Архивное хранение

Архивное хранение

«Слушай, давай все это выкинем», — сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза — когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения – 1 год, максимальный – 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Кадровые документы:

  • штатные расписания – постоянно;
  • подтверждающие происшествие несчастного случая – 45 лет;
  • подтверждающие возникновение профессионального заболевания – 75 лет;
  • личное дело работника – 75 лет;
  • все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда – 75 лет.

Финансовые документы:

  • имеющие информацию об исчислении и уплате налогов – 4 года;
  • подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника – в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
  • подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков – в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
  • подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды – 6 лет;
  • сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата;
  • принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении – 5 лет;
  • бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность – 5 лет;
  • кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами – 5 лет;
  • паспорт версии ККТ – в течение всего срока, пока паспорт действителен.

Сроки хранения документов в организации в некоторых случаях могут определяться юридическим лицом самостоятельно, но они не могут быть меньше сроков, указанных в законодательных актах.

Как разгребать бумажные завалы?

Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:

  • подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
  • документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
  • которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
  • бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.

Е.Н. Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России

  • Помещения архива и оборудование хранилищ

  • Режимы хранения документов

  • Топография документов в хранилище

Обеспечение сохранности документов (ОСД) ― это комплекс взаимосвязанных организационных, научно-методических и технических мероприятий, гарантирующих сохранность документов на всех стадиях работы с ними.

В основе ОСД лежит материально-техническая база архива: помещения, оборудование, условия и средства хранения документов и т.п.

Состав помещений архива организации определяется в зависимости от объема фондов, наличия документов на различных носителях, активности использования, количества его работников. Конечно, хорошо иметь наряду с хранилищем специальное помещение для приема и временного хранения документов, комнату для исследователей и рабочие кабинеты сотрудников, изолированные от хранилища, как это предусмотрено п. 2.16. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, зарегистрированных Минюстом России 07.09.2015 № 38830 (далее ― Правила). Однако, у большинства организаций нет возможности выделить все указанные помещения, а для организаций, имеющих небольшие по объему архивы, такого набора помещений и не требуется.

Рассмотрим минимум требований к условиям хранения документов, который необходимо обеспечить и соблюдать в любом архиве, так как их нарушение может привести к утрате дел.

Не допускается размещение документов в помещениях зданий, в которых располагаются предприятия общественного питания, склады, организации, работающие с пожароопасными и агрессивными веществами или применяющие пожароопасные и химические технологии.

Главное помещение архива ― хранилище документов должно располагаться изолированно от производственных и бытовых помещений, отделяться от других помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности «В»).

Материалы покрытия стен, полов, внутренней арматуры хранилищ и др. не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Хранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Это особенно важно при размещении хранилищ в помещениях без окон. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

Категорически не допускается расположение в хранилище труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.

Высота хранилища зависит от технологического оборудования, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций.

Хранилища должны иметь удобные для эвакуации выходы.

С целью обеспечения условий для размещения документов и их физической сохранности хранилища оснащаются специальным оборудованием (охранным, противопожарным, стеллажным, климатического контроля и т.п.), обеспечивающим соблюдение нормативных режимов хранения документов: противопожарного, охранного, светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического.

Противопожарный режим ― это «совокупность установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами по пожарной безопасности требований пожарной безопасности, определяющих правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания территорий, зданий, сооружений, помещений организаций и других объектов защиты в целях обеспечения пожарной безопасности». Работа на этом направлении деятельности строится с учетом следующих нормативных правовых документов:

― Федеральным законом от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности»;

― «Правилами противопожарного режима в Российской Федерации», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 «О противопожарном режиме»;

― «Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 № 3 (регистрация Министерства юстиции Российской Федерации от 04.05.2009 № 13882). Изложенные в Специальных правилах требования к содержанию помещений, эвакуационных путей и выходов, электроустановкам, средствам обеспечения пожарной безопасности, а также общий порядок действий при пожаре, безусловно, могут и должны применяться архивом организации.

Противопожарный режим обеспечивается техническими и организационными мероприятиями.

