Кадровое делопроизводство

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство — восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта:

• бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству: 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок «Трудовые книжки» (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
• большая справочная база, доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик» (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
• наши лучшие книги по кадровому делопроизводству.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

• Нужные Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф. Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
• Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
• Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор — в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…»

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе, необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов. Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе. На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью » Штатное расписание: форма и содержание». Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем почитать статью: «Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю» и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

Образцы трудовых договоров (на разные случаи кадровой жизни, с разными условиями) есть на нашем сайте в свободном доступе >> Сразу обдумайте и включите в трудовой договор условия, которые выгодны и необходимы работодателю (при этом контролируйте, чтоб они не нарушали закон, иначе такие условия будут признаны недействительными, а работодатель может понести убытки).

Если Ваша компания является микропредприятием, то используйте типовую форму трудового договора, заключаемого между работником и работодателем — субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям (утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858) >>

Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем методичку: «Принимаем работника на работу: кадровые вопросы». Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

Образцы книг и журналов учета (именно развороты с графами) есть в магазине нашего сайта в описаниях каждого журнала. С ними Вы можете ознакомиться прямо сейчас. При необходимости Вы можете заказать готовые книги и журналы учета для кадровой работы.

Другие образцы документов можно скачать на нашем сайте в бесплатной справочной базе >>

Гораздо больше образцов документов, а также тематические комментарии и консультации по ним есть в большой справочной базе.

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки.

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. Там же есть и форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

9. Оформляем на работу работников.

На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

• бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
• большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

Какие нормативы эйчар должен знать, разбуди его среди ночи, какие документы оформлять в обязательном порядке – основными правилами с порталом HR-tv.ru поделилась HR-менеджер call-центра Kolocall Юлия Рябикина.

Ранее мы с вами уже коснулись темы профессионального стандарта «Специалиста по управлению персоналом», в котором документационное обеспечение работы с персоналом выделено в отдельную трудовую функцию.

Документальное оформление всех кадровых процессов, происходящих в организации, требует наличия определенных знаний и умений. HR занимается не только заполнением унифицированных форм учетной документации, но и ведет трудовые книжки, оформляет трудовые договоры, контролирует своевременность и правильность выполнения всех стандартных кадровых процедур: приема на работу, увольнения, предоставления отпуска, направления в командировку и не только. Кадровое делопроизводство в условиях современной организации — непростая работа, особенно если речь идет о развивающейся компании, штат которой постоянно расширяется.

Что нужно знать HR-у, чтобы полноценно справляться с повседневной работой?

Законодательное регулирование кадрового делопроизводства осуществляется с учетом целого ряда нормативных документов:

— Трудового кодекса РФ, регламентирующего все этапы трудовых отношений между работодателем и работником;

— Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);

— Инструкции Генштаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях;

— Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 («О трудовых книжках»);

— Постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 («Об утверждении Инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек»);

— Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68;

— Государственных стандартов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Смотрите видео: Профстандарты

Важно, чтобы сотрудник, занимающийся кадровым делопроизводством, хорошо знал:

— Порядок составления, утверждения, ведения и хранения документов, которыми оформляются кадровые процедуры;

— Основные методики и технологии анализа и систематизации информации;

— Порядок учета движения персонала и составления отчетности;

— Нормативные акты РФ, устанавливающие права и обязанности профсоюзов, государственных органов, коммерческих организаций в сфере предоставления и оформления учетной документации;

— Нормативные акты, содержащие нормы трудового права;

— Законодательство РФ о порядке предоставления, хранения и обработки персональных данных;

— Порядок расчета компенсаций, льгот, пенсий и других видов выплат;

— Правила расчета страхового и отпускного стажа работников;

— Локальные нормативные акты, номенклатуру дел и структуру организации;

— Основы архивного законодательства;

— Базовые основы информатики, правила работы с информационными системами;

— Нормы делового общения и этики.

