Акт передачи печати

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи печати .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи печати .doc

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Зачем нужен акт приема-передачи печати

Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

Также читайте: всё о печати для ИП и ООО

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

1. Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
2. Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
3. Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

• наименование компании — владельца печати,
• должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
• и того, которому она передается,
• нужно отразить причину передачи,
• дату, до которой печать переходит в другие руки,
• поставить оттиск печати,
• подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

• один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
• второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
• третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Образец акта приёма-передачи печати

1. В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
3. Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
   • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
   • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
   • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
   • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

   В этом же абзаце нужно вписать,

   • на основании каких документов действуют сотрудники
   • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
4. Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
5. В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

Образец печати директора

Директор предприятия не сможет вести деятельность учреждения, не имея печати. С ее помощью он визирует приказы, распоряжается некоторыми активами и пр. Следует различать личную печать директора, печать предприятия и факсимиле (подпись руководителя). У каждого из этих видов свое назначения, хотя все три оттиска могут стоять на одном документе. Что касается частных предпринимателей с печатью, то тут совпадает два-в-одном – данные директора и предприятия часто полностью идентичны.

Печать генерального директора

Поскольку видов предприятий довольно много и хозяйствование в них происходит по-разному, то и требования к информационному наполнению могут разниться. Однако можно выделить общие направления:

— личные данные (ФИО);

— должность;

— название предприятия, при желании адрес;

— регистрационные данные компании и пр.

Что касается формы (круглая, овальная) и размера, то тут также все зависит от определенных обстоятельств.

Заказать новую печать

Профессионалы «Pechatige.ru» прекрасно разбираются во всех нюансах составления оттиска. Вы можете заказать у нас любой вид печати, штампа, а также экслибрис, факсимиле и пр. Для этого достаточно позвонить, написать электронное письмо или прийти лично в один из филиалов нашей компании. Мы продумали все нюансы сотрудничества, в том числе удобство оплаты и доставку.

У нас вы также можете приобрести краску для печатей, штемпельные подушки, заказать разные виды оснастки (автоматическую, полуавтоматическую).

В каждой организации, предприятии имеется фирменная печать. С ее помощью заверяются все документы, имеющие юридическое значение: договора, контракты и даже трудовые книжки.

Они должны находиться на особом контроле. Можно передавать только одному человеку, который будет отвечать за их сохранность, перемещение, а также за формальности, касающиеся правильности их применения.

Акт приема-передачи является приложением, который позволяет перемещать штампы. Должностное лицо, распоряжающееся материальными ценностями, может передавать их на время в пользование другому человеку, работающему в той же организации.

Основные аспекты

Акт приема-передачи печати идет как приложение к внутреннему приказу о назначении материально ответственного лица. Необходим для задокументированного контроля за передвижением штампов. Он помогает предотвратить неправомерное использование, например, для подтверждения ложных платежных документов или отчетов.

У каждой организации свой образец, который они используют в таких случаях. Составляется он в произвольной форме. Кроме основных требований, каждый добавляет пункты, которые отображают внутренние правила предприятия.

Как и в любом документе, в приложении должно быть указано:

1. Ф.И.О и должность должностного лица, который был ответственным.
2. Номер приказа, на основании которого составляется приложение.
3. Далее, указывается причина, по которой материальные ценности передаются другому лицу. Это может быть отпуск, увольнение или понижение, повышение в должности.
4. После этого прописываются данные должностного лица, принявшего материальные ценности.
5. Приложение заверяется оттиском печати, передача которой происходит.
6. Далее, ставится подпись руководителя организации. Она считается окончательным подтверждением передачи.
7. Для того чтобы подтвердить прием, ставится подпись сотрудника.

После того как подписал документ, он несет полную ответственность за надлежащее использование штампа.

Важно! Обязательно необходимо указать время и случаи, при которых новый ответственный человек может распоряжаться штампами.

Ниже представлен образец бланка, шаблон можно скачать внизу статьи.

Передача штампа командированному сотруднику

Чаще всего материальные ценности такого типа передаются от руководителя к заместителю или юристу предприятия. Печать может передаваться и сотруднику, отправляющемуся в командировку, где необходимо заверка документов. В таком случае дополнительно должна выдаваться доверенность от руководителя. В ней прописывается какие документы и в течение какого срока ответственное лицо может использовать печати.

Акт приема-передачи печати должен храниться не менее 3 лет. Это поможет избежать спорных ситуаций, в случае, если будут выявлены факты незаконного использования печати. Подняв приложения, можно быстро выяснить, кто из сотрудников владел ею на тот момент.

