Образец протокола совещания

Образец протокола совещания

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола совещания .doc Скачать образец заполнения протокола совещания .doc

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

  • номер документа;
  • дата создания;
  • наименование организации;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
  • список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
  • данные по председателю совещания и секретаря;
  • повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
  • факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
  • результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Протоколирование и аудит

Основные понятия

Под протоколированием понимается сбор и накопление информации о событиях, происходящих в информационной системе. У каждого сервиса свой набор возможных событий, но в любом случае их можно разделить на внешние (вызванные действиями других сервисов), внутренние (вызванные действиями самого сервиса) и клиентские (вызванные действиями пользователей и администраторов).

Аудит – это анализ накопленной информации, проводимый оперативно, в реальном времени или периодически (например, раз в день). Оперативный аудит с автоматическим реагированием на выявленные нештатные ситуации называется активным.

Реализация протоколирования и аудита решает следующие задачи:

  • обеспечение подотчетности пользователей и администраторов;
  • обеспечение возможности реконструкции последовательности событий;
  • обнаружение попыток нарушений информационной безопасности;
  • предоставление информации для выявления и анализа проблем.

Протоколирование требует для своей реализации здравого смысла. Какие события регистрировать? С какой степенью детализации? На подобные вопросы невозможно дать универсальные ответы. Необходимо следить за тем, чтобы, с одной стороны, достигались перечисленные выше цели, а, с другой, расход ресурсов оставался в пределах допустимого. Слишком обширное или подробное протоколирование не только снижает производительность сервисов (что отрицательно сказывается на доступности ), но и затрудняет аудит, то есть не увеличивает, а уменьшает информационную безопасность.

Разумный подход к упомянутым вопросам применительно к операционным системам предлагается в «Оранжевой книге», где выделены следующие события:

  • вход в систему (успешный или нет);
  • выход из системы;
  • обращение к удаленной системе;
  • операции с файлами (открыть, закрыть, переименовать, удалить);
  • смена привилегий или иных атрибутов безопасности (режима доступа, уровня благонадежности пользователя и т.п.).

При протоколировании события рекомендуется записывать, по крайней мере, следующую информацию:

  • дата и время события;
  • уникальный идентификатор пользователя – инициатора действия;
  • тип события;
  • результат действия (успех или неудача);
  • источник запроса (например, имя терминала);
  • имена затронутых объектов (например, открываемых или удаляемых файлов);
  • описание изменений, внесенных в базы данных защиты (например, новая метка безопасности объекта).

Еще одно важное понятие, фигурирующее в «Оранжевой книге», – выборочное протоколирование, как в отношении пользователей (внимательно следить только за подозрительными), так и в отношении событий.

Характерная особенность протоколирования и аудита – зависимость от других средств безопасности. Идентификация и аутентификация служат отправной точкой подотчетности пользователей, логическое управление доступом защищает конфиденциальность и целостность регистрационной информации. Возможно, для защиты привлекаются и криптографические методы.

Возвращаясь к целям протоколирования и аудита, отметим, что обеспечение подотчетности важно в первую очередь как сдерживающее средство. Если пользователи и администраторы знают, что все их действия фиксируются, они, возможно, воздержатся от незаконных операций. Очевидно, если есть основания подозревать какого-либо пользователя в нечестности, можно регистрировать все его действия, вплоть до каждого нажатия клавиши. При этом обеспечивается не только возможность расследования случаев нарушения режима безопасности, но и откат некорректных изменений (если в протоколе присутствуют данные до и после модификации). Тем самым защищается целостность информации.

Реконструкция последовательности событий позволяет выявить слабости в защите сервисов, найти виновника вторжения, оценить масштабы причиненного ущерба и вернуться к нормальной работе.

Обнаружение попыток нарушений информационной безопасности – функция активного аудита, о котором пойдет речь в следующем разделе. Обычный аудит позволяет выявить подобные попытки с опозданием, но и это оказывается полезным. В свое время поимка немецких хакеров, действовавших по заказу КГБ, началась с выявления подозрительного расхождения в несколько центов в ежедневном отчете крупного вычислительного центра.

Выявление и анализ проблем могут помочь улучшить такой параметр безопасности, как доступность. Обнаружив узкие места, можно попытаться переконфигурировать или перенастроить систему, снова измерить производительность и т.д.

