Универсальный корректировочный документ укд

Что такое универсальный корректировочный документ

Для начала напомним, что при отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав (далее — «ценностей») не обязательно оформлять отдельно счет-фактуру и отдельно передаточный документ (например, товарную накладную). Все сведения из этих документов можно объединить в одном универсальном передаточном документе — УПД (см. «Универсальный передаточный документ: как его зарегистрировать и как отразить в налоговом учете»). Теперь же ФНС России выпустила форму универсального корректировочного документа (УКД). Область его применения поясним на простом примере.

Пример
Между продавцом и покупателем заключен договор на поставку товаров. Продавец составил передаточные документы и отгрузил продукцию. Однако по факту отгрузки объем товаров отказался меньше запланированного. Продавец и покупатель готовы изменить общую стоимость по договору в сторону уменьшения. В связи с этим стороны заключили соглашение об изменении цены.

По общему правилу, если стороны договорились об изменении стоимости отгруженных ценностей, то при наличии документа (договора, соглашения, иного первичного документа), подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя, продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру (абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ).

При этом законодательство РФ не запрещает вводить в корректировочные счета-фактуры дополнительные реквизиты. В связи с этим налоговики объединили информацию корректировочных счетов-фактур с информацией, которая относится к документу, подтверждающему согласие покупателя на изменение стоимости отгрузки. В результате такого объединения и получился «универсальный корректировочный документ».

Появление формы направлено на решение проблемы избыточного документооборота. При этом налоговики подтвердили, что УКД позволяет:

• корректировать операции в бухгалтерском и налоговом учете;
• использовать право на налоговый вычет по НДС (продавцу и покупателю на основании п. 13 ст. 171 НК РФ);
• подтверждать затраты в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).

Кто может применять УКД

Форму УКД могут применять любые организации и индивидуальные предприниматели. В частности, УКД могут применять и те, кто не платит НДС (к примеру, организации, применяющие спецрежимы и использующие освобождение на основании статьи 145 НК РФ, могут применять УКД лишь как первичный документ). Выставление ими УКД не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС.

Когда начинать применять УКД

Форма УКД является рекомендуемой. То есть, ее применение — это право, а не обязанность. Это дает хозяйствующим субъектам следующие возможности:

• отказаться от применения УКД и продолжить заполнять отдельно корректировочные счета-фактуры и отдельно — первичные документы;
• применять самостоятельно разработанную форму документа, объединяющего показатели корректировочного счета-фактуры и первичного документа.

Если хочется применять именно рекомендованную форму, то начать это делать можно в любой момент.

Форма УКД

В форме УКД можно выделить два блока:

• 1-й блок включает в себя форму корректировочного счета-фактуры (приложение № 2 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137), которая полностью дублируется и выделена жирной линей.
• 2-й блок относится к первичному учетному документу, подтверждающему согласие покупателя на изменение стоимости отгрузки. Заметим, что в форме УКД предусмотрены обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Их распределение по форме УКД приведено в таблице № 1.

Таблица 1. Обязательные реквизиты первичных документов в УКД

Обязательный реквизит первичного документа	Значение в УКД
Наименование документа	«Универсальный корректировочный документ»
Дата составления документа	Соответствует дате составления корректировочного счета фактуры (строка 1)
Наименование экономического субъекта, составившего документ	Отражается в строках 11 и 15 или в печатях сторон
Содержание факта хозяйственной жизни	Отражается как в составе показателей корректировочного счета-фактуры (в строках 2, 2а, 3, 3а, и в графе 1), так и в строках 5, 6, 7 (то есть, в блоке, который относится к первичному учетному документу);
Величина натурального и (или денежного) изменения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения	Отражается в графах 2–6, 9 счета фактуры и строке 4.
Наименование должности лиц, ответственных за оформление	Строка 10 для продавца, 14 — для покупателя.
Подписи ответственных лиц	Строка 10 для продавца, 14 — для покупателя.

Случаи оформления УКД

В комментируемом Письме налоговики обобщили случаи оформления УКД. Мы приведем их в Таблице 2.

Таблица 2. Когда применятся УКД

Применяется	Не применяется
Для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) ценностей, в том случае, когда предложение о таком изменении исходит от продавца и: — либо требует согласия покупателя; — либо не требует согласия покупателя, так как возможность изменения стоимости была согласована предварительно.	Во всех случаях возврата товаров, для которых установлен специальный порядок выставления и регистрации счетов-фактур, к примеру: — возврат принятых к учету товаров покупателем (плательщиком НДС), сопровождающийся выставлением покупателем счета-фактуры, как при реализации товаров (письмо ФНС России от 05.07.12 № АС-4-3/11044@); — возврат всей партии товаров, не принятых на учет покупателем (плательщиком НДС) при котором продавец регистрирует в книге покупок собственный счет-фактуру, выставленный при отгрузке товаров (письмо ФНС России от 11.04.2012 № ЕД-4-3/6103@).
Для документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении покупателем расхождения по количеству и качеству ценностей при их приемке, в случае, если документ о расхождениях (односторонний акт) представителем продавца не подписывался.	Если изменение стоимости отгрузки обусловлено исправлением ошибки, допущенной продавцом в первоначальном комплекте документов (УПД, иного первичного документа на отгрузку и счета-фактуры).

Поле «Статус» в УКД

В левом верхнем углу УКД есть поле «Статус». В это поле можно вписать или «1» или «2». В зависимости от присвоенного статуса меняется и назначение УКД:

Статус «1»

Статус «2»

При статусе «1» в УКД отражаются все обязательные показатели первичных учетных документов и корректировочного счета-фактуры. В таком случае УКД может применяться одновременно: — в качестве первичного учетного документа; — в качестве корректировочного счета-фактуры.

При статусе «2» УКД может использоваться в качестве первичного учетного документа, подтверждающего изменение стоимости ранее отгруженных ценностей. В таком случае не заполняются (или ставятся прочерки) в показатели, которые обязательны для корректировочного счета-фактуры, например: — «к счету-фактуре (счетам-фактурам) №…от…, с учетом исправления №…от…» (строка 1б); — «В том числе сумма акциза» (графа 6); — «Налоговая ставка» (графа 7).

Заметим, что статус документа, по сути, носит лишь информационный характер. Если ошибиться и поставить статус «2», но заполнить все поля УКД, то такая ошибка не лишит продавца и покупателя права на налоговый вычет.