На видео можно узнать дополнительные сведения о штампах и печатях:

В каждой организации или на предприятии печати находятся под пристальным контролем. Они должны быть доверены одному ответственному лицу, которое отвечает их за сохранность и применение, следит за любыми перемещениями и надлежащим соблюдением правил при использовании печати.

Какие функции выполняет акт

При перемещении и передаче любых материальных ценностей, и в том числе печатей, оформляется акт, который позволяет запечатлеть факт приема штампа либо печати на хранение, а также их передачу другим лицам во временное пользование.

Таким образом, исключается утеря или повреждение этих важных атрибутов, а претензии будут предъявлены человеку, у которого печать находилась на сохранении.

Как заполнить акт

На данный момент предусмотрена форма для оформления акта, которая носит рекомендательный характер, и освещает общие вопросы по передаче и приему другим лицом печати. Любая организация, при необходимости, имеет право добавлять в форму свои индивидуальные пункты и убирать их, но основные реквизиты всегда должны присутствовать. К ним относятся:

• паспортные данные и занимаемая должность лица, передающего и принимающего на сохранение печать;
• причина, по которой передаются те или иные ТМЦ (например, отпуск или увольнение ответственного за них сотрудника);
• срок, на который отдается печать;
• согласие и подпись директора организации.

После того, как акт будет оформлен, его необходимо заверить той печатью либо штампом, которая передается. У каждой стороны, заключающей акт, должна быть одна его копия. Чтобы избежать проблемных ситуаций, этот документ необходимо сохранять три года.

Фирменная символика – неотъемлемый атрибут успешного бизнеса. Штампы служат средством индивидуализации, способствуют повышению доверия со стороны клиентов. Присутствие специального оттиска на деловой документации снижает риск злоупотреблений со стороны недобросовестных партнеров. Обязательно ли наличие печати у организации в 2018 году, выясняли специалисты.

Анализ действующего законодательства

Со вступлением в силу ФЗ № 82 от 6.04.2015 юридические лица получили возможность работать без фирменных штампов. Изменения коснулись преимущественно акционерных объединений и обществ с ограниченной ответственностью. Предпринимателям и ранее позволяли ограничиваться личной подписью.

В 2018 году решение о дополнительных мерах индивидуализации принимают в добровольном порядке. Исключения могут быть предусмотрены отраслевыми федеральными актами. Использовать штампы, например, должны некоммерческие организации (ст. 3 закона № 7-ФЗ от 12.01.96). Кроме того, обязанность сохранена для всех государственных структур.

Парламентарии предусмотрели постепенное внедрение новых норм. Если использование печати было предусмотрено уставом фирмы до изменений, менять порядок после не нужно. Компании продолжают работать в штатном режиме. Отказаться от штампов можно по решению собрания собственников. Учредителям потребуется проголосовать по вопросу и запротоколировать ход совещания. Далее, в устав предприятия вносят правки (п. 4 ст. 12 закона 14-ФЗ от 08.02.98). Регистрация изменений в государственном реестре ложится на плечи директора. Правила подачи уведомления в налоговые органы установлены шестой главой закона 129-ФЗ от 08.08.01.

Организации, созданные после вступления в силу поправок, принимают решение сразу. Участники должны определить, для чего ООО нужна печать. Если деятельность планируют вести без фирменного штампа, включать в устав описание не требуется.

Практикующие юристы не советуют спешить с отказом. Большинство действующих бланков и унифицированных форм включают место для печати. Ее отсутствие может повлечь спор с контролирующими органами или привести к затягиванию административных процедур. Сложности, например, возникали при выдаче доверенностей. Специальные разъяснения пришлось давать Верховному Суду РФ в обзоре № 2 от 26.06.15. До этого нижестоящие инстанции не допускали к процессам представителей, предъявивших доверенность за подписью директора фирмы.

В 2018 году хозяйственные общества используют печати только при наличии соответствующего пункта в уставе. Штамп выполняет функцию средства индивидуализации и защищает документы от фальсификации.

Виды печатей

Официальное определение термина содержится в ГОСТ (Р) 51511-2001. Стандарт характеризует гербовые печати. К таковым регламент относит специальные устройства, снабженные клише для нанесения знака на бумажный носитель