Непросто осуществить организацию согласованного протоколирования и аудита в распределенной разнородной системе. Во-первых, некоторые компоненты, важные для безопасности (например, маршрутизаторы), могут не обладать своими ресурсами протоколирования; в таком случае их нужно экранировать другими сервисами, которые возьмут протоколирование на себя. Во-вторых, необходимо увязывать между собой события в разных сервисах.

Вопросы, рассмотренные в материале:

  1. Для чего нужен протокол проведения совещания
  2. Темы протокола совещания
  3. Основные типы совещаний
  4. 3 случая, когда прибегают к протоколированию
  5. Кто должен составлять протокол совещания
  6. Как оформить протокол совещания: план и организация
  7. Как вести протокол совещания: правила и нюансы
  8. Пример оформления протокола совещания
  9. Что собой представляет протокол оперативного совещания
  10. Полезные рекомендации, как сэкономить время при ведении совещания
  11. Выводы о ведении протокола совещания

Если вы знаете, как именно составлять протокол совещания, тогда каждая подобная деловая встреча будет плодотворной и ведущей ваш бизнес к постоянному росту и развитию.

Но чтобы это произошло, важно соблюдать правила и этапы протоколирования, а именно, понимать, как подготовиться к мероприятию, какие детали фиксировать в документе, как грамотно всё это оформить и затем хранить. Если вы хотите узнать все основы и тонкости данного процесса, то читайте далее нашу статью.

Для чего нужен протокол проведения совещания

Специальный документ, который составляется с целью фиксирования всех основных вопросов, обсуждаемых на собраниях трудового коллектива, в деловой практике называется протоколом совещания. Законодательство не требует обязательного ведения таких протоколов, чаще всего порядок их оформления закреплен во внутреннем документообороте организации. Тем не менее иногда это бывает просто необходимо.

Независимо от того, в какой сфере действует фирма, каковы масштабы ее деятельности и численность персонала, периодически везде проводятся собрания коллег с целью обсуждения тактических и стратегических целей функционирования предприятия. Это нужно для того, чтобы вовремя определить пути развития бизнеса и способы решения текущих задач.

Не все подобные собрания фиксируются протоколами, и это вполне нормально. Руководство предприятия может самостоятельно решать, какие совещания должны быть запротоколированы, а какие нет.

Главная цель ведения подобных актов – фиксация всех основных вопросов, обсуждаемых на собрании, предложений, выдвинутых сотрудниками, и принятых решений.

Лучше, когда протоколы ведутся подробно, и вся информация прописывается особенно тщательно.

Чаще всего данный документ составляется в обязательном порядке, когда на собраниях обсуждаются стратегически важные для организации вопросы или в них участвуют представители фирм-партнеров, государственных органов, иных служб.

Основными функциями ведения протоколов совещания являются:

  • Закрепление на бумажном носителе информации о количестве сотрудников, присутствующих на собрании, а также имен выступавших коллег.
  • Фиксирование ключевых вопросов, обсуждаемых на совещании.
  • Документальное отображение решений, принятых в процессе коллегиального обсуждения основных проблем фирмы.

Другими словами, протокол рабочего совещания призван регистрировать все решения, которые были приняты к исполнению в результате совместного обсуждения трудовым коллективом целей и задач деятельности предприятия.

Темы протокола совещания

Оформляя протокол совещания предприятия, в нем указывают:

  • пути устранения текущих проблем в деятельности фирмы;
  • цели стратегического развития;
  • методы антикризисного управления компанией;
  • варианты распределения доходов предприятия;
  • основные направления инвестирования свободных средств организации;
  • вопросы управления кадрами, ресурсами, финансами и т. д.

Руководство хозяйствующего субъекта должно заранее постановить, необходимо ли оформлять протокол хода очередного собрания коллектива. Если принимается такое решение, то секретарь совещания готовит образец данного документа в составе прочих бумаг.

Основные типы совещаний

Чтобы каждое собрание трудового коллектива фирмы было успешным и плодотворным, к нему важно основательно подготовиться. Ответственность за это лежит на руководителе организации. В первую очередь нужно определить, к какому типу совещаний относится предстоящее собрание:

  1. Обучающее. Его цель — повышение уровня профессиональной квалификации кадров.
  2. Информационное. Проводится для осведомления коллектива о важных вопросах в деятельности фирмы.
  3. Разъяснительное. На нем руководство поясняет персоналу пути решения определенных задач организации.
  4. Проблемное. Его организуют для того, чтобы коллективно разработать план преодоления кризисной ситуации на предприятии.