Кроме этого, профстандарт указывает на необходимость наличия у специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом определенных практических навыков, например:

— Оформления кадровой документации в соответствии с локальными нормативными актами и общими требованиями трудового законодательства РФ;

— Ведения учета и регистрации кадровых документов на материальных носителях и в информационных системах;

— Оформления отчетов и учетной документации, предоставляемой в профсоюзы, госорганы и т. д.;

— Организации хранения кадровой документации в соответствии с требованиями архивного и трудового законодательства РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;

— Анализа кадровых документов и переноса информации в базы данных;

— Работы с программами по ведению статистики;

— Ведения деловой переписки;

— Выявления ошибок, недостоверной информации, неточностей и исправлений в официальной документации;

— Определения легитимности документов;

— Анализа правил и процедур, регулирующих права и обязанности государственных органов и коммерческих организаций в вопросах обмена кадровой документацией;

— Контроля присутствия работников на рабочем месте.

HR-менеджер, в должностные обязанности которого входит документационное обеспечение работы с персоналом, также разрабатывает и ведет пакет документов, связанных с приемом на работу новых сотрудников. В данных пакет входят:

— Резюме, анкеты, тесты претендентов;

— Результаты мониторинга рынка по заработным платам;

— Списки вакансий и функциональные обязанности;

— Положение о приеме, испытательном периоде и увольнении работников;

— Договора с кадровыми агентствами на предоставление услуг по подбору персонала;

— Прочие Положения, действующие на предприятии.

Читайте также: Новые профстандарты: как подготовились HR-ы

HR-менеджер также проектирует и реализует программу внутреннего PR, нацеленную на развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций. Для этого создается ряд документов:

— Корпоративный кодекс (базовые принципы и ценности, лежащие в основе деятельности компании; стандарты поведения, принятые в компании).

— Управленческий кодекс предприятия.

— Положение о структурных подразделениях.

— Положение об оплате труда.

— Положение о премировании, учете дополнительных льгот, компенсаций и поощрений.

— Корпоративные издания (газеты, новостные листки): они выполняют функцию канала внутрикорпоративной коммуникации.

— Документы, связанные с организацией досуга и прочими корпоративными мероприятиями.

Следующая область, где необходимо вести учет документов – оценка и аттестация персонала. Объем работы в этой области зависит от того, какова специализация фирмы. Так, в крупных сетевых холдингах, занимающихся торговлей, в IT-компаниях и иностранных представительствах аттестация действительно является мощным рабочим ресурсом. И количество документов, требующих обработки велико.
Это могут быть:

— Положение об оценке персонала;

— Оценочные листы для специалистов и руководителей либо бланки оценки;

— Положение об аттестации персонала;

— Аттестационная характеристика (карта личности);

— Аттестационный лист.

И еще одна область, требующая учета документов – это система обучения персонала. Компании, не имеющие корпоративного университета или внутренних тренеров, обращаются к внешним провайдерам образовательных услуг. В связи с этим оформляются следующие документы:

— Результаты мониторинга рынка провайдеров образовательных услуг;

— Образцы документов, получаемых на выходе (дипломы, сертификаты, удостоверения и т.п.);

— Договоры с обучающими организациями.

Читайте также: Убийцы корпоративной культуры и 8 правил ее спасения

Какие кадровые документы обязательно должны быть в компании?

В компании должны быть следующие документы:

Обязательные документы:

Учредительные документы

Трудовые договоры

Штатное расписание (форма Т-3)

Табель учета рабочего времени (форма Т-13)

Правила внутреннего трудового распорядка

Документ о защите персональных данных работников (положение)

График отпусков (форма Т-7)

Личные карточки (форма Т-2)

Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)

Журналы (книги) регистрации приказов, командировочных удостоверений, заявлений, трудовых договоров, учета сверхурочных работ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовые книжки

Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Читайте также: Инвалид в штате: льготы по налогам и нюансы с документами

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.

Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.

Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.

Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.

График сменности — обязателен при наличии сменной работы.

Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.

Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Если у вас каких-то из перечисленных документов нет, то их нужно непременно завести, при необходимости утвердить, как положено, ознакомить работников письменно. И помним, что согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

Кадровое делопроизводство напрямую связано с безопасностью предприятия. Ошибки в этой сфере могут обойтись компании очень дорого. Конфликты с трудовой инспекцией, связанные с нарушением ведения кадрового делопроизводства, влекут за собой большие материальные потери.

