Распределение обязанностей

Рациональное распределение должностных обязанностей

Из опыта ООО «СТАЛЬПРО»

Рациональное разделение труда позволяет повысить его эффективность и производительность. В свою очередь, разделение труда невозможно без его регламентации. К одним из основных регламентирующих документов в организации относятся должностные инструкции и положения о подразделениях. По мнению автора, их важность значительно возрастает в условиях экономического кризиса. Об этом и пойдет речь в данной статье.

Эффективного и производительного труда невозможно достичь без его правильного разделения между сотрудниками и подразделениями организации. Именно такое разделение позволяет расставлять персонал по рабочим местам с учетом личных способностей, профессиональных и деловых качеств, дает возможность повысить степень удовлетворенности трудом, снизить утомляемость, поднять работоспособность и трудовую отдачу работников. В свою очередь, рациональное разделение труда в организации невозможно достичь без его регламентации.

К одним из основных регламентирующих документов относятся должностные инструкции и положения о подразделениях. Всем известно, что от того, насколько правильно и грамотно они составлены, во многом зависит слаженность и продуктивность работы всей организации.

На наш взгляд, важность этих регламентирующих документов значительно возрастает в условиях экономического кризиса. Ведь в этот период в организациях зачастую происходят изменения в организационной структуре (оптимизация в новых условиях) и численности персонала (сокращение штатов), а это, в свою очередь, вызывает необходимость пересмотра должностных обязанностей работников и функций подразделений.

Словарь кадрового делопроизводства. Должностные обязанности — определенная трудовая функция соответствующего должностного лица, которую он обязан исполнять в течение рабочего времени в соответствии с заключенным трудовым договором или избранием (назначением) на должность. Должностные обязанности устанавливаются нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами организации (трудовым договором, должностной инструкцией и др.).

Предварительный анализ

Работа по анализу системы функционального разделения труда проводилась на базе ООО «СтальПро» — организации, образованной в 2003 г. и занимающейся продажей металла и изделий из него. Компания относится к предприятиям малого бизнеса.

Коротко обрисуем ситуацию, сложившуюся в организации к началу 2009 г. и объясняющую наш интерес к рассматриваемой теме.

Общая численность персонала компании составляет 70 человек. При этом, как видно на рис. 1, значительное увеличение штата сотрудников пришлось на 2008 г. Именно в этот период компания переехала в новый, более просторный офис, что позволило ей решить насущные проблемы: открыть новые направления деятельности и значительно пополнить штат.

Динамика численности персонала ООО «СтальПро»

. .*. . Численность персонала (человек)

Рис. 1

Однако резкое увеличение численности персонала определенным образом отразилось на моральном климате организации. К началу 2009 г. в компании нередко стали возникать конфликтные ситуации между сотрудниками различных подразделений. С нашей точки зрения, это было обусловлено не только изменением в численности, но и в большей степени отсутствием ряда важных регламентирующих документов. Для улучшения рабочей обстановки было принято решение о разработке положений об отделах организации.

Кроме того, в сложившейся ситуации было важно выяснить, насколько четко сотрудники представляют свои обязанности, роль и место в организации и насколько их реальные должностные обязанности соответствуют прописанным в действующих инструкциях.

С этой целью были детально проанализированы должностные инструкции всех сотрудников ООО «СтальПро» и составлена матрица распределения должностных обязанностей. Фрагмент шаблона матрицы, использованной для описания, представлен на рис. 2. По горизонтали приведены должности всех сотрудников организации, а по вертикали — их должностные обязанности.

Шаблон матрицы распределения должностных обязанностей (фрагмент)

Рис. 2

Анализ матрицы позволил выявить следующее.

1. Должностные инструкции работников недостаточно полно и четко отражают их обязанности, права и ответственность и имеют скорее формальный, чем регламентирующий характер. Об этом свидетельствует, например, что коммерческий директор участвует в подготовке приказов, распоряжений, инструкций, но ни у кого из других руководителей нет обязанности издавать эти документы. Другой пример: начальник отдела кадров «контролирует состояние трудовой дисциплины», тогда как исполнительный директор «отвечает за соблюдение трудовой дисциплины». Полагаем, что должно быть наоборот.

2. Высока частота дублирования функций у ряда сотрудников. В частности, должностные инструкции ведущего, старшего бухгалтеров и бухгалтера практически повторяют друг друга, отличаясь лишь в одном-двух пунктах.

С помощью анкетирования и интервьюирования сотрудников, а также на основе собственного наблюдения были составлены еще две матрицы распределения обязанностей: на основе ответов работников и на основе собственных наблюдений.