Техническое оснащение хранилищ предусматривает, что электропроводка в хранилище должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (ламп, пылесосов и др.) и выключатели ― герметичными. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются только вне хранилища. По окончании работы аппаратура, электрические розетки и выключатели последовательно обесточиваются.

Хранилище также должно быть оборудовано средствами пожаротушения (минимально ― переносными огнетушителями, при возможности ― автоматической системой пожаротушения) и оповещения о пожаре. Нормы оснащения помещений ручными и передвижными огнетушителями указаны в приложениях №№ 1 и 2 №Правил противопожарного режима в Российской Федерации». При выборе огнетушителей (систем пожаротушения) необходимо обращать внимание на применяемые для тушения возгорания вещества. Они не должны оказывать побочного разрушающего действия на документы (вода и углекислота, например, способны нанести непоправимые повреждения делам). Количество и места размещения огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами и с учетом специфики применяемого оборудования.

Эвакуационные выходы должны быть оборудованы аварийным освещением от независимого источника электропитания и содержаться свободными. На дверях, предназначенных для эвакуации людей, должны быть установлены световые указатели «ВЫХОД», а в коридорах ― указательные знаки (стрелки).

Во избежание возгораний в помещениях архива категорически запрещается:

― курить в помещениях архива, а также примыкающих к ним вестибюлях и коридорах, применять открытый огонь;

― пользоваться неисправными электророзетками, штепсельными вилками, электроприборами;

― нарушать состояние электропроводки, проводить самостоятельно любые работы по ее ремонту;

― пользоваться электронагревательными приборами (обогревателями, электрочайниками и т.п.), не имеющими температурных регуляторов, оставлять после окончания рабочего дня не отключенными от электросети компьютерное и множительное оборудование, электроприборы;

― загромождать мебелью или другими предметами проходы, выходы, доступы к средствам пожаротушения (пожарным кранам, гидрантам, огнетушителям и т.п.), захламлять помещения мусором, отходами, упаковочными материалами, тарой и т.п., которые должны немедленно убираться из помещения в безопасное специально отведенное место;

― приносить в помещения или хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества в любом объеме, а также химикаты и материалы, способные самовозгораться при соприкосновении с воздухом или друг с другом. Такие материалы должны храниться в обособленных помещениях (боксах);

― сушить рабочую одежду или другие материалы на батареях отопления в помещениях архива.

К организационным мероприятиям в первую очередь относятся назначение лица, ответственного за пожарную безопасность архива организации, и разработка Инструкции о мерах пожарной безопасности и плана эвакуации документов архива организации в случае пожара.

В обязанности ответственного за соблюдение пожарной безопасности в помещениях архивавходят:

― проведение инструктажа с работниками архива о мерах пожарной безопасности, их обязанностях на случай возникновения пожара, порядке эвакуации людей и имущества, использовании средств пожаротушения;

― обеспечение всех помещений архива необходимым количеством первичных средств пожаротушения и содержание их в исправном состоянии;

― контроль за правильным применение электронагревательных бытовых приборов, эксплуатацией электроосвещения и электроприборов;

― обеспечение надлежащего содержания эвакуационных выходов.

― проведение тщательного противопожарного осмотра помещений по окончанию работы перед их закрытием с фиксацией результатов в специальном журнале. При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению. При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности доложить об этом руководителю архива и сделать соответствующую запись в журнале осмотра помещений;

― обесточивание электросети рубильником (выключателем).

Инструкция о мерах пожарной безопасности архива организации разрабатывается применительно к конкретному помещению архива и его оборудованию и отражает такие вопросы, как:

― противопожарные требования к помещению архива;

― меры, направленные на профилактику возникновения пожароопасных ситуаций,

― обязанности ответственного за пожарную безопасность архива;

― действия в случае возникновения пожара и т.п. В случае, если в организации разработана единая инструкция о мерах пожарной безопасности, специфические вопросы пожарной безопасности ее архива должны быть отражены в специальном разделе «Особенности обеспечения пожарной безопасности в архиве организации».