Подписание УКД и проставление печатей

В первом блоке УКД, дублирующем корректировочный счет-фактуру, предусмотрены подписи:

• Руководителя организации (или уполномоченного лица);
• Главного бухгалтера (или уполномоченного лица);
• Индивидуального предпринимателя (если он является стороной сделки).

Подписи в этих строках должны проставляться обязательно. Таково требование пункта 6 статьи 169 НК РФ, предъявляемое к заполнению корректировочных счетов-фактур (разумеется, если УКД присвоен статус «1» и планируется получить налоговый вычет). Если же планируется использовать УКД только как первичный документ (со статусом «2»), то проставлять подписи в первом блоке не нужно. В этом случае подписи сторон нужно проставить в нижней части УКД.

Заметим, что формой УКД предусмотрено место для проставления печатей (со стороны продавца и покупателя). Однако печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа, поэтому отсутствие печати не является препятствием как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль. При этом если проставить печать, то полное наименование продавца и покупателя (строки 11 и 15) можно не заполнять.

Дополнительные графы и строки

В УКД можно встретить графы и строки, которые не обязательны для заполнения, например:

• Графа А (№ п/п) предусмотрена лишь для удобства поиска позиции;
• Графа Б (код товара, работ, услуг) предусмотрена для идентификации товара (работы, услуги).

С полным перечнем граф и строк и их описанием можно ознакомиться в приложении № 3 к письму № ММВ-20-15/86@. Скажем лишь, что принимать решение о внесении информации в «необязательные» графы налогоплательщик вправе самостоятельно.

Внимание

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. .

ФНС России в письме от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ «О корректировке универсального передаточного документа» (согласованном с Минфином России письмом от 12.08.2014 № 03-07-15/40133) (далее — Письмо) в дополнение и развитие письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предложила налогоплательщикам новый вид документа — универсальный корректировочный документ (УКД). Вместе с новой формой традиционно представлены разъяснения по порядку заполнения и применения документа.

Универсальный корректировочный документ позволяет экономическим субъектам, не нарушая налогового законодательства и законодательства о бухгалтерском учете, объединить информацию, отражаемую в первичных учетных документах, оформляемых в случае изменения общей стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, и корректировочных счетах-фактурах, исключив ее дублирование.

Форма УКД носит рекомендательный характер, т.е. каждый налогоплательщик самостоятельно принимает решение, будет ли он применять этот новый документ в целях бухгалтерского учета и расчетов с бюджетом или будет использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы первичных учетных документов и отдельно оформленные корректировочные счета-фактуры.

Для применения УКД не требуются какие-либо изменения в законодательство, поэтому уже сейчас его можно использовать для отражения фактов хозяйственной жизни и расчетов по НДС.

Правовая основа введения УКД

Изменение общей стоимости поставки после факта правильно оформленной отгрузки может быть обусловлено изменением цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. Такое решение приводит к изменению взаимной задолженности продавца и покупателя. Согласно ч. 8 ст. 3 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) такое изменение финансового состояния является фактом хозяйственной жизни, который подлежит оформлению первичным учетным документом.

Форма документирования такого рода события не подлежит установлению уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. В таком случае продавец и покупатель могут оформить факт своего согласия с изменением размера взаимных обязательств по приведенным выше обстоятельствам по любой самостоятельно определенной форме (при условии выполнения требования о содержании в ней всех обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Главой 25 НК РФ специальных требований к оформлению таких операций для целей исчисления налога на прибыль не установлено, поэтому первичный учетный документ, соответствующий указанным требованиям, может являться основанием для отражения указанной в нем суммы в регистрах налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней считая со дня составления документов, служащих основанием для таких изменений (договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав).

Перечень обязательных реквизитов такого корректировочного счета-фактуры установлен п. 5.2 ст. 169 НК РФ, а форма и Правила заполнения приведены в Приложении № 2 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137).

При этом глава 21 НК РФ не содержит ограничений на введение в формы корректировочных счетов-фактур дополнительных реквизитов. А нормы Постановления № 1137 (в ред. постановления Правительства РФ от 19.08.2017 № 981) прямо указывают на такую возможность (п. 8 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Это означает, что информация корректировочных счетов-фактур без нарушения требований законодательства может быть объединена с информацией документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгрузки.

Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующий субъект ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС (продавцу и покупателю на основании п. 13 ст. 171 НК РФ), ни возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).

Как и форма предложенного ранее в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ универсального передаточного документа, форма УКД носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления случаев изменения стоимости отгрузки не может быть основанием для отказа в учете этих изменений в целях налогообложения. Кроме того, предложение данной формы не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных самостоятельно разработанных соответствующих условиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ форм первичных учетных документов и формы корректировочного счета-фактуры, установленной непосредственно Постановлением № 1137.

Применение УКД

Использование налогоплательщиком универсального корректировочного документа позволяет:

• отражать операции по корректировке реализации в бухгалтерском и налоговом учете;
• подтверждать затраты для исчисления налога на прибыль организаций;
• заявлять налоговый вычет по НДС.

Федеральная налоговая служба в комментариях к УКД пояснила, что новый документ применим:

• для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, когда предложение о таком изменении исходит от продавца и требует согласия покупателя;
• для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, когда уже имеет место ранее достигнутая договоренность о возможности изменения стоимости, и покупатель уведомляется о наступлении такого события;
• для документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении покупателем расхождения по количеству и качеству товаров (работ, услуг, имущественных прав) при их приемке, если документ о расхождении представителем продавца не подписывался (односторонний акт о расхождении).

Универсальный корректировочный документ не применяется в случаях возврата товаров, для которых установлен специальный порядок выставления и регистрации счетов-фактур, например:

Форма УКД также не предназначена для использования в случаях, когда изменение стоимости отгрузки обусловлено исправлением ошибки, допущенной продавцом в первоначальном комплекте документов (УПД, иного первичного документа на отгрузку и счета-фактуры).

Форма УКД может использоваться как совмещенный комплексный документ (первичный учетный документ и корректировочный счет-фактура) и только как первичный учетный документ. При этом УКД не применяется только в качестве корректировочного счета-фактуры.

УКД можно оформлять наряду с первичными документами и корректировочными счетами-фактурами.

ВАЖНО! Введение формы в оборот не является обязательным и никак не ограничивает права хозяйствующих субъектов на применение любых других форм, соответствующих требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Поскольку УКД построен на базе корректировочного счета-фактуры, то форма корректировочного счета-фактуры, утвержденная в Приложении № 2 к Постановлению № 1137 (в ред. постановления Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), «встроена» в УКД и обведена жирной линией.

