Должностные обязанности помощника

Наверняка многие слышали о такой должности, как личный помощник руководителя. Но какие функции он выполняет и чем отличается от того же секретаря, знают немногие.

По сути, личный помощник – это главный ассистент, можно сказать, правая рука руководителя, организатор его мероприятий, без которого вечно занятому боссу пришлось бы очень туго. Если вы хотите лучше разобраться в этой профессии, узнав её плюсы и минусы, а также ключевые особенности, читайте далее нашу статью.

Личный помощник руководителя – кто это и чем отличается от секретаря

Итак, давайте определим для начала, кто же такой личный помощник руководителя. У многих может сложиться впечатление, что секретарь, офис-менеджер и личный помощник — это один и тот же человек. Естественно, обязанности данных должностей в чем-то схожи, но есть существенные отличия.

Личный помощник, или, как некоторые называют, ассистент руководителя — это не только профессионал своего дела, но еще и человек, который помнит всё и всегда до мельчайших деталей.

От правильного выбора кандидата на должность личного помощника зависит успех всего дела. Для нее подойдет человек, который сможет поставить интересы шефа выше своих собственных.

Одной из основных задач личного ассистента можно считать решение всех административных и организационных вопросов деятельности руководителя. Помощник должен сделать рабочий процесс своего босса максимально комфортным.

Далее давайте выясним основные отличия личного помощника руководителя от других административных должностей. Для того чтобы избежать путаницы, стоит четко определить виды административных позиций и их основные функции.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА) или личный помощник) – в таком сотруднике нуждаются руководители или собственники крупных корпораций (российских и международных). Подчинение происходит напрямую генеральному директору.

Правая рука, лицо, приближенное к руководителю, составляет рабочий план на день, неделю, месяц и т. д., ведет бизнес-календарь, является связующим звеном с внешним миром. Этот универсальный человек может быть няней, домоуправляющим, туристическим агентом, прогнозом погоды. Зачастую он также выполняет некоторую работу за руководителя, естественно, результаты которой босс с легкостью присваивает себе. Обладает специальными знаниями, имеет профильное образование в той же сфере, что и руководитель. Может самостоятельно принимать решения.

Секретарь есть практически в каждой компании, от мелкой до крупной. Его функционал достаточно прост: работа с документопотоком, обработка корреспонденции, встреча гостей, организация кофе-пауз, хозяйственное обеспечение деятельности офиса, телефонные переговоры, исполнение поручений руководителя и его заместителей. Подчиняется, как правило, всем топ-менеджерам организации.

Основные требования, чаще всего предъявляемые к кандидатам на должность секретаря: возраст до 30 лет, образование высшее или среднее профессиональное (зависит от масштаба компании), опыт работы необязателен, уверенный пользователь ПК и оргтехники, знание делового этикета, владение иностранным языком (в качестве дополнительного требования). Личные качества: способность выполнять однотипную работу, доброжелательность, ответственность и исполнительность.

Читайте нашу статью «Как планировать день: ТОП-12 ценных советов».

Секретарь-помощник работает в компании с численностью сотрудников не более 50 человек. Подчиняется напрямую директору (собственнику) организации. В данном случае работник совмещает функции секретаря и помощника руководителя. В его обязанности входит выполнение несложных поручений топ-менеджеров.

Основные требования к кандидату: образование неоконченное высшее или высшее, возраст от 25 до 32 лет, уверенное владение различными средствами оргтехники, высокая скорость печати.

Личные качества: ответственность, исполнительность, дисциплинированность, способность выполнять однообразную работу.

Офис-менеджер – сотрудник с такими функциональными обязанностями необходим для средних компаний с численностью свыше 30 человек. Подчинение офис-менеджера происходит как руководителю, так и остальному управленческому составу. К основным функциям относятся: материально-техническое обеспечение работы офиса, обработка и ведение первичной документации, частичное выполнение функций секретаря (таких как встреча гостей, телефонные звонки и организация документооборота).

Основные требования к кандидату: образование высшее, возраст о 25 до 35 лет, обязательно наличие организационных навыков и опыта аналогичной работы.

Личные качества: доброжелательность и коммуникабельность.

Секретарь на ресепшен. Его наличие просто необходимо в компаниях с численностью сотрудников более 50 человек и высоким трафиком посетителей. Может быть в подчинении офис-менеджера, помощника руководителя, административного директора или всего руководящего состава. Его функции – выполнение простых технических задач: встреча гостей, организация кофе-брейков, прием входящих звонков, взаимодействие с курьерами и водителями.

Основные требования к кандидату: привлекательная внешность, возраст от 22 до 27 лет, опыт работы необязателен, владение оргтехникой.

Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость и улыбчивость.

Как мы можем заметить из описания основного функционала рассмотренных административных должностей, между ними есть существенное различие: основной задачей секретаря является управление информационным потоком, а личного помощника – управление продуктивностью руководителя.

Обязанности личного помощника руководителя

1. Общие обязанности ассистента

Перечень функциональных обязанностей данной категории работников достаточно обширен и содержит следующие пункты:

• формирование графика рабочего дня руководителя: составление расписания деловых встреч, организация поездок, оформление командировок, подготовка к подписанию служебной документации;
• организация и поддержание комфортного рабочего места босса: поддержание чистоты, тишины, бесперебойной работы необходимой оргтехники;
• работа с документооборотом руководителя и распределение потока звонков;
• проведение первичных переговоров, отработка запросов линейных руководителей;
• поддержание психологического комфорта руководителя на высоком уровне: составление удобного рабочего графика, напоминание о важных встречах и мероприятиях, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для него формате.

В некоторых компаниях личный помощник руководителя также отвечает за весь документооборот организации, а иногда и руководит секретариатом.

2. Дополнительные функции ассистента

Как правило, перечень обязанностей помощника гораздо шире, чем у администратора или секретаря. Возложение на него дополнительного функционала — обычное дело.

Зачастую для того, чтобы занять должность личного помощника, требуется отыскать человека с большим количеством разноплановых способностей и талантов. Он должен обладать отличными коммуникативными навыками, уметь переводить документы с иностранного языка или выполнять функцию переводчика на деловой встрече руководителя с партнерами, если это подразумевается кругом обязанностей. Также личный ассистент должен быть тем человеком, которому можно, не опасаясь, доверять конфиденциальную информацию.

