Обработка персональных данных, образец

Обработка персональных данных, образец

Образец заполнения формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных

Содержание

Образец заполнения формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных

Уведомление оформляется на бланке органа, осуществляющего обработку персональных данных.

Уведомлению присваивается номер и указывается дата составления.

Подаваемый документ (оригинал) обязательно подписывается уполномоченным лицом (руководителем)

Руководителю Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Иркутской области

С.Е. Костылову

ул. Халтурина, д. 7, а/я 169
г. Иркутск, 664011

Уведомление об обработке

(о намерении осуществлять обработку) персональных данных

1. Тип оператора:

2. Цель обработки персональных данных:

Необходимо указать как цели, указанные в учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении) оператора, так и цели фактически осуществляемой оператором деятельности.

Например:

  • «осуществление трудовых взаимоотношений с работниками…»,
  • «осуществление видов деятельности в соответствии с Уставом…»,
  • «осуществление полномочий органа власти по ….»,
  • «выполнение государственных функций по ….»,
  • «оказание государственных (муниципальных) услуг по …»,
  • «оказание (предоставление) услуг по ….»,
  • «выполнение работ по ….»,
  • оказание услуг в сфере образования/здравоохранения/торговли и др. (т. е. цели, указанные в учредительных документах и цели фактически осуществляемой деятельности),
  • ведение кадровой работы и бухгалтерского учета,
  • заключение договорных отношений с физическими лицами на оказание услуг и (или) выполнение работ.

Соответствующие виды деятельности отражаются в общероссийских классификаторах услуг, видов деятельности (ОКВЭД), в правоустанавливающих документах юридического лица и т.д.

3. Категории персональных данных:

  • непосредственно персональные данные: фамилия, имя, отчество; год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, паспортные данные, данные трудовой книжки, данные военного билета, сведения о пенсионном страховании, ИНН (другие категории персональных данных, подлежащих обработке).
  • специальные категории персональных данных: состояние здоровья, национальная принадлежность, расовая принадлежность, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояние интимной жизни.
  • биометрические персональные данные (сведения, которые характеризируют физиологические особенности человека и на основании которых можно установить его личность).

Другие категории персональных данных, такие как: паспортные данные, ИНН, данные СНИЛС, сведения о воинском учете, номер телефона и другие, не присутствующие в указанном списке, необходимо дописать текстом.

Обращаем Ваше внимание на то, что в данном пункте необходимо только перечислить категории персональных данных, фактически обрабатываемые Оператором, без указания персональных данных физических лиц.

4. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются:

Работники, состоящие в договорных отношениях с ООО «Первый»/ИП Иванова И.И., члены семьи работника, родственники, кандидаты, физические лица, получающие услуги от ООО «Первый»/ИП Иванова И.И., а также физические лица, состоящие в гражданско-правовых и иных договорных отношениях с ООО «Первый»/ИП Иванова И.И, физические лица (заказчики; пассажиры; налогоплательщики; учащиеся, их родители; государственные гражданские служащие; обслуживающий персонал); физические лица, обратившиеся в организацию по страхованию имущества; пенсионеры, физические лица находящихся на обслуживании банка (клиенты); законные представители физических и юридических лиц; больные, состоящие на диспансерном учёте по соответствующим диагнозам, медицинский персонал; граждане, имеющие право на меры социальной поддержки, пособия, доплаты к пенсии, ежемесячные денежные выплаты, компенсации и иные выплаты; законные представители физических и юридических лиц.

Необходимо указать категории субъектов (физических лиц) и виды отношений с субъектами (физическими лицами), персональные данные которых обрабатываются. Обращаем Ваше внимание, что категории субъектов (физических лиц) должны соответствовать целям обработки персональных данных, указанным в п. 2 настоящего Образца.

5. Правовое основание:

6. Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных:

  • Перечень действий с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. Из этого перечня необходимо выбрать только те действия, которые оператор непосредственно совершает с персональными данными.
  • Способ обработки персональных данных: смешанный/автоматизированный/неавтоматизированный(указать что-либо одно).

Необходимо указать один из способов обработки персональных данных:

  • неавтоматизированная обработка персональных данных;
  • исключительно автоматизированная обработка персональных данных (обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники);
  • смешанная обработка персональных данных (и автоматизированный, и неавтоматизированный способы одновременно).

При обработке персональных данных информация: передается/не передается (указать что-либо одно)по внутренней сети юридического лица (информация доступна лишь для строго определенных сотрудников юридического лица), информация передается/не передается (указать что-либо одно)с использованием сети общего пользования Интернет.

