Удаленное ведение бухгалтерского учета

Ведение бухгалтерского учета сторонней организацией может помочь снизить финансовые риски и сократить издержки.
Аутсорсинг может быть как полный, так и выборочный. Последнее означает передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчета заработной платы, подготовки статистической отчетности и т.п.
Стоимость на услуги аутсорсинга бухгалтерии зависит, как правило, от применяемой системы налогообложения, количества операций за период, оборотов компании.
Получить консультацию…
В случае передачи бухучета на аутсорсинг ответственность за причинение вреда, ошибки, утерю документов обычно несет компания-аутсорсер.
При выборе организации для бухгалтерского аутсорсинга стоит обратить внимание на имеющийся опыт работы, сложившуюся репутацию на рынке, наличие дипломов и сертификатов, а также на оказываемый аутсорсером спектр услуг.
Как выбрать компанию для аутсорсинга?
Некоторые консалтинговые компании оказывают широкий спектр услуг по финансовому и бухгалтерскому аутсорсингу.
Актуальные услуги…

Передача части бухгалтерских функций, а тем более бухгалтерского учета полностью на аутсорсинг — серьезный шаг для любой компании. Поэтому руководитель должен четко понимать все преимущества и недостатки такого решения. Законодательно возможность передачи бухгалтерии на аутсорсинг закреплена в части 3 статьи 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 года в редакции от 23 мая 2016 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Рынок услуг аутсорсинга бухгалтерии

Слово «аутсорсинг» образовано из двух английских слов — out sourse, которые дословно переводятся как «внешний источник», при этом в своем нынешнем значении аутсорсинг подразумевает передачу части функций и задач сторонней компании.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.

Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи.

В России первые компании, оказывающие услуги по профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу, появились в начале 2000.

На заметку
В США услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%.

Появление и стремительное развитие рынка услуг бухгалтерского аутсорсинга в России было вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность по международным стандартам. На сегодняшний день услугами аутсорсинга пользуются множество организаций любых форм собственности, размера и сферы деятельности — от стартапов и малого бизнеса до крупных предприятий и компаний-нерезидентов.

Если верить статистическим данным, в 2011 году почти 44% всего аутсорсинга учетных функций приходились именно на бухгалтерский аутсорсинг. В финансовом выражении этот показатель варьировался от $5 млн до $10 млн.

Согласно последнему рэнкингу в области аутсорсинга учетных функций от агентства «Эксперт РА», по сравнению с 2014 годом на этом рынке наблюдается умеренный рост — 6%, при этом суммарные доходы участников составили 8,5 млрд рублей.

Наиболее существенный рост суммарной выручки наблюдается как раз в сфере аутсорсинга ведения бухгалтерского и налогового учета. По итогам 2015 года ее прирост составил 8%, а объем — 4 млрд рублей. В условиях кризиса компании стремятся перейти на внешнее обслуживание, чтобы получить гарантированно качественный бухучет и снизить финансовые затраты. Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов. Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг.

За год практически не изменились объемы выручки в сфере аутсорсинга подготовки отчетности по российским правилам бухгалтерского учета. Темп роста составил около 1%, а объем доходов участников обозначенного ранее рэнкинга — около 512 млн рублей. Повышенным спросом пользуется услуга по электронной сдаче отчетности в налоговую инспекцию.

Что касается отраслевой структуры, то основной потребитель услуг бухгалтерского аутсорсинга — это сегмент торговли. Именно здесь сосредоточена максимальная часть доходов аутсорсинговых компаний — 25% или 1,4 млрд рублей. Сюда входят услуги по аутсорсингу бухгалтерского и налогового учета — 908,5 млн рублей, по расчету заработной платы — 220,5 млн рублей, подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности — 100,2 млн рублей.

На втором месте находится сектор нефтяной и нефтегазовой промышленности — 490 млн рублей. Далее следуют финансовый сектор — 330,1 млн рублей, электроэнергетика — 308,2 млн рублей, строительство — 234,6 млн рублей.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Условно можно выделить четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:

1. Бухгалтерское консультирование — самый простой из них, обычно применяется в том случае, когда возникает необходимость контроля деятельности штатных бухгалтеров. Кроме того, к услугам внешнего консультанта можно прибегнуть и тогда, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры имеет определенную специфику, например проведение сделок с зарубежной компанией. Но даже если бухгалтерская деятельность в компании не вызывает вопросов, периодические консультации с опытными специалистами могут быть очень полезны, особенно в области постоянно меняющегося налогового законодательства.
2. Выборочный аутсорсинг. Под ним понимают передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчет заработной платы, подготовка статистической отчетности, подача налоговой декларации. При этом ряд взаимосвязанных функций выполняется компанией самостоятельно. Причиной передачи бухгалтерии на частичный аутсорсинг является желание руководителя или собственника сохранить контроль за бухгалтерскими процессами. Также услугами частичного аутсорсинга пользуются те компании, которые хотят разгрузить своих сотрудников от рутинной работы при наличии большого количества однотипных операций или планируют сократить штат бухгалтерии.
3. Полный аутсорсинг — это полное бухгалтерское обслуживание компании сторонней организацией. При выборе этого вида организация вполне может обойтись без штатной бухгалтерии, поскольку все ее функции возьмет на себя компания-аутсорсер.
4. Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. При необходимости компания-заказчик может полностью переложить право подписи на представителя компании — аутсорсера, избавив себя от необходимости тратить время на работу с документами. Минусом такого решения является полное отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера.

Выбор того или иного способа бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей и степени готовности перейти на удаленное бухгалтерское обслуживание.

Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг

Передача бухгалтерских услуг на аутсорсинг имеет ряд существенных преимуществ перед наличием штатного бухгалтера или внештатного приходящего сотрудника:

1. Снижение затрат на содержание бухгалтерии. Для работы даже одного штатного бухгалтера требуется оборудованное рабочее место, предполагающее наличие компьютера, телефона и другой оргтехники, покупку и установку бухгалтерских программ.

   При аутсорсинге у специалиста уже имеется все необходимое, включая программное обеспечение, а значит, лишних затрат не последует.

   Штатный сотрудник всегда вправе рассчитывать на выплату заработной платы, независимо от его присутствия на рабочем в месте в тот или иной момент (отпуск, декрет, больничный и так далее). Кроме того, необходимо постоянно платить налоги и зарплату. Например, при заработной плате главного бухгалтера в 50 000 рублей необходимые отчисления в ПФР и ФСС составят 17 000 рублей, а налог на доходы физических лиц — еще 6500 рублей. При расходах на аутсорсинг, равных тем же 50 000 рублей, выгода очевидна, поскольку за удаленного бухгалтера платить отчисления компания не обязана. Это делает та фирма, в которой бухгалтер числится штатным сотрудником.

   Еще один пункт снижения затрат — возможность вписать услуги организации-аутсорсера в расходы, НДС в этом случае принимается к вычету.

   Переход на аутсорсинг способен снизить затраты в среднем на 25–30%.

На заметку
Провайдеры аутсорсинговых услуг утверждают, что бухгалтерское обслуживание компании в среднем обходится в $300–400, тогда как зарплата квалифицированного бухгалтера может быть $1000–2000 и выше.

1. Качество услуг. Поскольку в компаниях, специализирующихся на предоставлении бухгалтерских услуг, все бизнес-процессы давно уже отработаны, то и решение как сложных, так и рутинных вопросов происходит гораздо быстрее. При этом аутсорсер предлагает своему клиенту одновременную поддержку нескольких специалистов, находящихся у него в штате: юристов, специалистов по налоговому праву и трудовому законодательству. Для повышения качества работа специалиста, ведущего учет, контролируется и проверяется начальником отдела и аудитором внутреннего контроля.

   Оперативное реагирование на изменение законодательства и владение современными пакетами правовых и бухгалтерских программ также повышают качество оказываемых услуг и гарантируют правильное и своевременное оформление и ведение отчетности.

   Если говорить о приходящем бухгалтере, то у него, как правило, нет таких возможностей, а иногда и времени для качественного решения задач, поставленных перед ним клиентом.

2. Ответственность за результат. В случае передачи бухучета на аутсорсинг компания защищена положениями договора, по которому аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании бухгалтерских услуг в результате ошибок, упущений, утраты и повреждения документов, непреднамеренного нарушения законодательства. Обычно в грамотно составленном договоре всегда прописаны нюансы взаимодействия заказчика и компании-исполнителя. Как правило, аутсорсер берет на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты всех штрафов и пеней, наложенных налоговой инспекцией, поэтому он заинтересован в исключении любой возможности их возникновения.

   Компании, имеющие собственного бухгалтера, не застрахованы от уплаты штрафов и других санкций по причине его ошибок и недостаточной квалификации. То же самое касается и приходящего бухгалтера — все риски компания несет самостоятельно.

3. Конфиденциальность. Поскольку аутсорсер и его клиент являются бизнес-партнерами, чьи интересы должны совпадать, то между ними заключается соглашение о сохранении в тайне любой информации, полученной в связи с исполнением договора, во избежание потерь и нанесения ущерба интересам клиента. В целях обеспечения конфиденциальности могут использоваться различные варианты взаимодействия, исключающие утечку информации.

   В случае с приходящим бухгалтером эта проблема является наиболее серьезной, поскольку у него нет заинтересованности в процветании и развитии конкретной фирмы. Как правило, такой бухгалтер ведет учет в нескольких организациях и есть вероятность того, что информация будет передана конкурентам.

Так или иначе, преимущества бухгалтерского аутсорсинга, особенно их экономическая составляющая, уже давно оценены ведущими мировыми компаниями. Например, у известной British Petroleum контракт на услуги аутсорсинга бухгалтерии, заключенный еще в 2002 году, действителен по сей день.

Риски аутсорсинга бухгалтерского учета

При несомненных преимуществах бухгалтерского аутсорсинга следует знать и о связанных с ним рисках:

• Риск потери репутации. Он может быть связан с неудовлетворительным оказанием услуг компанией-аутсорсером.
• Риск утечки информации. При передаче учетных функций сторонней организации, так или иначе, существует проблема безопасности, связанная с утратой конфиденциальности.
• Операционный риск. Также может быть вызван некомпетентностью аутсорсера или использованием им несовершенных технологий.
• Риск снижения оперативности реагирования. В некоторых случаях возможно запоздалое реагирование на появление проблем в бухучете.
• Кадровый риск. С 1 января 2016 года заемный труд бухгалтера запрещен законом, а сфера применения аутстаффинга существенно ограничена. Правомерным в настоящее время остается только классический бухгалтерский аутсорсинг.

Чтобы избежать возникновения этих рисков, рекомендуется очень тщательно подходить к выбору компании-аутсорсера, а при заключении договора на обслуживание учитывать в нем все возможные нюансы.

Цены на аутсорсинг бухгалтерии

Цена на услуги аутсорсинга бухгалтерии в разных компаниях может формироваться по-разному. Наиболее распространенным способом является расчет стоимости в зависимости от системы налогообложения и количества хозяйственных операций в периоде. Обычно за расчетный период принимается один месяц (см. таблицу 1).