Кроме этого на него часто возлагаются задачи по решению бытовых потребностей директора компании: организация питания, оформление поездок (заказ билетов, гостиничного номера, трансфера, составление необходимых сопутствующих документов). То есть каждый руководитель предъявляет индивидуальные требования к кандидату на должность своей «палочки-выручалочки» и «правой руки».

3. Подробный разбор обязанностей

Далее более подробно рассмотрим каждую из обязанностей.

Ведение документации:

• работа с документами – грамотное составление организационной, распорядительной, информационно-справочной и иной документации компании;
• при необходимости подготовка презентаций и проектов документов, редактирование писем, автором которых является директор компании;
• работа с корреспонденцией: сортировка по степени важности и срочности, запрос необходимых отчетов в установленные сроки.

Тайм-менеджмент:

• составление рабочего графика руководителя и внесение его в планер, ранжирование задач по приоритетности;
• своевременное информирование шефа о предстоящих задачах, напоминание о дедлайнах, уведомление о деловых встречах и поездках;
• оптимальная организация рабочего дня руководителя;
• составление собственного рабочего расписания на день.

Организация рабочих мероприятий:

• подготовка к проведению рабочих совещаний, презентаций, встреч и переговоров с участием руководителя;
• протоколирование, рассылка приглашений участникам мероприятий, подготовка и предоставление информации по итогам состоявшихся встреч всем заинтересованным лицам;
• организация служебных командировок руководителя.

Выполнение функций заместителя (функции второго лица):

• быть всесторонне развитым, то есть обладать достаточным уровнем компетенций в различных сферах и областях;
• иметь способность управлять: оказывать воздействие как на рядовых сотрудников, так и на руководящий состав компании, обеспечивая тем самым своевременное выполнение поставленных задач подразделениями;
• руководить отдельными бизнес-проектами;
• не бояться брать на себя ответственность и в дальнейшем отвечать за свои слова и действия;
• самостоятельно решать ряд вопросов, относящихся к бизнесу (например, необходимость проведения встреч и переговоров);
• давать выступления от лица руководителя и уметь проводить корректные торги;
• представлять первое лицо компании на бизнес-мероприятиях, озвучивать его позицию и отвечать на вопросы.

Управление секретариатом:

• обеспечивать бесперебойное функционирование кабинета босса и его приемной;
• оперативное решение вопросов, касающихся технического обеспечения, выполнение работ по оформлению договоренностей с поставщиками;
• проведение закупок для организуемых мероприятий, постановка задач водителям и курьерам и контроль их деятельности;
• совмещение функций офис-менеджера.

Поддержание деловых контактов:

• управление информационными потоками: кого с кем соединить, на кого переключить или переадресовать входящий звонок, кого и когда пропустить к руководителю;
• держать руку на пульсе всех событий, происходящих в компании;
• защищать руководителя от излишне настойчивых контактов, не нанося при этом урон имиджу шефа и компании;
• максимально оперативно решать большинство вопросов и достигать положительного результата в 100 % случаях;
• вести базу клиентов компании, поздравлять их с днями рождения, праздниками и иными памятными датами, быть с ними на связи.

Travel-сопровождение:

• организация служебных командировок и иных поездок руководителя (бронирование билетов, отелей и трансферов, оформление виз при необходимости);
• продумывание всей логистики поездки туда и обратно;
• осуществление контроля работы подрядных организаций и служб в других городах и странах;
• доскональный мониторинг цен на стоимость аренды автомобилей, яхт, способность в нужный момент договориться о скидке;
• подготовка полного сценария путешествия: от приобретения билетов до точного времени ужина в ресторане по определенному меню и покупки подарка.

Работа переводчиком:

• устный перевод на деловых встречах и переговорах с иностранными партнерами;
• перевод служебной документации;
• ведение деловой переписки на иностранном языке.

Личное сопровождение руководителя. Название должности «личный помощник» совсем не случайно звучит именно так: в его обязанности входит не только решение ежедневных деловых задач, но и выполнение личных поручений босса.

• осуществление контроля работы нянь, преподавателей, отслеживание посещаемости кружков детьми руководителя;
• организация отдыха шефа и его семьи: от выбора страны до контроля ежедневных передвижений;
• компетентность в сферах luxury-обслуживания;
• взаимодействие с обслуживающим персоналом загородного дома и решение иных вопросов, связанных с его содержанием;
• организация контроля медицинских мероприятий: своевременное прохождение профилактических обследований, запись к специалистам, при необходимости контроль приема препаратов и др.;
• безупречное знание luxury-брендов и марок, взаимодействие с известными модельерами и домами мод, работа с персональными мерками;

  Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

• организация спортивных хобби руководителя: контроль расписания посещения занятий, секций, приобретение аксессуаров;
• отслеживание проведения знаковых мероприятий (скачек и гонок) и открытия новых заведений: кафе, ресторанов, гольф-полей и др.;
• аналогичное сопровождение родственников руководителя, его родителей, друзей и партнеров.

Минусы работы личным помощником руководителя

1. У каждого руководителя, ищущего себе личного помощника, представление о его функционале и качествах, которыми он должен обладать, существенно различается. Поэтому каждый из работодателей предъявляет свои требования к кандидатам на данную должность.
2. Вторым минусом можно считать то, что личный помощник всегда находится в тени известности своего шефа, принимает все особенности его характера, манеру ведения бизнеса и выстраивания отношений с партнерами и персоналом. Помощник должен быть до последнего максимально предан своему руководителю и отстаивать его точку зрения.
3. Перспектива карьерного роста, по сути, отсутствует по той простой причине, что, даже несмотря на тот опыт и знания в области бизнеса, которым занимается компания, ассистент в понимании многих является обычным секретарем. И вряд ли для него настанут такие времена, когда поступит предложение стать полноправным заместителем или партнером по бизнесу своего руководителя.
4. Еще один минус – ненормированный рабочий день. Порой количество часов, проведенных на работе, у ассистента значительно превышает рабочее время самого руководителя, так как первому нужно еще подготовиться к встрече, организовать поездку и т. д. Также к минусам можно отнеси и весьма низкую оценку выполняемых помощником функций окружающими: в их понимании это не кто иной, как обычный секретарь, тень своего начальника. Хотя на самом деле круг выполняемых им функциональных обязанностей ничуть не меньше, чем у руководителя отдела, и управленческий состав компании обязан ему подчиняться и прислушиваться к его мнению.

