комиссии, формы и бланки документов, обеспечивающих работу приемной комиссии;

— систему ведения электронного документооборота;

— систему и формы отчетности по работе приемной комиссии;

— методы и средства получения, обработки и передачи информации;

— правила пользования компьютерной техникой;

— этические нормы и правила, морально-этические стандарты делового поведения;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.5. В период временного отсутствия ответственного секретаря приемной комиссии его обязанности возлагаются на , который несет полную ответственность за их качественное и своевременное исполнение.

Должностные обязанности

Ответственный секретарь приемной комиссии:

2.1. Организует работу и делопроизводство приемной комиссии.

2.2. Ведет личный прием и консультирование абитуриентов, их родителей (законных представителей), доверенных лиц по вопросам поступления в образовательную организацию.

2.3. Обеспечивает прием, учет, регистрацию и необходимую обработку документов абитуриентов, формирует личные дела для последующей передачи в учебную часть.

2.4. Принимает входящие звонки, обрабатывает внешнюю корреспонденцию.

2.5. Принимает участие в организации мероприятий, связанных с проведением вступительных испытаний для абитуриентов.

2.6. Принимает участие в проведении дней открытых дверей в образовательной организации и других рекламно-агитационных мероприятий.

2.7. Подготавливает нормативные документы, проекты приказов, касающиеся работы приемной комиссии.

2.8. Организует подготовку справочно-информационных материалов, проспектов по вопросам обучения в образовательной организации.

2.9. Оформляет информационный стенд приемной комиссии.

2.10. Ведет электронную базу данных.

2.11. Готовит материалы к заседаниям приемной комиссии.

2.12. Ведет протоколы заседаний приемной комиссии.

2.13. Подготавливает установленную отчетность по работе приемной комиссии.

2.14. Организует оформление и обеспечение необходимым оборудованием и расходными материалами аудиторий и иных помещений для работы приемной комиссии.

2.15. .

Права

Ответственный секретарь приемной комиссии имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Вносить предложения вышестоящему руководству по совершенствованию методов выполняемой им работы.

3.3. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.5. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам и т. д.

3.6. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.7. Подписывать и визировать документы в пределах своих полномочий.

3.8. На оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.10. .

Ответственность

Ответственный секретарь приемной комиссии несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 4.00 Подробности Обновлено: 25.05.2020 16:50 Сергей Краковский Поделитесь в сети:

Секретарем является сотрудник компании, от продуктивной деятельности которого зависит нормальная работа всего офиса.

История профессии

Профессия секретарь зародилась еще во времена Древнего Рима. Высокородные патриции прибегали к услугам помощников ― образованных мужчин. Помимо делопроизводства эти работники нередко отвечали за корреспонденцию нанимателя. Как правило, они были осведомлены о многих секретах своих хозяев.

Во времена правления Петра I был открыт институт «секретарей». К работе допускались исключительно мужчины-дворяне, выходцы из именитых родов. На сегодняшний день требования секретарям менее строгие. Преимущественно пост секретаря занимают женщины, но встречаются на указанной должности и мужчины.

Особенности профессии

Данная профессия имеет ряд специализаций: референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь-переводчик.

Отдельно стоит упомянуть о секретарях, которые работают в судах. Сотрудник закрепляется за конкретным судьей, отмечает явку задействованных в процессе сторон, отвечает за своевременную рассылку повесток, печатает судебные акты и обрабатывает почту.

Профессия секретарь наделена такими положительными сторонами:

  • востребованность;
  • возможность завести полезные знакомства;
  • владение точной информацией о делах компании;
  • возможность совершенствования организаторских навыков;
  • шанс совмещать работу и учебу;
  • стабильность;
  • отсутствие повышенной физической нагрузки.

В перечень недостатков стоит включить следующее:

  • потребность часто задерживаться после окончания рабочего дня;
  • отсутствие возможности самореализации в ряде случаев;
  • необходимость идеально выглядеть требует финансовых затрат.

Обязанности

Ключевые обязанности секретаря предусматривают следующее:

  • встреча посетителей в приемной;
  • ведение делопроизводства компании;
  • ежедневное планирование рабочего графика начальника, и оперативное внесение правок по необходимости;
  • прием телефонных звонков;
  • подготовка к проведению конференций и совещаний;
  • бронь номера в отеле, заказ авиабилетов для шефа и иных работников компании;
  • заказ канцтоваров и иных вещей, что нужны для нормального функционирования офиса.

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать секретарь:

  • ответственный подход к выполнению обязанностей;
  • привлекательная внешность;
  • аккуратность;
  • пунктуальность;
  • внимательность;
  • вежливость;
  • хорошая память;
  • грамотная речь;
  • коммуникабельность;
  • стрессоустойчивость;
  • организованность.

Навыки и знания

Секретарь ― это специалист, который в совершенстве должен владеть ПК и оргтехникой; знать основные разновидности ПО, правила оформления и регистрации документов, а также ― особенности ведения внутренней отчетности.

В крупных корпорациях к секретарям выдвигают повышенные требования, включая владение иностранными языками и знание тонкостей делового этикета. В фирмах, что ведут деятельность на международном уровне, секретарь отвечает за подготовку к деловым встречам, фуршетам и пр.

Перспективы и карьера

Услуги секретаря востребованы в организациях и предприятиях различного направления деятельности, нотариальных конторах, судах и пр.