Таблица 1. Примерная стоимость услуг по ведению бухгалтерского учета (аутсорсинг)

Количество документов в месяц	Расходы при применении общей системы налогообложения, руб.	Расходы при применении упрощенной системы налогообложения, руб.
до 10	5000	3000
от 11 до 30	9000	6700
от 31 до 50	12 000	15 000
от 101 до 150	26 300	21 000
от 151 до 200	31 600	23 000

Некоторые фирмы пользуются методикой расчета, в основе которой находится не система налогообложения, а обороты компании. Пример прайса этого типа приведен в таблице 2.

Таблица 2. Определение примерной стоимости бухгалтерского аутсорсинга в зависимости от оборотов компании-клиента

Оборот, руб./мес.	Стоимость обслуживания, руб./мес.
до 250 000	3500
до 500 000	5500
до 1 млн	10 000
1–2 млн	13 000
2–3 млн	14 000
3–4 млн	17 000
4–6 млн	22 000

В базовый пакет входит:

• сопровождение 1С;
• текущее ведение учета по всем регистрам;
• формирование книги покупок, продаж и кассовой книги;
• подготовка авансовых отчетов (до 10 штук в месяц);
• кадровое делопроизводство;
• расчет заработной платы и других вознаграждений;
• формирование платежных поручений по налогам и запросам клиентов;
• подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности и ее сдача в государственные органы;
• защита интересов заказчика в налоговой инспекции.

При этом минимальные затраты на оплату работы штатного бухгалтера без учета расходов на интернет, оборудование рабочего места, закупку расходных материалов составят не менее 35 000 рублей плюс налоги в ПФР и ФСС 10 500 рублей (30% от заработной платы).

Преимущества от передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг очевидны. При помощи этой услуги можно не только существенно сократить расходы, но и обеспечить компании своевременную сдачу в налоговые органы всей необходимой отчетности, тем самым избежав штрафов и других санкций.

Поставщики услуг бухгалтерского аутсорсинга

Услуги по ведению бухгалтерского аутсорсинга предоставляются многими компаниями. О том, какие фирмы занимаются бухгалтерским аутсорсингом и почему следует быть очень осторожными в выборе, нам рассказала Виктория Языкова, руководитель практики «Консалтинг. Экспертиза. Аудит» консалтинговой компании КСК групп:

«На рынке, действительно, очень много фирм, работающих в этой сфере. Здесь и юридические, и аудиторские, и консалтинговые агентства, и специализированные бухгалтерские компании. Дело в том, что для ведения подобной деятельности не требуется лицензия, и вот в этом-то кроется главная опасность для клиентов.

Гарантия качества услуг аутсорсера, а соответственно, и достоверности отчетности — это большой опыт организации, ее сложившаяся репутация на рынке, наличие дипломов и сертификатов, оказываемый ею спектр услуг и конкурентоспособные цены на них.

В связи с этим хочу порекомендовать всем, кто решил передать бухгалтерию на аутсорсинг, проанализировать имеющуюся на сайтах специализированных организаций информацию. Обратите внимание и на то, сколько компаний находится в ведении у одного бухгалтера, поскольку слишком большое их количество может отрицательно сказаться на качестве услуг.

В КСК групп услуга аутсорсинга бухгалтерии предоставляется по техническому заданию заказчика. Прежде чем взять компанию на обслуживание, наши специалисты обязательно проводят экспресс-аудит с целью выявления текущего состояния дел.

Наша компания работает на рынке уже более 20 лет, и этот практический опыт, а также доскональное знание законодательства позволяют нам сотрудничать с компаниями различной отраслевой направленности. С каждым предприятием мы согласовываем индивидуальный график документооборота. От лица клиента назначается координатор, который взаимодействует с представителем нашей компании, ответственным за аутсорсинг бухгалтерского учета. Исполнитель работает с первичной документацией, обрабатывает ее и формирует отчетность.

В рамках финансового и бухгалтерского аутсорсинга мы предоставляем своим клиентам широкий спектр услуг, включая расчет заработной платы, подготовку статистической отчетности и налоговой документации, ведение учета от лица главного бухгалтера. Весь комплекс услуг выполняется в нашем офисе».

P.S. КСК групп — одна из крупнейших аудиторско-консалтинговых компаний в России, присутствует на рынке с 1994 года. В 2016 году КСК групп признана лидером юридического консалтинга, по версии рейтингового агентства «Эксперт РА».

Ведение бухгалтерского учета может быть организовано руководителем компании в нескольких формах:

• введение штатных бухгалтерских должностей;
• передача полномочий по учету специализированной компании;
• удаленная работа специалистов.

Первый вариант считается наиболее затратным, но он привычен для работодателей и позволяет контролировать действия сотрудника, оценивать эффективность его труда каждый день на протяжении всего рабочего времени. Оплата услуг по ведению учета сторонними организациями или создание условий для удаленной работы бухгалтерских специалистов – альтернативные варианты, которые помогут сэкономить на содержании бухгалтерской службы.

Особенности организации и ведения удаленной бухгалтерии

Применение схемы ведения бухгалтерского учета дистанционно привлекаемыми частными специалистами или аутсорсинговыми компаниями позволяет решить проблемы стационарного размещения штата финансовых работников. Компании из категории среднего и малого бизнеса используют такой способ для экономии средств на зарплате и страховых взносах, на аренде помещения и закупке компьютерного оборудования.

ВАЖНО! Сотрудничество с удаленным бухгалтерским специалистом должно быть подкреплено письменным договором.

