Ревизия кассы 2018

Документальные ревизии осуществляются высококвалифицированными специалистами, имеющими, как правило, высшее образование и практический стаж учетной работы.

Они должны знать и уметь применять нормативные акты бухгалтерского, гражданского, предпринимательского, трудового, бюджетного, налогового и других видов законодательства в зависимости от того, каким видом деятельности занимается ревизуемый экономический субъект; владеть методами бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности; знать порядок организации документооборота, документального оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, организацию производства, труда и управления; умело применять в ходе ревизионной работы методики, методы, приемы и способы проведения документальных ревизий; в совершенстве уметь пользоваться техническими средствами, компьютерными программами по ведению бухгалтерского и других видов учета.

При осуществлении своей деятельности ревизор обязан:

• — разработать программу (план) по каждой ревизии с указанием основных вопросов или направлений ревизии и сроков их выполнения;
• — по прибытии на ревизуемый экономический объект предъявить полномочия (приказ руководителя) на проведение ревизии;
• — проводить ревизию в строгом соответствии с действующим законодательством, стандартами, рекомендациями в области бухгалтерского и бюджетного учета и финансовой деятельности;
• — добиваться, чтобы все нарушения по мере их обнаружения были устранены;
• — после окончания выполнения программы ревизии составить акт ревизии, соблюдая все требования, предъявляемые к его составлению;
• — соблюдать срок, установленный для проведения ревизии;
• — соблюдать права ревизуемых лиц.

Ревизор обладает следующими правами:

• — обследовать все помещения склады, хранилища, в которых находятся денежные, имущественные, товарно- материальные и другие ценности ревизуемого субъекта;
• — проводить инвентаризацию денежных средств и материальных ценностей;
• — проверять бухгалтерские и другие документы, учетные регистры, бухгалтерскую отчетность, относящиеся к ревизии;
• — требовать обязательного проведения инвентаризации имущества и денежных средств, при выявлении фактов хищений и злоупотреблений, порчи имущества, в случае обнаружения подлогов, подделок ставить вопрос перед правоохранительными органами об изъятии документов, подтверждающих эти факты;
• — запрашивать у органов исполнительной власти данные, необходимые для выполнения программы проверки;
• — получать от должностных лиц и работников организации объяснения (в том числе письменные), справки по вопросам, возникшим в ходе проведения ревизии;
• — запрашивать из смежных организаций заверенные копии необходимых документов;
• — совместно с руководителем принимать в процессе ревизии меры по устранению выявленных нарушений финансовой деятельности;
• — в случаях выявления нарушений законодательства, фактов хищений, присвоения или растраты денежных средств и материальных ценностей и других злоупотреблений ставить вопрос об отстранении от работы должностных лиц, виновных в этих нарушениях, передавать материалы ревизии в правоохранительные и другие органы для привлечения к ответственности.

Ревизор несет уголовную ответственность по ст. 292 УК РФ «Служебный подлог» за сокрытие в процессе ревизии фактов искажения учетных записей и отчетности, хищения, присвоения или растраты имущества и денежных средств путем внесения в акт ревизии ложных сведений, искажающих содержание документов, учетных регистров и показателей отчетности.

Эффективность и качество ревизии в значительной мере зависят от подготовки к ревизии, организации проверочных действий, рационального сочетания приемов, методов и техники контрольно-ревизионных мероприятий, оформления результатов, реализации материалов ревизии и контроля выполнения решений. Однако нередко бывает, что деятельность ревизора, составившего акт ревизии, привлекает внимание следователя. Обычно это происходит, когда в материалах дела появляются прямые сообщения о недобросовестности ревизора и его личном участии в сокрытии преступления либо когда следователю удается установить, что на проверенном ревизором экономическом субъекте фактически совершались противоправные уголовно-наказуемые деяния, но ревизором никаких нарушений замечено не было.

Весь процесс проведения документальной ревизии состоит из четырех этапов.

Первый этап — подготовительный. На этом этапе руководителем органа, который будет проводить ревизию, издается приказ о назначении ревизии. Срок проведения ревизии, например, по линии Росфиннадзора не может превышать 45 рабочих дней. Если в ходе проверки появится необходимость продления срока ревизии, она может быть продлена не более чем на 30 рабочих дней на основании мотивированного представления руководителя ревизионной группы. Если ее надо будет приостановить, то решение о приостановлении принимается назначившим ее лицом, которое в течение пяти рабочих дней письменно извещает об этом руководителя проверяемого экономического субъекта.

До начала ревизии ревизоры знакомятся с предыдущими актами ревизий, бухгалтерской (финансовой) отчетностью, учредительными документами, приказом об учетной политике и другими документами в зависимости от вида и задач ревизии и на их основе составляют программу (план) предстоящей ревизии, которую утверждает лицо, назначившее се. Программа содержит перечень вопросов, способы, методы и приемы проверки. Перечень вопросов чаще всего затрагивает следующие направления ревизионной работы экономических субъектов:

