Исправления в авансовом отчете

Исправления в авансовом отчете

После того, как сотрудник предоставит в бухгалтерию авансовый отчет, его нужно проверить, заполнить отрывную часть и передать ее сотруднику. В статье рассмотрим как проверить авансовый отчет и как исправить ошибки, если они есть.

Как должен заполняться авансовый отчет

По истечении срока, на который сотруднику были выданы деньги, не позднее 3 рабочих дней он обязан предоставить авансовый отчет по истраченным средствам. Отчет предоставляется по унифицированной форме (АО-1), либо по самостоятельно разработанной форме. Если организация выбрала второй вариант, то следует в бланке предусмотреть все необходимые реквизиты. В любом случае форму АО, по которой сотрудники будут предоставлять отчет должен утвердить директор. Для этого он издает приказ к учетной политике. На лицевой стороне АО должны указываться ФИО сотрудника, его должность, а также назначение выданного ему аванса. На оборотной стороне отражаются расходы, которые были произведены сотрудником. Все оправдательные документы прикладываются к АО и нумеруются в том порядке, в каком они записаны в отчете (Читайте также статью ⇒ Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?).

К АО должны быть приложены платежные документы, а также документы, которые могут подтвердить покупку.Например, товарный чек, накладная, акт выполненных работ и др. документы.

Важно! После проверки АО утверждает руководитель компании, либо уполномоченный на то сотрудник. Это нужно сделать в срок, установленный руководителем.

Промежуточный авансовый отчет

В определенных ситуациях требуется составление промежуточного АО. Заполнение промежуточных АО возможно, если это предусмотрено в локальных нормативных актах компании. К примеру, сотрудника направили в командировку на длительный срок – 6 и более месяцев. Для правильного формирования себестоимости, сотрудники могут предоставлять промежуточные АО за каждый месяц. Правило о промежуточных АО также необходимо прописать в положении о расчетах с подотчетными лицами и положении о командировках. Также следует указать способ, которым сотрудник будет передавать документы. Он это может делать лично, по почте, через курьера или сканы документов с досылкой оригиналов по почте. После того, как сотрудник вернется, с ним уже можно будет провести окончательный расчет (Читайте также статью ⇒ Форма КО-2. Расходный кассовый ордер).

Как проверить авансовый отчет

Для проверки авансового отчета в первую очередь стоит обратить внимание на наличие документов, подтверждающих расходы сотрудника. Если расчет производился наличными средствами, то в качестве подтверждения должны быть приложены кассовые чеки, квитанции к ПКО или БСО. Если при расчете сотрудник использовал банковскую карту, то должны быть оригиналы слипов, квитанции или банкомата или терминала.

После этого проверяется целевое использование средств. Для начала следует выяснить на какие цели сотруднику были выданы деньги. Эти данные будут указаны в документы, который является основанием для выдачи денег под отчет (к примеру, РКО, приказ или заявление). Далее цель выдачи сравнивается с документами, приложенными сотрудником к отчету. Если все совпадает, то это означает, что деньги сотрудником были использованы по целевому назначению.

После этого следует проверить правильность всех сумм. Денежные средства, которые потратил сотрудник по отчету должны соответствовать суммам, указанным в прилагаемых к отчету документах.

Ошибки в авансовом отчете

Рассмотрим, на что обратить внимание при проверке авансового отчета в первую очередь и к чему может привести допущенная ошибка:

