О направлении письма

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к документам .docСкачать образец сопроводительного письма к документам .doc

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

• к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
• к декларациям в ФНС, ФСС;
• к договору на подпись контрагентам;
• к коммерческому предложению;
• к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

• должность получателя и его ФИО;
• наименование компании или ведомства;
• адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

• название документа нужно писать полное;
• отмечают количество экземпляров документа;
• отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Сопроводительное письмо

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Приложения:

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Всего найдено: 16

	Вопрос № 305650

Ответ справочной службы русского языка

Лучше так: Высылаю документ, который Вы заказывали.

	Вопрос № 300808

Здравствуйте! Есть такое предложение: «Высылаю контакты тех, кто присутствовал на встрече.» Правильно ли поставлена запятая? И на основе каких правил она там должна стоять или отсутствовать? Заранее благодарю, Евгений

Ответ справочной службы русского языка

Запятая стоит верно. Она разделяет части сложноподчиненного предложения.

	Вопрос № 298064

Здравствуйте! Уточните, пожалуйста, вопросы по оформлению делового письма: 1. Равнозначны ли выражения «Здравствуйте, Иван Иванович!» и «Уважаемый Иван Иванович!» при написании делового письма. Эти обращения пишутся слева с красной строки или по центру? 2. Согласно правилу, после запятой пишем со строчной буквы. Тогда верно ли, что текст письма будет выглядеть следующим образом (смущает начало абзаца со строчной буквы): Уважаемый Иван Иванович, высылаю материалы по теме… 3. Если в случае употребления фразы «Уважаемый Иван Иванович!» в начале письма рекомендуется заменить завершающую фразу «С уважением,…» на что-то другое, то, подскажите, пожалуйста, наиболее нейтральное или даже универсальное и в то же время уважительное синонимичное выражение. Ведь «Жду Вашего ответа», «Удачи» и т.д. далеко не всегда соответствуют ситуации общения. Заранее благодарю за ответ!

Ответ справочной службы русского языка

1. Эти выражения не равнозначны. В деловой переписке более употребительна этикетная формула со словом «уважаемый».

2. Все верно. Но употребительнее — восклицательный знак после этикетной формулы и абзац с прописной буквы.

3. Можно просто не писать «с уважением».

	Вопрос № 297838

Подскажите пожалуйста, могу ли я не использовать запятую в следующем примере обращения: Доброго Виталий! В продолжении телефонного разговора высылаю….

Ответ справочной службы русского языка

Запятая перед обращением Виталий обязательна. Верно: в продолжение телефонного разговора…

Обратите внимание, что в деловых письмах не рекомендует заменять слова доброго дня, доброго утра и т. п. одним словом доброго.

	Вопрос № 295972

Ответ справочной службы русского языка

Как правило, это синонимичные конструкции. Возможны некоторые контекстные закономерности.

	Вопрос № 273091

Нужно ли ставить запятую после фразы «в продолжение разговора»? Например: «В продолжение разговора высылаю ответ.»

Ответ справочной службы русского языка

Запятая не нужна.

	Вопрос № 264802

Как привильно написть в этом предложении и правильное написание слов, и пунктуацию?
Высылаю Вам спецификацию в эл. виде, сегодня в течение дня менеджер Лидия привезет бумажный вариант.

Ответ справочной службы русского языка

Ошибок в предложении нет.

	Вопрос № 262552

Добрый день!
Скажите, пожалуйста, как правильно: Высылаю информацию по рейсу с данными о прибытиЕ или прибытиИ
Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: с данными о прибытии.

	Вопрос № 261757

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, нужно ли ставить запятую после выражения «как и обещал». Например: как и обещал(,) высылаю Вам информацию.

Ответ справочной службы русского языка

Да, запятая нужна.

	Вопрос № 258278

Здравствуйте! Расскажите, пожалуйста, о пунктуации при употреблении выражений типа «согласно нашей договоренности_высылаю вам коммерческое предложение».
Очень прошу ответа, вопрос больной. Заранее спасибо

Ответ справочной службы русского языка

См. в «Справочнике по пунктуации»: СОГЛАСНО.

	Вопрос № 253000

Здравствуйте!есть предлог «в продолжение» употребляющийся при указании на временной отрезок, на всем протяжении которого происходит что-либо. Будет ли окончание «И» в следующем случае:
В продолжени»и» телефонного разговора высылаю вам письмо. (указывая не на временной отрезок, а на существительное «продолжение»)
заранее благодарю.