• — соответствие деятельности проверяемого субъекта учредительным документам;
• — обоснованность расчетов сметных назначений и исполнение смет доходов и расходов;
• — использование бюджетных средств по целевому назначению;
• — использование средств субвенций и субсидий, выделенных из федерального бюджета организациям любых форм собственности, бюджетных кредитов и инвестиций;
• — обоснованность образования и использования средств государственных внебюджетных фондов;
• — полнота поступления и целесообразность расходования средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности;
• — обеспечение сохранности денежных средств и материальных ценностей;
• — обоснованность операций с денежными средствами и ценными бумагами, расчетных и кредитных операций;
• — обоснованность расчетов по оплате труда и прочим расчетам с физическими лицами;
• — обоснованность операций с основными средствами, нематериальными активами и операций, связанных с инвестициями;
• — обоснованность произведенных затрат, связанных с текущей деятельностью, и затрат капитального характера;
• — полнота и своевременность расчетов с бюджетом и государственными внебюджетными средствами;
• — соблюдение финансовой дисциплины и нормативных актов, регулирующих ведение бухгалтерского (бюджетного) учета и составление достоверной бухгалтерской (финансовой) отчетности и формирование финансового результата деятельности экономического субъекта.

Иногда ревизоры снимают копии отчетных документов, которые берут с собой на проверяемый объект, чтобы исключить их подмену, так как бывали случаи, когда в вышестоящую инстанцию дают один вариант отчетности, а ревизору во время ревизии представляют другой.

Второй этап — неотложные контрольные действия ревизора. Содержание этого этапа деятельности ревизора определяется внезапностью его появления на ревизуемом объекте и заключается в следующих действиях ревизора:

• — по прибытии на место проведения ревизии ревизор одновременно предъявляет документы о назначении ревизии руководителю ревизуемой организации, знакомит его с составом ревизионной группы и обязательно опечатывает кассу для снятия остатка денежных средств с последующим оформлением промежуточного акта или акта проверки денежной наличности. Кассир при этом составляет отчет за учетный период. Если ревизия проводится по инициативе правоохранительных органов, то одновременно опечатываются места хранения денежных средств, материальных ценностей, складские помещения;
• — организуется рабочее место — отдельное помещение с телефоном и компьютером;
• — руководителем ревизуемого субъекта издается приказ или распоряжение, в котором он оповещает работников о начале ревизии и о необходимости предъявления необходимых документов по требованию ревизоров.

Третий этап работы ревизора состоит из двух стадий.

Первая стадия — общее исследование финансово-хозяйственной деятельности. Целью работы на этой стадии является определение участников финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого объекта и конкретных фактов хозяйственной жизни (сделок, событий, операций), которые требуют углубленной, всесторонней проверки. Ревизоры оценивают фактическое состояние учета и внутреннего контроля, конкретизируют программу ревизии. Они знакомятся с бухгалтерской (финансовой) отчетностью, записями в учетных регистрах, отчетностью структурных подразделений, филиалов, производственными отчетами с целью выявления сомнительных операций, которые требуют детального, более тщательного исследования; определяют, какие учетные документы следует подвергнуть более детальному анализу; уточняют методы документальной и фактической проверок, определяют границы сплошной и выборочной проверки документов и факты хозяйственной жизни, которые требуют более тщательного, углубленного исследования, что достигается с помощью методов экономического анализа, который проводится на основе внутренней бухгалтерской (финансовой) отчетности с использованием данных бухгалтерского учета.

Именно на этой стадии ревизоры могут выдвинуть предположения о конкретном содержании (способе) правонарушения и возможных участниках предполагаемых правонарушений, выявить условия, которые могут способствовать возникновению правонарушений. К этим условиям относятся:

• — работа в должности, связанной с материальной ответственностью, бухгалтерским учетом, выполнением контрольных функций;
• — отсутствие в должностных инструкциях четко обозначенных прав и обязанностей персонала экономического субъекта. Если нет четкого распределения прав и обязанностей между, например, работниками бухгалтерии или материально ответственными лицами, это весьма затрудняет определение виновности или невиновности конкретного лица;
• — отсутствие системы внутрихозяйственного контроля за сохранностью денежных средств и материальных ценностей, законностью и целесообразностью финансовых и хозяйственных операций, которая включает осуществление предварительного, текущего и последующего контроля специалистами самого экономического субъекта. Например, предварительный контроль должны осуществлять должностные лица, которым предоставлено право давать распоряжение на совершение тех или иных фактов хозяйственной жизни, при этом они не должны забывать о целесообразности и законности осуществляемой сделки, хозяйственной операции.

Текущий контроль должен проводиться должностными лицами и самими работниками (бухгалтерами) в процессе ежедневной работы. Знание нормативных актов и умение применять их в своей профессиональной практике позволяет, например, бухгалтерам быстро реагировать на изменения в отражении фактов хозяйственной жизни в учетных регистрах и составлении отчетности. Принимая к учету первичные документы, учетному работнику необходимо проверить законность и целесообразность отраженной в нем операции.

