Должностные инструкции администратора

Должностные инструкции администратора

Выполнение работ по профессии «Администратор гостиницы (дома отдыха)»

отчет по практике

Старший администратор гостиницы относится к категории специалистов.

1) Требования к квалификации: Среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

2) Старший администратор гостиницы должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся сферы обслуживания;

· структуру управления, права и обязанности работников гостиницы и режим их работы;

· правила и методы организации обслуживания посетителей гостиницы;

· виды оказываемых гостиницей услуг;

· планировку гостиничных номеров и подсобных помещений;

· правила содержания жилых и других помещений гостиницы;

· основы экономики, организации труда и управления;

· основы маркетинга и организации рекламы;

· основы эстетики и социальной психологии;

· законодательство о регистрации граждан по месту временного пребывания;

· законодательство о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда.

· основы администрирования;

· этику делового общения.

3) Назначение на должность старшего администратора гостиницы и освобождение от должности производятся приказом генерального директора на основе представления менеджера гостиницы.

4) Старший администратор гостиницы подчиняется непосредственно менеджеру гостиницы.

5) На время отсутствия старшего администратора гостиницы (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Должностные обязанности

Старший администратор гостиницы:

1) Осуществляет своевременное и качественное культурное обслуживание посетителей в соответствии с действующими стандартами обслуживания.

2) Осуществляет учетом, распределение и правильное использование жилых номеров и свободных мест, а также контроль за соблюдением паспортного режима.

3) Принимает и оформляет необходимые документы по регистрации проживающих по месту временного пребывания.

4) Координирует работу администраторов и других гостиничных работников.

5) Обеспечивает соблюдение стандартов обслуживания посетителей.

6) Обеспечивает исполнение подчиненными работниками указаний руководства гостиницы.

7) Осуществляет контроль за сохранностью материальных ценностей.

8) Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

9) Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10) Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

11) Осуществляет контроль за соответствующим состоянием помещений и жилых номеров гостиницы в течение смены.

12) Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

13) Информирует менеджера гостиницы об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Права

Старший администратор гостиницы имеет право:

1. Запрашивать и получать от структурных подразделений сведения, справочные и другие материалы, необходимые для выполнения обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3. Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Инструкцией обязанностями.

4. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Ответственность

Старший администратор гостиницы несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.

Что касается основных пунктов, которые содержит должностная инструкция, то здесь все зависит от специфики работы. Ведь несмотря на схожесть обязанностей, каждая структура имеет некоторые отличия. Например, существует огромная пропасть между работниками гостиницы и, скажем, системными администраторами.

Кто такой администратор?

Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.

То есть должностные обязанности администратора обязывают его контролировать качество работы его подопечных, общаться с клиентами (в том числе и улаживать конфликтные ситуации), следить за чистотой в залах и так далее.

Кто может стать администратором?

В целом на эту должность могут претендовать люди, имеющие оконченное среднее образование. Однако с ростом конкуренции на рынке труда увеличились и требования к кандидатам на пост администратора. Так, люди с высшим образованием, знающие иностранные языки имеют куда большие шансы, нежели их менее просвещенные коллеги.

Более того, дабы попасть на перспективное место, будущему сотруднику придется окончить специальные курсы. Правда, довольно часто людей, имеющих потенциал, руководство обучает за собственные деньги. Также есть некоторые направления администрирования, требующие специализированного образования. Например, системный администратор.

Как правильно составить должностную инструкцию?

Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.

Зачастую такой документ имеет четыре пункта:

  1. Общие положения, где указаны главные требования к кандидатуре администратора. Также здесь следует указать непосредственное начальство сотрудника, порядок замены, необходимый уровень знаний и так далее.
  2. Обязанности. Включают в себя весь список того, что обязан делать администратор.
  3. Права – часть, где указаны все привилегии данного сотрудника.
  4. Ответственность – особо важный пункт, устанавливающий меру наказания за тот или иной поступок.

Образец должностной инструкции

Данный вариант универсальный и подойдет в качестве исходного шаблона для любой организации. Однако следует помнить о том, что большинство пунктов нужно будет изменить, исходя из соображений руководства.

I. Общие положения

  1. Администратор – это специалист, который относится к категории офисных сотрудников.
  2. На данную должность могут претендовать лица старше 18 лет, имеющие оконченное среднее образование.
  3. Данный специалист подчиняется непосредственно руководителю гостиницы/ресторана/клуба.
  4. Администратор должен уметь:
  • правильно распределить обязанности между сотрудниками организации;
  • устранять все конфликтные ситуации как внутри коллектива, так и за его пределами;
  • грамотно донести всю нужную информацию об услугах и тарифах до клиентов этой организации.

II. Обязанности

Администратор обязан:

  1. Создать все необходимые условия для комфортного пребывания клиентов на территории заведения.
  2. Предоставлять всю необходимую информацию по услугам, тарифам и скидкам.
  3. Вести все виды клиентских баз, а также предпринимать меры по их эффективному увеличению.
  4. Улаживать все конфликтные ситуации с клиентами, персоналом и руководством.
  5. Обеспечивать чистоту и порядок на вверенной ему территории.
  6. Следить за соблюдением дисциплины внутри рабочего коллектива.
  7. Предоставлять руководителям всю информацию об их организации.

III. Права

Данный специалист имеет право:

  1. Интересоваться всеми решения руководства, связанными как с внутренней, так и с внешней политикой организации.
  2. Вносить свои предложения по улучшению работоспособности персонала.
  3. Требовать соблюдения всех норм и правил, установленных данным документом, а также трудовым кодексом Российской Федерации.
  4. Принимать решения, руководствуясь собственными соображениями, если они не противоречат данному соглашению.

IV. Ответственность

К администратору могут быть применены следующие взыскания:

  1. За невыполнение распоряжений руководства сотрудник может быть привлечен к административной ответственности.
  2. За злостные нарушения дисциплины и халатность администратор может быть понижен в должности, вплоть до увольнения.

Это лишь приблизительный образец того, каким может быть главный документ, регулирующий действия, которые выполняет администратор. Должностная инструкция во многом зависит от конкретной организации. Поэтому для примера рассмотрим наиболее распространенные виды этой профессии.

Должностные обязанности администратора магазина

Зачастую подобная вакансия существует только в супермаркетах, а также в магазинах, входящих в крупную торговую сеть. Главной особенностью данной должности является то, что занимающему ее человеку приходится следить за эффективностью продаж.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что должностные обязанности администратора магазина в первую очередь направлены на:

  • улучшение работы продавцов;
  • разработку маркетинговых приемов;
  • контроль над качеством товара.

Должностные обязанности администратора ресторана

Ресторанный бизнес построен на том, чтобы завлекать клиентов вкусными блюдами и качественным обслуживанием. Если первое в большей степени зависит от работы шеф-повара, то второе – это уже удел администратора.

Именно он должен следить за всем, что способно повлиять на настроение клиентов. Итак, основные должностные обязанности администратора ресторана заключаются в следующем:

  • организация слаженной работы персонала;
  • общение с клиентами;
  • создание благоприятной атмосферы в помещении;
  • предоставление информации касательно меню и работы шеф-повара.

Отельный бизнес

Наиболее обширными являются должностные обязанности администратора гостиницы. Это связано с тем, что данному специалисту приходится управлять многими аспектами жизни внутри отеля.

Так, должностные обязанности администратора гостиницы предписывают:

  • обеспечивать комфорт постояльцев;
  • предоставлять информацию касательно проживания в отеле, местной кухни, достопримечательностей и так далее;
  • следить за чистотой в холле, номерах, коридорах;
  • вести учет бронирования мест;
  • наблюдать за эффективностью работы персонала и при необходимости вносить нужные корректировки.

Особая категория администраторов

Как говорилось ранее, некоторые категории этого направления все же требуют определенного образования. Так, должностные обязанности системного администратора подразумевают под собой наличие диплома ИТ-специалиста. Ведь в противном случае он не сможет выполнять поставленные перед ним задачи.

Также подобные требования могут быть предъявлены и в некоторых других областях, в зависимости от специфики производства и мнения руководства по этому поводу.

Должностная инструкция администратора в торговле
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и
ответственность Администратора.
1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в
установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального
директора.
1.3. Администратор подчиняется непосредственно Генеральному директору.
1.4. На должность Администратора назначается лицо, имеющее высшее или среднее
профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное
профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Администратор должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя, в том
числе уметь пользоваться компьютерными программами учета товаров.
1.6. Администратор должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы,
касающиеся работы предприятия торговли;
— товароведение, стандарты и технические условия на товары, основные их свойства,
качественные характеристики;
— организацию складского хозяйства, условия хранения и транспортировки товаров;
— поставщиков, ассортимент и номенклатуру выпускаемой им продукции;
— структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
— правила и методы организации обслуживания покупателей;
— основы экономики, организации труда и управления;
— основы маркетинга и организации рекламы;
— порядок оформления помещений и витрин;
— основы эстетики и социальной психологии;
— законодательство о труде;
— Правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда;
— правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной
безопасности, гражданской обороны.
1.7. Администратор должен обладать организаторскими способностями,
коммуникабельностью, должен быть энергичен и позитивно настроен.
1.8. В период временного отсутствия Администратора его обязанности возлагаются на
___________________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Администратор:
2.1.1. Организует бесперебойную работу предприятия.
2.1.2. Осуществляет работу по организации эффективного и культурного обслуживания
покупателей, созданию для них комфортных условий, контролирует отсутствие нарушений правил
торговли.
2.1.3. Консультирует покупателей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.
2.1.4. Поддерживает на рабочих местах атмосферу доброжелательности, подает личный
пример в обслуживании покупателей.
2.1.5. Контролирует в общем приемку-сдачу товаров на склад, своевременную подачу
товаров в торговые секции, работу касс, проверяет качество, сроки годности товаров, проверяет
наличие маркировок, легко читаемых ценников на товарах, наличие в доступных для покупателей
местах книг жалоб и предложений.
2.1.6. Обеспечивает общий контроль за сохранностью товаров, торгового оборудования и
прочих материальных ценностей, за своевременным проведением инвентаризации товаров,
торгового оборудования, прочего имущества предприятия.
2.1.7. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
2.1.8. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием
покупателей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.
2.1.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании покупателей,
принимаемых мерах по их ликвидации.
2.1.10. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением товарных секций,
торгового зала, помещения предприятия в целом, следит за размещением, обновлением и
состоянием рекламы.
2.1.11. Обеспечивает чистоту и порядок в товарных секциях, торговом зале, на складе, на
предприятии в целом и на прилегающей территории.
2.1.12. Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и
производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной
санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны.
2.1.13. Соблюдает сам и обеспечивает исполнение работниками распоряжений и приказов
администрации предприятия.
2.1.14. Контролирует выход работников на работу, присутствие работников на рабочем месте
в течение рабочего дня, контролирует опрятный вид работников, ношение работниками в рабочее
время форменной рабочей одежды.
2.1.15. Контролирует своевременное закрытие всех внутренних помещений предприятия и
сам своевременно закрывает предприятие.
2.1.16. Своевременно и четко сдает помещение предприятия под охрану.
2.1.17. Должен иметь опрятный внешний вид.
3. ПРАВА
3.1. Администратор имеет право:
3.1.1. Давать распоряжения и указания и предпринимать соответствующие действия по
устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.
3.1.2. Вносить предложения администрации предприятия по улучшению работы,
относящейся к функциональным обязанностям Администратора и всего предприятия в целом.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Администратор несет ответственность:
4.1.1. За невыполнение своих функциональных обязанностей.
4.1.2. За недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и
поручений, нарушение сроков их исполнения.
4.1.3. За невыполнение приказов, распоряжений Генерального директора.
4.1.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной
безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
4.1.5. За разглашение коммерческой тайны.
4.1.6. За несохранность, порчу товаров и иных материальных ценностей, если
несохранность, порча произошли по вине Администратора.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Администратора определяется в соответствии с Правилами внутреннего
трудового распорядка, установленными на предприятии.

КАРТА САЙТА | КАРТА МЕТРО | КАРТА МОСКВЫ | КАРТА РОССИИ | КАРТА МИРА

• • • Следует улыбаться, разговаривая по телефону, так как настроение всегда передается звонящему. Если перед администратором стоит гость и в это время звонит телефон, он не должен отвлекаться на звонок, пока не закончит разговор с гостем. Если у гостя есть время подождать, он сам предложит администратору ответить на звонок. Телефонный этикет требует, чтобы администратор называл свое имя, если он звонит сам. Прежде чем набирать телефонный номер, следует сформулировать в нескольких предложениях причину звонка. Администратор должен всегда следить за своими жестами, позой, мимикой. Не следует морщить лоб, активно жестикулировать, руки должны быть спокойны, они как бы выражают ваши мысли, а не чувства. Если вы слегка развернутыми ладонями сопровождаете свою речь, например, о преимуществах и возможностях вашего отеля, гость всегда будет чувствовать, что именно он — главный человек в отеле. Культура поведения администратора гостиницы включает следующие правила: — не задавать ненужных вопросов; — не делать замечаний, не читать нравоучений; — не высказывать претензий; — не расспрашивать гостя о его личной жизни, цели визита и т. д. Администратор должен знать, как приветствовать гостя в зависимости от его пола, возраста, должности и т. д. Обязательными для администратора являются такие черты характера, как сдержанность, достоинство, скромность.

admin

Добавить комментарий