Приказ с формой расчетного листка

Приказ с формой расчетного листка

Приказ на утверждение расчетного листка является актом юридического характера, который вводит форму отчета работодателя о составе заработной платы. Формирование заработной платы должно производиться в строгом соответствии с законом и быть максимально понятным для работников. Для этого информацию о всех начислениях и вычетах работодатель отражает в специальном бланке – листе расчета.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа на утверждение расчетного листка .docСкачать образец приказа на утверждение расчетного листка .doc

Правовые основы вынесения приказа

Согласно статье 136 ТК РФ руководство предприятия в письменном виде обязано предоставлять трудящимся информацию:

  • об итоговом размере полученной выплаты;
  • о составляющих частях общей суммы (вознаграждения за труд, компенсаций, материальной помощи и т.д.);
  • об удержанных на налоги и обязательные взносы средствах.

Данные сведения предоставляются не при каждом получении денежных средств работником, а после начисления заработной платы за месяц. Если каждый раз предоставлять информацию вразброс, при ручной выборке сведений из бухгалтерской программы есть вероятность забыть про какого-нибудь сотрудника или упустить необходимые данные из внимания.

Чтобы избежать ошибок и нарушений при выдаче информации о составных частях заработка трудящихся, руководство предприятия в обязательном порядке должно утвердить бланк расчетного листа.

Образец документа о составе зарплаты утверждается работодателем:

  • в форме приказа (распоряжения);
  • с привлечением выборного профсоюзного органа.

Объединение работников совместно с кадровыми службами высказывает свое мнение относительно:

  • удобства расположения сведений в расчетном бланке;
  • текстовки основных пунктов листа;
  • порядка введения согласованной формы в действие.

После разработки бланка расчетного листка составляется приказ о его утверждении.

Кем составляется приказ

Распоряжение о подготовке шаблона приказа выдает руководитель организации. К процессу разработки документа целесообразно привлечь:

  • работников бухгалтерской службы;
  • кадровиков;
  • юристов.

Согласованный образец распоряжения о введении формы расчетного листа утверждается руководством.

Несмотря на то что обязанность составить документ, с помощью которого будет введен бланк сведений о заработной плате, регламентирована в Трудовом кодексе РФ, структура приказа законодательно не утверждена. Исходя из общих требований к кадровой и бухгалтерской документации можно выделить следующие необходимые элементы такого распоряжения:

  • название акта (например, «Приказ на утверждение листа расчета», «Распоряжение о введение расчетного листа» и т.д.);
  • порядковый номер документа в организации;
  • дату и место вынесения;
  • указание на введение бланка;
  • определение ответственных лиц за правильное заполнение расчетного листа;
  • ФИО и должность сотрудника, на которого возлагается обязанность по выдаче листа заработной платы сотрудникам под роспись.


Обязательным приложением к документу должен быть образец расчетного листка.

Приказ должен быть составлен на фирменном бланке компании. В противном случае в верхней части документа необходимо прописать полное наименование работодателя, а также его реквизиты.

Подписывает приказ руководитель предприятия или иной сотрудник, уполномоченный на подписание кадровых или бухгалтерских документов. В распоряжении также проставляются подписи:

  • председателя профкома о согласовании формы листа с профсоюзом;
  • контролирующих исполнение приказа должностных лиц.

Кому передается

Чтобы обеспечить выдачу сотрудникам расчетного листка только по утвержденной форме, подписанный руководителем приказ предоставляется в бухгалтерию. Документ не является кадровым, поэтому может храниться в актах бухгалтерии. Особую важность распоряжение будет иметь при налоговых проверках или при запросах Трудовой инспекции.

Сам расчетный лист выдается лично работнику под роспись. Недопустимо передавать расчетный лист без согласия сотрудника начальнику отдела или его коллегам.

Подпись в получении листка может быть проставлена как в общем реестре подписей, так и в отрывном квитке на самом документе.

Ошибки

Среди основных ошибок при вынесении приказа о введении формы расчетного листка наиболее часто встречаются:

  1. Пренебрежение работодателем мнением профсоюзного органа. Если комитет сочтет какую-либо часть в листе определения заработной платы некорректной, руководству предприятия необходимо прислушаться к замечаниям. На согласование текста, основных пунктов и сведений расчетного документа отводится не более трех рабочих дней. После этого работодатель и профсоюз должны прийти к единому мнению. Если этого не произошло, председатель профсоюзного органа может обратиться с жалобой в территориальное подразделение государственной инспекции труда или в суд.
  2. Отсутствие необходимых элементов в бланке расчетного листа. Несмотря на то что законодатель не установил образца документа, содержащего подробную информацию о заработной плате, без наличия определенных сведений листок расчета не будет отвечать интересам работника. Поэтому в каждом документе нужно прописывать:
    • ФИО, присвоенный табельный номер и должность сотрудника;
    • период, который отражен в листе;
    • фактически потраченное на работу время;
    • начисленные суммы аванса, компенсаций, зарплаты (по ст. 136 ТК РФ);
    • подробные сведения об удержаниях (на что, в каком размере и т.д.);
    • итоговую сумму, подлежащую выплате за указанный период.

