Уведомление заказчика о выполнении работ, образец

1. Регламент уведомления заказчика об окончании работ.

2. Видео инструкция «Кто должен доказать наличие или отсутствие недостатков в работах? Подрядчик или заказчик?»

1. Регламент уведомления заказчика об окончании работ

Как водится, существующее законодательство не содержит прямого указания на обязанность уведомления заказчика об окончании работ подрядчиком и готовности сдать работы.

Однако в п.1 ст. 753 ГК указано, что заказчик, получивший сообщение подрядчика о готовности к сдаче результата выполненных по договору строительного подряда работ, либо, если это предусмотрено договором, выполненного этапа работ, обязан немедленно приступить к его приемке.

Следовательно, заказчик обязан принять работы только после того, как подрядчик известил его об окончании выполнении работ и готовности их сдать.

Поскольку способ и форма уведомления заказчика подрядчиком в законодательстве не прописаны, рекомендуется подобный регламент прописать в тексте контракта.

Некоторые подрядчики полагают, что факт направления актов выполненных работ заказчику является фактическим уведомлением заказчика об окончании работ, а также сдачу работ.

Между тем, арбитражные суды исходят из того, что акт приемки-передачи выполненных работ является единственным достаточным документом, который подрядчик должен направить заказчику в качестве сообщения о готовности сдать работы. Данное мнение судов основано на том, что законом не предусмотрена форма уведомления заказчика, и поэтому направленный подрядчиком заказчику акт сдачи-приемки выполненных работ одновременно является и уведомлением.

Другие арбитражные суды имеют противоположное мнение и считают, что факт направления в адрес заказчика только актов сдачи-приемки не является доказательством уведомления о готовности работ и принятии мер по организации их приемки. В данном случае суды, как правило, исходят из того, что подписанные сторонами акты выполненных работ являются документальным подтверждением того, что подрядчик сдал, а заказчик принял выполненные работы. Следовательно, направляя акты выполненных работ, подрядчик фактически предлагает заказчику принять результат работ, а не уведомляет заказчика о готовности работ и передать их результат.

Таким образом, чтобы избежать рисков неоплаты заказчиком выполненных работ, подрядчику рекомендуется в обязательном порядке направить заказчику акт сдачи-приемки выполненных работ, а также уведомление о завершении работ и готовности сдать результат работ.

Образец такого уведомления Вы можете скачатьздесь

Уведомление о завершении работ и необходимости принять выполненные работы
ОБРАЗЕЦ
ООО «Серп и молот»
адрес: г. Уфа, ул. Ленина, 7
от ООО «Ромашка»
адрес: г. Уфа, ул. Крупской, 19
УВЕДОМЛЕНИЕ
о завершении работ и необходимости принять выполненные работы
Настоящим ООО «Ромашка» уведомляет, что работа по Договору № 1 от 02.02.2017 года, в виде производства сварочных работ стального трубопровода, диаметром 159 мм, длинной 156 метров, выполнена в срок, указанный в договоре.
В соответствии со ст. 753 Гражданского кодекса Российской Федерации Заказчик, получивший сообщение подрядчика о готовности к сдаче результата выполненных по договору работ, обязан немедленно приступить к его приемке. В связи с этим сообщаю о необходимости осмотреть результат выполненной работы, принять его и подписать акт сдачи-приемки выполненных работ.

ООО «Ромашка» предупреждает ООО «Серп и молот», что в случае дальнейшего уклонения от осмотра, принятия выполненных работ и необоснованного отказа от подписания актов сдачи-приемки выполненных работ в течение трех дней с момента получения уведомления. Будем вынуждены, руководствуясь положением ч. 4 ст. 753 Гражданского кодекса РФ, подписать акты сдачи-приемки выполненных работ в одностороннем порядке.
Приложение:
1. Акт сдачи-приемки выполненных работ 2 экземпляра.
«__»________ ___ г.
Подрядчик:
Директор ООО «Ромашка» _______________________/__________________
Хотите участвовать в тендерах с авансом от заказчика?

Для вас — самая полная база государственных и коммерческих тендеров с авансированием от 30% до 100%!

Заключить контракт с авансированием

2. Видео инструкция «Кто должен доказать наличие или отсутствие недостатков в работах? Подрядчик или заказчик?