Секретарь ― это профессия, что не предусматривает стремительного и существенного карьерного роста. Низшей ступенью принято считать должность секретаря на ресепшн. Такой сотрудник не занимается управленческой деятельностью. Зачастую в его обязанности входит консультирование по телефонным звонкам, и организация встречи клиентов.

Немного выше по рангу расположена должность секретаря-референта, что может выполнять обязанности офис-менеджера.

Специалист с высшим образованием вправе претендовать на должность личного ассистента руководителя компании.

Обучение

Для начала карьеры достаточно получить среднее профессиональное или неполное высшее образование по специальности: «Делопроизводство», «Документоведение и документационное обеспечение управления». Курсы секретарей помогут быстро освоить азы профессии.

Рассчитывать на повышение в дальнейшем смогут претенденты с высшим образованием. Подходящими являются такие направления, как экономика, менеджмент, управление персоналом, бухгалтерский учет и лингвистика.

Должностные обязанности по разным «секретарским» позициям могут заметно различаться. Ознакомимся с образцом их отражения в должностной инструкции работника.

Секретарь: характеристика должности

«Секретарь» — очень емкое наименование профессии. Два человека могут быть секретарями, но выполнять довольно разную работу. Квалификационный справочник, утв. Постановлением Минтрудсоцразвития России от 21.08.1998 № 37, выделяет должности:

  • корпоративного секретаря;
  • секретаря-машинистки;
  • секретаря незрячего специалиста;
  • секретаря руководителя;
  • ученого секретаря.

Ранее этом справочнике была еще одна секретарская должность — секретаря-стенографистки.

Минтрудом также принят «секретарский» профстандарт — «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Приказ от 06.05.2015 № 276н).

Он предусматривает должности:

  • секретаря-администратора;
  • секретаря руководителя;
  • делопроизводителя и помощника руководителя (на которых работники чаще всего тоже именуются секретарями).

Таким образом, только лишь на официальном уровне выделяется порядка десяти секретарских должностей с разными обязанностями. Поэтому о наличии универсальной позиции секретаря говорить не приходится.

Работодатель заинтересован в эффективной организации труда. Поэтому при составлении должностной инструкции секретаря необходимо определиться, для какой именно секретарской должности она будет предназначена (и какой квалификационный справочник или профстандарт брать за основу).

Без должностной инструкции (ДИ) организовать работу секретаря непросто. Можно, конечно, прописать обязанности (права, ответственность и другие типичные разделы ДИ) в трудовом договоре, но это не всегда удобно для работы.

В качестве примера рассмотрим структуру ДИ секретаря руководителя. Условимся, что она составлена на основании профстандарта по Приказу № 276н.

Должностная инструкция секретаря руководителя: структура документа

Должностная инструкция секретаря руководителя может включать следующие разделы:

В данном разделе:

  • дается ссылка на профстандарт, по которому составлена инструкция;
  • указывается, что секретарь — это административно-управленческий персонал;
  • перечисляются должности, перед которыми секретарь подотчетен;
  • приводятся требования к квалификации, опыту, знаниям, умениям работника.

Их у секретаря руководителя много — и связаны они могут быть:

  • с помощью руководителю в вопросах планирования рабочего времени;
  • с ведением телефонных переговоров (руководителя, своих);
  • с работой с посетителями;
  • с организацией командировок;
  • с организацией конферентных мероприятий;
  • с контролем над исполнением поручений руководителя;
  • с организацией рабочего пространства в кабинетах (у руководителя, у себя);
  • с составлением управленческой документации;
  • с работой с документами;
  • с обеспечением руководителя информацией;
  • с обеспечением взаимодействия руководителя и других сотрудников предприятия.

В случае с должностью секретаря руководителя они довольно типичны (характерны для большинства других должностей). К примеру, это права:

  • на ознакомление с проектами решений руководства по деятельности секретаря;
  • на внесение предложений по улучшению работы;
  • на информирование руководства о проблемах (и на предложение способов их устранения);
  • на запрос различной информации от коллег;
  • на бесплатное пользование различными ресурсами предприятия в целях выполнения должностных обязанностей.

Здесь прописывается, что секретарь несет юридическую ответственность, предусмотренную:

  • трудовым законодательством (за дисциплинарные проступки, причинение материального ущерба имуществу, за которое отвечает работодатель);
  • административным, уголовным и гражданским законодательством (в случае иных правонарушений).

Кроме того, в разделе можно прописать, что локальными нормативами или коллективным договором предприятия могут быть предусмотрены прочие меры воздействия за нарушение секретарем трудовых обязанностей. Например — лишение или снижение премий, надбавок.

Образец должностной инструкции секретаряСкачать

Подводим итоги

Должностная инструкция секретаря — это документ, который:

  • относится к ключевым кадровым документам работника — поскольку детально регламентирует содержание его трудовой деятельности;
  • оптимально привязать к характеристике должности по квалификационному справочнику или по профстандарту — поскольку секретарских должностей много, и содержание работы человека в рамках каждой из них может быть разным;
  • лучше составлять, не допуская смешивания характеристик должности из разных позиций, предусмотренных квалификационными справочниками и профстандартами.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Скачать должностную инструкцию: Должностная инструкция секретаря

Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!

КА «Кадровый метод» — это современное кадровое агентство по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, …
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице «Акции» Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.
Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.
Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел «Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям»
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно «Как составить резюме», «Советы соискателю» и «Открытые вакансии». Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице «Подписка на новые вакансии»

admin

Добавить комментарий