Приказ о ревизии, образец
Несмотря на то, что ИП разрешено упрощённое ведение бухгалтерского учёта, к учёту кассовых операций это не относится. Законодательство обязывает предпринимателей соблюдать все нормы и правила ведения кассы наравне с юридическими лицами. Но если на предприятиях есть главный бухгалтер, который может проследить за правильной организацией и поддержанием работы кассы, то в случае с ИП предпринимателю зачастую приходится решать эти вопросы самостоятельно, да ещё и в сжатые сроки.
Грамотную организацию работы невозможно представить без правильной и регулярной ревизии кассы. Её результаты позволяют выявить возможные ошибки в учёте кассовых операций, сверить остаток наличных денежных средств, составить достоверную отчётность.
Содержание
- Задачи процедуры
- Порядок проведения
- Документальное оформление
- Периодичность проведения ревизии
- Отличия ревизии в опте и рознице
- Порядок и инструкция проведения ревизии
- Ход проверки во время ревизии
- Документальное оформление проверки
- Оформление акта проверки
- Степень ответственности при краже и недостаче
- Типовые ошибки при проведении ревизии
- Рубрика «Вопросы и ответы”
- Как часто и в соответствии с какими нормативными актами проводится инвентаризация наличных денежных средств
- Порядок проведения инвентаризации наличных средств в кассе
- Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы
- Итоги
- Продукты
- Характеристика
- Решения для бизнеса
- Когда необходима инвентаризационная ревизия
- Оборудование
- Порядок проведения инвентаризации в магазине розничной торговли
- Методические постановления по складской проверке и в торговом зале
- Итоги процедуры
- Документальное оформление результатов проверки
- Как поступать с недостачей, излишками, порчей и браком
- Сколько может длиться инвентаризация
- Возмещение ущерба ответственным лицом
- Секреты успешной организации
- Как сервис клиента помогает при проведении осмотра
Задачи процедуры
Прежде всего, ревизия кассовых операций индивидуальных предпринимателей должна сделать учёт максимально прозрачным, чтобы контролирующие органы всегда могли проанализировать соблюдение законодательства в области учёта наличных денежных средств. Если индивидуальный предприниматель принимает деньги у населения или предприятий, либо сам расплачивается наличными, каждая операция должна быть оформлена установленным образом и отражена в кассовой книге.
Кассовая книга заводится на период один год, она обязательно прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью индивидуального предпринимателя. В книгу заносятся данные обо всех выписанных приходных и расходных кассовых ордерах. По итогам дня, месяца, квартала или года проводится инвентаризация фактического остатка кассы и сверка его с данными кассовой книги.
Особенно актуальной ревизия кассовых операций становиться для ИП на УСНО либо на ОСНО, то есть тогда, когда величина налога подлежащего уплате зависит от фактически полученных доходов и произведённых расходов.
Предприниматели на такой системе налогообложения, как ЕНВД не обязаны настолько тщательно следить за движением наличных денежных средств, и могут проводить ревизию реже (например, раз в год). Это связано с особенностями расчёта налога. Его величина не зависит от фактически полученных доходов и фактически произведённых расходов, она является вменённой.
В задачи ревизии кассовых операций входит выявление фактов хищения или злоупотребления своим должностным положением работников предпринимателя. В таком случае проводится внезапная инвентаризация с составлением акта.
Порядок проведения
Порядок проведения ревизии кассы закреплён законодательно и включает в себя следующие этапы:
- Предприниматель подписывает приказ об инвентаризации. В нём должна быть указана дата, когда проводится ревизия кассы, сроки её окончания, перечислены фамилии и должности лиц, находящихся в составе комиссии по инвентаризации.
- Приказ должен быть подписан также всеми членами комиссии и лицом, несущим материальную ответственность за сохранность денежных средств предприятия. То есть до начала проведения процедуры кассира необходимо ознакомить с таким приказом под роспись и только после этого приступать к инвентаризации.
- На специальном бланке перечисляются все денежные средства, находящиеся в кассе на момент инвентаризации в виде их покупюрной описи. Бланк подписывают все члены комиссии, которой осуществляется ревизия кассы и материально ответственное лицо.
- Данные бланка сверяются с остатками кассы по данным бухгалтерского учёта.
