Протокол 5

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов:

− временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.),

− постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т.п.).

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

Есть три основных вида протокола:

− Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

− Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно — содержание докладов и выступлений участников заседания.

− Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна показывать:

− кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;

− кто вел протокол;

− кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;

− кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;

− какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).

Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций – должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список.

Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, т.к. непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания и т.п.). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, т.к. его решения будут неправомерны.

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.

Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения.

Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за …, против …, воздержались …

В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения.

В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

− все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);

− заголовок к тексту;

− все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»;

− отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»;

− реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т.к. выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.

Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

Протокольная форма досудебной подготовки материалов — это процессуальная деятельность органов дознания по установлению обстоятельств совершения преступлений, не представляющих большой общественной опасности и сложности в установлении обстоятельств дела. Она осуществлялась строго в соответствии с уголовно-процессуальным законом, ее результаты закреплялись соответствующими процессуальными актами, которые с санкции прокурора направлялись в суд и служили основанием для возбуждения уголовного дела судом и рассмотрения его по существу по общим правилам уголовного судопроизводства.

Протокольная форма была введена законодателем в 1966 г. по делам о хулиганстве без отягчающих обстоятельств. В последующие годы данная форма судопроизводства была распространена на ряд других дел. Исчерпывающий перечень статей Уголовного кодекса, предусматривающих преступления, по которым проводится протокольная форма досудебной подготовки, закреплен в ст.414 УПК РСФСР. Их расследование по общему правилу не представляло особой сложности, часто обстоятельства их совершения являлась очевидными, не требовала тщательного и длительного исследования (например, при задержании хулигана на месте совершения преступления, «несуна» с поличным, нарушителя правил безопасности дорожного движения и т.д.).

К этим преступлениям закон относил кражу без отягчающих обстоятельств и мелкое хищение государственного и общественного имущества (ч.1 ст.89, ст.96 УК РСФСР); умышленное нанесение легких телесных повреждений (ст.112); незаконная охота (ч.1, ст.166); уклонение от подачи декларации о доходах (ст.162′); отказ потерпевшего и свидетеля от дачи показаний (ст.182); разглашение данных предварительного следствия или дознания (ст.184); хулиганство без отягчающих обстоятельств (ч.1, ст. 206) и многие др.

Упрощенный и ускоренный порядок досудебной подготовки этих дел обусловлен не только несложностью исследования обстоятельств совершенного преступления, но и стремлением законодателя приблизить наступление ответственности за преступное деяние к моменту его совершения. Тем самым повышается эффективность деятельности органов и должностных лиц, ведущих уголовный процесс, ее воспитательное и предупредительное воздействие. Большое значение имеет и то, что протокольная форма досудебной подготовки материалов позволяет более рационально распределять силы и время работников органов дознания.

Возбуждение уголовного дела и его рассмотрение в суде. Особенности рассмотрения в суде дел данной категории в основном относятся к стадии подготовки и назначения судебного заседания. Центральная же стадия процесса — судебное разбирательство — в целом проводится по общим правилам уголовного судопроизводства.

При поступлении в суд материалов протокольной формы судья в соответствии со ст.108, 222 УПК проверяет законность и обоснованность всех предыдущих действий и решений органа дознания и прокурора. Признав представленные материалы достаточными для возбуждения уголовного дела и рассмотрения его в судебном заседании, судья выносит постановление о возбуждении уголовного дела и назначает его к слушанию в судебном разбирательстве.

Дело должно быть назначено к слушанию и рассмотрено в пределах 14-ти суток с момента поступления в суд материалов досудебной проверки.