При обнаружении пожара или признаков горения в помещении (задымление, запах гари, повышение температуры воздуха и др.) работник, обнаруживший очага пожара (возгорания), обязан немедленно сообщить в пожарную охрану с указанием точного адреса объекта, фамилии сообщающего, и номера телефона, с которого осуществлен вызов, а также проинформировать ответственного за архив и руководство организации. Это принципиально важное положение должны знать все работники архива ― сначала сообщение по телефону в пожарную охрану, и только после этого принятие посильных мер по эвакуации людей, документов и тушению пожара.

Ответственный за архив должен открыть запасные эвакуационные выходы, отключить электроэнергию на месте пожара, удалить за пределы зоны пожара всех лиц, не участвующих в его ликвидации, а затем приступить к эвакуации людей, документации и имущества, а также к тушению пожара имеющимися средствами пожаротушения с соблюдением мер безопасности.

По прибытии на объект подразделений пожарной охраны доложить начальнику караула об очаге загорания, наличии угрозы людям, принятых мерах по локализации пожара, характерных особенностях планировки помещений и других специфических, имеющих значение сведениях, влияющих на обстановку и принятие решений при пожаре на объекте.

Охранный режим ― это система мер, направленных на предотвращение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса, которая обеспечивается:

― технической укрепленностью и оборудованием помещений архива;

― соблюдением пропускного режима и порядка допуска в хранилища;

― опечатыванием помещений.

В целях его соблюдения хранилища (за исключением хранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности, а также охранной сигнализацией. Окна помещений, расположенных на первом этаже здания, должны быть оборудованы запирающимися распашными наружу металлическими решетками.

Охранный режим распространяется на все помещения архива, в т.ч. те, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива.

Получение и сдача ключей от помещений архива осуществляется под расписку в соответствующем журнале. Получать и сдавать ключи от помещений архива имеют право должностные лица, список которых утверждается руководством организации.

Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у ответственного за архив или лица, его замещающего.

Право доступа в хранилища имеют ответственный за архив и работники хранилища для проведения работ по хранению и использованию документов, а также руководитель организации. Другие должностные лица и обслуживающий персонал допускаются в хранилища только в сопровождении ответственного за архив или лица, его замещающего.

Нахождение посторонних лиц в хранилище категорически не допускается.

Опечатыванию подлежат хранилища и все помещения, в которых временно хранятся документы, материальные ценности, размещена множительная и другая дорогостоящая техника, аварийные и запасные выходы из помещений архива. Опечатыванию также подлежат шкафы и сейфы, где хранится учетный и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Индивидуальная печать для опечатывания помещений архива находится у ответственного за архив.

Перед закрытием и опечатыванием помещений ответственный за архив проводит их осмотр с учетом требований пожарной безопасности.

В случае чрезвычайной ситуации в отсутствие ответственного за архив вскрытие помещений архива производится коллегиально (не менее двух должностных лиц) с составлением акта, где указываются причины вскрытия, состав должностных лиц, осуществивших доступ в помещения архива и другая необходимая информация.

Вынос документов из здания организации осуществляется по специальным пропускам в установленном порядке.

Ответственным за соблюдение охранного режима в архиве организации является руководитель архива (ответственный за архив).

Световой режим обеспечивает предохранение документов от ненормативного воздействия света.

Постоянное хранение документов осуществляется в темноте, все виды работ с документами проводятся я при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Защита документов от разрушающего действия света должна осуществляться во всех помещениях архива при любых видах работ с документами В хранилище это достигается за счет соблюдения установленного светового режима и размещения документов в первичных средствах хранения (папках, переплетах, коробках и др.), а также на стеллажах закрытого типа.

Освещение в хранилище может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий и т.п. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола ― 20-50 люкс, на рабочих столах ― 100 люкс.

Температурно-влажностный режим обеспечивает предохранение документов от повреждающего воздействия климатических условий (температуры и влаги). Оптимальными параметрами температурно-влажностного режима для хранения документов на бумажной основе являются: температура 17-19 С и относительная влажность 50-55%. Следует избегать резких колебаний (как сезонных, так и в течение одних суток) температуры (плюс-минус 5 С) и относительной влажности (плюс-минус 10%).

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях ― не реже одного раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом ― 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения ― ежедневно.

При длительном стабильном нарушении температурно-влажностного режима (свыше 3 суток), сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха до 70-90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища).

