Положение по договорной работе

Приложение к приказу ______________

от ___ ____________ ____ г.

№ _____

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ в _______________________ (наименование компании)

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.2. Задачи Положения в сфере Договорной работы:

• разграничение компетенции между подразделениями Компании;
• определение порядка и форм взаимодействия между подразделениями Компании;
• определение ответственности за нарушение порядка осуществления Договорной работы.

1.1.3. Действие Положения распространяется на любые договоры, за исключениями, установленными Положением и иными внутренним документами Компании.

Действие Положения не распространяется на трудовые договоры и другие соглашения, подпадающие под действие трудового законодательства.

На договоры, заключаемые в рамках проектов, действие Положения распространяется, если иное не установлено решением об открытии проекта.

1.1.4. Положение является локальным нормативным актом и содержит нормы трудового права, обязательные для исполнения всеми сотрудниками Компании.

1.1.5. На основании Положения или в соответствии с ним могут быть разработаны и утверждены иные локальные нормативные акты, в том числе субположения, инструкции и др.

1.1.6. Право толкования положений Положения, в том числе используемых в нем терминов и определений, право разъяснения порядка применения Положения принадлежит исключительно правовому подразделению.

1.2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1.2.1. Для целей Положения термины и определения имеют значения, изложенные в настоящем разделе или далее по тексту Положения.

1.2.2. База данных договоров – база данных Договоров Компании в электронной форме.

1.2.3. Бухгалтерия – структурное подразделение Компании, осуществляющее ведение бухгалтерского учета.

1.2.4. Виза – надпись «СОГЛАСОВАНО», проставляемая в Результате согласования договора.

1.2.5. Визовый экземпляр — предназначенный для согласования экземпляр проекта договора в электронном виде (в редактируемом формате (Microsoft Word, Excel и т. д.) или в виде отсканированной копии при отсутствии документа в редактируемом формате).

1.2.6. Виды договоров – группы договоров в соответствии с частью второй Гражданского кодекса РФ (купля-продажа, поставка, розничная купля-продажа, аренда, аренда недвижимости, возмездное оказание услуг и т. п.).

1.2.7. Договор – аналогично действующему законодательству.

1.2.8. Договорная работа – комплекс мероприятий по заключению Договоров, в том числе по их изменению и дополнению, а также по исполнению, прекращению Договоров, их учету, хранению и т. д.

1.2.9. Документы по исполнению договора – документы, подтверждающие исполнение обязательств из договора, первичные учетные документы, иные документы, связанные с исполнение обязательств из договора: товарные, товарно-транспортные накладные, акты сдачи-приемки, акты о выполнении работ, оказании услуг, акты экспертизы или проверки товара по количеству, качеству, комплектности, таможенные декларации, платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы.

1.2.10. Досье договора – совокупность документов и материалов, относящихся к договору.

1.2.11. Запрос согласования договора – электронное сообщение, содержащее уведомление о необходимости согласования договора, с вложением в него Визового экземпляра (Приложение № 1).

1.2.12. Компания – _______________________________________ (наименование компании).

1.2.13. Ответственное подразделение — подразделение Компании, на которое в соответствии с внутренними документами Компании возлагается обязанность подготовки, заключения договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.2.14. Ответственный руководитель – руководитель Ответственного подразделения.

1.2.15. Ответственный исполнитель — сотрудник Ответственного подразделения, непосредственно на которого возложены обязанности по подготовке, заключению договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.2.16. Параметры безопасности — критерии, по которым осуществляется проверка контрагентов Компании (Приложение № 2).

1.2.17. Парафирование – подписание Уполномоченным лицом каждой страницы договора, подтверждающее соответствие текста Чистового экземпляра выработанному в результате согласования Визовому экземпляру или стандартной форме договора.

1.2.18. Приложения – любые приложения к договору (приложения, спецификации, графики, протоколы разногласий, протоколы согласований, любые иные документы к договору об изменении (дополнении) его условий, а также любые иные возможные приложения). Все Приложения являются неотъемлемой частью договора.

1.2.19. Результат согласования договора – электронное сообщение, содержащее результат процедуры согласования договора, в том числе:

• полный исходный текст Запроса согласования договора, включая Визовый экземпляр;
• Визу или замечания.

1.2.20. Уполномоченное лицо – сотрудник Компании, уполномоченный в установленном внутренними документами порядке рассматривать и согласовывать проекты договоров и фиксировать установленные Положением факты.

1.2.21. Чистовой экземпляр – предназначенный для подписания экземпляр проекта договора в бумажном виде.

1.2.22. Электронная карточка договора – элемент Базы данных договоров, обобщающий информацию о конкретном договоре.

1.2.23. Все термины и определения, предусмотренные настоящим разделом, могут использоваться как в единственном, так и во множественном числе без ущерба для их значения.

1.2.24. Термины и определения, значение которых прямо не определено для целей Положения, используются в его тексте в значении, закрепленном в законодательстве и иных внутренних документах Компании.

1.2.25. . . . . . . . . . . . . …. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ

1.3.1. Заключение договора может быть инициировано:

1.3.2. Предварительно контрагент по Договору определяется Ответственным руководителем до момента направления договора на согласование.

Окончательно контрагент по договору определяется лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, до момента подписания договора.

Ответственный руководитель может согласовать контрагента по Договору с лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, в любое время до момента подписания Договора.

1.3.3. Перед направлением проекта договора на согласование должна быть осуществлена проверка контрагента по Параметрам безопасности, для чего Ответственным исполнителем в Блок безопасности представляется следующая информация о контрагенте:

• полное и сокращенное наименование;
• ОГРН;
• ИНН;
• место нахождения (юридический адрес), фактический и почтовый адреса;
• Ф. И. О. руководителя, главного бухгалтера.

При наличии, Ответственным исполнителем по электронной почте или в бумажном виде представляются документы, перечисленные в абзацах 3-10 пункта 4.1.3 Положения.

1.3.4. Проверка контрагента по Параметрам безопасности должна быть проведена Блоком безопасности в следующие сроки:

• для контрагентов, находящихся в г. __________ – 3 рабочих дня;
• для контрагентов, находящихся вне г. __________ – 7 рабочих дней.

1.3.5. С контрагентом, в отношении которого выявлены безусловные Параметры безопасности, договор не может быть заключен.

1.3.6. С контрагентом, в отношении которого выявлены условные Параметры безопасности, договор может быть заключен под личную ответственность лица, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании.

1.3.7. Ответственный исполнитель обязан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.8. Если договор необходимо заключить при наличии условного Параметра безопасности, Ответственный руководитель должен в Результате согласования договора проставить следующую надпись: «РЕКОМЕНДУЮ ПОДПИСАТЬ ДОГОВОР ПРИ НАЛИЧИИ УСЛОВНОГО ПАРАМЕТРА БЕЗОПАСНОСТИ».

Наличие указанной в настоящем пункте надписи в Результате согласования договора означает наличие рекомендации Ответственного руководителя заключить договор при наличии условного Параметра безопасности.

Ответственный руководитель и лицо, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, обязано проявить разумность и добросовестность при определении необходимости заключения договора при наличии условного Параметра безопасности.

1.3.9. Запрещается направление на согласование проекта договора:

• по которому не определен контрагент;
• в отношении которого не предусмотрены соответствующие расходы в бюджете доходов и расходов и бюджете движения денежных средств, за исключением случаев, предусмотренных процессом бюджетирования (сверхлимитные расходы, расходы из резерва и прочее);
• с лицом, которое не прошло проверку по Параметрам безопасности, за исключением договоров с:

— органами государственной власти и местного самоуправления;

— контрагентов, с которыми у Компании на момент заключения Договора существуют заключенные и не исполненные полностью Договоры, если со стороны данного контрагента отсутствуют случаи неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору (проверка таких контрагентов должна быть осуществлена в течение 7 рабочих дней с момента направления на согласование проекта Договора).

1.3.10. Любой обмен информацией (документами) внутри Компании при осуществлении Договорной работы, в том числе при: проверке контрагента по Параметрам безопасности; согласовании проектов договоров; рекомендации к подписанию при наличии замечаний или условных Параметров безопасности и т. д., осуществляется при помощи электронной почты, если иное не предусмотрено Положением или не вытекает из существа информации (документа).

