Отпуск авансом

В организации участились случаи, когда работникам предоставляется отпуск авансом, поле чего они увольняются.
Как производить удержания? Возможно ли перед предоставлением отпуска авансом брать с работника письменное согласие, что при увольнении работника из выплачиваемых ему сумм работодатель может произвести удержание за все неотработанные дни отпуска? Если нет, то как отказать работнику в предоставлении отпуска по графику авансом?

22 октября 2019

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В данном случае работодатель не вправе удержать свыше 20% заработной платы, причитающейся работнику. Соглашение или другой документ, в котором будет зафиксировано обязательство работника вернуть работодателю остальную часть задолженности по отпускным, не имеет смысла, так как правовых последствий такой документ нести не может.
Работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска, запланированного графиком.

Обоснование позиции:
Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). При этом закон не допускает возможности предоставлять ежегодный основной оплачиваемый отпуск и дополнительные оплачиваемые отпуска (кроме отпуска за работу во вредных или опасных условиях) пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 23.06.2006 N 947-6). Поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудник, отгулявший отпуск, увольняется до того, как приобрел необходимый для такого отпуска стаж.
Работодатель вправе произвести удержание при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 части первой ст. 77 или п. 1, 2 или 4 части первой ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ (абзац пятый части второй ст. 137 ТК РФ).
Как мы поняли из вопроса, в приведенной ситуации основание увольнения работников к таким основаниям не относятся. Значит, при расторжении договора работодатель вправе произвести удержание за неотработанные дни отпуска.
Есть мнение, что установленные ст. 138 ТК РФ ограничения удержания из заработной платы работника применяются при каждой ее выплате, т.е. при систематических (ежемесячных) выплатах заработной платы, а не в случае окончательного расчета между работником и работодателем в связи с прекращением трудовых отношений. Таким образом, сумма, которую работодатель вправе удержать с работника за неотработанные дни отпуска при увольнении, ограничена только самой суммой выплат при увольнении (смотрите, например, определение Верховного Суда Республики Хакасия от 16.10.2018 N 33-2690/2018, определения Нижегородского облсуда от 05.06.2018 N 33-6524/2018, Волгоградского облсуда от 26.04.2018 N 33-6322/2018, Верховного Суда Республики Крым от 29.03.2017 N 33-2022/2017, Суда ЯНАО от 16.03.2017 N 33-569/2017, Курганского облсуда от 21.02.2017 N 33-698/2017, Верховного Суда Республики Мордовия от 26.07.2016 N 33-1776/2016, решения Воронежского облсуда от 10.01.2017 N 21-24/2017, Тамбовского облсуда от 19.10.2016 N 7-423/2016).
Мы же придерживаемся позиции, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Такую же позицию высказывает и Минтруд России в письме от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142: установленные ст. 138 ТК РФ ограничения распространяются и на сумму окончательного расчета при увольнении (смотрите также ответ 1, ответ 2, ответ 3 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). Придерживаются такого мнения и некоторые суды (смотрите, например, определения Свердловского облсуда от 09.10.2018 N 33-17887/2018, Суда ХМАО от 20.02.2018 N 33-1346/2018, Ярославского облсуда от 11.05.2017 N 33-3207/2017, Суда Еврейской автономной области от 03.06.2016 N 33-345/2016, Пензенского облсуда от 20.12.2011 N 33-3297).
Поэтому полагаем, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. При этом двадцатипроцентный размер удержания работодатель не вправе превышать даже с согласия работника (смотрите также разъяснения представителей Роструда (вопрос N 1, вопрос N 2)).
Поэтому в ситуации, если начисленных сотруднику при увольнении сумм недостаточно для полного погашения задолженности или ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, не позволяют полностью погасить задолженность, то оставшуюся часть работник может добровольно возвратить путем внесения в кассу работодателя или перечислить на его расчетный счет.
Если же работник откажется от добровольного возмещения отпускных, то задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит. К такому выводу пришел Верховный Суд РФ в определении от 25.10.2013 N 69-КГ13-6. Это определение включено в Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за III квартал 2013 г. (п. 5 раздела «Судебная практика по гражданским делам»).
Позиция суда основана на том, что действующее законодательство не содержит оснований для взыскания в судебном порядке задолженности за неотработанные дни отпуска. Согласно части четвертой ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки, если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое, если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом. В силу же п. 3 ст. 1109 ГК РФ не подлежит возврату в качестве неосновательного обогащения не только заработная плата, но и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки. Эти положения закона согласуются с нормами международного права и содержат исчерпывающий перечень случаев, когда допускается взыскание с работника излишне выплаченной заработной платы.
Раньше у работодателя был шанс взыскать с работника сумму за неотработанные дни отпуска, поскольку вопрос являлся спорным и иногда суды удовлетворяли подобные иски (смотрите, например, определение Новгородского областного суда от 07.08.2013 N 33-1145/2013; определение Кировского областного суда от 11.07.2013 N 33-2465/2013).
Теперь рассчитывать на это не приходится. Поскольку вывод о невозможности взыскания с уволенного работника отпускных, выплаченных за неотработанные дни отпуска, включен в Обзор судебной практики Верховного Суда РФ, который является обязательным для всех судов общей юрисдикции.
Если работник выдал письменное обязательство, что в случае увольнения в течение определенного срока вернет работодателю денежные средства, полученные за использованный авансом отпуск, но принятую на себя обязанность не исполнил, взыскать отпускные в судебном порядке все равно не получится. Наличие каких-либо соглашений между работником и работодателем по поводу добровольного возврата излишне выплаченных сумм не указано в законе в качестве самостоятельного основания для их принудительного взыскания (определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18).
Что касается предоставления отпуска авансом, прежде всего отметим, что, как следует из частей первой и четвертой ст. 122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно; отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Из данных норм следует, что в каждом рабочем году должен предоставляться один отпуск за этот рабочий год.
Возможности предоставления отпуска авансом, то есть до начала того рабочего года, за который он положен, трудовое законодательство не предусматривает (смотрите определение Санкт-Петербургского городского суда от 25.05.2017 N 33-10206/2017, решение Новоильинского районного суда г. Новокузнецка Кемеровской области от 22.03.2017 N 2-325/2017, решение Октябрьского районного суда г. Ростова-на-Дону Ростовской области от 27.07.2016 N 2-4793/2016, определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.12.2012 N 33-16777/2012, определение Нижегородского областного суда от 17.08.2010 N 33-7171, а также ответ 1, ответ 2, ответ 3 Роструда с информационного портала «Онлайнинспекция.РФ»).
По смыслу ст. 122 и ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован, как правило, в течение текущего рабочего года. То есть отпуск за конкретный рабочий год должен быть предоставлен либо в текущем рабочем году, либо (в исключительных случаях) в следующем, но не может быть предоставлен до начала того рабочего года, за который он положен*(1).
Согласно части первой ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (часть вторая ст. 123 ТК РФ). При этом перенести дату начала отпуска работника, предусмотренную графиком, можно только по взаимному соглашению работника и работодателя (смотрите вопрос-ответ 1 Роструда с информационного портала «Онлайнинспекция.РФ»).
При этом трудовое законодательство не содержит нормы, устанавливающей обязанность работодателя при составлении графика отпусков учитывать пожелания работников, если эти работники не имеют права на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время.
Соответственно, для исключения ситуации, при которой работнику предоставляется отпуск авансом, работодатель при составлении графика отпусков должен соблюсти условие, чтобы ежегодный оплачиваемый отпуск работнику был запланирован в текущем рабочем году*(2).
Составленный и утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Поэтому работник должен уйти в отпуск именно в сроки, установленные графиком. Работодатель, в свою очередь, не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска, запланированного графиком, или в одностороннем порядке без согласования с работником менять уже запланированную графиком дату предоставления отпуска, в том числе ссылаясь на производственную необходимость (смотрите, например, определение Мурманского областного суда от 22.07.2015 N 33-1928/2015).
В то же время закон не запрещает изменять установленное графиком время использования отпуска, если стороны достигнут соответствующей договоренности (определение Московского городского суда от 26.03.2015 N 33-5833/15).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана

Ответ прошел контроль качества

19 сентября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Отпуск авансом — это предоставление отпуска заранее, до возникновения права работника на него, либо в случае, когда рабочий год еще не отработан. В статье укажем общие правила предоставления, порядок оформления, риски, связанные с его предоставлением.

Отпуск авансом — такого термина нет в законодательстве, но на практике такие ситуации не редкость, когда работник отправляется отдыхать раньше установленного в Трудовом кодексе срока.

В статье расскажем об основных важных моментах: законодательном регулировании, правилах предоставления, оформлении и связанных с таким решением рисках.

Что значит авансом

Авансом означает заранее, когда у вновь устроенного сотрудника еще не появилось такого права согласно ТК. В законодательстве установлено, что сотрудник имеет право на ежегодный длительный отдых, что означает, что он должен предоставляться каждый год. Однако при составлении графика и на практике это трудно учесть для всех членов коллектива без исключения.

Например, сотрудник устроился в организацию 01.05.2016, первый раз пошел отдыхать с 31.03.2017 по 27.04.2017, затем, согласно графику на 2020 год, попросил отпустить его в январе 2020 г., что соответствовало производственным задачам, и его желание было удовлетворено.

Сложности могут возникнуть при увольнении, если работник получил дни отдыха авансом. По сути он получил не только дни, но и отпускные авансом за предстоящий период работы. В этом случае работодатель имеет право на удержание излишне полученных сумм из заработной платы, это вполне законно и основано на нормах ст. 137 ТК РФ.

Однако есть случаи, когда авансовые отпускные не могут быть вычтены из полагающихся выплат при увольнении. Они четко перечислены в законе. Это ситуации, когда увольнение происходит в связи с:

• сокращением штата;
• ликвидацией предприятия или ИП;
• отказом от перевода на другую должность по состоянию здоровья либо в случае отсутствия у работодателя подходящей работы;
• призывом на военную службу;
• признанием трудящегося непригодным к трудовой деятельности;
• наступлением форс-мажорных обстоятельств, в связи с чем трудовая деятельность не может быть продолжена.

Может получиться и так, что сумма полагающихся выплат при увольнении будет недостаточна для покрытия задолженности, возникшей вследствие предоставления отпуска авансом. В этом случае работодатель имеет право обратиться с судебным иском к гражданину или отказаться от взыскания в соответствии со ст. 240 ТК РФ. Наиболее благоприятный выход: найти взаимопонимание с гражданином и договориться во внесудебном порядке.