С января 2017 года размеры штрафов инспекции по труду значительно возросли. Последние изменения в КоАП РФ позволили применить методику диверсификации ответственности. Был расширен перечень противоправных деяний, за которые представителям юридических лиц придется оплатить штраф от трудовой инспекции, назначенный в 2017 году.

Ранее действующие административные предписания, предусматривающие наказание за нарушение трудового законодательства, были собраны в общих нормах ст. 5.27 КоАП РФ. До 2017 года инспектор, проводящий проверку и обнаруживший нарушения, мог применять санкции и назначить штраф не более 50 000 рублей за все нарушения в совокупности.

Преобразование административного законодательства позволило дополнить КоАП РФ статьями, описывающими отдельные составы правонарушений в сфере охраны труда. Максимальная сумма штрафной станции была увеличена в 2 раза и составила 100 000 рублей.

Меры по увеличению размеров отдельных штрафов помогли снизить количество зафиксированных трудовых правонарушений. Работодатели, вынужденные платить серьезные штрафы за нарушение прав своих сотрудников, стали более осмотрительными и внимательными к персоналу.

Преобразованию подверглись нормы о сроках давности, установленных для привлечения работодателей к административной ответственности. Ранее начальники, допустившие ущемление интересов сотрудников, могли быть подвергнуты административному наказанию за нарушения трудового законодательства в течение 2-х месяцев.

В настоящее время закон продлил срок давности до 1 года, что позволило применять меры наказания к руководителям, уклоняющимся от ответственности длительный срок.

Таким образом, работа с кадрами включает организацию системы управления, регламентирует трудовой процесс. Предъявляемые к работникам четкие требования и задачи накладывают на них обязательства по исполнению трудовых отношений. Грамотное оформление правового статуса отношений с работниками становится для работодателя выгодным процессом. Во-первых, работодатель получает право требовать от сотрудников четкого выполнения своих должностных обязанностей, а при уклонении от работы применять санкции. В свою очередь сотрудники осознают ответственность работодателя и чувствуют свою социальную защищенность.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля.

Этапы создания кадрового делопроизводства

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве

Сотруднику понадобятся следующие ресурсы:

• Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
• Методички, книги по делопроизводству.
• Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

Все справочные материалы можно достать бесплатно, однако программу придется приобретать.

Изучение учредительной документации

Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании. Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:

• Порядок установления заработной платы.
• Срок заключения трудового договора.

В Уставе может быть изложен порядок найма на работу ключевых специалистов, установления штатного расписания.

Определение перечня документации

Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

• Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
• Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
• Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
• Трудовые книжки.
• Трудовые договоры.

Эти документы обязана заводить компания вне зависимости от ее размеров.

Трудоустройство директора

Генеральный директор – первый сотрудник в компании. Если сотрудник поступает на службу на конкурентной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.

Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

Составление основной документации

Потребуется составить ряд документов:

• штатное расписание;
• правила распорядка в фирме;
• прочие внутренние нормативные акты.

Документы требуется согласовать с директором. После того как все правки внесены, бумаги утверждаются. Образцы документов можно найти в интернете.

Штатное расписание составляется по унифицированной форме. Однако, если требуется, руководитель может оставить составление локального акта на свое усмотрение. В него можно вносить вспомогательные колонки. В штатном расписании прописывается следующая информация:

• Наименование должности.
• Число штатных единиц.
• Размер оклада.
• Надбавки сотруднику.

Все должности в расписании нужно указывать в порядке их значимости. Первым в списке значится генеральный директор, последними – вспомогательные сотрудники (к примеру, уборщики).

В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.

Необходимо подготовить журналы учета. В частности, выполняются следующие действия:

1. Нумерация.
2. Шнуровка страниц.
3. Скрепление документа печатью.

Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой. На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа. На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.

Разработка типового бланка трудового соглашения

В типовой бланк нужно внести все условия трудоустройства сотрудников. К примеру, это могут быть следующие пункты:

• Место работы.
• Рабочие часы.
• Заработная плата: размер и порядок выплат.
• Бонусы, предоставляемые работодателем.

