Заявление о возмещении денежных средств работнику

C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.

Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.

Выдача денег подотчетнику

Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его заявления, на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781). В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства. При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).

Авансовый отчет и подтверждающие документы

Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877).

Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Заявление на возмещение денежных средств сотруднику: образец

Пред. / След. Форма заявления на возмещение потраченных средств Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

• Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
• Я не подписчик, но хочу им стать
• Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Как оформить командировку в 2020 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

• применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
• вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

• распоряжения руководителя о поездке;
• отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте .

Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс. Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

• название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
• номер и дата оформляемого документа;
• Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
• место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
• количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
• цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).

Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

• источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
• основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
• должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
• подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Приказ на командировку в 2020 году: образец для скачивания по форме Т-9

Образец приказа на командировку в 2020 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.

Скачать образец приказа на командировку

Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:

Скачать образец журнала по регистрации приказов на командировку

Итоги

На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Инструкция: оформляем заявление в ФСС на возмещение пособия

Ключевая обязанность всех страхователей — своевременное начисление и уплата страхового обеспечения в пользу трудящихся граждан. За счет взносов ВНиМ формируются средства Фонда социального страхования, за счет которого оплачиваются больничные, декретные и иные категории социальных пособий.

Первые три дня больничного листа оплачивает наниматель, остальное — траты внебюджетного фонда. Это правило действует исключительно при заболевании самого работника. Например, при начислении декрета или ежемесячного пособия по уходу за детьми суммы выплат полностью компенсирует Соцстрах.

Если организация является участником пилотного проекта Соцстраха, то оплата больничных и пособий производится напрямую из Фонда. А вот те компании, которые не участвуют в пилотном проекте, должны возмещать расходы самостоятельно.

Когда организация вправе возместить деньги из ФСС

Претендовать на восстановление расходов через внебюджетный фонд нужно не всегда. Чтобы определить сумму к возмещению, организации достаточно сравнить два показателя:

• сумму начисленных страховых взносов по ВНиМ;
• сумму произведенных расходов на оплату больничных, пособий и декретных за счет Соцстраха.

Если затраты на оплату соцпособий превышают начисления взносов по ВНиМ, то разницу возместите в ФСС. Если превышения нет, работодатель вправе снизить очередной платеж ВНиМ на сумму больничных листов.

ВАЖНО! При исчислении суммы к возмещению не учитывайте сумму пособия, которые работодатель оплачивает за счет собственных средств (за первые три дня болезни работника).

Пример № 1

Сумма взносов за январь 2020 года — 10 000 рублей.

Сумма выплаченного пособия по беременности и родам в январе — 145 000 рублей.

Находим разницу: 145 000 — 10 000 = 135 000 рублей. Эту сумму работодатель возместит в ФСС.

Пример № 2

Сумма ВНиМ — 20 000 рублей.

Выплаченный больничный лист — 5000 рублей.

Объем взносов превышает сумму больничного, поэтому организация вправе перечислить в ФНС не 20 000 рублей, а только разницу — 15 000 рублей.

Какие документы подать на возмещение

Для восстановления средств через Фонд социального страхования придется подготовить специальный пакет документов. Заполните следующие бумаги:

1. Заявление страхователя о возмещении в 2020 году установленного образца.
2. Справку-расчет, рекомендованную письмом ФСС РФ от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029.
3. Расшифровку расходов или расчет по форме 4-ФСС.
4. Копии подтверждающих документов. Это копии листков нетрудоспособности, справок о рождении детей, справок о смерти, справок о постановке на учет на ранних сроках беременности и так далее. То есть те документы, на основании которых производилась выплата соцпособия.

ВАЖНО! Справку-расчет и расшифровку расходов, в соответствии с письмом ФСС РФ от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029, подайте в Соцстрах, если заявляете на возмещение средств за периоды, наступившие после 01.01.2017. Расчет 4-ФСС подают для возмещения затрат, понесенных в периоды до 01.01.2017.

Копии подтверждающей документации обязательно предоставлять только двум категориям страхователей. Это тем, которые применяют тариф 0% с 01.01.2017 по ст. 427 НК РФ. И тем, кто до 31.12.2016 применял пониженный тариф по п. 8-10 ч. 1 ст. 58 закона № 212-ФЗ. Остальные работодатели формируют копии по желанию.

Рекомендуем предоставить копии документов в Фонд. Это существенно ускорит рассмотрение заявления и повысит шансы на положительное решение контролеров из внебюджетного фонда.

Важное о сроках

Срок подачи заявления о возмещении не установлен. Страхователь вправе обратиться за любой отчетный период при наличии документально подтвержденных оснований. Нет никаких ограничений, сколько заявлений при возмещении ФСС за два года и более. Страхователь не ограничен по срокам.

Фонд рассмотрит обращение в течение 10 календарных дней и возместит средства. Но только при условии, что страхователь предоставил весь пакет необходимых документов.

ВАЖНО! Срок проверки продлят, если контролеры Фонда запросят дополнительную информацию. Или по обращению назначат камеральную или выездную проверку. Деньги возместят только по окончанию проверок.