1.3.11. Договорная работа в Компании должна осуществляться с учетом . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.12. Ответственные подразделения обязаны планировать и осуществлять Договорную работу с учетом обстоятельств, предусмотренных Положением, и других объективных обстоятельств.

Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.

В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.

Наша справка

К организационно-правовым документам относятся:

• устав;
• учредительный договор;
• положение об организации;
• положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
• регламент;
• штатное расписание;
• инструкция;
• должностная инструкция;
• правила внутреннего трудового распорядка и др.

Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) – советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.

Виды положений

Наш словарик Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:

• Положение об организации;
• положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров;
• положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии;
• положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре;
• положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц.

Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.

Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы – в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.

Обратите внимание Такие документы, как Положение об аттестации, Положение о работе с претензиями и др., по сути являются пошаговыми руководствами к действию: в них подробно описан каждый этап решения той или иной задачи.

Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.

Основные разделы Положения о подразделении и их содержание

№	Раздел положения
1	Общие положения	полное наименование структурного подразделения (далее – СП); наименование, номер, дата правового акта, на основании которого создано СП; нормативные документы, которыми СП руководствуется в своей деятельности; кто возглавляет СП; кому подчиняется СП; порядок назначения и освобождения от должности руководителя СП; наличие печати
2	Основные задачи	Задачи, для решения которых создано и работает СП
3	Функции	Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач
4	Права и обязанности	Права и обязанности руководителя и работников СП при выполнении своих функций
5	Ответственность	Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная)
6	Взаимоотношения	Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д.

Реквизиты положения

При подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа;
• текст документа;
• визы согласования документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.

• Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.

Автором положения может быть как филиал, так и структурное подразделение – в этом случае его название указывается под наименованием организации (см. Пример 1).

Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

• Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.

• Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
• Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).

• Регистрационный номер документа. Даже если данное положение первое и единственное в своем роде, то номер ему все равно нужно присвоить: государственный стандарт требует нумерации абсолютно каждого документа, созданного в организации. Положение, созданное двумя организациями, получает два номера, которые пишутся через дробь (см. Пример 2).

• Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.

С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).

• Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).

Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом – обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).

Пример 1

Верхняя часть положения, изданного филиалом организации

Общество с ограниченной ответственностью «Самарское строительное предприятие» (ООО «ССП») Тольяттинский филиал ПОЛОЖЕНИЕ о работе с заказчиками – физическими лицами «10» июня 2014 г. № 12-ОПД г. Тольятти УТВЕРЖДАЮ Начальник филиала Ромашов Л.А. Ромашов 10.06.2014

Пример 2

Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями

Закрытое акционерное общество «Авторемонтное предприятие»	Общество с ограниченной ответственностью «Восточный логистический центр» (ООО «ВЛЦ»)
УТВЕРЖДЕНО Протоколом заседания Совета акционеров от 26.05.2014 № 2	УТВЕРЖДЕНО Приказом от 22.05.2014 № 325

ПОЛОЖЕНИЕ

о взаимоотношениях организаций

26.05.2014 № 6/24-Пол

Москва

• Текст документа. Текст положения для удобства делится на разделы, каждому из которых присваивается порядковый номер. Все положения раздела также нумеруются. Это делается для того, чтобы можно было легко сослаться на ту или иную норму положения (см. Пример 5).

• Визы согласования документа. Положение подлежит обязательному согласованию со всеми заинтересованными должностными лицами. Удобно оформить к положению лист согласования, который будет являться неотъемлемой частью документа. Виза состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.

Если согласование осуществляют документом, то гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование документа, его дату и номер. Заполненный лист согласования подписывается и датируется (см. оба варианта в Примере 3).

Пример 3

Лист согласования к положению

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к Положению о подготовке и передаче документов в архив
19.06.2014 № 5-П/2014

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной комиссии
ООО «Пристань»
от 16.06.2014 № 3

СОГЛАСОВАНО
Административный директор
Васильев Н.К. Васильев
17.06.2014

СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Лапшина Т.А. Лапшина
18.06.2014

Положение разработано. Что дальше?

С утвержденным положением в обязательном порядке следует ознакомить всех заинтересованных работников предприятия: если это положение об отделе, то всех работников отдела; если положение о работе с претензиями – всех, кто работает с претензиями, и т.п. Каждый новый работник организации в свой первый рабочий день должен изучить все положения и инструкции, по которым ему придется работать.

Виза ознакомления оформляется по аналогии с визой согласования, но выполняется собственноручно: работник пишет «Ознакомлен» или более подробно «С Положением о премировании ознакомлен», указывает свою должность, расписывается, расшифровывает подпись и указывает дату ознакомления.

Кстати Вопрос о том, где писать данные об ознакомлении с документом, решается по-разному. Можно оформить лист ознакомления с документом, который подшивается к положению. Когда будет заполнен один лист, нужно подшить другой и т.д.
Визы ознакомления с положениями, касающимися трудовых отношений с персоналом, могут вписываться прямо в трудовой договор с работником еще до его подписания.

Положение является бессрочным документом и действует с момента своего утверждения до отмены или замены новым. Периодически (раз в несколько лет) положение нужно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения. Отмена положения, его замена или внесение в него изменений производятся приказом по основной деятельности (Пример 4).

Пример 4

Приказ об отмене действующего положения и утверждении нового

Общество с ограниченной ответственностью «Гибралтар»
(ООО «Гибралтар»)

ПРИКАЗ

27.06.2014 № 33

г. Москва

В связи с изменением штатной структуры ООО «Гибралтар»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить действующее Положение об отделе рекламы ООО «Гибралтар» с 01.07.2014.
2. Утвердить и ввести в действие Положение об управлении маркетинга ООО «Гибралтар» с 01.07.2014 (Приложение 1).
3. Начальнику отдела кадров Ивановой Р.А. ознакомить работников с настоящим приказом под роспись до 30.06.2014.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Владимиров П.А. Владимиров

В соответствии со ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отмененное положение хранится в архиве организации постоянно.

Положение о секретариате

В завершение приведем пример Положения о секретариате негосударственной организации (Пример 5).

Пример 5

Положение о секретариате

Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»
(ООО «Перекресток»)

	УТВЕРЖДАЮ
	Генеральный директор
	Румачик А.Н. Румачик

ПОЛОЖЕНИЕ
о секретариате

14.07.2014 № 7/25-Пол

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретариат является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «Перекресток» (далее – Организация).

1.2. Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводятся по решению генерального директора Организации и оформляются приказом по основной деятельности.

1.3. Руководство секретариатом осуществляет начальник секретариата.

1.4. Начальник секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Организации, назначается и освобождается от должности его приказом.

1.5. В своей деятельности секретариат руководствуется:

1.5.1. Законодательством в сфере информации и документации.

1.5.2. Нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения управления и архивного хранения документов.

1.5.3. Уставом Организации.

1.5.4. Приказами и распоряжениями генерального директора Организации.

1.5.5. Инструкцией по делопроизводству Организации.

1.5.6. Другими нормативными актами и методическими документами по организации документационного, организационного и информационно-справочного обеспечения управления.

1.5.7. Настоящим Положением.

2. СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА

2.1. В состав секретариата входят:

2.1.1. Помощник генерального директора.

2.1.2. Секретарь заместителя генерального директора.

2.1.3. Секретарь главного инженера.

2.1.4. Офис-менеджер.

2.1.5. Курьер.

2.2. Обязанности работников секретариата устанавливаются должностными инструкциями.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА

3.1. Основными задачами секретариата являются:

3.1.1. Документационное обеспечение работы руководства Организации: генерального директора, его заместителя, главного инженера (далее – Руководство), а также коллегиального органа Организации – Собрания учредителей.

3.1.2. Организационное обеспечение работы Руководства Организации.

3.1.3. Справочно-информационное обеспечение работы Руководства Организации.

4. ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА

4.1. Секретариат выполняет следующие функции:

4.1.1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Организации.

4.1.2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес Руководства Организации и отправляемых от его имени.

4.1.3. Принимает, рассматривает и представляет на рассмотрение документы, поступающие в адрес Руководства Организации.

4.1.4. Осуществляет контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Руководству Организации.

4.1.5. Готовит по поручению Руководства Организации проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами.

