Доставка рабочих к месту работы

Если работникам компании сложно добираться к месту производственной деятельности, то выходом из такой ситуации станет доставка сотрудников к месту работы. Ведь дорога со множеством пересадок плохо отражается на самочувствии сотрудников и снижает производительность труда. Выходом для многих руководителей предприятий, расположенных в значительном удалении от места проживания специалистов становится возможность заказать авто для доставки сотрудников на работу и возвращения домой. Так исключаются многие факторы, которые негативно влияют на выпуск продукции и успешное развитие бизнеса.

Преимущества и недостатки доставки сотрудников работодателем

Предприятия редко имеют собственную автобазу с пассажирским транспортом. Практика приобретения или аренды автобусов, машин, найма или содержания в штате водителей оказывает на бюджет компании существенную нагрузку. Оптимальный вариант – заказать пассажирские транспортные средства для доставки сотрудников на работу и домой в специализированной компании. Преимуществами такой практики являются:

• лояльность сотрудников к своей компании;
• профилактика опозданий;
• улучшение производственных взаимоотношений;
• повышение производительности труда;
• экономия бюджета на содержание водителей, техобслуживание транспорта, топливо;
• комфортные условия для рабочих, служащих, работающих посменно.

Забота руководителей о своих сотрудниках непременно скажется на успешном развитии бизнеса. Она сократит текучесть кадров, так как многие специалисты отдают предпочтение комфортной и быстрой дороге до места работы.

Отрицательный момент, к которому апеллируют недальновидные руководители компаний, только один – рост расходов предприятия, снижение прибыльности бизнеса. Многие считают, что придется платить дополнительные налоги. Мнения во многих случаях надуманные и не имеют под собой законодательных обоснований.

Правовая составляющая доставки сотрудников за счет предприятия

Организация доставки работников к месту производственной деятельности и обратно законодательно не ограничивается. В некоторых случаях ТК обязывает работодателя выполнять трансфер специалистов (ст.301). В таких ситуациях доставка считается расходом и не учитывается при подсчете налогов на прибыль.

Затраты на оплату проезда включаются в расходы предприятия (НК РФ п.26 ст.270):

• при технологических особенностях производства;
• наличии такого условия в коллективном, индивидуальном трудовом договоре.

По мнению Минфина РФ, предприятие вправе учитывать доставку сотрудников в статье расходов, если она экономически обоснована.

Технологические особенности производства не имеют точного трактования в законодательстве. Имеет значение наличие одного из условий:

• территория фирмы расположена вне линий движения общественного транспорта;
• недостаточность рейсов транспорта общего пользования;
• время работы предприятия приходится на нерабочие часы транспорта общего пользования.

Данные пункты позволяют относить затраты на доставку сотрудников к статье расходов и не учитывать в налогообложении дохода.

Организация доставки сотрудников

Практичный и экономически выгодный для средних, малых предприятий вариант – это воспользоваться сервисом транспортных компаний, осуществляющих перевозку пассажиров. Для этого заключается договор, в котором прописываются все условия предоставляемого сервиса перевозчиком.

В установленное время транспорт будет забирать сотрудников в местах сбора и доставлять на предприятие, а по окончанию рабочей смены – забирать для доставки к месту жительства. При сменной работе предприятия сотрудники будут доставляться перевозчиком туда и обратно круглосуточно в указанные периоды времени.

Комфортную доставку сотрудников до места работы и обратно можно заказать здесь — http://vezemnn.ru/uslugi/dostavka_sotrudnikov/.

Иногда рабочие места находятся довольно далеко от привычных транспортных магистралей, например, работа в загородных промышленных зонах, в пригородных супермаркетах и др. Случается, что график работы построен таким образом, что сам сотрудник вряд ли успеет добраться к началу рабочей смены или уехать домой после нее. И, наконец, некоторые компании включают доставку сотрудников на работу в условия трудового и/или коллективного договора.

Помимо правильной и эффективной организации прибытия к месту работы и отбытия с нее, нужно уделить внимание и учету расходов на этот «бонус». Чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий, траты должны быть обоснованы и правильно учтены в бухгалтерском балансе. Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Правовое обеспечение

Трудовой Кодекс РФ в ст. 301 предусматривает доставку сотрудников до места работы и назад в случае применения вахтового метода. Обязанность доставки персонала работодателем также прописана в некоторых отраслевых соглашениях.

Во всех остальных случаях это право, а не обязанность работодателя. Оно закрепляется во внутренних нормативных документах, например, в колдоговоре, и при этом должно быть обосновано производственной необходимостью.

Как можно организовать доставку

У работодателя есть несколько возможностей для облегчения сотрудникам проблемы, связанной с расстояниями, временем и транспортом, необходимыми для того, чтобы своевременно добраться до рабочего места, а по окончании работы уехать домой.