При внесении в форму корректировочного счета-фактуры последующих изменений (постановления Правительства РФ от 25.05.2017 № 625, от 19.08.2017 № 981) ФНС России рекомендовала налогоплательщикам самостоятельно дополнять рекомендованную форму УКД показателями, необходимыми для выполнения требований, установленных ст. 169 НК РФ и Правилами заполнения корректировочного счета-фактуры, утвержденными Постановлением № 1137 (письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18321, от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322).

Наличие в форме обязательных реквизитов первичного учетного документа, поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, обеспечивается за счет следующих показателей:

Статус УКД

В универсальном корректировочном документе присутствует реквизит «Статус», который носит сугубо информационный характер и может принимать значение «1» или «2».

Если значение статуса равно «1», то документ применяется одновременно:

• в качестве первичного учетного документа для бухгалтерского учета и для налогообложения по налогу на прибыль организаций, т.е. в качестве соглашения (уведомления);
• в качестве корректировочного счета-фактуры, т.е. служит основанием для вычета НДС, и тогда отдельного корректировочного счета-фактуры не требуется.

Если значение статуса равно «2», то документ применяется только в качестве первичного учетного документа.

УКД со статусом «2» могут использовать налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС.

Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться налогоплательщиками при осуществлении операций, местом реализации которых не признается территория РФ, т.е. не являющихся объектом налогообложения по НДС, а также операций, освобождаемых от налогообложения в соответствии со ст. 149 НК РФ.

При применении УКД со статусом «2» могут не заполняться поля, установленные в качестве обязательных исключительно для корректировочного счета-фактуры:

В то же время в случае, если плательщик НДС выполнит все требования к заполнению показателей УКД, относящихся к корректировочному счету-фактуре, но ошибочно укажет статус «2», такой УКД не лишит продавца (в случае уменьшения стоимости) и покупателя (в случае увеличения стоимости) права на налоговый вычет.

Номер УКД

Номер корректировочного документа завит от его статуса.

Напомним, что налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации корректировочных счетов-фактур. Так, при выставлении корректировочного счета-фактуры в строке (1) должен быть обязательно указан его порядковый номер (п. 5.2 ст. 169 НК РФ, пп. «а» п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137). Порядковый номера корректировочного счета-фактуры присваивается в соответствии с общей хронологией нумерации счетов-фактур. При этом установлен специальный порядок нумерации корректировочных счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).

Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то в качестве обязательного реквизита номер не поименован (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Исходя из этого:

• в УКД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
• в УКД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с общей хронологией нумерации корректировочных документов.

Дата УКД

В рекомендуемой форме универсального корректировочного документа присутствуют две даты:

• строка (1) — дата составления документа;
• строка — дата выражения покупателем согласия на полученное от продавца предложение изменить стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) или дата получения уведомления от продавца об изменении стоимости.

При заполнении этих показателей следует помнить, что в соответствии с п. 5.2 ст. 169 НК РФ, пп. «а» п. 1 Правил заполнения корректировочных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137, дата корректировочного счета-фактуры является его обязательным реквизитом. При этом корректировочный счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня составления документов, служащих основанием для изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя (п. 3 ст. 168 НК РФ, письмо ФНС России от 24.01.2014 № ЕД-4-15/1121@). Кроме того, Минфин России в письме от 29.12.2012 № 03-07-09/168 разъяснил, что если документ, подтверждающий согласие на изменение стоимости, продавец получает по почте, то корректировочный счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней, считая со дня получения такого документа, причем подтверждением даты получения может являться конверт с проставленным штемпелем потового отделения.

В соответствии с ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.

Согласно действующему законодательству и разъяснениям ФНС России, изложенным в Письме, возможны следующие варианты проставления дат в универсальном корректировочном документе.

Ситуация первая. Изменение стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) требует согласования с покупателем.

Вариант первый. Дата предложения продавца об изменении стоимости, являющаяся одновременно и датой составления УКД, указанной в строке (1), совпадает с датой подтверждения покупателем согласия на такое изменение, указанной в строке .

Вариант второй. Покупатель согласовал изменение стоимости позже, чем было сформировано предложения продавца о таком изменении, т.е. дата, указанная в строке , позже даты, указанной в строке (1).

И в первом и во втором варианте все налоговые последствия у сторон сделки вне зависимости от того, увеличивается или уменьшается стоимость отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), будут возникать в том налоговом периоде, на который приходится дата строки , которая в первом варианте еще и совпадает с датой строки (1).

Правда, если учитывать позицию Минфина России, изложенную в письме от 24.01.2014 № ЕД-4-15/1121@, то при определении налогового периода отражения изменения стоимости, продавец должен ориентироваться не столько на дату согласования такого изменения (строка , сколько на дату фактического получения подписанного покупателем УКД, которая может подтверждаться в том числе и штемпелем на конверте.

Однако напомним, что нормы НК РФ связывают обязанность выставления корректировочных счетов-фактур (абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ) и увеличения налоговой базы (п. 10 ст. 154 НК РФ) именно с датой составления документов, служащих основанием для корректировки, которой как раз является дата строки .

Ситуация вторая. Изменение стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) производится на основании уведомления покупателя.

В этом случае возможность изменения стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) уже согласована с покупателем, поэтому УКД в качестве первичного документа призван уведомить покупателя о наступлении события, приводящего к новому факту хозяйственной жизни.

Поскольку в рассматриваемой ситуации согласование изменения не требуется, то со стороны покупателя отсутствует обязанность по подписанию УКД и, соответственно, по указанию даты в строке .

Все налоговые последствия от изменения стоимости будут отражаться:

• у продавца — в налоговом периоде, на который приходится дата составления УКД, т.е. дата строки (1);
• у покупателя — в том налоговом периоде, на который приходится дата фактического получения УКД. В случае, если покупатель проставит дату получения УКД в строке , то эта дата послужит дополнительным подтверждением даты фактического получения УКД.

Подписание УКД

Форма УКД предусматривает наличие шести строк для проставления подписей, хотя на документе могут присутствовать максимум пять. Это связано с тем, что подписи в строке и строке являются взаимоисключающими.

Подписи в строке «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» — проставляются всегда, согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 2 к Постановлению № 1137, если УКД имеет статус «1». Если же УКД применяется только в качестве первичного учетного документа, т.е. имеет статус «2», то в наличии этих подписей нет необходимости.