Подробнее об ОТПУСКНЫХ

• рекомендации и помощь в решении вопросов
• нормативные документы
• формы и образцы их заполнения

Последние изменения: Январь 2020

Поскольку ежегодный отпуск предоставляется на основании заранее согласованного графика отпусков, новому сотруднику иногда требуются дополнительные дни отдыха в счет того, что в будущем человек отработает положенное число месяцев. Между сторонами трудовых отношений возникает договоренность оформить отсутствие через отпуск авансом. Данная мера вполне законна и соотносится с трудовым законодательством, однако есть некоторые ограничения, которые необходимо учесть при предоставлении оплаченных дней.

Что говорит закон

Согласно положениям ТК РФ, каждый наемный работник вправе оформить 28-дневный отдых с сохранением заработка и места.

Такое право установлено статьей 115 ТК РФ. Фактически, 11 месяцев труда на предприятии позволяют получить законные 4 недели свободы от служебных обязанностей. Однако не всегда удается дождаться наступления момента, когда появится возможность отдохнуть все дни полностью.

Спустя 6 месяцев после трудоустройства любой работник вправе обратиться за предоставлением оплачиваемых дней. Согласно трудовому законодательству работник может получить не 14, а 28 календарных дней, несмотря на то что год полностью еще не отработан.

Для работников, отработавших в организации длительный период времени, администрация одобряет предоставление отпуска авансом и разрешает получить дополнительные дни в счет будущего периода, однако в любом случае, разрешить или отказать в просьбе сотрудника решает руководство. Из общего правила есть небольшие исключения, когда дни предоставляются по первому требованию человека.

Кому предоставляется отпуск авансом

Руководство компании должно согласовать возможность ухода наемного работника с учетом производственной необходимости или по соображениям иного характера.

Отпуск авансом не может быть реализован в форме денежной компенсации, ведь заработок человека за будущий период предположить невозможно.

Авансовые дни могут быть разбиты на несколько частей, однако, как и в случае очередного отпуска, продолжительность одного из таких периодов должна быть 14 дней и дольше.

Для некоторых категорий граждан разрешено взять отпуск авансом, и никакого согласия от руководства не нужно, даже если стаж у последнего работодателя менее полугода:

• лица до 18 лет;
• совместители;
• при наличии законного супруга-военнослужащих (отпуск обоих партнеров согласовывается на один период);
• усыновители, при принятии детей младше 3 месяцев;
• сотрудники, воспитывающие от 2 детей младше 14 лет;
• законные представители детей с инвалидностью;
• женщины на последних сроках беременности, накануне ухода в декрет, либо сразу по окончании его срока.

Будущим матерям работодатель обязан предоставить полностью 28 дней, даже если они отработали на предприятии не больше полугодия до момента обращения.

Ограничения

Рассматривая возможность отдохнуть раньше установленного законом времени, необходимо понимать, что никакой другой вид отпуска, кроме как очередной, не подлежит использованию авансом.

Однако помимо очередного отпуска допускаются иные варианты, как оформить отсутствие на рабочем месте при наличии дополнительных обстоятельств, таких как:

• особые условия работы (вредное производство, опасная для жизни и здоровья деятельность, работа в условиях Крайнего Севера) дают право на дополнительное оплачиваемое время;
• учеба с отрывом от рабочего процесса.

Рассматривая вопрос о применимости отдыха вне графика, важно помнить, что предоставление отпуска авансом за следующий рабочий год невозможно. Работнику предоставляют дни только в рамках текущего года. Двойного использования права на 28 календарных дней отпуска авансом за следующий год с сохранением оплаты не предусмотрено. Если сотрудник отгулял отпуск авансом, в текущем году отдохнуть уже не получится.

Особенности оформления

Для того, чтобы оформить отсутствие работника надлежащим образом, необходимо следовать общему порядку, с привлечением бухгалтера и отдела кадров:

1. Работник подает заявление на отпуск авансом по образцу, установленному на предприятии. В заявлении указывается длительность оплачиваемого отпуска в счет будущего периода, а также работник, по собственному усмотрению, дополняет текст информацией об обстоятельствах, вынудивших просить дни авансом.
2. Руководство ставит на документе визу согласования и направление бумагу в кадровый отдел для издания внутреннего приказа.
3. Работник знакомится с приказом и ставит подпись об уведомлении.
4. Бухгалтер, на основании предоставленного распоряжения, производит расчет отпускных и организует их выплату до начала срока.

Даже если человек заранее устно согласовал право на отпуск в долг, следует дождаться, когда предприятие выплатит деньги и предоставит приказ на ознакомление. В противном случае, устная договоренность грозит закончиться оформлением прогулов и последующим увольнением.

Чем рискует работодатель?

Предоставляя возможность отдохнуть раньше времени, руководство предприятия идет на определенный риск, поскольку невозможно гарантировать, что работник в будущем действительно отработает положенные дни. Трудовое законодательство оставляет за каждым гражданином право уволиться по личной инициативе в любой момент, даже во время отпускного периода, если он использован авансом. Такая мера закреплена в положениях ст.77 и ст. 80 ТК.

Возникает ситуация, когда человек, отгуляв заранее отпуск и получив отпускные, не возвращается на рабочее место, либо выходит на работу на слишком короткий срок, а работодатель уже выплатил полагающиеся отпускные. Приходится при увольнении решать проблему возврата денег за отпуск и взыскания переплаты после того, как бухгалтерия приготовит расчет.

