Журнал регистрации платежных ведомостей

Журнал регистрации платежных ведомостей по форме Т-53а – один из наиболее важных бухгалтерских регистров, иллюстрирующих выписывание платежных (форма Т-53), расчетно-платежных (форма Т-49) и расчетных ведомостей (форма Т-51). Его ведение входит в обязанности бухгалтера организации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации платежных ведомостей .docСкачать образец журнала регистрации платежных ведомостей .doc

Бухгалтерский учет в организации должен производиться в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 года 129-ФЗ и другими актами, приказами и положениями. Поэтому все записи в журнал регистрации платежных ведомостей должны производиться в хронологическом порядке (как гласит п. 2 ст. 10 этого закона).

Законные основания и предназначение журнала

Систематизация, учет и накопление данных нужны для полноценного статистического учета, а также для составления отчетов в контролирующие организации.

Журнал является одним из регистров бухгалтерского учета, которые приняты Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Помимо этого документа, его регулируют Положение по ведению бухучета (Приказ Минфина РФ №34 от 29 июля 1998 года) и Федеральный закон 129-ФЗ. Однако первичные документы стали с января 2014 года не обязательными, а рекомендательными образцами. Тем не менее отступление от существующих норм без веских оснований до сих пор не приветствуется.

Сроки хранения

Данные этой бумаги, согласно ст. 361 Перечню типовых архивных документов, должны храниться организацией в течение 5 лет. Это при условии регулярного прохождения проверок и отсутствия вредных условий труда сотрудников этой компании.

Составные части журнала

Документ составляется непосредственно бухгалтером и состоит из двух основных частей: обложки и внутренней части.

Вторая при этом представляет собой таблицу. Обычно это несколько десятков одинаково оформленных страниц с заполненными графами. Теоретически эта таблица может продолжаться сколько угодно долго (по необходимости). Но на каждой последующей внизу сохраняется нумерация.

Столбцы второй части журнала:

• порядковый номер записи;
• номер составленной ведомости и ее дата;
• название платежа;
• наименование структурного подразделения (при наличии);
• итоговая сумма к выдаче, которая указывается в конкретной ведомости;
• информация о лицах, которые эту ведомость сдавали и принимали (ФИО и подписи).

Если обе последних операции выполняются одним и тем же лицом, то допустимо сокращение их в одну. Главное – упомянуть об этих изменениях журнала в соответствующих документах организации, чтобы во время проверок не возникло неприятных ситуаций. Если менять форму журнала регистрации платежных ведомостей без веской причины и письменных оснований, заверенных руководством, то можно подвергнуться административной ответственности в виде штрафа.

Заполнение обложки

Передняя часть документа обязательно должна содержать данные относительно кода по ОКУД (0301050), по ОКПО, полное наименование компании и его структурного подразделения, для которого ведется журнал (при наличии). Также в образце прописано:

• название документа;
• срок, на который он составляется (львиная доля бухгалтеров выбирает годовой период из-за удобства формирования отчетности);
• лицо, которое будет ответственно за составление и ведение бумаги (в частности – его должность и ФИО с подписью).

Обложка всегда печатается в единственном экземпляре и помещается на самый верх документа. Допустимо ведение журнала как в печатной, так и в электронной форме.

Какие проверяющие органы требуют

Первичная документация бухгалтерского учета входит под контроль налоговых органов.

Федеральная налоговая служба вправе его потребовать при инспекции по законности отнесения затрат оплаты труда на себестоимость продукции.

Также проверить документ может Федеральная инспекция труда (она контролирует реальность выдачи заработной платы сотрудникам).

Помимо этого журнала, в организации обязательно должен быть журнал регистрации приказов, трудовых книжек и пр. Если бухгалтерия будет халатно относиться к выполнению своих обязанностей, то компанию ждет административная ответственность в виде существенных штрафов.

Нюансы оформления

Если журнал ведется в письменном виде, то обязательна его прошивка и нумерация каждой страницы. Последнее действие совершается для того, чтобы минимизировать риск незаконного изъятия страниц.

Важно! Если обязанности главного бухгалтера и выдачу заработной платы совершает один и тот же человек, то он ставит свою подпись и в графе «сдал», и в графе «принял» в последних столбцах таблицы.

Исправления в документе допустимы. Они могут производиться как на обложке, так и в самом журнале. Но это неприемлемо делать закрашиванием. Если нужно изменить информацию, то она аккуратно зачеркивается, а рядом ставится дата, подпись ответственного лица и суть изменений.