Последующий внутрихозяйственный контроль осуществляется на многих экономических субъектах подразделениями внутреннего аудита, контрольно-ревизионными службами, службой экономической безопасности или должностными лицами, в первую очередь главными бухгалтерами. Почти все экономические субъекты проводят обязательные инвентаризации, которые закреплены приказом об учетной политике. Но практика ревизионной работы свидетельствует, что проверка сохранности имущества и денежных средств зачастую осуществляется формально, без соблюдения порядка проведения инвентаризаций и ревизий, установленных Минфином России и ЦБ РФ, а внутренние аудиторские проверки проводятся зачастую перед проведением выездной налоговой проверки, проверки вышестоящей организацией или контролирующего органа соответствующего направления деятельности;

• — низкий уровень организации бухгалтерского учета, который не только приводит к отсутствию контроля за работой материально ответственных и должностных лиц, запущенности отдельных участков бухгалтерской деятельности, но и сказывается на финансовом положении экономического субъекта, недостоверности показателей его отчетности;
• — отсутствие или формальное проведение внешнего аудита или ревизионного контроля со стороны вышестоящей организации или контролирующего органа соответствующего направления деятельности. Отсутствие должного внешнего контроля также создает возможности для финансово-экономических правонарушений и преступлений.

Анализ условий, способствующих возможному совершению правонарушений, позволяет ревизору установить способ совершения правонарушения, круг причастных к этому правонарушению лиц и сумму ущерба, причиненного экономическому субъекту.

Вторая стадия работы ревизора на этом этапе — детальное исследование, которое предусматривает проверку фактов хозяйственной жизни на основе первичных учетных документов. На этой стадии ревизор с помощью методов документальной (формальная, нормативная, арифметическая, встречная проверка, метод взаимного контроля и др.) и фактической (получение письменных объяснений от участников конкретной операции, проведение контрольных операций, лабораторный анализ качества сырья, готовой продукции) проверки первичных документов, учетных записей устанавливает фактические данные по выявленным правонарушениям.

Четвертый этап — составление акта документальной ревизии. В нем должны быть отражены все выявленные ревизором недостатки в работе ревизуемого экономического субъекта, а также указаны должностные лица, ответственные за установленные нарушения и выявленные недостачи.

Все факты в акте ревизии должны быть изложены таким образом, чтобы по каждому факту можно было определить:

• — объект нарушения (инструкция, постановление, приказ и т.д. с обязательным указанием пункта, параграфа и содержания нарушения);
• — субъект нарушения (должностное или материально ответственное лицо);
• — время совершения нарушения (дата или период совершения нарушения, злоупотреблений или превышения должностных полномочий);
• — способ совершения нарушения;
• — чем вызвано нарушение (причины, условия, способствующие нарушениям);
• — размер причиненного ущерба.

Акт должен быть написан грамотно, четко, полно, без формальных констатаций нарушений, в нем должны быть полно и объективно отражены результаты ревизии. При написании акта ревизор обязан избегать юридической квалификации фактов. Не допускается применение юридических терминов — «злоупотребление служебным положением», «хищение», «вина», «умысел», «мошенничество», «недостача с хищением» и др. Ревизор должен ограничиться такими оценками, как «нарушение закона, приказа, постановления, инструкции», «недостача», «перерасход», «излишки», «материальный ущерб» (с указанием его размера). В акте не должно быть личных мнений, выводов, умозаключений ревизора и информации, основанной на устных заявлениях, объяснениях должностных или материально ответственных лиц.

Акт ревизии состоит из трех частей: вводной, описательной (основной) и результативной.

В вводной части указываются наименование ревизуемого экономического субъекта, лицо, проводившее ревизию, основания ее проведения, место, содержание задания ревизора, документы, которые были подвергнуты проверке, лица, присутствующие при проведении ревизии, время начала и окончания ревизии.

Описательная (основная) часть содержит описание имеющихся данных по установленному вопросу или заданию, методы, с помощью которых осуществлялась ревизия, установленные факты выявленных нарушений с указанием состояния бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля и их соответствие требованиям нормативных и локальных актов.

В результативной части отражаются выводы ревизора, дающие ответы на поставленные задачи (вопросы). К акту прилагаются таблицы, схемы и расчеты, объяснительные материально ответственных и должностных лиц, которые оформляются в виде приложения к акту.

В процессе проведения ревизии могут составляться промежуточные акты, отображающие выявленные серьезные нарушения. По таким актам берутся подробные объяснения от виновных лиц, в случае необходимости может проводиться служебное расследование.

Промежуточными актами оформляются результаты инвентаризации денежных средств, бланков строгой отчетности и денежных документов, материальных ценностей, взаимной сверки расчетов дебиторов и кредиторов и т.д. Эти акты являются частью общего акта ревизии.

Акт составляется в двух экземплярах. Если ревизия проводилась по требованию правоохранительных или контрольно-надзорных органов, то делается третий экземпляр, который передастся органу, по обращению которого она проводилась. Акт ведомственной и внутрихозяйственной ревизии подписывается ревизором, руководителем и главным бухгалтером ревизуемого экономического субъекта (или структурного подразделения). Если ревизия проводилась вневедомственными органами, то акт ревизии подписывает только ревизор, а руководитель и главный бухгалтер знакомятся с актом и подтверждают своими подписями факт ознакомления с содержанием акта.

Если руководитель отказывается подписать или получить акт ревизии, ревизор (руководитель ревизионной группы) в конце акта делает запись об отказе. Независимо от вида ревизии руководитель и главный бухгалтер вправе представить свои объяснения и возражения по фактам, приведенным в акте ревизии, которые приобщаются к акту.

На основании акта ревизии руководитель органа, назначившего ревизию, выносит предписание об устранении выявленных нарушений, которое в течение 10 рабочих дней направляется руководителю ревизуемого экономического субъекта.

По итогам проведенной ревизии руководителем экономического субъекта принимаются управленческие решения.