Есть ограничивающая норма ТК, гласящая, что размер суммы удержаний из заработанной суммы при отпуске авансом с увольнением не должна превышать 20% (см. статью 138). Если работник отработал недолго, заработанная сумма не покроет расходов на выплаченные отпускные. Стороны трудовых отношений, накануне расторжения договора, должны договориться о процессе удержания при увольнении за предоставленный авансом отпуск в добровольном порядке, что удается далеко не всегда.

При попытке удержать отпускные выплаченные авансом в судебном порядке, работодателя ждут проблемы, ведь удержание за переплаченные отпускные не регламентированы по ТК. Поскольку в разъяснениях ВС РФ говорится о праве на возврат лишней выплаченной суммы, без упоминания, что работник обязан вернуть часть отпускных за неотработанное время, шансов на судебное принудительное взыскание немного.

По уволившемуся работнику образуется долг, который далее списывается как невозвратный, т.е. задолженность приходится прощать, а предприятие несет убытки.

Удержание при неотработке

В процессе взыскания части суммы, которую не отработал сотрудник при отпуске в аванс накануне увольнения, возникают существенные препятствия в виду несогласованности некоторых законодательных норм. Работодатель уже выплатил сотруднику деньги и ожидает, что человек полностью отработает положенное время, за которое он получил бы право на очередной ежегодный отдых. Но возвращать средства придется согласно ст. 137 ТК РФ, с оформлением удержания в рамках внутреннего документооборота – издания приказа об увольнении с добавлением пункта об удержании.

Иногда вернуть средства не получится. Ситуации, когда средства можно отнести к финансовым потерям организации, возникших вследствие неотработки при увольнении, описаны статьями 83, 81 ТК РФ:

• Когда фирма ликвидируется, прекращается деятельность работодателя.
• На предприятии проводится процедура сокращения.
• Направление на срочную службу.
• Реабилитация, восстановление на работе другого человека, если такое решение принято судом или трудовой инспекцией.
• Сотрудник стал нетрудоспособным и есть медицинское заключение, подтверждающее данный факт.
• Смерть человека.
• Стихийные бедствия, катаклизмы, военная ситуация, при которых реализация трудовых соглашений оказалась невозможна.

Вышеописанные обстоятельства освобождают от возврата компенсации за ранее выплаченные отпускные, что приводит к финансовым потерям предприятия. Это должно также учитываться при принятии руководством решения, что такой отпуск авансом целесообразен.

Если отпуск дали авансом работнику до того, как появилось право на его использование с сохранением оплаты, следует учитывать, что в текущем году получить дополнительно еще несколько оплачиваемых дней в счет очередного отдыха уже не удастся. Следующий отпускной период наступит не ранее следующего года.

Поскольку предоставление дней отдыха вне графика решается по согласованию сторон, работодателю рекомендуется тщательно оценить целесообразность одобрения просьбы нового сотрудника, а последнему стоит подумать, можно ли брать дни авансом, если после него придется в течение длительного времени работать без права на новый отпуск.

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 1 июля 2016 г.

Основной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней должен предоставляться каждому работнику (ст. 115 ТК РФ). То есть за год работник «зарабатывает» себе 4 недели отпуска.

Вместе с тем в первый год работы право на отпуск появляется у сотрудника спустя 6 месяцев после трудоустройства, а по согласованию между работником и работодателем отпуск может быть предоставлен и раньше (ст. 122 ТК РФ). Иными словами, уже через полгода работник вправе написать заявление на отпуск на все 28 календарных дней. Хотя к тому моменту «заработает» только 14 дней отпуска. И получается, что если работодатель удовлетворит просьбу работника, другие 14 дней отпуска будут предоставлены ему авансом.

Кстати, некоторым работникам отпуск по их требованию должен быть предоставлен до истечения указанных 6 месяцев, например, работникам в возрасте до 18 лет (ст. 122 ТК РФ). Само собой разумеется, что и для них это будет отпуск авансом.

Кроме того, отпуск авансом за следующий год может быть предоставлен работникам, которые давно трудятся в организации. Ведь сотрудник может израсходовать положенный ему отпуск за рабочий год и снова попроситься на отдых. И работодатель вполне может пойти ему навстречу.

Риски предоставления отпуска авансом

Главная опасность, которой подвергает себя работодатель, когда предоставляет работнику отпуск авансом, — это риск того, что работник свой рабочий год, за который уже использовал отпуск, так и не отработает. Ведь написать заявление на увольнение по собственному желанию он может в любой момент, в том числе в период нахождения в отпуске или сразу после выхода из отпуска на работу (п. 3 ст. 77, ст. 80 ТК РФ). И как тогда поступить?

В такой ситуации работодателю предоставлено право удержать из заработной платы работника образовавшуюся задолженность за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ, п. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169).

Вместе с тем по общему правилу размер всех удержаний при выплате заработной платы не может превышать 20% ее суммы (ст. 138 ТК РФ). Конечно, в некоторых случаях этих денег для погашения всей задолженности может и не хватить. Тогда работодатель может попытаться договориться с работником, чтобы тот вернул долг в добровольном порядке. Если работник согласен, он может внести деньги в кассу организации или перевести их на счет.

А вот пытаться взыскать задолженность с работника через суд – плохая затея. Оснований для этого у работодателя нет. Поскольку в перечне случаев, когда с работника могут быть взысканы излишне выплаченные суммы, ситуация с неотработанными днями отпусками не упомянута (ст. 137 ТК РФ, ч. 3 ст. 1109 ГК РФ, Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18).