4.1.6. Осуществляет редактирование документов по поручению Руководства.

4.1.7. Обеспечивает распечатку, сканирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности Руководства Организации.

4.1.8. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.

4.1.9. Организует рациональный документооборот и контроль движения документов в Организации.

4.1.10. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Организации в оформлении документов.

4.1.11. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.

4.1.12. Организует планирование рабочего дня Руководства Организации.

4.1.13. Осуществляет телефонное обслуживание Руководства и работников Организации.

4.1.14. Составляет проекты планов работы Собрания учредителей Организации.

4.1.15. Готовит материалы к заседаниям Собрания учредителей Организации, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.

4.1.16. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Собрания учредителей Организации.

4.1.17. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у Руководства Организации.

4.1.18. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых Руководством Организации.

4.1.19. Проводит оформление и рассылку протоколов заседаний Руководства и Собрания учредителей Организации.

4.1.20. Осуществляет контроль выполнения решений Собрания учредителей Организации.

4.1.21. Организует прием посетителей Руководством и работниками Организации.

5. ПРАВА СЕКРЕТАРИАТА

5.1. Начальник секретариата имеет право:

5.1.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.

5.1.2. По согласованию с Руководством Организации осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.

5.1.3. Распределять работу между работниками секретариата.

5.1.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.

5.1.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.

5.1.6. Вносить Руководству Организации предложения по совершенствованию работы секретариата.

5.1.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.

5.2. Работники секретариата имеют право:

5.2.1. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Организации необходимую для работы информацию.

5.2.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Организации своевременного представления документов и информации Руководству Организации.

5.2.3. По поручению Руководства Организации привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.

5.2.4. Возвращать на доработку работникам Организации проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.

5.2.5. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ

6.1. Секретариат представляет Руководству Организации:

6.1.1. Поступившую корреспонденцию на рассмотрение.

6.1.2. Проекты документов на рассмотрение и подписание.

6.1.3. Служебные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Организации на рассмотрение.

6.2. Секретариат получает от Руководства Организации:

6.2.1. Поступившие из других организаций документы с резолюцией Руководства.

6.2.2. Предложения, служебные записки, справки структурных подразделений Организации с резолюцией Руководства.

6.2.3. Подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы.

6.2.4. Утвержденные нормативные документы.

6.2.5. Утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиального органа Организации.

6.3. Секретариат направляет в структурные подразделения Организации:

6.3.1. Копии приказов (выписки из приказов) на исполнение.

6.3.2. Копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Собрания учредителей Организации на исполнение.

6.3.3. Запросы о представлении информации по поручениям Руководства Организации.

6.4. Секретариат получает от структурных подразделений Организации:

6.4.1. Проекты служебных писем.

6.4.2. Проекты приказов и распоряжений.

6.4.3. Информационные и справочные материалы.

6.5. Секретариат направляет в другие организации деловые письма, информационные материалы.

6.6. Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА

7.1. Работники секретариата несут ответственность:

7.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;

7.1.2. Неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;

7.1.3. Достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых Руководству Организации и/или руководству структурных подразделений Организации;

7.1.4. Утрату и порчу дел и документов;

7.1.5. Несоблюдение условий хранения дел и документов;

7.1.6. Утрату и порчу печатей и штампов.

7.2. Начальник секретариата несет ответственность:

7.2.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;

7.2.2. Рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;

7.2.3. Организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;

7.2.4. Состояние трудовой дисциплины в секретариате;

7.2.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к Положению о секретариате
14.07.2014 № 7/25-Пол

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной комиссии
ООО «Перекресток»
от 14.07.2014 № 4

Общие положения

Настоящее Положение — Порядок ведения договорной работы (Далее — Положение) разработано в целях определения порядка организации и осуществления Договорной работы на предприятии и применяется в отношении Договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее — договоров).

Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Положение содержит нормы, обязательные для исполнения всеми работниками Предприятия.

Право толкования Положения‚ в том числе используемых в нем терминов и определений, право разъяснения порядка применения Положения принадлежит юридической службе Предприятия (юрисконсульту).

1.1. Термины, определения

1.1.1. Для целей Положения термины и определения имеют значения, изложенные в настоящем разделе или далее по тексту Положения.

1.1.2. Виза — надпись «Согласовано» и подпись, проставляемая в Листе согласования договора.

1.1.3. Визовый экземпляр — предназначенный для согласования экземпляр проекта договора.

1.1.4. Виды договоров — группы договоров в соответствии с частью второй Гражданского кодекса РФ (купля-продажа, поставка, аренда, аренда недвижимости, возмездное оказание услуг и T. п.).

1.1.5. Договорная работа — комплекс мероприятий по подготовке, оформлению, заключению договоров, а также по их изменению, дополнению, исполнению, прекращению, и т. д.

1.1.6. Документы по исполнению договора — документы, подтверждающие исполнение обязательств из договора, первичные учетные документы, иные документы, связанные с исполнением обязательств из договора (накладные, акты, платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы).

1.1.7. Досье договора — совокупность документов и материалов, относящихся к договору.

1.1.8. Ответственное подразделение — подразделение Предприятия, на которое возлагается обязанность подготовки, заключения договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.1.9. Ответственный руководитель — руководитель Ответственного подразделения.

1.1.10. Ответственный исполнитель — работник Ответственного подразделения, непосредственно на которого возложены обязанности по подготовке, заключению договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.1.11. Парафирование — подписание Уполномоченным лицомкаждой страницы договора, подтверждающее соответствие текста Чистовогоэкземпляра выработанному в результате согласования Визовому экземпляру илистандартной (типовой) форме договора.

1.1.12. Приложения — любые приложения к договору (спецификации, графики, протоколы разногласий, протоколы согласований, любые иные документы к договору, определяющие его условия, а также любые иные возможные приложения). Все Приложения являются неотъемлемой частью договора.

1.1.13. Лист согласования — документ, содержащий результат процедуры согласования договора, в том числе визы уполномоченных лиц и их замечания.

1.1.14. Уполномоченное лицо работник Предприятия, уполномоченный в установленном порядке рассматривать и согласовывать проекты договоров и фиксировать установленные Положением факты.

1.1.15. Чистовой экземпляр — предназначенный для подписания экземпляр проекта договора.

1.1.16. Термины и определения, значение которых прямо не определено для целей Положения, используются в его тексте в значении, закрепленном в законодательстве и иных внутренних документах Предприятия.

1.2. Общие требования к Договорной работе

1.2. 1. Заключение договора может быть инициировано:

• Ответственным исполнителем по своему направлению деятельности;
• Ответственным руководителем по направлению деятельности возглавляемого подразделения;
• Генеральным директором.

1.2.2. B случае, если Предприятие впервые вступает с контрагентом резидентом РФ в договорные отношения, Ответственный исполнитель обязан перед направлением проекта договора на согласование запросить у контрагента следующие учредительные и иные документы:

• Устав;
• Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя;
• Свидетельство о постановке на налоговый учет;
• Копию лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит лицензированию в соответствии с требованиями действующего законодательства;
• Копии документов, подтверждающие полномочия Руководителя контрагента (решение или протокол о назначении единоличного исполнительного органа);
• Копию доверенности, подтверждающей полномочия представителя контрагента на заключение договора;
• правоустанавливающие документы на объект недвижимости (в случае заключения договора аренды недвижимого имущества).

Вышеуказанные документы должны быть представлены в виде копий, заверенных контрагентом (печатью, подписью), либо скан-копий.

1.2.3. B случае, если Предприятие впервые вступает с контрагентом нерезидентом РФ в Договорные отношения, Ответственный исполнитель обязан перед заключением договора запросить у контрагента следующие документы:

• Копия документа, подтверждающего регистрацию юридического лица в установленном законодательством порядке (выписка из торгового реестра юридических лиц);
• Копия документа, подтверждающего наличие у юридического лица статуса налогоплательщика;
• Копия учредительного документа юридического лица (Устава);
• Копия документа, подтверждающего возможность осуществления юридическим лицом определенного вида Деятельности (лицензии), если деятельность подлежит лицензированию в соответствии с требованиями законодательства страны происхождения;
• Копия документа, подтверждающего полномочия лица,подписывающего договор.

Вышеуказанные документы должны быть представлены в виде копий, заверенных контрагентом (печатью, подписью), либо скан-копий.