  1. Дата отчета. Работник обязан предоставить авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который ему были выданы денежные средства. Если дата в АО не указана, то контролирующие органы просто не примут такой документ. Данный реквизит для первичных документов является обязательным. По дате утверждения документа будет определяться период затрат (например, для командировки). Однако, если отчет сотрудником предоставлен позже положенного срока, это не будет являться препятствием для признания затрат.
  2. Данные о подотчетном сотруднике. Организация может выдать деньги не только своему сотруднику, но и лицу, с котором был заключен гражданско-правовой договор. Если будут допущены ошибки в ФИО подотчетника, то расходы не будут приняты налоговыми органами, так как они не смогут идентифицировать это лицо.
  3. Суммы и реквизиты платежных документов. новый аванс сотруднику можно выдавать только после того, как он отчитается по предыдущему. При этом по каждой сумме в АО должен быть приложен подтверждающий документ. Если этих документов нет, то подотчетные суммы будут признаны доходом сотрудника и на него будет начислен НДФЛ.
  4. Подписи. Подписывает АО руководитель компании, либо имеющий соответствующую доверенность сотрудник. Помимо этого в АО должна быть подпись бухгалтера и подотчетного лица. Если всех подписей в отчете нет, то документ будет признан недействительным и принять в расходы указанные суммы компании не удастся.
  5. Бухгалтерская запись. Если будут нарушены правила ведения бухучета, то на бухгалтера директором может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Указанные ошибки в АО недопустимы, поэтому их исправить следует в первую очередь. Также желательно исправить и следующие ошибки:

  1. Номер АО. Нумерация АО ведется в хронологическом порядке, однако номер для первичных документов не является обязательным и никак не влияет на учет расходов.
  2. Наименование компании. В АО можно указать наименование полностью или кратко, это не имеет значения. Если в документе будет допущена подобная ошибка, то расходы все равно будут приняты, так как определить, что АО относится к данной компании можно и по иным реквизитам.
  3. Реквизиты РКО или ПКО. В АО должны быть указаны дата и номер РКО, по которому работнику вернули перерасход, либо дата и номер ПКО, если деньги вернул работник. Если в реквизитах будут допущены ошибки, то расходы будут приняты, но контролеры могут попросить дать пояснения, так как нет информация о том, все ли долги погашены.

Если к АО не приложен чек

Если работник приложил к АО квитанцию к ПКО, выданную контрагентом, то такой документ может быть принят. Таким документом также можно подтвердить расходы. Законодательно не установлено, что в качестве оправдательного документа к АО должен быть приложен кассовый чек.Кассовый ордер представляет собой первичную учетную документация, а значит и квитанция, оформленная к ордеру будет являться оправдательным документом, таким же как чек.

К АО приложен кассовый чек без товарного чека или накладной

Если к АО приложен только кассовый чек, то его можно принять. Однако, при этом следует оформить дополнительный документ, который будет подтверждать поступление ценностей. Например, если в фирму поступили материалы без документов, то составить следует акт приемки материалов. Это необходимо, так как кассовым чеком можно подтвердить только то, что сотрудник израсходовал определенную сумму.

Как исправить ошибку в авансовом отчете

Авансовый отчет подлежит проверке главным бухгалтером и в установленный срок утверждается руководителем. АО является первичным документом и все исправления в нем следует делать по правилам бухучета.

Важно! В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» исправления в первичных документах допускаются, если иное не предусмотренное иными нормативными актами.

При исправлении в первичном документе должна указываться дата, подписи лиц, составивших этот документ, а также указание их ФИО. Запрет на исправление установлен только на кассовые и банковские документы.

Порядок исправлений в первичных документах будет следующим:

  1. Неправильные данные (сумма или текст) зачеркивают, а над ними записываются верные данные (сумма или текст). Зачеркивать текс следует одной чертой, чтобы то, что перечеркнули можно было прочесть.
  2. Далее ставится надпись «Исправлено», которая подтверждается подписью лиц, подписывающих АО;
  3. Ставится дата исправления документа.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Нужно ли оформлять АО, если подотчетный сотрудник всю полученную сумму аванса вернул?

Ответ: Нет, не нужно. Наличные работнику выдаются под отчет из кассы по РКО. Работник, который получил наличные обязан выполнить поручение и отчитаться за потраченные деньги. С этой целью он предоставляет отчет. Если поручение работодателя он выполнить по каким-либо причинам не смог, то и отчет ему предоставлять не нужно. Он просто должен вернуть в кассу полученный аванс.