Стоит отметить, что таких исправлений не должно быть много и под каждое нужен будет приказ. Например, при изменении обложки, в частности, данных ответственного лица, прописывается дата и номер приказа, которые дают право на такое изменение и исправление.

Как и когда происходит заполнение

Когда приходит срок выдачи заработной платы (по Трудовому кодексу это должно происходить не реже двух раз в месяц), кассир или бухгалтер собирает все ведомости (как оплаченные, так и депонированные) и заносит информацию из них в описываемую бумагу.

Затем подводятся итоги, общая сумма расходов на выдачу заработной платы переносится в кассовую книгу (с оформлением отдельного кассового ордера на эту операцию).

Важный момент! Номера страниц в конце табличной части заполняются прописью.

Отдельный подход при этом к депонированным ведомостям. Они, так же как и выплаченные, заносятся в журнал. Но, помимо этого, для них должен быть заведен специальный реестр либо книга учета депонентов. За наличие журнала всегда отвечает работодатель. Именно под его контролем должен трудиться кассир, выдающий заработную плату, и бухгалтер, считающий и сверяющий платежные ведомости.

Т-53а — журнал, предназначенный для регистрации платежных ведомостей, по которым производились выплаты сотрудникам компании. О правилах использования и заполнения этого документа читайте в нашей статье.

С какой целью используется журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а

Для отражения перечня документов на выплаты, связанные с оплатой труда, заводится регистр, в котором в хронологическом порядке систематизируется информация обо всех ведомостях по выдаче зарплаты и иных платежей сотрудникам предприятия. С этой целью в бухгалтерии заводится журнал регистрации платежных ведомостей.

Обычно для этого используется утвержденный Госкомстатом РФ (постановление от 05.01.2004 № 1) журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а. Эта форма является унифицированной, с 2013 года необязательна к применению и может быть заменена на иной регистр аналогичного содержания.

В журнале регистрации систематизируются сведения о платежных ведомостях по формам:

• Т-53;
• Т-49.

Подробнее об этих ведомостях читайте в статьях:

• «Унифицированная форма № Т-53 — платежная ведомость»;
• «Унифицированная форма № Т-49 — бланк и образец».

Как правильно заполнять журнал

На титульной странице журнала следует указать полное наименование компании (так, как прописано в уставе), а также структурное подразделение, которое отвечает за ведение данного регистра. Приводится код компании по ОКПО, период, на который заведен журнал (от … до …), и сведения о лице, на которое возложена ответственность за его ведение (должность и Ф. И. О.).

В табличной части регистра указываются сведения из платежных ведомостей, а именно:

• их даты и номера;
• название произведенного платежа и подразделения, его осуществившего;
• сумма выплат, сделанных по ведомости;
• Ф. И. О. лиц, сдающих и принимающих закрытые ведомости под роспись.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Внизу на каждой странице журнала необходимо делать записи прописью: «С … по …» с указанием порядковых номеров из таблицы ведомостей.

Где найти форму журнала

Готовый для заполнения бланк формы Т-53а вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать форму Т-53а

Правила заполнения журнала регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а)

На обложке Журнала (форма Т-53а) указывается:

• полное наименование организации в соответствии с названием в учредительных документах организации;
• наименование структурного подразделения, отвечающего за ведение журнала;
• в окошке вписывается код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций);
• период ведения журнала (даты (число, месяц, год) начала и окончания);
• должность, фамилия, имя, отчество лица, ответственного за ведение журнала.

В табличной части журнала регистрации платежных ведомостей указываются:

• дата и номер составления соответствующей платежной ведомости (графы 2 и 3);
• наименование платежа (графа 4);
• структурное подразделение (графа 5);
• сумма по ведомости (графа 6);
• фамилия, имя и отчество сдающего ведомость и принимающего его, их росписи (графы 7-10).

В конце каждой страницы Журнала делается запись прописью «с» и «по» порядковые номера, помещенные на данной странице.

Обязательно ли использовать журнал регистрации платежных поручений?

В федеральных нормативных актах, имеющих общеотраслевую юрисдикцию, отсутствуют положения, которые бы обязывали хозяйствующие субъекты документировать учет платежных поручений.

Но ведение такого учета — совсем не лишняя процедура на предприятии, поскольку она способствует:

• упорядочению документооборота;
• выполнению требований законодательства о соблюдении сроков хранения документов;
• повышению уровня ответственности и дисциплины работников, которые ведут документооборот.