Работодатель не должен расписываться в листке расчета.

Сроки хранения

В соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 организация должна сохранять документы, имеющие отношение к формированию и выдаче заработной платы. Бухгалтерские ведомости о зарплате, расчетные листы, а также документы к ним подлежат хранению в течение 5 лет при условии, что по ним уже проводилась проверка контролирующих органов.

Если в организации нет программы электронного формирования лицевых счетов и баз данных по каждому работнику, листы расчета и приказ об их утверждении должны быть сохранены в течение 75 лет.

Выполнение требований трудового законодательства обязательно для каждого работодателя, при этом неважно частный это предприниматель или предприятие выполняет государственные заказы.

За фактически отработанное время, при качественно выполненной работе производится выплата заработной платы, сумма которой прописана в трудовом договоре. Результаты начислений отражаются в расчетном листке.

Основные понятия о расчетном листе

Что такое расчетный лист?

Наличие расчетного листка за фактически выполненную работу обязательно. Заработная плата включает следующие начисления:

  • размер оклада;
  • премиальные выплаты;
  • доплаты за стаж работы на предприятии;
  • районные коэффициенты;
  • компенсационные выплаты за особые условия труда, выявленные в результате проведения специальной оценки.

Все перечисленные суммы и начисления должны быть указаны в документе и с ними необходимо ознакомить работника. Под понятием работник в этом случае закладывается не только непосредственный сотрудник данного предприятия, но и совместитель или выполняющий работу человек по временному трудовому договору.

В расчетном листке должны быть отражены не только начисления заработной платы, но и удержания. Все это должен видеть работник, чтобы удостовериться правильно ли были произведены расчеты, а при возникновении сомнений можно было бы обратиться в бухгалтерию или к сотруднику расчетного бюро или службы.

Одним словом, расчетный лист — это документ, выдаваемый на руки работнику данной организации, содержащий сведения о начислении заработной платы и об удержаниях с начисленной суммы.

Какая форма расчетного листа устанавливается

Расчетный лист содержит в себе некоторую информацию.

В нормативной базе обязательной формы документа нет, поэтому каждый работодатель разрабатывает и утверждает документ самостоятельно исходя из принятых решений.

Бухгалтерский учет, как правило, производится в автоматизированном виде. Этим пользуются многие предприятия и организации. Поэтому в приказном порядке утверждается форма расчетного листка.

Обязательно для этой работы привлекаются представители первичной профсоюзной организации, если таковая отсутствует, то необходимо сделать приписку, что оно не создана в силу таких-то причин.

Примерная форма расчетного листа должна содержать следующие сведения о начислениях:

  1. Фамилия и инициалы работника (внизу написать о требовании полной расшифровки);
  2. За какой период произведены начисления, обычно указывается месяц и год;
  3. Количество отработанных часов, которые работник отработал в период выполнения должностных обязанностей;
  4. Количество дней или часов за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, если такие функции были на него возложены по приказу;
  5. Определены шифры, указывающие, какие начисления произведены, например, оклад или тарифная ставка, начисление премиальных, районных коэффициентов, доплата за стаж и иные.

В форме расчетного листа должны быть сведения и об удержаниях:

  1. Подоходный налог;
  2. Профсоюзные взносы;
  3. Удержание денежных средств по выплате алиментов (если имеется судебное решение);
  4. Авансовые удержания;
  5. Суммы, которые были выплачены ранее ошибочно;
  6. Излишние затраты на командировочные расходы, если приходилось ездить в командировки по указанию руководства;
  7. Выплаты за приобретение жилья, если оно покупалось через работодателя;
  8. Иные удержания.

Все шифры о начислениях и удержаниях должны быть известны сотруднику данного предприятия. Обычно они указываются в этой же книжке, чтобы по ним можно было легко сориентироваться.

С такими данными должен быть ознакомлен каждый работник. Расчетная книжка выдается на руки.

Приказ о порядке выдачи расчетного документа

Обязательно издается приказ.

В трудовом законодательстве прописано, что работодатель либо его представитель обязаны подтвердить фактические действия о выдаче расчетной книжки на руки работнику. Конечно, если просто так отдать документ, то вряд ли можно будет подтвердить, что он выдан.

Именно по этой причине и должен быть разработан и утвержден локальный нормативный документ. В каждой организации принимается свое решение о разработке проекта акта.