Должностная инструкция личного помощника руководителя

Основные требования к должности личного помощника руководителя, круг обязанностей, функций и порядок решения возможных спорных ситуаций прописываются в должностной инструкции. Это внутренний нормативный документ организации, на основании которого легко осуществлять контроль выполнения работником своих обязанностей. Должностная инструкция – это своеобразное руководство к действию. Она обязательна для исполнения.

В связи с тем, что работа в этой должности имеет ряд существенных особенностей, к составлению должностной инструкции стоит подойти со всей ответственностью и серьезностью, чтобы прописать все нюансы рабочего времени и отдыха, компенсацию за переработки и др.

Ни в коем случае не стоит путать должностную инструкцию личного помощника руководителя и помощника руководителя проекта. Должность последнего, как правило, временная и ограничивается периодом реализации конкретного проекта.

Также в должностной инструкции стоит грамотно и четко прописать название должности, при этом внимательно следить за актуальностью и соответствию действующим нормативным актам.

Как за 1 неделю заработать больше, чем за месяц? Разбор от Петра Осипова: тест ниш | Бизнес Молодость

Удалённый личный помощник руководителя – кому нужен и какие функции выполняет

Сейчас достаточно легко найти себе личного помощника на биржах фриланса. Он будет выполнять свою работу онлайн. Существенный плюс для соискателя — ему не нужно будет тратить время, чтобы добраться до офиса. Более того, он сможет работать из любой точки мира.

1. Кому требуется удалённый личный помощник

В эпоху интернета существует множество онлайн-магазинов, сервисов, тренинговых центров, агентств, которые осуществляют свою работу удаленно. В каждом подобном бизнесе явно найдется человек, который выполняет самостоятельно весь объем обязанностей.

Давайте на примерах рассмотрим, к кому вы сможете устроиться личным помощником.

• Инфобизнесмены — это люди, ведущие свой бизнес путем предоставления платных услуг (тренингов, курсов, вебинаров и др.).
• Владельцы интернет-сервисов и магазинов. Для примера можно взять такой сервис, как Юла. Безусловно, это может быть слишком масштабным примером. Но если мы рассмотрим менее глобальные сервисы, каких в интернете великое множество, то там явно найдется немало руководителей, ищущих личных помощников.
• Блогеры, разработчики контентных проектов. Для создания качественного прибыльного продукта, поддержания и роста его популярности нужно очень много всего знать и уметь. Например, для ведения видеоблога нужно не только снимать, монтировать видео, а еще заниматься продвижением, искать партнеров и т. д. Когда данный проект наберет обороты и разрастется до внушительных размеров, личный помощник будет очень кстати!
• Фрилансеры-профессионалы и удалённые сотрудники. В данном случае вполне может понадобиться помощник со специальными знаниями: дизайнер, программист, который будет не только решать общие вопросы, но и помогать выполнять рабочие задачи.
• Офлайн-предприниматели, чей бизнес нужно продвигать через сайт и социальные сети. Личному помощнику вполне может быть поручено данное направление деятельности. Иногда бывает так, что ассистент крупного предпринимателя нанимает себе личного помощника для выполнения определенных мелких задач.

2. Обязанности и функции

Весь круг обязанностей личного помощника руководителя мы можем поделить на три группы:

• секретарь, который организует и выполняет работу с документами, составляет всевозможные отчёты, отправляет и получает почту, распределяет ее, также общается с клиентами и т. д.;
• менеджер проектов, который взаимодействует с фрилансерами и удаленными сотрудниками;
• специалист, обладающий определенными знаниями и опытом в той же сфере бизнеса, что и его руководитель (наниматель).

Все перечисленные группы, безусловно, связаны между собой. Каждый предприниматель сам определяет круг задач, которые он готов передать помощнику.

Ранее было принято считать, что секретарь должен всегда находиться рядом, на расстоянии вытянутой руки, ну или максимум за стенкой кабинета. Теперь же пришло время ассистентов, работающих в онлайн-режиме.

Что может выполнять этот сотрудник:

• поиск новых клиентов и партнеров;
• ведение ежедневного рабочего календаря руководителя;
• осуществление контроля выполнения поручений шефа другими работниками;
• SMM-продвижение и реклама;
• приобретение товаров, заказ различных услуг для компании или руководителя.

К плюсам можно отнести то, что такой специалист может выполнять и ряд задач профильного направления: от редактирования фотографий до составления текстов. Этот вид удаленной занятости позволяет развиваться в профессиональной сфере и получать прибыль. Бесспорно, организовать и настроить работу офиса реального намного сложнее, чем виртуального.

3. Карьерный рост удаленного работника

Офис-менеджер, выполняя работу онлайн, может как продвинуться по карьерной лестнице, так и повысить свой уровень дохода за счет расширения спектра своих занятий. Либо он может найти себе более крупного заказчика. Можно выполнять свои функции даже без определенного опыта. Несомненным плюсом данной работы можно считать то, что постоянно меняющиеся задачи позволят вам овладеть новыми навыками и обучаться чему-то новому. Благодаря этому ваш багаж знаний непрерывно пополняется. В дальнейшем вы можете менять место работы.

Бытует мнение коучей профессионального развития и HR-менеджеров, что для того, чтобы достичь высокого результата, работая удаленно, нужно сотрудничать только с одним заказчиком продолжительное время.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

4. Какова заработная плата личного помощника руководителя, работающего удаленно

Средняя стоимость услуг такого специалиста в месяц составляет от 30 до 35 тысяч рублей. При работе в офлайн-режиме прибавляем к этому официальное трудоустройство, 40-часовую рабочую неделю и оплачиваемый отпуск. С каждым кандидатом уровень заработной платы может обсуждаться индивидуально и будет зависеть от его компетенций. Если рассматривать столицу, то там можно встретить предложения от 60 000 рублей.

Но тогда сразу оговариваются следующие условия:

• ненормированный рабочий график;
• свободное владение иностранным языком;
• наличие личного автомобиля.

Есть несколько способов мотивации личного помощника руководителя, они бывают указаны в описании вакансии. К наиболее распространенным относятся:

• почасовая оплата;
• фиксированная ставка с одной или двумя выплатами в месяц (зависит от желания кандидата на должность);
• понедельная оплата труда;
• фиксированная ставка + % от выполнения задачи.

Рассмотрим стоимость услуг и перечень основных задач для помощников (взяты на основе данных с бирж фриланса):

№	Основные задачи	Оплата
	Отвечать на письма, телефонные звонки (базовые задачи — БЗ)	от 50 рублей за час
	БЗ + составление списка клиентов и работа с ними	20 тыс. рублей за месяц
	БЗ + продвижение продукта, реализация маркетинговых мероприятий, ведение социальных сетей, рассылка объявлений, обзвон холодной базы	от 25 тыс. руб. до 30 тыс. рублей за месяц
	БЗ + спичрайтер, имиджмейкер, индивидуальный психолог	с каждым кандидатом проговаривается индивидуально, от 200 долларов за месяц
	БЗ + разработка стратегии развития	от 25 000 рублей + % с продаж
	БЗ + развитие сайта заказчика, подготовка и проведение рекламной кампании	от 30 000 до 35 000 рублей за месяц

Размер вознаграждения зависит как от масштаба компании, решения руководителя, так и от определенных результатов работы сотрудника за конкретный промежуток времени. Удаленная работа позволяет вам зарабатывать из любой точки мира. Дальнейший рост и развитие вас как специалиста не ограничены территориями, что, несомненно, является большим преимуществом.

5. Плюсы и минусы профессии

Давайте теперь подытожим и посмотрим, какие же преимущества и недостатки имеет профессия личный помощник руководителя при удаленной работе. Основные преимущества:

• Непрерывное развитие. Перенимать бесценный опыт и знания предпринимателя, работая с ним рука об руку, дорогого стоит.
• Неограниченность в передвижениях. Вам не нужно тратить время на дорогу на работу и обратно. Вы можете выполнять свои профессиональные задачи, даже находясь на другом континенте.
• Вы получаете возможность иметь высокую заработную плату или дополнительный доход к своему основному заработку, все зависит от сложности выполняемых вами задач.

В качестве недостатка удаленного должности личного помощника руководителя можно отметить следующий фактор: в основном вы подстраиваетесь под график работодателя, иногда жертвуя своим временем, так как вы должны быть на связи в режиме 24/7.

Требования к кандидату на должность помощника руководителя

Требования, предъявляемые к такому специалисту, достаточно высоки. Сюда входит высшее образование, иногда и несколько, наличие опыта работы на аналогичных должностях от 2 лет, активная жизненная позиция, хорошо развитые коммуникативные и организаторские способности, высокий уровень стрессоустойчивости, самоорганизации и умение разрешать конфликтные ситуации.

Также кандидат должен обладать грамотной устной и письменной речью, свободно общаться и писать на английском языке, в совершенстве знать деловой этикет, компьютерные программы.

Читайте нашу статью «Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы».

В среднем получается, что заработная плата такого специалиста от 800 евро, но, опять же, это зависит от сложности выполняемых им заданий и поручений.

Кому точно не стоит доверять поиск личного помощника?

Ни в коем случае не поручайте поиск одного из нескольких помощников уже работающему ассистенту. Он будет воспринимать всех кандидатов в качестве потенциальных конкурентов и отберет человека, который будет выполнять рутинную однообразную работу. В нужный момент времени, когда действительно от него потребуется помощь команде, он не сможет оказать должную поддержку остальным сотрудникам.

При отборе кандидатов на должность личного помощника руководителя обязательно как можно более подробно стоит уточнять у генерального директора компании, какого именно человека он хотел бы видеть на этой должности, вплоть до мельчайших деталей: не только профессиональные навыки и умения, но и особенности характера. Это облегчит задачу подборщику. Он не будет отнимать время руководителя на беседу со всеми подряд и в то же время не отклонит кандидатов, подходящих или не подходящих только лишь по одному критерию.

Как уже говорилось ранее, специфика работы личного помощника руководителя предполагает еще и обладание рядом личностных характеристик из-за особенности работы.

В первую очередь это:

• многозадачность – способность выполнять несколько задач одновременно без ущерба для их результатов – одно из самых ценных качеств хорошего ассистента;
• стрессоустойчивость – при общении с руководителем помощнику часто приходится принимать удар на себя;
• высокая обучаемость – гибкий склад ума и желание постоянно развиваться и узнавать что-то новое, въедчивость в каждый этап рабочего процесса;
• позитивное мышление – эта черта характера поможет справляться с дополнительным объемом обязанностей, порой выходящих за рамки делового сотрудничества в стандартном его понимании.

Это самые основные черты характера, которые необходимы каждому личному помощнику руководителя для выполнения своей деятельности. В идеальном варианте – основные черты характера шефа и его ассистента должны гармонично дополнять друг друга, а не противоречить друг другу.

Так в итоге, какими качествами должен обладать личный помощник руководителя

Хороший личный помощник:

• владеет навыками различных специальностей: управлением персоналом, тайм-менеджментом, кризис-менеджментом, обязанностями офисного сотрудника;
• в совершенстве знает процесс и умеет провести переговоры;
• обладает высокой степенью интеллектуального развития, может участвовать в беседе на любую тематику, даже не имеющую отношения к бизнесу;
• интересы своего руководителя ставит выше своих собственных;
• имеет хороший вкус, тактичен и доброжелателен;
• обладает быстрой скоростью мышления, способен оперативно и правильно принимать верные решения;
• знает сферу своей ответственности, четко чувствует и соблюдает границы своих функциональных обязанностей: не задает слишком много ненужных вопросов по пустякам и не совершает сомнительных действий за спиной руководителя;
• логичен во всем, может предопределять принципы и взгляды руководителя на основные вопросы; когда действует и принимает решения от его имени, то, как правило, без ущерба для дела.

КАК ИЗМЕНИТЬ СВОЮ ЖИЗНЬ?! ЖЕСТКИЙ РАЗБОР с Петром Осиповым и Михаилом Дашкиевым | Бизнес Молодость

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

• установленный порядок обращения с документами в организации;
• правила делового общения и этикета;
• порядок ведения отчетной документации;
• правила пользования офисной техникой, средствами связи;
• основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
• основы делопроизводства;
• организационно-штатную структуру компании;
• порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.

Секретари – сотрудники, без участия, знаний и навыков которых сложно обеспечивать слаженную работу хозяйствующего субъекта. Спектр должностных обязанностей секретаря достаточно большой. С ними стоит ознакомиться, чтобы иметь представление о значении данной профессии в современной действительности.

Особенности профессии секретаря и требования к работнику

Даная работа не только требует от лица организованности, коммуникабельности и собранности, но и может обещать ему отличные перспективы карьерного роста. Например, в будущем он может рассчитывать на должность офис-менеджера сотрудника отдела и т.д.

Основные требования, предъявленные к этому специалисту, следующие:

1. Среднее, высшее образование;
2. Стаж работы;
3. Владение ПК и умение работать с оргтехникой;
4. Знание основ делопроизводства;
5. Знание иностранного языка (зачастую, английского).

Также многие работодатели делают акцент на личностные качества человека (доброжелательность, отзывчивость, пунктуальность), его отношение к мельчайшим деталям, возможность справляться с широким кругом обязанностей и поручений, приятную внешность.

Заработная плата специалиста варьируются от 15000 рублей и до 40000 рублей. Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.

Существует несколько основных специализаций секретаря:

• Помощник руководителя;
• Делопроизводитель.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.

В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:

• нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
• Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
• положениями должностной инструкции.

В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

• обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
• обеспечение руководителя всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;
• подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем;
• организация командировки руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы);
• составление запросов и писем по поручению начальства;
• организация приема посетителей (при необходимости — встреча и размещение гостей);
• ответ на поступающие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
• прием заявлений и их передача на подпись руководителю;
• передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
• контроль сроков и качества исполнения сотрудниками предприятия приказов и распоряжений руководства;
• выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема;
• поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия.
• выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате.

Секретарь также должен выполнять отдельные поручения служебного характера своего непосредственного руководителя.

Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Он может:

• получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
• предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
• запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;
• требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;
• требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
• принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь руководителя ответственен за:

• нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
• несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
• невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
• оформление документов, которые предоставляются на подпись руководителю;
• разглашение вверенной ему информации.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель находится на ступень ниже, чем референт. Но от этого круг его обязанностей не меньше.

Так, в должностные обязанности секретаря-делопроизводителя входит:

• прием входящих звонков;
• ведение документооборота компании;
• формирование исполнительных документов в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной организацией;
• экспертиза ценности документов и их сортировка;
• хранение ценных бумаг;
• ведение архива документов, их своевременное списание, а также утилизация.

Многие обязанности, которые вменены делопроизводителю, может выполнять и секретарь руководителя, но стоит уточнить, что его функционал заметно шире. Это связано, в первую очередь, с необходимостью обеспечения управленческой деятельности начальства.

У делопроизводителя, как и у любого другого специалиста, имеется ряд прав, в частности:

• право на получение доступа к необходимой для его деятельности информации;
• право заверять собственной подписью некоторые документы;
• право на ознакомление с документами, а также решениями, которые принимает руководство, в отношении круга своих должностных обязанностей;
• право на отстаивание своих интересов.

Для трудоустройства на должность секретаря необходимо грамотно составить резюме. В нем важно указать все свои основные профессиональные преимущества, личностные качества и, конечно, профильный опыт работы. Можно также скачать в интернете подходящее резюме, заполнить его и отправить потенциальному работодателю на рассмотрение.

Мирошниченко Валерий Андреевич

Современные российские компании, предлагающие вакансии претендентам на административные позиции, зачастую в наименовании вакансии указывают совсем не ту позицию, которую описывают в части пояснения обязанностей сотрудника и требований к кандидату.

Секретарь, офис-менеджер, референт, ассистент, помощник руководителя – эти должности по своему содержанию очень похожи, однако не только специалисты знают о существенных различиях между ними. Так, к примеру, работа помощника руководителя предполагает ведение делопроизводства, но в отличие от работы секретаря это главным образом поддержка деятельности руководителя, а делопроизводство является лишь малой частью функциональных обязанностей – документационной поддержкой деятельности руководителя. А вот львиная доля рабочего времени секретаря направлена именно на организацию системы документооборота в компании, контроль исполнения внутренних положений и инструкций, принятых на предприятии, систематизацию хранения документов, их передачу в архив и т. д.

Очень часто специалистам, которые приходят на одну из вышеперечисленных позиций, приходится выполнять различные дополнительные обязанности. Например, и секретарь, и помощник руководителя, и офис-менеджер работают делопроизводителями, исполняют личные поручения руководителей, а также вышестоящих должностных лиц (т. е. не только руководителей, но и других сотрудников организации), обеспечивают организационно-распорядительную деятельность руководителя, а также занимаются оформлением приказов или распоряжений по инициативе практически любого сотрудника организации. По большей части это связано с тем, что современные компании предпочитают не «раздувать» штат и поручают все одному сотруднику, не принимая во внимание тот факт, что подобная многозадачность может повлиять на качество исполнения сотрудником его непосредственных обязанностей.

Из подобной ситуации могут быть как минимум два выхода: первый – отказаться от работы в компании, второй – научиться работать в условиях предлагаемой многозадачности.

Помощник руководителя и помощник руководителя проекта

Основная задача ассистента или помощника руководителя – обеспечение деятельности руководителя. Проще говоря, помощь руководителю во всех вопросах, которые касаются выполнения им его обязанностей. Не зря помощника руководителя часто называют его доверенным лицом, его правой рукой, т.к. профессиональный ассистент – это незаменимый или, скажем точнее, труднозаменяемый человек, который находится в курсе многих – едва ли не всех – профессиональных задач своего руководителя, а в некоторых случаях – и в курсе личных дел.

Специфика работы профессионального ассистента руководителя строительного проекта исключительно отраслевая, т. е. необходимо иметь представление о том, что такое инвестиционно-строительный проект, какова зона ответственности руководителя строительного проекта, какие требования руководитель может предъявлять к своему помощнику и как обеспечить качественную и профессиональную поддержку деятельности такого руководителя.

Что такое инвестиционно-строительный проект?

Как правило, компании, которые ищут сотрудника на замещение должности помощника руководителя в инвестиционно-строительном проекте, отдают предпочтение кандидатам, имеющим опыт работы в строительном проекте или строительной организации. Ваша осведомленность наверняка станет большим плюсом при рассмотрении вашей кандидатуры. Если у вас нет требуемого опыта, то на этапе прохождения собеседования вам будет полезно задать некоторые профессиональные вопросы HR-специалисту или непосредственно будущему руководителю о структуре строительного проекта и его особенностях.