Ответ справочной службы русского языка

Здесь верно: в продолжение телефонного разговора.

	Вопрос № 251265

Добрый день.
Правильно ли построена фраза: «В прикрепленном файле высылаю Вам коммерческое предложение об оказании услуг по поисковому продвижению»? Или верно будет «услуг поискового продвижения»?
Заранее спасибо за ответ.

Ответ справочной службы русского языка

Варианты предложного управления конкурируют, можно выбрать любой из них.

	Вопрос № 246387

Высылаю повторно мой вопрос. Пожалуйста, скажите как расставить правильно знаки препинания (нужны ли тире) во фразах:
Качели правильно. Даже если одна штука, то всё равно качели.
Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: Качели — правильно. В остальном все верно.

	Вопрос № 228752

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно расставить знаки препинания в предложении «Я как обещала высылаю Вам….». Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: _Я, как обещала, высылаю Вам…_

	Вопрос № 227531

Добрый день! Шесть раз отправлял этот вопрос, но так и не получил ответа. Высылаю еще раз. В каких случаях после, допустим, вопросительного знака предложение может вновь продолжаться? Например: Он не знал, что делать: бежать и прятаться? броситься в атаку? бросить оружие и сдаться? Какому правилу подчиняются подобные конструкции? И где мне подробнее почитать об этом приеме?

Ответ справочной службы русского языка

Аналогичный пример рассматривается в «Справочнике по правописанию и литературной правке» Д. Э. Розенталя (§ 76): Вопросительный знак может ставиться в вопросительных предложениях после отдельных членов (обычно однородных) с целью расчленения вопроса, например: _Зачем же здесь? и в этот час?_ и _Что я — попугай? индейка?_. Также после вопросительного знака предложение может продолжаться в случае с закрывающими кавычками (_На вопрос «Доколе?» мне никто не ответил_) и в случае с закрывающими скобками (_И каждый вечер в час назначенный (иль это только снится мне?) девичий стан…_) Страницы: 2 последняя

Быстрый ответ

Слово выделяется запятыми если:

• «пожалуйста» = вводное слово (в значении «прошу вас»)

Не обособляется слово запятыми если:

• «пожалуйста» = частица (в значении согласия)
• «пожалуйста» = слово в составе цельного устойчивого (разговорного) выражения

Слово «пожалуйста» в значении ВС

Примечание: По морфологическим свойствам слово «пожалуйста» является частицей. Но в речи «пожалуйста» часто используется именно как ВС в значении вежливого эмоционального усиления просьбы или предложения.

Частица «пожалуйста» обособляется как вводное слово в форме (значении) вежливого обращения или просьбы; побуждения к определенным действиям; выражения недовольства или негативного отношения говорящего к происходящему действию.

ВС «пожалуйста» в предложении логически выделяет или же эмоционально усиливает предыдущее слово, к которому вводное слово относится. Поэтому частицу «пожалуйста» принято обособлять запятыми как ВС.

Например:

Как же ты мне надоел! Оставь меня в покое, пожалуйста.

Дорогие гости, проходите, пожалуйста, в гостиную и чувствуйте себя как дома.

Аккуратнее, пожалуйста, вы так мне всю обувь испачкаете.

В зале соблюдайте тишину, пожалуйста.

Подскажите, пожалуйста, как мне найти этот подъезд.

Ты видел, как она себя ведет? Пожалуйста, полюбуйся! Все твое воспитание виновато!

«Пожалуйста» частица: правила постановки знаков препинания

• Если частица используется в реплике для выражения вежливого ответа на просьбу, извинения или благодарности за что-то — слово «пожалуйста» оформляется в отдельное предложение.

Например:

«Я возьму ее с собой?» — «Пожалуйста.»

«Можно я пройду?» — «Ой, конечно! Пожалуйста!»

«Спасибо за помощь!» — «Пожалуйста.»

«Можно кое-что рассказать?» — «Пожалуйста.»

• Если частица употребляется в значении «конечно» (обстоятельство или возможность чего-либо) и находится в середине предложения, тогда слово отделяется тире.

Например:

Сегодня — пожалуйста, но завтра — вы меня не заставите работать.

Пять рублей — пожалуйста, но все отдавать я не собираюсь.

• Если частица употребляется в речи при передаче предмета или вещей, тогда слово выделяется одной запятой.

Например:

— Пожалуйста, ваш чай с лимоном.

— Передайте мне соль. — Вот, пожалуйста.

