Акт замера расхода топлива

Акт контрольного замера расхода топлива составляется в случае необходимости точного отражения количества ГСМ, которое тратится конкретной машиной в реальных условиях.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта контрольного замера расхода топлива .docСкачать образец акта контрольного замера расхода топлива .doc

Для чего существует

Если на балансе организации числится легковой или грузовой автомобиль, использующий какой-либо вид топлива, то для оптимизации деятельности компании руководитель и другие ответственные лица должны быть в курсе, сколько тратится ГСМ на километр пробега. В противном случае создаются благоприятные условия для мошеннических действий нанятых водителей. Этот акт – отправная точка или проверка на честность работника. В любом случае такой замер – гарантия честной работы, со знанием реальных цифр о затратах.

Также знание этих цифр позволяет более рационально расходовать ресурсы организации, не допускать перерасхода.

Если компании начисляется налог на прибыль, то расчет расхода топлива будет важной вехой в обосновании компенсации с этого налога.

В логистических организациях рекомендуется проводить замер всех вновь поступивших в ее ведение автомобилей, особенно если транспортное средство уже имеет пробег.

Кем заполняется

Для того чтобы организовать замер и оформить документ должным образом, нужно сформировать комиссию. В нее должны входить не менее трех не заинтересованных в исходе дела лиц. Это может быть экономист, директор, бухгалтер, водитель, секретарь и пр. Помимо этого, желательно подтверждение их квалификации. Инженерное, экономическое образование – важный фактор, который придает дополнительную юридическую значимость документу. Все члены комиссии в конце замеров ставят свои подписи в акте.

Составные части и заполнение

В правом верхнем углу обычно размещается резолюция руководителя учреждения. Утверждение происходит после проведения основных работ по замеру топлива. Далее он заносится в реестр.

Ниже, посередине строки, располагается наименование документа, вид топлива и марка машины, на которой проводятся испытания. Потом следует заполнить информацию о составе комиссии. В нее в обязательном порядке должен входить водитель, а также минимум два незаинтересованных лица. Допускается пригласить сотрудников организации, руководителя (так чаще всего и поступают).

Важно! Данные должны быть точными и информативными. На каждого члена комиссии прописываются полное ФИО и занимаемая должность.

Потом идет описание процесса составления. Заполняется дата составления акта, марка и номер машины, продолжительность и расстояние, маршрут, по которому предстоит двигаться.

Внимание! Стоит учитывать, что расход может быть разный в пределах городской черты и за городом. Обычно второй показатель ниже, так как при загородной езде не светофоров, пробок, лучше качество дорог и пр.

Таким образом, имеет смысл составить два отдельных акта контрольного замера расхода топлива: для движения по городу и вне его. Так будущие расчеты расхода ГСМ будет делать проще, с учетом локализации передвижения. Также обязательно прописывается в документе:

• сколько было топлива внутри транспортного средства на начало процесса, какого типа и марки оно было;
• сколько осталось в баке бензина (или другого ГСМ) на окончание процесса замера;
• была ли осуществлена дозаправка или сливание топлива (если нет – указать этот момент в документе);
• итоговые затраты ГСМ в литрах или другой единице измерения;
• детализация начальных и конечных показателей спидометра (в километрах);
• сколько км составил пробег в течение всего замера;
• указывается расход, высчитываемый путем деления количества горючего на километры, – рассчитывается также общий расход на 100 км.

Важный нюанс! Все числовые данные в бумаге прописываются как цифрами, так и прописью.

В конце документа должны стоять подписи всех членов комиссии.

Если член комиссии не согласен с какой-либо информацией, содержащейся в акте, то он выражает его после постановки подписи, припиской в конце.

Что происходит после заполнения, с каким нормами сверять

Когда акт полностью оформлен, он утверждается отдельным приказом руководителя компании. Для каждого автомобильного и любого иного вида транспорта существуют общепринятые нормы расхода топлива.