Компания-подрядчик к акту выполненных работ может также приложить сопроводительное письмо. Такие письма являются требованием делового этикета. Их отправляют с документами не только контрагентам, но и в различные ведомства: ФНС, ПФР и т.д. Какие функции выполняет сопроводительное письмо к акту приема-передачи и как правильно его написать, рассмотрим в статье.

ФАЙЛЫ
Скачать образец сопроводительного письма к акту выполненных работ .doc

Для чего необходимо сопроводительное письмо

В законодательстве нигде не сказано, что с документами нужно обязательно отправлять сопроводительное письмо. Но его отправка может решить сразу несколько задач:

1. Соблюдение правил делового этикета.
2. Подтверждение передачи пакета документов. В канцелярии компании-адресата должны поставить отметку на сопроводительном письме, подтверждающую получение бумаг. Кроме того, письмо регистрируется в компании-адресате в журнале входящей корреспонденции.
3. Перечисление отправляемых документов.
4. Напоминание о сроках подписания акта выполненных работ.

Таким образом, рекомендуется проявить деловую этику, одновременно обезопасив интересы собственной компании, получив отметку на собственном экземпляре сопроводительного письма.

Как написать сопроводительное письмо к акту выполненных работ

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ имеет структуру, аналогичную структуре других деловых писем. Оно имеет шапку и основную часть.

В шапке указывают такие данные, как:

1. Полное наименование компании, ее реквизиты (адрес, телефон, ИНН, КПП, ОГРН). Если письмо формируют на фирменном бланке организации, то реквизиты так или иначе будут на нем.
2. Должность и ФИО получателя. Им выступает руководитель компании-адресата.
3. Дата составления.
4. Номер, под которым письмо зарегистрировано в компании в журнале исходящей корреспонденции.
5. Наименование документа.

Далее начинается основная часть. В ней необходимо написать следующее:

1. Информацию о факте отправки: получателю отправлен акт приема-передачи выполненных работ в 2 экземплярах (или больше). Нужно указать реквизиты этого документа.
2. Просьбу о рассмотрении, подписании и возврате одного экземпляра документа.
3. Срок возврата. Правила делового этикета гласят, что нужно ответить на корреспонденцию в течение 30 рабочих дней. Если подписанный акт нужно получить раньше, то нужно заявить об этом в вежливой форме, без применения директивной формы. Например: «Просим ответить в течение 10 рабочих дней».
4. Указание на пункт договора, где сказано, что работы будут считаться выполненными, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи и т.д. или отказ от его подписания в определенный срок. Обычно такой пункт включают в договор подряда или любой подобный.

Затем указывают перечень прилагаемых документов: сам акт приема-передачи, какие-либо счета на оплату, другая документация. Отмечают также количество листов каждого документа.

В конце ставит подпись руководитель компании или его уполномоченный представитель.

Письмо нужно зарегистрировать в журнале исходящей документации компании и отправить получателю.

Отправлять письмо можно по почте либо с курьером. Возможен вариант отправки посредством электронной почты, тогда нужно подписывать документы электронной подписью.

Формулировки, которые можно использовать в письме

Особое внимание нужно уделить формулировкам в сопроводительном письме. При написании нельзя использовать разговорную лексику, только клишированные выражения официально-делового стиля. Никаких ошибок в письме быть не должно.

Указание на факт отправки акта выполненных работ можно оформить следующим образом: » Сообщаем Вам, что работы по …. окончены, высылаем акт …», «Предоставляем Вам акт …».

Напоминание о сроках может быть выражено такими фразами: «Просим подтвердить получение в течение … рабочих дней», «Прошу согласовать и возвратить подписанный экземпляр в срок», «Просим рассмотреть и подписать акт …».

Внимание! Необходимо обращаться к адресату по имени и отчеству.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Гермес»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Третьякова, д.51
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889

Генеральному директору ООО «Афродита»
Пушину Роману Романовичу

Исх. №134
27.11.2019 г.

Сопроводительное письмо

Уважаемый Роман Романович!

Предоставляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда №67-К от 20.10.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 календарных дней с момента получения данного письма.

Напоминаем также, что в соответствии с п. 8.7 договора подряда №67-К от 20.10.2019, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи либо мотивированный отказ от подписания в согласованный срок (10 рабочих дней), то работы считаются выполненными подрядчиком и принятыми заказчиком.

Приложения:

1. Акт приема-передачи выполненных работ №45 от 26.11.2019 в 2 экземплярах на 2 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Гермес»
Самойлов Николай Николаевич