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Подготовка протокола совещания – не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста. Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания. Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ. Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно.

  1. Совещание

    Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди.

    Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания.

    В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы. Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения.

  2. Заседание

    Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии. Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными.

    Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития. То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание – для обсуждения стратегических вопросов.

    Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы. При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе.

    Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

    Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. п. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура. При этом сама форма документа может дублироваться.

  3. Собрание

    Собрание и заседание – схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше. Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения.

    Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего.

    Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Поэтому в протоколе фиксируются лишь обсуждаемые вопросы, количество присутствующих, проголосовавших «за», «против» и воздержавшихся.

Кто должен составлять протокол совещания

Задача контроля оформления протокола совещания обычно ложится на одного из делопроизводителей отдела кадров, личного помощника директора организации или другого сотрудника, занимающего должность секретаря. Руководство может назначить его заранее или непосредственно перед началом проведения мероприятия. Иногда, если собрание проводится в закрытом режиме и круг его участников сильно ограничен, ответственный за ведение протокола назначается из числа присутствующих независимо от должности.

Если данный документ сотрудник заполняет впервые, для удобства ему предоставляют образец или шаблон, где последовательно и корректно фиксируются все вопросы, обсуждаемые на совещании.

Как оформить протокол совещания: план и организация

Как уже отмечалось выше, законодательство Российской Федерации не предусматривает разработку определенной формы и содержания такого документа, как протокол совещания. Обычно предприятие использует для этих целей фирменный бланк. При этом для каждого конкретного случая может быть разработан свой шаблон протокола (например, заседание экспертной комиссии, общее собрание трудового коллектива, совещание отдела и т. п.).

Протокол совещания содержит:

1. Официальное юридическое наименование организации, номер и дату протокола. Обычно нумерация таких документов сквозная, последовательная с начала каждого календарного года.

2. Состав участников собрания:

  • председатель комиссии;
  • секретарь, отвечающий за составление протокола;
  • прочие участники – указываются в конце документа.

3. Повестка дня – основные вопросы, которые нуждаются в обсуждении. Их перечень составляется заранее (обычно участников собрания предупреждают, по какому поводу их собирают на переговоры).

4. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, выдвинутые предложения).

5. Решения протокола совещания, которые были приняты в результате переговоров.

6. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).

7. Также к протоколу может быть оформлено приложение. Там указывают документы, которые прикрепляются к материалам собрания, аудио или видеофайлы. В перечне приложенных документов указывают, сколько страниц они содержат, копия это или оригинал, их полное наименование.

Как вести протокол совещания: правила и нюансы

1. Правила проведения совещания следующие:

  • Сотруднику, ответственному за оформление протокола, предоставляется полный список всех участников собрания.
  • Выступающие заранее готовят доклады по тем вопросам, которыми они непосредственно занимаются в ходе своей профессиональной деятельности.
  • Проводящему совещание выдаются копии докладов или тем, принятых к обсуждению, с целью ускорения процесса заполнения протокола.
  • Секретарь собрания регистрирует всех участников. Для удобства можно использовать систему записи при входе в конференц-зал: так повышается качество фиксации и ускоряется процесс переписи сотрудников.

Когда в собрании участвует большое количество человек, регистрацию могут проводить сразу несколько работников. Заполнять протокол также допустимо совместно.

До начала собрания утверждается регламент проведения совещания и вывешивается на видном месте, чтобы все могли с ним ознакомиться.

2. Нюансы заполнения протокола совещания

Заполняя форму протокола совещания, важно учитывать следующее:

  • В данном документе не фиксируют прямую речь выступающих.
  • Стиль изложения должен быть деловым, без эмоциональной окраски и личных комментариев.
  • Предложения сотрудников необходимо записывать обезличенно, в общем смысле.
  • Указывать нужно только те решения, которые были одобрены руководством.

Если директор организации захочет получить пояснения по определенному предложению, он сможет уточнить их непосредственно у сотрудника, а не в протоколе совещания.

Дословно приводить чьи-то высказывания также не нужно. Достаточно передать суть выступления сотрудника.