- По результатам оформляется акт с описанием результатов инвентаризации. Это может быть акт об обнаружении недостачи, акт об оприходовании излишков либо акт о том, что объем фактически находящихся в кассе денежных средств соответствует данным бухгалтерского учёта ИП.
- После установления фактического положения дел может быть подписан приказ об оприходовании излишков либо приказ об удержании недостачи с материально ответственного лица. Во втором случае кассир обязательно должен написать на приказе, что ознакомлен с ним. Также рекомендуется взять с него объяснение в письменном виде о причинах образования недостачи наличных денежных средств.
Документальное оформление
В настоящее время законодательством не ставятся жёсткие рамки в плане выбора предпринимателем форм документов. Можно использовать как унифицированные формы актов, приказов, бланков инвентаризации, так и разработанные предпринимателем самостоятельно. Во втором случае унифицированный бланк может быть использован в качестве образца, в него допустимо добавить свои графы и реквизиты.
Образец заполнения акта ревизии кассы
Единственный нюанс заключается в том, что самостоятельно разработанные бланки документов должны быть утверждены отдельным приказом ИП, который как приложение должны сопровождать образцы этих, самостоятельно разработанных документов. В этом случае ревизия кассовых операций пройдет с соблюдением всех формальных условий.
Пример приказа о ревизии кассы
Бланки унифицированных форм документов, применение которых рекомендовано МинФином, можно найти в приложениях к законодательным актам, регулирующим учёт кассовых операций на предприятиях.
Бланк акта ревизии кассы (унифицированная форма № ИНВ-15)
Однако, в акте, который оформляет ИП, должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование ИП, его ИНН.
- Дата составления акта.
- Место, где проводится ревизия (торговая точка, склад, касса офиса).
- Состав комиссии, которой осуществляется инвентаризация, подпись всех её членов.
- ФИО материально ответственного лица, в отношении которого проводится данная процедура, его подпись.
- Сумма остатка денежных средств, которая должна находиться в кассе по данным бухгалтерского учёта.
- Фактическая сумма остатка наличных с покупюрной описью.
- Перечень выявленных во время инвентаризации нарушений хранения и учёта денежных средств, оформления первичных учётных документов. По факту таких нарушений должностное лицо, отвечающее за соблюдение кассовой дисциплины, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.
- Описание результата проверки кассы предприятия. Должно быть указано, выявлены ли излишки или недостатки.
- Заключительные подписи всех участников инвентаризации.
Ревизия кассы – важный инструмент соблюдения кассовой дисциплины и контроля работников кассы. Важность ее проведения нельзя переоценить. Это касается не только юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей. Если инвентаризация проводится грамотно и регулярно, она благотворно влияет на дисциплину работников, климат в коллективе и соблюдение требований законодательства.
По своей сути ревизия кассы не содержит в себе каких-то сложных особенностей и не требует больших затрат времени и ресурсов. Однако игнорирование процедуры может привести к весьма плачевным последствиям, от недостачи до штрафа за нарушение кассовой дисциплины.
Хранение актов инвентаризации также немаловажный аспект деятельности предприятия. Эти документы необходимо хранить на протяжении 5 лет. Стоит заранее позаботиться о месте их хранения.
Предыдущая статья: Кассовый чек в деятельности индивидуального предпринимателя Следующая статья: Необходимость применения кассового аппарата для ИП при УСН
Целью проведения ревизии в магазине является определение товарного остатка в натуральном и стоимостном выражении, выявление пересортицы, отсутствие недостач. Торговые предприятия устанавливают периодичность и порядок проведения проверки в соответствии с производственной необходимостью. В статье расскажем, как проходит ревизия в продуктовом магазине, какие документы при этом оформляются.
Имеется отличие ревизии от инвентаризации, проводимой только плановым способом и с проверкой бухгалтерских документов. Ревизия осуществляется как планово, так и внезапно. При проверке осуществляется выверка всех товарных остатков магазина одновременно или групп продукции поэтапно, скользящим способом.
Периодичность проведения ревизии
Проверка соответствия фактических товарных остатков учетным данным позволяет контролировать ТМЦ. Периодичность проведения ревизии определяются:
- Масштабами магазина. Приостановить реализацию товаров крупного торгового зала сложнее, чем осуществить временное прекращение продаж небольшой розничной точки.