В постановлении судьи излагается формулировка обвинения с указанием статьи уголовного закона, по которому правонарушитель — с этого момента признается подсудимым. Судья вправе применить к подсудимому одну из предусмотренных законом мер пресечения. Судья вправе также переквалифицировать действия подсудимого на закон о менее тяжком преступлении. Вместе с тем в необходимых случаях судья должен решить следующие вопросы: о приобщении к делу вещественных доказательств, признании лица потерпевшим и гражданским истцом, привлечении к делу гражданского ответчика, об участии в судебном заседании государственного обвинителя, защитника и другие, предусмотренные ст.228 УПК вопросы. Должны также быть приняты меры по обеспечению гражданского иска (ст.233 УПК). Разрешаются заявленные подсудимым, его защитником и другими участниками процесса ходатайства.

Судья обязан обеспечить возможность реализации прав подсудимого и других участников судебного разбирательства на ознакомление с делом, заявление ходатайств и т.д.

Копия постановления о возбуждении уголовного дела и назначении судебного заседания должна быть вручена подсудимому под расписку. Требование ст.237 УПК о рассмотрении дела не ранее трех суток с момента вручения подсудимому копии обвинительного заключения не распространяется на дела с протокольной формой досудебной подготовки материалов.

Если представленные материалы судья сочтет недостаточными для возбуждения уголовного дела и судебного рассмотрения, он возвращает их для производства дознания или предварительного следствия, а при отсутствии оснований к возбуждению уголовного дела или при наличии обстоятельств, исключающих производство, своим постановлением отказывает в возбуждении уголовного дела. Отказ в возбуждении уголовного дела может последовать и по основаниям, указанным в ст.10 УПК (с направлением материалов в комиссию по делам несовершеннолетних и др.).

Судебное разбирательство по делам данной категории ведется в общем порядке единолично судьей. Имеются лишь некоторые особенности, обусловленные процедурой досудебной подготовки:

в начале судебного следствия оглашаются протокол о правонарушении и постановление судьи о возбуждении уголовного дела и назначении судебного заседания, в котором формулируется обвинение;

в случае отсутствия в судебном заседании очевидцев или иных лиц по причинам, исключающим возможность их явки, судья вправе огласить объяснения, данные ими в ходе досудебной подготовки материалов.

Производство дознания или предварительного следствия по делам данной категории

В ряде случаев по делам, указанным в ст.414 УПК выявляется необходимость использовать не протокольную форму досудебного производства, а общий порядок, т.е. дознание или следствие.

Дознание по делам о преступлениях, указанных в ст.414 УПК, производится органами дознания в следующих случаях:

• 1) при возбуждении уголовного дела начальником органа дознания, если в течение десяти дней невозможно выяснить существенные обстоятельства совершения преступления (например, получить какие-либо документы из других регионов или провести следственные действия, без которых нельзя установить необходимые для дела обстоятельства);
• 2) при возвращении судьей дела для выяснения дополнительных, существенных обстоятельств, если они не могут быть установлены в судебном заседании. По смыслу закона судья возвращает органу дознания уже возбужденное им уголовное дело. Такое решение может быть принято судьей (а также и прокурором), например, если для установления значимых обстоятельств преступления требуется производство следственных действий или подлежит изменению квалификация на закон о более тяжком преступлении или если правонарушитель скрылся и необходимо принять меры к его розыску (что невозможно без возбуждения уголовного дела);
• 3) при возвращении прокурором либо судьей материалов для выяснения существенных дополнительных обстоятельств, необходимых для решения вопроса о возбуждении уголовного дела. В этом случае речь идет именно о материалах (а не об уголовном деле). Решение вопроса о возбуждении уголовного дела предоставляется здесь органу дознания. Орган дознания проводит доследственную проверку в порядке ст.109 УПК в целях установления наличия или отсутствия оснований для возбуждения уголовного дела и в зависимости от результатов проверки принимает одно из следующих решений: а) возбуждает уголовное дело и проводит по нему расследование в форме дознания;
• 6) отказывает в возбуждении уголовного дела.

Анализ закона приводит к выводу, что орган дознания по возвращенному материалу не вправе вторично осуществлять действия в порядке протокольной формы, во-первых, потому, что закон не предусматривает продления десятидневного срока этого порядка; во-вторых, потому, что материалы возвращаются «для выяснения существенных дополнительных обстоятельств, необходимых для возбуждения уголовного дела». Иное решение вопроса позволяло бы органам дознания и дважды, и трижды, и большее число раз возвращать материалы протокольной формы в суд.