В результате, заполненный протокол должен содержать следующую информацию:

  • Основные темы совещания.
  • Вопросы, вынесенные на обсуждение.
  • Принятые решения по проблемам.

Отметим, что всё же бывают случаи, когда фиксировать доклады и предложения важно довольно подробно. Обычно это обговаривается заранее, если информация касается особенно важных вопросов, обсуждаемых на заседании.

Петр Осипов о развитии | Бизнес Молодость | 5 ПРИЧИН твоего низкого результата и 5 решений!

Пример оформления протокола совещания

Чтобы лучше понять, как составить протокол совещания, рассмотрим примеры и нюансы.

1. Содержание протокола

  • Наименование, дата и номер протокола

    Наименование протокола должно содержать название органа, проводящего собрание. Например, «Протокол заседания высшей аттестационной комиссии», «Протокол совещания экспертной комиссии» и т.д.

    Дата протокола должна совпадать с датой проведения мероприятия, даже если сам документ оформлялся после или шаблон был сделан заранее. Если собрание длилось на протяжении нескольких дней, то в протоколе необходимо указать даты его начала и окончания.

    Например: 12-15.01.2020.

    Номер протокола – порядковый номер документа в пределах текущего календарного года или срока действия органа управления.

    В тексте данного документа указывают следующую информацию:

    Читайте нашу статью «Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы».

  • Преамбула

    В данной части помимо названия протокола указываются председателя и секретаря собрания. Далее с нового абзаца прописывают подзаголовок «Присутствовали» и перечисляют фамилии и инициалы приглашенных сотрудников по алфавиту, а также их должности.

    Если собрание подразумевает участие в нем представителей других организаций и учреждений, то с новой строки указывают подзаголовок «Приглашенные» и перечисляют их, дополнительно уточнив место работы сторонних лиц.

    Также в преамбуле прописывают основную повестку дня.

    Это перечень вопросов, которые выносятся на обсуждение трудового коллектива. Помимо тематики здесь указывают фамилии и инициалы докладчиков. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и формулируются с использованием предлогов «О» или «Об». Например, «Об утверждении учебных планов на 2020-2021 учебный год», «Об утверждении номенклатуры дел» и т. д.

    У выступавших сотрудников помимо имен уточняют и должности.

  • Основная часть протокола

    Согласно перечню вопросов преамбулы протокола оформляется его основная часть. Она включает в себя столько разделов, сколько вопросов выносится на повестку дня.

    Другими словами, если вводная часть документа оформляется по единому образцу, то основная может иметь разное содержание в зависимости от того, обсуждению каких вопросов посвящено совещание.

    Протокол может быть кратким ( оформляется тогда, когда в акте указаны только основные вопросы, данные докладчиков и принятые по проблемам решения). Чаще всего такой тип документа заполняют на оперативных совещаниях.

    Другой тип протокола — полный. Помимо всех данных, указываемых в кратком протоколе, в нем уточняют содержание докладов выступавших сотрудников, вопросы по докладам, высказывания, замечания и мнения других участников переговоров. Такой протокол позволяет дать полную картину совещания.

    Независимо от типа документа, в основной его части выделяют столько же разделов, сколько вопросов перечислено в преамбуле.

    В каждом разделе выделяют подразделы: «Слушали», «Выступили» и «Постановили», которые начинают с красной строки и печатают заглавными буквами. Оформление очень важно, так как позволяет сделать документ структурным и более читабельным, а каждый вопрос и решение по нему выделенным.

    В разделе «Слушали» записывают данные выступающих и тексты докладов. При этом после фамилии и инициалов в именительном падеже ставят среднее тире, а затем уже кратко излагают содержание выступления. Оно записывается от третьего лица. Если текст доклада оформлен отдельным документом, допускается после имени докладчика указать, что запись выступления прилагается к протоколу.

    Тогда в приложении также указывают этот документ.

    В разделе «Выступили» указывают фамилию и инициалы сотрудников, задающих вопросы по докладам, если таковые были зафиксированы. После среднего тире указывается содержание самого вопроса.

    В разделе «Постановили» записывают решение, которое было принято по каждому обсуждаемому вопросу, при этом оно печатается в полном объеме.

    Оформление протокола необходимо делать с применением полуторного межстрочного интервала.