- Величиной оборота. Проведение ревизии в оборотистых магазинах сложнее снятия учетных данных малых торговых предприятий
- Количеством материально-ответственных лиц.
- Вероятностью и частотой возникновения потерь в связи с кражами, естественной убылью.
Плановые проверки осуществляются с периодичностью от месяца до полугода. В преимущественном числе случаев при частых ревизиях их проводят по группам товаров. Внеплановые проверки осуществляют при смене материально-ответственного лица, при выявлении недостачи, изменении структуры подразделения. Читайте также статью: → «Выявление недостачи при инвентаризации, составление описи и проводок в 2020».
Отличия ревизии в опте и рознице
Оптовая и розничная виды торговля отличаются назначением приобретения товара. Порядок документооборота отличается, что необходимо учитывать при проверке.
| Условия отпуска и расчета | Оптовая торговля | Розничная торговля |
| Оплата за товар | Может предоставляться отсрочка в виде товарного кредита | Оплата производится в момент выдачи товара |
| Цена отпуска | Отличается в зависимости от партии | Не зависит от величины партии |
| Время отгрузки (товары в пути) | Вероятна отсрочка после оформления документов | Отгрузка производится одновременно с оплатой |
| Ошибки при отгрузке | Выявляются по истечении времени | Выявляются сразу |
| Пересортица | Возможна по вине поставщика | Возникает по вине ответственных лиц |
| Привязка данных ККМ к товарным остаткам | Остатки по складу определяются после закрытия смены | Данные по остаткам не автоматизированы (кроме крупных розниц) в режиме реального времени |
Порядок и инструкция проведения ревизии
Проверка осуществляется при остановке торговой деятельности – приема и отпуска товара. Ревизию осуществляет постоянно действующая комиссия или разовый состав, включающий не заинтересованные в результате лица – работников бухгалтерии, администрации. Сроки проведения мероприятия контроля устанавливаются приказом. Читайте также статью: → «Как проходит инвентаризация готовой продукции: в магазине, сельском хозяйстве, на предприятии в 2020. Проводки».
Перед началом проверки председатель определяет членам комиссии круг задач и функции каждого лица. Действия соответствуют инструкции, разработанной на предприятии. В инструкции определяются:
- Периодичность и сроки проведения плановых и неплановых проверок.
- Условия проведения – при остановке торговли, в закрытом отделе, в ночное нерабочее время и прочие.
- Поэтапное осуществление операций.
- Состав комиссии – количество участников, присутствие ответственных лиц, работников других отделов.
- Документальное оформление – приказ, ведомости, акт, объяснительная.
- Порядок утверждения и места хранения акта.
В подсчете данных товара участвуют минимум 2 человека, первый из которых снимает показатели, второй – осуществляет контроль достоверности информации.
Ход проверки во время ревизии
Мероприятие контроля проводится в соответствии с планом действий:
| Очередность шагов | Действие | Описание |
| 1 | Определение состава ревизии | О начале ревизии издается приказ |
| 2 | Подготовка ревизионных ведомостей | Используется подготовленный перечень товара без указания количества и цены, имеющихся в учетных данных |
| 3 | Подсчет количества товара на момент ревизии | Данные вносятся в ревизионные ведомости |
| 4 | Расчет остатков в стоимостном выражении | Сумма определяется исходя из стоимости единицы продукции и количества |
| 5 | Составление сличительной ведомости | Полученные данные сравниваются с показателями в учете |
| 6 | Получение объяснительной | Требуется при выявлении нарушений |
| 7 | Составление акта | Срок оформления акта устанавливается приказом |
Процедура проверки осуществляется по формуле: остатки прошлой ревизии плюс поступления за период минус отгрузка, списание, величина естественной убыли. Если ревизия начинается не с начала смены, из суммы вычитаются денежные средства, полученные по отделу или магазину (в зависимости от масштаба проверки) до начала ревизии.
Документальное оформление проверки
При оформлении ревизии значительное внимание уделяется документам, сопровождающим процедуру. Предприятие должно иметь:
- Положение о проведении ревизий.
- Инструкция о порядке и составе действий.
- Приказ о назначении комиссии – постоянно действующей для плановых мероприятий и временную для внеплановых проверок.