Что же остается, простить долг работнику? Но это невыгодно для целей налогообложения прибыли. Поэтому более простой вариант – подождать год с даты увольнения работника и после этого списать долг как безнадежный в составе внереализационных расходов (ст. 391, 392 ТК РФ, пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

В каких случаях никакие удержания делать нельзя

Существует целый список случаев, при которых с сотрудника, отгулявшего отпуск авансом, нельзя удержать задолженность за неотработанные дни отпуска. К ним относятся случаи увольнения работника по следующим основаниям:

• отказ работника от перевода на другую работу, на которую его необходимо перевести по медицинским показаниям, или при отсутствии у работодателя соответствующей работы (п. 8 ст. 77, ст. 73 ТК РФ);
• ликвидация организации (п. 1 ст. 81 ТК РФ);
• сокращение численности или штата работников организации (п. 2 ст. 81 ТК РФ);
• смена собственника имущества организации. В связи со сменой собственника могут быть уволены только руководитель организации, его заместители, главный бухгалтер (п. 4 ст. 81 ТК РФ, п. 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2);
• призыв работника на военную службу либо направление его на гражданскую службу, альтернативную военной (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
• восстановление на работе сотрудника, который ранее выполнял эту работу, по решению госинспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
• признание работника полностью неспособным трудиться на основании соответствующего медицинского заключения (п. 5 ст. 83 ТК РФ, Приложение к Приказу Минздравсоцразвития России от 02.05.2012 N 441н);
• смерть работника, признание судом работника умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ, ст. 42, 45 ГК РФ);
• чрезвычайные обстоятельства, из-за которых продолжение трудовых отношений невозможно (военные действия, катастрофа, крупная авария, эпидемия и т.д.). Данное обстоятельство должно быть признано Правительством РФ или органом госвласти субъекта РФ (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

Расчет суммы удержаний за неотработанные дни отпуска

Порядок расчета рассмотрим на примере.

Пример. Менеджеру по продажам Ерохиной Т.В., которая работает в ООО «Калейдоскоп» с 1 сентября 2015 года, был предоставлен отпуск продолжительностью 27 календарных дней с 4 по 30 апреля 2016 года. Среднедневной заработок для оплаты отпуска составил 1540 руб. А уже 17 июня она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний день ее работы пришелся на пятницу 1 июля 2016 года, поскольку уведомить работодателя об увольнении работник должен не менее чем за 2 недели (ст. 14, 80 ТК РФ).

Оклад работницы – 35 000 руб. Какую сумму за неотработанные дни отпуска работодатель должен удержать с Ерохиной Т.В.?

Первое, что необходимо сделать, это определить количество тех самых неотработанных дней отпуска. При стандартной продолжительности отпуска 28 календарных дней каждый отработанный в организации месяц дает работнику 2,33 дня отпуска (28 кал. дней / 12 мес.). Учитывая, что сотрудница проработала в организации 10 месяцев, то число неотработанных ею дней отпуска составило 3,7 дн. (27 дн. – (2,33 дн. х 10 мес.)).

Тогда сумма отпускных за неотработанные дни составила 5698 руб. (1540 руб. х 3,7 дн.).

Удержания из зарплаты работницы производятся от суммы, оставшейся после уплаты налогов (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). Сумма НДФЛ с зарплаты сотрудницы за июнь составит 4550 руб. (35000 руб. х 13%).

Максимальная сумма, которая может быть удержана из зарплаты работницы, выплачиваемой на руки, – 6090 руб. ((35 000 руб. – 4550 руб.) х 20%). Это больше задолженности за неотработанные дни отпуска, поэтому всю сумму работодатель сможет удержать из июньского дохода работницы.

Отпуск авансом: быть или не быть?

Трудовое законодательство гарантирует работникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность должна быть не менее 28 календарных дней (ст. 114, 115 ТК РФ).

Такой отпуск предоставляется не за календарный, а за рабочий год. Это следует из формулировок ст. 124 и 137 ТК РФ и подтверждается письмом Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1. Рабочий год составляет 12 месяцев и исчисляется со дня поступления на работу к конкретному работодателю. Например, сотрудник принят на работу 1 сентября 2015 г. Первый рабочий год для него будет с 1 сентября 2015 г. по 31 августа 2016 г., второй — с 1 сентября 2016 г. по 31 августа 2017 г. и т.д.

На каждый месяц работы приходится 2,33 дня оплачиваемого отпуска (28 дней: 12 месяцев). Но обычно сотрудники уходят в отпуск раньше, чем полностью заработали право на него. Так, отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). Но на этот момент сотрудник заработал право только на 14 дней отпуска. Отпуска за второй и последующие годы работы могут предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Следовательно, возможны ситуации, когда работник уходит в отпуск за очередной рабочий год, вообще еще не заработав ни одного отпускного дня.

Пример 1

Сотрудник устроился на работу 3 октября 2016 г. Первый рабочий год для него закончился 2 октября 2017 г. С 5 октября 2017 г. он уходит в отпуск за второй рабочий год. В этом случае все дни этого отпуска будут неотработанными. Ведь для того чтобы заработать хотя бы один день, ему нужно отработать во втором рабочем году полмесяца. А он отработал только два дня (с 3 по 4 октября 2017 г.).

Заявление на увольнение есть: действия бухгалтера

Первое, что должен сделать бухгалтер при увольнении работника, — это проверить все дни его отпусков, чтобы определить, есть ли у него неотработанные дни.