    Заполнением данного документа занимается ответственный секретарь. Он подписывает протокол и в течение трех дней после завершения совещания передает его на подпись председателю.

    Подписи должны быть отделены от текста тремя полуторными интервалами. При этом должность печатают от левого края, а последняя буква фамилии сотрудника, подписывающего протокол, должна быть ограничена правым полем документа.

    Регистрируется протокол совещания в день сбора подписей.

2. Выписка из протокола

Выписка из протокола — это копия его части. Ее готовят в тех случаях, когда необходимо уточнить информацию по какому-либо конкретному вопросу, поднимаемому на совещании. В выписке указывают вводную часть протокола, вопрос, по которому он оформляется, и решение, принятое коллективом. Выписку готовит и подписывает только секретарь. Также на документе он ставит надпись «Верно», что подтверждает достоверность указанной в нем информации. Заверяется протокол от руки, при этом указывается должность, фамилия и инициалы, дата выписки, а также подпись заверяющего.

Иногда выписки из протоколов используют, чтобы довести до сведения персонала решения, принятые по тем или иным вопросам деятельности организации. Для этого секретарь в течение двух дней после совещания готовит выписки и рассылает их по соответствующим структурным подразделениям предприятия с целью осведомления ответственных исполнителей. Такие выписки также подписываются секретарем.

Если выписки направляются сторонним организациям, то помимо подписи на них ставят фирменную печать.

Подлинники протоколов секретарь подшивает в дела. Они сортируются в зависимости от типа совещаний. Например, выделяют «Протоколы общих собраний трудового коллектива», «Протоколы совещания собрания акционеров», «Протоколы заседания экспертной комиссии» и другие. Данные документы располагаются в хронологическом порядке в рамках одного календарного года.

Что представляет собой протокол оперативного совещания

Такие собрания имеют следующие особенности:

  • Проводятся с определенной периодичностью, например, раз в месяц.
  • Состав участников строго регламентирован.
  • Темы и вопросы, обсуждаемые на нем, однотипны.
  • Длительность небольшая.

Протокол оперативного совещания готовится по тому же плану, что был рассмотрен выше. Секретарь имеет возможность заранее подготовить шаблон документа, так как вопросы для обсуждения даны изначально. Благодаря этому сам протокол оформляется уже в ходе проведения мероприятия и сразу подается на подпись руководству.

Полезные рекомендации, как сэкономить время при ведении совещания

Исследования показывают, что руководители предприятий тратят на организацию и проведение совещаний от 10 до 50 % своего рабочего времени. Для того чтобы сократить этот показатель, необходимо придерживаться следующих правил:

1. На совещание необходимо выносить только те вопросы, которые требуют коллегиального рассмотрения и не могут быть решены в рабочем порядке.

2. Важно ограничивать круг сотрудников, приглашенных на собрания. Если мероприятие, в котором принимают участие 10 человек, идет около часа, то увеличение числа работников вдвое приведет к прямо пропорциональному увеличению длительности совещания.

3. Информацию, необходимую для проведения переговоров, следует готовить заранее. Отчеты, раздаточный материал, графики, таблицы, сводки, аудио и видеофайлы, презентации должны составлять конкретные специалисты. Их наличие и готовность необходимо проверять секретарю.

За несколько дней до совещания следует:

  • составить перечень материалов, необходимых для обсуждения тех или иных вопросов, путем проведения опроса запланированных докладчиков;
  • собрать все материалы в электронном виде;
  • на бумажных носителях собрать тексты докладов или краткие тезисы по ним.

4. По каждому вопросу, выносимому на обсуждение, должен быть назначен один ответственный сотрудник.

5. На совещаниях не следует устраивать разборки по поиску виновных лиц. Основная цель — найти решение вопроса или проблемы, а не разоблачить чью-то ошибку.

Выводы о ведении протокола совещания

Подведем итоги относительно оформления и хранения протоколов совещания:

  1. Форму данного документа утверждает руководство организации или его структурного подразделения.
  2. Протокол заполняется прямо во время совещания. Для этого назначается ответственный сотрудник, чаще всего это делопроизводитель, которые исполняет обязанность секретаря заседания.
  3. Как написать протокол совещания? Чтобы данные в нем были максимально корректными, допускается фиксирование событий совещания с помощью специальных устройств. Аудио или видеозаписи прикладываются к протоколу. Стенограммы выступлений используются для того, чтобы точно отображать содержание докладов, вопросы и решения, принятые по ним.
  4. Обычно протокол составляется в одном экземпляре. Большее количество оригиналов данного документа может понадобиться в том случае, если в заседании принимают участие представители сторонних организаций, например, на этапе ведения переговоров о сотрудничестве.
  5. Копии документа можно составлять в неограниченном количестве. Их используют, например, для того, чтобы довести принятые на собрании решения до всех структурных подразделений предприятия. В таком случае каждая копия оформляется личной подписью и печатью руководителя.