На уровне отдельных ведомственных и региональных (либо местных) нормативных актов ведение рассматриваемого журнала может быть предусмотрено. Например, распоряжением от 29.12.2016 № 106/01-08 Советский районный совет (Республика Крым) обязал своих работников использовать номенклатуру дел, в состав которой входит журнал регистрации платежных поручений.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

В номенклатуре, принятой в Советском районе, указано, что данные журналы хранятся в течение 5 лет (что совпадает с 5-летним сроком хранения платежных поручений, который установлен приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как может выглядеть журнал?

В журнале могут быть отражены:

• порядковые номера платежек по журналу, по внутреннему реестру банка;
• даты исполнения платежек;
• адресаты платежей (ФНС, государственные фонды, контрагенты);
• общие сведения о платежных операциях (оплата поставок, налогов);
• реквизиты счетов, по которым проведены платежи;
• сведения об НДС (соответствующие тем, которые содержатся в платежках, переданных на исполнение);
• сведения о работниках, которые направили платежки на исполнение.

Журнал может вестись в бумажном или электронном виде.

Подпишитесь на рассылку

Руководство может возложить обязанности по ведению журнала на ответственных работников. Необходимо также закрепить порядок применения журнала в учетной политике — как части правил ведения документооборота и обработки учетной информации (п. 4 ПБУ 1/2008).

Скачать бланк журнала вы можете по ссылке ниже.

Скачать образец

***

Журнал учета платежек по закону вести необязательно, но целесообразно. Порядок применения такого журнала закрепите в учетной политике.

Любая хозяйственная операция в деятельности учреждения должна быть подтверждена документально. Выплата заработной платы персоналу — не исключение. Так, все суммы, выданные или перечисленные работникам, должны быть оформлены соответствующим образом.

Именно для отражения операций данной категории законодатели утвердили специальный документ — ведомость выдачи зарплаты. Сразу отметим, что бланк имеет три различных формы. Каждую из форм придется заполнить в конкретной ситуации.

Когда и какой бланк заполнять

Итак, чиновники предусмотрели три варианта зарплатных ведомостей, которые утверждены Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Однако компания вправе использовать в работе свой индивидуальный бланк. Например, доработав унифицированные форматы: исключив или дополнив графы и поля.

ВАЖНО! Если организация применяет в работе индивидуально разработанный бланк, то его необходимо утвердить. Например, как приложение к учетной политике либо отдельным локальным распоряжением директора.

Каждый из унифицированных форматов ведомости заполняется в определенной ситуации:

1. Платежная. Форма Т-53. Заполняем при наличных расчетах с персоналом. То есть когда заработная плата выдается наличными деньгами из кассы учреждения. Бланк Т-53 содержит информацию исключительно о суммах, подлежащих к выдаче. Никаких сведений о произведенных начислениях за расчетный период в платежном документе нет.
2. Расчетная. Форма Т-51. Документация предусматривает информацию о произведенных начислениях в расчетном периоде (оклад, стимулирующие, компенсационные, премии). Также формат предусматривает регистрацию сведений о произведенных удержаниях за месяц. Например алименты, исполнительные листы и налоги. А вот данных о выплатах в бланке нет. Такой документ используют только для безналичных расчетов, когда зарплата перечисляется на банковскую карту.
3. Расчетно-платежная. Форма Т-49. Формат объединяет сразу два документа: расчетную и платежную. Здесь отражается информация о начислениях с произведенными удержаниями, а также о суммах, причитающихся к выдаче. Такой документ следует использовать, если деньги на зарплату выдают наличными.

Повторимся. При безналичных расчетах заполняйте Т-51. А при наличных расчетах с персоналом составляйте Т-53 и Т-49, в зависимости от ситуации. Какой документ будет использоваться в работе именно вашей организации — необходимо закрепить в учетной политике. Далее можно скачать бланк ведомости на зарплату.

Актуальные бланки

Скачать ведомость на зарплату 2020 Т-49

Скачать

Скачать бесплатно бланк ведомости на выдачу зарплаты Т-51

Скачать

Скачать бесплатно бланк платежной ведомости на выдачу зарплаты Т-53

Общие правила применения

Отличительные особенности заполнения и использования предусмотрены для бланков Т-49 и Т-53. Это обусловлено тем, что чиновники и контролеры уделяют особое внимание правильности ведения кассовых операций. Коими и являются операции по выдаче заработной платы из кассы.