• Если частица используется для выражения сильной просьбы или небольшого требования, тогда слово не выделяется запятыми.

Например:

Хочу этого зайчика! Купите мне его. Ну пожалуйста! Я буду себя примерно вести!

Он забрал мою игрушку! Пускай он вернет мне ее сегодня же! Ну пожалуйста!

«Пожалуйста» в составе цельного выражения: нужно ставить запятые?

Междометное выражение «скажи(те) пожалуйста» используется в речи для выражения сильного возмущения, иронии, негодования или удивления — в предложении все междометное выражение выделяется запятыми.

…(,) скажите пожалуйста (,)…

или: … Скажите пожалуйста! …

Например:

Скажите пожалуйста, как мы вырядились!

Ему таки все равно? Скажите пожалуйста, куда этот дурак свой нос так задрал!

Скажите пожалуйста, как он расфуфырил свои перья перед нами!

Что он за человек такой? Скажите пожалуйста! Высший уровень ему подавай!

В выражениях «ну и пожалуйста», «да и пожалуйста» — слово «пожалуйста» не отделяется, в предложении выделяется все сочетание. Эти выражения выражают недовольство или обиду.

…(,) ну и пожалуйста(,)…

Например:

Ах, ну и пожалуйста, гуляй теперь с ней сам!

Сочетание «и пожалуйста» при логическом выделении в предложении обособляется запятыми.

…(,)и пожалуйста(,)…

Например:

Вот на соседа своего посмотри, работает усердно же человек, и пожалуйста, уважаемый он всеми в деревне.

Настоящим, в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года, Вы подтверждаете свое согласие на обработку компанией ООО «Концепция связи XXI век» персональных данных: сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с помощью средств связи, продажи продуктов и услуг на Ваше имя, блокирование, обезличивание, уничтожение.
Компания ООО «Концепция связи XXI век» гарантирует конфиденциальность получаемой информации. Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заказов, договоров и иных обязательств, принятых компанией в качестве обязательных к исполнению.
В случае необходимости предоставления Ваших персональных данных правообладателю, дистрибьютору или реселлеру программного обеспечения в целях регистрации программного обеспечения на Ваше имя, Вы даёте согласие на передачу своих персональных данных.
Компания ООО «Концепция связи XXI век» гарантирует, что правообладатель, дистрибьютор или реселлер программного обеспечения осуществляет защиту персональных данных на условиях, аналогичных изложенным в Политике конфиденциальности персональных данных.
Настоящее согласие распространяется на следующие персональные данные: фамилия, имя и отчество, место работы, должность, адрес электронной почты, почтовый адрес доставки заказов, контактный телефон, платёжные реквизиты. Срок действия согласия является неограниченным. Вы можете в любой момент отозвать настоящее согласие, направив письменное уведомление на адрес: podpiska@vedomost.ru с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».
Обращаем Ваше внимание, что отзыв согласия на обработку персональных данных влечёт за собой удаление Вашей учётной записи с соответствующего Интернет-сайта и/или уничтожение записей, содержащих Ваши персональные данные, в системах обработки персональных данных компании ООО «Концепция связи XXI век», что может сделать невозможным для Вас пользование ее интернет-сервисами.
Давая согласие на обработку персональных данных, Вы гарантируете, что представленная Вами информация является полной, точной и достоверной, а также что при представлении информации не нарушаются действующее законодательство Российской Федерации, законные права и интересы третьих лиц. Вы подтверждаете, что вся предоставленная информация заполнена Вами в отношении себя лично.
Настоящее согласие действует в течение всего периода хранения персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Принимаю условия соглашения

Трудовая книжка — главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан. Заводится и заполняется она на всех лиц, работающих в организации более 5 дней. Основаниями для занесения записей в этот персональный документ работающего гражданина являются изданные приказы нанимателя (о приеме на работу, денонсировании трудового соглашения и т. п.). Рассмотрим в статье, как отправляется трудовая книжка по почте, какие требования надо соблюдать кадровикам.

Стандарты трудовой книжки

Действующая законодательная база по трудовым книжкам представлена двумя нормативно-правовыми актами.

Нормативный акт
Правительственное постановление РФ №225, редакция от 25.03.2013	Формат документа и его вкладыша; изготовление, ведение, хранение трудовых
Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003	Правила заполнения (см. → «Как заполнить трудовую книжку?»); формат учетной книги движения трудовых и вкладышей к ним; формат приходно-расходной книги

Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы (дата денонсирования трудового договора) его обязаны отдать лично владельцу. Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге. Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась (ст.84.1 ТК РФ).