Договорной документацией закрепляется график дистанционной работы, принципы оценки качества труда, стоимость услуг и порядок их оплаты. Для получения гарантий нераспространения конфиденциальной информации сторонним специалистом в соглашении с ним прописывается ответственность за разглашение коммерческой тайны, за допуск к документам третьих лиц, возможные штрафные санкции.

СОВЕТ! При организации работы удаленных бухгалтеров необходимо на начальном этапе разработать эффективную систему документооборота между офисом и дистанционными работниками.

Документы, необходимые для работы, бухгалтер может получить несколькими способами:

• брать лично, приходя с определенной периодичностью в офис компании;
• посредством курьерской доставки;
• через внутреннюю электронную сеть;
• в отсканированном виде на электронную почту.

Первый вариант практикуется малыми фирмами и ИП, деятельности которых присущи малые обороты и небольшой объем документации. К услугам курьера обращаются при необходимости организовать доставку важных документов в сжатые сроки. Первичная документация может отправляться бухгалтеру в форме фотокопий или скан-копий через электронную почту. Предприятия из категории среднего бизнеса при создании дистанционных рабочих мест практикуют введение в действие собственной сети, закрытой от внешних пользователей, доступ к которой будет обеспечиваться с любого ПК через интернет по специальным логинам и паролям. Все программы и данные о пользователях в этом случае хранятся на сервере компании.

Для официального трудоустройства дистанционного бухгалтерского специалиста необходимо получить от него:

• паспорт;
• трудовую книжку (если предполагается, что это будет основное место работы, для совместителей норма неактуальна);
• СНИЛС;
• документы, подтверждающие уровень квалификационной подготовки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При составлении трудового соглашения с удаленным работником необходимо прописать, что его место работы и место проживания совпадают.

Для надомных сотрудников должны быть предусмотрены социальные гарантии, которые предоставляются всем остальным группам наемного персонала (отпуска, больничные, пособия).

Обособиться от ежемесячной выплаты заработной платы бухгалтеру, начислений на его доход страховых взносов, предоставления ему социальных гарантий руководитель компании может, если удаленной бухгалтерией будет заниматься не наемный дистанционный специалист, а аутсорсинговая компания. Этот способ организации бухучета выгоден тем, что нет необходимости тратиться на подготовку кадров, на специализированные периодические издания. Стороннее предприятие самостоятельно подбирает специалистов под ведение каждого сегмента работы. От компании-заказчика услуг требуется только обеспечить доступ к бухгалтерской программе фирмы или к бумажной первичной документации.

Специализированным компаниям, оказывающим услуги бухгалтерского направления, можно поручить полное ведение бухгалтерского или налогового учета или делегировать им полномочия по подготовке отчетной документации, оформлению налоговых деклараций или начислению заработной платы.

Преимущества, недостатки

Организация дистанционной работы бухгалтерских специалистов или пользование услугами аутсорсинговых компаний позволяет существенно экономить деньги. Благодаря такой схеме сотрудничества избежать лишних трат финансовых ресурсов получается за счет:

• отсутствия необходимости выплачивать заработную плату с перечислением страховых взносов на нее (если бухучетом занимается сторонняя компания);
• для надомного специалиста не надо оборудовать рабочее место;
• снижаются издержки по аренде помещения;
• ведение бухгалтерского учета и сдача отчетности будут организованы грамотно, все сроки будут соблюдаться (в противном случае к исполнителю по условиям договора могут быть применены штрафные санкции);
• не надо тратиться на подписку по бухгалтерским изданиям;
• отпадает вопрос с курсами повышения квалификации или переподготовки.

Для заказчика услуги ведения бухгалтерского учета сотрудничество со специализированными компаниями выгодно тем, что их сотрудники находятся в постоянном контакте с контролирующими органами, они ежедневно отслеживают изменения в законодательстве. Для таких компаний важно поддерживать статус профессионалов, от этого зависит их репутация и приток новых клиентов.

СПРАВОЧНО! Недостатки системы ведения бухгалтерии дистанционно проявляются в отсутствии возможности оценить степень фактической загруженности специалиста, уровень эффективности его труда. Компания-заказчик услуги по бухгалтерскому обслуживанию лишается инструмента контроля всех операций, осуществляемых бухгалтерской службой.

При отказе от введения в штат бухгалтерских работников руководитель предприятия утрачивает возможность оперативной связи с финансовым органом. Штатный бухгалтер при необходимости может оперативно оказать консультационную или финансовую поддержку, сделано это будет без дополнительной оплаты. В случае с привлечением сторонних компаний или частных специалистов все консультации, не оговоренные договором, надо будет оплачивать отдельно.

Риски дистанционного ведения бухучета:

• нет стопроцентных гарантий неразглашения конфиденциальных сведений;
• мотивационный фактор для надомных работников и аутсорсинговых фирм сводится только к получению прибыли;
• нет эффективных рычагов контроля эффективности действий привлекаемых специалистов;
• вероятность досрочного расторжения договора о сотрудничестве высокая, промедление с подбором новых специалистов может обратиться для компании штрафными санкциями (при отсутствии бухгалтера в период сдачи отчетности предприятием могут быть допущены просрочки в подаче отчетной документации, налоговых деклараций и справок).