Все они приведены в Распоряжении Минтранса АМ-23-р от 14 марта 2008 года. Также существуют методические рекомендации в этом отношении. Расчет расхода топлива в теории рекомендуют высчитывать по формуле. В состав последней входит:

• базовые нормы расхода ГСМ для конкретной модели и марки, они берутся из текста бумаги и неизменяемы;
• значение пробега автомобиля, регистрируемое на начала проведения замера;
• поправочный коэффициент – этот параметр подбирается индивидуально, он учитывает состояние дорог, условия эксплуатации типа времени года и высотой поверхности над уровнем моря и некоторые другие поддающееся измерению характеристики пр.

Важно! Методические рекомендации – это не панацея. Невозможно учесть абсолютно все, что происходит с транспортным средством, и все условия, влияющие на качество и количество топлива (чаще всего-бензина).

Каждая организация вправе установить собственные нормы расхода, исходя из конкретной ситуации, при которой топливо расходуется. Но нельзя делать это безосновательно. Именно для формирования отчетности и закрепления существующих нормативов и существует описываемый акт.

Если компании придется иметь дело с судебной инстанцией, то документ будет служить доказательством утверждения собственных, индивидуальных нормативов расходования.

От чего зависит полученный результат

Цифры, приводимые в акте, могут быть различны. Причины этого в:

• разном техническом состоянии авто, их пробеге и соотношении внутренних частей, их изнашиваемости;
• в состоянии дороги;
• в различных условиях эксплуатации.

Но каковы бы ни были результаты, акт контрольного замера расхода топлива останется эффективным средством получения и документальной фиксации достоверных данных.

Этот вопрос сначала может показаться очень банальным, и, казалось бы, ответ на него уже давно всем известен. Следует выполнить простые обыденные действия: залить полный бак бензина, выкатать его, заправить снова и записать результат. Но даже в этой, многим знакомой теме, есть свои подводные камни. Порой даже водители с большим опытом по собственной невнимательности получают неточные замеры, не учитывая обычных вещей. Как уже многим известно, для того чтобы сделать точный замер расхода топлива, надо учитывать некоторые весомые факторы.

Давайте разберёмся, как правильно и точно сделать замер потребляемого топлива.

Факторы, которые влияют на корректность замера:

Прежде всего, это погодные условия. Нередко нелётная погода заставляет нас пользоваться кондиционером, подогревом зеркал или печкой, что также влияет на расход топлива. Помимо этого, надо помнить, что уровень давления ну и в конце концов исправность нашего железного коня влияют на количество расхода. Неправильно переключённая коробка передач, большая скорость, резкие ускорения или торможения, агрессивная или пассивная манера вождения и, конечно же, исправность двигателя являются, пожалуй, самыми важными факторами замеров.

Сопротивление поверхности и износ шин следует учесть при замере топлива. Если же ехать на передаче, не соответствующей данной скорости (т.е. не на оптимальной) длительное количество времени, можно получить большой перерасход и сильно ошибиться в замерах.

Современные автомобили, которые оснащены катализатором в системе выхлопа, имеют более точную дозировку топлива, что делает их более экономными.

Помимо всех перечисленных факторов нельзя не учесть нюансы, влияющие на результат наших замеров.

Нюансы, которые могут повлиять на расход топлива

Указатели уровня топлива обычно показывают на шкале лишь примерные значения, а нам надо знать их в точности до десятой части литра.

На большинстве автомобилей деления отсутствуют, и если мы будем доверяться только собственному глазомеру, можем сильно ошибаться.

Для того чтобы указатель показывал нам более-менее точное значения, надо поставить автомобиль на идеально ровную поверхность, а это бывает далеко не просто сделать.

Благодаря этим нюансам мы не получим той точности, которая нам нужна, если будем полагаться только на показатели.

Давайте учтём все перечисленные нюансы и сделаем правильный замер.

Как точно замерить расход топлива

Вариант 1

1. Для точного замера надо заправить полный бак, подождать, пока стрелка указателя встанет на ноль, и проехать некоторые расстояния, лучше всего это 100 км, чтобы не делать расчётов пропорций.

2. Вернуться на заправку и дозаправить бак вновь до полного. Записать количество бензина, которое мы израсходовали. Для получения результата надо разделить количество километров, которое мы проехали (в нашем случае 100), на количество топлива, которое мы дозаправили.