Не являются препятствием для выдачи следующие причины:

• отсутствует или не подписан обходной лист;
• не произведен расчет с сотрудником.

За несвоевременную выдачу наниматель (если это его вина) обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки. Ответственность с нанимателя за просрочку снимается тогда, когда не совпадают заключительный день работы и дата денонсирования договора согласно оформлению при увольнении по следующим основаниям:

• грубое нарушение работающим гражданином своих обязанностей однократно (ст. 81 ТК РФ);
• приговор суда, согласно которому работающий осужден к наказанию и поэтому не может продолжить трудиться (ст. 83 ТК РФ).

Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска.

★ Сборник-справочник всех кадровых документов (бланки и документы в формате word) куплено > 1200 книг

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★ Авторский курс «Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8” (более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями) куплено > 2000 практических курсов

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Стандартными причинами здесь являются:

• отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
• отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).

Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение. Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот. Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т. д. — все вытекающие из этого последствия будут признаваться грубым нарушением законодательства о труде.

Бывают случаи, когда увольняемый гражданин, не имея возможности забрать свой документ в последний рабочий день, заранее оповещает об этом нанимателя. Тогда ему предлагается написать заявление на отсылку его через почтовое отделение и отдать кадровому отделу. Наниматель обязан будет исполнить заявленную просьбу за трехдневный срок.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Данное обращение пишется (либо печатается) работником заранее перед увольнением в свободной форме или по образцу, который предусмотрен внутренними нормативными актами. Поэтому лучше составлять текст заявления, обратившись к кадровикам. Заявитель должен придерживаться ряда общих требований.

Общая форма заявления	Что содержит?
Шапка	Наименование организации; сведения о нанимателе, работнике
Формат	Заявление
Текстовая часть	Просьба уволенного сотрудника выслать посредством почты на указанный адрес
Заключительная часть	Дата написания; подпись заявителя

Готовое заявление оставляется сотруднику кадрового отдела. При согласии обращение заявителя подписывает наниматель. Затем подписанное заявление отправляется вновь начальнику отдела кадров к исполнению (на контроль). По закону запрашиваемый документ после этого заявителю высылается в трехдневный срок.

Инструкция, как отослать трудовую через почтовое отделение?

Отослать трудовую книжку через почтовое отделение наниматель вправе, заручившись письменным согласием. Подобное разрешение необходимо получить от уволенного при отсутствии от него заявления (с просьбой о пересылке). Форма выражения согласия приближена к расписке. В ней должны присутствовать личные паспортные данные гражданина, разрешение на высылку документа посредством почтового отправления. Затем на расписке ставится подпись нанимателя с печатью. Порядок пересылки через почтовое отделение предусмотрен Трудовым кодексом и един для всех нанимателей.

Последовательность действий нанимателя при пересылке	На что нужно обратить внимание?
Составление акта при отказе работника забрать документ	Подготавливает кадровик; подписывают свидетели; копия акта отдается работнику под подпись (по возможности)
Оформление уведомления работнику	Составляется на фирменном бланке; включает требования уволенному: прийти за документом лично или согласиться (письменно) на пересылку его через почтовое отделение
Отправление извещения с требованиями организации посредством почтового отделения	Документ высылается заказным письмом с описью вложения; желательно заполнить бланк о вручении
Пересылка документа	Производится после получения письменного разрешения уволенного; отправляется ценным письмом с прилагаемой к нему описью (2 экземпляра) и бланком о вручении
Заполнение книги учета (см. → «Книга учета трудовых книжек»).	После пересылки кадровики фиксируют в ней: отправку по почте с указанием даты пересылки; реквизиты почтового извещения о получении работником документа

До пересылки рекомендуется сделать копию отправляемого документа на случай его потери. Вернувшаяся или неотправленная после уведомления трудовая книжка оставляется на хранение в организации до востребования. Если уволенный так и не дал письменного разрешения на отправку, а сам не объявился, наниматель также вправе оставить документ на хранение, затем передать в архив.

Распространенные ошибки при отправке трудовой посредством почтового отделения

Типичной ошибкой многих руководителей организаций является пересылка трудовой книжки в день увольнения, если уволенный гражданин отсутствовал и по каким-либо причинам ее не забрал. Здесь руководитель грубо нарушает трудовое законодательство. Подобные действия недопустимы.