Если в ходе ревизии были выявлены правонарушения, наказуемые в уголовном порядке, материалы ревизии направляются руководителем органа, назначившего ревизию, в правоохранительные органы для решения вопроса о возбуждении уголовного дела. Следователь, получив акт ревизии, обязан оценить его с позиций правильности оформления, полноты исследования и убедительности выводов. Основное внимание он должен уделить следующим обстоятельствам:

• — все ли бухгалтерские документы и иные материалы были исследованы ревизором;
• — привлекались ли к ревизии заинтересованные должностные лица;
• — имеются ли подписи этих лиц в акте и приложены ли их письменные объяснения по существу выявленных ревизором нарушений;
• — подписан ли акт ревизии другими должностными лицами экономического субъекта;
• — имеется ли заключение ревизора но прилагаемым объяснениям (возражениям);
• — утвержден ли акт документальной ревизии руководителем ревизуемого экономического субъекта.

Если в ходе изучения материалов ревизии будет установлено, что фактический размер причиненного ущерба не соответствует размеру ущерба, предусмотренному в УК РФ, материалы ревизии передаются для рассмотрения в административном порядке по соответствующей статье КоАП.

По результатам проверки или ревизии экономического субъекта в случае выявления нарушений законодательства РФ при осуществлении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского, налогового и других видов учета к лицам, допустившим эти нарушения, применяется юридическая ответственность.

По закону все коммерческие компании и предприниматели, принимающие в качестве оплаты за услуги и товары наличные денежные средства, должны применять в своей деятельности кассовые машины. Но это еще не все – работа с контрольно-кассовой техникой подразумевает под собой соблюдение кассовой дисциплины и проведение периодических ревизий.

Что такое ревизия кассы

Под ревизией кассы принято понимать ряд мер, которые проводят контролирующие органы или ИП и руководство организаций для проверки того, насколько соответствуют операции с наличными средствами, осуществляемые кассирами и работниками бухгалтерских отделов, требованиям закона.

Кассовая дисциплина

Для того, чтобы в процессе будущей ревизии кассы, которая неизбежно рано или поздно последует, не нашлось каких-либо серьезных ошибок и недочетов, следует с самого первого дня работы с кассовой техникой тщательно придерживаться кассовой дисциплины. Под ней подразумевается обязательная фиксация всех операций с наличными средствами в специальной кассовой книге, работа с приходно-расходными ордерами, ведение расчетно-платежной ведомости и т.д.

Кроме того, все ИП и предприятия должны отвести для кассы специально огороженное место или даже выделить отдельный кабинет для того, чтобы не допустить проникновения посторонних людей к контрольно-кассовой технике и тем самым исключить вероятность различных правонарушений. Следует помнить о том, что допустить к работе с кассой можно не каждого из сотрудников бухгалтерского отдела, а только того, кто прошел специальное обучение.

Кто проводит ревизию кассы

Проводить ревизию кассы могут:

• специалисты территориальных налоговых инспекций;
• сотрудники Росфиннадзора;
• руководство предприятия в лице уполномоченных сотрудников или аудиторской компании.

Раньше, до 2012 года, проверять контрольно-кассовую дисциплину в организациях и ИП могли представители банковских структур, но сейчас у них это право отсутствует.

В какие сроки проводится ревизия

Если решение о ревизии кассы принимается на уровне руководства предприятия или индивидуальным предпринимателем для внезапной проверки работы бухгалтерии и кассира, то сроки ревизии выбираются на их усмотрение и проводятся на основании изданного приказа. Однако, закон учитывает и те случаи, когда ревизия кассы является обязательной процедурой. Это:

• время перед годовой отчетностью;
• увольнение или временная замена кассира;
• в случае выявления злоупотреблений наличными средствами или краж.

Кроме того, ревизия обязательно должна проводиться как минимум по итогам полугодия, а еще лучше – ежеквартально или ежемесячно, в самом начале или конце месяца.

Необходимые условия для ревизии кассы

Инициация ревизии обязательно должна сопровождаться соблюдением определенного ряда условий. В частности, если ревизию решило провести руководство предприятия, то должен быть издан соответствующий внутренний приказ. Если же решение о проведении ревизии приняли контролирующие органы, то есть либо налоговая служба, либо Росфиннадзор, то они должны заранее уведомить проверяемую организацию или ИП о надвигающейся проверке. При этом в уведомлении, как и в приказе, обязательно должны быть прописаны сроки ревизии, а также состав и полномочия ревизионной группы. Участники ревизии со стороны контролирующих структур непосредственно перед тем, как приступить к ревизии, обязаны предоставить руководству компании свои удостоверения личности. Только после этого им могут быть предъявления все необходимые (в том числе конфиденциальные) документы, а также финансовая наличность в кассе.

Как правило, ревизоры стремятся к тому, чтобы проверка соответствовала следующим параметрам:

• неожиданность, внезапность для проверяемой стороны;
• профессионализм и обоснованность – это самые важные качества, которые должны обязательно быть у проверяющих. И хотя эти качества встречаются не всегда, только компетентность и объективность могут обеспечить правильность ревизии, а значит защитить проверяемых от негативных последствий ревизии и возможных несправедливых претензий со стороны правоохранительных органов;
• непрерывность — то есть все действия для грамотного проведения ревизии должны совершаться единовременно, в один день, без каких бы то ни было перерывов и проволочек;
• открытость. Результаты проверки на всех этапах должны обсуждаться с руководством компании, поскольку это экономит время, а также способствует устранению ошибок и неточностей, которые могут допустить проверяющие.