Во всех случаях дознание по делам данной категории должно быть закончено не позднее, чем в двадцатидневный срок со дня возбуждения или возвращения уголовного дела. При необходимости срок дознания может быть продлен в общем порядке, в соответствии со ст.121, 133 УПК.

Предварительное следствие по указанным делам проводится, если преступление совершено несовершеннолетним или лицами, которые в силу своих физических или психических недостатков не могут сами осуществлять свое право на защиту, а также если судья или прокурор признают необходимым производство по делу предварительного следствия (ст.126, ч.1, 2, ст.417 УПК). Предварительное следствие производится в обычном порядке. Если по делам о преступлениях, указанных в ст.414 УПК, производилось дознание или предварительное следствие, производство в суде осуществляется по общим правилам уголовного процесса.

ПРОТОКОЛ освидетельствования

г. Энск

27 августа 201* г.

Освидетельствование начато: 10 час. 30 мин.

Освидетельствование окончено: 12 час. 15 мин.

Старший следователь следственного отделения Советского РОВД г. Энска старший лейтенант юстиции Головко М.М. в каб. 105 Советского РОВД г. Энска

в присутствии понятых:

1) Непоклонова Владимира Борисовича, проживающего: г. Энск-300045, ул. Красных Зорь, д. 83 а, кв. 18;

2) Вахмистрова Игоря Викторовича, проживающего: г. Энск-300011, ул. Крупская, д. 19, кв. 11,

с участием специалиста — врача МСЧ-11 Коротковой Нины Васильевны, проживающей г. Энск-300066, пр. Мира, 33-9, а также подозреваемого Узкобрюхова Николая Дмитриевича, проживающего в г. Энске, ул. Садовая, д. 14, кв. 5, на основании постановления от 26 августа 201* года по уголовному делу N 286663, в соответствии со ст. 164, 179 УПК РФ, произвел освидетельствование подозреваемого Узкобрюхова Николая Дмитриевича с целью установления на его теле следов преступления.

В самом начале освидетельствования участвующим лицам разъяснены их права, обязанности и ответственность, а также порядок производства освидетельствования.

Понятые: В.Б. Непоклонов И.В. Вахмистров Освидетельствуемый: Н.Д. Узкобрюхов Специалист: Н.В. Короткова

Понятым Непоклонову В.Б. и Вахмистрову И.В. одновременно в начале освидетельствования разъяснены их права, обязанности и ответственность, в том числе предусмотренные ст. 60 УПК РФ.

Понятые: В.Б. Непоклонов И.В. Вахмистров

Специалисту Коротковой Нине Васильевне разъяснены ее права, обязанности и ответственность, в том числе предусмотренные ст. 58 УПК РФ.

Специалист: Н.В. Короткова

Участвующим лицам также объявлено о применении следователем цифровой камеры Casio QV-4000 с ПЗС-матрицей 4.13 пикс., светосильным объективом Canon F2.0 и встроенной вспышкой, диафрагма 5.6.

Освидетельствование проводилось в условиях ясной солнечной погоды при хорошем естественном освещении.

Освидетельствованием установлено: в области верхнего века правого глаза подозреваемого Узкобрюхова Н.Д. имеется татуировка «не» длиной 7 мм, шириной 8 мм, а в области верхнего века левого глаза — татуировка «буди» длинной 18 мм, шириной 8 мм.

В ходе освидетельствования проводилась фотосъемка.

К протоколу прилагается фототаблица с фотографией век освидетельствуемого.

Перед началом, в ходе либо по окончании освидетельствования от участвующих лиц: понятых Непоклонова В.Б. и Вахмистрова И.В., специалиста Коротковой Н.В. и подозреваемого Узкобрюхова Н.Д. заявления не поступили.