Как составить заявление

По рекомендациям представителей Соцстраха, обращение в ФСС содержит обязательные реквизиты:

• наименование и адрес места нахождения страхователя;
• регистрационный номер страхователя;
• сумму средств, заявленную к возмещению.

Порядок оформления бланка закреплен письмом ФСС РФ от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029.

Скачать образец заявления на возмещения средств из ФСС

Как подать

Способ предоставления документов на восстановление затрат в ФСС не установлен на законодательном уровне. Работодатели направляют заявление и сопроводительные бумаги почтой либо подают лично. Не запрещено обратиться в электронной форме. Например, направив бумаги по защищенным каналам связи. Для электронного документооборота требуется заверить документы цифровой подписью.

Возмещение произведённых расходов, возврат (зачёт) (для страхователей)

Форма заявления о возврате сумм излишне взысканных страховых взносов, пеней, штрафов (форма 24-ФСС РФ утверждена Приказом Фонда социального страхования РФ № 49 от 17.02.2015).

Форма заявления о возврате сумм излишне взысканных страховых взносов, пеней, штрафов (новая. Приказ Фонда № 457 от 17.11.2016)

Форма заявления о возврате сумм излишне уплаченных страховых взносов, пеней, штрафов (форма 23-ФСС РФ утверждена Приказом Фонда социального страхования РФ № 49 от 17.02.2015).

Форма заявления о возврате сумм излишне уплаченных страховых взносов, пеней, штрафов (новая. Приказ Фонда № 457 от 17.11.2016)

Форма заявления о зачете сумм излишне уплаченных страховых взносов, пеней, штрафов (форма 22-ФСС РФ) (утверждена Приказом Фонда социального страхования РФ № 49 от 17.02.2015).

Форма заявления о зачете сумм излишне уплаченных страховых взносов, пеней, штрафов (новая. Приказ Фонда № 457 от 17.11.2016)

Форма акта совместной сверки расчётов по страховым взносам, пеням, штрафам (новая — с 2017 года)

Рекомендуемая форма заявления страхователя на возмещение расходов по обязательному социальному страхованию.

Приложение к заявлению

Приказ Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 N 951н «Об утверждении перечня документов, которые должны быть представлены страхователем для принятия решения территориальным органом Фонда социального страхования Российской Федерации о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения»

Приказ Минздравсоцразвития России от 23.12.2009г. № 1012н «Об утверждении Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющих детей»

Начиная с 1 января 2017 года при обращении за выделением средств в территориальные органы отделения Фонда представляют следующие документы:

5. заявление о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения;

6. справка-расчет, расшифровка расходов , предоставляемая при обращении за выделением средств на выплату страхового обеспечения.

Информация по предоставлению дополнительных документов по требованию при обращении страхователей за выделением средств.

При возмещении расходов, сложившихся в период до 01.01.2017г., к заявлению обязательно должен быть приложен Расчет формы 4-ФСС РФ (Приказ Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 г. № 951н «Об утверждении перечня документов, которые должны быть представлены страхователем для принятия решения территориальным органом Фонда социального страхования Российской Федерации о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения»).

При возмещении расходов, сложившихся в период после 01.01.2017г., к заявлению обязательно должны быть приложены Справка-расчет и расшифровка расходов (Приказ Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 г. № 951н «Об утверждении перечня документов, которые должны быть представлены страхователем для принятия решения территориальным органом Фонда социального страхования Российской Федерации о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения», Письмо ФСС РФ от 07.12.2016 N 02-09-11/04-03-27029).

На форме заявления о выделении средств предусмотрены две подписи: руководителя и главного бухгалтера, печать (при наличии), т.к. в организациях, учреждениях и иных хозяйствующих субъектах независимо от форм собственности ответственность за правильность начисления и расходования средств государственного социального страхования несет администрация страхователя в лице руководителя и главного бухгалтера (п.10 Постановления правительства Российской Федерации от 12.02.1994г. № 101 «О Фонде социального страхования Российской Федерации»).

В отношении страхователей:

— расходы которых значительно превышают начисленные страховые взносы «в 8 и более раз»

— использующих право на пониженный тариф (пункт 1 статьи 427 НК РФ),

— при наличии обстоятельств, оказывающих влияние на увеличение размера пособия, специалисты филиалов отделения Фонда оформляют требование о предоставлении документов (форма 15-ФСС — утверждена приказом Фонда социального страхования РФ от 11.01.2016 г. № 2).

Право страховщика на требование документов предусмотрено ст. 4.2, ч. 4 ст. 4.6 Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Дополнительно требуемые копии документов напрямую связаны с проверкой обоснованности и правильности назначения пособия.

В зависимости от вида пособия и ситуации перечень, требуемых документов, может отличаться.

Обращаем внимание, что физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, выдаваемых ими застрахованному лицу и необходимых для назначения, исчисления и выплаты пособий. В случае, если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату излишних сумм пособий виновные лица возмещают страховщику причиненный ущерб в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ).