Ведомости учета ГСМ
Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов – документ, составление которого является основанием для выдачи определенного количества топлива, а так же смазок. Отдел бухгалтерии предприятия осуществляет контроль за правильностью и корректностью выдачи вышеупомянутых материалов конкретному водителю.
ГСМ выдаются только на основании путевых листов, которые предъявляются водителем транспортного средства. В документе отображается точное количество выдаваемого топлива (в литрах), а так же смазок (в килограммах). При этом в ведомости водитель транспортного средства должен поставить свою роспись, а в путевом листе расписаться должно материально ответственное лицо, которое непосредственно занимается отпуском вышеупомянутых материалов.
Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов применяется только при необходимости выдачи ГСМ конкретному транспортному средству для работы. Данный отчет можно сформировать из модуля учета гсм в 1С. В случае, если ГСМ необходимо выдать для иных нужд, таких как: обслуживание оборудования, ремонт транспортного средства и т.д., применяются другие документы. Дело в том, что выдача ГСМ происходит из одного и того же склада нефтепродуктов. При этом необходимо разграничивать выдачу материалов по назначению, для корректного ведения учета движения ГСМ на предприятии.
Контролем выдачи топлива и масел водителям занимается бухгалтерская служба. При выдаче горюче-смазочных материалов у шофера должны быть документы, предоставляющие ему право получения данного продукта. Это могут быть путевые листы, специальные карточки по выдаче ГСМ либо другие документы, которые используются на данном заводе или предприятии.
При получении топлива в журнал записывается, сколько точно было выдано ГСМ.
В путевом листе при выдаче расписывается материально ответственное лицо, а водитель обязан расписаться в данном случае в ведомости. Журнал учета выдачи ГСМ составляется только тогда, когда горюче-смазочный материал нужен для работы транспортному средству. Когда же материал нужен для обслуживания или ремонта транспорта, применяется другой бланк выдачи для заполнения. Ими являются накладные или лимитно-заборные карты. Это используется для корректного разграничения выдачи ГСМ по назначению, так как выдача горюче-смазочных материалов производится из одного склада.
Для каждого типа техники на предприятии лимитирована выдача ГСМ, так как транспортные средства имеют разный расход топлива и смазочных материалов.
Заполняем документ
В каждом журнале учета обязательно должны присутствовать следующие сведения:
- Наименование компании, дающей топливо.
- Точная дата.
- Вид и производитель горюче-смазочного материала.
- Автомобильная марка и его государственный номер.
- Номер путевого листа.
- Ф.И.О. шофера.
- Табельный номер сотрудника.
- Указывается объем выданных ГСМ.
- Подпись водителя с расшифровкой.
Журнал должно заверить ответственное лицо при помощи своей личной подписи. Нужно иметь в виду, что для каждой марки топлива имеется своя отдельная ведомость. Все сведения, которые были прописаны в этом документе, далее заносятся в специальный отчет о движении расходных материалов.
Скачать бесплатно образец документа можно . Эта форма содержит все нужные пункты для заполнения.
Этот документ важен для предприятия, так как он показывает, сколько было использовано ГСМ и сколько осталось на складе. Это информация дает возможность компании контролировать свои расходы. Журнал расхода можно заполнять как в ручном режиме, так и в автоматическом.
⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 16
3.1. Оформление прихода ГСМ.
3.1.1. Складской учет ГСМ при приеме, хранении, межскладских перекачках, транспортировке и выдаче производится в соответствии с Типовой технологической картой, приведенной в приложении 1.
3.1.2. Формы первичных документов, заполняемых при приеме и выдаче ГСМ со склада, приведены в приложениях к настоящей Инструкции.
3.1.3. Прием ГСМ осуществляется комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия ВТ, в составе которой должно быть не менее трех человек с обязательным участием материально-ответственных лиц и инженерно-технических работников.
При сменной работе и поступлении ГСМ круглосуточно распоряжением руководителя авиапредприятия в каждой смене назначается комиссия по приему, возглавляемая ответственным лицом (руководитель смены, техник ГСМ), несущим ответственность за строгое соблюдение правил приемки нефтепродуктов.