Учет

Способ отражения в учетных данных затрат на дистанционное бухгалтерское обслуживание напрямую зависит от того, кто занимается ведением бухучета: надомный специалист, с которым заключен трудовой договор, или специализированная компания. Расходы, связанные с бухгалтерским сопровождением сторонними организациями, относятся к категории управленческих издержек. В учете они аккумулируются на 26 счете с последующим переносом на счета затрат 20, 23 или 29. Допускается вариант с отнесением стоимости услуг сторонних организаций сразу на 90 счет дебетовым оборотом. Выбранная методика отнесения затрат на бухгалтерское сопровождение закрепляется учетной политикой.

Типовые проводки для отражения издержек, связанных с оплатой бухгалтерских услуг сторонних организаций:

• Д26 – К60 в учете показана стоимость обслуживания (без учета суммы НДС).
• Д19 – К60 – учтен НДС.
• Д60 – К51 – произведена оплата фактически оказанных услуг.

Если ведением бухгалтерского учета занимается удаленный специалист, с которым подписано трудовое соглашение, то возникает обязательство по выплате заработной платы. В этом случае компания выступает в роли налогового агента и должна удерживать из доходов дистанционного специалиста НДФЛ, начислять на его заработок страховые взносы с последующим перечислением сборов и налога в бюджет. Проводки при этом составляются как при начислении заработной управленческому персоналу:

• Д26 – К70 – в момент начисления дохода;
• Д70 – К50 или 51 – при выплате зарплаты;
• Д69 – К70 – начислены социальные пособия.

Удержание налога показывается через дебетование 70 счета и кредитование 68, начисление взносов показывается как Д26 – К69.

Введение в условиях пандемии режима самоизоляции, нерабочих дней, самоизоляции и иных ограничительных мер подтолкнули еще большее число работодателей перевести сотрудников на удаленную работу из дома. Бухгалтерия – та деятельность, которую вполне можно осуществлять дистанционно. Главное – организовать рабочий процесс должным образом и при этом не нарушить нормативные требования.
Ведение бухгалтерского учета — процедура, посредством которой осуществляется организация и регулирование бухучета компании, организации или учреждения любого типа. Так как работа бухгалтерии напрямую связана с финансами организации, заниматься ею должны опытные и проверенные сотрудники. Однако предприятиям малого и среднего бизнеса сегодня не требуется собственный бухгалтерский отдел. Те же задачи, причем с меньшими затратами, может решить удаленная бухгалтерия.

Что же такое удаленная бухгалтерия? Бухгалтерский и налоговый учет компании может взять на себя аутсорсер — специализирующаяся на этом сторонняя организация или фрилансер, то есть работающий удаленно по договору бухгалтер. Его задача — учет всех финансовых операций заказчика и их документирование, составление отчетов, выписки, подготовка платежных документов, учет основных средств, расчеты с поставщиками, учет продаж и пр., поэтому он должен хорошо разбираться в бизнесе клиента, понимать, какие именно операции стоят за конкретными документами.

Выгоды…

В идеале такой удаленный сотрудник должен обеспечивать снижение налоговой нагрузки на бизнес, предлагать оптимальный вариант документирования операций, не допускать задолженностей перед покупателями или подрядчиками из-за задержек в оформлении документов, следить за начислением и уплатой налогов, зарплат и премий сотрудникам.
Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию, предприятие может существенно сэкономить на ведении бухгалтерии. К тому же аутсорсер заинтересован в постоянном повышении квалификации своих сотрудников, они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, всегда в курсе изменений законодательства. С представителями контролирующих органов также общается аутсорсер. Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, каким образом можно их уменьшить.
Кроме того, если бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик не обязан начислять страховые взносы и обеспечивать бухгалтерам прочие социальные гарантии, заниматься вопросами подготовки кадров и повышением их квалификации. Все это берет на себя специализированная бухгалтерская компания. В договоре с нею описывается весь перечень оказываемых услуг. А если понадобится профессиональная консультация, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.

…и риски

Однако дистанционное ведение бухучета – это более высокие риски: операционные, кадровые, репутационные риски, риски информационной безопасности, утечки конфиденциальной информации. Это также меньшие возможности эффективно контролировать работу привлеченных специалистов, потенциальное нарушение сроков сдачи отчетности в случае расторжения договора.
Поэтому несмотря очевидные выгоды, «бухгалтер на удаленке» — вариант, с которым связаны определенные неудобства. Аутсорсинговая компания — более надежная альтернатива практически за те же деньги. Она может предоставить максимально компетентного в конкретной области сотрудника. Некоторые аутсорсинговые компании оказывают такие дополнительные услуги, как юридические консультации, кадровый учет, оптимизация налогообложения, доступ к справочным системам, проверку контрагентов.
Аутсорсеру можно поручить полный бухучет или часть работ, например, составление отчетов или начисление заработной платы. Удобнее всего поручить аутсорсеру подготовку и сдачу всех отчетов, которые есть у компании: отчеты в ИФНС (прибыль, НДС, НДФЛ, ПФР, ФСС, ФОМС, транспортный налог, земельный налог, налог на имущество, акцизы и другие). Аутсорсинговая компания сама позаботится о создании электронной подписи и использует ее при составлении отчетов и их передаче через интернет.
В договоре с аутсорсером, как правило, прописываются объем и график работы, критерии оценки качества услуг, размер и механизм выплаты вознаграждения, положения, касающиеся конфиденциальности информации, коммерческой тайны и ответственности сторон. Необходимо подготовить необходимые документы и соглашения, определить алгоритм дистанционной работы финансового специалиста. Заказчик предоставляет аутсорсеру доступ к первичным документам и бухгалтерской системе. Существует ряд систем для ведения бухучета – 1С, веб-сервис «Мое дело» и пр. Самой распространенной является 1С.
Нужно также определить меру ответственности аутсорсера за собственные ошибки. Если аутсорсер страхует свою деятельность от бухгалтерских ошибок, то можно не опасаться, что ошибки в бухучете повлекут за собой штрафы.