7. Для обеспечения безопасности персональных данных применяются следующие меры (описание мер, предусмотренных ст. 18.1 и 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»):

— Разработано и утверждено Положение об обработке персональных данных в ООО «Первый». Приказом № 1 от 01.01.01 назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных. Опубликован и размещен на стенде организации документ, определяющий политику в отношении обработки персональных данных. Разработаны локальные акты по вопросам обработки персональных данных. Осуществляется внутренний контроль соответствия обработки персональных данных Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных. Работники, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, ознакомлены с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику организации в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных. Разработана модель угроз безопасности в информационной системе. Обеспечивается учет машинных носителей персональных данных. Обеспечивается восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним. Разработаны правила доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечивается регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных.

— Средства обеспечения безопасности: обмен персональными данными при их обработке в информационных системах осуществляется по каналам связи, защита которых обеспечивается путем применения электронной подписи, используются антивирусные средства защиты информации(наименование, версия, № лицензионного соглашения), межсетевое экранирование, присвоение персональных паролей для каждого рабочего места (конкретного работника), наличие средств восстановления системы защиты персональных данных. Установлены сейфы для хранения личных дел работников и персональных данных физических лиц, запирающиеся металлические шкафы, установлена пожарная сигнализация, видеонаблюдение, круглосуточный охранный пост (обращаем Ваше внимание на то, что применяемые Оператором меры по обеспечению безопасности персональных данных должны соответствовать используемому Оператором способу обработки персональных данных, указанному в п. 6 настоящего Образца.)

— Сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств:

не используется/ используется «КриптоПро CSP 2.0», ООО «Крипто-Про», регистрационный номер № 0000001 (в случае использования оператором, осуществляющим обработку персональных данных, шифровальных (криптографических) средств указываются следующие сведения:

а) наименование, регистрационные номера и производителей используемых криптографических средств;

б) уровень криптографической защиты персональных данных;

в) уровень специальной защиты от утечки по каналам побочных излучений и наводок;

г) уровень защиты от несанкционированного доступа. Предоставление данной информации осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по обеспечению с помощью крипто средств безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации, утвержденных руководством 8 Центра Федеральной службы безопасности Российской Федерации 21 февраля 2008 г. № 149/5-144).

7.1. Фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты:

Иванов Иван Иванович (не допускается написание инициалов ответственного лица, фамилия, имя и отчество (при наличии) должны быть указаны в полном объеме)

Общество с ограниченной ответственностью «Второй» (указывается сторонняя организация, являющаяся ответственной за организацию обработки персональных данных у Оператора, сам Оператор не может быть указан)

664000, г. Иркутск, а/я 000, тел. 00-00-00, iii@mail.ru (указываются рабочие контактные данные).

НЕОБХОДИМО УКАЗАТЬ ЛИБО НАИМЕНОВАНИЕ И КОНТАКТНЫЕ ДАННЫЕ ИНОГО ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА, ЛИБО ФАМИЛИЮ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО ВАШЕГО СОТРУДНИКА, ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ОРГАНИЗАЦИЮ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, А ТАКЖЕ КОНТАКТНЫЕ ДАННЫЕ.

8. Дата начала обработки персональных данных:

16 октября 1998 года (дата постановки на учет в налоговом органе).

9. Срок или условие прекращения обработки персональных данных:

Прекращение деятельности ООО «Первый», ликвидация ООО «Первый», реорганизация ООО «Первый», истечение срока хранения предусмотренного законом, договором или согласием субъекта пдн на обработку его пдн, отзыв субъектом пдн (или его представителя) согласия на обработку его пдн с учетом достижения условий, предусмотренных ст. 21 ФЗ «О персональных данных».

10. Трансграничная передача персональных данных:

Не осуществляется/осуществляется в США (указать что-либо одно, в случае трансграничной передачи указывается перечень иностранных государств, на территорию которых осуществляется трансграничная передача персональных данных).

10.1 Сведения о месте нахождения базы данных, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации: Россия, 664000, Иркутская обл., г. Иркутск, ул. Первая, д. 1, оф. 1, собственный ЦОД, Наименование ИС: «1С:Зарплата и Кадры» (указываются: страна (страны) размещения базы данных, конкретный адрес (адреса) местонахождения базы данных, собственный ЦОД (да/нет), наименование информационной системы (базы данных).

11. Сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации:

Необходимо указать сведения о мерах принятых юридическим лицом, в целях исполнения требований установленных Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» и Постановлением Правительства РФ от 01 ноября 2012 г. N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»».

Определены места хранения персональных данных (материальных носителей). Определен перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных и имеющих к ним доступ. Обеспечено раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях. Обеспечен учет материальных носителей. Средства защиты информации, предназначенные для обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах, учтены в соответствующих журналах. Исключена возможность неконтролируемого проникновения или пребывания посторонних лиц в помещения, где ведется работа с персональными данными. Обеспечена сохранность носителей персональных данных и средств защиты информации. Лица, осуществляющие обработку ПДн без использования средств автоматизации проинформированы о факте обработки ими персональных данных, а так же об особенностях и правилах осуществления такой обработки.

12. Территория обработки:

ООО «Первый» осуществляет свою деятельность на территории Иркутской области.

Указанное уведомление должно быть направлено в письменной форме и подписано уполномоченным лицом.

Уполномоченным лицом является:

  • должностное лицо, имеющий право на основании устава действовать от имени юридического лица без доверенности (генеральный директор, директор, президент, управляющий);
  • руководитель, начальник, действующие на основании положения;
  • представитель юридического лица, действующий на основании доверенности, в которой содержится соответствующее полномочие. В этом случае к уведомлению необходимо приложить документ, подтверждающий полномочия лица на подписание документов.

Обращаем ваше внимание, что Вы можете заполнить электронную форму Уведомления об обработке (намерении осуществлять обработку) персональных данных на Портале персональных данных уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных (https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/).

Время публикации: 09.02.2011 10:21
Последнее изменение: 27.12.2017 15:16

Как составить согласие на обработку персональных данных, смотрите в нашем видео:

Для чего нужно письменное согласие работника на обработку его данных

Получение письменного согласия человека на обработку его персональных данных становится необходимо юридическому или физлицу, которое получает доступ к этим данным. Основные вопросы, связанные с персональными сведениями о человеке, регулируются законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. В их число входит:

  • определение круга сведений, являющихся персональными;
  • установление условий обработки, хранения и уничтожения данных их получателем;
  • описание ситуаций, как требующих, так и не требующих согласия лица на обработку сведений о нем;
  • перечисление прав носителя персональных данных на ознакомление с результатами их обработки;
  • определение ответственности лиц, разгласивших персональную информацию.

Наиболее частым случаем получения и обработки персональной информации о человеке является сбор и анализ работодателем сведений о своем работнике (уже работающем или вновь принимаемом на работу).

Помимо общедоступных сведений, к которым закон № 152-ФЗ относит данные о Ф. И. О., принадлежности к определенному полу, дате рождения, работодателю оказывается нужна и иная информация, содержащаяся в документах, предъявляемых при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ):

  • в удостоверении личности (паспорте);
  • трудовой книжке;
  • свидетельстве ПФР;
  • документах об обучении;
  • документах воинского учета;
  • дополнительных справках (в частности, об отсутствии судимости) или документах, наличие которых является условием приема на определенную работу.

Сбор и обработка таких данных требуют от работодателя получения предварительного письменного согласия работника на эти действия (п. 1 ст. 9 закона № 152-ФЗ). Согласие является добровольным и может быть отозвано работником.

Требования к хранению и защите персональных данных подробно изложены в Путеводителе по персональным данным работников системы КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ.

О том, что еще понадобится сделать при заключении трудового договора, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».

Об ответственности за разглашение персональных данных читайте .

Что входит в содержание заявления о согласии

Перечень основных моментов, которые должны быть отражены в документе, закрепляющем согласие на обработку персональных данных, содержится в п. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ. Это:

  • информация о лице, разрешающем обработку данных (Ф. И. О., данные паспорта), или его представителе (для него дополнительно понадобится документ, удостоверяющий его полномочия);
  • данные о получателе персональной информации (наименование или Ф. И. О., адрес);
  • определение цели, с которой предоставляются данные;
  • перечень сведений, которые подлежат обработке;
  • способы обработки данных, в т. ч. указание на иное лицо, которое будет выполнять обработку, если есть намерение привлечь его к этому;
  • срок действия согласия или способ его отзыва;
  • собственноручная подпись лица, дающего разрешение.

ВНИМАНИЕ! В заявлении о согласии на обработку персональных данных желательно указывать 1 цель, для которой собираются сведения. Сейчас нет прямого запрета включать в одно согласие несколько целей обработки персональных данных. Вместе с тем есть риск, что Роскомнадзор и затем суд сочтут это нарушением (постановление 9 арбитражного апелляционного суда от 16.08.2016 №09АП-30182/2016-АК). Но Минкомсвязь подготовил проект, согласно которому, в одно заявление можно будет включать несколько целей.