Анализ этих матриц позволил выявить следующее.

1. Несмотря на знание своих прямых обязанностей, многие сотрудники не всегда умеют отличить их от обязанностей других работников и зачастую расширяют их круг. Так, например, 22% менеджеров организации считают своей обязанностью «формирование стратегии», а 28% — «финансовой политики организации».

2. Довольно часто имеет место дублирование функций, особенно среди высшего руководства. Так, по наблюдениям было выявлено, что все руководители контролируют кадровую политику и работу групп продаж.

3. У некоторых сотрудников отмечено несоответствие статуса должности по штатному расписанию реально выполняемым обязанностям.

Словарь кадрового делопроизводства. Разделение труда в организации — обособление различных видов работ по технологическим, квалификационным и функциональным признакам.

Функциональное разделение труда — расчленение труда в зависимости от характера участия исполнителей в процессе производства. При этом различают основных и вспомогательных рабочих, специалистов, руководителей, технических исполнителей.

Технологическое разделение труда — разделение труда на ряд последовательно выполняемых процессов или видов работ.

На основании полученных данных был разработан план по совершенствованию системы разделения труда в ООО «СтальПро». Он включал следующие пункты.

1. На основании анализа должностных обязанностей определить круг обязанностей сотрудников.

2. Пересмотреть существующие должностные инструкции и привести их в соответствие с реально выполняемыми обязанностями.

3. Для улучшения работы подразделений и их взаимодействия друг с другом разработать положения о подразделениях.

В ходе реализации данного плана были разработаны: обобщающая матрица распределения обязанностей, новые инструкции для следующих должностей: менеджер, экспедитор, начальник отдела продаж — и ранее отсутствующие положения о двух основных подразделениях организации: положение об отделе продаж и положение об экспедиционном отделе.

На рис. 3 представлен алгоритм составления обобщающей матрицы для конкретной должности. Как видно, он состоял из трех этапов, на каждом из которых анализировались определенные показатели из всех трех матриц.

Алгоритм составления обобщающей матрицы для конкретной должности

Рис. 3

На первом этапе выделялись те обязанности, которые полностью совпадали во всех трех матрицах. Все они были включены в обобщающую матрицу. На втором этапе рассматривались те обязанности, которые отмечали сами сотрудники и мы в своих наблюдениях, но которые не содержались в действующих должностных инструкциях. Они также были включены в обобщающую матрицу. На третьем этапе рассматривались те обязанности, которые содержались лишь в какой-либо одной из составленных матриц. Как оказалось, такие обязанности содержались лишь в матрице, заполненной самими сотрудниками. На основе детального анализа каждого пункта обязанностей принималось решение о необходимости его включения в обобщающую матрицу. Большинство обязанностей, проанализированных на третьем этапе, в окончательный вариант — обобщающую матрицу — не вошли.

Обобщающая матрица позволила наиболее полно и точно отразить обязанности, которые выполняются работниками, занимающими ту или иную должность. Она может использоваться как самостоятельный регламентирующий документ, а также служить основой для пересмотра и составления должностных инструкций.

Пересмотр должностных инструкций

Разработка работающей должностной инструкции — это кропотливый труд, осложняющийся тем, что нормативная и методическая база создания этого документа в нашей стране практически отсутствует.

При пересмотре должностных инструкций ряда сотрудников ООО «СтальПро» использовались такие методы, как наблюдение, индивидуальное собеседование, существующие записи. Новые должностные инструкции составлялись на основе обобщающей матрицы распределения обязанностей и анализа современной литературы . Кроме того, использовались данные такого документа, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих , который в настоящее время является практически единственным нормативным документом, регламентирующим составление должностных инструкций .

При написании данного документа мы соблюдали также определенные правила.

1. Описывать обязанности, начиная предложение глаголом, обозначающим действия работника, употребленным в настоящем времени.

2. Быть точными, использовать минимальное количество слов, избегать повторов.

3. Всегда различать прямую ответственность за непосредственное исполнение задач и управленческую ответственность, состоящую в контроле, надзоре за их исполнением другими.

С учетом вышеизложенного нами были пересмотрены и составлены вновь должностные инструкции для экспедитора, менеджера и начальника отдела продаж.

Новые должностные инструкции позволили четко определить место и значение конкретной должности в структуре организации. Они содержат информацию, которая может быть реально использована в процессе управления персоналом: при подборе, при введении в должность (в период адаптации), при оценке сложности работ и формировании компенсационных пакетов, для оперативного управления, для выявления потребности в обучении и при аттестации персонала.