Для более достоверного отображения информации используют аудио и видеоматериалы, которые позволяют точно воспроизвести содержание докладов выступающих, вопросы и решения по каждой проблеме, обсуждаемой на совещании.

Руководство компании должно придерживаться следующих правил, чтобы сделать собрания трудового коллектива более эффективными:

  • Тему совещания нужно определить заранее. Также важно понимать, какие итоги вы хотите получить от данных переговоров.
  • Повестка дня также должна быть разработана заблаговременно. Важно правильно составить перечень вопросов, переходя от простых к более сложным.
  • До совещания всех участников необходимо ознакомить с повесткой дня.
  • Важно заранее определить круг лиц, присутствие которых на собрании желательно, и своевременно оповестить их об этом. Если кто-то не может посетить собрание, необходимо подготовить для него копию протокола.
  • Заранее необходимо определить, где будет проходить заседание. Продуктивность и эффективность переговоров во многом зависит от деловой обстановки.

В результате протокол совещания оформляют в одном экземпляре, а при необходимости делают нужное количество копий.

Данный документ подписывается секретарем, руководителем и членами заседания.

Составляют протокол на белом листе бумаги формата А4 либо на фирменном бланке организации. Законодательно данный вопрос никак не регламентируется, поэтому каждая фирма может решать самостоятельно, как именно оформлять протокол — от руки или в печатном виде. Необязательно заверять документ печатью предприятия, так как с 2016 года юридические лица могут не использовать штампы для внутренней документации.

Когда протокол совещания заполнен, оформлен соответствующими подписями и печатями, его помещают на хранение с другими документами, фиксирующими собрания в организации. По прошествии определенного срока эти документы отправляются на хранение в архив, где они должны находиться не менее трех лет (согласно законодательству) или более длительный срок, если это регламентировано внутренними распоряжениями фирмы. Далее архивированные протоколы уничтожаются в порядке, установленном законодательством РФ.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

Итак, в любой организации с определенной периодичностью проводятся совещания трудовых коллективов. Они необходимы для решения как текущих, так и стратегических задач фирмы, обсуждения острых вопросов, путей развития и антикризисного управления. Не все собрания оформляются протоколами, это допустимо. Руководство организации может самостоятельно решать, какие мероприятия необходимо оформлять документально, а какие можно проводить без протокола.

ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ ЖИТЬ ПО-ДРУГОМУ! | Разбор с Петром Осиповым. Бизнес Молодость

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

Общие правила оформления протокола

Наш словарик

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения.

Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания;
  • дата заседания;
  • регистрационный номер протокола;
  • место проведения совещания;
  • подписи.

Датой протокола является дата события.

Проблемы и решения

Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

■ Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

■ Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

■ Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

Текст краткого протокола

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О плане командировок на 2012 г.

Финансовый директор Молчанов С.А.

Обратите внимание

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемого вопроса. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное» или «Разные вопросы».

Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. Каждый из них строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О.

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.

В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)» кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить…», «Предусмотреть…», «Проинформировать…». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса по повестке дня, например:

РЕШИЛИ:

1.1. Подготовить план-график работ …

Ответственный исполнитель – Фамилия И.О.

Срок исполнения – 20.12.2011

1.2. Проинформировать директоров филиалов о…

Ответственный исполнитель – Фамилия И.О.

Срок исполнения – 15.12.2011

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», а также воздержавшихся.

От теории к практике

Представим, что после расшифровки записи, сделанной от руки или на диктофон, мы получили текст, на основании которого нам необходимо составить краткий протокол:

Вопрос повестки дня: 2. О ходе реконструкции склада готовой продукции № 2

Текст выступления:

Васильев П.Р. По плану реконструкции мы должны были в конце месяца 25-го числа начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. ЗАО «Профиль» – наш поставщик стеллажного оборудования – нарушает сроки. 20-го мы должны были получить первую партию, через 10 дней – вторую. У нас – поставка двумя равными партиями, так в договоре. Мы оплатили полностью, то есть 100%-ная предоплата, потому что в прошлый раз, когда мы переоборудовали первый склад, у нас не было с ними проблем. Сегодня – 28-е, а мы еще не получили. Факсы им направляли, звонили, вчера они ответили, что первую партию отгрузили, но она будет два-три дня идти, то есть у нас задержка из-за поставщика. Думаю, надо им официально претензию выставлять о нарушении сроков поставки.

Для того чтобы сделать протокольную запись, необходимо выделить самую важную информацию. Чтобы это сделать, попробуем поставить ряд вопросов и получить на них ответы. Из приведенного текста мы можем получить ответы на следующие вопросы:

Кто?

1) Мы (у нас проблемы с соблюдением сроков реконструкции склада)

2) ЗАО «Профиль»

Что делает?

(Мы) направляли факсы, звонили, предлагаем направить претензию о нарушении сроков поставки.

(ЗАО «Профиль») нарушает сроки отгрузки стеллажного оборудования

Где?

Нет информации

Когда?

25-го числа (мы) должны были начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов.

20-го (мы) должны были получить первую партию, через 10 дней – вторую.

28-го оборудования еще нет, поступит не ранее 30–31-го числа

Как?

Нет информации

Мы видим, что в тексте содержится информация, которая не отражена в ответах: организация полностью оплатила товар, причем была произведена 100%-ная предоплата, так как имеется положительный опыт сотрудничества с ЗАО «Профиль». Имеет ли данная информация значение для той ситуации, которая является предметом рассмотрения? Очевидно, что нет, следовательно, эту и в протокол включать ее не нужно. Таким образом, основываясь на ответах на вопросы, которые мы получили, можно составить краткий протокол выступления:

2. СЛУШАЛИ:

Васильев П.Р.

Отгрузка первой партии стеллажного оборудования была произведена поставщиком ЗАО «Профиль» с нарушением срока, в результате чего не соблюдены сроки проведения работ по реконструкции склада № 2. Первая партия оборудования должна была поступить 20 декабря, вторая – через 10 дней. Установка стеллажей и монтаж подъемных механизмов должны были начаться 25 декабря. По информации поставщика, первая партия оборудования поступит не ранее 30–31 декабря. Предложил направить претензию о нарушении сроков поставки.

Обратите внимание

Если в выступлении использовались выражения «20-го числа», «25-го числа» и т.п., в протоколе нужно указать конкретный месяц, например: «20 декабря», «25 декабря» и др.

Предположим, что на совещании в ходе обсуждения сложившейся ситуации предложение о направлении претензии не было поддержано. Было решено направить поставщику письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки, установленных договором. Решение в этом случае должно быть зафиксировано в протоколе следующим образом:

РЕШИЛИ:

Подготовить и направить в адрес ЗАО «Профиль» письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки стеллажного оборудования.

Ответственный исполнитель – Васильев П.Р.

Срок исполнения – (дата).

Рассмотрим еще один пример.

Вопрос повестки дня: 5. О проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности филиала общества в городе Перми

Текст выступления:

Медведев В.В. В течение этого года финансовый отдел и наша бухгалтерия неоднократно сталкивались с тем, что филиал в г. Перми представлял нам отчетность с ошибками. Дважды они сами обнаруживали эти ошибки, сообщали нам об этом и потом досылали исправленные отчеты. Дважды наша бухгалтерия обнаруживала ошибки в подсчетах, а также в том, что расходы филиала были проведены не по тем статьям, по которым это нужно было сделать. Если бы эти ошибки вовремя не были исправлены, это могло бы привести к проблемам с уплатой налогов. Также наши специалисты обратили внимание на то, что постоянно нарушаются сроки представления отчетов по представительским расходам. Главный бухгалтер филиала дважды был у нас в командировке, мы разбирались с допущенными филиалом ошибками, но ситуация почти не изменилась. Руководитель административно-хозяйственной службы Полозов Р.А. также жаловался на то, что в Перми имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Дело в том, что первоначально отчеты по транспортным расходам представляются ему, а затем уже сводный отчет по всем филиалам он представляет в бухгалтерию. Учитывая все это, считаю, что нужно организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, чтобы в дальнейшем не иметь проблем.