Освидетельствуемый: Н.Д. Узкобрюхов Понятые: В.Б. Непоклонов И.В. Вахмистров Специалист: Н.В. Короткова

Протокол прочитан следователем вслух. Записано правильно. Замечания отсутствуют.

Освидетельствуемый: Н.Д. Узкобрюхов Понятые: В.Б. Непоклонов И.В. Вахмистров Специалист: Н.В. Короткова

Протокол составлен в соответствии со ст. 166 и 180 УПК РФ.

Старший следователь следственного отделения Советского РОВД г. Энска старший лейтенант юстиции М.М. Головко

2.4.3. Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления.

Эта информация содержится в информационно-справочных документах, обеспечивающих руководство организации информацией фактическом положении дел в системе управления и деятельности организации.

Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Организационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.

К информационно-справочным документам относятся:

1) протоколы;

2) докладные записки;

3) предложения;

4) объяснительные записки;

5) заявления;

6) представления;

7) письма;

8) акты;

9) справки;

10) сводки;

11) заключения;

12) отзывы;

13) списки;

14) перечни;

15) телеграммы;

16) факсы;

17) электронные сообщения и другие справочные документы.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. Переписка – это обобщенное название различных по содержанию писем, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Виды деловой переписки и ее названия определяются способами передачи деловой информации, которые в настоящее время подразделяются на почтовую связь и электронную.

Протокол — это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. По степени фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководитель коллегиального органа управления или руководитель организации.

От протоколов заседания коллегиальных органов управления следует отличать протоколы следственных, административных и других органов, а также протоколы договорного типа.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы или звукозаписи заседания, а также материалов, заранее подготовленных к заседанию коллегиального органа управления.

Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа– «ПРОТОКОЛ». Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации; название вида документа; дата и номер документа, заголовок к тексту, текст; подпись председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа управления или его заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется однообразно как при полной, так и сокращенной форме протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления, фамилии или общее количество заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих и приглашенных, если их менее 15, записываются в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, а ели их больше 15, то оформляется список присутствующих и приглашены, который прикладывается к протоколу. В этом случае в протоколе делается запись: «Присутствовало … человек, список участников прилагается.».

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы повестки дня формулируются в именительном падеже без предлогов. По каждому пункту повестки указывается фамилия докладчика и его должность.

Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ…ВЫСТУПИЛИ…ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада или сообщения. Если текст доклада прилагается к протоколу в письменном виде, то допускается после темы доклада в скобках делать отметку «Текст доклада прилагается» и содержание доклада в протоколе не приводится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, а в полных – приводится содержание их выступления, включая заданные выступающему вопросы и его ответы.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично, во избежания двоякого толкования.

По каждому пункту решения указываются результаты голосования.

Каждый участник заседания коллегиального орган управления может предоставлять особое мнение по принятому решению, которое оформляется на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после решения.

Протокол подписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания (а если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указывается дата начала и окончания заседания).

В особо важных случаях протокол могут визировать выступающие и докладчики. Визы выступающих и докладчиков оформляются на левом поле протокола, на уровне записи выступления (доклада).

Образец оформления протокола приведен в приложении 24, 25.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера, и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта.

Справки служебного характера могут быть внешними или внутренними. Внешние справки составляются для представления информации в другую организацию и подписываются руководителем организации или его заместителями. Внутренние справки составляются для информирования руководителя организации или коллегиального органа по определенным вопросам деятельности организации и подписываются руководителями структурных подразделений или авторами справки..

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, а внутренние – на стандартном листе бумаги.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и включать указание на период времени, к которому относятся указанные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления. Вторая часть приводит или описывает конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, то ее текст может состоять из разделов и подразделов.

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта, оформляются, как правило, на бланках организации формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем организации и другими должностными лицами организации) и заверяются печатью организации.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Докладные записки бывают внешними и внутренними.