В строке указывается должность лица, уполномоченного действовать от имени экономического субъекта со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Строка заполняется в том случае, если в документе-основании передачи (сдачи)/получения (приемки) изначально не было согласовано условие об изменении стоимости, например, когда в соответствии со ст. 424 ГК РФ изменение цены после заключения договора производится по соглашению сторон сделки. Т.е. строка заполняется, если отсутствуют сведения в строке .

В строке указывается должность лица, уполномоченного действовать от имени экономического субъекта со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Строка заполняется в том случае, если в документе-основании передачи (сдачи)/получения (приемки) изначально была согласована возможность изменения стоимости при выполнении определенных условий договора (например, объема закупок), и данным документом вторая сторона уведомляется о наступлении ранее согласованных событий. Т.е. строка заполняется, если отсутствуют сведения в строке .

В строке указывается должность, фамилия, инициалы и подпись лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке или строке , то могут указываться только должность, фамилия и инициалы без повторения подписи.

В строке должность лица, уполномоченного действовать по сделке от имени экономического субъекта – покупателя (определяется нормами соответствующих глав ГК РФ). Строка заполняется в том случае, если в документе-основании передачи (сдачи)/получения (приемки) изначально не было согласовано условие об изменении стоимости, например, когда в соответствии со ст. 424 ГК РФ изменение цены после заключения договора производится по соглашению сторон сделки, т.е. при наличии данных в строке .

В строке — должность лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Строка обязательно заполняется в случае наличия данных в строке .

Напомним, что именно лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Строка УКД содержит показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, принимавшем участие в составлении документа со стороны продавца (исполнителя), в том числе:

• сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет продавца (исполнителя);
• сведения о комиссионере (агенте), приобретающем товары в интересах комитента (принципала).

Строка – показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, принимавшем участие в составлении документа со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя. Заполнение данного показателя в случае заполнения продавцом строки позволяет покупателю рассматривать данный документ в качестве своего внутреннего первичного учетного документа (аналога справки бухгалтера), подтверждающего изменение стоимости полученных ранее ценностей.

Что касается печати, то она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002) и не является обязательным реквизитом первичного учетного документа, поэтому отсутствие печати в УКД не является препятствием как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.

В то же время при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк и могут не заполняться.

Дополнительные поля УКД

В универсальный корректировочный документ введены дополнительные поля, которые не обязательны для заполнения, но могут быть использованы как для удобства пользователей, так и в соответствии с принятым в организации порядком заполнения первичных учетных документов.
К дополнительным относятся следующие поля УКД:

• Графа «А» — порядковый номер записи в таблице, который может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.
• Графа «Б» — артикул (для товаров), код вида деятельности для работ (услуг) и т.п. Эту графу рекомендуется заполнять, например, для подтверждения права применения льготных тарифов по страховым взносам для фондов.
• В строке указывается информация, позволяющая идентифицировать первичные учетные документы, оформленные в отношении отгруженных ранее товаров (переданных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, стоимость которых подлежит изменению. Показатель идентифицирует факт хозяйственной жизни, который подлежит корректировке в связи с возникшим новым фактом.
• В строке указываются сведения, которые могут идентифицировать отношения сторон, приводящие к изменению стоимости (реквизиты договоров, соглашений и т.д., предусматривающих возможность изменения стоимости ранее произведенных отгрузок; актов о расхождениях по количеству и качеству товаров (работ, услуг), выявленных при их приемке и т.п.).
• Строка может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об изменении стоимости, не предусмотренной в форме УКД. В частности, может быть отражена информация о конкретных достигнутых объемах закупок, результатом которого явилось предоставление скидки; о необходимых действиях покупателя с непринятым товаром (подлежит возврату, утилизации покупателем и т. п. – данная информация позволит бухгалтерии продавца правильно определить корреспондирующий счет).

Кроме того, налогоплательщики вправе вносить в УПД любую дополнительную информацию, необходимую сторонам сделки для оформления операции. Такие сведения могут указываться как в виде дополнительных столбцов (по аналогии со столбцами «А» и «Б»), так и в виде дополнительных строк (аналогично строкам 5-7-19) (письмо ФНС России от 24.01.2014 № ЕД-4-15/1121@).

Исправление УКД

Правила исправления ошибок, допущенных при составлении УКД, аналогичны правилам исправления УПД, которые приведены в приложении № 7 к Письму от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.

О правилах исправления УПД см. .

Заполняем универсальный передаточный документ: пошаговая инструкция

УПД — это специализированный формуляр, который объединяет в себе сразу два документа: счет-фактуру для оплаты и налогообложения НДС и накладную, подтверждающую отгрузку товаров.

Общие требования к документообороту

По общим правилам, любая операция оформляется документально. Для отгрузки товаров или при оказании услуг и работ компания оформляет соответствующую форму первички. Например, накладную на поставку продукции или акт выполненных работ или услуг.

Затем, чтобы предъявить требования по оплате заказчику, компания формирует счет-фактуру. Этот документ является основой при исчислении налога на добавленную стоимость и имеет унифицированный бланк.

Но такой порядок документооборота не единственный. Чиновники предусмотрели упрощенный алгоритм, при котором вместо накладных и счета-фактуры формируется только один формуляр — универсальный передаточный документ (УПД).

Как это работает на практике

Бюджетная организация реализует услуги сторонней компании по договору. В момент оказания услуг стороны обязаны подписать акт об оказанных услугах. Только после того, как заказчик примет выполненные действия, бюджетная организация вправе выставлять требования по оплате. То есть сформировать счет-фактуру.

Документооборот общего порядка не всегда удобен. Например, если заказчик и исполнитель находятся в разных населенных пунктах или даже регионах. Это дополнительные издержки организаций.

Сократить расходы позволит упрощенный способ документооборота: бюджетное учреждение сформирует УПД, который заменяет и акт, и счет-фактуру одновременно. Заказчик, проверив качество и объем оказанных услуг, подпишет формуляр и сразу передаст на оплату. Что существенно сократит время расчетов между сторонами.

Какой бланк использовать в работе

Единого бланка универсального передаточного документа не предусмотрено. Организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичной документации. Правило введено с 2013 года, со вступлением в силу закона «О бухучете» № 402-ФЗ. Учреждение вправе разработать собственную структуру УПД, которая отвечает особенностям и специфике деятельности.

