В связи с уходом в отпуск

Согласно действующему законодательству РФ, каждый работник имеет право на отпуск. На время отдыха выполнение его трудовых обязанностей возлагается на другого сотрудника. Для этого работнику, по нормативно-правовым требованиям, нужно написать заявление на замещение должности на время отпуска. Чтобы оформить бумагу, рекомендуется ознакомиться с правилами составления документа и образцом.

Форма заявления на замещение сотрудника

На сегодняшний день единой формы заявления на замещение сотрудника не установлено. Это означает, что бумага может составляться в свободном варианте. Однако на каждом предприятии может быть разработана собственная форма документа, которой придется придерживаться всем сотрудникам.

Этот вопрос рекомендуется уточнить у непосредственного руководителя или в отделе кадров. Заявление можно писать на простой бумаге, формата А4 или А5, на двойном тетрадном листе или фирменном бланке. В этом случае все также зависит от требований компании.

Можно не писать заявление вручную, а набрать его на компьютере. Главное – поставить подпись под документом, чтобы его подлинность не вызывала сомнений. Заявление составляется в двух экземплярах.

Один сотрудник отдает работодателю, другой – оставляет у себя, предварительно заверив его подписью руководителя и печатью организации. Это следует сделать для того, чтобы в случае претензий со стороны руководителя было доказательство, что имел место согласование замещения.

Ежегодные отпуска предоставляются по графику и их порядок предусмотрен статьей 122 Трудового Кодекса РФ, поэтому на отдых сотрудники должны идти в установленный срок, а чтобы не было простоя на предприятии, их должности подлежат временному замещению доступными штатными единицами.

Как правильно написать?

Заявление на замещение должности на время отпуска, согласно нормам делопроизводства, должно содержать такие сведения:

• должность главного директора и его личные данные;
• имя организации;
• личные данные сотрудника и занимаемая должность;
• личные данные сотрудника, которого нужно замещать, и занимаемая должность;
• точные даты, когда требуется замещение работника.

Внизу документа ставится подпись и дата составления.

О возложении обязанностей на другого работника

Если руководитель подразделения хочет возложить обязанности работника, который ушел в отпуск или оформил больничный лист, можно составить служебную записку. Это удобный документ, который применяется внутри компании.

Бумага должна содержать следующие сведения:

• наименование должности руководителя, которому направляется документ, и его личные данные;
• название документа;
• причина замещения сотрудника;
• на кого будут возложены обязанности работника;
• какова будет оплата сотрудника, берущего на себя дополнительные обязанности;
• кто именно составил служебную записку;
• дата и подпись.

Записка составляется в свободной форме или же по образцу, установленному на предприятии. Пример:

Генеральному директору

ООО «Волчок»

Иванову А.А.

Служебная записка

Прошу на период отпуска с 20.08.2019 по 17.09.2019 бухгалтера Сидоровой Л.В. возложить выполнение ее должностных обязанностей на кассира Петрову Е.А. без освобождения от основной работы с доплатой в размере 50% от оклада отсутствующего работника на время замещения.

Главный бухгалтер Николаева В.О.

Мнение эксперта Ирина Васильева Эксперт по гражданскому праву Оплата труда в связи со временно возложенными обязанностями должна предоставляться в соответствии со 149 статьей Трудового Кодекса РФ.

О согласии замещающего лица

Возложить обязанности сотрудника на время отпуска на другого работника можно только с его согласия. Оно оформляется письменно.

Документ должен содержать следующую информацию:

• должность руководителя, которому направляется бумага, и его личные данные;
• наименование документа;
• суть бумаги;
• личные данные сотрудника и занимаемая должность;
• подпись и дата составления.

Пример:

Генеральному директору

ООО «Волчок»

Иванову А.А.

Заявление

Прошу на период отпуска с 20.08.2019 по 17.09.2019 бухгалтера Сидоровой Л.В. возложить выполнение ее должностных обязанностей на меня в порядке совмещения должностей.

Кассир Петрова Е.А.

Примеры написания

Образец заявления на исполнение обязанностей на время отпуска выглядит так:

Директору ООО «Стандарт»

Степанову А.В.

от бухгалтера

Смирновой Е.Н.

Заявление

В связи с очередным ежегодным отпуском главного бухгалтера Ивановой И.А. с 19.07.2019 по 16.08.2019 прошу возложить на меня обязанности по должности главного бухгалтера с 19.07.2019 по 16.08.2019.

С условиями работы ознакомлена и согласна.

Бухгалтер Смирнова Е.Н.

Что делать, если отпуск нужен именно завтра

Необходимость уйти во внеплановый отпуск возникает довольно часто: то горящая путевка подвернулась, то родственники из Воркуты нагрянули и хочется принять их со всем радушием. Иногда ни у работодателя, ни у сотрудника попросту нет пресловутых трех дней — как, например, у Алексея.