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.

В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

  • сумму, полученную под отчет;

  • фактически произведенные расходы;

  • остаток либо перерасход денег.

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Форма авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

  • в первую очередь – работники организации;

  • физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

  • после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

  • или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример. Расчет даты представления авансового отчета

Ситуация 1:

Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Ситуация 2:

Допустим, деньги были выданы на командировочные расходы.

Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

  • подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

  • а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

Проводка

Операция

На дату выдачи денег под отчет

Дебет 71 — Кредит 50

Работнику выданы деньги под отчет

На дату утверждения авансового отчета

Дебет 10 (08, 20, 26, 44) — Кредит 71

Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы

Дебет 50 — Кредит 71

От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег

Дебет 71 — Кредит 50

Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету

Расчеты с использованием пластиковой карты

Дебет 55 — Кредит 51,52

Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте

Дебет 71 — Кредит 55

Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)

Дебет 73- Кредит 55

Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами

Дебет 50 — Кредит 73

Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов

Дебет 70 — Кредит 73

Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Проводка

Операция

Д 94 — К 71

Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Д 70 — К 94

Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

«Российский налоговый курьер», N 20, 2003
ПОДОТЧЕТ «НАОБОРОТ»: БУДЬТЕ ОСТОРОЖНЫ!
Во время аудита кассовых операций часто выявляются нарушения по учету операций с подотчетными лицами. Порой допущенные ошибки ведут к крайне неблагоприятным налоговым последствиям. В частности, это касается расчетов с сотрудниками, которые производят расходы за счет собственных средств, а потом получают от организации компенсацию.
Во многих организациях подотчетные лица на самом деле вовсе не являются таковыми. Сотрудники фактически не получают денег под отчет. Они оплачивают товарно-материальные ценности из своего кармана. Затем на основании авансового отчета организация компенсирует им произведенные расходы.
По сути, такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, истратившего свои деньги на нужды организации, — подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что — никаких средств от организации он до совершения операции не получал. Напротив, это он какое-то время кредитовал организацию. Словом, налицо своеобразный подотчет «наоборот».
Сразу скажем, что законодательство подобных операций напрямую не запрещает. О подотчетных операциях говорится только в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденном Решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Но в этом документе содержатся настолько скудные сведения по рассматриваемому нами вопросу, что «инкриминировать» на их основании что-либо организации вряд ли возможно.
Впрочем, существует точка зрения, что подотчет «наоборот» противоречит Трудовому кодексу. Но мы оставим этот вопрос за рамками данной статьи и поговорим о налогообложении. Тем более, что судя по аудиторскому опыту, бухгалтеры организаций, в которых практикуются подобные операции, зачастую даже не подозревают, что они могут повлечь за собой довольно неприятные налоговые последствия.
Чем опасен подотчет «наоборот»
Позиция налоговых органов такова, что подотчет «наоборот» можно рассматривать либо как заем, либо как куплю-продажу. Все зависит от того, как оформлены первичные документы: на организацию или на имя самого сотрудника.
Если документы оформлены на организацию…
По мнению МНС России, в этом случае работник, по сути, кредитует организацию. Ведь он за свой счет покупает ценности для организации, а организация затем возвращает ему эту сумму. Это не что иное, как заем.
Так как заем беспроцентный, то объекта налогообложения по налогу на доходы физических лиц у работника не возникает. Также не возникнет проблем и с вычетом НДС (разумеется, если все условия для вычета выполнены: есть счет-фактура и т.д.).