Разработка положений об отделах

Не менее важным локальным нормативным документом наряду с должностной инструкцией является положение о структурном подразделении. Этот документ определяет порядок создания подразделения, его структуру, задачи, права, обязанности и ответственность, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями.

Нормативная и методическая база создания положений также несовершенна, как это было отмечено выше в отношении должностных инструкций. Законодательством не установлены ни требования к положениям о структурных подразделениях, ни правила их разработки. В силу этого каждое предприятие самостоятельно решает, что и как должно быть отражено в этих локальных нормативных актах.

В состав ООО «СтальПро» входят два основных отдела: отдел продаж и экспедиционный отдел. Именно от их работы напрямую зависит эффективность функционирования всей организации в целом. Отсутствие у данных структурных подразделений таких важных регламентирующих документов, как положения об отделах, не может не сказываться на их работе. Поэтому было принято решение начать разработку положений о подразделениях именно с данных отделов.

Процесс составления положений состоял из нескольких этапов. На первом этапе происходил сбор необходимой информации. При этом использовались те же методы, что и при составлении должностных инструкций: наблюдение, интервьюирование, изучение существующих документов и анализ современной литературы .

Словарь кадрового делопроизводства. Матрица (схема) функционального разделения должностных обязанностей формируется матричным способом с применением символов (индексов) для обозначения степени участия того или иного подразделения в выполнении данной функции. Принятые в схеме индексы имеют следующее значение: О — отвечает за выполнение функции, обобщает результаты, организует ее выполнение; П — представляет предложения, информацию, необходимую для выполнения данной функции; У — участвует в обсуждении и подготовке отдельных вопросов по выполнению данной функции; С — согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы по данной функции; Р — принимает решения (утверждает, подписывает документ).

На втором этапе был проведен тщательный анализ собранной информации, определена структура будущего документа. Мы сочли целесообразным включить в состав положений следующие разделы: «Общие положения», «Цели», «Задачи», «Функции», «Взаимодействие с другими подразделениями», «Права», «Ответственность».

Третий этап заключался в написании текста положений.

И наконец, в заключение был составлен лист согласования, в котором помимо фамилий должностных лиц, утверждающих данный документ, мы посчитали необходимым указать фамилии руководителей тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение. На мой взгляд, это поможет избежать неточностей в формулировках взаимоотношений соответствующих структур, дублирования функций.

В разработанных положениях об отделах содержится полная и четкая информация о правах, обязанностях и ответственности подразделений, а также порядке их взаимодействия друг с другом. На мой взгляд, их внедрение в практику поможет разрешить большинство из возникающих в организации конфликтных ситуаций. Кроме того, их применение позволит более полно и обоснованно оценивать результаты труда всего коллектива подразделения и вклад отдельных работников, принимать решения о моральном и материальном стимулировании сотрудников.

Эффективность регламентирующих документов

Разработанные регламентирующие документы соответствуют реальным условиям конкретной организации на данном этапе ее деятельности. Подтверждением этого служит тот факт, что уже на стадии сбора информации было зарегистрировано снижение конфликтных ситуаций. Это было обусловлено проведенной в ходе интервьюирования и собеседования разъяснительной работой об обязанностях, месте и роли каждого сотрудника в организации.

В заключение отметим, что новые регламентирующие документы были одобрены как сотрудниками, так и руководством компании. В настоящее время принято решение о пересмотре должностных инструкций для остальных работников и составлении положений о других подразделениях.

Хочется надеяться, что внедрение в практику всех вновь разработанных документов станет важным инструментом как для управления персоналом, так и для эффективного функционирования компании в целом.

Литература

1. Артемов О.Ю., Архипова Н.И., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В. Теория и практика работы с кадрами: Учеб. пособие. М.: РГГУ, 2007. 789 с.

2. Должностные инструкции. М. (Машинопись.)

3. Должностные инструкции. Общие положения: Материалы подготовлены группой консультантов-методологов АКГ «Интерком-Аудит». Электрон. дан. — Режим доступа: /article/dolzhnostnye-instrukcii-obshchie-polozheniya

4. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 4-е изд., испр. М.: Омега-Л., 2007.

О.Кашковская Менеджер по персоналу ООО «СтальПро»

Подписано в печать 12.10.2009 «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 11

Укомплектовать предназначенные к поставке машины положенными комплектами ЗИП, инструмента и инвентаря. Комплекты ЗИП подготовить для длительного хранения и своевременной выдачи при мобилизации. Подвижные ремонтные мастерские укомплектовать положенным оборудованием, приспособлениями и инструментом, а грузовые автомобили, предназначенные для перевозки личного состава, сидениями и металлическими деталями для их крепления.