Внешняя докладная записка предоставляется руководству вышестоящих организаций, и оформляется на общем бланке организации. Внутренние докладные записки оформляются на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Внутреннюю докладную записку подписывает ее автор, а внешнюю – руководитель организации или его заместители. Датой докладной записки является дата ее составления или подписания.

Текст докладной записки состоит, как правило, их трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты ее решения. Третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять. Вторая часть докладной записки может отсутствовать.

Образец оформления докладной записки приведен в приложении 26, 27.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения; наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Объяснительную записку подписывает ее автор. Датой объяснительной записки является дата ее составления или подписания.

Образец оформления объяснительной записки приведен в приложении 28, 29.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения.

Чаще всего акты составляются коллегиально, комиссиями (постоянно-действующими или назначаемыми руководством.).

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное их отражение. Акт составляют на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами акта являются: название организации; название вида документа; дата и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи и в случае необходимости – гриф утверждения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основания его составления, председатель и члены комиссии, составляющие акт. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, представляющую собой проект решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и место их нахождения. Если акт имеет приложения, то отметка о них оформляется после отметки о количестве экземпляров.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступившим в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии, которое оформляется на отдельном листе, прилагаемом к акту.

Акты, если этого требуют нормативные документы, утверждаются руководителем организации, по указанию которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец оформления акта приведен в приложении 30.

Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемый по каналам телеграфной или факсимильной связи.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма оформляется на одной стороне телеграфного бланка и содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание категории телеграммы; отметку о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя; текст; подпись; регистрационный делопроизводственный номер; дату регистрации; адрес и наименование отправителя.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания. Все цифровые обозначения в телеграмме пишутся словами.

В телеграммах не используют сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Электронное сообщение – это документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Деловая переписка– обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Основным документом оперативного информационного обмена является деловое письмо.

Письмо – основной информационно-справочный документ, обеспечивающий юридическую связь организации с внешним миром и выяснение отношений с другими организациями, предъявление претензий и подтверждение обязательств, выделенный в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

При ведении деловой переписки должны соблюдаться следующие требования:

1) документы оформляются на специальных бланках– бланках письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

2) текст письма должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений, официально – деловым стилем и не допускать неоднозначного толкования;

3) события и факты, отражаемые в тексте письма должны, в случае необходимости, иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной – двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательства) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, то дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.

В заключительной части кратко формулируется основная цель письма.

Деловое письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми действиями. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и претворяющие возможность его свершения.

Поэтому очень часто письма напоминают монолог. К таким письмам относят письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.

Существуют письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Их называют сопроводительными письмами. Сопроводительные письма фиксируют факт отправки документов или материальных ценностей, прикладываются к ним и несут дополнительную поясняющую информацию.

Письма обеспечивают предварительный обмен информацией, позволяющей участникам обмена выявить возможности для заключения различного рода актов, договоров и сделок.

Существует множество разновидностей деловых писем, определяемых возникающими производственными и другими ситуациями, дающими повод для переписки. Однако, несмотря на множество разновидностей этих ситуаций, деловые письма можно классифицировать но ряду признаков, позволяющих унифицировать текст в пределах этих признаков.

По функциональному признаку деловые письма делят на письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма-ответа.

К первой группе писем относят письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-требования. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы всегда содержат реквизит ссылка на дату и регистрационный номер того письма, которое явилось причиной для переписки.

Ко второй группе писем относят: письма-предупреждения; письма-напоминания; письма-приглашения; письма-подтверждения; письма-отказы; сопроводительные письма; письма-извещения; гарантийные письма; информационные письма, письма-распоряжения.

Деловые письма всегда оформляются на бланке письма используя следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) герб субъекта РФ;

3) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4) код организации;

5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7) код формы документа;

8) наименование организации;

9) справочные данные об организации;

10) дата документа;

11) регистрационный номер документа;

12) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

13) место составления или издания документа;

14) адресат;

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) подпись;

18) отметка об исполнителе;

19) идентификатор электронной копии документа.

Образец оформления письма приведен в приложении 31, 32.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >