Об утверждении номенклатуры дел

Об утверждении номенклатуры дел

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБОРОТУ МУКУЛАТУРЫ И БЫТОВЫХ ОТХОДОВ ПО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(УФА по ОМиБО по Ивановской области)

УТВЕРЖДАЮ

Директор УФА по ОМиБО

по Ивановской области

___________ О.Л. Кораллов

» 14 » января 2014 г.

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

14 января 2014 года №2

г. Иваново

Председательствующий – Д.Ю. Кротов

Секретарь – Н.Н. Борисюк

Присутствовали: Д.В. Ветхий, П.Р. Грязнов, Ю.И. Романов, В.Ф. Котельникова

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Рассмотрение проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области.

Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.

2. Вопросы о рассмотрении номенклатуры дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год.

Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.

3. Вопрос о рассмотрении описи дел, касающихся личного состава за 2009—2010 годы.

Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.

4. О рассмотрении акта от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.

1. СЛУШАЛИ:

Котельникову В.Ф. – о разработке проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области в связи с предстоящим процессом внедрения системы электронного документооборота на предприятии и с дальнейшим совершенствованием организации деятельности по делопроизводству. Предоставлена информация о характере изменений. Вынесено предложение о согласовании представленной Инструкции по делопроизводству.

РЕШИЛИ:

1.1. Проект Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области согласовать.

1.2. Службе делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. проект Инструкции по делопроизводству направить на рассмотрение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.

2. СЛУШАЛИ:

Котельникову В.Ф. – ознакомила с уточнениями и изменениями, внесенными в номенклатуру дел на будущий 2014 год в связи с появлением новых участков работы структурных подразделений, требующих документооборота. Внесено предложение согласовать представленную номенклатуру на 2014 год.

РЕШИЛИ:

2.1. Номенклатуру дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год согласовать.

3. СЛУШАЛИ:

Грязнова П.Р. – предоставил для рассмотрения описи (годовые разделы), касающиеся дел по личному составу управления. Уведомил о том, что в 2014 году документы по личному составу обработаны. Они представляют собой основание для подтверждения данных о стаже работы сотрудников и их зарплате. Срок хранения – 75 лет. Внесено предложение о согласовании представленной описи.

РЕШИЛИ:

3.1. Опись дел по личному составу за 2009-2010 год согласовать.

3.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. предоставить опись дел на утверждение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.

4. СЛУШАЛИ:

Грязнова П.Р. – предоставил информацию о разработке акта от 25.12.2013 №2 об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Предоставил сведения, что список включено 548 (пятьсот сорок восемь) дел за 2009-2010 годы. Выдвинуто предложение данный акт согласовать.

РЕШИЛИ:

4.1. Предоставленный акт от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

4.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. совместно с административно-хозяйственным отделением уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Срок исполнения – I квартал 2014 года.

Председательствующий Д.Ю. Кротов
Секретарь Н.Н. Борисюк

Итак, четвертый и последний этап в алгоритме разработки номенклатуры дел – оформление ее проекта, подписание, согласование и утверждение.

Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф (см., например, Методические рекомендации, приложение № 19):

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Номер и название раздела

В графе 1 проставляются в валовом порядке индексы (номера дел), включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) раздела (структурного подразделения) и порядкового номера заголовка дела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парами арабских цифр, оформленных через дефис.

Например:

01-01, где 01 – код структурного подразделения (например, секретариат) и 01 – номер заголовка дела в данном разделе (в секретариате).

В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляются резервные номера (не более 3) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности (но необязательно) сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделах номенклатуры дел, а для переходящих дел (т.е. делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено) индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел (томов, частей). В течение года заголовки дел могут уточняться в процессе формирования документов дела.

Графа 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется, она заполняется по итогам календарного/делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.

Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», «Переходящее», отметки о лицах, ответственных за формирование дела и обеспечение его сохраннояти и т.п.

Подписывает сводную номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства. На документе оформляются:

  • виза руководителя архива организации или лица, ответственного за архивное хранение документов;
  • гриф согласования с экспертной комиссией организации (если она образована);
  • гриф согласования с архивным учреждением (обычно согласование оформляется протоколом заседания ЭПК архивного учреждения), если организация сдает документы в государственный или муниципальный архив и является источником их комплектования.

Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже одного раза в 5 лет и осуществляется в обязательном порядке при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда обязательной становится разработка новой номенклатуры дел.

Номенклатура дел оформляется в государственных органах и муниципальных учреждениях в четырех экземплярах, в негосударственных – в трёх.

Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства.

Второй экземпляр передаётся в государственный или муниципальных архив, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел.

Третий экземпляр хранится в архиве организации или у лица, ответственного за архивное хранение.

Четвертый является рабочим экземпляром, который после утверждения номенклатуры дел служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде копии/выписок соответствующих разделов в качестве обязательного плана формирования дел в следующем календарном/делопроизводственном году.

Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения руководителем в федеральных органах исполнительной власти или приказом руководителя негосударственной организации) и регистрируется в общем потоке организационных или распорядительных документов.

По окончании года заполняется графа 3 номенклатуры дел и оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, т.е. количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (лицу, ответственному за архив), если документы не передаются в государственный или муниципальный архив. Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, передавшим сведения, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи. Например:

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2012 году в обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ»

По срокам хранения Всего В том числе:
переходящих с отметкой «ЭПК»
1 2 3 4
Постоянного 10 6 0
Временного(свыше 10 лет) 12 0 10
Временного (до 10 лет включительно) 48 8 2
Итого: 70 14 12

Руководитель службы ДОУ подпись И.О. Фамилия 20.01.2013

Итоговые сведения переданы в архив.

Специалист отдела делопроизводства подпись И.О. Фамилия 22.01.2013

Скачать пример оформления заголовочной части и некоторых статей номенклатуры дел (структурного типа) в формате

Таким образом, с помощью номенклатуры дел осуществляется систематизация документального фонда организации и идентификация каждого документа с учетом его подлинности или копийности и формы представления (бумажной или электронной). А указание должности ответственного за обеспечение сохранности дел (категорий документов) позволяет организационно правильно осуществлять по акту прием-передачу дел по должности в случае увольнения или перевода руководителей соответствующих подразделений.

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Приказ о разработке номенклатуры дел и сводной номенклатуры дел секретариата

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры. ФАЙЛЫСкачать бланк приказа об утверждении номенклатуры дел .docСкачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел .doc Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры. Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

Приказ о составлении номенклатуры дел

Если компания небольшая, и в ней нет структурных подразделений, то в НД включают дела, организованные по функциям и задачам организации. В данном случае, разделами НД могут стать направления деятельности организации. Справка Например, НД театра может содержать следующие разделы:

  1. Дирекция;
  2. Отдел кадров;
  3. Литературная часть;
  4. Режиссура;
  5. Художественно-постановочная часть;
  6. Отдел реквизита;
  7. Бухгалтерия.

Общий порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел Этап № 1 Первым, предварительным, этапом составления сводной НД организации должно стать изучение состава и содержания деловых бумаг, которые производятся в процессе функционирования компании.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура утверждается на календарный год. Это означает, что приказ, утверждающий ее, должен быть издан в конце года, предшествующего тому, на который она принимается. Составление приказа об утверждении номенклатуры дел Скачать форму приказа Приказ, как правило, печатается на фирменном бланке организации, в котором указываются название предприятия, его ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса.
Если бланка нет, вышеуказанную информацию размещают в середине верхней части листа. Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».
Следующий шаг — составление преамбулы приказа.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

В целях обеспечения организованного проведения работ по разработке и своевременного утверждения номенклатуры дел на год ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений в срок до предоставить перечни (списки)документов, разработанных в процессе деятельности. 2. (ответственному лицу либо структурному подразделению) разработать проект сводной номенклатуры дел на год до г. 3. В срок до г. согласовать номенклатуру дел со следующими сотрудниками: (должность) (фамилия, имя, отчество) (должность) (фамилия, имя, отчество) (должность) (фамилия, имя, отчество) 4.
Представить номенклатуру дел на утверждение г. 5.

Как упорядочить текущее делопроизводство

В первую очередь изучению должны подвергнуться устав и положение о предприятии, штатное расписание, НД за прошлый год, стандартная опись дел, подлежащих постоянному и временному хранению, все используемые регистрационные формы, типовые перечни документов с указанием срока хранения, поступившие из различных ведомств, а также все типовые НД. Этап № 2 Вторым этапом подготовки НД станет издание приказа по предприятию, устанавливающем сроки сдачи локальных НД, созданных в каждом отделе. Издание приказа позволит не затягивать процесс разработки данных документов руководителями отделов. Дополнительной гарантией соблюдения сроков сдачи локальных НД станет указание в должностных инструкциях руководителей каждого структурного подразделения, что в их обязанности входит составление НД своего отдела.

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

В разных компаниях эта служба может иметь разные названия — секретариат, канцелярия, общий отдел — сути это не меняет. Если же такая структура отсутствует, то работу по составлению НД поручают секретарю руководителя или сотруднику, ведущему делопроизводство в организации. Основная задача составителя НД — собрать со всех отделов данные об используемых ими документах, систематизировать их и свести в единый перечень, имеющий установленную форму.

Обычно механизм разработки НД следующий: в конце года каждое структурное подразделение компании составляет свою собственную, локальную, НД. Эти данные сдаются лицу, ответственному за разработку сводной НД по предприятию, он их обобщает, систематизирует, придает единую форму и составляет финальный документ по всей компании.

Порядок разработки номенклатуры дел

При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела.
Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой». ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается.

Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации. Этот документ составляется в конце каждого календарного года и вводится в действие с начала следующего года.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел издается руководителем организации и содержит указания по порядку, срокам и лицам, ответственным за разработку номенклатуры дел.

Приказ не является унифицированной формой, он составляется в произвольной форме.

Приказ о составлении номенклатуры дел должен содержать:

  • сроки предоставления проекта номенклатуры дел структурных подразделений (при их наличии) и сводной номенклатуры дел:
  • ФИО и должности лиц, ответственных за разработку;
  • дату предоставления проекта экспертной комиссии архивного учреждения для согласования;
  • ФИО и должность ответственного за исполнение приказа.

Правила подписания и хранения

Приказ заверяется подписью руководителя. С документом дел необходимо ознакомить заинтересованных лиц. Документ является приказом по основной деятельности и регистрируется в журнале приказов по основной деятельности.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел хранится в организации постоянно в соответствии со ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год. ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА? Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен. Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели. Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Конев Еще один вариант формулировки: в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией п р и к а з ы в а ю:

  1. Утвердить номенклатуру дел организации на 2014 год, прилагаемую к приказу, и ввести ее в действие с 01.01.2015.
  2. Руководителям отделов обеспечить процесс формирования и оформления дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.

Генеральный директор Д.Л. Конев Кроме того, вы можете при желании скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

НД издается в 4 экземплярах:

  1. Первый хранится в службе ДОУ;
  2. Второй используется службой ДОУ в качестве рабочего документа;
  3. Третий находится на хранении в ведомственном архиве в качестве учетного документа;
  4. Четвертый хранится в государственном архиве, куда впоследствии будет передана документация компании.

Этап № 7 Наконец, заключительный, седьмой этап разработки НД — создание выписок из разделов НД по каждому структурному подразделению. Такая выписка используется при формировании дел и поиска документов. Обычно ее прикрепляют ко внутренний стороне дверцы шкафа, в котором хранятся деловые бумаги и дела данного отдела.
Справка Важная информация После согласования с архивным учреждением следует уточнить созданную номенклатуру дел, перепечатать и утвердить у генерального директора. Она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

  • Темы:
  • Номенклатура дел

В ходе повседневной деятельности любой организации производится огромное количество деловых бумаг. Если своевременно не приводить их в надлежащий порядок, то в скором времени работа офиса будет парализована. Порядок хранения деловых бумаг определяется номенклатурой дел.

  • что включает в себя понятие номенклатуры дел;
  • как составляется сводная номенклатура дел организации;
  • как использовать в работе образец сводной номенклатуры дел.

Понятие номенклатуры дел Огромное количество бумаг, образующееся в процессе жизнедеятельности любого предприятия, нужно регулярно приводить в порядок. Если этого не делать, то со временем нужный документ просто невозможно будет найти.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный): • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015); • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1Пункт 4.18 Правил 2015.

Номенклатура дел от а до я

Закрытие предполагает: • заполнение графы 3 «Количество дел»; • подсчет количества дел по каждой категории; • составление итоговой записи. Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год.

Единица хранения – это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации – опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет). 3Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации”». Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.
Существует два варианта формулировки приказа:

  • «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
  • «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА» ЗАО «Летящая стрела» ПРИКАЗ «11» ноября 2014 г. № 91 г.

Ее можно сформулировать по-разному, например:

  • «Во исполнение положений пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»…»;
  • «С целью оптимизации и обеспечения сохранности документов ООО «Весенний день»…»;
  • «Для обеспечения правильного формирования и учета дел…» и т. д.

Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа. Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа.

Далее пишется слово «Приказываю» и идет основной текст приказа, который лучше начинать с пункта об утверждении номенклатуры дел. Как правило, это формулировка типа «утвердить номенклатуру дел ООО «Весенний день» на 2017 год и ввести ее в действие с 01.10.2016″.

Статья написана по материалам сайтов: buh-nds.ru, www.freshdoc.ru, prodhelp.ru.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Для чего нужна номенклатура дел?

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования, систематизации и учета дел, организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел за предыдущий год, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения документов.

Типовые перечни, используемые при составлении номенклатуры дел

Основным нормативным актом, регламентирующим состав и сроки хранения отдельных видов документов, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010)1.

Перечень 2010 включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

В Перечне 2010 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне 2010, обязательны для организаций всех форм собственности независимо от того, передают они свои документы на государственное или муниципальное хранение или нет.

Снижение сроков хранения документов, установленных Перечнем 2010, запрещается.

Обратите внимание. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях (например, электронном) соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

Особое внимание при определении сроков хранения документов следует обращать на примечания к Перечню 2010, которые не только комментируют, но и уточняют отдельные сроки хранения документов.

Отметка «ЭПК», проставленная в Перечне 2010 к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).

При определении сроков хранения научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной документации следует руководствоваться Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011).

Ведомственные перечни, применяемые при составлении номенклатуры дел

В состав ведомственных перечней включены документы, отражающие специфические вопросы деятельности организаций, например, в сфере здравоохранения, образования, статистики, финансов, энергетики и т.д.

Многие из этих перечней устарели, так как были созданы еще в советские времена, и, к сожалению, недостаточно полно отражают вопросы современной деятельности организаций. Поэтому, основываясь на действующем законодательстве, федеральные органы исполнительной власти принимают нормативно-правовые акты, которыми регламентируются те или иные сроки хранения отдельных видов документов.

В состав ведомственных перечней помимо специфических документов включены также типовые управленческие документы.

Применяя ведомственные перечни, следует знать, что при определении сроков хранения типовых управленческих документов необходимо руководствоваться Перечнем 2010, а при определении сроков хранения специфической документации – ведомственными перечнями.

При составлении номенклатур дел можно использовать также примерные номенклатуры дел, разработанные архивными службами регионов России. Их можно найти в Интернете или обратиться в Отраслевой центр научно-технической информации Всероссийского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения (ОЦНТИ ВНИИДАД).

Кто составляет номенклатуру дел?

Номенклатура дел составляется службой документационного обеспечения управления организации (например, организационно-правовым отделом, канцелярией, общим отделом и т.п.) на основе номенклатур дел структурных подразделений организации.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ).

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией организации, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой или утвержденным штатным расписанием.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации.

Заполняем графы номенклатуры дел

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре, например: 01-05, где 01 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Каждый заголовок дела должен иметь свой индекс и свою отдельную строку.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  • название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протокол, приказ и т.д.);
  • автор документа (название организации или структурного подразделения);
  • название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
  • краткое содержание документов дела;
  • название местности (территории) с которой связано содержание документов дела;
  • дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка по вопросам основной деятельности».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единый для всех структурных подразделений и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие:

  • законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти;

  • нормативные правовые и распорядительные акты субъекта Российской Федерации;

  • организационно-распорядительные документы самой организации (приказы, распоряжения, решения, постановления);

  • справочно-информационные документы (планы, отчеты, доклады, справки, сведения, информации, переписка;

  • регистрационно-контрольные формы (книги, журналы, карточки).

Для вновь заводимых дел в конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню 2010.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о переходящих делах («Переходящее»). К переходящим делам относятся: положения об организации и ее структурных подразделениях, правоустанавливающие документы о деятельности организации; долгосрочные программы, концепции развития направлений деятельности организации; личные дела сотрудников и другие.

В особых случаях проставляются отметки об утрате дела, неисправимом повреждении документов дела, об изъятии документов дела судебными или следственными органами, о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения, о заведении или незаведении дела и т.п.

В этой же графе можно указывать лиц, ответственных за формирование дел структурного подразделения, а также делать отметки об особенностях заведения дел, о местонахождении подлинников документов (например: «Подлинники в деле 01-03»).

По окончании календарного года заполняется таблица, содержащая сведения о категориях и количестве дел (томов, частей), заведенных в организации по срокам хранения: постоянного и временного.

Утвержденная номенклатура организации хранится в компьютерной системе для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.

В соответствии с решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 06.09.2011 № 7889/11 данный документ, подлежавший опубликованию в полном объеме, при первоначальном опубликовании в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20.09.2010 № 38 без Перечня, не прошел процедуру обязательного официального опубликования, поэтому не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу.

117393, г. Москва, ул. Профсоюзная, 82, e-mail: mail@vniidad.ru.

admin

Добавить комментарий