3.1.4. Разрешение на слив ГСМ, поступающих железнодорожным, автомобильным или водным транспортом, дает председатель комиссии по приему ГСМ после проведения приемно-сдаточных работ.
3.1.5. При приеме ГСМ, поступающих в технически исправных железнодорожных (автомобильных) цистернах, танках наливных судов с исправными пломбами поставщика, определяется масса ГСМ по каждой цистерне. Учет принятых ГСМ ведется в порезервуарном журнале и сравнивается с данными накладной.
По окончании приема ГСМ, прибывших в железнодорожных цистернах, составляется Акт по форме № 2-ГСМ (приложение 2), а при поставке ГСМ в наливных судах — Акт по форме № 2-ГСМ и Акт по форме ГУ-10 Департамента морского транспорта (ДМТ) или Департамента речного транспорта (ДРТ) РФ.
3.1.6. Прием ГСМ, поступающих в АТЦ, производятся материально-ответственным лицом (кладовщиком или начальником склада) путем сличения фактически принятого количества с количеством, указанным в товарно-транспортной накладной. На принятое количество ГСМ составляется приходный ордер. Прием ГСМ, расфасованных в бочки, бидоны и другую тару, производится по транспортной накладной, к которой поставщиком должны быть приложены сопроводительные документы: спецификации с указанием наименования ГСМ и его количества, счет-платежное требование (счет-фактура), паспорт качества и квитанция транспортной организации приемке тарных ГСМ к перевозке. Грузополучатель (авиапредприятие) должен фактическое количество принятых тарных ГСМ сличить со спецификацией грузоотправителя (поставщика). При этом масса тарных ГСМ определяется взвешиванием или списывается с трафарета, нанесенного на таре.
3.1.7. Количество поступивших ГСМ должно определяться в тех же единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах.
3.1.8. Порядок приемки нефтепродуктов по магистральным трубопроводам обуславливается Договором, заключенным между предприятием ВТ и поставщиком. Принятые ГСМ оформляются Актом по форме № 2а-ГСМ (приложение 3) и учитываются в журнале (приложение 4).
3.1.9. Акты приема составляются в день поступления ГСМ и подписываются только лицами, которые принимали непосредственное участие в приеме ГСМ. Эти лица несут установленную законом ответственность за данные, содержащиеся в акте.
3.1.10. На каждое наименование ГСМ, поступающих на склад за сутки (смену), оформляется Приходной ордер по форме № 3-ГСМ (приложение 5) отдельно по каждому поставщику и заверяется подписью материально-ответственного лица (начальника склада или кладовщика).
На основании приходных ордеров техник по учету ГСМ или кладовщик заполняет Карточку или журнал складского учета ГСМ (приложение 6) и при необходимости оформляет Дневной лист прихода ГСМ (приложение 7). При оформлении учетных документов с использованием машиносчетной станции или автоматизированного учета Дневной лист прихода ГСМ не оформляется.
3.2. Порядок оформления претензионных документов по количеству ГСМ
3.2.1. В случаях утраты документов, приложенных грузоотправителем (поставщиком) к накладной на поданные под выгрузку ГСМ, отсутствия пломб на цистерне или нарушения оттиска пломб, если в вагонном листе имеется отметка о наложении пломб, или простоя цистерн на станций назначения в ожидании подачи под выгрузку по причинам, зависящим от грузополучателя (аэропорта), составляется Акт общей формы ГУ-23, в котором указывается фактическое наличие ГСМ и выявленные при осмотре нарушения.
3.2.2. При выявлении несоответствия фактической массы ГСМ в железнодорожных цистернах, количества мест (бочек, бидонов и т.п.) в вагонах, наименования ГСМ данным, указанным в накладной, составляется коммерческий (претензионный) акт формы ГУ-22.
3.2.3. Прием ГСМ по количеству и составлению акта о недостаче производится с участием представителя стороннего предприятия (организации), либо представителя общественности, назначенного руководителем предприятия ГА. Эти лица должны иметь удостоверение на право приема, подписанное руководителям предприятия ВТ или его заместителем, и могут быть привлечены к участию в приеме не более двух раз в месяц.