Проводить с назначенной администрацией занятия и практические тренировки по организации подготовки поставке транспорта в установленные нарядом пункты.

Не реже одного раза в квартал сообщать в военный комиссариат об изменениях происшедших в наличии и техническом состоянии машин, отобранных для поставки в ВС.

Доставка машин производится закрепленными за ними водителями, а при их отсутствии другими водителями, работающими на предприятии (организации, учреждении). За срыв, некачественное и неполное выполнение наряда на поставку техники виновные несут ответственность по закону.

Главный инженер (гл. механик, нач. автотранспортного цеха)

Знать наличие и состояние техники предприятия, обеспечивать содержание ее в постоянной технической готовности, особенно технически подлежащей поставки в войска.

Совместно с представителями военного комиссариата и воинских частей проводить отбор лучшей техники для укомплектования войск. Своевременно заменять технику, убывшую, неисправную или не имеющую установленного запаса хода из числа предназначенной к поставке, исправными машинами.

Накапливать комплекты запасных частей, инструмента, материалов и оборудования для укомплектования ими техники, подлежащей поставке в войска. Организовать их правильное хранение и сбережение. Предназначать на выполнение наряда военного комиссариата технику.

Контролировать ведение технической документации и знать запас хода машин, поставляемых в войска. Правильно организовать содержание, эксплуатацию, обслуживание и ремонт машин.

Организовать контроль за сбором техники, предназначенной к поставке в Вооруженные Силы по мобилизации.

Уточнить наличие и техническое состояние поставляемой техники, произвести контрольный осмотр машин и при необходимости организовать их обслуживание, ремонт и дозаправку.

Заместитель по кадрам, начальник отдела кадров, инженер по спец. работе, начальник гаража (механик)

Разработать документы по оповещению и сбору военнообязанных водителей и личного состава для подготовки техники подлежащей поставке в войска и своевременно их уточнять. Закрепить за этой техникой водителей не старше 45 лет.

Обеспечить оповещение и сбор военнообязанных водителей и личного состава для подготовки техники, поставляемой в войска. Проверить и при необходимости заменить водителей, закрепленных за техникой, подлежащей к поставке в войска. Проверить у них и при необходимости обеспечить наличие положенных документов (паспорт, военный билет, удостоверение на право управления автомобилем) и личных вещей.

Начальник эксплуатации (главный диспетчер)

Знать наличие и состояние техники, находящейся в эксплуатации, пункты и маршруты работы транспорта, длительность командировок и удаленность объектов работ машин от пунктов дислокации предприятия, особенно техники подлежащей поставке в войска.

Разработать и не реже одного раза в квартал уточнять документы на сбор техники подлежащей поставке в войска.

Обеспечить сбор в установленные сроки предназначенной в войска техники.

Заместитель по снабжению (заведующий складом и кладовщик)

Разработать документы по накоплению. Хранению и выдаче комплектов ЗИП, инструмента, материалов и оборудования на технику, поставляемую в войска и своевременно их уточнять.

Обеспечить накопление и сбережение указанного имущества в соответствии с установленными нормами.

Выдать в установленные сроки представителям предприятия, сопровождающим технику в пункты назначения, комплекты ЗИП, инструмент, материалы и оборудование.

Обеспечить дозаправку поставляемых в войска машин.

Бухгалтер (кассир)

Заготовить необходимые документы для проведения срочных денежных расчетов с военнообязанными или членами их семей в случае необходимости.

Произвести денежные расчеты с военнообязанными или оформить доверенность на право получения зарплаты членами их семей.

Дежурный механик

Знать адреса, номера телефонов и порядок вызова на предприятие руководящего состава. Нарочных для первичного оповещения и лиц, ответственных за сбор и поставку по нарядам военного комиссариата.

Знать номера дежурных автомобилей и прядок их использования для оповещения.

По распоряжению руководителя или военного комиссара обеспечить вызов должностных и других лиц, согласно отработанной документации.

Руководитель предприятия___________________________________________________________

(должность, подпись, Ф. И.О.)

Примечание:

В перечне указаны основные ведущие должности руководящего состава предприятия. В каждом случае руководитель предприятия распределяет обязанности по подготовке и передаче войскам техники, исходя из конкретной структуры своего предприятия (организации, учреждения).

Ознакомлены:

П Р И К А З

______ _____________2017г. №_______

О распределении обязанностей между членами

администрации

В целях рациональной организации труда руководящего состава школы, повышения эффективности управленческих решений, результативности учебно – воспитательного процесса

ПРИКАЗЫВАЮ:

Возложить в учебном году на членов администрации МОУ следующие обязанности:

Директор

1. Общее руководство и контроль за деятельностью заместителей, педагогического коллектива и обслуживающего персонала школы, создание безопасных условий труда, подбор и расстановка кадров, регламентация деятельности школы и отдельных работников.