Бухгалтерия в облаке

Следует определиться и с наиболее эффективной схемой документооборота. Часто практикуют отправку бухгалтеру сканов первичных документов по электронной почте. ПО и базы данных могут храниться на сервере компании, а доступ к ним организуется через интернет, либо они размещаются на серверах хостинг-провайдера или в облаке. Бухгалтеры уже оценили преимущество облачных технологий.

Обычно аутсорсинговая компания предоставляет клиенту удаленный доступ к бухгалтерии для просмотра данных. А при необходимости можно будет забрать базу с данными. Бухгалтерская компания передаст вам подготовленную базу, поможет установить ее на ваше оборудование.
Особое внимание следует обратить на периодичность создания резервных копий баз данных (обычно за это отвечает провайдер) и на безопасность передачи данных, ведь дистанционно теперь чаще передаются, например, персональные данные, другая информация, требующая защиты от несанкционированного доступа.
Если программа 1С расположена в облаке, то работать с нею можно и с домашнего ПК или ноутбука. Арендуя облачную 1С, вы получаете круглосуточный доступ к ней из любой точки мира. А по стоимости облачная 1С вполне доступна для любой компании.

Аренда или хостинг 1С

Независимо от того, кто занимается бухгалтерией – специалисты, состоящие в штате, фрилансер или аутсорсер, 1С: Предприятие удобно развернуть на виртуальном сервере (VPS) в ЦОД хостинг-провайдера. Такой сервер может работать как под Windows, так и под Linux. При этом не потребуется затрат на оборудование и его обслуживание. Все чаще компании рассматривают аренду сервера как альтернативу его покупки.
Большинство системных администраторов и разработчиков 1С используют ОС Microsoft Windows Server и СУБД MS SQL. Как правило, это VPS с гипервизором виртуализации KVM или Hyper-V. Для 1С нужно от 2 Гбайт оперативной памяти и не менее 40 Гбайт на диске.
В России услуги аренды сервера VPS c 1С (1С: Бухгалтерия,1С: Управление нашей фирмой, 1С: Предприятие, 1С: Комплексная автоматизация и др.) предлагает целый ряд хостеров. В этом случае с 1С можно работать с любого устройства и из любой точки мира. Можно перенести на виртуальный сервер свои базы или создать их с нуля.
Преимущества хостинга 1С:

• Экономия на капитальных затратах, не требуется приобретать серверное оборудование, не нужно покупать лицензию на 1С, продукты Microsoft.
• Информационные базы 1С на виртуальном сервере доступны круглосуточно, в любое время и в любом месте.
• Удобство работы, поскольку 1С на VPS функционирует на любых устройствах с доступом в интернет.
• Не нужно тратить время на обновления и резервные копирования, обычно провайдер делает это за вас.
• Высокая надежность ЦОД.

RUVDS например, имеет широкую сеть надежных дата-центров (они расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Лондоне, Франкфурте, Цюрихе, Амстердаме, Екатеринбурге), и работаем с крупнейшими сетевыми и независимыми дата-центрами с высоким рейтингом надежности, не ниже TIER III (SLA 99,998%). Наши серверы работают на мощном и новом оборудовании от партнера — компании Huawei.Помимо усиленной защиты и резервирования на уровне дата-центра, сертификации ФСТЭК, мы заключили договор страхования с крупнейшей мировой компанией — страховщиком AIG и теперь можем предложить клиентам — юридическим лицам привлекательные условия индивидуального страхования их деятельности и данных на виртуальных серверах компании. Такое страхование дает клиентам уверенность в том, что в случае инцидента они смогут получить возмещение ущерба. Кроме того, это минимизация последствий кризиса, вызванного утечкой данных, компенсация в случае нарушения целостности корпоративной информации.
Итак, виртуальная 1С в облаке по модели SaaS (Software as a Service) позволит пользоваться программным обеспечением как услугой с помесячной оплатой, работать с 1С в облаке из любой точки. Нет необходимости в покупке программного обеспечения, его обслуживании и обновлении. Обходится 1С в облаке значительно дешевле покупки ИТ-инфраструктуры под 1С.
Поэтому облачное решение выбирают исходя из критериев практичности и стоимости обслуживания. Заказчики получают рабочее лицензионное решение без необходимости обращаться к специалистам для обновления системы 1С. Экономия времени, денег, а также возможность работать с приложением с разных ПК могут стать определяющими факторами в выборе продукта. Оформив подписку, клиенты могут автоматизировать основную деятельность, вести учет, рассчитывать зарплату, сдавать отчетность через интернет.
Как показывают результаты тестов, 1С на VPS/\VDS — интересное решение, которое может снять головные боли многих компаний. Поэтому стоит обратить внимание на услуги «VPS-сервер с предустановленной 1С». Конечно – принимая во внимание все плюсы и минусы такого решения.

С каждым годом набирает популярность такое явление, как удаленная работа. Его ещё называют модным словом «фриланс».

Само понятие раскрывает суть сотрудничества: работодатель и работник (заказчик и исполнитель) находятся на расстоянии друг от друга. То есть удаленная работа — это профессиональная занятость вне офиса с помощью интернет-технологий.

Удаленная работа бухгалтером — когда не нужно каждый день ходить в офис

Такой способ трудоустройства интересен многим. Особо популярен он у тех, кому надоело трудиться «на дядю», но открыть собственный бизнес не получается. Немало среди удаленщиков пенсионеров, женщин в декрете, студентов.