В удостоверении, заверенном печатью предприятия, должно быть указано:
— дата выдачи удостоверения и его номер;
— фамилия, имя и отчество (полностью), место работы и должность;
— на участие в приеме какой именно продукции уполномочен представитель;
В качестве представителей общественности предприятия — получателя ВТ не могут выделяться: руководители предприятия и их заместители, работники технического контроля, бухгалтеры, товароведы, связанные с учетом, хранением, отпуском, а также приемом материальных ценностей, работники юридических служб, претензионисты.
3.2.4. В случае выявления при приеме ГСМ недостач необходимо обеспечивать сохранность продукции по количеству и качеству.
О выявленной недостаче составляет претензионный акт, а также акт на сливаемый остаток ГСМ в приемном резервуаре предприятия ВТ (приложение 8) за подписью лиц, производивших прием.
Телеграфным уведомлением вызывается представитель грузоотправителя, который должен иметь удостоверение на право участия в приеме. Уведомление о вызове представителя должно быть направлено не позднее 24 ч с момента получения ГСМ, если иные сроки не обусловлены Особыми условиями поставки, другими обязательствами для сторон или договором. В уведомлении указываются:
— наименование ГСМ, дата и номер счет-фактуры или номера железнодорожных накладных, если к моменту вызова счет не получен;
— недостающее количество ГСМ и их стоимость;
— состояние пломб и железнодорожных цистерн;
— время, на которое назначен прием ГСМ по количеству.
3.2.5. Если имеются основания для возложения ответственности за недостачу ГСМ на органы транспорта, получатель обязан в установленном порядке предъявить претензию соответствующему органу транспорта.
Претензия поставщику или органам транспорта предъявляется в том случае, когда недостача нефтепродукта превышает норму естественной убыли.
3.2.6. Грузоотправитель обязан не позднее, чем на следующий день после получения вызова получателя, сообщить телеграммой (телефонограммой) о направлении представителя для участия в проверке количества ГСМ. Неполучение ответа на вызов в указанный срок дает право получателю осуществлять прием до истечения установленного срока явки представителя грузоотправителя.
Грузоотправитель имеет право уполномочить на участие в приеме предприятие, находящееся на месте получения ГСМ. В этом случае удостоверение представителя выдается предприятием, выделившим его. В удостоверении должна быть ссылка на документ, которым грузоотправитель уполномочил данное предприятие участвовать в приеме.
Уполномоченным предприятием может быть любое предприятие города, в том числе и нефтебаза.
3.2.7. Претензия в связи с недостачей ГСМ должна быть направлена грузоотправителю (транспортной организации) не позднее, чем в месячный срок, а получателями, находящимися в районах Крайнего Севера и других отдаленных районах, не позднее, чем в двухмесячный срок после составления акта о недостаче.
3.2.8. С претензионным актом должны быть направлены следующие приложения:
— копии сопроводительных документов или сличительная ведомость, т.е. ведомость сверки фактического наличия ГСМ с данными, указанными в транспортных документах грузоотправителя (можно прикладывать акт формы и 2-ГСМ);
— акт на сливаемый остаток ГСМ в приемном резервуаре;
— упаковочные ярлыки, вложенные в каждое тарное место;
— квитанция станции, пристани, порта назначения о проверке массы груза, если такая проверка проводилась;
— пломбы от тарных мест (железнодорожных цистерн, танков и т.п.), в которых обнаружена недостача;
— подлинные транспортные документы (накладные, коносамент), а в случае предъявления получателем органу транспорта претензий, связанной с этим документом — его копии;
— документы, удостоверяющие полномочия представителя, назначенного для участия в приеме ГСМ;
— документы, содержащие данные о прохождении средствами измерения, которыми производились определения количества ГСМ, метрологической поверки.
3.2.9. В месячный (для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностям в двухмесячный) срок после получения претензии грузоотправитель обязан мотивированным письмом сообщить результаты ее рассмотрения получателю. При отказе в удовлетворении претензии получателю возвращаются приложенные им к претензии подлинные документы.
3.2.10. Оформление и отправку претензионных документов, а также участие в арбитражном суде осуществляет юрисконсульт предприятия ВТ. При этом может приглашаться руководитель службы ГСМ.
