Уничтожение печати

Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об уничтожении печати и штампа .docСкачать образец акта об уничтожении печати и штампа .doc

Зачем уничтожать печати и штампы

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

• износ,
• порча,
• устаревание,
• ликвидация или реорганизация фирмы,
• изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Порядок проведения процедуры уничтожения

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

1. Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
2. Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
4. Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

• директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
• сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
• специалист кадрового отдела,
• юрист,
• секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

• резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
• спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Как составить акт

Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

• номер, место и дату создания акта,
• название организации,
• данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
• состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
• причину уничтожения печати или штампа,
• основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
• время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Как оформить акт

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Как и сколько хранить акт

Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

Физическое уничтожение печати ИП – процедура несложная, дело нескольких минут. Устраивается полное разрушение или приведение ее в такое состояние, при котором невозможно воспроизвести полноценный оттиск. Но сам образ продолжает существовать. Чтобы он потерял юридическую силу, требуется документальное оформление ликвидации печати ИП.

Причины разные – процедура одна

Закон не требует ИП обзаводиться печатью или штампом, как не являющемуся юридическим лицом. Физлицу достаточно его подписи и паспортных данных для заключения любого договора или совершения сделки. Вопрос заказа открыт для каждого индивидуального предпринимателя, это его право, а не обязанность. Но практика документооборота такова, что на определенном этапе развития производства выясняется: с печатью вести бизнес проще и удобнее. Предприятие, ставящее оттиск на документы с указанием Ф.И.О. предпринимателя и реквизитов ИП, вызывает большее доверие у банков, деловых партнеров и служб государственного надзора.

Заказ, изготовление и регистрация проходят быстро. У делового человека появляется печать и вместе с ней дополнительные обязанности. Причины, по которым возникает необходимость уничтожения, многообразны. Выделим несколько основных:

• ликвидация или реорганизация предприятия;
• изменение реквизитов;
• ошибки и дефекты, физическое разрушение, ухудшение качества или нечитаемость оттиска;
• желание предпринимателя заказать новый образец с другим дизайном.

Юридически грамотная процедура уничтожения печати и документальное оформление свершившегося – это показатель культуры делового администрирования. Репутация в предпринимательской среде – это нематериальный капитал, который следует накапливать, ведь от него зависит общее благополучие.

Уничтожение по правилам

Самый простой вариант для ликвидации печати ИП – обратиться в фирму-изготовитель, которая выполняла заказ. В ее архиве хранятся заявка и сопровождающие документы, персонал обучен и сертифицирован на оказание подобных услуг. Резиновую, каучуковую, силиконовую, пластиковую модель измельчат или сожгут. На металлическую печать нанесут глубокие борозды, искажающие оттиск, или применят другого вида деформации. Для документального подтверждения факта, кроме печати, предоставляются:

• паспорт физлица, на которое зарегистрировано ИП;
• свидетельство о регистрации ИП;
• заявка на уничтожение.

Исполнитель подготовит акт уничтожения печати ИП. Оттиск уничтожаемой модели поставят на обратной стороне акта. Образец приводится в негодное состояние в присутствии заказчика.

Исполнитель передает акт заказчику и вносит в реестр (электронную базу данных) соответствующую запись о ликвидации печати с указанием реестрового номера.

На этот же реестровый номер предприниматель может заказать новую печать, если вопрос не стоит о ликвидации предприятия.

Утрата печати в случае потери или кражи не тождественна уничтожению по заявке. В этом случае действует процедура объявления ее недействительной.

Если по какой-то причине предприниматель не может или не хочет обращаться в фирму-изготовитель, точно такую же услугу предоставит другая лицензированная организация, но при этом возможны задержки с внесением данных в реестр. Это характерно для фирм, не занимающихся изготовлением, но оказывающих юридические и посреднические услуги.

Предприниматель вправе сам уничтожить свою печать. Для этого ему придется созвать комиссию, которая:

1. Выполнит уничтожение.
2. Составит акт с указанием даты, места, времени, причины и способа уничтожения с перечнем участников и свидетелей.
3. Подготовит заключение о невозможности восстановления печати и повторного использования.

Эти документы предоставляются для записи в журнале учета печатей и штампов. Прежде чем ликвидировать печать своими силами, предпринимателю следует уточнить в налоговой инспекции о допустимости таких действий. Законодательство меняется, кроме того, в отдельных субъектах Российской Федерации может существовать местная практика налоговых служб.