Единственная неприятность, подстерегающая организацию, связана с налогом на прибыль. С точки зрения МНС России, при получении беспроцентного займа у организации возникает доход как при безвозмездном получении услуги (в размере неуплаченных процентов по займу). Но это вопрос спорный <*>.
———————————
<*> Подробнее об этом читайте в статье «Обсуждаем проблемы применения главы 25 НК РФ»//РНК, 2003, N 16. — Прим. ред.
Если документы оформлены на имя сотрудника…
В этом случае налоговые органы могут расценить операцию так, что сотрудник приобретал ценности для себя лично, а затем он решил продать их организации. То есть налицо договор купли-продажи, заключенный в устной форме. Напрашивается вывод, что авансовый отчет оформляется для отвода глаз, а на самом деле сотрудник получил доход.
Значит, возникает объект налогообложения по налогу на доходы физических лиц. Удерживать и перечислять в бюджет налог организация не должна <**>. Однако она обязана отразить выплаченный доход в справке по форме 2-НДФЛ. Если этого не сделать — грозит штраф.
————————————-
<**> Налог с доходов от продажи имущества налогоплательщик должен уплачивать самостоятельно. Об этом гласит пп.2 п.1 ст.228 НК РФ. — Прим. ред.
Сотруднику же придется по окончании года подавать налоговую декларацию. Правда, налог платить, скорее всего, не придется. Ведь в рассматриваемом случае сотрудник имеет право на имущественный налоговый вычет (ст.220 НК РФ). Его максимальная величина — 125 000 руб. По выбору вместо этого вычета сумму дохода можно уменьшить на величину фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с получением дохода.
Не миновать и проблем с вычетом НДС. Как известно, физические лица не являются плательщиками этого налога. Если сотрудник продает организации имущество, приобретенное на свое имя, «входного» НДС не будет. Даже если сотрудник передаст организации все документы, полученные от поставщика. К тому же среди этих документов не будет счета-фактуры (п.7 ст.168 НК РФ).
Наконец, налог на прибыль. Организация, которая учла в целях налогообложения расходы на основании документов, оформленных на имя сотрудника, рискует тем, что эти расходы не будут признаны налоговыми органами. Проверяющие будут апеллировать к п.1 ст.252 НК РФ. Согласно этому пункту расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. То есть в нашем случае именно организацией, а не ее сотрудниками.
Что делать
Чтобы обезопасить себя от налоговых рисков, лучше избегать псевдоподотчетных операций. Это понятно. Но что если это по той или иной причине невозможно? Тогда нужно проследить, чтобы «первичка» была оформлена правильно.
Во-первых, разъясните сотрудникам, которые тратят свои деньги на нужды производства, что они должны соблюдать незыблемое правило: все первичные документы, которые получены от поставщиков, должны быть оформлены не на имя сотрудника, а на организацию. Можно указать наименование организации рядом с фамилией сотрудника, непосредственно приобретавшего товары (работы, услуги). Тогда все, чем вы рискуете, — это проблемы с беспроцентным займом. Однако, как уже было сказано, возникает ли в этом случае доход, облагаемый налогом на прибыль, — вопрос спорный.
Во-вторых, советуем оформить подотчет «наоборот» специальным внутренним документом (приказом, распоряжением руководителя), детально регламентирующим подобные операции.
Здесь нужно сделать небольшое отступление. При проверке подотчетных операций налоговый инспектор обязательно попросит представить на проверку распоряжение руководителя о порядке выдачи подотчетных средств. Сразу отметим, что организации не обязаны иметь такой документ. В п.11 Порядка ведения кассовых операций говорится лишь о том, что деньги выдаются сотрудникам под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Но при этом не указано, в какой форме должно быть сделано распоряжение руководителя. Это может быть как отдельный приказ, в котором оговариваются условия выдачи денег под отчет в целом по организации, так и распоряжение о выдаче суммы денег конкретному сотруднику на конкретные цели.
В последнем случае распоряжением признается не только приказ, но и подпись руководителя на расходном кассовом ордере. Согласно п.14 Порядка ведения кассовых операций кассир имеет право выдать деньги из кассы, если подпись руководителя есть хотя бы

admin

Добавить комментарий