1. Компенсация расходов на «самодоставку». Работодатель может прописать в трудовом договоре или специальном положении свою добрую волю в компенсации денежных трат сотрудников на проезд к месту работы и обратно. Как правило, речь идет о покрытии расходов на бензин и амортизацию собственного транспорта сотрудников, ведь наличие доступного общественного транспорта сняло бы проблему как таковую. В данной ситуации необходимо разработать регламент учета такой выплаты либо выплачивать один раз установленную фиксированную сумму.
2. Доставка собственным транспортом организации. Если в распоряжении фирмы есть транспорт, предназначенный для перевозки людей, либо она позволяет себе содержать в штате водителей и соответствующее количество единиц техники, то можно организовать доставку из пункта сбора или местожительства большинства сотрудников. Таких сборных пунктов может быть несколько, если доставку нужно производить из различных районов, а количество персонала велико.
3. Доставка сторонней организацией. Работодатель заключает договор с одной или несколькими транспортными компаниями на перевозку своих сотрудников. Чаще всего единицей такого соглашения является количество транспортных средств, а не перевезенных сотрудников.

Доставка – это расход

Какой бы способ организации доставки персонала ни выбрал работодатель, он несет определенные траты. Бухгалтерия должна правильно списать эти расходы для корректного определения базы налога на прибыль, чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий в их обоснованности. Также немаловажным является вопрос о необходимости отчислений с этих сумм взносов в страховые фонды.

Два условия для вычета трат на доставку из расчета налога на прибыль

Налоговый Кодекс РФ не предписывает исключать суммы, затраченные на доставку персонала, из учета налога на прибыль, каким бы образом он ни производился: компенсацией расходов на общественный или личный транспорт, ведомственными или арендованными транспортными средствами (п. 26 ст. 270 НК РФ). Но существует два условия, позволяющие исключить эти траты из налогового расчета.

1. Необходимость содействия в доставке обусловлена технологическими особенностями предприятия. В законе не раскрыты эти технологические особенности, но судебные прецеденты и разъяснения Минфина РФ позволили отнести к ним следующие (достаточно любой одной):
   • удаленное расположение организации от населенного пункта или остановки транспорта общего пользования (более 300-500 м);
   • неудобство существующих общественных маршрутов (их редкий или нерегулярный график, низкая пропускная способность и т.п.);
   • график работы организации предусматривает непрерывность или несколько рабочих смен;
   • предприятие работает круглосуточно или завершает рабочий день после окончания работы общественного транспорта;
   • характер работы не позволяет сотрудникам пользоваться общественным транспортом без соответствующей обработки (например, на строительной площадке, не оборудованной душевыми, рабочие не могут переодеться, а в загрязненной одежде ездить в общественном транспорте нельзя).

ВАЖНО! Для обоснования той или иной технологической особенности необходимо документальное подтверждение: утвержденным графиком работы организации с указанием часов каждой смены, технологической картой, справкой о движении общественных маршрутов от местных властей.

2. Работодатель прописал обязанность по доставке в трудовом или коллективном договоре с сотрудниками. Если производственной необходимости доставки при этом нет, то нужен будет персональный учет доставляемых работников с целью удержания с них НДФЛ и страховых взносов (поскольку, не тратясь на доставку, они получают определенный дополнительный доход).

К СВЕДЕНИЮ! Министерство финансов РФ настаивало на одновременном соблюдении обоих условий, но сложившаяся судебная практика утвердила обоснованность исключения трат на доставку из расчетов налога на прибыль при наличии хотя бы одного из этих факторов. Все же работодателю рекомендуется не пренебрегать внутренним правовым обоснованием доставки своего персонала и его соответствием технологическим характеристикам.

Налоговый учет трат на доставку персонала

Рассмотрим две основные формы организации доставки: использование собственного (арендованного) транспорта фирмы и услуги других организаций. Как в этих случаях нужно учитывать налоговые платежи?

Доставка ведомственным транспортом

Проанализируем учет затраченных средств по основным налогам и сборам:

• при уплате налога на прибыль расходы нужно учесть как материальные затраты (на топливо, горюче-смазочные материалы, запчасти и т.п.), оплату труда (должности водителя), списания по амортизации основного средства (если транспорт является собственностью фирмы) или арендный платеж (в случае аренды транспорта);
• налогообложение работодателей на УСНО предусматривает учет этих затрат таким же, как и на других налоговых системах;
• начисление НДС не происходит, поскольку эти траты вычитаются при учете налога на прибыль, то же касается входного НДС на запчасти, топливо и ГСМ, а также на аренду;
• НДФЛ не начисляется;
• страховые взносы не начисляются.

ВНИМАНИЕ! Причина неначисления НДС и страховых взносов – в том, что нет трат в пользу конкретных сотрудников, а также существует производственная необходимость в указанных расходах.

Доставка договорной транспортной компанией

Основные налоги и сборы будут немного отличаться от отраженных затрат по доставке транспортом фирмы:

• при налоге на прибыль траты следует учесть как «прочие расходы»;
• НДС принимается к вычету (имеется в виду входной налог на добавленную стоимость, начисляемый на услуги по договору с транспортной компанией);
• НДФЛ и страховые взносы также не начисляются.

Отражение доставки персонала в бухучете

С точки зрения бухгалтера, данные траты – это расходы по «прочим видам деятельности». Их можно отражать по дебетам таких счетов:

• 20 «Основное производство»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 44 «Расходы на продажу».