Об основных принципах оформления документа, удостоверяющего полномочия представителя, читайте в статье «Доверенность на получение заработной платы — образец».

Документ о согласии 2020 года: форма и образец

Бланк согласия на обработку персональных данных не имеет законодательно утвержденной формы. При его оформлении нужно только соблюсти обязательность включения в него сведений, предусмотренных п. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ. Каждый получатель персональной информации может разработать форму согласия самостоятельно, отразив в ней необходимый ему перечень сведений и особенности их обработки.

С 1 из образцов согласия на обработку персональных данных можно ознакомиться на нашем сайте.

Скачать образец согласия на обработку персональных данных

Альтернативный вариант согласия работника на обработку персональных данных разработан экспертами К+. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.

Итоги

Согласно действующему законодательству обработка большей части персональных данных о человеке должна осуществляться с его письменного согласия. Определенной формы у документа, содержащего такое согласие, не имеется, однако установлен перечень обязательной информации, которая должна быть включена в него. Итоговый перечень необходимых персональных данных разрабатывает получатель этих сведений.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Типичные ошибки при заполнении уведомления

Проблемные вопросы и часто допускаемые ошибки

при заполнении уведомлений (информационных писем).

Дополнительные разъяснения для практического применения

Чтобы не пропустить поля, обязательные для заполнения, заполняйте уведомление (информационное письмо) с помощью портала персональных данных.

Предварительно рекомендуем ознакомиться с примерами для заполнения уведомления – Как заполнить уведомление.

Разница между уведомлением и информационным письмом заключается в том, что в информационном письме обязательными для заполнения являются поля:

— «Наименование оператора»,

— «Сокращенное наименование оператора»,

— «Адрес оператора» (адрес местонахождения и почтовый адрес),

— «ИНН»,

— «ОРГН».

Далее заполняются лишь те поля, в содержание которых вносятся изменения. При этом поля необходимо заполнять ПОЛНОСТЬЮ, то есть информация не ДОБАВЛЯЕТСЯ в поле, а содержание поля в реестре ЗАМЕНЯЕТСЯ на новое.

Ошибка 1. Документ оформлен не на бланке организации

Правильно: Уведомление должно быть оформлено на бланке оператора или заверено печатью организации (на подписи руководителя или уполномоченного лица). По правилам делопроизводства, документ должен быть зарегистрирован и иметь исходящий номер и дату.

Ошибка 2. В поле «Наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора»

Не указывается или не полно указывается адрес оператора (отсутствует почтовый индекс, муниципальный район (для организаций районов области), улица, номер дома, корпус – если имеются).

Наименования организации в уведомлении не соответствует указанному на бланке и (или) печати, сведениям в ЕГРЮЛ.

Правильно: Почтовый адрес – это адрес, по которому организация (ИП, физическое лицо) зарегистрирована в ЕГРЮЛ (ЕГРИП, адрес по прописке), адрес местонахождения – это адрес, по которому фактически осуществляется деятельность.

Затруднения в заполнении поля «Филиалы»

Имеются в виду отделения, корпуса учреждения, другие территориально обособленные отделы, магазины и иные подразделения, филиалы, имеющие отношение к Оператору и входящие в его состав.

Затруднения в заполнении поля «Правовое основание обработки персональных данных»

Не указываются соответствующие статьи, дата принятия и номер закона или иного нормативно-правового акта, регулирующего осуществляемый вид деятельности и касающегося обработки персональных данных.

Часто операторы указывают только Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон). Закон не дает правовых оснований операторам для обработки персональных данных. Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных.

Правильно: Необходимо указать все отраслевые нормативно-правовые акты, которыми руководствуется Оператор, обрабатывая персональные данные с указанием реквизитов: дата, номер и название.

Устав ООО ____ от ___ №, Положение об ______ от ____ № ____, лицензия на ___ от ____ № _____ и т. д. (см. примеры для заполнения).

Затруднения в заполнении поля «Цель обработки персональных данных»

Необходимо обратиться к уставу организации, а также не забывать, что каждое юридическое лицо в обязательном порядке осуществляет бухгалтерский и кадровый учет, в рамках которого обрабатываются персональные данные работников, а также членов их семьи (в личных делах хранятся копии свидетельств о рождении детей, свидетельств о браке, справки с места учебы ребенка и пр.).

ИП представляют отчеты в налоговые органы, пенсионный фонд и пр., для них может иметь место формулировка «подача отчетности в федеральные органы исполнительной власти».

Другие примеры:

— «осуществление полномочий органа власти по ….»

— «выполнение государственных функций по ….»