- Приказ о проведении ревизии. Если график проверок неизменен, достаточно наличия ежегодного приказа.
- Ревизионная ведомость – рабочий документ проверки.
- Сличительная ведомость, подтверждающая или опровергающая полученные результаты.
- Акт ревизии – заключительный документ мероприятия контроля.
Бланки документов предприятия разрабатывают самостоятельно. В связи с использованием форм для внутреннего документооборота порядок расположения данных определяется для удобства пользователей. Читайте также статью: → «Форма ИНВ-19. Сличительная ведомость товарно-материальных ценностей».
Пример приказа о внеплановом проведении ревизии
ООО «Пищевик»
Приказ о проведении ревизии
№ 15 от 16 мая 2016 года
Для проведения ревизии отдела № 2 магазина «Подсолнух» назначается комиссия в составе:
- Председателя Новикова П.П.;
Членов комиссии:
- Сидоровой А.П.;
- Виноградовой К.В.;
- Гущиной Т.П.;
Контроль осуществляется в присутствии заведующей залом Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф.
К проверке надлежит приступить в 9.00 часов, окончить в 20.00 часов 7 мая 2016 года. Материалы по проверке представить не позднее 20 мая 2016 года.
Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.________(подпись).
Оформление акта проверки
По результатам ревизии составляется акт – документальное подтверждение мероприятия контроля. Форма акта не установлена законодательно, что позволяет предприятиях оформить результаты проверки в произвольном виде.
Пример заполнения акта проверки
Предприятие ООО «Пищевик» ежемесячно проводит ревизии в продовольственном магазине по отделам. 17 мая 2016 года назначена проверка отдела № 2, о начале проведения и составе комиссии ревизии издан приказ. В процессе проверки установлена недостача продукции в сумме 352 рубля и пересортица в группе товара. По результатам ревизии ответственными лицами ООО «Пищевик» составлен акт.
«Утверждаю»
Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.
____________________________(подпись)
20 мая 2016 года
Акт ревизии отдела № 2
17 мая 2016 года комиссией в составе: председателя Новикова П.П., членов Сидоровой А.П., Виноградовой К.В., Гущиной Т.П. в присутствии заведующей зала Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф. произведена ревизия ТМЦ, расположенных в отделе № 2 магазина «Подсолнух».
В результате проведенной ревизии установлено: Сумма товарных остатков на 17 мая 2016 года составила 12 000 единиц, общей суммой 123 344,56 рубля. Путем сличения товарных остатков с наличием по документам установлена недостача в группе молочной продукции номенклатуры «Ряженка» в размере 7 единиц общей стоимостью 352 рубля, а также пересортица в группе «Сыр плавленый».
Объяснения ответственного лица получены, прилагаются к акту. По сведениям заведующей залом Ильиной В.В., недостача получена в связи с несвоевременной сдачей акта списания просроченной продукции в бухгалтерию.
Приложения:
- Копия приказа на проверку.
- Ревизионные ведомости в количестве 12 листов.
- Объяснительная заведующей залом Ильиной В.В.
Акт ревизии составлен в количестве 3 экземпляров: Первый передан руководителю, второй подшит в дело № 5 за 2016 год «Внутренние проверки», третий экземпляр передан в бухгалтерию.
Акт в обязательном порядке содержит подписи участвующих в проверке лиц. При отсутствии любой из подписи документ становится недействительным.
Степень ответственности при краже и недостаче
При выявлении в процессе ревизии недостачи товара в результате хищения работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное наказание – уволить его в связи с утратой доверия (п. 7 ч.1 ст 81 ТК РФ). Если сумма потерь высока и виновный не собирается гасить ее добровольно, работодателю потребуется обратиться в суд. Решение вопроса о взыскании путем судебного разбирательства производится в случаях:
- Сумма недостачи имеет значительную величину и превышает среднемесячный заработок виновного.
- Материально-ответственное лицо не признает результаты проверки и отказывается добровольно погашать недостачу.
- Работник уволился, не успев погасить признанную им задолженность.
- Работодателем пропущен месячный срок предъявления претензий.
К исковому заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт недостачи – копии приказов, актов, ведомостей, объяснительной, договоров о трудоустройстве и материальной ответственности.
