Журнал проверок

Формирование журнала учета проверок юридического лица является неотъемлемой частью контроля руководства организации за проверочными мероприятиями со стороны государственных надзорных структур.

Для чего нужен журнал

Число проводимых в организациях различного рода проверок с каждым годом только растет. Государство осуществляет контроль за финансовой стороной работы предприятия (в том числе налоговой составляющей), за документооборотом, за соблюдением правил санитарной, противопожарной и прочими видами безопасности и т.д. За год количество визитов представителей различного рода надзорных структур в крупных компаниях может превысить десяток. При этом проверки могут быть как плановыми, заранее согласованными, так и внеплановыми, что, безусловно, в некоторой степени нервирует бизнес.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета проверок юридического лица .docСкачать образец журнала учета проверок юридического лица .doc

Журнал учета проверок имеет вполне определенное назначение: с его помощью руководство организации регистрирует факт осуществленного контрольного мероприятия, а также следит за частотой проверок со стороны той или иной государственной надзорной инстанции. Журнал четко структурирует тип и содержание каждой проведенной проверки, фиксирует ее длительность, дает сведения о ведомстве, которое ее осуществило и т.п., он же предоставляет возможность руководству проверяемого предприятия вкратце ознакомиться с ее первоначальными итогами. А поскольку периодичность практически каждого вида проверок закреплена в законодательстве, излишнее рвение какой-либо контролирующей инстанции при помощи этого документа в дальнейшем можно оспорить.

Таким образом, благодаря журналу компания не только может систематизировать и правильно спланировать свою работу, но и защитить свои интересы.

Кто ответственен за ведение журнала

Заполнять журнал может любой работник предприятия, в чьи должностные обязанности включена эта функции: секретарь, юрисконсульт или специалист какого-либо структурного подразделения.

Сюда же вносит свои данные и представитель контролирующего ведомства. А вот ответственность за наличие и содержание журнала несет не только тот, кто его непосредственно формирует, но и руководитель организации.

Что будет если не вести журнал

Конечно, никто не может обязать компанию вести журнал учета проверок, поэтому некоторые представители предприятий им пренебрегают, тем более законодательно ответственность за его отсутствие не предусмотрена. Однако такое отношение в дальнейшем может негативно сказаться на деятельности организации (например, работники какого-либо ведомства начнут превышать свои служебные полномочия и зачастят с визитами).

Могут ли проверяющие отказаться от отметки в журнале

В практике российских компаний случаются ситуации, когда представители государственной надзорной структуры отказываются вносить запись о проведенной проверке в журнал.

С их стороны эти действия являются нарушением закона и их можно обжаловать, поначалу обратившись к непосредственному начальству проверяющих лиц, а, затем, если компромисса достичь не удастся – с помощью суда или прокуратуры.

Как вести журнал

Для журнала существует утвержденная на законодательном уровне форма, рекомендованная к применению. Вносить в нее правки нельзя, кроме того, нежелательно допускать при заполнении какие-либо ошибки и неточности, вся информация должна быть точна и достоверна.

Журнал составляется в единственном оригинальном экземпляре, причем вести его можно как в живом, так и в электронном виде. Правда электронный бланк после окончательного формирования нужно распечатать для того, чтобы ответственный работник организации и представитель контролирующей структуры могли поставить свои подписи.

Все листы журнала должны быть пронумерованы по порядку и прошиты.

На последней странице ставится печать предприятия (если таковая имеется) и подпись ответственного сотрудника с указанием количества страниц в документе.

Сведения о журнале нужно внести в номенклатуру дел, а затем передать в отдел канцелярии (или другой, занимающийся аналогичными функциями) на ответственное хранение.

Образец журнала учета проверок юридического лица

Если вам нужно внести данные в журнал учета проверок юридического лица, а вы никогда раньше этого не делали, посмотрите образец заполнения документа и прочитайте разъяснений к нему – с их помощью вы наверняка без труда сделаете то, что от вас требуется.