Этапы ревизии кассы

Ревизия кассы всегда проходит в связке с ревизией кассовой дисциплины, в несколько шагов.

1. Подготовка к ревизии. На этой стадии кассир передает ревизорам расписку о том, что все деньги оприходованы, документы учтены, а также последний кассовый отчет. В свою очередь председатель ревизионной группы визирует все кассовые документы пометкой «до ревизии»;
2. Подсчет остатков наличности в кассе. На этом этапе, помимо механического пересчета денежных средств, оставшихся в кассе, ревизоры проверяют наличие и движение бланков строгого учета и сопоставляют их с журналами регистрации. По итогам этого этапа составляется акт ревизии денежной наличности;
3. Анализ и требование обоснований фактов превышения остатков денежных средств в кассе, если таковые будут обнаружены;
4. Контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности наличности в кассе. В частности, здесь ревизоры проверяют наличие и исправность сейфов, проверяют, как организовывается перевозка наличности, а также смотрят результаты предыдущих проверок и их периодичность;
5. Проверка соблюдения кассовой дисциплины. Этот этап включает в себя сразу целый перечень действий, таких как проверка правильности заполнения различных ведомостей и кассовой книги, оформления первичных кассовых документов, проверка оприходования получаемых денежных средств и обоснованности различных выплат из кассы и т.д.;
6. Контроль за целевым использованием полученных финансов;
7. Составление полного отчета по проверке кассовой дисциплины и приложение к нему соответствующего акта по ревизии кассы.

Четкое следование этому алгоритму позволяет получить точные сведения о положительных и отрицательных сторонах в финансовой деятельности фирмы, поэтому переоценить роль данной процедуры сложно.

Окончание ревизии кассы: акт

Главный документ, который в обязательном порядке должен быть составлен по результатам ревизии кассы – акт по строго установленной законом форме ИНВ-15. Сведения, которые должны быть в нем указаны:

• о конкретной сумме наличности в кассе;
• о размере денежных средств по документам;
• сравнение двух вышеназванных позиций и вывод. Если данные совпадают, значит все в норме и предприятие или ИП ведут кассу образцово и в строгом соответствии с законом, если же они разнятся, то, значит, в кассе присутствует либо недостача, либо излишки, что в равной степени является отступлением от нормы. В конце акта ревизорская группа обязательно предлагает меры по устранению обнаруженных нарушений.

Внимание! При выявлении излишков кассир обязательно должен в письменной форме объяснить причину их появления, если же обнаруживается недостача, то она взимается с ответственного за ведение кассы сотрудника.

Важно! По результатам проверки ревизоры вполне могут обратиться в следственные органы, если найдены какие-либо крупные правонарушения, злоупотребления и т.п. деяния.

Подводя итог к написанному, можно сказать, что строгое соблюдение кассовой дисциплины гарантирует не только отсутствие проблем внутри компании, но и предотвращает возможные негативные последствия, которые может вызвать ревизия кассы и кассовой дисциплины со стороны внешних контролирующих структур.

Ревизию кассы позволяет обеспечить контроль за правильностью ведения кассовых операций, их оформления и отражения в учете. Подробнее о данном мероприятии — рассказываем ниже.

В каких случаях нужна проверка

Напомним, ревизию кассы можно проводить как по плану, так и нет. Законодательство устанавливает ряд ситуаций, когда хозяйствующий субъект обязан провести плановую проверку (приказы Минфина и ):

• на должность материально-ответственного лица заступает новый сотрудник;
• в случае хищения наличности;
• перед формированием годовой бухотчетности;
• в случае реорганизации (ликвидации) фирмы;
• при наступлении ЧС (это могут быть природные катаклизмы, аварии, техногенные катастрофы).

Важно!

Количество внеплановых проверок кассы и кассовых операций в течение года может быть любым. Периодичность, основания, сроки и порядок их проведения утверждаются руководителем, исходя из потребностей конкретной организации, и закрепляются в учетной политике организации.

Внеплановая проверка проводится без предварительного уведомления МОЛ, чтобы удостовериться в его порядочности и профессионализме. Часто ревизия вскрывает факты злоупотребления денежными средствами, несоблюдения правил их хранения, некорректного оформления операций, отсутствия первички. И если такие нарушения не будут выявлены и устранены до инспектирования кассовой дисциплины налоговиками, то некомпетентность отдельных сотрудников может повлечь печальные последствия для фирмы в целом.

Найти квалифицированных сотрудников — цель любого кадровика. Найти грамотного и опытного бухгалтера, которому можно доверить финансы компании, это еще и головная боль руководителя предприятия. И даже при наличии в штате завидных специалистов главбуху требуется приложить немало усилий, чтобы отладить бухгалтерский учет и контроль кассовых операций.

Ответственность руководителя за ведение бухгалтерского учета и финансовую отчетность ООО

Потребительский спрос способствует постепенному внедрению достаточно новой для отечественного рынка услуги — аутсорсинга кассовых операций, которая, несмотря на молодость, успела зарекомендовать себя в качестве эффективной меры снижения затрат компаний на содержание и оплату ошибок некомпетентного персонала и организации образцового документооборота.