2. Осуществление совместной работы с профсоюзной организацией, координация действий с органами управления образованием.

3. Обеспечение хозяйственной деятельности школы, проведения ремонтных работ, оснащение кабинетов мебелью, наглядными пособиями, техническими средствами обучения, бюджетного и внебюджетного финансирования и рационального расходования средств..

4. Осуществление контроля за качеством преподавания, предметов: природно-математического цикла, трудового обучения, физической культуры, предметов начальной школы.

5. Прием на работу сотрудников, расстановка педагогических кадров; определение должностных обязанностей работников школ;

6. Организация и контроль за горячим питанием, льготным питанием социально необеспеченных учащихся,

7. Обеспечение ВОПРОСОВ ОХРАНЫ ТРУДА, техники безопасности и санитарно-гигиенического режима в школе.

8.. Организация исследовательской и опытно-экспериментальной работы в школе.

9..Обеспечение нормативно-правовой деятельности учреждения, разработки и утверждения локальных актов.

10. Является:

— председателем педагогического совета

— председателем инвентаризационной комиссии

11. Ведение личных дел, трудовых книжек педагогических и технических работников.

1. Создание условий для повышения профессионального мастерства педагогических кадров;

13.Стимулирование инициативы работников и поддержание благоприятного морально-психологического климата в коллективе;

14.Организация работы по формированию контингента учащихся;

15.Обеспечение социальной защиты работников и учащихся школы;

16.Организация опеки и попечительства школьников из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, защита их законных прав и интересов;

17.Обеспечение взаимодействия школы с органами местного самоуправления, предприятиями и организациями, общественностью и родителями обучающихся (лицами их заменяющими);

18.Руководство работой заместителей директора школы;

19.Обеспечение рационального использования бюджетных и внебюджетных ассигнований;

20.Представление школы в государственных, общественных и иных органах, организациях и учреждениях;

21.Организация учета хранения школьной документации, обеспечение сохранности и пополнения учебно-материальной базы, соблюдения правил санитарно-гигиенического режима и охраны труда;

22.Руководство деятельностью педагогического совета;

23.Организация работы по реализации образовательных программ в соответствии с учебными планами и графиками учебного процесса;

24.Работа по обеспечению качества образования учащихся, соблюдению прав и свобод обучающихся и работников школы;

25.Руководство аттестационной комиссией в ходе итоговой аттестации выпускников 11-х классов.

26.Осуществление контроля за состоянием медицинского обслуживания обучающихся.

27. Осуществление контроля за работой педагога-психолога;

28. Осуществление контроля за работой библиотеки;

Заместитель директора по учебно-воспитательной работе

1.Замещает директора учреждения по необходимости;

2. Контроль за качеством преподавания всех предметов гуманитарного цикла, , индивидуальных и коррекционно-развивающих занятий.

3. Контроль за успеваемостью и поведением учащихся во время учебного процесса, посещения ими уроков.

4. Контроль за составлением расписаний занятий в 1-9 классах, расписание экзаменов, консультаций, занятий с учащимися оставленными на лето.

5. Организации и проведение промежуточной и итоговой аттестации учащихся.

6. Составление отчетов о состоянии учебно-воспитательной работы..

7. Контроль за проведением учителями инструктажей с учащимися. Проведение инструктажей на рабочем месте, целевых и внеплановых инструктажей с учителями школы.

8. Руководство и контроль за работой учителей.

9. Составление табеля на зарплату педагогических работников, контроль за заменой уроков, ведение больничных листов, оформление журнала пропущенных уроков замещенных уроков;

10. Контроль за ведением учебной документации, классных журналов, за трудоустройством выпускников 9 классов.

11. Участие в опытно-экспериментальной работе школы.

12. Является:

— членом комиссии по расследованию несчастных случаев

— членом комиссии административно-общественного контроля за охраной труда

— председателем методического совета учреждения

— председателем комиссии по списанию материальных ценностей

13. Организация внеклассной воспитательной работы с учащимися и профилактической работы с педагогически запущенными детьми и их родителями. Планирование, организация и контроль за проведение месячников всеобуча, профилактики и правонарушений, единых дней профилактики и др. мероприятий.

14. Осуществление связи с службами по социальной и правовой защите несовершеннолетних

15. Организация оздоровительной работы и трудовой деятельности учащихся в каникулярное время.