1. Первым делом заполните титульный лист: впишите сюда дату начала ведения журнала (она может совпадать с датой первой проверки, которая будет отражена в бланке), затем укажите наименование организации – с расшифровкой организационно-правового статуса, ее адрес, номер свидетельства о государственной регистрации.
2. После этого обязательно отметьте сотрудника, на которого возложена ответственность за ведение журнала, а также данные о руководителе фирмы: его должность, ФИО, потом он же в этой части документа должен поставить свою подпись.
   
3. Далее переходите к основному разделу (на каждую проверку отводится одна страница). Внесите сюда даты начала и окончания проверочных действий, количество часов или дней, затраченных на проверку.
4. Обозначьте название и номер проверяющей инстанции, а также укажите документ, на основании которого действуют ее представители (обычно это какой-то приказ или распоряжение).
5. Отметьте цель и задачи проверки, информацию о том, какой характер она носит: плановый или внеплановый.
6. Обязательно включите в журнал сведения об акте, который пишется по результатам каждого подобного мероприятия.
7. Если были выявлены какие-то нарушения, обозначьте их коротко (подробности обычно фиксируются непосредственно в акте), также укажите данные о предписании об устранении нарушений, если оно было выдано.
8. В заключение в бланк надо включить информацию о работнике надзорного ведомства, приводившего проверку, а также экспертах, если таковые были к ней привлечены, они же должны поставить в документе свои подписи.
   

Журнал учета проверок юридического лица

Формирование журнала учета проверок юридического лица является неотъемлемой частью контроля руководства организации за проверочными мероприятиями со стороны государственных надзорных структур.

Число проводимых в организациях различного рода проверок с каждым годом только растет. Государство осуществляет контроль за финансовой стороной работы предприятия (в том числе налоговой составляющей), за документооборотом, за соблюдением правил санитарной, противопожарной и прочими видами безопасности и т.д. За год количество визитов представителей различного рода надзорных структур в крупных компаниях может превысить десяток. При этом проверки могут быть как плановыми, заранее согласованными, так и внеплановыми, что, безусловно, в некоторой степени нервирует бизнес.

Таким образом, благодаря журналу компания не только может систематизировать и правильно спланировать свою работу, но и защитить свои интересы.

Журнал учета проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя

VIKTOROVA_SASHA

Когда организуется налоговая проверка, такой факт должен фиксироваться в журнале учета проверок юридического лица или индивидуального предпринимателя. Что это за документ, как он заполняется и ведется, вы узнаете после прочтения статьи.

Общая информация
Согласно Федеральному закону № 294-ФЗ, ведение журнала учета проверок обязательно для юридических лиц и предпринимателей. Этот документ подтверждает, что проверка действительно состоялась. Содержит информацию о плательщике, представительном органе, а также проведенном мероприятии.

Поскольку журнал учета — официальный документ, важно, чтобы он правильно заполнялся, хранился в надежном месте и т. д. Ответственность за его организацию и ведение несут:

— руководитель (когда речь идет об организации);

— представительные органы, которые принимают участие в проверке.

Руководство вправе делегировать эти функции секретарю-делопроизводителю, бухгалтеру или кадровому специалисту. Приобрести рассматриваемый документ можно в готовом виде либо распечатать самостоятельно. Образец вы можете скачать здесь (файл 1).

Как заполнить журнал?
Обложка. В центре пишется название документа, в правом верхнем углу реквизиты нормативно-правового акта. Допускается писать на обложке порядковый номер, чтобы проще ориентироваться в реестре.

Первая страница. Указывается номер книги учета проверок, УНП, ФИО и расположение проверяемого субъекта, а также информация о государственной регистрации (дата, номер, название проверяющей организации). Заполняется при регистрации в налоговой инспекции.

. Журнал состоит из таблиц, в графах которой отмечается продолжительность, вид проверки (плановая, внеплановая), цели и задачи, выявленные нарушения, номер и дата выдачи предписания, подписи и примечания. Заполненный документ для ЮЛ смотрите здесь (файл 2).

Последняя страница. Указывается количество листов (прописью), ставится подпись и печать. Также пишется ФИО и должность человека, ответственного за ведение и хранение. Документ прошивается и пломбируется.

Иногда прошивку поручают полиграфической компании (листы скрепляют металлической или пластиковой пружиной). На первый взгляд, так удобнее и проще, но на самом деле возникает риск распространения конфиденциальной информации. Поэтому намного безопаснее делать все самостоятельно.