3.3. Учет ГСМ при хранении.
3.3.1. Для исключения потерь при хранении ГСМ сооружения и оборудование должно быть исправным и проходить техническое обслуживание в соответствии с Регламентом.
3.3.2. Учет ГСМ ведется по каждому резервуару в отдельности с записью в Порезервуарном передаточном журнале (приложение 9), отражающей все операции по движению ГСМ, проводимых каждой сменой.
3.3.3. Контроль за сохранностью тарных ГСМ осуществляется путем проверки исправности тары, количества тарных мест на каждую марку ГСМ.
3.4. Ответственность лиц за порчу, хищение и пересортицу ГСМ.
3.4.1. В целях сохранения материальных ценностей, принадлежащих предприятию ВТ, рабочие или служащие несут материальную ответственность за причиненный ими предприятию ВТ ущерб в соответствии с действующим законодательством.
3.4.2. Степень материальной ответственности определяется судом или администрацией в каждом конкретном случае за хищение, порчу или уничтожение материальных ценностей. Для расследования и установления размеров ущерба приказом руководителя авиапредприятия назначается комиссия.
Степень материальной ответственности за ущерб, принесенный предприятию ВТ по вине рабочего или служащего при исполнении им трудовых обязанностей, может быть установлена в различных пределах.
В случае причинения прямого действительного ущерба материальная ответственность, как правило, ограничивается одной третью месячного оклада. За порчу или уничтожение по небрежности (при перекачке ГСМ или при приготовлении смеси нефтепродуктов) рабочие или служащие несут материальную ответственность в размере причиненного по их вине ущерба, но не выше двух третей своего среднего месячного заработка.
3.4.3. Руководители служб и их заместители несут материальную ответственность в размере причиненного по их вине ущерба, но не свыше своего месячного заработка, если ущерб причинен неправильной постановкой учета и хранения материальных ценностей (ГСМ) или непринятием мер к предотвращению их порчи.
3.4.4. Рабочие и служащие несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию ВТ, в следующих случаях, когда:
— между работниками и предприятием заключен письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
— имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или другим разовым документам;
— ущерб причинен действиями работника, содержащими признаки деяний, преследуемых в уголовном порядке;
— ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей ГСМ, смесей, в том числе при их приготовлении;
— в соответствии с действующим законодательством на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный предприятию ВТ при исполнении трудовых обязанностей;
— ущерб причинен не при исполнении трудовых обязанностей.
3.4.5. Письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности могут быть заключены предприятия ВТ с работниками, достигшими 18-летнего возраста, выполняющими работы, непосредственно связанные с приемом, хранением, отпуском (продажей) или перевозкой передаваемых им ценностей (ГСМ).
3.4.6. При совместном выполнении рабочими и служащими отдельных видов работ, связанных с приемом, хранением, перевозкой, отпуском (продажей) или применением в производственном процессе переданных им ценностей (ГСМ), когда невозможно разграничить материальную ответственность каждого работника и заключить с ним договор о полной материальной ответственности, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.
Коллективная (бригадная) материальная ответственность устанавливается администрацией предприятия по согласованию с местным комитетом профсоюза.
Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности заключается между предприятием ВТ и всеми членами коллектива (бригады).
3.5. Учет ГСМ при приготовлении смесей.
3.5.1. При составлении маслосмесей учет исходных компонентов ведется следующим образом:
массовые количества исходных компонентов, истраченные на приготовление смеси, списываются с учета;
полученное количество маслосмесей оприходуется.
Измерение количества компонентов, израсходованных на составление смеси, производится с использованием объемно-массового метода (см. п. 8.3).
После приготовления маслосмесей лица, участвовавшие при ее составлении, оформляют «Акт на составление смеси», подписывают и утверждают его у руководителя службы ГСМ.
На основании этого Акта производится списание (с карточек складского учета) количества израсходованных компонентов и оприходование полученной смеси.
3.5.2. Учет смеси авиатоплива с ПВК-жидкостью на складе ГСМ ведется раздельно по топливу и ПВК-жидкости.