Бланк также включает в себя следующие сведения:

• наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
• ФИО сотрудника;
• должность, на которую принимается сотрудник;
• срок, на который заключается соглашение;
• тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
• должностные обязанности.

ВАЖНО! Все условия, прописанные в бланке, должны соответствовать закону. В обратном случае они признаются недействительными. В остальном работодатель может вносить в соглашение любые сведения.

Подготовка прочей документации

Для дальнейшей кадровой работы понадобятся дополнительные документы:

• книги учета;
• соглашения о материальной ответственности;
• бланки приказов и прочее.

Образцы документов также можно отыскать в интернете.

Решение о нюансах ведения трудовых книжек

В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности. Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф. В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.

Принятие на работу сотрудников

На этом этапе потребуется оформление целого ряда документов, таких как:

• трудовые соглашения;
• приказы о приеме на службу;
• трудовые книжки и книга учета их движения.

Оформление трудящегося на работу проводится по следующему алгоритму:

1. Прием заявления у сотрудника.
2. Ознакомление лица со всеми локальными актами (к примеру, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
3. Заключение трудового соглашения (на документе должна стоять подпись руководителя и сотрудника).
4. Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику.
5. Заполняется личная карточка по форме Т-2.
6. Оформление личного дела.

Вся документация (личная карточка, трудовое соглашение и прочее) передается в бухгалтерию. Нужно это для начисления зарплаты. Данный перечень документации установлен законом. Оформление каждой из этих бумаг является обязательным.

«Организация делопроизводства в МОУ СОШ № 1

с валеологическим направлением»

(слайд № 1. Обозначение темы выступления.)

Деятельность образовательного учреждения неизбежно требует создания многих видов документов, без которых невозможно решать задачи управления, финансирования, бухгалтерского учёта и отчётности, кадрового обеспечения.

Школа в соответствии с Законом «Об образовании» получила широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности. Принятые директором школы и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым управлением. Результаты данной работы, зафиксированные в определенном порядке, отображают действительное состояние дел в школе, являются зеркалом уровня управленческой культуры.

Систематизация школьных дел способствует правильному ведению школьной документации, своевременной обработке первичной информации, упрощению учёта, соблюдению принципов доступности и сопоставимости учётных данных.

Школьная документация отражает состояние образовательного процесса, его содержательность, кадровое обеспечение, финансово-хозяйственную деятельность, осуществляемую школой.

Фиксирование организационно-управленческих и иных решений в школе осуществляется по определенным общепринятым правилам и нормам и в соответствии с нормативно-правовой базой.

(слайд № 2. Нормативно-правовая база.)

Во время проведения государственной аккредитации особое внимание было направлено на изучение нормативно-правовой базы ведения делопроизводства в школе.

В нашей школе организация делопроизводства основывается на следующей нормативно-правовой базе:

1. Инструкция по ведению делопроизводства,
2. Номенклатура дел школы,
3. Локальные акты, разработанные директором школы, заместителем директора по научно-методической работе совместно с городским архивом:

1. Положение об архиве Муниципального общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №1 с валеологическим направлением;
2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;
3. Положение об обработке персональных данных работников и обучающихся. Данное Положение разработано в 2010 году в соответствии с требованиями Федерального закона № 152 «О персональных данных» и другие.

(слайд № 3. Разделы Инструкции.)

В 2007 году для совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов разработана Инструкция по ведению делопроизводства. Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность документов и дел в школе возложена на секретаря. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется директором Школы.

(слайд № 4. Разделы Номенклатуры дел.)

Делопроизводство ведется в соответствии с утвержденной директором школы Номенклатурой дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований дел), заводимых Учреждением, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (менее 10 лет) хранения. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Уставом школы, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, предшествующими номенклатурами.

Хочется обратить особое внимание на раздел, ранее не выделяемый, «Деятельность школы по усилению безопасности и вопросам гражданской обороны и предупреждению чрезвычайных ситуаций».

Номенклатура дел подписывается секретарём, согласовывается с экспертной комиссией школы, 1 раз в три года – с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве УР, утверждается директором школы. Составляется в 4-х экземплярах:

— 1 является документом постоянного срока хранения и включается в дело фонда,

— 2 используется в качестве рабочего,

— 3 применяется в архиве школы,

— 4 – в муниципальном архиве.