Что делать руководителю? Прежде всего, напомнить себе, что выплата отпускных с нарушением сроков грозит бухгалтеру или директору штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рублей, организации — от 30 000 до 50 000 рублей (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Если начальник хочет пойти навстречу и есть возможность выплатить отпускные в день обращения, он может предложить сотруднику оформить на ближайшие три дня без содержания, а на последующие дни — оплачиваемый отпуск. Заявления и приказы кадровая служба оформляет в обычном порядке.

Алексей Филонов обратился к руководителю в понедельник 11 ноября 2019 года. В отпуск он хочет уйти с 12 ноября и готов к тому, что отпускные получит уже на отдыхе. Его начальник согласен отпустить Алексея, но не хочет нарушать законодательство, поэтому предложил ему написать заявление на оплачиваемый отпуск с 15 ноября, а предыдущие дни с 12 по 14 включительно оформить без содержания. Это наиболее безопасный вариант для работодателя, а для работника — приемлемый компромисс.

Что такое «не менее чем за три дня»

Сроки выплаты отпускных — не позднее чем за три для до начала отпуска — указаны в ст. 136 ТК РФ. И это положение вызывает вопросы у бухгалтеров.

Первый из них — в каких днях считать, календарных или рабочих? Роструд в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 и Минтруд России в информационном сообщении от 16.06.2014 уточнили, что отсчитывать надо три календарных дня. Если день выплаты совпадает с выходным или праздником, выплатить надо накануне.

Если бы Алексей Филонов написал заявление об отпуске со вторника 5 ноября 2019 года, бухгалтерия должна была бы перечислить отпускные не позднее пятницы 1 ноября, ведь 2 и 3 ноября — выходные, а 4 ноября — официальный государственный праздник.

Еще один вопрос — включать ли день выплаты в определенные законом три дня? Однозначного утвержденного трудовым законодательством решения до сих пор нет. В письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 Роструд допускает, что работодатель вправе начислить отпускные в первый из трех дней. И эта позиция получила поддержку в судебных инстанциях: Кемеровский областной суд (определение от 26.01.2017 № 33-942/2017) и Ленинградский областной суд (определение от 06.08.2015 № 33-3731/2015) приняли сторону работодателя, признавая его право включать день выплаты в обозначенные три дня.

Но есть и прецеденты, когда суды приняли противоположную точку зрения. Например, Челябинский областной суд апелляционным определением от 17.09.2015 № 11-11043/2015 указал на то, что между датами начала отпуска и оплатой должно пройти три полных дня, и признал неправоту медучреждения, выплатившего деньги с нарушением этого срока. Аналогичные решения были приняты Ростовским областным судом (определение от 16.09.2013 № 33-11864) и Пермским краевым судом (решение от 23.01.2018 № 21-46/2018).

Более того, в 2018 году заместитель руководителя Минтруда РФ Иван Шкловец, отвечая на вопросы пользователей портала «Зарплата», уточнил:

«Сроки выплаты определяются в календарных днях. Если отпуск предоставляется с понедельника, он начинается в ноль часов понедельника, то есть с воскресенья на понедельник. Следовательно, и отсчитываются три календарных дня назад — до ноля часов пятницы. Значит, отпускные должны быть выплачены до ноля часов пятницы.

Предыдущий рабочий день — четверг — завершается в 18 часов, поэтому отпускные должны быть выплачены до конца рабочего дня четверга либо перечислены после 18 часов, но не позже ноля часов пятницы».

Учитывая эту точку зрения, настоятельно рекомендуем отслеживать, сколько времени осталось до начала отпуска, и перечислять отпускные самое позднее на четвертый день перед отпуском. Делать это заранее законодательство не запрещает.

Ситуация Алексея Филонова может быть решена так: отпускные Алексей получает 11 ноября, а оплачиваемый отпуск оформляет с 15 ноября. Тогда положенные сроки будут соблюдены.

Какие перемены нас ждут

Сейчас Госдума рассматривает проект поправок в ст. 136 Трудового кодекса РФ, подготовленный специалистами Минтруда. Решение идет вразрез с ранее озвученной позицией: ведомство предлагает исчислять время между началом отпуска и выплатой рабочими днями.

Кроме того, кардинально поменяется подход к выплатам в случае внепланового отпуска. Если сотрудник подает заявление на отпуск вне графика менее чем за три дня до его начала, работодатель обязан перевести деньги не позднее трех дней с даты подачи заявления. То есть отсчет времени будет вестись наоборот: не от начала отпуска отсчитывать назад, а от даты заявления — вперед. Для отпусков по графику сохранится прежний порядок.

Для сравнения разберем ситуацию Алексея Филонова по действующим и по предлагаемым Минтрудом правилам.

	Как сейчас	Как будет
Дата подачи заявления	11 ноября	11 ноября
Дата начала отпуска	12–14 ноября — отпуск без содержания. С 15 ноября — оплачиваемый отпуск	С 12 ноября — оплачиваемый отпуск
Дата выплаты отпускных	11 ноября	Не позднее 15 ноября

Изменения, предлагаемые Минфином, серьезно облегчат задачу работодателя: изыскать средства и выплатить их сотруднику в течение нескольких часов может далеко не каждое предприятие. Да и для кадровиков двойная работа: сначала оформить отпуск без содержания, потом второй — оплачиваемый. С утверждением поправок к ст. 136 ТК РФ эти сложности уйдут в прошлое. Надо только помнить, в каком случае три дня отсчитывать перед отпуском, а в каком — после заявления.