Допускается использовать рекомендованный бланк, утвержденный в Приложении № 1 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Или доработать формуляр ФНС своими графами и полями. Но шаблон, рекомендованный ФНС, удобен и раскрывает все обязательные реквизиты. Это гарантирует правильное заполнение УПД, поэтому компании чаще всего используют его.

Если организация решила использовать самостоятельно разработанный бланк, учтите два правила:

1. Форма должна раскрывать все обязательные реквизиты первичного документа (ст. 1, 9 закона № 402-ФЗ).
2. Бланк и правила заполнения УПД в 2020 году следует утвердить в учетной политике.

Без этого собственный формуляр использовать нельзя. Налоговики не примут документы к учету, что приведет к доначислению налогов и сборов и применению штрафных санкций.

Кто и когда использует УПД

Универсальную первичку вправе применять любые организации и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте УПД при оформлении операций:

1. Реализация. Например, если организация реализует товары, продукцию, услуги, работы.
2. Передача имущественных прав по собственным активам компании.
3. Оформление сделок в части посреднических операций.

Перечень отдельных операций и сделок закреплен в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Инструкция по заполнению

Так как унифицированной формы документа нет, рассмотрим пример заполнения УПД, рекомендованный ФНС. Порядок и правила оформления формуляра закреплены во втором приложении Письма ФНС.

Строка УПДи рекомендации по заполнению

Статус документа	Предусмотрены два варианта заполнения: Указываем код «1», если формуляр используется одновременно как передаточный акт и счет-фактура. Код «2» проставляем, если УПД используется исключительно в качестве передаточной формы (накладная, акт выполненных работ, услуг).
Строчки со 2 по 7	Регистрируем идентификационную информацию о заказчике и исполнителе по договору. Фиксируем наименование сторон, ИНН и КПП, адреса. При необходимости заполняем сведения о грузоотправителе.
Единица измерения	Указываем код 643 — российский рубль.Все операции в бухучете отражаются в рублевом эквиваленте!
Таблица	Детализируем сведения о предмете договора в образец, как правильно заполнить УПД. Например, если между сторонами заключен договор поставки, то необходимо обозначить информацию о товаре. Для договора подряда или оказания услуг фиксируем сведения об оказанных услугах, работах.
Подписи ответственных работников	Эту часть УПД обязаны заверить руководитель и главбух организации. Либо иные лица, уполномоченные на совершение таких действий, по доверенности.
Документ-основание	Это договор, контракт или соглашение. Впишите его реквизиты и дату подписания.
Подписи сторон	Ответственные лица со стороны заказчика и исполнителя проставляют подписи. Тем самым подтверждая факт передачи товара, оказания услуги, выполнения работы. Указывается дата подписания, Ф.И.О. и должность ответственного работника каждой стороны.Печать на универсальный передаточный документ ставить не обязательно.

Образцы заполнения

Принципы заполнения универсального передаточного документа отличаются в зависимости от предмета договора. Например, при реализации продукции или товаров используйте в работе такой образец заполнения универсального передаточного документа:

При реализации на сторону работ или услуг составляйте универсальный передаточный документ по такому образцу:

Форма Универсального Корректировочного Документа В 2020 Году

Между контрагентами предварительно должны быть подписаны дополнительные соглашения. Последние должны закреплять договоренность сторон о том, что некоторые условия поставки либо оказания услуг были изменены.

Обычно при изменении условий требуется внесение изменений в весь комплект документов. Это касается счета-фактуры. Кстати, согласно третьему пункту 168 статьи Налогового кодекса этот корректирующий документ должен быть выписан в срок, не превышающий пяти дней с даты подписания первоначального варианта.

Форма корректировочного упд в 2020 году

Причем в части счета-фактуры ошибки касаются стоимости товаров и суммы налога, предъявленной покупателю (то есть ошибки, которые в силу п. 2 ст. 169 НК РФ, могут повлечь отказ в принятии вычета по НДС). В этом случае продавцу необходимо:

Исправленный экземпляр УПД повторно не подписывайте у руководителя и главбуха (поскольку составление исправленного экземпляра УПД не затрагивает отношения, связанные с исчислением НДС и заявлением налогового вычета).

Исправленный экземпляр УПД не регистрируется в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж. Ситуация 3. Продавец допустил ошибки в показателях, которые относятся только к первичному учетному документу.

В данной ситуации исправить ошибки можно в порядке, аналогичном тому, что указан в ситуации 2, а именно составить новый УПД со статусом «2».

Возможен и другой вариант, который аналогичен тому, который предполагает внесение исправлений как если бы исправлялся отдельный первичный учетный документ. А именно, неправильные данные зачеркиваются, а над ними отражается правильная информация.

УКД: образец заполнения 2020 года

• отказаться от использования универсального корректировочного документа и продолжить заполнять отдельно корректировочные счета-фактуры и отдельно — первичные документы;
• или использовать документ, который объединяет корректировочный счет-фактуру и первичный документ.

Документ, который объединяет корректировочную счет-фактуру и бланк об изменении стоимости отгруженных товаров, называется универсальным корректировочным документом (УКД). Образец заполнения 2020 года и инструкция по оформлению — на этой странице.

Федеральная налоговая служба направляет для сведения и использования при проведении мероприятий налогового контроля рекомендации по вопросу оценки налоговыми органами документов, которые одновременно содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счетов-фактур, и для первичных учетных документов.
Обеспечить исполнение данных рекомендаций в практической работе налоговых органов и довести до сведения налогоплательщиков.

В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.При этом глава 21 НК РФ и постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – постановление Правительства РФ № 1137) не содержат ограничений на введение в формы счетов-фактур дополнительных реквизитов. Указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете сумм налога на добавленную стоимость (далее – НДС), предъявленных покупателю продавцом . Согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон №402-ФЗ) предусмотрена самостоятельность хозяйствующих субъектов в выборе форм документирования фактов хозяйственной жизни. В статье 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов.Таким образом, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов). Используя приведенные здесь принципы и основания, ФНС России предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее — УПД) на основе формы счета-фактуры. Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.Предложение ФНС России формы универсального передаточного документа не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной непосредственно постановлением Правительства РФ № 1137.