Типовые ошибки при проведении ревизии
Процедура проверки должна быть непредвзятой и основанной на фактических данных товарных остатков. При проведении контроля возникают ошибки, обеспечивающие недействительность документу и отсутствие возможности принять меры ответственности.
| Операция | Ошибочное действие | Верное действие |
| Издание приказа на проверку | Отсутствие приказа или подписей причастных лиц | Приказ подтверждает законность ревизии и ответственность лиц при их ознакомлении с приказом |
| Получение объяснительной ответственного лица, допустившего нарушение | Отсутствие объяснительной лица не позволяет применить меры ответственности по результатам проверки | Наличие объяснительной по негативным фактам акта подтверждает верность данных и готовность нести материальную ответственность |
| Заполнение ведомостей с приложением документов к акту ревизии | Отсутствие ревизионной и сличительной ведомости с указанием количественных и суммовых показателей | При отсутствии ведомостей акт не имеет оснований, что не позволяет исправить данные в учете по пересортице и предъявить претензии по недостачам |
Рубрика «Вопросы и ответы”
Вопрос №1. Имеет ли право ответственное лицо опротестовать акт ревизии, при котором выявлена значительная недостача?
Решение спорного вопроса о недостаче осуществляется с ответственными лицами предприятия. Организация не может добровольно удержать значительные суммы с работника. Право на взыскание определяет суд. В порядке судебного разбирательства лицо имеет возможность выразить несогласие с результатами проверки и представить контраргументы.
Вопрос №2. Имеется ли возможность предъявить претензию к материально-ответственному лицу при отсутствии сличительной ведомости?
При отсутствии факта сличения фактических данных с учетными доказать нарушение в суде не представляется возможным.
Вопрос №3. Сколько дней отводится материально ответственному лицу на дачу пояснений при выявлении факта недостачи или иного нарушения, выявленного в ревизию?
Пояснения должны быть представлены не позднее 2 дней (ст. 193 ТК РФ). Сроки исчисляется после получения требования в письменной форме.
Вопрос №4. Какие действия производит работодатель при отказе работника (МОЛ) в даче объяснения по факту недостачи?
Отказ представления объяснений должен быть зафиксирован документально. По факту составляется акт, подписываемый работниками, в чьем присутствии был дан отказ.
Для возможности приступить к выполнению ревизии необходимо подготовить необходимую документацию. А именно, приказ, который утверждает необходимость проведения инвентаризации.
Форма составления приказа о ревизии стандартна и утверждена Госкомстатом РФ.
В первую очередь в распорядительном акте указывается дата проведения инвентаризации и члены комиссии. В её состав могут входить сотрудники, которые могут рационально оценить состояние имущества. К тому же, в приказе нужно указать и то, что именно должна инвентаризировать комиссия.
Отдельной графой указывается причина ревизии: контроль средств, замена вакантных материально-обязанных должностей, переоценка имущества.
Главбухом предоставляются комиссии все данные о бухгалтерском учёте. Опираясь на первоначальные списки, члены комиссии и будут совершать проверку. Все сведения заносят в инвентаризационные описи. Результат подлинности проведённой ревизии подтверждается подписями всех членов комиссии. Материалы о проведённой инвентаризации сдаются в бухгалтерию в строго отведённый период.
Постановление подписывается руководителем лично.
Как часто и в соответствии с какими нормативными актами проводится инвентаризация наличных денежных средств
Инвентаризация кассы проводитсяв соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина от 13.06.1995 № 49. Согласно п. 1.2 данных указаний денежные средства являются имуществом хозсубъекта.
Для инвентаризации наличных денежных средств Госкомстат разработал унифицированную форму ИНВ-15 и утвердил ее в своем постановлении от 18.08.1998 № 88. Данная форма необязательна к применению и может быть заменена аналогичным документом, разработанным компанией самостоятельно. Однако ИНВ-15 продолжает широко использоваться.
Как часто оформляется акт формы ИНВ-15? Ответ зависит от установленной частоты проводимого контроля. Для внутренних ревизий кассы периодичность проверок определяет руководство юрлица или ИП (п. 7 указания Центробанка РФ о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У). Проверки могут проводиться регулярно (по плану) или носить внезапный характер.