Кто проводит ревизию

Проведение надзорных мероприятий возлагается на инвентаризационную комиссию. В качестве членов комиссии могут выступать:

• административный персонал фирмы;
• сотрудники бухгалтерии;
• прочие работники (юристы, экономисты и пр.);
• внутренние и внешние аудиторы;
• специалисты аутсорсинговой компании.

Для утверждения состава комиссии директором организации издается постановление (приказ, распоряжение) в свободной форме (в качестве образца можно воспользоваться бланком № ИНВ-22 из приказа Госкомстата № 88). Переиздавать его ежегодно не требуется, если в организации не происходило каких-либо кадровых перестановок (смена МОЛ, увольнение одного из членов комиссии пр.).

Если предприятие достаточно крупное (например, имеет много подразделений в разных регионах), то контроль за ведением кассовых операций проводят единовременно несколько комиссий, сформированных из служащих местного ОП.

Важно!

При проведении инвентаризации обязаны присутствовать все ревизоры, указанные в приказе. Если хотя бы одно из этих лиц отсутствует — результаты проверки могут быть признаны недействительными.

Правила проведения ревизии

Порядок проведения контроля кассовых операций изложен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина № 49.

Перед проведением инвентаризации все кассовые операции завершаются, а все последние расходные и приходные документы передаются комиссии.

Первым делом ревизоры пересчитывают наличность в операционной кассе и сверяют с учетными данными бухгалтерской программы, включая данные онлайн-ККТ (если организация применяет кассовую технику). В случаях, когда в кассе компании хранятся иные ценности (чековые книжки, акции, векселя и пр.), они также подлежат пересчету.

Затем проводится контроль оформления кассовых операций: проверяется правильность заполнения ордеров и иной первичной документации, полнота и своевременность отражения движения наличных средств в регистрах учета.

Параллельно контролируется соблюдение кассового лимита (если он был утвержден) и лимита расчета наличными в рамках одного договора.

По итогам ревизии может быть установлено, что фактический остаток наличных полностью соответствует данным учета, либо выявляется недостача или излишек средств.

Аудит кассы и кассовых операций

Оформление результатов ревизии

По окончанию надзорного мероприятия членами комиссии в присутствии МОЛ составляется акт проверки и опись ЦБ и БСО. Допустимо как использование форм Госкомстата (№ ИНВ-15, ИНВ-16), так и бланков, разработанных самой организацией.

В акте указываются:

• сумма наличных в кассе на момент проверки;
• сумма средств по учетным данным;
• сумма излишка / недостачи (в случае обнаружения) и причины, по которым она возникла;
• последние номера ПКО и РКО;
• обнаруженные нарушения порядка приема и выдачи наличных.

Акт заполняется в 2 экземплярах, подписывается всеми ревизорами и МОЛ, после чего доводится до сведения руководства. Один экземпляр выдается на руки кассиру, второй — остается в организации. В случае смены МОЛ акт заполняется три раза — по одному для каждой стороны.

Если в ходе ревизии была выявлена недостача, произошедшая по вине МОЛ, решением руководителя эта сумма может быть удержана с виновного работника.

Санкции за нарушения кассовой дисциплины

Нарушения кассовой дисциплины, установленные в ходе выездной или камеральной проверки сотрудниками ИФНС, могут привести к штрафам по ст. 15.1 КоАП РФ в размере от 40 до 50 тыс. руб. Срок давности — два месяца со дня нарушения кассовой дисциплины ( КоАП РФ).

Резюмируя сказанное выше, заметим:

• Любая компания, работающая с наличными деньгами, не застрахована от ошибок и некомпетентности сотрудников. Организация контроля за ведением кассы возлагается на директора предприятия, который может инициировать проведение внезапной ревизии с целью выявления нарушений и принятия мер по их устранению. Снять с себя изрядную долю ответственность можно только, передав весь учет или его часть аутсорсинговой компании.
• В отдельных случаях действующее законодательство обязывает компании осуществлять надзорные мероприятия в плановом режиме, при этом порядок проведения любых проверок регламентируется НПА.
• Передача ответственности за ведение кассовых операций профессионалам аутсорсинговой компании поможет избежать непредвиденных расходов и повысить экономическую эффективность бизнеса.

Заказать услугу

7. Основные этапы и последовательность ревизии

В ревизионной работе следует выделить следующие этапы:

1) подготовительный;

2) проведение ревизии;

3) оформление результатов ревизии;

4) реализация результатов ревизии;

5) контроль над выполнением решений, принятых по результатам ревизии.

Результат ревизии во многом зависит от ее подготовки еще до выезда на объект. Подготовительный этап ревизии заключается в сборе информации о ревизуемом субъекте, т. е. изучаются акты предыдущих ревизий, докладные записки, приказы и постановления по результатам проведенных ревизий, вообще все, что относится к данному предприятию. Также изучаются данные годовой и промежуточной бухгалтерской отчетности предприятия, данные налоговой отчетности (расчеты и декларации). На основании собранной информации определяются задачи ревизии, подготавливается план проведения ревизии, руководитель ревизионной группы проводит ознакомительную работу на основании информации о предприятии, а также производит постановку конкретных задач ревизии перед членами ревизионной группы.