Для этого нужно посчитать:

— сколько лет и месяцев сотрудник работал в компании. При этом последний месяц считается как полный, если он отработан наполовину и более. Если же он отработан менее чем наполовину, месяц в расчете не учитывается (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169);

— количество дней отпуска, полагающихся сотруднику за все время его работы в компании (заработанный отпуск); количество дней отпуска, которые работник отгулял за все время работы в компании. Далее нужно сравнить количество использованных дней отпуска с числом заработанных дней.

Пример 2

Сотрудник увольняется 27 февраля 2018 г. Он был принят на работу 10 октября 2016 г. За это время он отгулял два отпуска по 28 дней каждый.

1. На момент увольнения сотрудник проработал в компании один год (с 10 октября 2016 г. по 9 октября 2017 г.), четыре месяца (с 10 октября 2017 г. по 9 февраля 2018 г.) и 18 дней (с 10 по 27 февраля 2018 г.). Поскольку последний месяц отработан более чем наполовину (18 дней), он считается как полный. Следовательно, период работы сотрудника в компании один год и пять месяцев.

2. За год работы положен отпуск 28 дней, а за пять месяцев — 12 дней (28 дней : 12 месяцев х 5 месяцев). Таким образом, сотрудник за все время работы заработал 40 дней отпуска (28 дней + 12 дней).

3. Количество отгулянных дней отпуска составляет 56 дней.

4. Число неотработанных дней отпуска равно 16 (56 дней – 40 дней).

Какую сумму можно удержать

В прошлом номере нашего журнала мы рассказали о позиции Минтруда России по вопросу удержания суммы оплаты отпуска, который был предоставлен работнику авансом, в случае его увольнения. Она содержится в письме от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142. Напомним, в чем заключается точка зрения ведомства.

Если работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его заработной платы работодатель может произвести удержание за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ). Статьей 138 ТК РФ предусмотрено, что общий размер всех удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. По мнению Минтруда России, указанное ограничение распространяется и на удержания за неотработанные дни отпуска. То есть работодатель не вправе удержать более 20% от выплат, причитающихся работнику при увольнении.

Отметим, что удержание осуществляется из суммы, получаемой работником на руки, за минусом НДФЛ (письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Обратите внимание: если задолженность работника по неотработанным отпускным составит более 20% выплачиваемой ему суммы, компания не может обязать работника возвратить сумму превышения.

Дело в том, что, исходя из положений ст. 114 и 139 ТК РФ, отпускные представляют собой среднюю зарплату работника. А статьей 137 ТК РФ установлен запрет на взыскание излишне выплаченной работнику зарплаты, за исключением, в частности, счетной ошибки. Таковой считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, Определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17). Но поскольку отпускные (в том числе и за неотработанные дни отпуска) компания рассчитала правильно, ни о какой счетной ошибке речи идти не может.

Таким образом, компания не может принудить работника возвратить излишне выплаченные ему суммы. Суды это подтверждают. Так, Верховный суд РФ в Определении от 12.09.2014 № 74-КГ14-3 указал, что нормы трудового и гражданского права не содержат оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете. Аналогичный вывод содержится в определениях Верховного суда РФ от 29.08.2014 № 70-КГ14-4, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, от 25.10.2013 № 69-КГ13-6.

При увольнении работника возможны следующие варианты:

— суммы выплат хватает для проведения удержания за неотработанные дни отпуска;

— размер выплат не позволяет произвести удержание полностью, но работник добровольно возвращает долг;

— размер выплат не позволяет произвести удержание, и работник отказывается возвращать долг.

Рассмотрим, какие последствия по НДФЛ, страховым взносам и налогу на прибыль повлекут эти варианты.

Беспроблемный вариант

Смоделируем ситуацию. Допустим, работнику был предоставлен отпуск за неотработанный период времени, то есть авансом. Ему были начислены отпускные в размере 60 000 руб. Через некоторое время в этом же налоговом (расчетном) периоде он увольняется. Сумма начислений работнику при увольнении равна 70 000 руб. Оплата за неотработанные дни отпуска — 10 000 руб. Для упрощения примера будем считать, что никаких других доходов работник не имел и никакие вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Сначала определим, можно ли удержать всю сумму за неотработанные дни отпуска из выплат, причитающихся работнику при увольнении.

Причитающаяся работнику сумма при увольнении за минусом НДФЛ составляет 60 900 руб. (70 000 руб. – 70 000 руб. х 13%). Максимально возможный размер удержания с этой суммы — 12 180 руб. (60 900 руб. х 20%). В нашем случае удержать нужно 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. х 13%). Таким образом, размера выплат работнику хватает для удержания всей суммы. В итоге работник на руки получит 52 200 руб.

НДФЛ

Исчисление сумм НДФЛ с доходов, полученных работником, производится компанией нарастающим итогом с начала календарного года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). При выплате отпускных (в том числе и за неотработанные дни отпуска) работник получил доход в сумме 60 000 руб., и компания на основании п. 4 ст. 226 НК РФ правомерно удержала с него НДФЛ в размере 7800 руб. (60 000 руб. х 13%).