— «оказание государственных (муниципальных) услуг по …»

— «оказание (предоставление) услуг по ….»

— «выполнение работ по ….»

— «осуществление … деятельности …»

Ошибка 3. В поле «Категории персональных данных»

Указываются персональные данные конкретных физических лиц – работников, клиентов, абонентов и др.; используются фразы и др.», «и т.п.», «другая информация», «анкетные данные».

Перечень категорий персональных данных должен быть полный и исчерпывающий, сокращения недопустимы.

Информация, относящаяся к физическому лицу, то есть, документы: паспорт, водительские права, удостоверение, свидетельство о рождении, военный билет, документ об образовании и пр., принадлежащие физическому лицу, не могут быть категориями персональных данных. Они являются материальными носителями персональных данных.

Правильно: указывать конкретно, например: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождение, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, расовая принадлежность, национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные убеждения, философские убеждения, состояние здоровья, состояние интимной жизни.

При заполнении поля для начала необходимо перечислить категории персональных данных, заполняемые в форме кадрового учета Т2, затем добавить другие категории, обрабатываемые в организации в рамках иных видов деятельности.

После того, как предложенные системой позиции в поле «Категории персональных данных» закончились (если уведомление или информационное письмо заполняется на портале персональных данных), а категории персональных данных еще остались (например, данные документа, удостоверяющего личность; ИНН; СНИЛС и пр.), необходимо перейти к заполнению поля «Другие категории персональных данных», где эти категории и перечислить (указать).

Ошибка 4. В поле «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются».

Указываются не все категории субъектов персональных данных, применяются фразы «и др.», «и т.п.», «другая информация», упоминаются сторонние юридические лица.

Правильно: Содержание поля «вытекает» из «Цель обработки персональных данных». Необходимо указывать категории физических лиц и виды отношений с ними. Под видами отношений могут пониматься трудовые, гражданско-правовые, договорные отношения, отношения в целях исполнения закона или любого другого нормативно-правового акта, регламентирующего обработку персональных данных согласно сфере деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя). Например: физические лица (заказчики; пассажиры; налогоплательщики; работники образовательного учреждения (колледжа, техникума), учащиеся, их родители; государственные гражданские служащие; обслуживающий персонал); лица, состоящие в трудовых отношениях с учреждением (предприятием); физические лица, обратившиеся в организацию по страхованию имущества; пенсионеры, физические лица находящихся на обслуживании банка (клиенты); законные представители физических и юридических лиц; больные, состоящие на диспансерном учёте по соответствующим диагнозам, медицинский персонал; граждане, имеющие право на меры социальной поддержки, пособия, доплаты к пенсии, ежемесячные денежные выплаты, компенсации и иные выплаты; лица, состоящие трудовых, в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с юридическим лицом, законные представители физических и юридических лиц.

Если есть работники, работающие по договору, то к ним справедлива формулировка «физические лица, состоящие в иных договорных отношениях»

Категория «члены семьи работника» указывается, если например в бухгалтерии хранятся справки с места учебы ребенка, копии свидетельств о рождении, свидетельств о браке; в отделе кадров хранятся анкеты, содержащие информацию о супругах, родителях, детях, иных родственниках работника и другие документы, содержащие персональные данные членов семьи.

Затруднения в заполнении поля «Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных»

Из перечня действий, указанных в требованиях ч. 3 ст. 3 Федерального Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», необходимо выбрать только те действия, которые оператор непосредственно совершает с персональными данными.

У подавляющего большинства операторов это как минимум — сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передача, уничтожение.

Ошибка 5. В поле «Описание мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Федерального закона «О персональных данных»»

Копируется текст, приведенный в примерах для заполнения.

Правильно: проанализировать предложенное в примере, и если применять какие-либо слова, то только те, которые относятся к деятельности Оператора.

Подраздел «средства обеспечения безопасности» — это технические меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке. Содержание подраздела «правовые меры» может быть отнесено как в Поле «Правовое основание обработки персональных данных», так и находиться здесь (либо там, либо тут, дублировать не нужно).

Необходимо указать конкретные организационные и технические меры, в том числе использование шифровальных (криптографических) средств, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий при их обработке.

Если используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), необходимо заполнить раздел «использование шифровальных (криптографических) средств», где обязательно указать наименование, регистрационные номера и производителей используемых криптографических средств (ЭЦП), а также сведения об уровнях защиты (см. Методические рекомендации по обеспечению с помощью криптографических средств безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации, утвержденные руководством 8 Центра Федеральной службы безопасности Российской Федерации 21.02.2008 года № 149/5-144).