Для контроля климатических условий хранилища оснащаются контрольно-измерительными приборами, которые монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка).

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима. В этом журнале также отражаются результаты проверки правильности показаний контрольно-измерительных приборов. Проверка точности их показаний проводится соответствующими специалистами.

Санитарно-гигиенический режим ― обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнений.

Хранилища должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. Необходимо также обеспечить свободную циркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых (застойных) зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. В помещениях хранилищ необходимо:

― проводить систематическую влажную уборку;

― проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей не реже одного раза в год;

― обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков не реже одного раза в год.

В хранилищах запрещается:

― складирование документов (размещение их на полу, подоконниках, в неразобранных кипах и т.п.);

― пребывание в верхней одежде и обуви;

― хранение посторонних предметов;

― использование пищевых продуктов.

Окна хранилищ должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм для защиты от проникновения насекомых. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью своевременного обнаружения биозаражений (насекомых и плесневых грибов) документы и помещения хранилищ подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому контролю, проводимому 2 раза в год в начале и по окончании отопительного сезона.

При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по обработке хранилищ, средств хранения и документов силами работников архива, а при необходимости ― специальных служб:

― документы, имеющие биопоражения (насекомыми и плесневыми грибами), изымаются с мест постоянного хранения, упаковываются в пленку или плотную бумагу и изолируются в отдельном помещении до решения вопроса о методах их дезинфекционной и дезинсекционной обработки;

― стеллажи (шкафы), на которых располагались пораженные документы, обрабатываются водными растворами антисептиков и тщательно просушиваются;

― местную дезинсекцию проводят инсектицидными аэрозольными препаратами, обрабатывая ими пол, плинтусы, окна, подоконники, стены на высоту до 1,5 м;

― при массовом поражении документов проводят дезинфекцию и дезинсекцию хранилищ силами санэпидстанций или карантинных служб под контролем работников архива;

― при плесневых поражениях строительных конструкций с них удаляют штукатурку и краску, обрабатывают поверхности 5%-ным раствором формалина, проводят ремонтные работ с добавлением в строительные материалы раствора антисептика;

― уничтожение грызунов проводят силами санэпидстанций.

При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки хранилищ не допускается попадание применяемых средств (вода, антисептики и др.) на документы.

Для проведения санитарно-гигиенических работ предусматриваются санитарные дни.

Главным элементом оснащения хранилищ является стеллажное оборудование (стеллажи и шкафы разных типов, боксы, сейфы и др.). Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами.

Деревянные стеллажи допустимы к использованию только если они находятся в хорошем санитарно-биологическом состоянии (не имеют поражения грибками и насекомыми) и обработаны огнезащитным составом.

В помещениях с нерегулируемым климатом и плохой вентиляцией во избежание образования застойных зон, где могут активно развиваться очаги биопоражений, не допускается использование оборудования закрытого типа (сейфов, боксов, передвижных закрытых стеллажей и т.п.).

Не допускается размещение стеллажного оборудования вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в соответствии со следующими правилами:

― расстояние между рядами стеллажей (главный проход) ― 120 см;

― расстояние (проход)между стеллажами ― 75 см;

― расстояние между наружной стеной и стеллажами, установленными параллельно стене ― 75 см;

― расстояние между наружной стеной и стеллажами, установленными перпендикулярно стене (обход) ― 45 см;

― расстояние между полом и нижней полкой стеллажа ― не менее 15 см, в цокольных этажах ― не менее 30 см.

На стеллажах документы на бумажных носителях располагаются горизонтально или вертикально в первичных средствах хранения: коробках, папках, футлярах и т.п. В шкафах, боксах, сейфах и другом подобном оборудовании допускается размещение дел без коробок.

Коробки и другие средства хранения нумеруются в пределах каждого фонда, на них оформляются ярлыки с указанием: номера фонда, номера описи и крайних номеров размещенных дел.

Рациональное размещение документов в хранилищах, обеспечивающее их комплексное хранение в пределах фондов и/или видов документации, а также оперативный поиск, закрепляется схемой размещения дел, утверждаемой руководителем (ответственны) за архив. При размещении документов руководствуются следующими правилами:

― документы размещаются на стеллажах и других видах оборудования в порядке, соответствующем описям дел,

― документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

― документы, требующие различного температурно-влажностного режима хранения размещаются в разных хранилищах;

― дела в твердом переплете располагаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные ― горизонтально;

― коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей;

― не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, в неразобранном виде.

Все помещения архива (этажи, хранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и др. и их полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи имеют самостоятельную нумеруются слева направо от входа. Полки стеллажей нумеруются сверху вниз также слева направо.

В целях закрепления места хранения документов на стеллажном оборудовании и обеспечения быстрого поиска документов в хранилище осуществляется их топографирование в специальных топографических указателях, составляемых в карточной или листовой форме.

Обязательным является постеллажный топографический указатель. Карточка такого указателя составляется на каждый стеллаж и содержит следующие сведения:

― название архива,

― номер хранилища и/или комнаты,

― номер стеллажа,

― данные о местонахождении документов указываются в графической форме:

Шкаф

№___

Полка

№____

Фонд

№ _

Опись

№ __

Ед. хр.

с №_ по № _

Приме-чание

Карточки постеллажного топографического указателя составляются в 2 экземплярах, один из которых крепится непосредственно на стеллаже, а второй включается в картотеку, формируемую по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.

При наличии большого количества фондов в архиве организации целесообразно составлять пофондовый топографический указатель, карточка которого составляется на каждый фонд и служат для определения места хранения конкретных дел. В карточке пофондового указателя также указываются:

― название архива,

― номер хранилища и/или комнаты

― название фонда.

― данные о местонахождении документов в следующей графической форме:

Опись

№ ___

Ед. хр.

с №__ по № __

Стеллаж

№ ____

Шкаф

№____

Полка

№___

Примечание

Карточки пофондового топографического указателя располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Ведение топографических указателей осуществляться как в традиционном, так и в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении документов оперативно отражаются во всех экземплярах топографических указателей.

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

  • Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
  • Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
  • Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
  • Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

  1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
  2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
  3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
  4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
  5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

Регулярно в организацию поступают различные документы — от поставщиков, клиентов, сотрудников, приходит корреспонденция, выпускаются внутренние распоряжения и приказы. Кадры не отстают и сюда добавляются документы по работникам — расчеты больничных, отпусков, заработной платы и т.д. Если всю эту массу хранить бессрочно — придется арендовать ну очень большой офис.

Чтобы избежать погребения под лавиной коробок и папок, нужно руководствоваться Перечнем документов и сроков их хранения (утвержден Приказом от 20.12.2019 № 236, действует с 18 февраля 2020 года, далее Перечень). В нем более 200 страниц, которые, конечно, сложно перечитать, поэтому мы расскажем об основных документах, которые встречаются в каждой организации, правилах и сроках их хранения.

Правила хранения документов

Вроде бы логично, что вся документация должна хранится в организации. Но на самом деле это не обязательно. К примеру, в пункте 2 статьи 50 Закона об ООО сказано, что общество обязано обеспечить доступ к документам участникам для ознакомления:

  • в помещении исполнительного органа (т.е. по юридическому адресу)
  • в ином месте, если оно определено уставом общества или внутренним документом, утвержденным общим собранием (советом директоров, наблюдательным советом) и опубликованным на его сайте.

В самой организации необходимо осуществлять хранение в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах, чтобы исключить к ним допуск неуполномоченных лиц. Отдельные документы будут храниться в сейфе (например, БСО).

Когда срок хранения истекает, собирают специальную комиссию, составляют акт и уничтожают старую документацию.

Сроки хранения документов

Для удобства мы составили таблицу, в которой собрали самые распространенные документы из перечисленных в Перечне:

Срок может оказаться больше, т.к. начнет исчисляться с определенного момента. Например, акт о недостаче будет храниться 10 лет с даты, когда будет возмещен ущерб, а если было возбуждено уголовное дело, то для отсчета придется дождаться решения суда.

Роль могут сыграть и другие факторы — дата окончания делопроизводства, наличие аналогичной отчетности за текущие периоды (как со статистикой), наличие укрупненных внутренних документов (например, лицевых счетов) и т.п.

Сроки могут отличаться в разных законодательных актах, всегда считаем дату окончания хранения по каждому и выбираем более позднюю. Если в Перечне вы видите надпись «постоянно», это значит, что хранить документ следует до момент ликвидации.

Санкции за нарушение сроков и правил хранения

При камеральной или выездной проверке любой госорган — ФНС, ФСС, ПФР, трудовая инспекция, вправе запрашивать документы, поэтому важно соблюдать срок. Не уничтожайте архив раньше, чем закончится период его хранения, иначе вас ждут штрафы:

  • на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ — 200 руб. за каждый непредоставленный документ;
  • на основании статьи 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (под грубым нарушением понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета) — от 10 000 рублей.

Если нарушение привело к занижение налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 рублей;

  • на основании статьи 15.11 КоАП РФ — за грубое нарушение требований к бухучету для должностных лиц — от 5 до 10 тысяч рублей.

При повторном нарушении — от 10 до 20 тысяч рублей (либо грозит дисквалификация на срок от одного года до двух лет);

  • на основании статьи 13.20 КоАП — за нарушение правил хранения архивной документации — от 300 до 500 рублей.

Где хранить большие объемы документов

Делис Архив предлагает услуги по хранению, архивной обработке и уничтожению документов. Кроме того, мы можем:

  • Подготовить и передать документы в государственный архив;
  • Подготовить документы по запросам налоговых, судебных и иных государственных органов;
  • Хранить кадровые документы и выдавать работникам справки социального характера;
  • Сканировать бухгалтерские документы и создавать электронный архив;
  • Провести кадровый подбор архивистов, делопроизводителей, специалистов по сканированию.

Хотите узнать больше о нашем архиве или оставить заявку? Укажите контакты в форме ниже, мы свяжемся с вами и поможем наладить хранение документов:

С. Е. Нестеров

Журнал «Оплата труда в государственном и муниципальном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение» № 4/2016

Какие сроки временного хранения архивных документов установлены Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ?

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 43-ФЗ) были установлены сроки временного хранения таких документов. Каковы эти сроки? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ? Каковы особенности хранения документов в архиве учреждения? В каком порядке уничтожаются документы в связи с истечением срока их хранения? Как происходит передача документов в государственные или муниципальные архивы? Ответы на эти вопросы вы найдете в представленной статье.

Об обязанности обеспечивать сохранность архивных документов

Согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Документы Архивного фонда РФ – архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

На основании ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, распространяется:

  • на государственные органы;
  • на органы местного самоуправления;
  • на организации;
  • на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ч. 1 ст. 13 Федерального закона № 125-ФЗ).

К сведению

Архив – структурное подразделение учреждения, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архива, являются Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов государственные органы, органы местного самоуправления и организации должны руководствоваться в работе с архивными документами законодательством РФ (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами (ч. 5 ст. 14 Федерального закона № 125-ФЗ). К упомянутым правилам относятся, в частности, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Сохранность архивных документов обеспечивается в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 названного закона.

Частью 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ предусмотрено, что перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней утверждает специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти. В настоящее время действуют:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Перечень);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
  • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. Можно предположить, что после внесения поправок в Федеральный закон № 125-ФЗ будут внесены изменения и в данный перечень.

Напомним, что кадровой документации в Перечне отведены разд. 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Кроме того, некоторые кадровые документы фигурируют в иных разделах данного перечня. Например, штатное расписание, штатная расстановка, должностные инструкции указаны в п. 1.2 «Организационные основы управления» разд. 1 «Организация системы управления».

В зависимости от значимости документов возможны:

  • постоянное хранение документов Архивного фонда РФ;
  • временное хранение архивных документов;
  • временное хранение документов Архивного фонда РФ.

Постоянное хранение документов Архивного фонда РФ предполагает хранение таких документов без определения срока (бессрочное хранение) (п. 12 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ).

Временное хранение архивных документов осуществляется до их уничтожения в течение сроков, предусмотренных нормативными правовыми актами (п. 13 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ).

Что касается временного хранения документов Архивного фонда РФ, в соответствии с п. 14 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ это хранение данной категории документов до их передачи на постоянное хранение. Порядок такой передачи установлен ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ.

По правилам ч. 1 ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при их подготовке к архивному хранению поможет номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме (п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций). Форма номенклатуры дел приведена в приложении 7 к правилам.

Номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3 Основных правил работы архивов организаций).

В силу п. 3.4.3 Основных правил работы архивов организаций номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

О сроках временного хранения документов по личному составу

Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение установлены в ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ. До внесения изменений в пп. «б» п. 4 данной статьи для документов по личному составу был предусмотрен срок временного хранения до их поступления в государственные и муниципальные архивы – 75 лет. Однако согласно поправкам, внесенным Федеральным законом № 43-ФЗ, данная норма из текста пп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ была исключена. Теперь срокам временного хранения документов по личному составу посвящена отдельная статья – ст. 22.1.

Отметим, что Федеральным законом № 43-ФЗ предусмотрено снижение срока хранения документов по личному составу с 75 до 50 лет.

Правда, такое новшество не распространяется на документы по личному составу:

  • созданные до 2003 года;
  • образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой.

Итак, в зависимости от даты создания документы хранятся:

Документы по личному составу, созданные

До 2003 года (п. 1 – 3 ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ)

Начиная с 2003 года (п. 1 – 3 ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ)

В государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами

В течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения

В течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения

В государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов,

С даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов

С даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после

органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций

после истечения указанного срока хранения

истечения указанного срока хранения

В иных организациях

Не менее 75 лет со дня создания

Не менее 50 лет со дня создания

На основании ч. 3 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

  • в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, названных в п. 1 ч. 3, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения обозначенного срока хранения.

Хранение документов в архиве учреждения

Документация постоянного и долговременного хранения, завершенная делопроизводством, должна передаваться для хранения в архив учреждения.

В силу п. 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций в учреждении в каждом структурном подразделении ежегодно должны составляться описи под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, сформированные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел учреждения, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

К сведению

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (п. 3.7.1 Основных правил работы архивов организаций). Описи составляются отдельно:

  • на дела постоянного хранения;
  • на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • на дела по личному составу;
  • на дела, состоящие из документов, характерных только для данного учреждения (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12 к Основным правилам работы архивов организаций) в трех экземплярах и представляются в архив учреждения через год после завершения дел в делопроизводстве.

Передача документации в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем учреждения.

Документацию временного хранения (до 10 лет) на хранение в архив учреждения передавать не следует. Пунктом 3.3.2 Основных правил работы архивов организаций предусмотрено, что такая документация хранится в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежит уничтожению.

К сведению

Комплектование архива учреждения осуществляется за счет документации, отобранной экспертной комиссией.

Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве учреждения (проводит экспертизу их ценности). Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Основных правил работы архивов организаций).

Уничтожение документов в связи с истечением срока их хранения

Акты о выделении дел к уничтожению оформляются после составления архивных описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем учреждения (п. 3.7.24 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Согласно п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Передача документов в государственные или муниципальные архивы

В соответствии с ч. 2 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ учреждения должны обеспечивать отбор, подготовку и передачу документов в государственные или муниципальные архивы согласно правилам, установленным специальным уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Итак, документы учреждения, относящиеся к документам Архивного фонда РФ, должны быть своевременно сданы в государственные или муниципальные архивы. Названные документы принимаются от учреждений государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с учреждением (п. 4.4.1 Правил). Внеплановый прием документов Архивного фонда РФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется при ликвидации учреждения или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Обратите внимание

Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.

Документы Архивного фонда РФ должны быть приняты в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) описям дел, документов, документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел, документов, архивные документы с неистекшими сроками временного хранения – по сдаточным описям.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в учреждении. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. Дальнейшее хранение документов Архивного фонда РФ осуществляется государственными или муниципальными архивами.

В заключение отметим, что на основании ст. 27 Федерального закона № 125-ФЗ за нарушение законодательства об архивном деле в РФ, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, юридические лица, а также должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Так, согласно ст. 13.20 ­КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан – в размере от 100 до 300 руб.;
  • на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182.

Утвержден Главархивом СССР от 15.08.1988.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19.

admin

Добавить комментарий