1.2.4. При наличии информации о несоответствии фактических данных данным, заявленным контрагентом (фактически руководит компанией другое лицо вместо указанного в представленных документах, различие между юридическим и фактическим адресом и т. д.),

Ответственный исполнитель обязан связаться с контрагентом и уточнить несоответствующие данные, получив полный пакет подтверждающих документов.

1.2.5. При перезаключении договоров или заключении новых договоров с контрагентами, по которым ранее уже были представлены документы, указанные в подпунктах 1 2.2 — 1 2.3, документы запрашиваются повторно, если:

предыдущий пакет обязательных документов был представлен в прошедшем календарном году (в случае заключения нового договора через полгода и более);

изменился руководитель организации (Для юридических лиц). В этом случае необходимо запросить у контрагента перед согласованием договора копию документа, подтверждающего полномочия руководителя.

Подготовка договоров

1. Общие требования к договорам

2.1.1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.

2.1.2. Договоры должны заключаться в письменной форме, как правило, путем составления одного документа, подписанного сторонами.

Возможно заключение договора путем обмена документами посредством почтовой, факсовой, электронной или иной связи при условии, что:

выбранный способ связи позволяет достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору;

не позднее 14 дней с даты заключения договора указанным выше способом стороны переоформят договор путем составления единого документа, подписанного сторонами.

2.1.3. Проект договора с Приложениями должен содержать все существенные условия договора.

Существенными являются условия о предмете договора, а также условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора, включение которых в договор является обязательным:

• предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;
• цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте договора, либо в соответствующем Приложении к договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного договора);
• сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;
• порядок расчетов;
• права и обязанности сторон;
• ответственность за неисполнение обязательств;
• порядок урегулирования и разрешения споров;
• юридические адреса, почтовые реквизиты, сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).

2.1.4. Использование смешанных или не поименованных в ГК РФ договоров допускается в исключительных случаях. Ответственные подразделения обязаны приложить все возможные усилия для заключения несмешанных и поименованных в ГК РФ договоров.

2.1.5. Проект договора с Приложениями Должен содержать, как правило, следующее:

• дату (место для проставления даты) заключения договора;
• место заключения договора;
• полное наименование сторон — юридических лиц: указание на организационно-правовую форму и собственно наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами;
• фамилию, имя, отчество, паспортные данные, дату рождения стороны договора физического лица (для индивидуального предпринимателя дату и номер свидетельства о регистрации);
• дату и номер лицензии, наименование выдавшего органа, если сторона по договору осуществляет лицензируемый вид деятельности;
• должность, фамилию, имя, отчество лиц, подписывающих договор;
• наименование, дату, номер документа, подтверждающего полномочия лиц, подписывающих договор;
• место нахождения (адрес регистрации);
• дату и номер лицензии, наименование выдавшего органа, если сторона по договору осуществляет лицензируемый вид деятельности;
• должность, фамилию, имя, отчество лиц, подписывающих договор;
• наименование, дату, номер документа, подтверждающего полномочия лиц, подписывающих договор;
• место нахождения (адрес регистрации) сторон договора,фактический адрес (при необходимости — адрес для почтовых отправлений);
• ОГРН, ИНН., КПП коды ОКПО, ОКВЭД сторон Договора;
• банковские реквизиты для расчетов по договору: полное наименование банка, местонахождение банка, номер корреспондентского, расчетного счетов, БИК, SWIFT банка-корреспондента (для осуществления платежей в валюте,отличной от российских рублей);
• номера телефонов, факсов, адреса электронной почты сторон договора, данные других средств связи, использование которых возможно для целей исполнения договора;
• начало и окончание срока действия договора;
• предмет договора в соответствии с ГК РФ или четкое определение отношений, если договор не поименован в ГК РФ или является смешанным;
• сроки передачи товаров, выполнения работ, оказания услуг;
• цену или порядок определения цены, порядок ее изменения,распределение расходов по исполнению договора между сторонами. Цена товара или услуги указывается без НДС, НДС указывается отдельной строкой;
• порядок оплаты;
• иные права и обязанности сторон;
• меры ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору;
• порядок рассмотрения споров с указанием места и судебного органа, в том числе необходимость соблюдения и порядок до судебного претензионного рассмотрения споров;
• указание о применимом праве при заключении договора с лицом –резидентом другого государства;
• указание на количество экземпляров договора;
• место для подписей и печатей сторон.
• В зависимости от вида договора и иных обстоятельств в договоре могут быть предусмотрены любые другие необходимые условия.
• Все Приложения должны содержать ссылку на договор с указанием его реквизитов.

2.1.6. Текст договора должен быть последовательным, логичным, структурированным.

2.1.7. Условия договора должны быть сформулированы таким образом, чтобы обеспечить возможность контроля исполнения любых обязательств Предприятия и контрагента.

2.1.8. В проекте договора обязательно должны содержаться ссылки на:

Приложения, если часть условий Договора согласована в Приложениях;

сделки, обеспечивающие исполнение обязательств по Договору (залог, поручительство, страхование, банковская гарантия и др.), если таковые заключены или будут заключены;

другие договоры или правоустанавливающие акты (акты органов государственной власти или местного самоуправления, решения судебных органов), если договор заключается во исполнение таких документов или связан с ними.

2.1.9. Договоры должны соответствовать всем требованиям законодательства.

2.2. Формы Договоров

2.2.1. В целях оптимизации договорной работы на Предприятии могут разрабатываться, утверждаться и применяться стандартные (типовые) формы договоров.

Типовая форма договора не может быть изменена при подготовке с ее использованием проекта договора. В случае изменения типовой формы договора, она перестает быть таковой с соответствующим изменением порядка согласования проекта договора.

2.2.2. Типовые формы договоров разрабатываются по указанию Генерального директора. Типовая форма договора согласовывается с юрисконсультом, с руководителями всех дирекций, которые могут быть включены B состав согласующих подразделений по проектам договоров, подготавливаемых с использованием этой формы, утверждается приказом Генерального директора и включается в Перечень типовых договоров Предприятия.

Если в типовой форме Договора меняются какие-либо условия, она подлежит согласованию в общем порядке, установленном настоящим Положением.

Под изменением условий типовой формы договора понимаются любыеотступления от формы или содержания такого договора, в том числе изменениеусловий или включение в договор новых условий, а также любые замены илиисключения слов и пунктов в тексте договора.

2.3. Подготовка проекта договора

2.3.1. Проект договора готовится Ответственным исполнителем.

2.3.2. Проект договора должен быть подготовлен с использованием типовой формы договора согласно Перечня типовых договоров Предприятия. При согласовании проекта договора, подготовленного с использованием типовой формы, Ответственный руководитель должен в Листе согласования договора помимо Визы проставить следующую надпись: «Подтверждено использование типовой формы договора».

2.3.3. При отсутствии необходимой типовой формы, проект договора должен быть подготовлен с использованием любых общедоступных форм договоров.

2.3.4. Если в процессе разработки проекта договора без использования типовых форм возникают вопросы, требующие специальных юридических знаний, например вопросы толкования норм права, Ответственный руководитель может обратиться в юридическую службу с запросом об оказании содействия в формулировке соответствующих условий договора с соблюдением установленного порядка взаимодействия.

2.3.5. После разработки проекта договора без использования типовых форм, Ответственный руководитель может обратиться в юридическую службу с запросом о предварительном согласовании разработанного проекта договора с соблюдением установленного порядка взаимодействия.

2.3.6. Ответственный руководитель обязан приложить все возможные усилия для заключения договора по используемой на Предприятии типовой форме.

2.3.7. Проект договора Предприятия, возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, согласовывается в порядке, установленном Положением для согласования договоров. Если редакция контрагента принимается, протокол разногласий подписывается Генеральным директором и один экземпляр направляется контрагенту. Если предложения контрагента отклоняются, то Ответственный исполнитель направляет контрагенту протокол согласования разногласий или сообщение об отклонении предложений контрагента и отказе от заключения договора на условиях, предложенных контрагентом.

2.3.8. При необходимости заключения договора по форме контрагента Ответственный исполнитель представляет на согласование проект договора контрагента.