(слайд № 5. Положения)

Положение об архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается директором школы. Данный документ определяет состав документов архива, его задачи, функции, права и ответственность.

(слайд № 6. Протоколы)

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии регламентирует работу школьной экспертной комиссии. Экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в Архивный отдел Администрации. Она назначается приказом директора школы, возглавляется заместителем директора по научно-методической работе, секретарём является ответственный за ведение архива.

(слайд № 7. Бланк письменного согласия на обработку персональных данных обучающихся)

Положение об обработке персональных данных работников и обучающихся разработано с целью определения порядка обработки персональных данных работников школы и обучающихся; обеспечения защиты прав и свобод при обработке персональных данных; установления ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников школы и обучающихся. При поступлении в школу обучающегося, родитель (законный представитель) оформляет письменное согласие на обработку персональных данных своего ребёнка (воспитанника).

(слайд № 8,9. Специальная литература.)

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Поэтому кадровая документация ведётся в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, Трудовым Кодексом Российской Федерации, Инструкциями, утвержденными постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации. Данная документация должна хранится в сейфе.

С каждой новой записью в трудовой книжке работник должен быть ознакомлен под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесённая в трудовую книжку.

Приказы директора школы регистрируются в Журналах регистрации приказов. Приказы, журналы регистрации пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписью директора школы.

На основании представленных документов и сведений на каждого работника заполняется личная карточка Т-2. При увольнении карточка хранится в архиве 75 лет.

Личные дела ведутся на всех педагогических работников школы с момента поступления на работу и до момента увольнения, регистрируются в Книге регистрации личных дел сотрудников школы, хранятся в архиве 75 лет. Приём и увольнение работника регистрируется в Книге учёта личного состава работников школы, которая хранится 75 лет.

График предоставления отпусков на следующий год утверждается директором школы не позднее 15 декабря текущего года.

Личные медицинские книжки на всех работников с регистрацией о прохождении ежегодного медицинского осмотра хранятся в несгораемом шкафу.

Проходят через учёт и регистрацию:

— приказы директора школы по личному составу работников,

— приказы директора школы по основной деятельности;

— приказы директора школы по личному составу учащихся;

— трудовые договоры;

— личные карточки Т-2 работников,

— личные дела работников школы,

— аттестационные листы.

(слайд № 10. Справка, извещение о прибытии-выбытии. )

Личные дела ведутся на каждого обучающегося с момента поступления в школу и до его окончания или выбытия. Каждое дело имеет номер, соответствующий записи в алфавитной книге учащихся. Личные дела каждого класса хранятся в отдельных папках. Личное дело выдается родителям (законным представителям) обучающихся на основании письменного заявления, о чем делается отметка в алфавитной книге. Ведение личных дел проверяется заместителем директора по учебно-воспитательной работе 2 раза в год. По окончании школы личные дела хранятся в архиве 5 лет или выдаются на руки по требованию.

В алфавитную книгу вписываются все обучающиеся школы. При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Книга постранично пронумерована, прошнурована, скреплена печатью школы и подписью директора.

Зачисление и выбытие из школы оформляется приказом директора с указанием причин выбытия. С 2010 года, в соответствии с требованиями закона по профилактике безнадзорности, родители (законные представители) выбывших обучающихся предоставляют справку из учебного заведения, где продолжает обучение их ребёнок.

А на экране — бланк справки-извещения, который мы предлагаем для работы с выбывающими обучающимися.

В заключение нужно сказать, что с течением времени характер получаемых в документооборот бумаг несколько изменился. Мы почти не работаем с оригиналами, а больше с копиями и электронными версиями документов, создаём огромное количество своих собственных документов, которые сохраняются в электронном и печатном видах. Для создания условий правильного хранения оригинальных документов требуются оснащенные помещения, соответствующие всем установленным нормам: от освещения и температурного режима до толщины бумаги папок и необходимого номера ниток для подшивания дел. Поэтому в перспективе мы видим хранение документов и создание школьного архива в электронном виде и на электронных носителях.