Документовед должностные обязанности

Документовед должностные обязанности

Автор вСправочник

____________________________________
(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
______________________________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (наименование должности)
__________ ___________________
00.00.0000 N 000 (подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Документоведа
1. Общие положения
1.1. Документовед относится к категории специалистов.
1.2. На должность документоведа принимается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
1.3. Документовед должен знать:
1) законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления;
2) методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации;
3) состав локальных нормативных актов организации;
4) распределение функций и вопросов деятельности между структурными подразделениями организации;
5) правила и порядок составления и оформления локальных нормативных актов организации, регулирующих работу ее подразделения по документационному обеспечению управления;
6) правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих порядок работы с документами в организации;
7) методы регламентации делопроизводственных процессов;
8) правила составления различных видов управленческих документов;
9) общие требования к оформлению организационно-распорядительной документации;
10) порядок функционирования информационных систем документационного обеспечения управления;
11) структуру организации и порядок распределения полномочий в области создания документов между ее структурными подразделениями и должностными лицами;
12) видовой состав управленческих документов организации;
13) принципы и методы упорядочения состава документов и информационных показателей организации;
14) критерии оценки качества создаваемой документации;
15) состав локальных нормативных актов организации;
16) правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами;
17) распределение функций и вопросов деятельности между руководством и структурными подразделениями организации;
18) порядок и содержание процедур по работе с документами организации;
19) действующие международные и национальные стандарты в области управления документацией;
20) правила организации делопроизводственных процессов;
21) методы исследования, анализа, проектирования и развития системы документационного обеспечения управления;
22) рынок программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления;
23) функциональные особенности различных систем электронного документооборота, используемых в сфере документационного обеспечения управления;
24) правила и порядок формирования баз данных организации;
25) особенности функционирования справочно-информационных и информационно-поисковых систем организации;
26) порядок доступа к различным категориям информации в организации;
27) способы получения информации из различных источников;
28) формы представления информации и их особенности;
29) правила составления и оформления отчетов, обзоров, аналитических справок;
30) технология работы с документами и информацией ограниченного доступа;
31) порядок определения сроков исполнения документов в организации;
32) нормативные правовые акты Российской Федерации, устанавливающие типовые сроки исполнения документов;
33) методики ведения срокового контроля и контроля по существу решаемого вопроса;
34) порядок внесения резолюций руководителя организации в регистрационную форму в традиционном и автоматизированном режимах;
35) технологические этапы работы с различными категориями документов организации;
36) порядок исполнения документов в организации;
37) условия снятия документа с контроля в организации;
38) законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
39) методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
40) правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами;
41) порядок и содержание процедур организации оперативного хранения документов и их подготовки к передаче в архив организации;
42) методику разработки и ведения номенклатуры дел организации, в том числе в системе ее электронного документооборота;
43) правила систематизации и классификации документов;
44) особенности хранения электронных документов;
45) критерии определения ценности документов для их отбора на дальнейшее хранение или уничтожение;
46) Правила внутреннего трудового распорядка организации;
47) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
48) __________________________________________________________________.
(другие требования к необходимым знаниям)
1.4. Документовед должен уметь:
1) анализировать локальные нормативные акты по документационному обеспечению управления организации;
2) проводить классификацию информации в соответствии с задачами документационного обеспечения управления организации;
3) подготавливать проекты локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организации;
4) формулировать предложения по совершенствованию локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления и обосновывать их перед руководством своего подразделения;
5) актуализировать локальные нормативные акты организации по документационному обеспечению ее управления;
6) вести консультационную деятельность по вопросам, связанным с организационно-распорядительной документацией организации;
7) оказывать методическую поддержку и помощь работникам организации по вопросам документационного обеспечения управления организацией;
8) проводить унификацию форм документов, применяемых в управленческой деятельности организации;
9) работать с шаблонами документов в информационной системе организации;
10) применять конкретные виды документов для реализации функций управления в организации;
11) разрабатывать стандарты документирования управленческой деятельности организации;
12) разрабатывать требования к информации, включаемой в документы организации;
13) совершенствовать систему документирования управленческой деятельности организации;
14) использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов и документированной информации организации;