Вариант 2

В рассматриваемом втором варианте надо заправить бак под горлышко (не до щелчка пистолета), записать показатели одометра ручкой на ваш чек и ездить в привычном режиме. Когда бак станет почти пустым, следует вернуться на заправку и снова заправить бак до горлышка.

Для того чтобы узнать расход, надо разделить литры, которые мы дозаправили, на километры, которые мы проехали, и умножить на 100. Помните: для наиболее точных замеров заправляться стоит на одной и той же АЗС.

В общем, хочется добавить, что все результаты, которые мы получим при проверках, являются примерно точными. Исправность нашего автомобиля и опыт водителя играют огромную роль.

По мнению опытных водителей, получить более-менее точный результат можно только в условиях загородного цикла, так как даже в смешанном цикле порой очень сложно сохранять одинаковую манеру вождения. Наиболее неточные результаты можно получить при езде в городском цикле. В городском цикле есть огромное количество факторов, влияющих на расход топлива. Например, интенсивность движения, заставляющая нас резко тормозить или даже ждать со включённым двигателем, время работы двигателя при остановке на красный свет, резкое торможение и набирание скорости. В этих условиях очень сложно даже уловить примерно одинаковые показания, сверяя их. Поэтому даже у опытных водителей показатели с исправленным автомобилем иногда сильно отличаются. Вывод: самым правильным решением для замера расхода топлива будет загородный цикл, или смешанный в ночное время суток, когда интенсивность движения будет минимальной.

На этом этапе вы получили достаточно информации для того, чтобы сделать самому замер расхода топлива вашего транспорта, и в конце хотелось бы пожелать всем удачных замеров и очень экономных двигателей.

Как правильно замерить расход топлива? 5 (100%) 2 голосов

Для транспортных средств, которые предприятие имеет в своем распоряжении, рассчитывают нормы потребления топлива. Чтобы учитывать расход ГСМ, проводится контрольный замер. По результатам мероприятия готовится акт.

Цель подобных мероприятий обосновать затраты на ГСМ и списать их на нужды организации. Однако акт контрольного замера требует грамотного заполнения, для него предусмотрен соответствующий бланк. Скачать бланк акта можно внизу статьи.

Кто определяет норматив

Проведение контрольного замера поручается уполномоченной комиссии. Для ее создания руководитель:

• выбирает трех сотрудников, которые и составят комиссию;
• готовит и подписывает приказ.

Важно! В состав комиссии назначаются только специалисты. В их число входят водитель проверяемого транспортного средства, инженер и экономист, отвечающий за учет затрат на обслуживание автомобилей организации.

В тексте приказа оговаривается, что уполномоченные сотрудники проводят тест и собирают полученные данные в виде акта. Образец формы для заполнения прилагается к документу. После подписания приказа комиссия может приступать к замеру для определенного транспортного средства на одном из маршрутов.

Что указывают в тексте документа

Если обратить внимание на образец, акт содержит в себе следующую информацию:

• имена лиц, ответственных за проверку;
• марка транспортного средства, государственный номер;
• пробег;
• маршрут (подробно, с указанием улиц и зданий);
• уровень наполнения топливного бака перед поездкой и после;
• пройденное на автомобиле расстояние;
• объем использованного топлива;
• данные на спидометре в начале теста и в конце;
• полученный расход топлива на протяжении замера.

Расстояния указываются в километрах, объем ГСМ в литрах, а расход в итоге в литрах на 100 километров. Заполненный бланк подписывают все члены комиссии. Если эксплуатационный расход получился больше максимально допустимого, это явление нужно обосновать. Для этого на имя руководителя составляется заявление.

Полученные данные могут использоваться только для конкретного автомобиля и маршрута. Замер расхода производится в процессе эксплуатации транспортного средства. В данном случае нельзя использовать стандартный норматив и применять к нему корректирующие коэффициенты.

Важно! Результат контрольного замера расхода топлива на автомобиле получают на практике, а не путем расчета.

В каких случаях проводят контрольный замер

Проводить тест нужно в двух случаях.

После приобретения новой техники или транспортного средства (автомобиль, погрузчик, бензопила), где не подготовлен документ с нормой расхода. В таком случае от владельца требуется провести замер. Допускается привлечение сторонних специалистов для подготовки данных. Мероприятие необходимо в случаях, когда установленный норматив на практике превышается.