А что будет, если сохранить

У ликвидированного ИП печать автоматически становится недействительной. Ведь на ней реквизиты предприятия, которого больше нет. В настоящее время законодатель не требует у ИП обязательного уничтожения, если предприятие ликвидируется. ИП – физическое лицо, к нему требования проще. Можно оставить печать на память в качестве сувенира.

Сохраняя печать, предприниматель должен помнить: если без его ведома кто-то незаконно ею воспользуется, то могут возникнуть последствия, которые повлекут меры административного или уголовного преследования, с исками и обвинениями в мошенничестве, с неожиданным кредитом, расплачиваться за который придется незадачливому хранителю недействующей печати.

Даже если предприниматель самостоятельно приведет печать в полную негодность, мошенник может изготовить дубликат по образцу оттиска. Ведь в журнал учета печатей и штампов не вносилась запись об уничтожении и не менялась реестровая запись, значит, формально печать ликвидированного ИП существует. Так стоит ли рисковать?

Акт об уничтожении печатей и штампов является документальным подтверждением процедуры утилизации печатей и штампов организации.

Назначение печатей и штампов

Печать — фирменный знак отличия организации, содержащий ее полное наименование и местонахождение и иные важные реквизиты. Печать подтверждает, что документ в самом деле принадлежит организации.

Главная печать организации ставится на важные документы, которые подписывает руководитель или главный бухгалтер организации.

Штамп — вид печати, чаще всего, для внутреннего использования. Существуют различные виды штампов:

1. регистрационные (ставятся на входящие документы и исходящие документы, подписанные руководителями подразделений);
2. делопроизводственные штампы («на контроль», «копия верна», » повторно», «в дело»);
3. угловые штампы для справок и т.п.

За хранение главной печати организации, как правило, отвечает руководитель службы делопроизводства. За хранение штампов отвечают руководители соответствующих служб (бухгалтерии, отдела кадров, административно-хозяйственного отдела и т.п.).

Назначаются ответственные лица приказом по организации. В организации должен иметься журнал учета печатей и штампов, в котором проставлены все оттиски действующих на данный момент печатей и штампов. Журнал должен быть прошнурован и пронумерован и скреплен печатью.

Порядок уничтожения печатей и штампов

Необходимость в уничтожении печатей и штампов может возникнуть по многим причинам. Среди них:

1. износ;
2. порча;
3. изменение реквизитов компании, названия, юридического адреса и т.п.;
4. смена руководителя подразделения в случае, если печать была именная;
5. ликвидация подразделения или организации, реорганизация и другие причины.

Уничтожение недействующих печатей, помимо прочего, является мерой, позволяющей предупредить попытки недобросовестных сотрудников использовать печати в преступных целях.

Осуществляется утилизация печатей как силами самой организации, так и с привлечением сторонних организаций.

Данная процедура регламентируется нормативным локальным документом организации (Положением об изготовлении, учете, хранении, использовании и уничтожении печатей и штампов организации) и состоит из следующих этапов:

1. выделение к уничтожению печати (печатей) и штампов. Регламентируется внутренним распоряжением по организации;
2. издание приказа об уничтожении печатей и штампов, в котором оговаривается в том числе и состав комиссии, производящей уничтожение;
3. собственно уничтожение;
4. составление акта.

При уничтожении производится разрушение поверхности печати таким образом, чтобы оттиск невозможно было воспроизвести. Для этого могут применяться резка или спиливание клише.

Составление документа

В комиссию по уничтожению печатей и штампов входят, как правило, не менее двух человек:

• руководитель или заместитель руководителя организации, который назначается председателем комиссии;
• начальник отдела делопроизводства;
• сотрудник, ответственный за хранение печатей и штампов;
• юрисконсульт;
• при необходимости — иные лица.

Сам документ должен содержать в себе следующие разделы:

1. дату и номер документа;
2. название организации;
3. состав комиссии;
4. ссылку на документ (приказ), во исполнение которого производится уничтожение печатей (штампов);
5. данные об уничтожаемых печатях (штампах) в виде таблицы, содержащей название печати (штампа) и отображение оттиска;
6. время, место, способ уничтожения;
7. подписи членов комиссии.

Хранение акта

Акт об уничтожении печатей и штампов хранится в отделе делопроизводства вместе с другими документами. Срок хранения акта определяется нормативным локальным документом организации.