Как прошить журнал учета
Мы уже говорили о том, что можно самим распечатать журнал учета проверок юридического лица/ИП или приобрести готовый. Какой бы вариант вы ни выбрали, потребуется прошивка. Эта процедура выполняется в 3 этапа:

1. Нумерация листов. Пишутся арабские цифры в правом верхнем углу.

2. Прошивка. Использовать можно банковский шпагат, тонкую лавсановую ленту или обычные грубые нитки. В листах делаются отверстия (достаточно 2 шт. с промежутком 3 см). Игла вводится с задней стороны документа. Начинается и завершается прошивка со среднего отверстия.

По окончании нити связываются в узел. Затем приклеивается листочек, на котором пишут количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Обратите внимание! Печать надо поставить так, чтобы она касалась одновременно журнала учета и этого листочка.

3. Опломбирование — способ защитить документ от вмешательства. Суть в том, что одновременно скрепляется нить, бумага с печатью и обложка.

Хранить журнал учета нужно в надежном, но доступном для проверяющих лиц месте. Например, в отдельном кабинете или металлическом шкафу.

Обзор Роспотребнадзора от 21. 08. 2017 сообщает, что доля плановых проверок, в результате которых возбудили дела об административном нарушении, увеличились до 99, 98% по отношению к проверкам, выявленным в целом. В 2016 году показатель был равен 99, 94%. Изменение незначительно, но это не повод безответственно относиться к оформлению журнала учета проверок ЮЛ и ИП. При правильном ведении и прошивке документ рассмотрят быстрее и лишних претензий не возникнет.

Как прошивать журнал учета?

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие.

Нить для прошивки

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется капроновая нить, которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

Чем делать дырки?

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Полезные советы

1. Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
2. Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
3. А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
4. Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
5. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Где купить журналы?

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу. Кстати, журнал по охране труда — это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с правилами техники безопасности.

Информация кадровику

А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена сургучной печатью либо опломбирована. Стандартная схема, как прошивать журнал для внесения сведений о трудовых книжках, здесь не подойдёт.

Некоторые итоги

Повторим основные правила, озвученные выше:

• Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
• Определиться с «колющим» инструментом.
• Не прокалывать обложку (только сами листы).
• Не делать отверстия далеко от обложки — журнал будет неудобно открывать.
• Нить должна быть прочной.
• Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
• Журнал пронумеровать.
• Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
• Скрепить печатью.

Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.

Образец заполнения журнала учета проверок юридического лица

Титульный лист

Лист учета инспекций

Правила заполнения журнала

На титульном листе указывается:

ФИО руководителя компании;

номер ОГРН и др.

Документ должен быть прошит, страницы пронумерованы. Книга должна иметь подпись первого лица компании, оттиск печати организации, дату начала заполнения.

Журнал учета проверок юридического лица индивидуального предпринимателя по форме ничем не отличается от такой же книги публичного акционерного общества.

Последующие листы журнала заполняют проверяющие, которые вносят сведения о:

времени проведения инспекции;

установленных нарушениях при их наличии;

персональных данных проверяющих и др.

В дальнейшем эта информация может быть использована проверяющими органами для фактического контроля устранения нарушений.

В условиях объективной реальности юридические лица и индивидуальные предприниматели регулярно подвергаются проверкам со стороны разных контролирующих органов.

Как правило нарушения находят в большинстве случаев. Все выявленные недочеты подлежат занесению в указанных документ. Однако для коммерсантов книга регистрации инспекционных мероприятий нужна вовсе не для учета недочетов.

Данный документ позволяет контролировать время, которое отведено государственным организациям для выявления недостатков.

Например, время отведенное на плановую или внеплановую инспекцию не может превышать двадцать рабочих дней. Причем в этот срок входит составление акта по результатам инспекции.

Для малого бизнеса общее время инспекции за календарный год не может превышать:

50 часов для малого предприятия;

15 часов для микропредприятия;

15 часов для индивидуальных предпринимателей.

Также, этот документ может защитить интересы руководителя проверяемой компании. Благодаря сведениям, внесенным в книгу учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, он может подать жалобу в вышестоящие органы, если не согласен с количеством или с результатами инспекции.