Согласовано с Минфином России (заместитель Министра финансов Российской Федерации С. Д. Шаталов) письмом от 07.10.2013 №03-07-15/41644. Источник 1: ФНС

: Когда Подавать Документы На Налоговый Вычет В 2020 Году

Что из себя представляет универсальный корректировочный документ

После того, как применение универсальных форм первичной документации было отменено, налоговая служба разработала новый документ, созданный на основе счета-фактуры и форм наиболее часто применяемой «первички». Бумага получила название «универсальный передаточный документ».

Если ознакомиться с правилами, выяснится, что форма УКД – рекомендуемая, а не обязательная. Это значит, что предприниматель имеет право самостоятельно принимать решение о том, использовать ли ему бумагу для совершения операций или нет.

Рекомендована к применению форма универсального корректировочного документа

ФНС России направила хозяйствующим субъектам универсального корректировочного документа (далее – УКД).

Она применяется, в частности, в случаях изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав).

УКД объединяет показатели корректировочного счета-фактуры, и первичного документа и может быть использован для принятия НДС к вычету, а также для подтверждения затрат в целях налога на прибыль (и других налогов).

Напомним, что корректировочный счет-фактура служит основанием для применения вычета по НДС или при изменении цены (тарифа) и (или) количества отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав).

При этом продавец может выставить его только при наличии первичного учетного документа, подтверждающего, что покупатель согласен с указанными изменениями или уведомлен о них (п. 10 ст. 172 НК РФ). Поскольку ни гл. 21 НК РФ, ни Постановление Правительства РФ от 26.12.

2011 № 1137 не содержат ограничений на введение в форму корректировочных счетов-фактур дополнительных реквизитов, то ФНС России предложила использовать УКД, в который включены обязательные реквизиты корректировочных счетов-фактур, установленные в п. п. 5.2 и 6 ст.

169 НК РФ, и обязательные реквизиты первичных учетных документов, предусмотренные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

Образец Оформления Корректировочной Упд С Подписями

Для начала напомним, что при отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав (далее — «ценностей») не обязательно оформлять отдельно счет-фактуру и отдельно передаточный документ (например, товарную накладную). Все сведения из этих документов можно объединить в одном универсальном передаточном документе — УПД (см.

По общему правилу, если стороны договорились об изменении стоимости отгруженных ценностей, то при наличии документа (договора, соглашения, иного первичного документа), подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя, продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру (абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ).

При этом законодательство РФ не запрещает вводить в корректировочные счета-фактуры дополнительные реквизиты. В связи с этим налоговики объединили информацию корректировочных счетов-фактур с информацией, которая относится к документу, подтверждающему согласие покупателя на изменение стоимости отгрузки. В результате такого объединения и получился «универсальный корректировочный документ».

Появление формы направлено на решение проблемы избыточного документооборота. При этом налоговики подтвердили, что УКД позволяет:

• корректировать операции в бухгалтерском и налоговом учете;
• использовать право на налоговый вычет по НДС (продавцу и покупателю на основании п. 13 ст. 171 НК РФ);
• подтверждать затраты в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).

Форму универсальной первичной документации могут применять практически все организации и индивидуальные предприниматели, в том числе и учреждения бюджетной сферы и некоммерческие организации. Причем выбранная система налогообложение не играет никакой роли.

Применять универсальный ПД можно для отражения следующих операций:

1. При реализации товаров (готовой продукции, ТМЦ, МПЗ), выполнении работ либо при оказании услуг.
2. При передаче имущественных прав по активам.
3. При оформлении сделок по посредническим операциям.

Отдельные виды сделок и операций поименованы во втором разделе письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Форму УКД могут применять любые организации и индивидуальные предприниматели. В частности, УКД могут применять и те, кто не платит НДС (к примеру, организации, применяющие спецрежимы и использующие освобождение на основании статьи 145 НК РФ, могут применять УКД лишь как первичный документ). Выставление ими УКД не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС.

Как это работает

Ранее действовал более сложный алгоритм.

Например, НКО «Доброволь» реализовала товары, работы, услуги сторонней компании.

Документацией, подтверждающей факт реализации, в данном случае является товарная накладная, которая подписывается обеими сторонами при передаче готовой продукции, товаров и прочих ТМЦ, либо акт выполненных услуг, который также подписывает заказчик и исполнитель по окончанию работ или услуг. Только после подписания накладной или акта исполнитель выставлял счет-фактуру на оплату.

Что происходит теперь{q} Сокращенный документооборот между компаниями выглядит так. Например, при отгрузке товара исполнитель выставляет универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счета-фактуры. В бланке ПД оба документа объединены. Следовательно, заказчик, получив товары, может сразу приступить к оплате. Аналогичный вариант действует и при реализации работ и услуг.

Действующий бланк универсального ПД утвержден отдельным Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и законом № 402-ФЗ «О бухучете».

Форма УКД является рекомендуемой. То есть, ее применение — это право, а не обязанность. Это дает хозяйствующим субъектам следующие возможности:

• отказаться от применения УКД и продолжить заполнять отдельно корректировочные счета-фактуры и отдельно — первичные документы;
• применять самостоятельно разработанную форму документа, объединяющего показатели корректировочного счета-фактуры и первичного документа.

Если хочется применять именно рекомендованную форму, то начать это делать можно в любой момент.

Бланк универсального ПД

Формат образца и правила заполнения УПД в 2020 году закреплены в Письме ФНС ММВ-20-3/96@. Универсальный передаточный акт — это самостоятельный документ, при его заполнении нужно ориентироваться не только на нормативы налоговой службы, но и на Федеральный закон № 402-ФЗ и ПП РФ № 1137 от 26.12.2011, в которых приведен порядок формирования сведений в счете-фактуре.

Бланк формируется по аналогии с первичным счетом-фактурой, поэтому в передаточном акте есть все те же реквизиты. Исполнитель вправе добавлять новые строки или ячейки для дополнительной информации.

Если поставщик использует и счет-фактуру, и УПД, то он должен привести оба документа в полное соответствие.

Вся дополнительная информация в счет-фактуре должна дублироваться в универсальном передаточном документе.

Случаи оформления формы УКД

Форма УКД может применяться для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том случае, когда предложение о таком изменении исходит от продавца и требует согласия покупателя на такое изменение или не требует его.

Форма УКД также может применяться в целях документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении последним расхождения по количеству и качеству товаров (работ, услуг, имущественных прав) при их приемке (без постановки на учет), в случае, если документ о расхождениях представителем продавца не

подписывался (односторонний акт о расхождениях1).

1 При подписании сторонами двустороннего акта о расхождениях при приемке товаров, дополнительного первичного документа об изменении финансового состояния продавца и покупателя не требуется.

Наличие подписей продавца и покупателя на таком документе свидетельствуют не только об изменении состояния расчетов между ними, но и о согласии покупателя на такое изменение стоимости отгруженных товаров в связи с уточнением их количества, что согласно п. 3 ст.

1) порядок заполнения УКД при обнаружении недопоставки товара при приемке товара Покупателем;
2) порядок заполнения УКД при изменении цены на товар по соглашению сторон при приемке товара Покупателем;
3) порядок заполнения УКД при обнаружении недопоставки товара/при выставлении претензии по качеству товара после перехода права собственности;
4) порядок заполнения УКД при изменении цены на товар по соглашению сторон после перехода права собственности. Возможность применения универсального корректировочного документа (УКД) установлена Письмом ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.
УКД сочетает в себе элементы корректировочного счета-фактуры и документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгрузки.
Утвержденная форма УКД отсутствует. Можно использовать форму, рекомендованную ФНС России, но с учетом изменений, внесенных в форму корректировочного счета-фактуры.
Рекомендованная в Письме ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ форма УКД структурно состоит из двух блоков информации:
— сведения, содержащиеся в корректировочном счете-фактуре;
— информация, относящаяся к документу, подтверждающему согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгрузки.
Заполнение всех реквизитов УКД, установленных в качестве обязательных для первичных учетных документов и для корректировочных счетов-фактур, позволяет использовать УКД одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа «1»). Выставление в таком случае отдельного корректировочного счета-фактуры при изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг) не требуется.
Следовательно, если продавец использует форму УКД, на дату его составления он, по сути, составляет и корректировочный счет-фактуру, и первичный учетный документ. Поэтому дополнительно соблюдать пятидневный срок составления корректировочного счета-фактуры в таком случае не требуется.
Обратим внимание, что дата выставления продавцом корректировочного счета-фактуры в составе УКД определяется тем, подлежит ли первичный учетный документ об изменении стоимости согласованию со стороны покупателя.
Если в силу заключенного договора (дополнительного соглашения и т.п.) при наступлении определенных условий согласия покупателя на изменение стоимости отгруженных ранее товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) не требуется, то продавцом УКД составляется лишь для уведомления покупателя об изменении стоимости (заполняется, соответственно, строка 9). Тогда в качестве даты выставления корректировочного счета-фактуры на бумажном носителе покупателю следует рассматривать дату его составления (строка 1), если не установлены иные обстоятельства.
Если же согласие покупателя на изменение стоимости переданных ему ранее товаров (работ, услуг, имущественных прав) требуется, то в день составления УКД продавец только формирует предложение покупателю (оферту) об изменении стоимости (заполняется, соответственно, строка 8). Датой выставления корректировочного счета-фактуры в этом случае следует считать дату согласования покупателем предложенного изменения (строка 13). УКД оформляется в следующих случаях (Приложение № 2 к Письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@):
1) для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том случае, когда предложение о таком изменении исходит от продавца и требует согласия покупателя на такое изменение или не требует его;
2) в целях документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении последним расхождения по количеству и качеству товаров (работ, услуг, имущественных прав) при их приемке (без постановки на учет), в случае, если документ о расхождениях представителем продавца не подписывался (односторонний акт о расхождениях).
Можно оформлять УКД:
при предоставлении скидок к ранее отгруженным товарам;
при недостаче товара, выявленной в момент приемки;
при обнаружении излишков, которые покупатель готов принять и оплатить;
при возвращении покупателем товаров, не принятых на учет, и т.п. УКД не применяется:
1) во всех случаях возврата (перемещения от покупателя к продавцу) товаров, принятых покупателем на учет (письмо Минфина России от 16.05.2012 № 03-07-09/56), для которых специальный порядок вычетов установлен п. 5 ст. 171 НК РФ (решение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 19.05.2011 № 3943/11);
2) для использования в случаях, когда изменение общей стоимости отгрузки обусловлено допущенной продавцом ошибкой в первоначальном комплекте документов, сопровождающих отгрузку (УПД, иного первичного учетного документа на отгрузку и счета-фактуры). Поскольку УКД представляет собой модифицированную и дополненную форму КСФ, то УКД может быть выставлен в тех же случаях, когда необходимо выставить КСФ.
Также необходимо отметить, что Минфин России в письме от 15.05.2019 № 03-07-09/34582 указывает, что в силу Постановления Правительства РФ от 19.01.2019 № 15 — на основании п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчётах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, у покупателя-налогоплательщика НДС отсутствует обязанность по выставлению счетов-фактур по возвращаемым товарам, даже уже принятым им на учёт. При возврате покупателем товаров, принятых им на учёт, продавцом выставляются корректировочные счета-фактуры. Таким образом, покупатель не выставляет счёт-фактуру, а регистрирует у себя корректировочный счёт-фактуру продавца. Общие требования к реквизитам УКД (строки 5-15):
«5» — дата и номер УПД либо иного первичного учетного документа, показатели которого корректируются.
«6» — Основание изменения стоимости – Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Может идентифицировать отношения сторон, приводящие к изменению стоимости (реквизиты договоров, соглашений и т.д., предусматривающих возможность изменения стоимости ранее произведенных отгрузок; актов о расхождениях по количеству и качеству товаров (работ, услуг), выявленных при их приемке и т.п.).
«7» — Иные сведения – Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об изменении стоимости, не предусмотренной в форме УКД. В частности, может быть отражена информация о конкретных достигнутых объемах закупок, результатом которого явилось предоставление скидки; о необходимых действиях покупателя с непринятым товаром (подлежит возврату, утилизации покупателем и т.п. — данная информация позволит бухгалтерии продавца правильно определить корреспондирующий счет).
«8» — Предложение изменить стоимость
Поставщик предлагает изменить стоимость в строке «8», если по договору такое изменение допускается только с согласия покупателя.
Если покупатель не против, то он заполняет должность, ФИО и подпись в строке «12», а в строке «13» — дату. Тем самым покупатель подтверждает, что согласен с новой стоимостью.
«9» — Уведомление о новой стоимости.
Если по договору достаточно уведомить покупателя, чтобы изменить стоимость, то поставщик расписывается в строке «9».
Строки «8» и «12» заполнять не нужно, поскольку покупатель уже подтвердил согласие на возможное изменение цены, когда заключал контракт.