16. Организация и контроль за дежурством по школе учителей и учащихся, проведением санитарных часов, санитарным состоянием пришкольной территории.

17. Организация санитарно-просветительной работы, работы по профилактики наркомании, токсикомании, венерических заболеваний.

18. Организация и контроль за учебной и внеклассной работой по предупреждению детского дорожно-транспортного травматизма, пожарной безопасности.

19. Организация работы по профориентации учащихся.

20. отвечает за рациональную организацию и учет рабочего времени педагогических работников;

21.Составляет статистические отчеты, отчеты по движению, успеваемости учащихся в течение учебного года;

22.Организует разработку проекта режима работы школы;

1. Организует подготовительную работу по распределению учебной нагрузки;

24.Осуществляет внутришкольный контроль (выполнение программ, тематическое планирование, диагностика и т.д.)

25.Курирует работу МО учителей школы; отвечает за инновационную деятельность; делает анализ деятельности, выделяет проблемы и пути их решения;

26.Оказывает методическую помощь курируемым учителям в разработке, корректировке учебных программ, календарно-тематических планов;

27.Отвечает за инновационную деятельность, методический рост учителей, обязательное участие их в городских мероприятиях, конкурсах, олимпиадах;

28.Выявляет, изучает, распространяет передовой педагогический опыт курируемых учителей;

29.Отвечает за комплектование классов;

30.Осуществляет работу по формированию контингента первоклассников;

31.Осуществляет внутришкольный контроль за обучением учащихся на дому;

32.Отвечает за проведение туров Ученической олимпиады школьников, подведение итогов, анализ результатов по курируемым предметам;

33.Ведет педагогическую диагностику, готовит аналитические справки;

34.Готовит проекты приказов и распоряжений в области своей компетенции;

35.Отвечает за оформление стендов «Расписание» , «Методическая работа» учительской;

36.Отвечает за охрану труда, технику безопасности по курируемым предметам

37. Является ответственным за решение вопросов ГО и ЧС в учреждении.

38. Отвечает за учет детей в микрорайоне МОУ

39. Организует и контролирует работу методического объединения классных руководителей.

Педагог-организатор

1.Анализирует состояние воспитательной работы в школе; планирует, организует, воспитательную работу школы, оперативно вносит необходимые коррективы в её план. Совместно с классными руководителями проводит воспитательные мероприятия на уровне школы, города, республики.

2. Организует вечера, праздники. Привлекает к работе с учащимися работников учреждений культуры и спорта

3. Организует деятельность общественных детских и молодёжных организаций, школьного ученического самоуправления работу кружков, секций

4. Организует плановые школьные мероприятия по воспитательной тематике, готовит отчёты по ним (в т.ч. и на сайт школы).

5. Организует каникулярный отдых обучающихся и трудовое лето учащихся.

6. Организация и контроль внеурочной деятельности.

Заведующая хозяйством:
1.Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений предприятия, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, системы отопления, вентиляции и др.).
2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (здания, системы водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.
3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.
4. Обеспечивает учреждение, мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
5. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
6. Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке помещений предприятия и прилегающей территории, праздничному художественному оформлению помещений.
7. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
8. Следит за санитарным состоянием помещений предприятия ( столовой, спортивного зала, библиотеки, прочих помещений) и прилегающей территории.
9. Принимает меры по своевременной обработке помещений от бытовых насекомых, грызунов, пр.
10. Организует своевременный вывоз макулатуры, прочих отходов.
11. Организует хранение, обеспечивает сохранность инвентаря и прочего имущества предприятия в соответствии со своими функциональными обязанностями, ведет учет и составляет отчеты о сохранности и состоянии инвентаря и прочего имущества.
12. Производит инвентаризацию, списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
13. Своевременно обеспечивает работников предприятия канцелярскими принадлежностями, расходными материалами к хозяйственно-бытовой и оргтехнике, предметами хозяйственного обихода, спецодеждой, инструментами.
14. Контролирует своевременное закрытие всех хозяйственных помещений предприятия.
15. Исполняет распоряжения и приказы администрации предприятия.
16. Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны.
17. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
18. Информирует руководство об имеющихся недостатках в работе предприятия, принимаемых мерах по их ликвидации.

Кадровая работа (делопроизводство и управление персоналом) стратегически важный участок в любой компании. Однако возникают вопросы. Например, такие: стоит ли создавать отдельное структурное подразделение, отвечающее за кадры? Или для этого достаточно выделить одного специалиста? Как изменить кадровую службу при слиянии компаний? И как в этом случае организовать работу ее сотрудников? Найдем ответы.