2.3.9. Если проект договора контрагента вызывает возражения, Ответственный руководитель обязан приложить все возможные усилия для согласования с контрагентом и включения в проект (текст) договора, подготовленного по форме контрагента, условий, отвечающих интересам Предприятия. Если возражения на проект договора контрагента оформляются протоколом разногласий, в договор вносится ссылка на наличие протокола разногласий.

2.3.10. Все условия проекта договора должны быть согласованы с контрагентом до направления его на согласование Уполномоченным лицам Предприятия.

2.3.11. Перед направлением проекта Договора на согласование в иные согласующие подразделения Ответственный исполнитель должен:

определить перечень согласующих подразделений;

подготовить Лист согласования договора, заполнив форму Листа согласования (Приложение А) в соответствии с требованиями Положения;

направить Визовый экземпляр договора с Листом согласования Ответственному руководителю (данное направление означает согласование проекта договора Ответственным исполнителем).

2.3.12. После согласования договора Ответственным руководителем, Ответственный исполнитель направляет проект договора на согласование иным Уполномоченным лицам.

2.4. Согласование проекта договора

2.4.1. Согласование проекта договора — процедура проверки и удостоверения согласующими подразделениями соответствия условий проекта договора законодательству, Положению, интересам Предприятия.

2.4.2. Согласование осуществляется путем проставления Визы в Листе согласования договора.

2.4.3. Договоры должны быть согласованы, в зависимости от вида договора, с указанными в форме Листа согласования (Приложение А) специалистами и руководителями.

Согласование проекта договора от имени подразделений Предприятия осуществляют следующие Уполномоченные лица:

• Ответственный руководитель;
• Руководитель дирекции, курирующей предмет договора;
• Юрисконсульт;
• Директор по экономике и финансам;
• при необходимости — иное заинтересованное подразделение(Уполномоченное лицо).

По указанию Генерального директора или юрисконсульта в состав согласующих подразделений может быть включено любое подразделение Предприятия.

2.4.4. Срок согласования проекта договора в одном согласующем подразделении – не более двух рабочих дней. Ответственный исполнитель и Уполномоченные лица обязаны принимать необходимые меры к ускорению процедуры согласования проекта договора.

2.4.5. При отсутствии замечаний к проекту договора Уполномоченное лицо проставляет Визу в Листе согласования договора.

2.4.6. При наличии замечаний к проекту договора Уполномоченное лицо обязано вместо Визы изложить свои замечания в Листе согласования или приложить их к нему.

Если замечания существенным образом изменяют текст условий проекта договора, Уполномоченное лицо обязано изложить соответствующий вариант условий проекта договора.

2.4.7. После рассмотрения проекта договора всеми согласующими подразделениями, Ответственный исполнитель должен обобщить замечания всех согласующих подразделений, согласовать их с контрагентом, внести в проект договора и получить Визы Уполномоченных лиц, внесших замечания.

2.4.8. Необходимость повторного согласования проекта договора с иными согласующими подразделениями, кроме подразделения, замечания которого внесены в проект договора, определяется Ответственным руководителем в зависимости от характера замечаний и их влияния на условия проекта договора.

2.4.9. Ответственный руководитель обязан принять все разумные меры, направленные на согласование с контрагентом условий договора в целях устранения замечаний согласующих подразделений.

При наличии неустраненных замечаний какого-либо согласующего подразделения договор может быть представлен на подпись Генеральному директору, если Ответственный руководитель считает необходимым заключение договора с имеющимися замечаниями. В этом случае к Листу согласования договора должны быть приложены неустраненные замечания.

2.4.10. Если договор необходимо заключить при наличии замечаний согласующих подразделений, Ответственный руководитель должен в Листе согласования договора проставить следующую надпись: «Рекомендую к подписанию при наличии замечаний (указывается наименование подразделения, замечания которого не сняты)».

Одновременно в Листе согласования договора Ответственный руководитель должен указать причины, по которым необходимо подписать проект договора при наличии замечаний.

Ответственный руководитель обязан проявить разумность и добросовестность при определении необходимости заключения договора при наличии замечаний согласующих подразделений.

2.4.11. Повторное согласование проекта договора осуществляется путем повторного направления Листа согласования договора с приложением замечаний, измененного и предыдущего Визовых экземпляров.

2.4.12. После завершения процедуры согласования проекта договора и, если контрагент подписывает договор первым, подписания им Чистовых экземпляров, Ответственный исполнитель направляет Генеральному директору:

Лист согласования договора;

подписанные контрагентом Чистовые экземпляры.

2.5. Сфера ответственности согласующих подразделений

2.5.1. Сфера ответственности согласующих подразделений определяется положениями о соответствующих подразделениях, Положением, иными внутренним документами Предприятия.

2.5.2. При согласовании проектов договоров согласующие подразделения осуществляют следующие функции:

• Ответственное подразделение и руководитель дирекции,курирующей предмет договора:
• проверка соответствия условий договора интересам Предприятия;
• проверка статуса контрагента как юридического или физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя;
• проверка наличия полномочий контрагента на распоряжение предметом договора;
• проверка наличия необходимых полномочий у лица,подписывающего договор от имени контрагента;
• проверка наличия у контрагента лицензий и других разрешительных документов;
• проверка условий договора на предмет возможности осуществления контроля за исполнением любых обязательств Предприятия и контрагента;
• проверка соответствия договора утвержденному бюджету доходов и расходов Предприятия.

Дирекция по экономике и финансам:

• контроль соответствия договора утвержденному бюджету доходов и расходов Предприятия;
• проверка: соответствия порядка оплаты экономическим интересам Предприятия;
• наличия расходов по договору в бюджете движения денежных средств Предприятия;
• оценка рисков по договорам займа, размещения денежных средств Компании в банках и иных кредитных организациях, при приобретении или авалировании векселей третьих лиц, по договорам поручительства за третьих лиц;
• по договорам с расчетами в иностранной валюте проверка соответствия проекта договора валютному законодательству;
• проверка соответствия условий договора налоговому законодательству, оценка налоговых последствий заключения и исполнения договора, включая проверку условий договора с точки зрения влияния на формирование налогооблагаемой базы;
• проверка условий договора, касающихся порядка и сроков представления Документов по исполнению договора.

Юридическая служба:

• проверка соответствия проекта договора законодательству;
• проверка соответствия проекта договора внутренним документам Предприятия;
• контроль за соблюдением установленного Положением порядка осуществления Договорной работы.

2.6. Заключение договора

2.6.1. Право подписи договоров принадлежит Генеральному директору Предприятия.

Право подписи договора может быть предоставлено иному сотруднику Предприятия на основании доверенности, выданной Генеральным директором.

2.6.2. Распечатку Чистовых экземпляров и прилагаемых к ним документов, парафирование Чистовых экземпляров осуществляет Ответственное подразделение.

Чтобы избежать замены страниц договора Ответственный руководитель визирует каждую страницу договора. Страницы должны быть пронумерованы и скреплены степлером.

Подписи и печати сторон договора запрещается размещать на отдельном листе (странице).

2.6.3. На подпись вместе со всеми Чистовыми экземплярами договора представляются (направляются) в бумажном виде:

Лист согласования договора;

Неустраненные замечания согласующих подразделений, при их наличии.

2.6.4. После подписания договора и простановки печати Предприятия необходимое количество Чистовых экземпляров направляется Ответственным исполнителем контрагенту.

В случае, если представитель контрагента подписывает договор по доверенности, заверенная контрагентом копия доверенности должна быть приложена к договору.

2.6.5. Все оригиналы договоров должны быть переданы Ответственным исполнителем в подразделение, ответственное за их хранение, на следующий день после подписания договора сторонами.

2.6.6. Копии Договоров и Приложений к ним в электронной форме (за исключением документов, содержащих конфиденциальную информацию) размещаются в сетевой папке «Договорная деятельность».

Исполнение и контроль за исполнением договоров

3.1. Если иное не установлено или не вытекает из существа договоров, исполнение и контроль за исполнением Договорных обязательств осуществляет Ответственное подразделение.

3.2. Ответственное подразделение осуществляет следующие мероприятия:

проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в бухгалтерию Предприятия для отражения операций в бухгалтерском учете;

контроль сроков действия договоров, при необходимости осуществление процедуры изменения сроков действия договоров;

оформление и направление контрагентам писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т.д.;

учет исполнения обязательств контрагента и Предприятия;

оформление и направление в подразделения Предприятия и контрагенту Документов по исполнению договоров;

обмен иной информацией по договору с подразделениями Предприятия и контрагентом;

претензионная работа в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств по договору.