Наниматель обязан сначала выслать уволенному уведомление с требованием забрать документ лично или дать разрешение в письменном виде на его пересылку. Выслав такое извещение, наниматель снимает себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. И только заручившись согласием уволенного гражданина, наниматель вправе отослать ее через почтовое отделение. Тогда его действия будут признаны законными.

Еще одна распространенная ошибка — когда наниматель после получения письменного согласия на отправку, отсылает трудовую по почте спустя несколько дней. Многие считают, что если уведомление было выслано и имеется разрешение на высылку трудовой почтовым отправлением, можно не торопиться. Но законодательство обязывает нанимателя выслать документ за 3 рабочих дня.

Пример 1. Отправление трудовой книжки гражданину посредством почты по его обращению

Сотрудник правового отдела В. Д. Добровольский был уволен согласно приказу нанимателя 11.10.2016 по соглашению сторон. В последний день работы (11.10.2016) он должен явиться к кадровикам, чтобы забрать трудовую книжку. Накануне увольнения В. Д. Добровольский заболел. Предвидя, что явиться 11.10.2016 (день денонсирования договора) он не сможет, увольняемый направил нанимателю обращение со своей подписью, куда включил следующие сведения:

• невозможность прийти на работу в день денонсирования договора и забрать трудовую;
• причину неявки;
• просьбу выслать трудовую посредством почтового отправления;
• свой адрес для пересылки;
• дату увольнения и написания заявления.

Обращение составлено правильно и направлено нанимателю своевременно. Руководитель организации принял решение удовлетворить просьбу и, подписав заявление, отдал его кадровому отделу для исполнения. 11.10.2016 В. Д. Добровольскому была отправлена трудовая книжка ценным письмом с описью вложения. Пересылка произведена правомерно и с соблюдением сроков.

Пример 2. Пересылка трудовой гражданину с его согласия через почтовое отделение

Н. И. Петрова была уволена по соглашению сторон 15.10.2016. С приказом увольняемую кадровый отдел ознакомил. В последний рабочий день сотрудница за трудовой книжкой не явилась, хотя на работе присутствовала. Кадровиками был оформлен отказ в присутствии свидетелей.

Наниматель сразу инициировал отправку через почтовое отделение, чем снял с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой. Кадровики выслали уволенной сотруднице уведомление с призывом лично забрать документ или согласиться на его высылку.

Вскоре на адрес организации от Н. И, Петровой поступило письменное согласие на отправку. Отдел кадров в течение двух дней переслал трудовую бывшей сотруднице ценным письмом. О получении документа Н. И. Петровой свидетельствует почтовое извещение, пришедшее в адрес организации. Все сроки и правила отправления документа по почте были соблюдены. Отправление законно.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Как высчитать период, за который предусмотрено взыскание при задержке выдачи документа?

Период отсчитывается с момента денонсирования трудового соглашения до дня отправки извещения уволенному гражданину о необходимости забрать лично свою трудовую книжку либо согласиться на ее отправку через почтовое отделение (ст. 84.1 ТК РФ).

Вопрос №2. В каких случаях организация может хранить персональную книжку уволенного человека и сколько времени?

Для хранения этого персонального документа в организации должны быть законные основания. Если, к примеру, после отправки уведомления хозяину с требованием решить вопрос о доставке трудовой ответа не последовало, книжка хранится в организации до востребования. Вместе с ней сохраняются остальные документы: личный отказ работника, квитанция, свидетельствующая об отправке заказного письма, извещение о том, что оно вернулось (если есть). Срок хранения может составлять до 75 лет (у нанимателя до 2 лет, затем передается архиву).

Вопрос №3. В какие сроки выдается трудовая при обращении самого гражданина, который не получил ее после увольнения?

Российским трудовым законодательством определен срок три дня (ст. 84.1 ТК РФ).

Вопрос №4. Если в день увольнения сотрудник отсутствует, акт об отказе не засвидетельствован, как должен действовать наниматель?

Действовать следует так же, как и при отказе уволенного гражданина забрать трудовую книжку. Бывшему сотруднику высылается уведомление с требованием забрать документ или согласиться на его отправку через почтовое отделение. Если реакции не последует, документ оставляют на хранение.

Вопрос №5. Может ли человек забрать свою трудовую после увольнения через личного представителя?

Такой вариант допустим, если личный представитель будет действовать на основании доверенности, заверенной нотариусом. В ней должно быть отмечено право представителя получить трудовую и выполнить необходимые для этого действия (например, расписаться и т. д.).