Критерий классификации	Какие печати бывают
Форма	В России наиболее распространены круглые варианты. Их используют для официальных документов даже государственные органы. В практике встречаются овальные, прямоугольные, квадратные печати и даже оттиски в форме звезд.
Функциональность	Компаниям разрешено иметь основные и дополнительные штампы. Их количество законом не ограничено. Первые применяют для заключения договоров, удостоверения отчетности. Вторые выдают штатным специалистам или структурным подразделениям (согласование проектов, выдача справок и заключений, удостоверение копий). На дополнительных штампах нередко присутствуют особые обозначения «отдел кадров», «инженер ОТК» и т. д.
Особенности изображения	Коммерческие предприятия самостоятельно разрабатывают дизайн. Требования для ООО закреплены ст. 2 закона 14-ФЗ от 08.02.98. Обязательным признается указание официального наименования фирмы. Иные требования были исключены из нормы. Государственный или муниципальные гербы разрешено использовать только властным структурам. Частные организации могут работать с элементом в случае наделения специфическими полномочиями (например, выдача документов об образовании). Так, право на гербовую печать прописывается в уставе унитарных предприятий и учебных заведений (закон 2-ФКЗ от 25.12.00)

Образец фирменного оттиска учредители утверждают на общем собрании одновременно с обсуждением проекта устава. Выбор дизайна могут поручить и директору.

Правила изготовления

Заказывать фирменную печать можно сразу после регистрации юридического лица в ЕГРЮЛ. Заявку в специализированный центр подает руководитель предприятия. Основанием служат:

• договор на выполнение работ;
• утвержденный эскиз;
• копии регистрационных и учредительных документов компании.

Правоспособность общества и полномочия руководителя подтверждаются листом записи ЕГРЮЛ. Обслуживающий центр вправе запросить дополнительные сведения о клиенте.

Стоимость зависит от региона, где изготавливаются печати. В столице средний ценник составляет 250–300 рублей. Заказ выполняют в течение нескольких суток либо в срочном порядке – около часа. Производители предлагают дополнительные услуги: доставку, включение в комплект факсимиле, стильных футляров, декоративное оформление.

Важно! Создавать гербовые печати вправе организации, прошедшие сертификацию согласно правительственному постановлению № 1268 от 27.12.95.

Современные технологии позволяют бороться с фальсификацией. Для этого прибегают к разным способам защиты печати при изготовлении:

• уникальный шрифт;
• контрольные метки;
• двухмерные коды;
• химические и ультрафиолетовые элементы;
• скрытые изображения;
• многоцветные технологии;
• гильоширные сетки и др.

В таком случае заказ обойдется фирме значительно дороже. Увеличится и стоимость эксплуатации устройства.

Поскольку жестких требований к печатям не установлено, бизнесмены свободны в выборе. Решать, что содержат оттиски компании, предстоит собственникам или руководителю. В специализированных центрах работают профессиональные дизайнеры. Эксперты помогают разрабатывать эскизы с учетом специфики деятельности и пожеланий заказчика. Ориентирами являются ГОСТ (Р) 51511-2001, а также проект национального стандарта для мастичных печатей.

Немного о регистрации

Единственным условием применения фирменных штампов является включение соответствующего пункта в устав. Информацию об учредительных документах и изменениях представители общества передают в ИФНС. Дополнительный учет ведут изготовители. В журналах, как правило, отражают:

• место изготовления;
• дату выдачи печати клиенту;
• образец оттиска;
• полные реквизиты владельца.

В крупных центрах регистрация является бесплатной услугой. Вести учет печатей необходимо и самой организации. Постановка системы контроля обеспечивает надлежащее хранение и сокращает риск несанкционированного использования штампов.

Извещать государственные органы о получении печати юридические лица не должны. В Москве длительное время существовал особый реестр (постановление мэра № 843-РМ от 25.08.98). Столичных бизнесменов обязали соблюдать жесткий порядок регистрации фирменной символики. За внесение сведений с коммерсантов удерживали пошлину в доход города. Однако впоследствии требование было отменено из-за обвинений в самоуправстве. Ярым противником нововведения оказалась налоговая служба.

Порядок хранения

Ответственность за использование печати лежит на руководителе общества. Глава компании должен обеспечить надлежащий контроль. С этой целью директором утверждается инструкция по делопроизводству. В документе отражается:

1. Количество. Сколько должно быть основных печатей у организации, решают учредители. Директор вправе наделить отдельных сотрудников правом пользования дополнительными штампами. Все они должны быть учтены в локальном реестре компании.
2. Местонахождение. В инструкции прописывается, у кого хранится печать, указывают точный адрес. В большинстве случаев функцию возлагают на руководителя, секретаря или главного бухгалтера.
3. Порядок утилизации. Регламент должен содержать правила списания и уничтожения отслуживших свой срок штампов. В отдельный раздел следует включить пакет документов, которые составляются в процессе (акт осмотра, приказ об утилизации).

В завершение напомним, что дизайн печати относится к интеллектуальной собственности. Компания вправе рассчитывать на защиту от копирования или подражания (ст. 1225 ГК РФ).