3.3. Ответственный исполнитель обязан проверить правильность оформления всех документов по договорам. В случае — выявления недостатков, документы возвращаются Ответственным исполнителем представившему их лицу для оформления в надлежащем порядке.

3.4. В случае предъявления к контрагентам судебных исков, связанных с нарушениями договорных обязательств, Ответственный исполнитель представляет в юридическую службу документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе расчеты сумм задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие необходимые Документы.

Учет документов, связанных с Договорной работой

4.1. Ответственные подразделения осуществляют учет заключенных договоров.

4.2. Ответственный исполнитель обязан вести Досье договора по каждому договору.

Досье договора должно содержать все документы и информацию по договору, как прямо предусмотренные Положением, так и иные, необходимые для надлежащего осуществления Договорной работы‚ в том числе (при их наличии):

• копию устава контрагента;
• копию свидетельства о регистрации контрагента;
• копию свидетельства о постановке контрагента на налоговый учет;
• копии документов, подтверждающих полномочия лица,подписывающего договор от имени контрагента;
• копии лицензий контрагента;
• контактную информацию контрагента;
• копию договора, дополнительных соглашений, приложений к договору, протоколов разногласий, протоколов согласования разногласий;
• копии Документов по исполнению договоров;
• оригиналы или копии писем контрагента и Предприятия по договору;
• копии Документов, оформляющих корпоративные решения, решения государственных органов, связанные с заключением договора;
• оригиналы или копии иных документов по договору.

Ответственность

5.1. Ответственность за организацию Договорной работы в Ответственном подразделении несет Ответственный руководитель.

5.2. Ответственность за осуществление договорной работы несет Ответственный исполнитель.

5.3. Уполномоченное лицо, рассмотревшее в пределах своей компетенции проект договора и согласовавшее его, несет ответственность за соответствие условий проекта договора законодательству и интересам Предприятия.

5.4. Иные основания ответственности работников Предприятия, связанной с несоблюдением настоящего Положения, предусмотрены законодательством, Положением, другими внутренним документами Предприятия.

Заключительные положения

6.1. Положение утверждается и вводится в действие приказом Генерального директора Предприятия.

Внесение изменений и дополнений в Положение осуществляется в таком же порядке.

6.2. Руководители подразделений Предприятия обязаны ознакомить с настоящим Положением всех работников, осуществляющих Договорную работу, под роспись.

6.3. Правом разработки изменений и дополнений в Положение, а также разработки его новой редакции обладает юридическая служба (юрисконсульт).

Другие подразделения Предприятия вправе обращаться с предложениями о разработке изменений и дополнений в Положение в юридическую службу в порядке, предусмотренном внутренними документами Предприятия.

6.4. Со дня введения в действие Положения все распорядительные документы, локальные нормативные акты и иные внутренние документы Предприятия, регулирующие порядок осуществления Договорной работы и принятые до введения в действие Положения, применяются в части, непротиворечащей Положению.

Положение об отделе – это внутренний организационно-распорядительный документ, устанавливающий статус, функции, права, обязанности, ответственность и связи структурного подразделения предприятия (организации). В данном определении и далее под отделом подразумевается любое структурное подразделение, включая службу, группу, бюро, часть, лабораторию и др.

Типовые положения об отделе могут влючать следующие разделы:
1. Общие положения, где указываются полное наименование отдела, дата, номер и наименование документа, на основании которого он создан и действует, чем руководствуется в своей деятельности, кому подчинено, порядок назначения и освобождения от должности руководителя и др.
2. Основные задачи, определяющие цель и направление деятельности подразделения.
3. Функции, т.е. виды работ (действий), которые должен выполнять отдел для осуществления поставленных перед ним задач.
4. Права, которыми должно обладать руководство для эффективного функционирования этого структурного подразделения.
5. Ответственность — виды дисциплинарной, административной и др. ответственности, которую несет руководитель при выполнении обязанностей (функций).
6. Связи (взаимоотношения) отдела с другими подразделениями.

Типовые положения о подразделениях (отделах, службах и т.п.)

Ниже приведены примеры и типовые образцы положений о подразделениях (отделах), разработанные в разных организациях и для различных отраслей и сфер деятельности, включая сельское хозяйство, строительство, образование, производство, торговлю, медицину и др. За содержание документов администрация сайта ответственности не несет.

Отдел АСУП
Положение об отделе главного конструктора
Положение об отделе главного энергетика
Положение об отделе кадров
Положение об отделе капитального строительства
Положение об отделе контроля качества
Положение об отделе маркетинга
Положение об отделе МТС (материально-технического снабжения)
Положение об отделе ООТиЗ (организации труда и заработной платы)
Положение об отделе защиты информации
Положение о юридическом отделе
Положение о конструкторском отделе (бюро)
Положение об отделе технического контроля
Положение об отделе главного технолога
Положение об отделе главного механика
Положение о транспортном отделе
Положение о главной бухгалтерии
Положение о финансовом отделе
Положение об отделе социального развития предприятия
Положение об отделе главного технолога
Положение об отделе внешних сношений (связей)
Положение об отделе внешней кооперации
Положение об отделе сбыта
Положение о лаборатории экономического анализа
Положение о лаборатории по научной организации труда и управления производством
Положение об общественном бюро экономического анализа

Смотрите также примеры должностных инструкций руководителей отделов и должностные обязанности руководителей, с помощью которых можно составить необходимые положения о структурных подразделениях организации (предприятия, компании, фирмы и т.п.).

Заполненный образец

Утверждено
генеральным директором ООО «Приоритет»
(приказ от 13 мая 2013 г. № 2)

ПОЛОЖЕНИЕ
о договорной работе ООО «Приоритет»

Раздел I. Общие положения

Настоящее Положение о договорной работе (далее – Положение) разработано в соответствии с действующим законодательством России и направлено на урегулирование отношений внутри ООО «Приоритет» по поводу процедуры рассмотрения и согласования гражданско-правовых договоров с его участием.

Настоящее Положение определяет требования к форме и содержанию пакета документов, запрашиваемых от контрагентов ООО «Приоритет» для заключения с ними договоров, а также процедуру согласования и рассмотрения договоров структурными подразделениями ООО «Приоритет».

Действие настоящего Положения распространяется на все без исключения обособленные и структурные подразделения ООО «Приоритет» – как существующие на момент его утверждения, так и все те, которые будут созданы в будущем. Настоящее Положение обязательно к исполнению для всех сотрудников ООО «Приоритет», в круг служебных обязанностей которых относится процедура согласования и рассмотрения договоров.

Термины

Договор – сам текст договора, а также все относящиеся к нему соглашения, приложения, спецификации и т. п.

Исполнитель – должностное лицо ООО «Приоритет» (начальник соответствующего отдела или его заместитель), ответственное за проведение переговоров с контрагентом, обсуждение с ним условий сотрудничества, процедуру рассмотрения, согласования и заключения гражданско-правового договора. Перечень всех ответственных лиц и групп подведомственных им договоров определяет по своему усмотрению генеральный директор ООО «Приоритет».

Контрагент – юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, а также иностранные участники делового оборота, с которыми заключается договор.

Структурное подразделение – управление, служба, отдел ООО «Приоритет», к ведению которых относится разрешение определенных служебных задач.

Раздел II. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров

Настоящий раздел устанавливает требования к форме и составу документов, представляемых контрагентами ООО «Приоритет» для заключения с ними гражданско-правовых договоров.

Исключение составляют те договоры, общая сумма по которым составляет 50 000 руб. и менее – по ним представление документов от контрагентов ООО «Приоритет» не является обязательным.

Подраздел 1. Общие требования к представляемым документам

1.1. Документы от контрагентов должны представляться в юридический отдел ООО «Приоритет» одновременно с передачей договора на рассмотрение либо после его одобрения, согласования всех необходимых условий с представителями контрагентов. В случае непредставления документов переданный в юридический отдел на рассмотрение договор подлежит возврату обратно исполнителю без визы начальника юридического отдела.