Перечень сведений, указываемых в Приказных требованиях:

  1. В преамбуле указывается, на какой нормативный документ делается ссылка. Это ТК РФ статья 372;
  2. В приказной части можно отразить, что этим документом утверждено: Положение о порядке выдаче расчетной книжки на руки работнику, а можно в самом Приказе закрепить этот порядок;
  3. Далее в текстовой части устанавливается непосредственный порядок выдачи, который устанавливает работодатель. В приказной части указываются ответственные лица за исполнение документа, а также на какое должностное лицо возложен контроль;
  4. Документ направляется на юридическую экспертизу. Со стороны юристов тоже может быть выдан ряд предложений и замечаний. Устранение недостатков производится в процессе рассмотрения документа;
  5. После отработки с юротделом проекта Приказа, документ должен согласовываться с заинтересованными лицами: работодателем, начальником расчетного бюро, главным бухгалтером, отделом кадров;
  6. Утверждение производится руководителем;
  7. На основании документа профсоюзным органом оформляется мотивированное мнение, которое распечатывается на отдельном листке;
  8. Документ согласован и приказ введен в действие.

Наличие приказа или иного распорядительного документа обязательно, это контролируется на государственном уровне.

Порядок выдачи расчетного листка

Важно соблюдать порядок выдачи.

В трудовом законодательстве особое значение имеет статья о защите конфиденциальной информации. В область этой информации также входят и сведения о заработной плате. Иными словами, никто другой, кроме самого работника, и не должен знать о его начислениях.

Если расчетная книжка случайно окажется в руках другого лица, то он вправе обратиться в судебные органы. Работники отделов труда и заработной платы, а также расчетных бюро или центров тоже несут ответственность за неразглашение данной информации.

Поэтому в приказной части нормативного акта, утвержденного для данного предприятия, указывается:

  1. Форма расчетной книжки со всеми возможными шифрами по выдаче зарплаты и об удержании от основной суммы;
  2. Ответственное лицо за выдачу расчетных листков и книжек на руки работникам под роспись;
  3. Описывается порядок выдачи. К примеру, заводится специальный журнал, который должен быть прошит и пронумерован. В нем указывается дата выдачи, подпись выдавшего и получившего расчетную книжку на руки работника. У каждой подписи должна быть проставлена дата, в противном случае подпись по решению суда может быть признана недействительной;
  4. Процесс выдачи ежемесячной информации о начислениях заработной платы, то есть выдачи самого расчетного листка устанавливается работодателем. По принятию решения последнего, возможна выдача под роспись работника каждый месяц. Но этого достичь очень сложно, поэтому ежемесячно выдается расчетный лист на руки работнику лично;
  5. Не менее важно указать, что в случае несоблюдения требований конфиденциальности наступает административная или уголовная ответственность, в зависимости от произошедшего случая;
  6. Указываются должности лиц, участвующих в формировании и выдаче расчетного документа работникам;
  7. Контроль за соблюдением требований приказа или Положения, утвержденного этим приказом, возлагается на должностное лицо.

Нюансы при разработке проекта документа

Расчетный лист утверждает работодатель.

Возможно возникновение разных нюансов в период разработки, при введении в действие и при рабочем использовании Приказа, например:

  • в процессе разработки Проекта документа разрабатывается форма самого расчетного листка, которая направляется на согласование в профсоюзный комитет.

На практике встречаются случаи, когда профсоюз не одобряет разработанную документацию, но такие действия регулируются, то есть в документ вносятся дополнения и изменения на основании выданных замечаний. Обычно на это уходит не более 3 рабочих дней. Когда достигнуто согласие, то способ выдачи расчетной книжки проходит согласование далее;

  • на законодательном уровне все отрегулировано, но если возникло непредвиденное обстоятельство, согласно которого обнаружилось, что документ не доработан, то в него вносятся изменения, дополнения, а если имеются поправки в законодательной базе, то они тоже должны быть учтены;
  • форма самого расчетного листка утверждается Приказом или Положением;
  • в приказную часть работодатель имеет право включить пункт о хранении расчетной книжки непосредственно у работника, таким образом, чтобы не было доступа посторонних лиц.

С вновь разработанным и введенным в действие на предприятии документом необходимо ознакомить под личную подпись всех ответственных лиц, указанных в приказной части, а также всех работников, осуществляющих трудовую деятельность на данном предприятии.

Для полного охвата всего рабочего коллектива рекомендуется завести журнал произвольной формы, в котором перечислить весь списочный состав, согласно штатному расписанию. Так будет проще контролировать тех, кто остался не ознакомлен по причине отсутствия, например, находился в отпуске или на больничном, а также в служебной командировке.

Из этого видео вы узнаете о расчетном листе.

Форма для приема вопроса, напишите свой

admin

Добавить комментарий