Хранится этот документ в организации и согласно пункту 176 Перечня типовых управленческих архивных документов, срок хранения составляет 5 лет.

Книга учета проверок: инструкция по применению

Книга учета проверок – это документ, в котором отмечается учет ревизий и проверок из налоговой и других контролирующих органов. Проверяющий обязан после предъявления удостоверения сделать отметку в Книге. Факт записи в Книге учета проверок в РБ гарантирует предпринимателю или юридическому лицу защиту, если проверяющий будет действовать неправомерно.

Для кого наличие Книги учета проверок и ревизий обязательно

Законодательство Республики Беларусь обязует иметь Книгу:

1. Индивидуальных предпринимателей;
2. Юридические лица;
3. Филиалы, производства, магазины, которые имеют отдельный УНП;
4. Подразделения всех иностранных компаний;
5. Ремесленников;
6. Самозанятых, являющихся плательщиками единого налога.

Если обобщить, то Книга учета проверок обязательно должна быть у лица или на объекте, которым присвоен собственный УНП – уникальный номер налогоплательщика.

На транспортные средства, которые по лицензии перевозят грузы или пассажиров, дополнительные Книги заводить не нужно.

На покупку Книги учета проверок ИП и юридического лица у руководителя есть полгода после регистрации.

Где купить Книгу учета проверок

Реализацией Книг учета проверок в РБ занимаются:

• РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» — филиалы работают во всех областных центрах, а также в Слуцке, Борисове, Барановичах, Пинске, Полоцке, Лиде, Мозыре и Бобруйске;
• РУП «Издательство «Белбланкавыд» — в Республике Беларусь работают более ста филиалов организации.

Что нужно, чтобы купить Книгу проверок юридического лица

Купить Книгу учета проверок может либо руководитель организации, либо доверенное лицо.

Если вашу организацию ведет консалтинговая фирма, то оформлением Книги может заниматься ее сотрудник на основании приказа. Компания «Консалт» возьмет на себя работы по ведению вашей бухгалтерии и отчетности.

Оставь заявку на обратный звонок!

Для покупки Книги учета проверок и ревизий, нужно иметь при себе документы:

• Паспорт;
• Документ, подтверждающий полномочия руководителя – приказ о назначении на должность, трудовой контракт, удостоверение руководителя или иной документ;
• Для представителя руководителя – доверенность на получение Книги.

С 1 января 2018 года регистрировать Книгу в налоговых органах самостоятельно не нужно – реализующая организация сама внесет данные о вашей Книге в электронный банк данных.

Заполнение Книги учета проверок в РБ

После приобретения Книги учета проверок, руководителю нужно назначить ответственного за ее ведение. Это может быть любой сотрудник организации с достаточной компетенцией. Назначение закрепляется приказом, постановлением либо решением.

Если руководитель не назначает ответственного за хранение и ведение Книги, то заполняет ее сам.

Правила ведения Книги учета проверок

• Новая Книга учета проверок должна быть прошита и пронумерована.
• Номера страниц проставляются сверху.
• На первой странице указываются информация о субъекте проверок.
• На последней странице нужно указать, сколько страниц содержит книга.
• Прошивку и нумерацию нужно заверить подписью и печатью организации.

Образец заполнения Книги учета проверок

Первая страница

Отметка о проверке

Последняя страница

• Дата приобретения Книги;
• Наименование субъекта проверок;
• Место нахождения субъекта проверок; дата и номер государственной регистрации;
• Отдел МНС, к которому относится субъект;
• Для филиала – наименование главной организации.

Делается проверяющим. Запись содержит:

• Наименование контролирующего органа;
• Тип проверки;
• Номер и дату предписания;
• ФИО и должность проверяющего.

Нужно указать, сколько страниц содержит книга, и поставить подпись с расшифровкой. Если компания использует печать, то нужно заверить нумерацию печатью.

Работник надзорного органа делает запись в Книгу до проверки. Исключение: это проведение контрольной закупки или заказа услуг. В этом случае запись о факте проверки и ее результатах делает постфактум.