Руководитель: Кого, вы считаете, нужно включить в комиссию и сколько потребуется времени для проведения выездной проверки?

Медведев В.В. Считаю, нужно три человека: одного на бухгалтерию, другого – в финансовый отдел, третьего – в административно-хозяйственную службу и отдел МТО. Предварительно мы обсуждали с руководителями отделов, кто бы мог поехать, поэтому предлагаю трех человек: зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б. Проверку можно провести в течение 3–5 дней.

Проанализируем текст основного выступления по прежней схеме:

Кто?

1) Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании

2) Филиал в г. Перми

Что делает (делал)?

1) (Филиал в городе Перми) представляет отчетность с ошибками, проводит расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, нарушает сроки представления отчетов по представительским расходам.

2) (Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании) анализировали допущенные ошибки с главным бухгалтером филиала.

3) (Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании) предлагают организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, направив трех работников организации

Где?

В Перми

Когда?

В течение этого года

Как?

Положительных результатов нет

И в этом случае мы видим, что в тексте осталась информация второго плана. Прежде всего, это упоминание о руководителе административно-хозяйственной службы Полозове Р.А., который также жаловался на то, что в филиале имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Эту информацию мы относим к второстепенной по той причине, что отчеты по транспортным расходам только первоначально представлялись руководителю административно-хозяйственной службы для подготовки сводного отчета. Поскольку в настоящее время порядок представления отчетов о транспортных расходах иной, эта информация для оценки сегодняшней ситуации большого значения не имеет.

К второстепенной информации следует отнести и упоминание о том, что дважды ошибки обнаруживал сам филиал, а дважды – бухгалтерия головной организации. Можно просто сказать, что ошибки обнаруживались неоднократно.

В кратких протоколах не отражаются вопросы, заданные докладчику. Однако если в ответе на вопрос имеется существенная информация, она заносится в протокольную запись выступления. В приведенном выше примере это информация о том, кого предлагается включить в состав комиссии.

Опираясь на полученные ответы, мы можем составить протокольную запись выступления:

СЛУШАЛИ:

Медведев В.В.

В течение этого года филиал в г. Перми неоднократно представлял отчетность с ошибками, проводил расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, а отчеты по представительским расходам представлял с нарушением сроков. Несмотря на анализ ошибок с главным бухгалтером филиала, ситуация не изменилась. Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б.

Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом:

РЕШИЛИ:

Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г. Перми.

Ответственный исполнитель – Медведев В.В.

Срок исполнения – (дата)

Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 1

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). 2

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). 3

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). 1

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания. 2

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

1Краткий словарь видов и разновидностей документов /Главархив, М., 1974.

2 Кудряева В.А. Организация работы с документами. М.,2002. С.124.

3 Там же. С.126.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. 3

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол совещания …).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка — «Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, — в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.1 Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

1Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти. М., 1995. С.40.

2Там же С.40

3Кудряева В.А. Организация работы с документами. М., 2002. С.146.

1Кудряева В.А. Организация работы с документами. М., 2002. С.149.

2Гавлин М.Л. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003. С.48.

При этом слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек) печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. 2

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Слова «Повестка дня» располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается». 2

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. 3

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. 4

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. 1

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. 2

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. 3

Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

1Кудряева В.А. Организация работы с документами. М., 2002. С.214.

2Там же. С.214.

3Там же. С. 215.

4Там же С. 215.

1Гавлин М.Л. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003. С.158.

2Там же. С. 158.

3Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти. М., 1995. С.64.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. 1 Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. 2

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 3

Пример оформления краткого протокола приводится в приложении 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.(в данной работе см. Приложение №1). Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. 4

1Типовая инструкция по делопроизводству. М., 2006. п.2.7.3.4.

2Там же. п.2.7.3.4.

3Там же п.2.7.3.4.

4Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти. М., 1995. С.15-18.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.1 Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 2

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа — «ПРОТОКОЛ» — или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ). 3

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. 4

В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола .

Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.

1Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2003. С.167.

2Типовая инструкция по делопроизводству. М., 2006. п.2.7.3.5.

3Там же. п. 2.7.3.6.

4Там же. п. 2.7.3.6.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

admin

Добавить комментарий