Владелец транспортного средства установил норму расхода путем расчета. Необходимо сверить данные, внесенные в бланк, с реальными показателями.

По завершении контрольного теста полученные сведения вписываются в акт. Показанный в эксплуатационном режиме норматив утверждается приказом руководителя организации и становится предельным.

Потребление ГСМ меняется в зависимости от внешних условий. Впоследствии установленная норма может быть скорректирована при помощи поправочных коэффициентов. Примеры таких показателей дорожно-транспортные, климатические коэффициенты. Сведения об их применении указывают в смете, в разделе затрат на приобретение ГСМ.

Акт контрольного замера расхода топлива составляется для установления бухгалтерских лимитов по перечислению средств на приобретение ГСМ для конкретного транспортного средства на балансе предприятия.

То есть сам акт самодостаточным не является и направлен он не на установление правоотношения, а на фиксацию обстоятельства, имеющего значение для последующего бухгалтерского действия.

Предназначение акта

Принято считать, что акт контрольного замера расхода связан исключительно с предотвращением хищений топлива либо использования топлива не в целях производства.

На самом деле основная задача акта контрольного замера — это установление лимита, в пределах которого бухгалтерия предприятия будет перечислять средства на ГСМ по каждой машине. Более того, соответствие затрат на топливо реальному расходу является обоснованием для уменьшения налога на прибыль предприятия. В этом случае акт замера является не только внутренним документом предприятия, но и документом для регламентации отношений с налоговыми органами.

Для нормального функционирования автопарка предприятия замеры должны быть осуществлены в отношении каждого находящегося на балансе автомобиля, как нового, так и с пробегом.

Проведение замера и составление акта

Показатели замера расхода топлива вносятся в тело акта по двум показателям — расход по свободной трассе и расход по городу. Это даст возможность маневрирования при вычислении расходов на ГСМ. Возможно оформление замеров двумя отдельными актами по каждому из показателей.

Для объективной оценки показателей расхода при составлении акта участвует специально созванная комиссия, желательно, состоящая из административного руководителя, специалиста и бухгалтера.

Сам текст акта, как правило, подготавливается заранее, но сведения в него вводятся по мере осуществления замеров.

В тексте акта должны быть отражены:

• состав комиссии с указанием ФИО и должностей членов комиссии;
• процедура замеров;
• дата и время замера, тип трассы и маршрут движения на момент производства замеров;
• марка транспортного средства, его регистрационный номер, объем двигателя, вид трансмиссии, тип и марка топлива;
• количество залитого в бак топлива на момент старта и остаток бензина по завершению тестовой проверки. Если в процессе проверки осуществлялась дозаправка, следует упомянуть об этом факте с указание объема добавленного топлива;
• показания общего пробега автомобиля на момент старта;
• полный расчет затраченного топлива за время тестовой проверки, количество пройденных за время теста километров в соответствии с показаниями пройденного километража на спидометре. Расчет производится путем деления потраченного топлива на количество километров;
• расчет расхода на сто километров, осуществляемый на основании вышеуказанного расчета.

Обращаем ваше внимание на существование нормативов расхода топлива для каждого из существующих транспортных средств. Нормативы утверждены Приказом Министерства Транспорта и связи РФ № АМ-23-р от 14.03.2008 года. Этим же приказом установлена методология расчета расхода топлива исходя из следующих показаний:

• пробега транспортного средства на момент старта проверки;
• пробега транспортного средства на момент окончания теста;
• корректирующего коэффициента, зависящего от качества проезжей части, ее загруженности, высоты относительно уровня моря и т.д.;
• реально израсходованного объема топлива.

Методология расчета применяется повсеместно, однако средние нормативы, установленные Минтрансом, не могут быть взяты за основу, поскольку установленные ими усредненные показатели не могут соответствовать реальному расходу автомобиля, но могут быть взяты за отправную точку.

Установление лимитов

Апробированный акт становится основанием для последующего издания приказа о нормах расхода топлива на конкретный автомобиль, в соответствии с которым бухгалтерия устанавливает расходы на приобретение ГСМ.