Если проведена классификация информационных систем персональных данных, то необходимо в уведомлении так же указать к какому классу они относятся (см. Приказ от 13.02.2008 №55, №86, №20 «Об утверждении Порядка проведения классификации информационных систем персональных данных»)

К техническим мерам можно отнести:

1) определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

2) применение технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;

3) применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;

4) оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

5) учет машинных носителей персональных данных;

6) обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;

7) восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

8) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;

9) контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровнем защищенности информационных систем персональных данных.

Затруднения в заполнении поля «Дата начала обработки персональных данных»

Фактически это дата, которая указана в свидетельстве ИНН.

Ошибка 6. Уведомление подписано неуполномоченным лицом

Уполномоченным лицом является:

— единоличный исполнительный орган, действующий на основании устава (генеральный директор, директор, президент, управляющий);

— руководитель или начальник, действующий на основании положения;

— представитель юридического лица, действующий на основании доверенности, в которой содержится соответствующее полномочие. В этом случае к уведомлению необходимо приложить документ, подтверждающий полномочия лица на подписание документов.

Письмо-согласие о сотрудничестве составляется в тех случаях, когда одна организация дает предварительное «добро» другой компании на формирование долгосрочных партнерских отношений или заключение договора по какой-либо сделке.

Примеры писем-согласий:

Необходимо ли писать письмо-согласие

Сегодня, когда существует огромное количество разнообразных средств коммуникаций, представители некоторых предприятий считают формирование таких писем нецелесообразным. Однако, это ошибочное мнение. Дело в том, что деловой этикет подразумевает при получении письма-предложения о сотрудничестве составление ответа также в письменном виде. Таким образом, компания выражает свое уважительное отношение к потенциальному партнеру, клиенту, заказчику.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-согласия сотрудничать .docСкачать образец письма-согласия сотрудничать .doc

На кого возложить формирование письма-согласия

Обычно подобные письма пишутся в секретариате, по поручению директора организации. Также взять на себя их составление может руководитель какого-либо структурного подразделения или юрист. Но вне зависимости от того, кто именно занят в создании письма-согласия о сотрудничестве, этот человек должен обладать навыками деловой переписки, хорошо владеть правилами русского языка по части лексики, грамматики, орфографии, стилистики и культуры речи. При этом к составлению письма следует относиться щепетильно и крайне внимательно, не нарушая не только своих интересов, но и интересов потенциального контрагента.

На имя кого писать

Письмо следует писать на имя того человека, который подписался под письмом-предложением.

Обратиться к нему нужно по имени-отчеству (если в предложении были указаны инициалы, можно уточнить их расшифровку по телефону или другим доступным коммуникационным каналам).

В каком формате писать

Письмо формируется в произвольном виде, за исключением тех случаев, когда руководством организации разработан шаблон документа, обязательный к применению именно внутри данной конкретной компании. Такой стандартный бланк удобен тем, что сотрудникам не нужно думать над формулировками, достаточно поставить лишь необходимые реквизиты организаций и подписи.

Оформление письма

Письмо можно писать на простом обычном листе бумаге или на бланке с фирменным логотипом и реквизитами. Второй вариант является более предпочтительным, поскольку он придает посланию солидность и значимость. Кроме того, письмо можно написать от руки или напечатать (с обязательной дальнейшей распечаткой). Рукописное послание будет свидетельствовать о более теплом, дружеском отношении отправителя к адресату.

Письмо пишется в одном оригинальном экземпляре, информация о нем обязательно должна быть занесена в отдельный журнал учета исходящей корреспонденции (здесь следует поставить отметку о дате и номере послания).

Кто должен подписать письмо-согласие

Письмо должно быть подписано представителем компании-отправителя. Лучше всего, конечно, если свой автограф в нем поставит директор фирмы (как единственный уполномоченный исполнительный орган предприятия) или лицо, временно, исполняющее его функции.

Однако, в тех случаях, если это невозможно (например, в организациях с большим количеством структурных подразделений и численностью персонала) допускается простановка подписей под исходящей корреспонденцией начальников или специалистов отделов, в которых она формируется (при условии, конечно, что те наделены правом подписи). Печать под письмом ставить не требуется (если только на то не выражает своей воли директор предприятия).

Основные правила составления письма-согласия и образец

Нормы по формированию письма-согласия о сотрудничестве практически ничем не отличаются от правил, касающихся всех прочих корпоративных писем. В частности, при составлении такого послания требуется соблюдать деловой стиль, то есть сдержанную интонацию, вежливое приветствие и обращение, лаконичную, акцентированную суть. Все должно быть по делу, предельно корректно, четко и понятно.