К сведению

В широком смысле инвестиционный проект – это проект, связанный с вложением финансовых средств юридического или физического лица, реализация которого направлена на получение инвестором прибыли. Инвестиционно-строительный проект от инвестиционного проекта отличает то, что инвестор получает прибыль от вложения капитала в строительство каких-либо объектов (это может быть строительство как жилого комплекса, так и завода по производству, к примеру, строительных материалов).

Поскольку инвестиционно-строительный проект – это проект, состоящий из комплекса неких действий и процессов, первое, что необходимо уточнить у руководителя проекта, – кто является действующими лицами и участниками процессов. Как правило, это непосредственно инициатор проекта, инвестор, а также заказчик, проектировщик и подрядчик, но в зависимости от специфики проекта список участников может быть расширен – например, к списку можно добавить поставщика оборудования (см. схему). Стоит также отметить, что в качестве участников проекта могут выступать как физические, так и юридические лица. К примеру, в роли проектировщика – проектные организации и проектные институты, а в качестве подрядчика – строительные организации и холдинги, выполняющие для заказчика определенные виды работ. Руководитель проекта в большинстве случаев представляет заказчика, фактически он возглавляет службу заказчика, например, создаваемую в форме отдельного юридического лица. Иначе службу заказчика называют техническим заказчиком, дирекцией заказчика.

Инициатор проекта – им может быть любой из участников проекта – является автором идеи, готовит обоснование проекта, создает и защищает бизнес-планы.

Инвестор – юридическое или физическое лицо, которое вкладывает инвестиции в проект с целью получения прибыли. Инвестор контролирует ход реализации проекта.

Заказчик – это главный участник, который отвечает за реализацию проекта. Заинтересован в большей степени в достижении результата. Будущий владелец реализованного проекта.

Руководитель проекта – юридическое или физическое лицо, которое наделяется всеми полномочиями для реализации проекта. Руководитель проекта составляет план реализации, контролирует исполнение и сроки, координирует и контролирует выполнение работ со стороны всех участников проекта.

Генеральный подрядчик – юридическое лицо, которое выполняет работы, согласованные в контракте с заказчиком, направленные на реализацию проекта. Генподрядчик может привлекать для выполнения работ субподрядчиков.

Генеральный проектировщик – организация, которая выполняет проектные, изыскательские работы для заказчика.

Руководитель проекта ведет переговоры с поставщиками, управляет персоналом – инженерно-техническими работниками, следит за исполнением интересов инвестора, а также совместно с подчиненной ему службой заказчика осуществляет контроль реализации строительного проекта с момента утверждения бизнес-плана до ввода готового объекта в эксплуатацию, проводит анализ хода проекта, взаимодействует с подрядчиками. Для полного понимания содержания своей деятельности и составления плана работы на период реализации строительного проекта помощнику руководителя проекта необходимо знать все направления работы своего руководителя. Круг обязанностей руководителя отдельно взятого проекта является индивидуальным, однако в основном направления его работы соответствуют этапам проектирования и строительства.

■ Предпроектный этап. Это первый этап строительства, в процессе которого осуществляются сбор и оформление исходно-разрешительной документации. Под исходно-разрешительной документацией (ИРД) в общем смысле понимают полный комплект различных документов, обязательных в соответствии с Градостроительным кодексом Российской Федерации для получения разрешения на строительство. В состав ИРД входят в т.ч.: технические условия на подключение к инженерным сетям (ТУ на водоснабжение, газ, электроэнергию), постановления и распоряжения органов исполнительной власти, различные согласования, материалы инженерных изысканий и заключения надзорных служб, переписка по вопросам получения разрешений и согласований, различные чертежи (к примеру, план земельного участка), документы о праве собственности или аренды земельного участка под строительство и др.

■ Проектный этап. На этом этапе заказчик выдает проектировщику техническое задание на проектирование, согласно которому проектировщик выполняет непосредственно проектирование. Здесь важно отметить, что проектирование имеет две стадии: «Проект» (стадия «П») и «Рабочее проектирование» (стадия «РД»). Документация, подготовленная на стадии «П», утверждается, проходит государственную экспертизу согласно законодательству РФ, затем разрабатывается рабочая документация (РД), в соответствии с которой выполняется строительство.

Помощнику руководителя не обязательно наизусть знать весь перечень документов, входящих в состав исходно-разрешительной или проектной документации, однако при поступлении документов от руководителя проекта или сотрудников проекта необходимо дополнительно уточнять, как надлежит классифицировать тот или иной документ.

Поскольку реализация проекта, проектирование, строительство – процессы довольно длительные, помощнику руководителя проекта необходимо создать оптимальную надежную систему учета, оформления, согласования, хранения документации, а также обеспечить такую систему работы с документами, при которой обмен документацией и необходимыми данными между всеми участниками проекта будет максимально оперативным.

Делопроизводство и документооборот

Для организации делопроизводства и документооборота рекомендована стандартная, вполне универсальная схема:

1. Разработка, согласование и утверждение инструкции по ведению делопроизводства в организации.
2. Разработка журналов регистрации входящей и исходящей документации.
3. Разработка, согласование и утверждение бланков организации: исходящего письма, протокола совещания, актов приема-передачи документов и др. – по потребности.
4. Разработка, согласование и утверждение положения и порядка согласования документов в организации.
5. Разработка, согласование и утверждение положения о печатях и штампах, используемых в организации.
6. Разработка положения о праве подписи документов или подготовка приказов о наделении правом подписи сотрудников организации определенных видов документов.

Наш совет

Прежде чем начать работу по организации делопроизводства в компании, необходимо приказом назначить ответственного за ведение делопроизводства в компании. Приказ может быть составлен в произвольной форме на бланке организации. В последующем возможно указывать лишь номер приказа и дату его издания при оформлении документов от имени компании.

Рассмотрим некоторые особенности ведения делопроизводства в инвестиционно-строительном проекте.

В инвестиционно-строительном проекте количество поступающих и исходящих писем и документов очень велико, поэтому лучше всего вести электронные журналы регистрации и учета, например, в формате Excel. Это облегчит вам систематизацию, поиск документов, а также оперативный обмен со всеми участниками проекта.

Для учета входящей и исходящей документации и корреспонденции внутри отдельной книги Excel следует создать несколько листов по количеству основных участников инвестиционно-строительного проекта, назвав их, например: Инвестор, Генподрядчик, Генпроектировщик, Поставщик. Помните о том, что при приеме документации обязательно должно быть сопроводительное письмо, содержащее дату поступления документа, количество страниц приложения к письму. Если документ получен по электронной почте, то вам необходимо распечатать электронное письмо, в котором указаны дата и отправитель. Это нужно прежде всего в том случае, если документ вы будете хранить отдельно, в специальном томе, а сопроводительное письмо – в папке с входящими письмами.