Первые шаги

Работа любой организации невозможна без подбора сотрудников, управления ими, ведения, учета документов. Решение этого вопроса — создание службы или отдела по управлению персоналом.

Однако если компания небольшая или только появилась, отдельное подразделение можно не создавать, возложив обязанности на главного бухгалтера или даже на рядовых сотрудников. Необходимо включить соответствующий пункт в должностные их инструкции и закрепить такое положение в трудовом договоре.

В каждой организации работа с персоналом строится по-разному. Поэтому процесс и система организации зависит от того, какие конкретные задачи будет необходимо решать кадровой службе.

Цели и задачи кадровой службы

Основанная цель — организация работы всех сотрудников, при которой данная компания будет наиболее эффективно работать. Среди основных задач можно условно выделить несколько направлений.

1. Во-первых, это организационная деятельность. Например, разработка, оптимизация штата.
2. Во-вторых, работа с персоналом: подбор, адаптация, мотивация работников, планирование карьеры и разработка обучающих программ.
3. В-третьих, учет, контроль, а именно организация оборота документов, ведение кадрового делопроизводства, учет рабочего времени, контроль соблюдения трудового права.

В зависимости от того, какие конкретно цели ставятся перед данным структурным подразделением, больше внимания будет уделяться тому или иному направлению деятельности.

Как распределить роли?

Способ организации работы, распределение обязанностей зависят от нескольких параметров. Во-первых, от целей и задач самой компании, во-вторых, от размеров компании. Так, например, на малом предприятии кадровая служба может быть представлена одним менеджером по персоналу, который ведет делопроизводство, осуществляет подбор и адаптацию персонала, когда это требуется.

Численность сотрудников малых предприятий не превышает ста человек, среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до пятнадцати человек.

Если компания будет развиваться, и численность сотрудников будет увеличиваться, то имеет смысл создавать службу, состоящую из специалистов по кадровому делопроизводству и по управлению персоналом. При разделении обязанностей между специалистами их круг ответственности и обязанности не будут пересекаться. Но при необходимости разрешать сложные и проблемные вопросы они будут дополнять друг друга. Это будет способствовать эффективной и четкой работе.

При желании управление персоналом и ведение соответствующего делопроизводства можно поручить разным структурным подразделениям. Но при такой организации работы следует четко закрепить в локальных актах порядок взаимодействия отделов или департаментов.

Практический опыт показывает, что в больших компаниях удобнее разделить кадровую службу на несколько подструктур. Например, на отдел подбора персонала, отдел кадров, отдел обучения персонала и т.д. Численный состав отдела зависит от различных явлений, в том числе и от политики компании, но обычно это не менее 4-6 сотрудников.

Как определить состав?

Как мы уже упоминали, состав работников, структура подразделения будут зависеть от сферы деятельности компании, ее размеров. Рекомендуем включить в состав следующих специалистов:

1. Во-первых, это руководитель, который возглавит эту структуру и обеспечит ее функционирование.
2. Во-вторых, специалист по персоналу. Он изучает рынок труда и организует собеседования, тестирования при приеме на работу.
3. В-третьих, инспектор по кадрам, осуществляющий ведение профильного делопроизводства.

При необходимости в состав службы можно включить юриста (специалиста) по вопросам трудового права, архивариуса. Дополнительно привлекают ответственного за ведение системы хранения и учета документов организации, делопроизводителя, ответственного за обработку и учет корреспонденции, создание справочной базу документов организации.

Если юрист в компании помимо курирования своей основной деятельности (в том числе и вопросов трудового права) ведет кадровое делопроизводство, то лучше оформить это как работу по совместительству. Речь про двойное подчинение: руководителю юридического отдела и руководителю службы персонала. Это, обеспечит единообразие при ведении кадрового делопроизводства, дополнительный контроль со стороны главного юриста компании.

Следует иметь в виду, что какая бы система организации не была выбрана, сама процедура создания этой структуры не измениться.

Упрощенный алгоритм создания кадровой службы:

· Направление служебной записки, обосновывающей необходимость создания кадровой службы, на имя руководителя организации. В качестве приложения к такой записке прилагается расчет численности работников кадровой службы, а также организационная структура кадровой службы.

· Отражение численного состава работников кадровой службы в штатном расписании;

· Издание руководителем компании приказа о создании кадровой службы и приказа о назначении ее должностных лиц;

· Утверждение руководителем организации Положения о кадровой службе.

Как быть при слиянии компаний?

Если в вашей компании происходит реорганизация в форме слияния или присоединения другого юридического лица (Ст. 57 ГК РФ), то кадровая служба новой компании может быть создана по схеме, о которой мы говорили выше, с учетом особенностей «старых» кадровых структур.