Эти счета в зависимости от компании-собственника транспортных средств могут корреспондировать:

• при оказании услуг сторонней организацией – счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• при использовании собственного автопарка – счета 02 «Амортизация основных средств»; 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Работник работает не вахтовым методом. Рабочее место расположено не в городской зоне. Общественный транспорт не ездит до рабочего места. В трудовом договоре и иных документах работодателя нет обязанности по доставке работников до места работы. До рабочего места можно доехать на личном автомобиле, время в пути — до одного часа.
Обязан ли работодатель предоставить транспорт для доставки до рабочего места? Влияет ли продолжительность времени, проводимого работником в пути, на возникновение подобной обязанности у работодателя?

6 сентября 2019

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В отношении работников, не работающих вахтовым методом, обязанность работодателя за свой счет осуществлять доставку до рабочего места трудовым законодательством не установлена, тем не менее такая обязанность может быть установлена коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами. Факт значительных временных затрат на дорогу при этом значения не имеет.

Обоснование вывода:
Обязанность работодателя за свой счет осуществлять доставку до рабочего места установлена для вахтового метода работ (п. 2.5 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82, а также постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 13.02.2009 N Ф04-482/2009(20348-А81-14)).
В отношении работников, не работающих вахтовым методом, подобная обязанность работодателя трудовым законодательством не установлена (ст. 22 ТК РФ), тем не менее такая обязанность может быть установлена коллективным договором, соглашениями*(1), локальными нормативными актами и трудовыми договорами (часть вторая ст. 22 ТК РФ) (смотрите, например, решения Третьяковского районного суда Алтайского края от 08.12.2015 N 2-517/2015, Яковлевского районного суда Белгородской области от 22.12.2016 N 2-1364/2016, Благодарненского районного суда Ставропольского края от 13.02.2017 N 2-57/2017, ответ 1, ответ 2 Роструда, размещенные на информационном портале «Онлайнинспекция.РФ»).
При этом факт значительной удаленности места проживания работника от места его работы значения не имеет, поскольку работник при трудоустройстве сам оценивает, удобно ему добираться до рабочего места или нет (смотрите, например, решение Благодарненского районного суда Ставропольского края от 13.02.2017 N 2-57/2017). Аналогичный вывод, на наш взгляд, следует и в отношении времени, проводимого работником в дороге.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Раченкова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

13 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Поправки приняты с целью урегулирования механизма проверок перевозчиков, устранения лазейки для недобросовестных представителей рынка и, в конечном итоге, для повышения безопасности дорожного движения.

На какие автобусы распространяется новое требование?

Закон этого не уточняет. Из буквального прочтения нормы теперь лицензия будет нужна для любого автобуса, в котором оборудовано более 8 мест.

Есть ли исключения?

Да, закреплён перечень перевозок, в отношении которых лицензирование не осуществляется. Это автобусы пожарной охраны, скорой медицинской помощи, полиции, аварийно-спасательных служб, военной автомобильной инспекции и других специальных служб.

Кроме того, лицензия не потребуется для автобусных перевозок вне автодорог общего пользования (например, по закрытой территории предприятия).

📌 Реклама

Как получить лицензию?

Для этого нужно подать заявление и комплект документов лицензирующему органу (сейчас это Ространснадзор) о включении информации об автобусе в реестр лицензий. Сделать это можно и в электронном виде.

Лицензирующий орган в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления должен его рассмотреть и направить юрлицу выписку из положительного решения или уведомление об отказе.

Действующие профессиональные перевозчики могут спать спокойно?

Не совсем, компаниям с действующей лицензией необходимо получить новую, но без прохождения внеплановой документарной проверки. Однако в следующих случаях проверка обязательна:

— реорганизация компании в форме преобразования;

— изменилось наименование юрлица, адрес места нахождения.

📌 Реклама

Компаниям с действующей лицензией не нужно будет указывать в заявлении реквизиты документов о соответствии лицензионным требованиям и прилагать их копии.

Лицензирование платное?

Да, в настоящее время госпошлина за выдачу лицензии составляет 7 500 рублей (пп. 92 п. 1 ст. 333.33 НК РФ).

На какой срок выдаётся лицензия?

Выданная лицензия действует бессрочно.

Какая ответственность предусмотрена?

В действующей редакции КоАП РФ есть ст. 14.1.2 «Осуществление предпринимательской деятельности в области транспорта без лицензии», предусматривающая для нарушителей штраф на граждан и должностных лиц в размере 50 тыс. рублей; на ИП — 100 тыс. рублей; на юрлиц — 400 тыс. рублей.

Какие ещё изменения принёс Закон?

Поправками в Федеральный закон «О безопасности дорожного движения» введено определение понятие «тахограф», и установлено, что в целях осуществления контроля за оснащением транспортных средств тахографами и соблюдением водителями норм времени управления транспортным средством и отдыха, а также режима труда и отдыха должностные лица органов государственного надзора имеют право доступа к тахографу, установленному на транспортном средстве.