Так, учитывайте следующие особенности:

1. Суммы выплат не ограничены. В дни выдачи заработной платы в кассе учреждения может храниться любая сумма, независимо от утвержденного лимита остатка кассы. То есть излишки не нужно сдавать на расчетный счет в банке в конце рабочего дня.
2. Зарплатная ведомость имеет ограниченный срок действия. Максимальный срок устанавливается руководством компании и не может быть больше 5 дней. Простыми словами, срок действия — это период, за который кассир обязан выдать зарплату сотрудникам. Если деньги в этот срок вручить невозможно (работник заболел, командирован), то они возвращаются в банк. В документе делается специальная отметка «депонировано».
3. Факт получения должен быть подтвержден. Работник, получив деньги в кассе, должен пересчитать получку и поставить свою подпись в соответствующей графе ведомости. Именно подпись является подтверждением факта получения денег. Поэтому кассиру следует внимательно относиться к заполнению зарплатной ведомости. Если работник не поставит подпись в получении аванса или зарплаты, то кассира ждут неприятности.
4. Выдача денег из кассы оформляется одним расходным кассовым ордером. То есть формировать РКО на каждого работника не нужно. В расходнике указывается общая сумма выплат. Выдача осуществляется на основании данных Т-53 или Т-49. Невыданные деньги возвращают в кассу с отметкой «депонированная заработная плата».
5. Неполученную или депонированную зарплату можно выдать работнику только на основании его письменного заявления. Причем выдача производится не позднее следующего дня за днем получения заявления.

Как заполнить

Порядок составления зарплатной ведомости отражен в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Рассмотрим алгоритм заполнения на примере Т-53. Начинаем с титульного листа. Поочередно регистрируем следующие сведения:

1. Наименование организации.
2. Наименование структурного подразделения, отдела, цеха.
3. ОКПО компании.
4. Срок выдачи денег.
5. Общая сумма выплат прописью и цифрами.
6. Номер и дата составления документа.
7. Расчетный период.

Затем проставляются подписи (с расшифровкой) директора и главного бухгалтера.

Переходим к заполнению таблицы зарплатной ведомости. Поочередно вносим работников, которым причитаются выплаты. Вписываем:

1. Номер строки по порядку.
2. Табельный номер сотрудника.
3. Фамилия и инициалы получателя.
4. Сумма цифрами.
5. Графа для подписи.
6. Отметки о депонировании либо прочее.

Теперь заполняем итоговую часть второй страницы зарплатной ведомости. Вписываем суммы выданные и депонированные. Указываем количество страниц. Вносим реквизиты расходного кассового ордера. Проставляем подписи кассира и ответственного бухгалтера.

Бланк журнал регистрации платёжных ведомостей по форме Т-53а

• Скачать актуальный бланк Т-53а (формат Excel), а также в формате Word.

• Скачать образец заполнения Т-53а.

В журнал регистрации платёжных ведомостей в хронологическом порядке записываются сведения о каждой оформленной платёжной ведомости по форме Т-53.

Журнал регистрации – очень важный и обязательный документ для каждой организации. К правильности его заполнения нужно подойти внимательно. Хранится журнал в течение 5 лет.

Заполнение формы Т-53а

На титульном листе указываются:

— Наименование организации и структурного подразделения (при наличии).

— Код по ОКПО. Его можно посмотреть в уведомлении из Росстата.

— Период ведения документа (один год)

— Должность и ФИО лица, ответственного за заполнение журнала. Как правило, бухгалтер или работник кадровой службы.

СТРАНИЦА 2:

Графа 1. Номер по порядку.

Графа 2 и 3. Дата, когда была выписана ведомость, а также её номер

Графа 4. Содержание операции согласно ведомости (пример: «выплата заработной платы за январь 2015»)

Графа 5. Наименование структурного подразделения, сотрудникам которого выдавалась зарплата.

Графа 6. Сумма, выданная по платёжной ведомости.

Графа 7 и 8. Подпись и ФИО лица, которое передаёт бланк ведомости для регистрации его в журнале.

Графа 9 и 10. Подпись и ФИО лица, ответственного за заполнение журнала. Это лицо принимает бланк ведомости от лица, указанного в графе 7 и 8.

Внизу страницы нужно указать порядковые номера платёжных ведомостей, указанных в таблице (с такого-то номера по такой-то).

Журнал регистрации платёжных ведомостей: образец

— Титульный лист —