По прибытии на предприятие и предъявлении руководителю предприятия приказа или распоряжении о проведении ревизии приступают непосредственно к этапу проведения ревизии. Проводят обследование предприятия, осмотр помещений, цехов, служб аппарата управления, подразделений и мест хранения ТМЦ, подъездных путей, проводят инвентаризацию кассы, изучают первичные документы, сводные регистры, ведомости синтетического и аналитического учета, собирают объяснения и справки с работников, если в этом есть необходимость, проводят инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами, поставщиками и покупателями (высылают извещения на предприятия с просьбой сообщить о состоянии расчетов или имеющихся претензий к ре-визируемому предприятию).

Если ведение бухгалтерского учета на предприятии запущено, руководитель ревизионной группы дает задание восстановить учет. В течение проверки для систематизации материалов ревизоры составляют рабочие документы, где отражают все обнаруженные факты нарушений. Результаты проверки оформляются актом (согласно действующим инструкциям и в соответствии с планом или программой ревизии). В акте указывают сведения об организации и ревизорах, результаты предыдущих проверок и факты выполнения решений по данным ревизиям, указывают способы и методы, использованные в ходе ревизии, способы проведения инвентаризации, результаты проверок по направлениям ревизии, размер причиненного ущерба.

Уже в ходе проверки ревизор должен принять меры по устранению выявленных нарушений, а также ставить вопрос о мере ответственности виновных лиц. При незначительных нарушениях результаты ревизии могут быть реализованы сразу после окончания ревизии, о чем сообщается в приложении к акту ревизии. А если выявлены факты хищений в крупных размерах, составляется промежуточный акт и передается в следственные органы. По результатам ревизии составляются выводы и предложения по устранению недостатков, которые представляются руководителю организации. Он рассматривает выводы и принимает решение по устранению недостатков. В дальнейшем выполнение этих решений должно быть проконтролировано.

Контрольно-ревизионные органы обеспечивают контроль над выполнением решений, принятых по результатам ревизии, и, при необходимости, принимают другие предусмотренные законодательством РФ меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба, а также систематически изучают и обобщают материалы ревизий и на основе этого вносят предложения о совершенствовании системы государственного финансового контроля, дополнениях, изменениях, пересмотре действующих в РФ законодательных и других нормативных правовых актов.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Порядок ведения кассовых операций регламентирован Указанием Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014 года. Согласно документу, организации и предприниматели, работающие с наличностью, обязаны проводить ревизию кассы и осуществлять инвентаризацию денежных средств в кассе. В статье разберем, когда проводятся плановые и внеплановые кассовые проверки, как провести ревизию кассы, какие документы необходимо для этого оформить.

Проверка кассы: цели, виды

Как провести ревизию кассы

Проверка кассы проводится в следующих целях:

• контроль сохранности денежных средств;
• соответствие суммы наличности, находящейся фактически в кассе, сумме, отраженной в учетных документов (в частности, в кассовой книге);
• проверка соблюдения кассовой дисциплины.

Организация может проверять наличность в кассе планово и внепланово.

Плановые проверки носят обязательный характер, их проведение регламентируется действующими законодательными актами. Внеплановые кассовые проверки проводятся по решению организации, на основании локальных документов (например, Положение о ведении кассовых операций и кассовой дисциплине).

№ п/п	Виды кассовых проверок	Когда проводится	Цель проверки
1	Плановая проверка	Организации обязаны проводить проверку кассы как минимум 1 раз в год (на 1-е января), а также при увольнении руководителя организации, главбуха и завкассой. Кроме того, плановая проверка кассы проводится при смене кассиров (увольнение или временное освобождение от служебных обязанностей в связи с отпуском, переводом, т.п.).	Плановая проверка кассы по состоянию на 1-е января каждого года проводится с целью инвентаризации денежных средств. Цель проверки кассы при смене руководства и материально-ответственных лиц – контроль за соблюдением кассовый дисциплины, сохранность наличности в кассе.
2	Внеплановая проверка	Порядок проведения внеплановых кассовый проверок (ревизий) каждое предприятие устанавливает индивидуально и фиксирует в локальных нормативных актах.	Внеплановая проверка кассы осуществляется с целью контроля сохранности денежных средств в кассе, соответствия суммы наличности с данными учета, соблюдением порядка кассовой дисциплины.

Когда проводится ревизия кассы

Ревизия кассы подразумевает внеплановую проверку наличных средств и кассовых документов без предварительного уведомления.

Конкретные случаи и обстоятельства, при которых организация обязана проводить внеплановую ревизию кассы, законом не предусмотрены. Поэтому компания вправе самостоятельно устанавливать правила проведения ревизии, периодичность проверок, основания для их проведения, сроки ревизии.

Читайте также статью ⇒ «Порядок ведения кассовых операций для ИП».

Как провести ревизию кассы: процедура, документы

Ниже представлена пошаговая инструкция с описанием процедуры проведения ревизии и кассы и порядком оформления проверки.

Этап №1. Утверждение порядка проведения ревизии

На первом этапе организации необходимо утвердить порядок проведения ревизии во внутренних нормативных документах. Для этого рекомендуется оформить отдельный документ (например, Порядок контроля учета кассовых операций или кассовой дисциплины). Порядок осуществления и документального оформления ревизионных мероприятий также можно отразить в существующих локальных документах (например, в Положении об учете кассовых операций либо в учетной политике).

