Регистрация трудового договора

Наемный рабочий при трудоустройстве обязан заключать со своим работодателем трудовой договор. Оформление и регистрация трудовых договоров ИП необходима как для соблюдения интересов сотрудников, так и для соблюдения интересов работодателя, а также для осуществления налогообложения.

Согласно Трудовому кодексу РФ, принимать человека на предприятие без соответствующего контракта нельзя, в том числе на 1-2 месяца или на испытательный срок. В случае если ИП осуществляет трудоустройство сотрудника без письменно оформленного соглашения, он нарушает закон. Согласно ст. 67 ТК РФ, контракт де-факто считается заключенным с момента, когда сотрудник приступил к своим трудовым обязанностям с ведома или по поручению индивидуального предпринимателя.

Варианты договоров

Законом предусматриваются следующие виды соглашений между работниками и ИП: срочный или бессрочный трудовой договор или гражданско-правовой документ. Гражданско-правовой вариант чаще всего оформляется при необходимости найма граждан для разовых работ, для видов деятельности, не требующих соблюдения режима рабочего дня и графика, для удаленно работающих сотрудников.

Трудовое соглашение в своем полном виде необходимо при приеме работника на постоянную работу. Оно может быть срочным, если сотрудник принимается на время, или бессрочным. Срок, на который заключается срочный вариант документа, должен быть не более 5 лет.

Многие ИП стремятся не заключать со своими рабочими договоры в полном виде, заменяя их гражданско-правовыми вариантами. При этом они на полном основании могут не выплачивать своим сотрудникам различные социальные выплаты (больничные, отпускные и т. п.), а также легко увольнять их в любом случае. Но, с другой стороны, ущемляются и интересы самого ИП. Например, с гражданином, работающим по соглашению подряда, нельзя заключить договор материальной ответственности. Кроме того, любая проверка предприятия комиссией по трудовой инспекции может закончиться для ИП серьезными штрафными санкциями.

Оформление документов

Трудовое соглашение между индивидуальным предпринимателем и физическим лицом заключается в письменном виде в двух экземплярах. Один из этих экземпляров выдается на руки работнику, второй остается у ИП. Каждый из этих документов скрепляется подписями обеих сторон. При приеме на работу гражданина, не достигшего 16 лет, к договору обязательно прикладывается письменное согласие одного из его родителей (опекунов, официальных представителей).

При оформлении соглашения о труде от трудоустраивающегося лица требуются следующие документы:

• паспорт или заменяющий его документ;
• трудовая книжка;
• пенсионное страховое свидетельство;
• медицинское страховое свидетельство;
• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
• дипломы о получении образования, об окончании специализированных образовательных курсов, курсов повышения квалификации;
• дополнительные документы в зависимости от вида трудовой деятельности (удостоверения, допуски, лицензии).

Перед тем как индивидуальный предприниматель начнет заключать документ о найме, он заблаговременно обязан позаботиться об оформлении штатного расписания, инструкций для рабочих, приказа о приеме на работу. В момент поступления на работу гражданина в его трудовой книжке производится соответствующая запись.

Регистрация соглашений

Как только индивидуальный предприниматель принимает решение о найме физических лиц и о заключении с ними документально оформленных соглашений о труде, у него возникает обязанность зарегистрироваться в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования в качестве агента по уплате страховых социальных и пенсионных взносов. В случаях когда между ИП и сотрудниками заключаются гражданско-правовые соглашения, проходить регистрацию необходимо только в Пенсионном фонде, так как с этих видов документов взносы по социальным выплатам не предусмотрены.

Сроки регистрации и постановки на учет определены законодательством: для Фонда социального страхования этот срок составляет 10 дней, для Пенсионного фонда – 30 дней. Отсчет сроков начинается со дня заключения первого трудового или гражданско-правового соглашения. В случае нарушения этих сроков законом предусмотрены крупные денежные штрафы.

С 2006 года ИП не обязаны регистрировать заключаемые трудовые или гражданско-правовые договоры в каких-либо фондах или инстанциях, как и не обязаны оповещать эти органы об их расторжении.