15) использовать организационную офисную технику в рамках своей профессиональной деятельности;
16) организовывать взаимодействие подразделений организации в процессе разработки и исполнения различных видов ее документов;
17) создавать базы данных по организационно-распорядительным документам организации и осуществлять контроль их ведения;
18) создавать систему индексации документов организации и использовать ее в информационно-справочных целях;
19) выделять документы организации, не требующие регистрации;
20) регистрировать документы организации ограниченного доступа;
21) создавать и использовать метаданные документов в процессе их движения и обработки в организации;
22) выполнять работу с документами в рамках процедур, установленных в организации;
23) контролировать выполнение процедур движения и обработки документов, используемых в документационном обеспечении управления организации;
24) вести учет и анализ объема документооборота организации;
25) проводить анализ и оценку возможностей систем электронного документооборота, разработанных для организаций;
26) применять методологию организационного проектирования при анализе системы документационного обеспечения управления в организации;
27) представлять результаты анализа делопроизводственных процессов организации в графическом виде;
28) выявлять приоритетные направления автоматизации документационного обеспечения управления в организации;
29) работать в системе электронного документооборота организации;
30) определять эффективность мероприятий по автоматизации документационного обеспечения управления в организации;
31) работать с источниками информации, выявлять критерии ее оценки и отбора в соответствии с заданиями руководства организации;
32) подбирать, систематизировать и классифицировать документы по определенным критериям;
33) структурировать информацию, выделять необходимую для работы службы документационного обеспечения управления организации;
34) оформлять информацию в наглядном систематизированном виде в соответствии с предъявляемыми требованиями к форме представления информации;
35) работать с электронными базами данных и системами электронного документооборота организации;
36) определять или устанавливать сроки исполнения документов;
37) осуществлять постановку на контроль, снятие с контроля документов и поручений руководства;
38) вносить данные о сроках и специфике исполнения документов в контрольные картотеки и автоматизированные системы контроля организации;
39) обобщать и анализировать информацию о ходе и результатах исполнения документов в организации;
40) разрабатывать перечни документов организации с типовыми сроками их исполнения;
41) разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел организации;
42) настраивать параметры разделов номенклатуры в системе электронного документооборота организации;
43) систематизировать документы, формировать дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
44) осуществлять поиск документов в процессе их текущего хранения в организации;
45) осуществлять методическое руководство организацией хранения документов в структурных подразделениях организации, оказывать им практическую помощь;
46) контролировать формирование, хранение и передачу дел в архив организации;
47) подготавливать описи документов, передаваемых в архив организации;
48) проводить экспертизу ценности документов организации, определять сроки их хранения;
49) обеспечивать защиту документов организации от несанкционированного доступа или уничтожения;
50) __________________________________________________________________.
(другие навыки и умения)
1.5. Документовед в своей деятельности руководствуется:
1) ___________________________________________________________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о ______________________________________________________;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ___________________________________________________________________.
(наименования локальных нормативных актов,
регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Документовед подчиняется непосредственно _________________________
_____________________________________________.
(наименование должности руководителя)
1.7. _________________________________________________________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение управления организацией:
2.1.1. Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организацией.
2.1.2. Организация документирования управленческой деятельности в организации.
2.1.3. Организация документооборота в организации.
2.1.4. Осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота в сфере документационного управления организации.
2.1.5. Осуществление информационно-справочной работы с документами организации.
2.1.6. Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов в организации.
2.1.7. Организация оперативного хранения документов в организации и передачи дел для последующего хранения.
2.2. _________________________________________________________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Документовед исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ локальной нормативной базы организации для определения ее соответствия действующим нормативным правовым актам Российской Федерации по документационному обеспечению управления;
2) подготавливает проект локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления;
3) совершенствует систему индексации документов организации;
4) представляет актуализированные проекты локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления на согласование руководству подразделения документационного обеспечения управления;
5) осуществляет ознакомление работников организации с ее локальными нормативными актами и методическими документами по документационному обеспечению управления;
6) выполняет консультирование работников организации по вопросам документационного обеспечения управления, закрепленным в ее локальных нормативных актах.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет разработку унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления организации;