При увольнении часть этого дохода, приходящаяся на неотработанные дни отпуска, удерживается из причитающейся ему выплаты (то есть фактически осуществляется возврат части отпускных). В письме от 30.10.2015 № 03-04-07/62635 Минфин России разъяснил, что, если работник возвращает работодателю ранее выплаченные отпускные, такие суммы не будут признаваться доходом работника. Соответственно, нужно скорректировать налоговую базу по НДФЛ за налоговый период по данному работнику. При этом у налогового агента образуется переплата НДФЛ. Данные разъяснения финансистов были доведены до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@.

Обратите внимание: вышеуказанную переплату налоговый агент не вправе зачесть в счет будущих платежей НДФЛ, а может только вернуть (письмо ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Дело в том, что уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ). Следовательно, перечисление в бюджет суммы, превышающей сумму налога, фактически удержанного из доходов физических лиц, не является уплатой НДФЛ. В этом случае налоговый агент вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджет.

При увольнении работнику начислен доход в размере 70 000 руб., НДФЛ с которого составляет 9100 руб. (70 000 руб. х 13%). Этот налог компания должна перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Из-за произведенного пересчета отпускных сумма дохода, полученного работником в периоде их выплаты, уменьшилась. Положения п. 6 ст. 81 НК РФ обязывают налогового агента представить уточненный расчет 6-НДФЛ, если в ранее сданном расчете выявлены искажения, а также ошибки, приводящие к занижению или завышению суммы налога. В нашем случае сумма налога, подлежащего перечислению в бюджет за период начисления отпускных, оказалась завышенной. Следовательно, компания должна сдать за этот период уточненный расчет 6-НДФЛ.

Страховые взносы

Базу для страховых взносов формируют выплаты и вознаграждения, начисленные в пользу физического лица с начала календарного года (п. 1 ст. 421 НК РФ). В нашем примере в периоде начисления отпускных эта база составляла 60 000 руб. При увольнении работника в связи с удержанием за неотработанные дни отпуска сумма ранее начисленных отпускных была уменьшена и составила 50 000 руб. (60 000 руб. – 10 000 руб.). Кроме того, ему были начислены выплаты в размере 70 000 руб. Таким образом, в периоде увольнения база для исчисления страховых взносов равна 120 000 руб. (50 000 руб. + 70 000 руб.). Исходя из этой величины, в месяце увольнения компания рассчитывает страховые взносы, подлежащие уплате, за минусом сумм страховых взносов за прошлые месяцы года (п. 1 ст. 431 НК РФ).

Обратите внимание, что в рассматриваемой ситуации корректировать базу в периоде начисления отпускных не нужно. Ведь компания при их расчете действовала в соответствии с требованиями законодательства и не допустила никаких ошибок и искажений. Соответственно, она не должна представлять уточненный расчет по страховым взносам за этот период. Это подтверждается разъяснениями, данными в письме Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19. И хотя они давались в период, когда порядок исчисления страховых взносов регулировался положениями Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, на наш взгляд, они применимы и сейчас. Дело в том, что порядок исчисления страховых взносов, предусмотренный главой 34 НК РФ, аналогичен тому, который был установлен вышеуказанным законом.

Отметим, что есть письма ФНС России от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479, от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@, в которых налоговики говорят о необходимости представления уточненного расчета по страховым взносам при удержании за неотработанные дни отпуска. Но речь в них идет о ситуации, когда из-за удержания в расчете появляются отрицательные значения. О том, когда это происходит, мы расскажем ниже.

Налог на прибыль

Отпускные учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 22.07.2016 № 03-03-06/1/43097). Поскольку они были начислены в соответствии с требованиями законодательства, вся их сумма (в том числе и выданная авансом за неотработанные дни отпуска) правомерно включена в расходы отчетного периода, в котором работник находился в отпуске. Значит, никаких ошибок и искажений налоговой базы этого периода компания не допустила. Поэтому корректировок в связи с последующим удержанием излишне выплаченных отпускных проводить не нужно.

Операция по удержанию относится к периоду увольнения работника. Ее результатом является поступление денежных средств работника в собственность компании. То есть она получает доход. Поскольку он не связан с реализацией, его нужно учесть в составе внереализационных доходов на основании ст. 250 НК РФ.

Так же считают финансисты и налоговики (письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224, УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@). При этом они указывают, что в доходы нужно включить ту сумму, которая ранее была учена в расходах. Таким образом, на дату удержания компания учитывает излишне начисленные отпускные в размере 10 000 руб. в составе внереализационных доходов.

Работник возвращает долг добровольно

Изменим условия нашего примера. Выплаты работнику при увольнении равны 10 000 руб., а отпускные за неотработанные дни отпуска — 20 000 руб. Общая сумма отпускных, выплаченных работнику, — 60 000 руб. В такой ситуации сумма на руки составит 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. х 13%), и удержать из нее компания может только 1740 руб. (8700 руб. х 20%). Соответственно, за работником остается долг в размере 15 660 руб. (20 000 руб. – 20 000 руб. х 13% – 1740 руб.). Работник добровольно согласился вернуть долг.

Все сказанное выше в отношении удержанных сумм отпускных за неотработанные дни справедливо и для ситуации, когда работник добровольно возвращает долг. То есть компания должна провести корректировку отпускных в периоде их начисления и представить за этот период уточненный расчет 6-НДФЛ.

В периоде начисления отпускных база для страховых взносов была равна 60 000 руб. С нее были начислены взносы в общей сумме 18 000 руб. После пересчета в периоде увольнения база для начисления страховых взносов равна 50 000 руб. (60 000 руб. – 20 000 руб. + 10 000 руб.). Страховые взносы с нее составят 15 000 руб.