1.2. Весь пакет документов на каждого контрагента после подписания договора приобщается к экземпляру договора ООО «Приоритет» и передается на хранение в бухгалтерию. Срок хранения таких документов равен сроку хранения самого договора.

1.3. Каждый документ из соответствующего перечня представляется в юридический отдел в одном экземпляре, в том числе когда на рассмотрение передаются сразу несколько хозяйственных договоров с одним и тем же контрагентом.

1.4. Вся содержащаяся в документах информация должна быть указана четко, ясно и разборчиво, без каких-либо зачеркиваний, исправлений, помарок и подчисток, а также без использования корректирующей жидкости.

1.5. Если иное не оговорено в настоящем разделе, каждый документ может представляться в оригинале, в виде нотариально заверенной копии либо в виде копии, заверенной подписью исполнительного органа контрагента (директор, генеральный директор, президент и т. п.) или лица, имеющего полномочия от имени контрагента свидетельствовать своей подписью достоверность копий его документов. В последнем случае в обязательном порядке также представляется оригинал доверенности от контрагента на такое лицо, в которой должны содержаться полномочия по заверению копий документов.

1.6. Подпись лица, свидетельствующего от имени контрагента достоверность копий его документов, в обязательном порядке должна быть скреплена печатью контрагента.

1.7. Если документ состоит из двух и более страниц, каждая из них должна быть заверена в порядке, предусмотренном пунктами 1.5 и 1.6 настоящего подраздела, либо все страницы должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью уполномоченного контрагентом лица и скреплены его печатью.

Подраздел 2. Пакет документов от контрагента – физического лица,
не являющегося индивидуальным предпринимателем

– Заверенная им копия страниц его паспорта с фотографией и сведениями об органе, выдавшем паспорт, о дате и месте его рождения, о регистрации по месту жительства.

– Заверенные им копии документов, содержащих сведения о банковском счете, включая номер счета, фирменное наименование кредитной организации, в которой счет открыт, место ее нахождения и банковский идентификационный код (БИК). Указанные документы могут не представляться в случае отсутствия у физического лица банковских счетов, а также в случае, если по условиям заключаемого договора все расчеты проводятся в наличном порядке.

Подраздел 3. Пакет документов от контрагента – физического лица,
являющегося индивидуальным предпринимателем

– Заверенная им копия страниц его паспорта с фотографией и сведениями об органе, выдавшем паспорт, о дате и месте его рождения, о регистрации по месту жительства.

– Заверенная им копия свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей.

– Заверенная им копия свидетельства о постановке индивидуального предпринимателя на учет в налоговом органе.

– Выписка из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей по состоянию на дату не ранее чем один календарный месяц до представления договора с ним на рассмотрение в юридический отдел.

– Заверенные им копии документов, содержащих сведения о банковском счете индивидуального предпринимателя, включая номер счета, фирменное наименование кредитной организации, в которой счет открыт, место ее нахождения и банковский идентификационный код (БИК). Указанные документы могут не представляться в случае отсутствия у физического лица – индивидуального предпринимателя банковских счетов и если общая сумма по договору не превышает 100 000 руб. 00 коп. или иную величину, определяемую Банком России, в случае ее изменения после принятия настоящего Положения.

Подраздел 4. Пакет документов от контрагента – хозяйственного общества,
государственного или муниципального унитарного предприятия (ГУП, МУП), а также
некоммерческой организации (некоммерческие партнерства, учреждения (частные и
автономные), фонды, ассоциации, союзы и др.)

– Устав в последней редакции со всеми изменениями и дополнениями (все листы, включая последний, с отметкой налоговой инспекции о проведенной регистрации).

– Свидетельство о государственной регистрации юридического лица либо о внесении сведений в Единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 года.

– Свидетельство о постановке юридического лица на учет в налоговом органе;информационное письмо из Госкомстата России о присвоенных юридическому лицу кодах статистики.

– Выписка из ЕГРЮЛ по состоянию на дату не ранее чем один календарный месяц до представления хозяйственного договора на рассмотрение в юридический отдел.

– Документ о назначении единоличного исполнительного органа юридического лица (генерального директора, директора, президента и др.) – протокол, решение. В случае если в юридическом лице образован совет директоров и по уставу такого юридического лица образование и прекращение полномочий единоличного исполнительного органа отнесены к его компетенции, требуется протокол заседания совета директоров о назначении или, соответственно, о продлении полномочий единоличного исполнительного органа юридического лица и решение или протокол высшего органа управления юридического лица (общего собрания или единственного участника (акционера) об избрании совета директоров в том составе, который назначал или продлял полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица.

Подраздел 5. Пакет документов
от контрагента, являющегося нерезидентом России

– Заверенная подписью руководителя контрагента и скрепленная его печатью копия выписки из торгового реестра либо иного документа, выданного компетентным государственным органом страны места нахождения такой организации, подтверждающего факт ее государственной регистрации (создания).

– Заверенные подписью руководителя контрагента и скрепленные его печатью копии документов, подтверждающих полномочия лица, подписывающего от имени такой организации хозяйственный договор с ООО «Приоритет».

Подраздел 6. Дополнительные требования

6.1. В случае если от имени контрагента договор с ООО «Приоритет» заключает не исполнительный орган (директор, генеральный директор, президент и др.), а его представитель, полномочия которого основаны на доверенности, от такого контрагента-организации должна быть в обязательном порядке затребована оригинальная доверенность с правом подписания договора. Равным образом и в иных случаях, когда контрагент компании подписывает договор не сам, а действуя через представителя, от него также истребуется доверенность.

6.2. В случае если заключаемый контрагентом с ООО «Приоритет» договор для первого является сделкой, в совершении которой имеется заинтересованность в соответствии с действующим законодательством России, в обязательном порядке представляется протокол или решение о ее одобрении.

6.3. В случае когда заключаемый ООО «Приоритет» хозяйственный договор отвечает признакам крупной сделки в соответствии с действующим законодательством России, то есть общая сумма по ней составляет 25 и более процентов от суммарной стоимости активов контрагента, определяемой по данным его бухгалтерской отчетности на предполагаемую дату совершения сделки, – в указанном случае представляется протокол или решение о ее одобрении. В случае если совершаемая сделка – заключаемый договор – одновременно является крупной сделкой и сделкой, в совершении которой имеется заинтересованность, – тогда только документ об одобрении сделки, в совершении которой имеется заинтересованность.

6.4. По усмотрению юридического отдела от контрагента может также запрашиваться справка или любой иной документ о том, что совершаемая контрагентом сделка для него и его органов управления не является крупной, а также такой, в совершении которой имеется заинтересованность.

6.5. В каждом конкретном случае с учетом организационно-правовой формы контрагента, специфики его деятельности или иных подобных причин, а также при совершении ООО «Приоритет» сделок, которые подлежат согласованию с уполномоченными органами государственной власти России (например, приобретение активов, требующее согласования с антимонопольным органом), юридический отдел вправе запрашивать дополнительные документы, не охваченные прилагаемым перечнем.

Раздел III. Договорный процесс

Подраздел 1. Цель, задачи и принципы осуществления договорной работы

1.1. Целью договорной работы является заключение ООО «Приоритет» контрактов на максимально выгодных для него условиях, исключение или минимизация возможных экономических, правовых и иных рисков, связанных с их исполнением.

1.2. Задачами проведения договорной работы являются следующие.

– защита прав и законных интересов ООО «Приоритет»;

– создание единого порядка подготовки и оформления договоров;

– организация регистрации и учета договоров для оперативного доступа к ним в случае необходимости;

– организация разработки типовых договоров, внесения изменений в действующие договоры для оптимизации и ускорения договорного процесса ООО «Приоритет»;– обобщение и анализ состояния договорной работы, принятие комплекса мер по ее совершенствованию и повышению эффективности.

1.3. При рассмотрении договора юридический отдел оценивает его действительность и соответствие законодательству России, наличие в договоре существенных условий, необходимых для признания его заключенным. Юридический отдел там, где это целесообразно, должен предлагать свои разработанные договорные образцы и модели, уже прошедшие процедуру утверждения в ООО «Приоритет».