2) разрабатывает проекты табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления организации;
3) подготавливает предложения по технологии разработки проектов документов и ее закреплению в локальных нормативных актах организации;
4) создает шаблоны документов для размещения в системах электронного документооборота организации;
5) осуществляет контроль соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в организации;
6) проводит оптимизацию состава документов организации в соответствии с ее деловыми процессами;
7) осуществляет организацию работы по переводу в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) выполняет операции по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации;
2) ведет регистрационные и учетные формы документов организации;
3) организует передачу документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в организации;
4) осуществляет разработку предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организации;
5) проводит анализ информационных и документационных потоков в организации;
6) подготавливает предложения по формированию маршрутов и маршрутные карты движения документов в организации;
7) разрабатывает технологию работы с документами и информацией в организации;
8) проверяет подлинность электронных документов, поступивших в организацию;
9) подготавливает предложения по формированию параметров работы систем электронного документооборота организации.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ действующей системы документационного обеспечения управления организации для определения задач по ее автоматизации;
2) выполняет поручения руководителя при подготовке технического задания на внедрение системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций;
3) подготавливает блок-схемы, описывающие делопроизводственные процессы и процедуры, принятые в организации;
4) вносит предложения по критериям для выбора системы электронного документооборота для организации;
5) осуществляет тестирование работы системы электронного документооборота и определяет задачи по ее адаптации к специфике документационного обеспечения управления в организации;
6) осуществляет методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) формирует требования к информационно-поисковым системам документов организации, используемым в документационном обеспечении управления;
2) формирует и ведет базы данных об организационно-распорядительных документах организации;
3) формирует требования к разграничению уровней доступа работников организации к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями;
4) обеспечивает доступ к документам и информации организации;
5) разрабатывает формы представления информации по запросу руководства организации;
6) подготавливает отчеты и аналитические справки руководству по вопросам документационного обеспечения управления;
7) осуществляет поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников организации.
3.1.6. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.6 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет постановку документов и поручений руководства организации на контроль;
2) организует исполнение документов организации несколькими исполнителями, устанавливает очередность их исполнения;
3) осуществляет контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах;
4) проводит мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации;
5) ведет контрольные записи об операциях, произведенных с документами в организации;
6) проводит корректировку сроков исполнения документов в организации;
7) снимает документы и поручения руководства организации с контроля;
8) выполняет информирование руководства и подготовку аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации.
3.1.7. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.7 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет контроль формирования документов в дела и организацию их хранения в подразделениях организации;
2) производит формирование дел и организацию их оперативного хранения в подразделении документационного обеспечения управления;
3) контролирует создание и ведение справочно-поисковых средств по документам, хранящимся в подразделениях организации (номенклатура дел, описи);
4) составляет и ведет номенклатуру дел организации;
5) обеспечивает сохранность созданных в организации организационно-распорядительных документов на различных носителях;
6) контролирует выдачу в оперативное пользование документов организации и их возврат;
7) проводит экспертизу ценности документов в составе экспертной комиссии организации;
8) подготавливает документы для передачи в архив или на уничтожение.
3.1.8. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.9. _______________________________________________________________.
(другие обязанности)
3.2. _________________________________________________________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Документовед имеет право:
4.1.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.
4.1.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.1.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.
4.1.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.2. _________________________________________________________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Документовед привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________________________________________________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией
организации», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты
Российской Федерации от 10.05.2017 N 416н, с учетом _______________________
__________________________________________________________________________.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией
подтверждается ___________________________________________________________.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления
с должностными инструкциями); в экземпляре должностной
инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. _________________________________________________________________.
(другие заключительные положения)

Без четко работающего оборота официальных бумаг в деятельности любого предприятия наступил бы хаос. Не дает этому произойти документовед. Рассмотрим его обязанности и перспективы профессии.

Средняя заработная плата: 20000 рублей в месяц

Рейтинг профессии

Востребованность 72% Оплачиваемость 61% Конкуренция 52% Входной барьер 48% Перспективы 45% Документооборот – неотъемлемая часть деятельности организации, учреждения или компании любой формы собственности. Каждая деловая бумага должна быть оформлена по всем правилам, систематизирована и сохранена в течение положенного срока. Поэтому вполне логично, что профессия «документовед» сегодня очень востребована. Рассмотрим, в чем заключается работа, как оплачивается труд и каковы требования к специалистам.

Историческая сводка

Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее.

Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

На первый взгляд, не работа, а сплошная скука. На самом деле все не совсем так. Документовед (особенно, если в штате он всего один) отслеживает всю информацию компании. Он знает буквально все о функционировании всех отделов. У него есть доступ к данным о деятельности и развитии фирмы. От него не ускользнет ни одна деталь. А детали могут оказаться весьма интересными.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Обучение

Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:

  1. «Документоведение».
  2. «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.

Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру – возможность практики в какой-либо крупной компании. Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников.

Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:

  • Московский финансово-юридический университет.
  • Донской технический госуниверситет.
  • Иркутский госуниверситет.
  • Воронежский институт экономики и социального управления.
  • Нижневартовский гуманитарный госуниверситет.

Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию или английскому языку. Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

  • составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
  • систематизировать документооборот;
  • организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
  • заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
  • сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
  • передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
  • наводить порядок во входящих документах;
  • создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
  • готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

Теоретические знания

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Чтобы успешно справляться с этой задачей, специалисту понадобятся теоретические знания назначения и оформления документов всех разновидностей. Также ему нужно будет определять, обладает ли юридической силой тот или иной документ. Делать это правильно помогут основы права.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа – грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией. Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги – все это может влететь предприятию в копеечку.

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

  • Москва – от 25 до 60 тысяч рублей.
  • Санкт-Петербург – от 25 до 50 тысяч рублей.
  • Краснодар – от 15 до 35 тысяч рублей.
  • Новосибирск – от 20 до 40 тысяч рублей.
  • Тюмень – от 20 до 60 тысяч рублей.
  • Волгоград – от 12 до 25 тысяч рублей.
  • Ростов-на-Дону – от 20 до 30 тысяч рублей.

Карьерный рост

Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.

Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.

Плюсы и минусы

Основное преимущество профессии – ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.

На втором месте среди плюсов – возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.

Третье преимущество – приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.

Наличие опыта работы и лидерских способностей дают хорошему специалисту возможность открыть собственный бизнес. Можно предоставлять информационные услуги.

Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.

Минусов у профессии документоведа всего два. Первый – монотонность деятельности. А второй – уровень ответственности.

Перспективность профессии

Информация – важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.

Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того – она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.

Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

документоведа

(примерная форма)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность документоведа.

1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Документовед подчиняется непосредственно _____________ организации.

1.4. На должность документоведа назначается лицо, имеющее:

— документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;

— документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

— документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Документовед должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

— порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

— методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

— порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

— организацию архивного дела;

— нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

— основы программирования;

— методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

— основы эргономики, социальной психологии, социологии;

— документообразование;

— отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

— основы экономики, организации труда и управления;

— законодательство о труде;

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Примечание. Функциональные обязанности документоведа определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности документоведа и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.1. Документовед:

2.1.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.1.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль над состоянием делопроизводства.

2.1.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.1.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.1.5. Организует внедрение систем ведения документации.

2.1.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.1.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.1.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.1.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.1.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. ПРАВА

3.1. Документовед имеет право:

3.1.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

3.1.2. Повышать свою квалификацию.

3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Документовед несет ответственность:

4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.1.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.

4.1.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.

5. РЕЖИМ РАБОТЫ

5.1. Режим работы документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с _________ __________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа)
СОГЛАСОВАНО: Юрисконсульт ____________ ___________________ (подпись) (Ф.И.О.)
«___»__________ ___ г.
С инструкцией ознакомлен: _____________ ___________________ (подпись) (Ф.И.О.)

Документовед — это специалист, работающий с документацией. Специалист занимается ведением базы данных документов, управляет электронным документооборотом, контролирует ведение документации на соответствие стандартам, установленных в компании, работает с корреспонденцией, а также занимается многими другими задачами.

В нынешнее время должность документоведа очень актуальна, и пользуется большим спросом на крупных предприятиях.

Кто такой документовед

Документовед – это специалист, который занимается регистрацией и учетом документации. Близкими профессиями являются секретарь, архивист, делопроизводитель.

Распорядительные документы руководства должны быть правильно оформлены в соответствии с нормативами и доведены до сведения работников, причем именно тех, для кого распоряжения предназначались. Документы имеют свойство устаревать, выходить из оборота. В этом случае их необходимо рассортировать в соответствии с законодательными актами по делопроизводству и поместить в архив. Все это делает документовед.

Должностные обязанности специалиста по работе с документами могут показаться скучными. Но это только на первый взгляд. Через руки документоведа, особенно, если он на предприятии один отвечает за документооборот, проходят все информационные потоки, он по документам может отслеживать работу всех подразделений и понимать механизмы деятельности и развития фирмы.

В крупных же организациях обязанности специалистов по работе с документами, как правило, разделены: оформлением, регистрацией, вводом в электронную базу данных, контролем исполнения, хранением занимаются разные люди и даже целые подразделения.

Что должен знать документовед

Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.

Поскольку сегодня большая часть документов хранится на электронных носителях, и нужен компьютерный обмен информацией, специалист по документообороту должен разбираться в программной обеспечении. Он должен формировать электронные базы данных и уметь объясняться с персоналом, обслуживающим автоматизированные системы создания, хранения и передачи документов.

Для хранения документов в архиве специалист должен знать определенные правила и технические условия. Назначение документов и их конфиденциальность, сроки, условия хранения – по этим признакам нужно рассортировать документы в архиве, а затем еще создать эффективную систему поиска.

Обучение на Архивиста (Архивариуса)

Курсы

Российский институт профессионального образования «ИПО»

Российский институт профессионального образования «ИПО» — проводит набор учащихся на получение специальности «Архивист (он же Архивариус)» по дистанционной программе профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Обучение в ИПО — это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов. Сжатые сроки оформления документов и обучение экстерном, беспроцентная рассрочка от института и индивидуальные скидки. Обращайтесь!

МАЭО (Международная Академия Экспертизы и Оценки) (Дистанционно)

На этом курсе вы можете получить профессию архивиста дистанционно за 1-3 месяца. Диплом о профессиональной переподготовке установленного государством образца. Обучение в полностью дистанционном формате. Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Обязанности документоведа

Должностные обязанности документоведа в учреждении включают в себя

— составление, учет, хранение и контроль документов;

— систематизацию документооборота и обеспечение перемещения документов;

— организацию оптимального документопотока внутри организации;

— организацию хранения и разработку классификаторов документации;

— сортировку, экспертизу ценности и передачу в архив документов с истекшим сроком действия;

— упорядочивание входящей документации;

— разработку стандартных форм и табелей документов;

— создание баз документов с созданием регистрационных номеров и индексов и электронных адресов хранения;

— подготовку необходимых материалов к совещаниям, переговорам и встречам.

Ведущий документовед должностные обязанности выполняет, собственно говоря, те же, но с большей долей ответственности, плюс дает задания нижестоящим сотрудникам.

Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении

Документовед в образовательном учреждении должен знать кроме прочих законодательных актов Закон РФ «Об образовании». Поскольку детские сады и школы имеют ограниченный штат, то документовед совмещает обязанности и секретаря, и делопроизводителя, и кадрового работника, руководствуется в работе методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 2.12.2000 г. №03-51/64).

Должностные обязанности документоведа в детском саду, кроме всего, включают составление трудовых договоров с сотрудниками и оформление личных дел, ведение книги учета детей. Он также работает с воинским учетным столом и ведет соответствующую документацию, если в учреждении есть военнообязанные сотрудники.

Документовед должностные обязанности в школе дополняет подготовкой проектов распорядительных документов по движению контингента и оформлению личных дел, ведением алфавитной книги учеников и учетом часов учебной работы работников школы, обработкой и оформлением сдачи личных дел учеников в архив.

Высшие учебные заведения ведут не только образовательную деятельность, но и научную.

Должностные обязанности документоведа в вузе заставляют специалиста хотя бы в общих чертах понимать профиль деятельности конкретного факультета, ведь ему приходится готовить документы для заседаний и совещаний и вести их протоколы и телефонные переговоры по поручению декана.

Известные представители профессии

Самоквасов Дмитрий Яковлевич

Русский археолог, историк права, архивовед

Профессор Императорского Варшавского университета, заслуженный профессор Императорского Московского университета.

Подробнее

Александр Сергеевич Лаппо-Данилевский

Российский историк, один из основоположников методологии исторической науки в России

Идеи и научные выводы Александра Сергеевича Лаппо-Данилевского лежат в основе методологии современного источниковедения. Этот выдающийся российский историк внес неоценимый вклад в разработку теории и методов изучения исторических источников. Прежде всего, ему принадлежит заслуга в создании учения об историческом источнике, определении его понятия и природы, как ключевого вопроса источниковедения.

Подробнее

Личные качества специалиста по документообороту

Внимательность – это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.

Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.

Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом – и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.

Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.

Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.

Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки. Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия». Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».

Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, – это общие требования к документам, которые должен знать документовед. Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.

ПРОФЕССИЯ ДОКУМЕНТОВЕДА

Верещако Д.Д.

Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина

Мы живем в мире, где информация стала продуктом глобального производства, товаром, поэтому большинство трудоспособного населения нашей планеты занято в информационной сфере. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документационный характер. Документовед и есть тот специалист в области документоведения, делопроизводства, который обеспечивает порядок в бумагах и помогает мобильной работе организации, организует и совершенствует деятельность службы доку-ментационного обеспечения управления .

Черты профессиональной деятельности документирование информации приобретает с образованием первых государств. Человек, который составлял и переписывал документы, назывался писцом. Этой профессией могли овладеть немногие и только грамотные люди, поэтому она считалась одной из самых уважаемых.

В Древней Руси писец был личным слугой князя, он вел его письменные дела и являлся хранителем княжеской казны. С XIV в. входит в употребление греческий синоним слова «писец» — «дьяк». Дьяками становились худородные, но деловитые люди . В начале XVIII в. центральные учреждения исполнительной власти — приказы — были заменены коллегиями. Работа коллегий регулировалась специальным законодательным актом — Генеральным регламентом, утвержденным 28 февраля 1720 г. Это был первый нормативный акт, который устанавливал порядок ведения делопроизводства в государственных учреждениях. Генеральным регламентом вводились новые должности, соответствующие функциям делопроизводства: секретарь, нотариус, актуариус, регистратор, канцелярист, подканцелярист, копиист, переводчик, толмач, архивариус.

К началу XIX в. состав канцелярских должностей сохранился почти без изменений. Секретари, регистраторы, копиисты, архивариусы и другие выполняли свою рутинную работу в канцеляриях центральных органов власти, губернских канцеляриях, органах городского и сословного самоуправления, постепенно приобретая значение ключевых фигур в административном аппарате . До революции профессия секретаря — делопроизводителя была мужской, в советском делопроизводстве этот род занятий стал женским. Несмотря на столь давнюю историю профессии, специальные кадры для нее не готовили очень долго.

Впервые вопрос о профессиональной подготовке кадров по делопроизводству был поставлен весной 1941 г. на совещании по оргтехнике, которое проводило Всесоюзное научное инженерно-техническое общество машиностроителей. На совещании рассматривались вопросы механизации управленческого труда, решению которых препятствовал беспорядок в делопроизводстве. Принятая в итоге программа мероприятий предусматривала установление единой системы подготовки и переподготовки канцелярских кадров и введение в средних школах изучения правил составления служебных документов. Однако вскоре началась война, и к программе вернулись только через 20 лет .

В 1960 г. в Москве на Всесоюзном совещании по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата вновь был поставлен вопрос о необходимости подготовки кадров высшей квалификации по делопроизводству. Эта задача была связана с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). За ее осуществление взялся Московский государственный историко-архивный институт . Новая специальность получила название «Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях». Выпускнику присваивалась квалификация «документовед».

В 1990-х гг. в процессе интеграции России в мировое информационное пространство произошла переоценка значимости работы с документами в организациях. К традиционным документам на бумажной основе добавились их электронные аналоги. Делопроизводство уступило место документационному обеспечению управления. Изменилось и название специальности: «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Современный документовед – это специалист с высоким уровнем технологической подготовки, управляющий потоками документной информации в организациях и предприятиях всех отраслей и форм собственности, работающий в органах государственной и муниципальной власти. Он имеет дело как с традиционными бумажными, так и с электронными, технотронными документами.

Используя современные системы электронного документооборота, автоматизированные системы офисной логистики и архивного хранения, документовед способен обеспечить максимально эффективную работу с информацией даже в самой крупной организации. Документовед – порой единственный человек, посвященный во все деловые тайны фирмы.

Из всего выше сказанного можно выделить следующие преимущества профессии документоведа:

1. Документовед – это специалист, труд которого всегда высоко оплачивается.

2. Документовед – специалист, который может работать на предприятиях всех форм собственности и в любой отрасли.

3. Документовед – квалифицированный специалист по управлению информацией и документацией на предприятии, помощник руководителя.

4. Документовед – специалист, который один из немногих способен организовать работу собственной фирмы по оказанию услуг документационного обеспечения управления.

5. Студент-документовед имеет уникальную возможность трудоустроиться по специальности, начиная со 2 курса, потому что в частном секторе начинают проявлять себя не только крупные предприятия, но и средние, мелкие фирмы, которые постепенно переходят на более качественный уровень работы.

6. Документоведы в своей профессиональной деятельности могут заниматься оргпроектной, аналитической, консультационной работой.

Квалифицированный и опытный документовед должен уметь: проводить исследования процессов документирования политической, экономической, социальной жизни общества; делать диагностику и исследования проблем для документационного обеспечения управления организации; осуществлять документационное и правовое сопровождение при принятии управленческих решений.

Обязательно документовед должен знать: законодательные и нормативно-правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; документообразование; правила и нормы охраны труда.

Какими качествами должен обладать делопроизводитель? Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к «бумажной» работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как: целеустремленность, организованность, трудолюбие, ответственность, самостоятельность, аккуратность, приверженность этическим ценностям, толерантность, настойчивость в достижении цели, выносливость .

Документовед – не просто универсальная профессия, в отличие от многих других она зависит от экономических кризисов в минимальной степени. При любой экономической нестабильности документы никуда не исчезают, их количество не уменьшается, их продолжают создавать, порой даже в больших объемах, чем ранее. При этом, чтобы документы были юридически значимыми, их нужно оформлять в соответствии с международными и российскими стандартами. На любом предприятии есть архив, а значит, каждой компании нужен специалист, который будет заниматься учетом и регистрацией всей документации. Документовед (по профессии) может быть директором архива как внутри организации, так и как самостоятельного учреждения, помощником министра (как личный секретарь), руководителем самостоятельного органа власти и управления.

Таким образом, документовед — это специалист, знающий о документе все, что касается работы с ним (составление, оформление, учет, регистрация, контроль исполнения, хранение) на основе использования современных автоматизированных технологий. Документоведы могут реализовать себя в разных отраслях: в органах государственной власти и местного самоуправления, коммерческих компаниях, бизнесе, в промышленности, в аудиторских организациях. Они документируют деятельность предприятия, создают систему документационного обеспечения управления на предприятии, обеспечивает защиту документированной информации от несанкционированного доступа и сертификацию предприятия по стандартам. Опыт показывает, что документовед востребован всегда, в любые, даже самые сложные времена.

Список использованных источников:

1. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. М.: Государственный комитет Российской Федерации по высшему образованию.1995.

2. Демидова Н.Ф. Служилая бюрократия в России XVII в. и ее роль в формировании абсолютизма / Н.Ф. Демидова. – М., 1987.

4. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР / К.Г. Митяев. – М., 1959.

Преимущества и недостатки профессии документоведа

Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.

Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.

Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.

Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.

К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.

Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.

Где получить профессию

Чтобы стать архивариусом, нужно получить специальность по направлению «документоведение и архивоведение». У такого образования есть существенный плюс — во время обучения студенты довольно тщательно изучают правила создания и обработки документов, документооборот. Это позволяет при желании сменить должность архивиста на место секретаря, делопроизводителя, кадровика.

Для начала карьеры достаточно среднего специального образования на базе колледжа, но более престижным считается диплом профильного ВУЗа. Его наличие дает больше шансов для развития карьеры, которая представлена получением административного поста.

Где может работать документовед

Поскольку документоведы, получившие образование по профилю, умеют работать со всеми видами документов (бухгалтерскими, кадровыми, научно-техническими), они могут быть востребованы в самых разных организациях:

— в органах власти, как местных, так и государственных; — в органах ведомственного управления; — в архивно-документационных службах инженерно-технических и проектных, научно-исследовательские учреждений, в здравоохранении, архивных, библиотечных и музейных, правоохранительных структурах; — в административных службах и отделах коммерческих структур: делопроизводство, офис-менеджмент, управление персоналом; — в бизнесе по разработке информационных систем, документационному консалтингу, аудиту информационной безопасности.

Карьерный рост документоведа зависит от места работы. В больших структурах он может подняться до управляющего делами, в маленьких – до помощника руководителя. Вершиной карьеры документоведа можно считать подготовку документов для Правительства и Президента Российской Федерации.

учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

* оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.. ;

* подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

* оформление протоколов рассылок выписок из них;

* анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

* подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

* прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

* организация приемов посетителей;

* прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

* техническое обеспечение работы руководителя;

* подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

* организация приема работников и посетителей;

* телефонное обслуживание;

* подготовка командировок;

* организация презентаций и специальных приемов гостей;

* стенографирование;

* контроль за праздничными и юбилейными датами;

* обработка почты;

* машинописные работы;

* сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

* сбор материалов для докладов и речей руководителя;

ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

• ведение делопроизводства;

• организация приема посетителей.

осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

• принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

• вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

• принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

• готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

• следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

• организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

• по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

• выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

• осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

• вести контрольно-регистрационную картотеку;

• обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

• печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных;

• организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

• формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

• копировать документы на персональном ксероксе Типовая инструкция секретаря руководителя.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими:

• информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.);

• подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;

• оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов;

• регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

• ведение протокола или стенограммы совещания;

• подбор материалов для руководителя;

• выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в ходе совещания;

• оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.

Особая связь существует между документоведением и науками об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и т.д.

Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определенными физическими свойствами. Кроме того, создание, писк, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной оргтехники.

Отдельные свойства, стороны, признаки, функции документа могут входить составной частью в другие научные дисциплины документно-коммуникационного цикла, которые изучают особенности тех групп документов, с которыми имеет дело соответствующая науке сфера практической деятельности. Изучение документа в его целостности (единстве) является объектом лишь документоведения. Это обстоятельство отличает документоведение от других научных дисциплин, в объект которых документ входит каким-либо своим видом, компонентом, свойством, признаком — как его составная часть.

Таким образом, отдельные виды документов и документно-коммуникационной деятельности имеют существенную специфику, которая составляет предмет изучения частнонаучных документоведческих дисциплин. В частности, предметом книговедения как частнонаучной дисциплины является книга и книжное дело, патентоведения — патент и патентное дело. Связь документоведения с информатикой особенно ощутима в той части, которая изучает научные источники информации. Архивоведение изучает документы, несущие ретроспективную информацию, в основном, на бумажном носителе; музееведение — вещественные (вещные) документы, памятники материальной культуры; книговедение — книги (издания), текстовые документы; делопроизводство — документы, возникающие в процессе управления, делопроизводства; библиотековедение — документы широкого социального назначения (тиражированные); библиографоведение — вторичные документы и т. п.

admin

Добавить комментарий