В локальном нормативном акте компания:

• утверждает периодичность проведения проверок (не чаще 1-го раза в месяц, в квартал, т.п.);
• определяет основания для ревизии (подтверждение факта хищения, дополнительный контроль соблюдения кассовой дисциплины);
• фиксирует длительность проверки;
• описывает алгоритм действий проверяющих во время ревизии;
• утверждает перечень документов, оформляемых в ходе проверки и по результатам ревизии;
• определяет круг лиц, которые будут участвовать в ревизии в качестве проверяющих.
• утверждает меры ответственности за нарушение кассовой дисциплины в соответствие с действующим законодательством.

Если речь идет о крупной компании, то контрольно-ревизионные мероприятия в таких случаях осуществляют сотрудники специального подразделения (например, служба внутреннего аудита). В небольших фирмах обязательства по проведению ревизии могут возлагаться на сотрудников (незаитерисованных лиц), должностные обязанности которых не связанны с кассой.

Включение сотрудников в состав ревизионной комиссии оформляется отдельным документов (как правило – приказом). Если ревизию проводят сотрудники службы внутреннего аудита, составление приказа о комиссии необязательно, ведь в данном случае обязанности о проведении контрольных мероприятиях уже зафиксированы в трудовых договора и в должностных инструкциях сотрудников службы.

Этап №2. Издание приказа о проведении ревизии

На основании положений локального нормативного акта издается приказ по предприятию о проведении внеплановой ревизии.

Приказ может быть составлен в свободной форме либо на бланке формы ИНВ-22 (можно скачать здесь ⇒ Приказ о проведении ревизии кассы (бланк ИНВ-22)).

В тексте приказа должна быть отражена следующая информация:

• наименование документа, дата составления, номер;
• наименование организации;
• перечень проводимых контрольных мероприятий (инвентаризация наличных средств и материальных ценностей в кассе, контроль учета кассовых операций, соблюдения кассовой дисциплины);
• основания для проверки (контрольные мероприятия, подтверждение факта хищения, смена материально-ответственного лица, т.п.);
• состав ревизионной комиссии (ФИО, должности сотрудников);
• дата начала и окончания ревизии.

После подписания приказа руководителем, с документов должны быть ознакомлены члены ревизионной комиссии (под роспись). Работники кассы, деятельность которых будет проверяться на основании приказа, о предстающей ревизии не уведомляются.

Этап №3. Проведение ревизионных мероприятий

В день, утвержденный приказом, члены ревизионной комиссии приступают к контрольным мероприятиям:

1. Уведомление работников кассы о ревизии. Первоначально члены ревизионной комиссии предоставляет работникам кассы оригинал приказа о проведении внеплановой ревизии. Кроме того, кассиру необходимо предъявить удостоверения личности всех членов комиссии (паспорта, рабочие пропуска, т.п.), которые подтверждают право данных сотрудников на проведение проверки.
2. Пересчет наличности в кассе. Работник кассы пересчитывает наличные деньги в кассе в присутствии членов комиссии. Если в кассе находятся иные ценности либо бланки строгой отчетности, они также подлежат пересчету.
3. Сравнение суммы наличных денег с учетными данными. Пересчитав наличность, члены комиссии сравнивают полученные результаты с записями в кассовой книге, тем самым определяя наличие излишка/недостачи средств.
4. Проверка соблюдения правил ведения учета. Ревизионная комиссия проверяет, все ли кассовые операции отражены необходимыми документами, контролирует правильность оформления приходных и расходных кассовых документов.
5. Контроль соблюдения кассовой дисциплины. Члены комиссии осуществляют контроль за соблюдением лимита кассы, установленного внутренними нормативными документами, лимита наличных расчетов в рамках одного договора (не более 100.000 руб.).

Читайте также статью ⇒ «Учет кассовых операций на УСН, ОСНО, ПСН, ЕНВД».

Этап №4. Оформление результатов ревизии

По окончанию контрольных мероприятий члены комиссии в присутствие работников кассы составляют акт проверки.

Документ может быть оформлен в свободной форме или на бланке ИНВ-15 (можно скачать здесь ⇒ Акт инвентаризации наличности ИНВ-15).

В тексте документа отражается следующая информация:

• наименование документа, дата составления, номер;
• наименование организации;
• члены комиссии (ФИО, должности);
• материально-ответственное лицо (ФИО, должность);
• перечень ценностей в кассе на начало проведения ревизии (наличность, марки, ценные бумаги, бланки строго отчетности);
• сумма наличных средств и прочих ценностей согласно учетным данным;
• наличие излишка/недостачи, сумма;
• последние номера приходных и расходных кассовых ордеров.

Также акт ревизии содержит данные о причинах выявленной недостачи/излишков (например, неверное отражение операций в кассовой книге), а также описывает нарушения правил ведения кассового учета и кассовой дисциплины, выявленные в ходе ревизии.

Акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается членами ревизионной комиссии, материально ответственным лицом, после чего передается руководителю для принятия дальнейшего решения относительно выявленных нарушений (удержание недостачи с ответственных лиц, применение административных мер взыскания за нарушение кассовой дисциплины и порядка ведения кассовых операций, т.п.).

Читайте также статью ⇒ «Инкассовое поручение».