Количество израсходованного авиатоплива (без ПВК-жидкости) за месяц определяемся путем вычитания из количества смеси авиатоплива (авиатопливо плюс ПВК-жидкость), выданной по требованиям формы № 1-ГСМ, количества израсходованной за месяц ПВК-жидкости.
Количество израсходованного топлива без ПВК-жидкости подлежит списанию на основании требований формы № 1-ГСМ.
Списание ПВК-жидкости, израсходованной за месяц, производится по фактическому содержанию ее в авиатопливе на основании требований формы № 1-ГСМ (приложение 10).
3.6. Оформление расходной документации.
3.6.1. Порядок выдачи ГСМ подразделениям (службам) предприятия ВТ.
3.6.1.1. Подразделения, использующие в своей производственной деятельности ГСМ, получают их со склада ГСМ по лимитам, установленным экономической службой авиапредприятия с учетом заявленных ими потребностей. Лимиты по всем подразделениям авиапредприятия экономическая служба сообщает службе ГСМ.
3.6.1.2. Выдача ГСМ со склада подразделениям производится по расходным требованиям формы № 4-ГСМ (приложение 11)
3.6.1.3. Контроль за выборкой установленных подразделениям лимитов ГСМ со склада осуществляет начальник склада (техник по учету) ГСМ.
3.6.1.4. Подразделения, получившие ГСМ со склада, ежемесячно отчитываются за их расход перед экономической службой авиапредприятия.
3.6.2. Учет движения ГСМ.
3.6.2.1. При отсутствии в авиапредприятии машиносчетной станции формами оперативной отчетности о наличии и движении ГСМ являются Дневные листы прихода и расхода ГСМ, которые оформляются в случае ГСМ техником по учету ГСМ на основе первичной приходной и расходной документации и представляются начальнику службы ГСМ.
3.6.2.2. Данные по оперативному движению ГСМ в течение месяца ежедневно вносятся в Ведомость учета авиа ГСМ по предприятию ВТ за месяц. Ведомость ведется техником по учету (начальником склада) в 2-х экземплярах, один из которых передается в экономическую службу авиапредприятия, а другой хранится в течение года в делах службы ГСМ.
3.6.3. Выдача ГСМ на заправку ВС.
3.6.3.1. Водители ТЗ (МЗ) получают ГСМ на заправку ВС от службы ГСМ под отчет и в течение всей смены несут за них материальную ответственность.
В начале смены водитель ТЗ (МЗ) принимает подвижное средство заправки — ТЗ (МЗ) с топливом (маслом) и отвечает за их расходы и сохранность.
При каждом наполнении ТЗ (МЗ) водитель обязан сдать кладовщику (технику по учету ГСМ) требования по форме № 1-ГСМ, (приложение 10), полученные от экипажей ВС за заправленные ГСМ, после чего ему выдаются новые ГСМ в количестве, равном по величине сумме выданных по требованиям.
Задолженность (переходящие остатки) ГСМ за водителями ТЗ (МЗ) должна соответствовать количеству ГСМ, отпущенному со склада, за вычетом количества ГСМ, выданного на заправку ВС, подтвержденных требованиями по форме № 1-ГСМ.
3.6.3.2. Расчет водителей подвижных заправочных агрегатов и заправщиков ГСМ стационарных заправочных агрегатов системы ЦЗС с кладовщиком (техником по учету ГСМ) склада ГСМ, производится по требованиям формы № 1-ГСМ, полученным от экипажей заправленных ВС. Количество ГСМ, выданное за смену по требованиям формы № 1-ГСМ, должно соответствовать разнице показаний сумматоров счетчиков-литромеров, зафиксированных в начале и конце смены работы заправочного агрегата. Контроль осуществляется по форме № 5-ГСМ (приложение 14).
3.6.3.3. При бригадном методе обслуживания спецмашин в случаях перехода водителя с одной машины на другую остатки ГСМ в емкостях TЗ (МЗ) и требования (форма № 1-ГСМ), не сданные на склад ГСМ, сдаются бригадиру водителей, который ведет их учет в журнале передачи спецмашин, отчитывается за расходование ГСМ перед складом.
На первое число каждого месяца, а также при следовании спецмашины на техническое обслуживание (ремонт) все требования (форма № 1-ГСМ) сдаются на склад.
3.6.3.4. Учет ГСМ, выданных в ТЗ, МЗ, ведется в ведомостях по форме № 5-ГСМ кладовщиком (оператором) на складе ГСМ.
В конце смены кладовщиком (оператором) подводится итог по каждому ТЗ, МЗ. Эти данные суммируются по всем ведомостям и сличаются с показаниями складского счетчика. Общий итог за смену записывается в журнале передачи смен.
3.6.3.5. Учет ГСМ, выданных на заправку ВС, принадлежащих другим предприятиям ВТ, ведется техником по учету ГСМ ежедневно в ведомости (форма № 6-ГСМ, приложение 15) отдельно по каждому предприятию ВТ (авиакомпании, ведомству).
Ведомость ведется в 3-х экземплярах: 1 экземпляр — с подписью бухгалтера остается в службе ГСМ, а 2 — отдаются в ОБУФ (в сроки, установленные предприятием) для производства финансовых расчетов с получателями ГСМ.
3.6.3.6. Учет ГСМ, выдаваемых в автотопливоцистерны для перевозки с прирельсового склада на расходный, ведется в Ведомости расчетов с водителями АТЦ (приложение 16).
3.7. Учет ГСМ на АЗС.
3.7.1. Прием автоГСМ, поступающих на АЗС в автоцистернах, и нефтепродуктов, расфасованных в мелкую тару, производятся по товарно-транспортной накладной.
3.7.2. При приеме — передаче смены операторы АЗС выполняют следующие работы:
— снимают показания указателей суммарного счетчика топливо-, маслораздаточных колонок (пунктов) и на их основании определяют объем автоГСМ, реализованных за смену;
— измеряют общий уровень автоГСМ и уровень подтоварной воды, температуру и плотность автоГСМ в каждом резервуаре (емкости);
— определяют по результатам измерений объем и массу автоГСМ, находящихся в резервуарах AЗС; делают запись в порезервуарных журналах;
— передают по смене внутренние талоны (при их наличии в предприятии ВТ) за заправленные автоГСМ;
— проверяют с помощью образцовых мерников практическую погрешность каждой топливо-раздаточной колонки.
3.7.3. При отпуске автоГСМ в транспортное средство оператор АЗС проверяет наличие и правильность оформления путевых листов и внутренних талонов на заправку (если в предприятии ГА предусмотрены внутренние талоны). Количество выданных автоГСМ заносится в Ведомость учета автотоплива и смазочных материалов (приложение 17), в которой водитель автотранспорта расписывается, и в путевой лист.
В сроки, установленные предприятием, Ведомость, подписанная кладовщиком и начальником склада ГСМ, сдается в ОБУФ авиапредприятия.
3.7.4. Измерение температуры и плотности авиаГСМ, находящихся в резервуарах, производится не реже 3 раз в смену (начале, середине и конце).
Отчет о движении ГСМ — необходимый документ, который оформляется для учета движения ГСМ на предприятиях, использующих транспортные средства, машины и механизмы. Составляет данный отчет материально-ответственное лицо на основании первичных документов по потреблению топлива. При заполнении формы отчета используются документы, на основании которых производились прием и отпуск ГСМ (ведомости учета возврата талонов, товарно-транспортные накладные, карточки учета расхода ГСМ, акты, требования, ведомости учета выдачи ГСМ и др.).
В отчете указывается дата составления формы, ФИО ответственного лица. В таблице перечисляются все нефтепродукты и талоны на них (автобензин, дизтопливо, моторные масла), их единица измерения. Заносится остаток на начало отчетного периода, поступления от нефтебазы и водителей, расход топлива, а также остаток на конец периода. Указываются показания счетчика (начальные и конечные). В конце формы вписывается количество листов приложений к данному отчету и ставится подпись материально-ответственного лица.
Отчет с приложениями (приходно-расходными документами по ГСМ) проверяется уполномоченным лицом организации и передается в бухгалтерию в установленными документооборотом организации сроки. На основании данного отчета производится дальнейшее оформление расчетов и соответствующей документации по учету движения ГСМ на предприятии.
Добавить комментарий