К входящему номеру письма необходимо добавить индекс, включающий аббревиатуру, обозначающую участника проекта, например:

ГП – генподрядчик;

Инв – инвестор;

ПР – генпроектировщик;

Пост – поставщик.

Таким образом, входящий номер письма от генподрядчика может иметь, например, следующий вид: № 13/ГП от 14.11.2013.

После создания книги Excel у вас получится примерно следующее:

Даже если участников проекта будет гораздо больше, отнюдь не для всех потребуется создавать отдельную нумерацию, отдельный журнал и место для хранения. Вы можете создать общий журнал регистрации и том для хранения входящей корреспонденции.

Для регистрации исходящей корреспонденции лучше всего дополнительно создать журнал, в котором нумерацию вы будете вести в соответствии с тем, кто был исполнителем письма. Для создания такого журнала необходимо уточнить у руководителя строительного проекта, кто именно из сотрудников имеет право подписывать исходящие письма и кто из них вероятнее будет самым активным исполнителем – инициатором подготовки писем. Как правило, инициаторами являются: генеральный или исполнительный директор, руководитель проекта, главный инженер (или служба главного инженера, в которую входят также главный энергетик, главный механик и т.д.), финансовый директор или бухгалтер и помощник руководителя проекта.

Для регистрации исходящей корреспонденции рекомендуется разработать индексы к номерам писем, состоящие из числительных, чтобы не путать письма с теми, которые направляются участникам проекта и регистрируются в журналах, описанных выше, например:

01 – генеральный директор;

02 – руководитель проекта;

03 – помощник руководителя;

04 – служба главного инженера;

05 – финансовый директор/бухгалтер.

Таким образом, исходящий номер письма, инициатором-исполнителем которого является руководитель проекта, может иметь, например, следующий вид: 34/02 от 15.09.2013.

Общий журнал регистрации исходящей корреспонденции будет выглядеть так:

По желанию в общий журнал можно добавить также журнал регистрации приказов и распоряжений.

Обратите внимание!

Если вы ведете электронные журналы регистрации, рекомендуется раз в квартал/полугодие и по окончании календарного года распечатывать журналы регистрации, прошивать в надлежащем порядке и заверять подписью генерального директора и печатью организации.

В инвестиционно-строительном проекте крайне важно регулярно создавать резервные электронные копии всех исходящих и входящих писем с целью обеспечения сохранности оригиналов писем и документов, а также более оперативного обмена документами.

Систематизация документов в соответствии с этапами проектирования

В соответствии с требованиями руководителя проекта или по вашей инициативе документы, касающиеся проектирования и строительства, могут быть систематизированы по этапам проектирования и строительства.

К сведению

Оригиналы документов, имеющих важное значение в процессе проектирования и строительства (например, разрешение на строительство, технические условия, документы, подтверждающие право собственности на земельный участок, и др.), желательно хранить в отдельном сейфе или закрывающемся на ключ шкафу, доступ к которому имеет ограниченное число сотрудников организации.

Рекомендуется создать следующие тома для систематизации и хранения документации:

• Исходно-разрешительная документация: согласования государственных и муниципальных органов, постановления и распоряжения органов местного самоуправления и др.
• Технические условия: на подключение к электросетям, на газ, водоснабжение, канализацию и др., в т.ч. копии переписки с различными организациями по вопросам получения технических условий.
• Документы на земельный участок: оригиналы или копии свидетельств о праве собственности на земельный участок, кадастровые планы, копия договора на аренду земельного участка и др.
• Различные чертежи и схемы: ситуационный план участка, генеральный план и др.

К сведению

Оригиналы чертежей и схем рекомендуется хранить в тубусе во избежание повреждения. При этом на тубус можно наклеить табличку с номером дела по номенклатуре дел.

• Технические задания: в случае если технические задания оформляются в ограниченном количестве экземпляров, то они подшиваются к договору с организацией, которая выполняет работы в соответствии с этим заданием, и тогда в этом томе останутся только копии. Однако чаще всего техническое задание оформляется в нескольких экземплярах, один из которых остается у заказчика.
• Учредительные документы: копии, поскольку оригиналы учредительных документов, как правило, хранятся у бухгалтера или финансового директора.
• Акты приема-передачи документов: в инвестиционно-строительном проекте не рекомендуется выдавать документы из архива без соответствующей резолюции руководителя проекта и оформленного в надлежащем порядке акта приема-передачи документов (чертежей, томов проекта и др.). Акты приема-передачи желательно хранить в отдельной папке с целью получения оперативной информации о том, какие документы, в каком составе, для каких целей, на какой срок были выданы из архива управления проектом.

К сведению

Рекомендуется создавать резервные копии всех вышеперечисленных документов, т.к. в ходе реализации проекта многие из перечисленных документов будут многократно запрашиваться у вас сотрудниками команды проекта, участниками проекта и сторонними организациями. Наличие электронной версии любого документа существенно облегчит вам в последующем предоставление документов, оперативную отправку в электронном виде, поиск документа. Для резервных копий необходимо создавать электронные папки, соответствующие наименованиям дел/томов согласно существующей номенклатуре.

Проектная документация

Проектная документация, разработанная на стадии «П» и стадии «РД», предоставляется заказчику в десятках томов (в зависимости от сложности проекта), кроме того, в нескольких экземплярах. Не вся документация будет постоянно храниться у заказчика, т.к. проектную документацию необходимо на каком-то этапе предоставлять на прохождение экспертизы, однако первоначально она должна быть получена заказчиком и зарегистрирована по описи в офисе заказчика у делопроизводителя.

Заранее позаботьтесь о том, чтобы для хранения документации было достаточно места в шкафах. Согласуйте с вашим руководителем требования к хранению проектной документации и в случае необходимости организуйте покупку дополнительного шкафа.

Как быть с адресом стройплощадки?

Зачастую стройплощадкам изначально присваивается временный почтовый адрес, например: Промплощадка, д. 1. Почтовый адрес, как правило, присваивают уже после строительства зданий, сооружений, объектов, а до окончания строительства часто возникают сложности с получением почтовых отправлений на строительной площадке.

Рекомендуется с самого начала организации системы делопроизводства и документооборота в проекте позаботиться об аренде абонентского ящика в почтовом отделении того населенного пункта, где находится временный офис команды проекта. Своевременное получение корреспонденции почтой имеет огромное значение в свете того, что множество писем и документов, в т.ч. необходимых для проектирования согласований от госорганов и служб, отправляются заказчику по указанному почтовому адресу. Потеря или неполучение оригинала такого документа влечет за собой необходимость повторно запрашивать важный документ, что напрямую влияет на сроки реализации проекта.

Полезный документ

МДС 12-37.2007 «Рекомендации по ведению документооборота в строительной организации»

Протоколирование технических совещаний

Проведение и протоколирование именно технических совещаний крайне важны в инвестиционно-строительном проекте. Технические совещания, проводимые при участии заказчика и команды проекта, инвестора, генерального подрядчика, генерального проектировщика, а также других участников, содержат ключевую проектную информацию, т.к. зачастую – даже будучи посвящены процессам – содержат массу технических деталей, имеющих решающее значение для развития проекта.

Помощник руководителя проекта, ответственный за делопроизводство, должен:

• заблаговременно сообщить участникам информацию о месте, дате, времени и участниках технического совещания;
• в повестке проводимого совещания перечислить всех участников с указанием организаций, которые они представляют, Ф.И.О., должностей;
• в случае если кто-то из участников не имеет возможности присутствовать на совещании, своевременно сообщить об этом инициатору и председателю совещания, которым, как правило, является руководитель проекта;
• при оформлении протокола технического совещания точно указать дату проведения и номер протокола, поэтому желательно вести регистр нумерации протоколов технических совещаний заказчика;
• максимально точно и полно указать содержание задач, поручений, фамилию ответственного лица и срок исполнения им задачи; в случае если задача не была выполнена ответственным лицом, обязательно укажите это в протоколе с комментарием, по какой причине поручение не удалось выполнить;

К сведению

Если в процессе обсуждения вопросов во время технического совещания какие-то вопросы, на ваш взгляд, недостаточно освещены, вы как секретарь совещания вправе уточнить «для протокола», что следует отметить по обсуждаемому вопросу. Если во время совещания уточнений оказалось недостаточно для ясной и четкой формулировки при оформлении протокола, вы можете прояснить неточные моменты у председателя совещания или непосредственно у того участника, который докладывал по конкретному вопросу.

• после оформления предоставить протокол на подпись председателю совещания, а также всем участникам. Особенно важно иметь подписи тех лиц, которые являются ответственными по определенным задачам согласно протоколу.

Окончательно оформленный протокол технического совещания (см. Пример) – оригинальный экземпляр – хранится у инициатора совещания, т.е. у заказчика, а участникам совещания необходимо направить копии (это могут быть электронные копии) протокола. Обязательно нужно получить подтверждение получения документа – узнать входящий номер или должность и фамилию принявшего документ должностного лица.

Стоит отметить, что зачастую в обязанности помощника руководителя проекта входит также контроль исполнения поручений и задач, поставленных в ходе совещания и зафиксированных в протоколе. В этом случае он отслеживает сроки и ход исполнения поручений. Как правило, помощник руководителя проекта по поручению и от имени руководителя проекта запрашивает у участников совещания информацию о ходе выполнения задачи. Запрос может быть сделан по электронной почте или по телефону с последующей систематизацией полученной информации и докладом руководителю проекта.

Помощник руководителя строительного проекта должен быть также готов к тому, что довольно часто некоторые поручения и задачи сотрудникам проекта руководитель проекта будет отдавать через него. Рекомендуем вести таблицу по текущим или оперативным вопросам, касающимся реализации проекта. В этой таблице помощник руководителя проекта составляет собственный план работы и делает заметки о ходе исполнения поручения.

Так, к примеру, в таблице может быть задача: Отправить главному инженеру техническое задание и передать поручение руководителя проекта о необходимости корректировки.

Помощник руководителя проекта отправляет документ, передает поручение руководителя проекта и просит доложить о возможных сроках исполнения поручения.

После этого помощник руководителя делает заметку в своей таблице: Поручение будет выполнено главным инженером к 17.30 и докладывает руководителю проекта. Помощник руководителя проекта должен также отследить выполнение задачи и доложить руководителю проекта.

Описанная выше схема постановки задач сотрудникам команды проекта и контроля исполнения поручений руководителя проекта будет в диковинку тем помощникам руководителя, которые привыкли к соблюдению четкой иерархии в организации, когда нижестоящий по должности сотрудник не имеет полномочий отдавать поручения вышестоящим по должности сотрудникам. Однако стоит помнить о том, что полномочия отдавать поручения от имени руководителя проекта его помощник получает напрямую от него, и, как правило, в случае если руководителю удобна подобная схема, то он ставит об этом в известность сотрудников проекта на первых же оперативных совещаниях с участием всех членов команды.

При реализации такой схемы помощник руководителя проекта не управляет другими сотрудниками, а является «диспетчером», т.е. передает задачу сотруднику, а затем передает результат выполнения задачи руководителю проекта.

Руководителю удобнее осуществлять контроль через своего помощника, поскольку количество одновременно текущих проектных процессов требует оптимизации использования временного ресурса, т.к. в большинстве случаев время необходимо для концентрации на ключевых вопросах, без постоянного отвлечения на мелкие задачи. Не забывайте, что руководителю порой гораздо удобнее узнать обо всех текущих вопросах и проблемах от своего помощника, чем самостоятельно по каждому вопросу обращаться к разным сотрудникам и участникам проекта для уточнения какой-то текущей информации.

Помощнику руководителя проекта, прежде чем приступить к своим обязанностям, необходимо взвесить свои силы и возможности. Инвестиционно-строительные проекты имеют строго определенные сроки, и зачастую время для отпуска появляется только по завершении строительства. Кроме того, работа помощника руководителя строительного проекта требует большой внимательности, ответственности, преданности своему руководителю и заинтересованности в оказании ему необходимой профессиональной поддержки. Если вы готовы получить опыт работы помощником руководителя строительного проекта, то можете быть уверены, что получите новые знания, умения, навыки, массу интересных профессиональных уроков и задач, благодаря чему накопите неоценимый опыт не только для последующей работы помощником руководителя, но также менеджером проекта, а возможно, и руководителем собственного проекта в вашей профессиональной области.