Журнал учета движения

Журнал учета путевых листов — это специальная форма, в которой каждая организация, использующая служебный транспорт, должна вести учет движения выдаваемых «путевок».

Обязательно ли вести

Организации и предприниматели, которые оказывают транспортные услуги или просто используют в работе служебные автомобили, обязаны регулярно регистрировать и вести специальный журнал движения путевых листов. Это определено статьей 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. Форма журнала учета движения путевых листов утверждена достаточно давно Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. За эти 20 лет ни разу не изменялись ни сама форма № 8, ни порядок ее ведения. Хотя в заполнение путевок законодатели вносили поправки не один раз, последние из которых пришлись на начало 2020 года.

Кроме формы № 8, Постановлением Госкомстата были утверждены еще несколько форм, предназначенных для выдачи соответствующих путевок (для грузовых, легковых автомобилей и автобусов). О них речь в других статьях, мы остановимся подробнее на учетной документации первичного типа, предназначенной для контроля за движением путевок, выданных водителям, и за сдачей отработанных путевок обратно в бухгалтерию организации. Рассмотрим рекомендуемый образец журнала выдачи путевых листов 2020 года: заполнение межотраслевой формы 8 не представляет трудностей.

Какую информацию включать в журнал

Применение такого учетного документа, как журнал учета движения путевых листов, обладает сразу несколькими преимуществами, которые делают использование учетной книги полезным даже для тех фирм, которые не обязаны это делать. В частности, он дает возможность контролировать своевременность и порядок оформления путевок и более оперативно проверять списание горюче-смазочных материалов. Типовая межотраслевая форма № 8 (ОКУД 0345008) представляет собой сшитые в виде книги страницы, на которых нанесена таблица из девяти колонок.

Каждая организация вправе разработать и использовать свою форму этого документа, поскольку его бланк является рекомендуемым и обязательным. Разработка своей таблицы позволит расположить колонки в удобном порядке, убрать ненужные данные и добавить актуальные. В типовом бланке, в частности, указываются:

• номер документа и дата его выдачи;
• табельный номер и Ф.И.О. водителя транспортного средства;
• гаражный номер транспортного средства (указание регистрационного государственного номера в типовой форме не предусмотрено, но его можно учесть в своем бланке);
• подпись водителя о получении путевки;
• подпись лица, уполномоченного на выдачу и приемку путевки (диспетчера);
• дата приемки и подпись бухгалтера;
• графа для примечаний.

Делать записи в документе необходимо в порядке, установленном Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008, № 152. Этот порядок является единым для всех пользователей транспортных средств.

Образец заполнения

В заполнении этой типовой формы обычно не возникает проблем. Вести учет путевых листов можно от руки или заполнять бланк на компьютере, а в конце дня распечатывать страницы, чтобы все уполномоченные лица могли расписаться. В рукописном варианте вести документ удобнее, если машин в организации много и диспетчер постоянно выдает и принимает путевки. Титульная страница документа, как обычно, содержит наименование организации, ее ОКПО и период, на который заведен бланк. Никаких подписей и печатей на титульной странице проставлять не нужно. Страницы документа должны быть пронумерованы, и их количество указано на его задней стороне. Прошивать и заверять печатью бланк не обязательно. Образец книги регистрации путевых листов покажет, как заполнить титульную и последующие страницы.

Внутри бланка достаточно заполнять графы по мере надобности. Никакого подведения итога не требуется. Заполненный образец заполнения журнала учета путевых листов выглядит так:

После того как в книге закончатся свободные страницы, ее следует хранить в архиве организации не менее трех лет, после чего можно уничтожить.

Документы, связанные с формированием «отдела транспорта, безопасности дорожного движения, экологии и охраны труда на транспорте»

Положение о транспортном отделе + Положение об обеспечении БДД
Должностная инструкция водителя I,II,III классов
Приказ о закреплении автомобилей за сотрудниками организации (полный и сложный)
Приказ о закреплении автомобилей за сотрудниками организации (простой и понятный)
Доверенность юридического лица на управление автомобилем
Личная карточка водителя
Положение об аттестации водителей

Положение о повышении квалификации водителей
Положение о проведении инструктажей
Инструкции по безопасности дорожного движения
Лист стажировки водителя
Журнал учета проведения ежегодных занятий с водителями
Приказ о назначении постоянной комиссии
Должностная инструкция ответственного за БДД + приказ о назначении ответственного за БДД
Приказ о назначении ответственного за выпуск автомобиля на линию
Приказ о проведении предрейсовых медицинских осмотров
Приказ о режиме труда и отдыха водителелей
Должностная инструкция ответственного за охрану окружающей среды + приказы, ППК и др.
Приказ о списании ГСМ + акт контрольного замера расхода топлива
Договор на ТО и Р
Договор стоянки автомобилей
Договор на мойку автомобилей
Договор фрахтования (чартер)