Не следует забывать и о законодательно установленных случаях, когда проведение инвентаризации кассы обязательно (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):
- перед составлением годовых отчетов;
- при смене кассиров;
- при выявлении хищения денег или недостачи/излишков в кассе.
Как передать кассу новому кассиру при увольнении или на время отпуска, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Своевременная инвентаризация кассы — это возможность вовремя устранить кассовые нарушения, пресечь злоупотребления, а также избежать возможных штрафов. Если работать с наличными деньгами без учета требований нормативных документов, может последовать наказание по ст. 15.1 КоАП.
Подробнее о кассовой дисциплине и ответственности за ее нарушение — в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Порядок проведения инвентаризации наличных средств в кассе
Процедура проведения ревизии наличных средств в кассе состоит из следующих этапов:
- Утверждение состава комиссии в приказе по унифицированной форме ИНВ-22 (или аналогичной ей, разработанной самостоятельно)
- Получение расписки от кассира об отсутствии неоприходованной налички и неучтенных денежных документов. Кассир также передает комиссии последний кассовый отчет.
- Пересчет денежных средств и документов, сравнение результата с бухучетом, сверка наличия и движения бланков строгого учета с информацией, отраженной в журнале их регистрации.
- Оформление итогов инвентаризации в акте формы ИНВ-15.
Внимание! Инвентаризация денежных средств в кассе производится в присутствии материально ответственного за денежные средства лица (как правило, кассира).
Скачать бланк инвентаризации кассы по форме ИНВ-15 можно на нашем сайте.
Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы
Акт инвентаризации заполняется на компьютере или вручную. Не допускается наличие исправлений или помарок.
В соответствующие разделы акта вносятся:
- название организации;
- наименование подразделения (при проведении ревизии кассы в обособленном подразделении);
- документ — основание для проведения проверки кассы, его номер и дата;
- номер и дата акта, а также дата проведения инвентаризации;
- подпись кассира в расписке;
- фактическая сумма денежных средств, ценных бумаг и иных денежных документов;
- учетные данные денежных активов;
- данные результатов ревизии;
- пояснение выявленных излишек/недостач;
- подписи членов комиссии и материально ответственных лиц.
Скачать образец заполнения формы ИНВ-15
Подробнее о порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в этой статье.
Итоги
Периодическое проведение инвентаризации кассы в интересах любого юрлица и ИП, работающих с наличными деньгами. Это помогает вовремя выявить все недостачи, пресечь злоупотребления и дисциплинировать кассиров. Оформляются результаты инвентаризации с помощью акта формы ИНВ-15 или аналогичной ей.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Любая организация, вне зависимости от вида её деятельности, сталкивается с необходимостью организовать стабильное производственное хозяйство. Однако это требует комплексного подхода, включающего все направления предприятия. Тем не менее важнейшим вопросом остаётся инвентаризация товара в магазине (что это такое, как проводится, для чего необходима расскажем в этой статье).
Продукты |
|||||
Для склада |
Для магазина |
Для учреждения |
|||
Характеристика
Ревизия магазинной продукции имеет определенную последовательность. Она состоит из нескольких этапов:
-
Подготовка. Руководитель пишет инвентаризационный приказ и ставит свою подпись, а в проверочном магазине выбирается переучетное время. В большинстве случаев оно приходится на вечер. Если же это круглосуточный супермаркет, то отдаётся предпочтение утренним часам или поздней ночи. На этот период приходится минимальная потребительская нагрузка.
-
Пересчет и сопоставление информации. Для ускорения этого процесса используются терминалы сбора данных. Они позволяют быстро определить вес, количество и прочие нужные параметры каждого из проверяемого товара.
-
Занесение результатов. Полученные данные заносятся в счислительную ведомость ИНВ-19. После этого комиссия заполняет акт списания.
-
Принятие мер в зависимости от полученных результатов. Ревизия может завершиться выписыванием штрафа ответственным людям, назначением повторной проверки или определением продукции, которая нуждается в более частом контроле.
Решения для бизнеса |
||
|
игрушки, косметика, техника |
сбытовые и транспортных организаций |
лекарства |
|
сборочно-монтажное |
товарно-материальных ценностей |
с алкогольной продукцией |
Цели
Сопоставление реального состояния имущества предприятия с тем, что указывается в представленных документах, позволяет оценить работу сотрудников и сохранить собственные материалы в целостности. Периодическое проведение таких проверок преследует следующие цели:
-
Выявление фактов воровства покупателями или рабочим персоналом, а также прочие злодеяния, направленные на умышленное разворовывание организации.
-
Установить, каким имуществом владеет компания (это особенно важный нюанс для кредиторов, а также необходимая составляющая любого готового отчета).
-
Контроль товарной порчи, степень утряски и усушки для подготовки эффективных мероприятий на ближайшее время.
Для «1С:Предприятия» |
Для SAP R/3 |
Для Microsoft Dynamics |
|||
Виды процедуры
Так как провести инвентаризацию в магазине можно в плановом и неплановом порядке, необходимо знать какие существуют виды ревизии и какая продукция может провериться. Она разделяется на три главных типа:
-
Полная – затрагивает абсолютно все товарные позиции. Она проводится 2 раза в год.
-
Локальная – подразумевает под собой проверку «товаров группы риска». Может осуществляться каждый месяц.
-
Выборочная – нацелена исключительно на проблемные позиции (молочные продукты, мясо, сладости). Проверочная комиссия имеет право приходить на объект для оценки каждый день.
Для микрокиосков |
Для RFID |
Для ТСД (терминалы сбора данных) |
|||
Когда необходима инвентаризационная ревизия
Срок и дата запланированного осмотра определяется руководителем компании. Однако важно знать, что они могут корректироваться в зависимости от специфики фирмы. Если она нацелена на продажу продуктами, то рекомендуется проводить её минимум раз в неделю. Если это непродолжительные товары, то оптимальный срок – один осмотр в месяц.
Существует несколько обязательных нюансов, которые необходимо учитывать для любой организации. Среди них:
-
Изменение МОЛ.
-
Поступление имущества в аренду,
-
Выявление порчи или расхищения.
-
Устранение предприятия.
Оборудование |
|||||||||
| Терминалы сбора данных | Принтеры этикеток | Мобильные принтеры | Микрокиоски (прайс-чекеры) | Сканеры штрихкода | |||||
Таблица формы и отличия инвентаризации:
|
Добровольная |
Обязательная |
|
плановая (план по графику); |
имущество находится в аренде; |
|
внезапная; |
увольнению подлежит ответственный работник (продавец, бригадир); |
|
сплошная: материалы, запасы, техника, финансовые возможности; |
сотрудник сдает свою смену; |
|
выборочная: разновидность товара; склад; отдел; |
обнаружена кража; |
|
запрашиваемая: сотруднику необходима ревизия. |
составление отчетности. |
Порядок проведения инвентаризации в магазине розничной торговли
Данная проверка условно делится на 4 продолжительных периода, каждый из которых имеет свои отличительные особенности (необходимый объем документации, перечень нужных постановлений). Весь процесс обладает следующим видом:
-
Пересчёт и оценка реальных остатков, на основании которых подготавливается проверочная опись.
-
Подготовка специальных актов в случае выявления даже малейших отклонений от нормы.
-
Передача подготовленных бумаг в бухгалтерский отдел для составления общих ведомостей.
-
Подведение окончательных результатов.
Шаг 1. Подготовительные мероприятия, подписание бумаг руководством, формирование комиссии
Первостепенной важностью обладает приказ о начале (ИНВ-22), подписываемый начальником предприятия. Комиссия обязана состоять из МОЛ и представителя бухгалтерии или руководителя, указывающего себя в разных ролях. На этой стадии крайне важно проконтролировать, чтобы сотрудники, имеющие дело с конкретными инвентаризационными товарами, не были осведомлены о предстоящей проверке и не смогли повлиять на её итоги. Если инвентаризация планируется только в единственном отделе, то он закрывается на этот период.
Шаг 2. Непосредственный контроль с фиксацией результатов
Назначенная комиссия оценивает текущее состояние продукции и отражает остатки товаров. Завершив с подсчетами, на оформленной описи остаются личные подписи каждого из членов проверочной бригады. На этой стадии может быть недостаточно штучного товарного пересчета, поэтому привлекается взвешивание и прочие измерения (определяются в зависимости от специфики товаров). Окончательная ведомость готовится в 2 экземплярах (первый отправляется в бух. отдел, а второй – МОЛ), в каждом из которых не должно быть помарок или ошибок.