Если меняется наименование субъекта проверок, например, Частное Унитарное предприятие реорганизуется в Общество, то руководитель обязан уведомить об этом налоговую. Для этого вы на фирменном бланке оформляете о смене наименования в двух экземплярах и везете в налоговый орган. Там ваши заявления зарегистрируют. Один экземпляр остается вам, а другой забирает работник налоговой.

Срок хранения Книги учета проверок

Книга учета проверок ведется, пока в ней не закончатся чистые страницы. Каждая проверка контролирующими органами нумеруется.

Заполненная Книга учета проверок в архив организации, как правило, не отправляется, а хранится у ответственного за ее ведение лица в течение пяти лет. По истечению 5 лет книга утилизируется согласно акту уничтожения. Утилизировать Книгу можно только в том случае, если на 1 января текущего года вышел пятилетний срок хранения.

В некоторых случаях по решению руководства Книга учета проверок может отправляться на постоянное хранение в архив организации.

При ликвидации ИП или юридического лица Книга учета проверок передается в соответствующий архив на временное хранение. После истечения пятилетнего срока хранения она так же утилизируется.

Ответственность за отсутствие Книги учета проверок

Если вы забыли завести Книгу учета проверок – не страшно. Ответственность за это не предусмотрена.

Но если к вам приходят контролирующие органы с проверкой, а Книги учета проверок и ревизий нет – по закону РБ вы препятствуете государственному лицу, назначенному для проведения проверки. В этом случае по ст. 23.2 КоАП РБ вам вменяют административное нарушение, за которое может налагаться штраф от 10 до 50 базовых величин.

При утере Книги учета проверок, вам нужно составить акт для налоговых служб, а потом купить новую Книгу.

Если место расположения Книги меняется, то вам необходимо сообщить об этом в налоговую в десятидневный срок – в противном случае вам вынесут предупреждение или взыщут штраф от двух до пятидесяти базовых величин.

До 2018 года предприниматели и руководители компаний сами регистрировали Книги учета проверок. Сейчас электронную регистрацию Книг осуществляют реализующие их организации. Если вы обнаружили, что ваша книга не зарегистрирована, то просто обратитесь в соответствующее подразделение МНС.

Книга учета проверок – это обязательный, но далеко не единственный документ, который должен быть в месте оказания услуг или на производстве. О других Книгах мы расскажем в наших следующих материалах.

Мы надеемся, что наша статья ответила на ваши вопросы о Книге учета проверок в Республике Беларусь. Если мы не упомянули вашу конкретную ситуацию, обращайтесь за консультацией к нашим специалистам. ОДО «Консалт» оказывает услуги по ведению бизнеса, в том числе по оформлению ваших Книг учета проверок.

См. данную форму в MS-Word. (Типовая форма)

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минэкономразвития России от 24.05.2010 N 199) (см. текст в предыдущей редакции) Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля ______________________________________ (дата начала ведения журнала) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (наименование юридического лица/фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется) индивидуального предпринимателя) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица/место жительства (место осуществления деятельности (если не совпадает с местом жительства) индивидуального предпринимателя) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации юридического лица/индивидуального предпринимателя, идентификационный номер налогоплательщика (для индивидуального предпринимателя); номер реестровой записи и дата включения сведений в реестр субъектов малого или среднего предпринимательства (для субъектов малого или среднего предпринимательства)) Ответственное лицо: _______________________________________________________ _______________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется), должность лица (лиц), ответственного за ведение журнала учета проверок) _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется) руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя) Подпись: ____________________________________________________ М.П.

Законодательство РФ устанавливает необходимость проведения проверок по деятельности и функционированию юридических лиц. Для регистрации и учета всех проводимых проверок юр. лицо должно вести специальный журнал, куда органы государственного контроля заносят соответствующие записи.

Что это такое

Журнал учета проверок юр. лица или ИП – специальный документ, позволяющий фиксировать и анализировать информацию о проведенных плановых или внеплановых проверках, проводимых государственными службами.

Журнал необходим для хранения всех сведений о нарушениях и для принятия мер по предотвращению этих нарушений.