Однако, несмотря на это, в отдельных субъектах РФ случаются попытки возложить на предпринимателей обязанности регистрации трудового договора ИП с работником. Во всех случаях эти попытки являются не более чем самодеятельностью чиновников на местах.

После того как индивидуальный предприниматель встает на учет в указанные фонды, он начнет нести перед государством обязанности, а именно: удерживать и уплачивать с оплаты труда сотрудников налоги и взносы пенсионного и социального страхования, а также вести кадровый учет и отчетность.

Такой журнал составляется для ведения всех трудовых договоров, заключенных между руководителем и сотрудником. С помощью него происходит их хранение и учет, а также туда вносятся дополнительные сведения всей общей информации, которая происходит в организации между сотрудником и руководством.

Кто ответственный за его заполнение

Занимается непосредственно хранением и учетом такого документа, кадровый работник организации. Если будет инспекторская проверка, тогда данный работник обязан показать им этот журнал. Ведь он является подтверждением всех трудовых соглашений компании.

Как правильно его оформить

Составление подобного журнала не предусмотрено на каждом из предприятий, а также не существует регистрационной формы его заполнения, но есть некоторые правила, которых следует придерживаться:

• указать номер каждого договора и число, когда он производился;
• личные данные сотрудника и его должность, подразделение, где он работает;
• дата заключения и расторжения договора;
• указывается характер работы сотрудника;
• остальные сведения о произведенных договорах.

Журнал трудовых договоров — это документ, отражающий количество и движение договоров на предприятии. Применяется для упрощения учета, поиска и обработки кадрового документооборота.

Зачем нужен журнал

Документ под названием «Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в число обязательной кадровой документации. Это инструмент, позволяющий быстро найти необходимый контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о ведении подобного учета принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.

Важно определить цель ведения документа. От нее зависит вид, в котором оформляется журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений, — электронный или бумажный. Если он нужен в информативных целях — отследить срок действия контракта, например, то достаточно электронного варианта. Если вы планируете использовать его для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или проверок — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: его надо прошить, пронумеровать страницы, заверить подписью руководителя.

Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации дополнительных соглашений к трудовому договору продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:

• наименование организации;
• даты заполнения — начало и окончание;
• данные лиц, ответственных за ведение.

Кто заполняет журнал

Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством. Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Иногда этим занимается юридический отдел, но обычно регистрацию ведет работник кадровой службы.

Порядок заполнения журнала

Утвержденного порядка заполнения учетных данных нет. Каждая организация сама разрабатывает правила ведения книги учета в соответствии с потребностями и утверждает их локальным актом. Есть традиционно заполняемые графы и столбцы:

• номер п/п;
• номер контракта;
• дата его заключения;
• фамилия работника;
• подразделение или отдел, где работает;
• характер соглашения — срочный или бессрочный.

Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа. Например, решается проблема, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам, — информация об их заключении вносится в отдельный столбик. Дополнительные графы и столбцы:

• изменения в соглашении;
• наличие или отсутствие допсоглашений;
• основная должность или совместитель;
• подпись о вручении контракта;
• другие.

Несмотря на то, что количество и содержание граф книги учета утверждается в самой организации, заполнять ее надо аккуратно и корректно. Не допускаются исправления, неточности. В инструкции по кадровому делопроизводству указывается, обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров или учет осуществляется по-другому.

В ТК нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают свою систему присвоения номеров. Нумерация может как вестись в хронологическом порядке, так и обнуляться в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового контракта о работе. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной контракт и вписывать ее в журнал.

Сроки хранения в организации

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый перечень документов со сроком хранения. Он не изменился — книги, журналы учета ТД хранятся 50 или 75 лет.

Отдельно рассмотрим, насколько законно взимание платы за регистрацию трудовых договоров и кто ее осуществляет. В соответствии со ст. 303 ТК, регистрации подлежат соглашения о труде между работодателем и работниками-физлицами в органе местного самоуправления. Требование оплаты регистрации незаконно, так как местные власти не вправе вводить налоги и сборы, не предусмотренные налоговым законодательством.