Этот вид заработка можно рассматривать и как основной, и как подработку. Работа на дому удаленно экономит ваше время и деньги!

Начав работать из дома, Вам больше не придется тратить время на дорогу от дома до офиса, стоять в дорожных пробках, придерживаться дресс-кода, принятого в компании. Вы сможете сэкономить на транспортных расходах, обедах в кафе.

Все больше программистов, дизайнеров, маркетологов, бухгалтеров становятся членами сообщества удаленщиков.

Я — профессиональный бухгалтер с опытом во фрилансе более 10 лет, поэтому и рассказывать я буду именно о том, как работать бухгалтером удаленно.

С чего начать работу — пошаговая инструкция

Получить желаемый результат в любом деле можно, лишь проведя качественную предварительную подготовку.

Вы не знаете, как организовать работу удаленно? Как начать работать бухгалтером на дому? Тогда моя пошаговая инструкция придется как нельзя кстати!

Шаг 1. Организуйте рабочее место

Всем, кто хочет оказывать бухгалтерские услуги удаленно, я рекомендую сначала обустроить свой мини-офис на дому. Да-да, только так и никак иначе!

Если этого не сделать, то можно попасть в весьма неприятную ситуацию.

Пример из жизни

Моя приятельница Ольга, проработавшая много лет главным бухгалтером на крупном заводе, решила уйти на «вольные хлеба». Сказано — сделано!

Найти первых клиентов ей помогли старые связи: когда-то она вела при городском фонде занятости курсы бухучёта для начинающих предпринимателей. Вот некоторые из них и стали ее заказчиками.

«Клиенты — это самое главное, всё остальное второстепенно» — была уверена начинающий фрилансер. Она считала, что стол, стул и компьютер у неё есть, а значит, она готова работать бухгалтером на удаленке.

Наступил первый рабочий день в новом качестве. Ольга наслаждалась тишиной, неторопливо занимаясь своими делами. Как вдруг началось невообразимое: один клиент просит срочно проплатить материалы, другой оприходовать товар на склад, третий — оформить отпуск.

И вот беда: компьютер подвисает, стол далеко от розетки, а удлинитель, как назло, неизвестно где, в принтере картридж чуть «живой», в бухпрограмме одной из компаний бывший бухгалтер не внёс накладные почти за десять дней.

Поздно вечером Ольга, почти выбившаяся из сил, рассказывая мне о своих злоключениях этого дня, больше не сомневалась, что правильно организованное рабочее пространство — это важно!

Для домашнего офиса бухгалтера я советую приобрести следующие позиции:

1. Надёжный компьютер. Лучше посоветоваться со специалистами-компьютерщиками. Возможно, для ваших задач подойдёт тот, которым вы пользуйтесь для общения в соцсетях. А может быть ваш «старичок» не потянет все нужные программы, и вам придётся либо его модернизировать, либо покупать новый.
2. МФУ (принтер+ксерокс+сканер). Вещь первой необходимости, даже если вы в основном имеете дело с электронной документацией. Во-первых, часто требуется отправить скан какого-либо документа с подписями и печатями, а значит, его нужно, прежде всего, распечатать, оформить надлежащим образом, отсканировать и только потом отправить. Во-вторых, бумажный архив «первички» никто не отменял. В-третьих, наверняка вашим сотрудникам может потребоваться копия трудовой книжки (например, для получения банковского кредита). И здесь без ксерокса не обойтись. Поверьте, таких случаев будет много, каждый день.
3. Калькулятор. Считать на телефоне или онлайн-калькуляторе неудобно, проверено на практике.
4. Стол+кресло. Конечно, стол и стул могут быть любыми, но мы же хотим вести дело, не как придётся, а с комфортом. Вспомните, как болит спина и шея, когда приходится просиживать целый день за неудобным столом. Уже через пару часов думать не хочется ни о чём. Мечтаешь скорее всё закончить и размяться.
5. Канцелярские товары. В эту категорию я отнесла не только ручки, карандаши и ластики, но и степлер, дырокол. Всё это мелочи, без которых не обойтись!

Это самое необходимое. С остальным определитесь в процессе.

Проверьте качество связи и интернета. Заранее определитесь с сервисами, в которых вам придётся вести бухгалтерский учёт. Даже если вы знакомы с их функционалом, не поленитесь протестировать ещё раз. Так вы сбережёте свои силы и нервы, когда на вас навалится текучка.

Шаг 2. Составьте резюме

Уверена, никто не будет спорить по поводу важности умения себя презентовать. Ведь будущие работодатели-заказчики как-то должны узнать о ваших основных навыках-умениях, образовании, практическом опыте, сильных-слабых сторонах, профессиональных достижениях и т.п.

Вот такой презентацией для бухгалтера-удаленщика и станет резюме.

Резюме — документ, содержащий достоверную информацию об образовании, практическом опыте, профнавыках и прочих сведениях, необходимых для рассмотрения кандидатуры при трудоустройстве.

Сейчас есть специальные компании, которые за плату предлагают запаковать вашу информацию в красивую оболочку, создать резюме, которое будет презентовать вас потенциальным работодателям в нужном, выгодном ракурсе. Если вам не хочется заморачиваться, то это ваш вариант!

Составить вполне эффективное резюме можно и самостоятельно. Сеть вам в помощь! Пересказывать все советы из многочисленных источников по этому поводу нет необходимости. Найти и прочитать их вы сможете сами.