«10» — Ответственный за правильное оформление факта хозяйственной жизни
Должность лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, его подпись с указанием фамилии и инициалов.
Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции.
Если лицом, ответственным за оформление изменения общей стоимости ранее совершенной отгрузки, является лицо, уполномоченное действовать в рамках указанных в строке «6» отношений от имени экономического субъекта (строка «8» или строка «9»), то при наличии подписи в строке «8» или в строке «9» в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ФИО без повторения подписи.
Если лицом, ответственным за оформление изменения общей стоимости ранее совершенной отгрузки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки «8» или строки «9»), то в данной строке так же могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Если в силу установленного у экономического субъекта документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, «10а» для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
«12» — Согласие с изменением
Покупатель заполняет должность, ФИО и подпись, если должен согласиться с новой стоимостью. При этом визу может поставить только работник, который уполномочен согласовывать новые цены. Например, руководитель компании либо иной сотрудник по доверенности.
«13» — Дата согласия или уведомления
Дата в строке «13» не является обязательным реквизитом первичного документа. Но ФНС рекомендует заполнять ее в любом случае. Тогда будет ясно, когда покупатель согласился с новой стоимостью или когда уведомил об изменениях.
Дата в строке «13» может совпадать или быть больше даты в строке «1».
«11» и «15» — Наименование экономического субъекта — составителя документа — могут не заполняться при наличии печати; 1. Порядок заполнения УКД при обнаружении недопоставки товара при приемке товара Покупателем.
3. Порядок заполнения УКД при обнаружении недопоставки товара/при выставлении претензии по качеству товара после перехода права собственности.
Если согласия покупателя на изменение стоимости не требуется:
Если в силу заключенного договора (дополнительного соглашения и т.п.) при наступлении определенных условий согласия покупателя на изменение стоимости ранее произведенной отгрузки не требуется, то продавец составляет УКД лишь для уведомления покупателя об изменении стоимости. В этом случае заполняют строку «9» УКД. При этом строки «8» и «12» остаются пустыми.
Желательно в строку «6» УКД внести основание изменения стоимости. Например, реквизиты договоров, соглашений и т.д., предусматривающих возможность изменения стоимости ранее произведенных отгрузок; акты о расхождениях по количеству и качеству товаров (работ, услуг), выявленных при их приемке, и т.п.
В строке «7» УКД можно отразить иную дополнительную информацию об изменении стоимости, не предусмотренной в форме УКД. В частности, информацию о конкретных достигнутых объемах закупок, результатом которых явилось предоставление скидки; о необходимых действиях покупателя с непринятым товаром (подлежит возврату, утилизации покупателем и т.п.).
Строка «13» не является обязательной к заполнению. Тем не менее если УКД получен позднее даты его составления, то по строке «13» можно показать дату получения покупателем уведомления от продавца. Рекомендуется ее заполнять в любом случае, поскольку это не допустит несогласованного внесения изменений в документ заинтересованной стороной.
При этом строки «14» и «15» не обязательны. Тем не менее, их заполнение позволяет покупателю рассматривать данный документ в качестве своего внутреннего первичного учетного документа (аналога справки бухгалтера), подтверждающего изменение стоимости полученных ранее ценностей.
Датой выставления корректировочного счета-фактуры считают дату составления УКД (строка (1)). 2. Порядок заполнения УКД при изменении цены на товар по соглашению сторон при приемке товара Покупателем.
4. Порядок заполнения УКД при изменении цены на товар по соглашению сторон после перехода права собственности.
Если требуется согласие покупателя на изменение стоимости.
Если согласие покупателя на изменение стоимости ранее произведенной отгрузки требуется, то в день составления УКД продавец только формирует предложение покупателю (оферту) об изменении стоимости. В этом случае заполняется строка «8» УКД. При этом строка «9» остается пустой.
При этом строки «10» — «15» заполняют в обычном порядке.
Датой выставления корректировочного счета-фактуры считают дату согласования покупателем предложенного изменения (строка «13»).
В отсутствие показателя строки «13» таковой может быть признана дата составления корректировочного счета-фактуры (показатель строки (1), если не может быть доказано иное). Осуществление возврата после перехода права собственности на товар, по претензии по качеству поставленного товара. Согласно Постановлению Правительства РФ от 19.01.2019 № 15 с 01.04.2019 из Правил ведения книги продаж исключили положение о том, что в ней надо регистрировать счета-фактуры, выставленные при возврате товаров, принятых на учет.
На этом основании Минфин в письмах от 10 апреля 2019 г. № 03-07-09/25208 и от 15.05.2019 № 03-07-09/34582 разъяснил, что в случае, если по возвращаемым покупателем товарам, ранее принятым им на учет, отсутствуют корректировочные счеты-фактуры, то у продавца суммы налога на добавленную стоимость по таким товарам к вычету не принимаются.
Таким образом, по нашему мнению, при возврате покупателем товара (в том числе после перехода права собственности), следует оформлять корректировку реализации.
В части возможности применения УКД следует отметить, что данная форма была предложена ФНС в 2014 году, после чего никаких изменений и комментариев по ее использованию финансовыми ведомствами не предоставлялось.
Учитывая при этом, что данная форма разработана как более расширенный КСФ, а также с учетом изменений и рекомендаций по выставлению КСФ при возврате товара, полагаем допустимым также использовать УКД наравне с КСФ.
Более того, УКД в данном случае будет не только налоговым регистром по НДС, но и первичным документом, подтверждающим возврат товара от покупателя.
В части заполнения реквизитов УКД в случае ее составления после предъявления покупателем претензии по качеству товара, рекомендуется заполнять строки следующим образом:
5 – реквизиты ранее выставленных документов на отгрузку товара;
6 – реквизиты претензии покупателя/акта о возврате товаров;
7 – не обязательно для заполнения;
8 – не заполняется;
9 – должность, фио, подпись;
10 – должность, фио ответственного лица, подпись;
11 – реквизиты поставщика (не обязательны при наличии печати);
12 – не заполняется;
13 – покупатель указывает дату;
14 – покупатель заполняет должность, фио ответственного лица (не обязательно);
15 – реквизиты покупателя (не обязательны при наличии печати).
Таким образом, в данной ситуации возможно оформить либо корректировочный счет-фактуру, либо составить УКД со статусом «1» в течение 5 дней с момента признания претензии покупателя.
При этом отмечаем, что не соблюдение сроков оформления корректировочных документов не относится к составу налоговых или административных правонарушений, и не повышает налоговые риски организации.