Сроки и необходимость проверок устанавливается законодательством. В связи с этим журнал позволяет защитить интересы предпринимателя, если какой-либо госорган оказывает излишнее внимание предприятию.

Ответственный за ведение журнала назначается руководителем организации.

Это может быть:

• генеральный директор;
• секретарь;
• юрист;
• другой специалист компании, наделенный данными полномочиями.

Информацию в журнал вносят также проверяющие органы и контролирующие ведомства. Ответственность за сохранность документа несет не только уполномоченное лицо, но и руководитель предприятия или ИП.

Необходимость ведения журнала законодательно не установлена. А значит, организации имеют право не делать записи.

Однако такое решение может негативно сказаться на дальнейшем функционировании предприятия. В частности, доказать излишнее внимание конкретного проверяющего будет сложнее без документальных доказательств.

Если компания все же ведет журнал учета, то контролирующие органы не могут отказать во внесении соответствующей записи о проверке. В случае отказа руководитель предприятия должен обратиться к начальству проверяющих, а затем – в суд, если не удалось достичь компромисса.

Виды проверок

Проверки юридического лица проводятся государственными органами на основании законодательства РФ.

Существует два вида проверок:

Плановая

Цель – удостовериться в соблюдении предприятием или ИП законодательных норм и требований, установленных федеральными и муниципальными нормативно-правовыми актами, в том числе провести проверку соответствия предоставляемых сведений фактическим данным.Проверка проводится на основании распоряжения Генпрокуратуры РФ в установленные сроки, указанные на официальном сайте. Основаниями для проверки являются: регистрация юр. лица или ИП; окончание действительности предыдущей проверки; начало предпринимательской деятельности.

Внеплановая

Цель – удостовериться в соблюдении федеральных и муниципальных законов, в выполнении особых предписаний, включая проведение мероприятий по безопасности, инструктажей, ликвидации последствий аварии или чрезвычайной ситуации и т.д.Проверка не имеет конкретных сроков и проводится по мере необходимости. Госорганы обязаны уведомить юр. лицо о предстоящем визите не менее, чем за сутки до проверки. Основаниями для проверки являются: окончание срока на исправления недочетов по предыдущей проверке, в том числе ликвидации последствий аварии; поступление в госорганы информации о возможной угрозе жизни и здоровью персонала или потребителей, а также о вреде окружающей среды; другие случаи, предусмотренные законодательством.

Срок проведение проверки в обоих случаях не может превышать 20 рабочих дней.

Правила заполнения

Скачать пустой образец журнала проверок контролирующих органов 2020 года можно по ссылке.

Ведение журнала учета проверок подразумевает соблюдение некоторых правил и нюансов:

• правки в документе не допустимы;
• ошибки и неточности также не желательны;
• информация, вносимая в журнал должна быть корректной и достоверной;
• журнал ведется в единственном экземпляре;
• форма ведения журнала может быть как электронной, так и письменной. Однако при ведении документа в электронном формате форму нужно будет распечатать для проставления подписей проверяющего;
• листы нумеруются и прошиваются;
• на последнем листе журнала указывается общее количество страниц печать организации и подпись руководителя;
• документ храниться в канцелярском или другом отделе организации и предъявляется по первому требованию.

Алгоритм заполнения журнала учета:

1. Заполнить титульный лист с указанием:
   • даты начала ведения;
   • наименования организации или ИП;
   • юридический адрес;
   • номер свидетельства о регистрации.
2. Указать должностные лица:
   • ФИО и должность сотрудника, ответственного за ведение документа;
   • ФИО и должность руководителя компании с подписью.
3. Заполнять основную часть с указанием:
   • даты начала и окончания мероприятий по проверке;
   • наименование контролирующего органа и документы, на основании которых проводится проверка;
   • сведения о виде и целях мероприятий;
   • номер акта об окончании и результатах проверки;
   • основные нарушения;
   • ФИО и должность лица, проводившего проверочные мероприятия.

Несмотря на то, что ведение журнала учета – не обязательная процедура, многие организации вводят такой документ в работу для обеспечения безопасности и контроля проводимых проверок.

Журнал имеет унифицированную форму и определенный порядок заполнения. Только при соблюдении этих условий документ будет иметь юридическую силу.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   • 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.