В письме-согласии совершенно недопустима фамильярность и панибратство, а тем более грубость и ненормативная лексика. Следует избегать чрезмерно «нагруженных» длинных фраз, сложной терминологии. Важно, чтобы ответ был не слишком объемным (достаточно, если в нем будет всего несколько строк или предложений), поскольку читать многостраничное послание вряд ли кто-то захочет.

При составлении письма обязательно должны быть указаны наименование компании-отправителя и ее реквизиты, ссылка на письмо-предложение, а также подпись представителя предприятия.

Следует отметить, что, несмотря на официальный стиль послания, данный вид письма не является стопроцентной гарантией того, что договор о сотрудничестве будет заключен, а служит оно не более чем предварительно оформленным согласием на возможность дальнейших деловых отношений или заключения сделки.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить несколькими разными путями.

  1. Наиболее простой и доступный, хоть и затратный по времени: через обычную почту России – здесь нужно выбрать заказное с уведомлением о вручении (такой способ гарантирует то, что послание дойдет до адресата). Также можно отослать письмо через представителя или курьера.
  2. Если по каким-либо причинам эти способы не подходят, то допустимо отправление письма через электронные средства связи (официальную электронную почту), а также факс.
  3. В крайнем случае, можно воспользоваться мессенджером или социальной сетью, но лучше все же предварительно удостовериться в том, что потенциальный партнер приемлет такой путь делового общения.

Письмо-согласие на заключение договора

Письмо, содержащее ответ на предложение о сотрудничестве, называется акцептом. Так обычно именуют положительный ответ, отрицательный иллюстрирует письмо-отказ.

Его главная характерная черта – в том, что оно не пишется само по себе, а всегда является следствием ранее направленного письма-запроса. Отсюда вытекает непременная особенность письма-согласия: наличие в нем ссылки на документ, который стал причиной его написания (номер и дата оферты, письма-запроса).

ВАЖНО! Если для вас имеет значение соблюдение правил делопроизводства, не стоит писать «В ответ на ваш запрос от такого-то числа № такой-то», хотя эта фраза весьма часта в подобных документах. Ссылка на источник по правилам должна быть размещена под датой и номером составляемого письма-согласия.

Первая же фраза должна содержать ожидаемое адресатом письма согласие. Ее принято начинать со слов: «Извещаем», «Сообщаем», «Доводим до сведения» и т.п.

Как большинство исходящей документации, письмо-согласие на заключение договора (акцепт) нужно размещать на фирменном бланке или подробно указывать все реквизиты организации.

Завершает письмо-согласие подпись руководителя фирмы. Если организация применяет печать, ее также нужно проставить.

Скачать пример письма-согласия на заключение договора .doc

Об аренде помещения

ООО «Летняя свежесть» сообщает о согласии и готовности предоставить в аренду Вашей организации с 10.08.2017 г. по 15.08.2017 г. помещение площадью 300 кв.м. в туристическом комплексе «Тихий приют» для проведения мотивационной деловой игры. Условия аренды остаются без изменений.

Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество.

Генеральный директор
ООО «Летняя свежесть» /Нестерчук/ Е.М. Нестерчук

Письмо-согласие на использование товарного знака

Товарные знаки защищены авторским правом. Чтобы использовать чужой товарный знак, предпринимателю или организации нужно оформить договорные отношения с его законным владельцем. Для этого есть 2 способа, каждый из которых требует написания письма-согласия правообладателя товарного знака.

  1. Если сотрудничество планируется долгосрочным, для этого заключается специальный договор – лицензионный, который нужно регистрировать у нотариуса. В этом случае, как перед заключением любого договора, собственнику товарного знака направляется оферта, на которую тот должен ответ – акцепт. В случае положительного ответа заключается лицензионный договор на объявленных условиях.
  2. Официальное разрешение правообладателя товарного знака для тех или иных целей, обозначенных в нем. Тоже пишется в ответ на направленную оферту.

Регистрация схожего товарного знака

Товарные знаки регистрируются в Роспатенте. Если другая фирма подает для регистрации знак, похожий на уже зарегистрированный по определенным позициям, просто так зарегистрировать его госорган не имеет права. Но если фирма-правообладатель, по просьбе компании, пытающейся зарегистрировать схожий знак, напишет письмо-согласие, адресованное в Роспатент, в регистрации уже не откажут.

Итак, написание письма-согласия будет обязательным для всех вышеуказанных случаев, связанных с использованием товарных знаков.