Путевые листы

Формы, утвержденные Госкомстатом (Постановление Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78)
Путевой лист легкового автомобиля (форма N 3)
Путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.)
Путевой лист легкового такси (форма N 4)
Путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-с)
Путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-п)
Путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-м)
Путевой лист автобуса (форма N 6)
Путевой лист автобуса необщего пользования (форма N 6 спец.)
Путевой лист строительной машины (форма N ЭСМ-2)
Рапорт о работе строительной машины (механизма) (форма N ЭСМ-3)
Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма) (форма N ЭСМ-4)
Карта учета работы строительной машины (механизма) (форма N ЭСМ-5)
Журнал учета работы строительных машин (механизмов) (форма N ЭСМ-6)
Справка для расчетов за выполненные работы (услуги) (форма N ЭСМ-7)
Путевой лист трактора
Свободные (не утвержденные) формы путевых листов (могут быть использованы нетранспортными компаниями «на свой страх и риск»)
Путевой лист легкового автомобиля ИП
Путевой лист грузового автомобиля ИП
Путевой лист автобуса ИП
Оборотная сторона путевого листа, выдаваемого более, чем на 1 день

Прочие документы

Образцец штампа медработника по предрейсовым медосмотрам, механика
Товарно-транспортная накладная
Транспортная накладная
Договор фрахтования на перевозку грузов
Договор фрахтования ТС на перевозку пассажиров и багажа
Заказ-наряд на перевозку грузов 1
Заказ-наряд на перевозку грузов 2
Заказ-наряд на перевозку пассажиров

Опасные грузы

ДОПОГ
Допуск на перевозку опасных грузов
Маршрут перевозки опасного груза
Аварийная карточка
Информационная карточка
Сертификат СИО

Для чего нужен

Если на балансе организации имеются транспортные средства и их используют в предпринимательской деятельности, компания вправе списать часть производственных затрат на обслуживание этой техники. Но НК РФ позволяет налогоплательщикам не учитывать при налогообложении прибыли расходы только при наличии документации, подтверждающей траты.

В транспортной сфере одним из первичных документов, которые подтверждают производственные расходы, является путевой лист (путевка). Его форму компании утверждают самостоятельно, но следят, чтобы в документе присутствовали все обязательные реквизиты, прописанные в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Путевка — не единственный документ, который требуют при проверках. Среди запрашиваемых бумаг еще есть журнал учета выдачи путевых листов — отдельная книга, куда заносят всю информацию о маршруте поездки, водителе, используемом транспортном средстве.

Из норм Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 следует, что журнал путевых листов обязателен для всех собственников транспортных средств.

Как выглядит

Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить книгу учета движения путевок, выданных водителям. Но в ней следует отразить всю необходимую информацию и реквизиты.

За основу чиновники предлагают использовать журнал учета движения путевых листов по форме 8 (код по ОКУД 0345008), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Это унифицированный бланк, но на основании закона о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 его разрешено доработать и менять.

Как заполнять: пошаговая инструкция

Законодательство четко определяет, обязательно ли вести журнал учета путевых листов. Обязательно. Но этого недостаточно: документ нужно заполнять корректно. Объясним, какие правила соблюдать, чтобы не появилось проблем при проверках.

Шаг 1. Обложка

Если вы начали вести новую книгу, заполните обложку. На ней укажите:

• наименование и форму собственности организации;
• код ОКПО;
• месяц и год (период) ведения журнала.

Печать здесь не ставят.

Шаг 2. Основная часть

Страницы представляют собой таблицы из 9 столбцов. В них вписывают:

• номер и дату, когда выдан путевой лист;
• данные о водителе, его табельный номер;
• гаражный номер транспортного средства. Обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, и при оформлении допускается не заполнять эту колонку.

Пункт назначения и прочую информацию прописывают в столбце «Примечание».

Это обязательная информация, даже если образец книги регистрации путевых листов организация утверждала самостоятельно.

Записи в книге подтверждают сразу три работника:

• водитель;
• тот, кто занес сведения (например, диспетчер);
• бухгалтер, получивший документ.

Периодичность ведения

Представленный образец заполнения журнала учета путевых листов предполагает, что данные включают без разбивки по месяцам. Но разрешается делать иначе: с наступлением нового месяца фиксировать сведения на новой странице или даже в новом журнале, если в организации часто выдаются путевки.

Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на продолжительный срок. Если за это время транспортным средством пользуется не один, а два водителя, каждому из работников выдают путевку на движение. В этом случае по факту их возвращения в журнал учета выдачи водителям путевых листов вписывают все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации дублируется, но это нормально.

Купить или распечатать

В продаже имеются готовые бланки, чтобы контролировать движение транспортных средств. Если при печати страницы реестра не пронумерованы, пронумеруйте их самостоятельно. Те же самые требования — к распечатанному документу.

Когда книга учета закончится, ее необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:

• тому, кто ее вел;
• директору или бухгалтеру.

Распечатанный журнал по окончании необходимо не только подписать, но и прошнуровать.

Сроки хранения

В законе нет указаний, сколько хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине. Но на основании путевых листов рассчитывают зарплату водителей, налог и базу производственных расходов. И поскольку подобные первичные документы хранятся в организации не менее 5 лет, рекомендуем и журнал их учета хранить столько же.

До того как его уничтожить, убедитесь, что срок хранения последнего учетного документа еще не истек. Иначе при необходимости не получится подтвердить наличие и ведение контроля.