Формирование заявления на замещение во время отпуска необходимо в тех случаях, когда один из сотрудников изъявляет желание заменить коллегу в период его отдыха.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на замещение во время отпуска .docСкачать образец заявления на замещение во время отпуска .doc

Что это такое замещение

Замещение на время отпуска подразумевает под собой временное исполнение работником функций другого сотрудника. При этом замещение возможно в двух вариантах:

• временного перевода;
• совмещение.

Временный перевод обозначает, что работник освобождается от исполнения своих должностных функций и полностью сосредотачивается на обязанностях отсутствующего коллеги. При совмещении такого нет: человек выполняет работу отдыхающего сослуживца в качестве дополнительной нагрузки к своим обязанностям.

Кого можно замещать, условия замещения

Замещать можно любого работника предприятия, даже директора. Важным условием является соответствие квалификации, уровня образования, опыта работника к той должности, которую он претендует замещать.

Например, если речь идет о главном лице компании, то замещать его может только сотрудник, входящий в руководящий состав (главный бухгалтер, главный инженер, директор по персоналу, директор по общим вопросам и т.д.).

В отношении других сотрудников действует то же правило: маркетолога может замещать специалист маркетингового отдела, обладающий соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера – работник отдела бухгалтерии, электрика – другой электрик и т.д.

На период замещения сотруднику предоставляется соответствующая оплата труда и все прочие условия, сопутствующие той должности, на которой он временно оказался.

При этом в законодательстве никаких указаний относительно доплаты нет – все отдается на откуп сторонам соглашения.

Для чего нужно писать заявление

Стремление к выполнению функций отсутствующего на рабочем месте человека вполне объяснимо – оно дает возможность дополнительного заработка. Кроме того, временно осуществляя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству какие-то новые навыки и умения, заслужить дополнительные бонусы.

Однако просто так приступить к исполнению трудовых задач другого лица нельзя – первым делом необходимо написать соответствующее заявление. Оно послужит свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.

Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.

В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.

В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.

Может ли руководство принудить к замещению сотрудника на время отпуска

В соответствии с Трудовым кодексом РФ руководство организации не имеет права заставить подчиненного исполнять обязанности его коллеги на время отпуска.

По закону работники должны исполнять только те функции, которые прописаны в их трудовых договорах. Все остальные действия, влекущие за собой увеличение объема рабочих обязанностей, они могут осуществлять только при отдельном на это личном согласии, зафиксированном в письменном виде.

Можно ли отказаться от замещения до истечения его срока

Как сотрудник организации, так и директор, имеют право расторгнуть соглашение о замещении отсутствующего сотрудника до истечения его периода. Единственное, что для этого нужно сделать: за три дня поставить вторую сторону в известность о своих намерениях. При этом указывать причины такого решения строгой необходимости нет.

Особенности формирования заявления, общие моменты

В случае, если перед вами встала задача по составлению заявления на замещение коллеги на время его отпуска, а вы не знаете, как грамотно это сделать, прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите пример – на его основе у вас без труда получиться сформировать собственный документ

Для начала – общая информация, которая имеет отношение ко всем подобного рода бумагам.

1. На сегодня стандартного, унифицированного образца заявления на замещение нет, поэтому писать его разрешается в свободной форме. Также можно сделать его по типу разработанного и утвержденного внутри фирмы шаблона документа.
2. Для заявления подойдет как обычный лист бумаги любого удобного формата (предпочтительно А4 или А5) или фирменный бланк (обычно, если такое требование устанавливается внутри предприятия). Заявление допускается набирать на компьютере, но с обязательным последующим распечатыванием, либо же писать собственноручно – в случае необходимости доказать его подлинность это сыграет свою роль.
3. Бланк следует делать в двух одинаковых экземплярах, один из которых нужно передать работодателю, второй – оставить у себя, предварительно заручившись на нем отметкой о вручении копии представителю организации.
4. По своему составу заявление должно отвечать некоторым нормам делопроизводства, а по тексту содержать ряд определенных сведений. К последним можно отнести:
   • должность, ФИО руководителя;
   • наименование компании;
   • должность и ФИО работника;
   • должность и ФИО замещаемого работника;
   • период, на который это замещение происходит.

Остальную информацию можно вносить в зависимости от индивидуальных обстоятельств.

Бланк должен быть подписан заявителем – без его автографа он не обретет законного статуса и датирован.

После составления заявления

После того, как работник напишет заявление на замещение коллеги на время отпуска, между ним и руководством организации составляется соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.

В дальнейшем на основе заявления издается приказ от имени директора, в котором указывается наименование замещаемой должности, период замещения и все его условия, а также назначается ответственное лицо.

После выпуска данного приказа сотрудник может приступить к осуществлению трудовых обязанностей по замещению, а как срок замещения истечет, он обязан вернуться к исполнению только тех трудовых функций, которые прописаны в его трудовом договоре.