1.4. При согласовании договора юридическому отделу надлежит иметь в виду, что все нормы действующего законодательства России, носящие диспозитивный характер и могущие в связи с этим быть изменены по соглашению сторон либо вовсе исключены для применения, должны в обязательном порядке быть сформулированы в любом договоре в пользу ООО «Приоритет». При согласовании договора юридический отдел должен руководствоваться имущественными интересами ООО «Приоритет».

1.5. Каждый гражданско-правовой договор, представленный на рассмотрение, юридический отдел должен тщательно вычитывать, исключая из него все те условия, которые могут привести к ущемлению прав и законных интересов ООО «Приоритет», а также настаивать на включении в договор всех тех условий и положений, которые максимально полно и должным образом смогут обеспечить надлежащую правовую защиту ООО «Приоритет».

1.6. Юридический отдел должен регулярно осуществлять мониторинг действующего законодательства России и практики его применения по вопросам договорной работы и договорной дисциплины, вовремя отслеживать перспективные формы правовой защиты, гарантий и обязательств, включаемых в договор, и сообщать о них генеральному директору ООО «Приоритет» с обоснованием значимости для компании. После принятия таких условий генеральным директором ООО «Приоритет» они включаются в договоры.

Подраздел 2. Процедура рассмотрения и согласования договоров

2.1. Исполнитель после рассмотрения со своей стороны направленного ему контрагентом договора, если у него корректив по такому договору не будет, передает его на рассмотрение в юридический отдел для проведения юридической экспертизы договора и прилагаемого к нему пакета документов. На начальной стадии исполнитель в случае необходимости также может организовывать проведение переговоров с представителями контрагента для разрешения спорных вопросов, обсуждения наиболее оптимальных условий сотрудничества. Для участия в проведении переговоров он приглашает сотрудника юридического отдела компании.

2.2. Каждый договор, за исключением трудовых договоров, стороной по которому является ООО «Приоритет», независимо от того, кто его подписывает, в обязательном порядке подлежит рассмотрению и утверждению юридическим отделом. Трудовые договоры составляются и проходят утверждение в отделе по работе с персоналом. Исключение составляют случаи, когда компании необходимо заключить с физическим лицом для выполнения определенной работы гражданско-правовой договор, в этом случае его составляет юридический отдел.

2.3. Для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел по электронной почте. Конечный, утвержденный вариант распечатывается.

2.4. При принятии договора на рассмотрение сотрудники юридического отдела вносят его в книгу учета договоров. Исполнитель по договору обязан расписаться в такой книге, а также на штампе о движении и согласовании договора, проставляемом на оборотной стороне последней страницы договора. Отсутствие подписи исполнителя по договору в книге учета договоров или отсутствие в ней информации по договору освобождает юридический отдел от ответственности в случае нарушения сроков согласования и рассмотрения такого договора.

2.5. Юридический отдел ведет книгу учета договоров с участием компании, в которой в обязательном порядке указывается следующая информация: дата поступления договора на рассмотрение и дата его возврата исполнителю, наименование контрагента компании и вид договора в соответствии с действующим законодательством России. Юридическим отделом в электронной форме также ведется реестр договоров, в котором указываются реестровый номер договора, его вид, наименование контрагента компании, цена и срок по договору, фамилия исполнителя по нему. После подписания договора со стороны компании ему присваивается реестровый номер, который указывается на титульном листе договора, на всех приложениях к нему, а также на оборотной стороне договора, на штампе о его согласовании и движении.

2.6. Сотрудники юридического отдела при рассмотрении и согласовании условий договора не связаны соображениями экономической целесообразности и необходимости его подписания для компании, а обязаны руководствоваться лишь требованиями действующего законодательства России. В случае несоответствия договора требованиям действующего законодательства России, а также во всех случаях ущемления прав и охраняемых законом интересов компании начальник юридического отдела имеет право такой договор не визировать. Во всех случаях, когда он его не визирует, к договору в обязательном порядке должны быть приложены оформленные в письменном виде замечания или служебная записка генеральному директору ООО «Приоритет» с указанием мотивов, по которым начальник юридического отдела отказывается проставлять свою визу.

2.7. Виза начальника юридического отдела на договоре означает принятие им на себя ответственности по вопросу соответствия договора требованиям действующего гражданского законодательства России и не может означать его ответственность за исполнение договора как со стороны компании, так и со стороны ее соответствующего контрагента.

2.8. При рассмотрении любого договора юридический отдел не обязан уточнять и проверять, исследовать коммерческие условия договора, согласованные исполнителем с представителями контрагента, как то: цена, сроки и иные подобные условия. За соответствие и непротиворечие данных условий действительной воле ООО «Приоритет» отвечает исполнитель по договору.

2.9. При рассмотрении и согласовании условий любого договора юридический отдел обязан проверять правосубъектность контрагента ООО «Приоритет» и полномочия лица, подписывающего договор от его имении в соответствии с разделом I настоящего Положения.

2.10. Юридический отдел рассматривает каждый представленный договор и при отсутствии замечаний к нему начальник отдела его визирует, после чего договор передается исполнителю, о чем в книге учета договора делается соответствующая запись. При наличии замечаний юридический отдел готовит в письменной форме замечания к договору и передает их исполнителю вместе с договором. Исполнитель передает замечания представителям контрагента. Юридический отдел также вправе, но не обязан без передачи договора с замечаниями исполнителю самостоятельно согласовывать его условия с представителями контрагента. Взаимодействие с представителями контрагента по вопросам согласования и заключения договоров является прямой обязанностью исполнителя.

2.11. Срок рассмотрения типовых договоров, разработанных и используемых ООО «Приоритет» в своей повседневной деятельности, не должен превышать двух дней с момента их поступления на рассмотрение в юридический отдел, а для всех остальных – четырех дней. Срок рассмотрения договора приостанавливается в случае непредставления со стороны контрагента необходимых документов. В указанный срок, кроме того, не засчитывается время, в течение которого представители контрагента знакомятся с замечаниями юридического отдела ООО «Приоритет», а также готовят на них ответ. Обо всех случаях задержки по срокам рассмотрения и согласования договоров юридический отдел не реже одного раза в две недели ставит в известность генерального директора ООО «Приоритет».

2.12. В случае необходимости проект договора должен быть согласован с другими заинтересованными структурными подразделениями ООО «Приоритет» в зависимости от вида и содержания договора. В частности, проект договора, содержащий условия о передаче контрагенту по договору сведений, являющихся коммерческой тайной, проект договора, заключаемого с иностранными юридическими и физическими лицами, а также с контрагентами, которые ранее не состояли в договорных отношениях с ООО «Приоритет», должны быть согласованы со службой безопасности ООО «Приоритет».

2.13. Юридическому отделу разрешается в рабочем порядке конкретизировать, уточнять или дополнять те или иные условия договора во всех тех случаях, когда это прямо или косвенно служит интересам ООО «Приоритет».

2.14. Начальник юридического отдела несет ответственность при наличии своей визы на договоре за соответствие его положений действующему на момент его визирования законодательству России.

2.15. После рассмотрения договора юридическим отделом он передается исполнителю для дальнейшего согласования с заинтересованными структурными подразделениями ООО «Приоритет». Договор должен быть передан либо с визой начальника юридического отдела, либо с его замечаниями по тексту, оформленными в виде служебной записки на имя генерального директора ООО «Приоритет».

2.16. Окончательное решение по неурегулированным разногласиям в связи с рассмотрением любого договора принимает генеральный директор ООО «Приоритет» или лицо, уполномоченное им на подписание договора. В случае необходимости по указанию генерального директора ООО «Приоритет» юридический отдел по спорному договору составляет протокол разногласий.

2.17. Контроль за надлежащим исполнением заключенного договора осуществляет исполнитель, который в числе прочего отслеживает образование у контрагента перед компанией дебиторской задолженности с целью оперативной передачи информации о должниках в юридический отдел для проведения претензионно-исковой работы.

2.18. Юридический отдел самостоятельно разрабатывает формы типовых договоров с участием ООО «Приоритет» и передает их для использования в работе исполнителям только после предварительного согласия генерального директора ООО «Приоритет». Для этого начальником юридического отдела со всеми заинтересованными структурными подразделениями ООО «Приоритет» согласовывается данная форма, а затем на имя генерального директора ООО «Приоритет» направляется служебная записка с приложением таких форм. После одобрения генеральным директором той или иной формы договора, ее утверждения она запускается в работу.