Пример

По решению собственника имущества произошло слияние ЗАО «Цветовод» и ЗАО «Цветочный базар» в одну компанию. Перед руководством новой организации встал вопрос — как выстроить единую кадровую структуру. Дело в том, что в ЗАО «Цветовод» был отдел кадров, в состав которого входил, делопроизводитель, инспектор по кадрам, специалист по охране труда и юрист по трудовым спорам, а подбор сотрудников осуществлялся с помощью кадровых агентств.

А в ЗАО «Цветочный базар» работали специалисты по подбору персонала, менеджеры по организации профессиональной переподготовки и обучению работников, специалисты по корпоративной культуре, менеджеры по социальным вопросам, а делопроизводство вели специализированные компании по отдельным договорам.

В итоге генеральный директор новой компании решил, что будет создана кадровая служба, состоящая из двух отделов – отдела по управлению персоналом и отдела кадров. В отдел управления персоналом будут переведены специалисты из ЗАО «Цветочный базар», а в отдел кадров — специалисты ЗАО «Цветовод». Возглавят отделы их прежние руководители (на правах заместителей), которые будут подчиняться непосредственно начальнику кадровой службы, назначенному генеральным директором.

Обратите внимание, что в случае слияния компаний и образования нового юридического лица отношения с работниками с их согласия продолжаются (ст. 75 ТК РФ). О том, как при этом уведомить персонал о предстоящих переменах мы рассказывали в № 5, за 2009 г.

Кадровая служба на аутсорсинге

В последнее время многие российские и иностранные компании, имеющие собственные представительства в России, начали передавать функции кадровой службы на аутсорсинг. Как показывает практика, этот инструмент позволяет существенно сократить издержки на ведение кадрового производства, избежать рисков при проверках трудовых и налоговых органов (риски берет на себя компания-провайдер), и в целом, вести бизнес более эффективно. Сотрудники отдела персонала при этом не тратят время на рутинные процессы и имеют возможность заняться решением стратегических задач, кроме того, кадровое администрирование на аутсорсинге позволяет развивать корпоративную культуру, удерживать и мотивировать персонал, правильно выстраивать систему оплаты труда, что в результате ведет к снижению текучести кадров.

Часто услуга комплексная – бухучет, расчет заработной платы, кадровое делопроизводство. Поскольку провайдер работает с массой клиентов, в его активе уже сформированы универсальные решения для различных типов бизнеса клиента. Это позволяет предприятиям все чаще обращаться за услугами в специализированные компании.

А как у вас?

Мы спросили наших читателей:

Какова структура кадровой службы в Вашей компании? Сколько сотрудников в нее входит и как распределяются между ними обязанности?

Наталья Васильевна, начальник отдела кадров, автотранспортное предприятие (таксомоторный парк)

– Нас в отделе кадров шестеро – на семьсот работников. Структура следующая: в отделе два сектора: первый — подбора и обучения, второй — учетной документации. В первом секторе один специалист по кадрам, который занимается подбором, повышением квалификации и аттестацией сотрудников. Во втором – два инспектора по кадрам (один оформляет прием-перевод, направление на медосмотры, а другой – увольнение и отпуска); табельщик, который заполняет первичные табели для бухгалтерии; делопроизводитель, который оформляет дисциплинарные взыскания и документы для архива. Есть еще начальник отдела кадров (это я) для общего руководства отделом и взаимодействия с ФМС, ПФР, ФОМС, военкоматом. У нас большая текучесть кадров, поэтому пришлось разделить функции, и теперь мы справляемся с работой.

Ирина, менеджер по персоналу, коммерческий банк

– Наш банк небольшой, всего 250 сотрудников, и на кадровой работе я одна. Занимаюсь подбором персонала и веду весь кадровый документооборот. Два раза в месяц сдаю отчеты для бухгалтерии – формирую в программе и прилагаю к каждому отчету копии первичных документов – приказы и основания к ним. Разрабатываю или корректирую локальные нормативные акты.

Татьяна, директор по персоналу, аптечная сеть

– Мы полностью передали кадровый учет и расчет заработной платы, на аутсорсинг консалтинговой компании и очень довольны! Получилось дешевле, чем держать в штате кадровиков и бухгалтеров по этому направлению. В нашей службе персонала остались отдел обучения и развития, отдел по внутрикорпоративным коммуникациям, комиссия по корпоративной этике, юрист.

Зульфия Юпашевская, директор Департамента кадровых услуг

Аутсорсинговое подразделение BDO