В Роспатент РФ
О согласии на использование товарного знака

ООО «Никанора» (правообладатель) в лице генерального директора Ромашкиной А.П., действующего на основании Устава, настоящим документом подтверждает:

  • правообладатель является законным собственником товарного знака «Эмблема» на основании свидетельства государственной регистрации № 14/67 от 12.07.2015 г.;
  • правообладатель на основании запроса от ООО «Старый город» в лице генерального директора М.С. Рысько, действующего на основании Устава, не возражает против использования ООО «Старый город» (ОКПО ХХХХХХХХ, ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ, ИНН/КПП ХХХХХХХХХ, юридический адрес: 125252, г. Москва, ул. 1-й Рушниковский переулок, д.41,офис 2) элементов товарного знака «Эмблема» для регистрации по следующим позициям:
  • упаковка товаров;
  • хранение товаров на складе.

Генеральный директор
ООО «Никанора» /Ромашкина/ А.П. Ромашкина

Письмо-согласие на участие в тендере

Тендер – осуществление сделки на основании конкурса, который объявляет фирма-заказчик. Компании, претендующие на то, чтобы стать исполнителем, направляют пакт документов для участия в тендере.

Важно отличать, о каком именно согласии и, соответственно, документам, оформляющем его, идет речь. Каждая фирма, подавшая заявку на участие, тем самым документально подтверждает свое согласие на участие в тендере. Эта заявка и является документальным выражением согласия будущего участника тендера. Требования к ней, помимо общих для делопроизводства:

  • составление в двух экземплярах – для регистрации в качестве участника и для дополнения тендерного предложения;
  • электронный адрес фирмы-потенциального исполнителя;
  • указание контактов куратора по заявленному участию в данном тендере (телефон, электронный адрес)

Если имеется в виду согласие фирмы-заказчика, которым она должна письменно подтвердить право фирмы-потенциального исполнителя на участие в тендере, этот документ также составляется по определенным правилам.

Заявка-согласие на участие в тендере
на охрану территории спортивного комплекса «Металлург»

Уважаемый Константин Михайлович!

ООО «Магнификум» в лице генерального директора Н.А. Стеценко, действующего на основании Устава, сообщает о своей заинтересованности в своем участии в тендере по объявленному объекту. Прошу направить по почте или по электронной почте тендерную документацию для подготовки тендерного предложения.

С уважением,
Генеральный директор
ООО «Магнификум» /Стеценко/ Н.А. Стеценко

Письмо-согласие на проведение аудита

Такое письмо является ответом аудиторской организации на ранее направленное приглашение совершить аудиторскую проверку. Этот документ является стандартным. Его написание регламентируется Правилом (Стандартом) аудиторской деятельности, одобренном Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 25.12.1996 года, протокол № 6. Требования к составлению такого письма являются едиными и обязательными для всех аудиторов. Не писать его можно, если ранее уже был заключен долгосрочный договор на проведение аудиторских проверок.

ВНИМАНИЕ! Отклоняться от Стандарта в письме допустимо, но тогда это обстоятельство нужно специально оговорить в контракте на аудит.

Данный документ направляется в компанию до заключения с ней договора на аудит, чтобы прояснить и уточнить условия предстоящей проверки, то есть, с правовой точки зрения, это оферта.

Обязательные элементы письма-согласия на аудит

  1. Прояснение условий аудиторской проверки:
    • цель и объект аудита;
    • проверяется только головное подразделение или также бухотчетность филиалов;
    • ссылки на законодательные и нормативные акты, на которых будет основываться аудит;
    • что будет проверяться дополнительно, помимо стандартной процедуры.
  2. Уточнение обязательств аудиторской проверки:
    • какая будет аудиторская отчетность;
    • степень ответственности аудиторов;
    • охрана коммерческой тайны;
    • обоснование аудиторского риска.
  3. Обязательства проверяемой организации:
    • возложение ответственности за достоверность предоставляемых для проверки данных;
    • наличие свободного доступа к проверяемым объектам (информации);
    • возможности аудиторских запросов контрагентов;
    • недопустимость влияния на аудиторов с целью искажения результатов проверки.

Дополнительные элементы письма-согласия

Их можно включить в текст по желанию. Роль дополнительных условий – прояснение всех важных моментов, обязательств и ответственности экономического субъекта и аудиторской организации. Среди них могут быть:

  • перечисление аудиторских услуг;
  • описание методов проверки;
  • состав аудиторской комиссии;
  • вопросы выплаты вознаграждения;
  • согласие проверяемой фирмы на применение результатов предыдущих проверок;
  • ограничения и рекомендации относительно аудиторского заключения;
  • предложения дальнейшего сотрудничества и пр.

admin

Добавить комментарий