Как видите, размер страховых взносов и базы уменьшился. Соответственно, у компании образуется переплата по взносам, которая засчитывается в счет будущих платежей по соответствующим страховым взносам (п. 1.1 ст. 78 НК РФ).

Уменьшение базы и суммы страховых взносов повлечет за собой необходимость представления уточненного расчета по страховым взносам за период начисления отпускных. Объясняется это следующим образом. В разделе 3 расчета приводятся персонифицированные сведения о застрахованных лицах. В их состав входят данные о начисленных выплатах и страховых взносах за последние три месяца расчетного (отчетного) периода. Поскольку эти величины уменьшились, в расчете за период увольнения появятся отрицательные значения:

— по базе: 50 000 руб. – 60 000 руб. = –10 000 руб.;

— по взносам: 15 000 руб. – 18 000 руб. = –3000 руб.

Но порядком заполнения расчета (утвержден приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@) указание отрицательных значений в расчете не предусмотрено. Кроме того, сведения из расчета налоговики направляют в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (п. 1 ст. 11.1 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). И если эти сведения нельзя учесть на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, они возвращаются назад налоговикам (п. 2 ст. 11.1 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). В письме от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@ ФНС России указала, что одной из причин отказа в приеме сведений органами ПФР является указание в них отрицательных значений. Такие данные не могут отражаться на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования, поскольку это может нарушать их права. В связи с этим налоговым органам на местах дано указание требовать в таких случаях с плательщиков страховых взносов представления уточненного расчета.

Итак, в нашем примере компании нужно будет представить уточненный расчет за период начисления отпускных, в котором надо отразить скорректированные суммы отпускных и страховых взносов.

Последствия по налогу на прибыль будут точно такими же, как и в первом варианте. Возвращенные работником деньги в день их поступления компания включает в состав внереализационных доходов.

Несговорчивый работник

Воспользуемся условиями примера для предыдущего варианта. Единственное отличие — долг в размере 15 660 руб. работник вернуть отказался. Компания этот долг списывает.

По НДФЛ никаких последствий не будет. Это подтвердил Минфин России в письме от 26.12.2017 № 03-04-06/86736. Финансисты указали, что при списании организацией задолженности дополнительной экономической выгоды помимо самой излишне выплаченной заработной платы бывший работник не получает. С этой зарплаты был удержан НДФЛ. А специалисты УФНС России по г. Москве в письме от 28.06.2018 № 20-15/138129 отметили, что в рассматриваемой ситуации сумма налога, исчисленная с отпускных выплат, удержана на дату выплаты дохода. Следовательно, повторного начисления и удержания суммы налога при прощении налоговым агентом работнику задолженности за неотработанные дни отпуска не требуется.

Таким образом, никаких дополнительных налоговых обязательств у бывшего работника и у организации как налогового агента в связи со списанием невозвращенного долга по зарплате не возникает.

Отметим, что ранее специалисты финансового ведомства считали, что при списании долга у работника появляется экономическая выгода в виде суммы не возвращенной им задолженности и, соответственно, доход, подлежащий обложению НДФЛ по ставке 13% (письмо от 17.06.2014 № 03-04-06/28915).

По страховым взносам тоже никаких последствий не будет. Поскольку отпускные за неотработанные дни были выплачены работнику, компания правомерно начислила на них страховые взносы. А так как работник эту выплату не возвращает, оснований для корректировки базы по страховым взносам нет.

В приведенном выше письме московские налоговики указали, что отпускные должны быть в установленном порядке отражены в расчете по страховым взносам за период, в котором произведено их начисление. При условии корректного отражения суммы отпускных в расчете по страховым взносам за соответствующий период оснований для корректировки базы по страховым взносам за этот период при удержании суммы за неотработанные дни отпуска не имеется.

Аналогичной позиции придерживаются и специалисты Минфина России (письмо от 26.07.2018 № 03-15-06/52554).

Как уже было сказано, в периоде выплаты отпускных компания правомерно включила всю их сумму в расходы на оплату труда. И если работник возвращал долг и у компании в связи с этим возникал внереализационный доход, оснований для исключения суммы отпускных за неотработанные дни из состава расходов не было.

Но если работник долг не возвращает, понесенные компанией затраты на оплату неотработанных дней отпуска перестают отвечать критериям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Ведь они становятся не направленными на получение дохода. А значит, сумму невозвращенного долга нужно исключить из состава расходов на оплату труда периода начисления отпускных. Налоговики это подтверждают (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148, от 17.04.2006 № 21-07/30342@).

Обратите внимание: исключать из расходов страховые взносы, начисленные на невозвращенные суммы отпускных за неотработанные дни, не нужно. В своих письмах Минфин России неоднократно разъяснял, что ст. 270 НК РФ не содержит запрета на учет в расходах страховых взносов, начисленных на выплаты и вознаграждения, которые не признаются расходами в целях главы 25 НК РФ (письма от 21.10.2016 № 03-03-06/1/61454, от 09.06.2014 № 03-03-06/1/27634, от 15.07.2013 № 03-03-06/1/27562).

Поскольку сумма расходов, учтенных в периоде начисления отпускных, уменьшится, это приведет к необходимости доплаты налога на прибыль. Соответственно, компания должна будет представить уточненную декларацию по налогу на прибыль за этот период (п. 1 ст. 81 НК РФ).