Шаг 3. Сверка результатов с данными учета
Сопоставление сведений осуществляется бухгалтером. На основании полученной информации происходит оформление нужного перечня документации (их количество и форма зависит от выявленных нарушений). При наличии отклонений заполняется счислительная ведомость итогов проверки. Она указывает на имеющиеся несоответствия в реальном и учетном количестве.
Шаг 4. Определение результатов
На завершающей стадии определяется соответствие остатков с истинными данными. Сначала начальник подготавливает приказ об утверждении итогов, на основании которого в дальнейшем назначаются виновные и вносятся коррективы в бух. учёт. Работники бухгалтерии подготавливают окончательную ведомость результатов, установленных проверкой, где указаны все недостачи, порчи и прочие отклонения от нормы. Также формируются суммовые выводы, благодаря чему делаются заключения о том, что больше – убытки или наоборот.
Методические постановления по складской проверке и в торговом зале
Существуют четкие правила проведения инвентаризации в магазине, которые регламентируются законодательством РФ.
-
Ревизия должна проводится в порядке расположения материальных ценностей в проверяемом помещении.
-
Если под осмотр попадают продукты, которые под действием внешних факторов имеют тенденцию к высыханию, испарению, то для них отдельно разрабатываются нормы естественной убыли.
-
На основании результатов проверки руководство принимает решение для устранения недостачи и возмещения убытка (согласно 29 пункту Методических указаний).
-
Резерв под уменьшение стоимости продукции создается для каждой товарной единицы, которая принята в бух. учете.
|
игрушки, косметика, техника |
сбытовые и транспортных организаций |
лекарства |
|
сборочно-монтажное |
товарно-материальных ценностей |
с алкогольной продукцией |
Итоги процедуры
Тот, кто проводит инвентаризацию в магазине, обязан предоставить отчет, содержащий в себе результаты проведенной ревизии. Проверка может показать отсутствие нарушений или наличие даже небольших отклонений от нормальных показателей (недостачи или избыток). Они могут выявляться не только по материальной части активов, но и на основании расчетов контрагентов. Помимо этого, в ходе процедуры устанавливается задолженность, которая подлежит списанию из-за истечения срока исковой давности.
Документальное оформление результатов проверки
| Терминалы сбора данных | Принтеры этикеток | Мобильные принтеры | Микрокиоски (прайс-чекеры) | Сканеры штрихкода | |||||
На основании полученных проверочных данных подготавливается счислительная ведомость (ИНВ-19), в которой указывается выявленная недостача или товарный излишек. По какому нарушению комиссией проводится дополнительная проверка, после чего результаты заносятся в окончательную ведомость (ИНВ-26):
-
Недостаток, вследствие естественной убыли.
-
Из-за халатности рабочего персонала.
-
По предварительному сговору (если предусматривалась целенаправленная кража или порча материальных ценностей).
Установив причину, начальство может найти виновника и взыскать с него недостающие средства. После окончания инвентаризации соответствующий акт подписывается каждым членом комиссии, руководителем, главным бухгалтером и прочими работниками, которые несут ответственность за передвижение проверяемой продукции.
|
Списываем |
Куда идет списанная продукция |
||
|
Дебет |
Кредит |
||
|
Излишки |
91,1 |
||
|
Недостача |
|||
|
Естественный убыток |
|||
|
Ущерб за счет виновного работника |
73,2 |
||
|
Недостача за счет прибыли компании |
91,2 |
||
|
НДС в части товаров, списанных в убыток |
91,2 |
19,3 |
|
Как поступать с недостачей, излишками, порчей и браком
Инвентаризация в магазине одежды или продуктов нередко может завершиться выявлением убытка, несоответствия или других нарушений. В подобной ситуации необходимо понять причину этих отклонений и определиться с тем, что списывается на потребительскую кражу и какая убыточная доля появилась по доказанной вине продавца или другого работника. Эти проблемы решаются заблаговременно установленными методами внутри самого предприятия. С этой целью применяется сопоставление реальных показателей с нормами естественной товарной убыли. Ответственный подход к данному вопросу поможет руководству внести правильные коррективы в производственную работу для предотвращения подобных проблем в будущем.
Добавить комментарий