Я же хочу обратить внимание только на несколько особо важных нюансов этого процесса:

• всегда указывайте только достоверные факты. Помните — все важные сведения легко проверяются;
• структурируйте информацию. Советую воспользоваться шаблонами резюме. Например, на сайте hh.ru, бесплатно зарегистрировавшись, как соискатель, вы легко создадите неплохое резюме;
• следите за стилем изложения информации. Резюме — официальный документ, ваша визитная карточка. Креатив в составлении этого документа допустим, если вы кандидат на аниматора, ведущего шоу-программ и т.п. При устройстве в банк, крупную компанию вольности могут сыграть с вами злую шутку;
• не мните себя Л.Толстым, не пишите своё резюме в нескольких томах. 1-2 стандартных листа вполне достаточно;
• и, как это ни банально, пишите грамотно. Ошибки в резюме недопустимы.

Шаг 3. Найдите заказчика

С рабочим пространством и резюме разобрались! Дело за малым — найти заказчика.

И здесь почти все средства хороши:

1. Не стесняйтесь обращаться к знакомым, рассказывайте им о том, что отныне вы — бухгалтер-фрилансер.
2. Сделайте недорогие, качественные визитки, они могут понадобиться вам в любой момент (к примеру, когда вы ждете своей очереди в налоговую, знайте: люди рядом с вами — это ваши потенциальные клиенты. Общайтесь, рассказывайте о своих услугах, оставляйте визитки).
3. Подписывайтесь на группы в соцсетях, размещающие подобные вакансии — найти их нетрудно.
4. Размещайте объявления в газетах, публикующих вакансии.

Не получилось найти работу «партизанскими» методами, обратитесь к профессионалам — специализированным ресурсам. О них подробно читайте ниже.

Отправляясь на поиск, взвесьте свои силы. Чётко определите, какой объем работы вы готовы на себя взвалить. Обозначьте для себя приоритетные системы налогообложения, то есть те, с которыми вы готовы работать в первую очередь. Определитесь с компаний, применяющей такие системы, и начинайте свои первые шаги в бухгалтерском фрилансе.

Даже если вы суперпрофессионал, не набирайте сразу много клиентов. Удалёнка — это не работа в офисе, здесь свои правила, к которым вам ещё придётся привыкать.

Где найти удаленную работу бухгалтером

Итак, определим места, где водятся работодатели — заказчики, готовые сотрудничать с бухгалтерами-удалёнщиками.

Таких мест немало: биржи фриланса, специализированные сервисы по поиску работы, доски объявлений в интернете, кадровые агентства и т.п.

Познакомимся с самыми популярными:

1) FL.ru — это место, где встречаются исполнители и заказчики со всей России и стран СНГ. Сервис начал свою работу в 2005 г. За эти годы количество зарегистрированных пользователей достигло более 1,5 млн.человек. Программисты и дизайнеры, бухгалтера и копирайтеры, консультанты и репетиторы могут найти себе работу через интернет на дому, безопасный достойный заработок.

Возможности Биржи:

№	Для фрилансеров	Для заказчиков
1	находить удаленную работу	размещать онлайн вакансии
2	размещать портфолио	размещать офлайн вакансии
3	участвовать в конкурсах	доступ к каталогу исполнителей

2) Веблансер — это ещё одна Биржа фриланса, где бухгалтера могут найти удаленного заказчика для своих услуг. Сервис был создан в начале 2000-х, но до сих пор занимает лидирующие позиции.

Преимущества Биржи Weblancer:

• простота доступа к ресурсу;
• гарантия качества;
• выгода заказчика и исполнителя гарантируется внутренним арбитражем;
• наличие услуги «безопасная сделка».

Зарегистрировавшись, вы сможете не только разместить своё объявление, но и откликаться на предложения заказчиков. Однако доступно это только на платных тарифах. Бесплатно можно лишь просматривать вакансии.

Приятно, что здесь можно найти как постоянную работу, так и проектную. Выбирать вам!

3) Авито — одна из самых известных онлайн досок бесплатных объявлений в РФ. По состоянию на июнь 2017 на площадке было размещено более 35 млн. различных объявлений.

Здесь размещаются самые разные объявления: о купле-продаже вещей, техники, недвижимости, вакансии, предложение услуг. Нас же интересует раздел «Услуги». Конечно, на сервисе есть специальный раздел «Работа», но предложение бухгалтеров печатаются именно тут. Чтобы получить доступ, необходимо пройти несложную бесплатную регистрацию.

А дальше всё просто! Размещаете цепляющие объявление с предложением бухгалтерских услуг удаленно, прикрепляете свои сертификаты и дипломы, относящиеся к бухучёту (при их наличии) и ждёте первых клиентов. О том, что на ваше предложение имеется отклик, вы узнаете из сообщения на электронную почту, указанную при регистрации.

Хотите ускорить процесс? Закажите платное продвижение своих услуг.

Что нужно, чтобы стать успешным бухгалтером на дому

Чтобы стать преуспевающим бухгалтером-удалёнщиком, нужно обладать некоторыми ключевыми качествами. Не путайте их с профессиональными компетенциями. Их наличие не обсуждается!

Речь идёт о:

• навыках общения. Уметь общаться с людьми, располагать их к себе очень важно. Коммуникабельные специалисты быстрее находят заказчиков, заключают более выгодные контракты;
• самоорганизации. Уйдя на фриланс, люди расслабляются. Перестают планировать, правильно распределять время между работой и отдыхом. Им кажется, что не успели сегодня, сделают завтра. Так пробегают дни. И вот уже на одну задачу наслоилось еще десять. Все они требуют срочного решения;
• самоконтроле. Над вами больше нет начальников, никто не контролирует ваши дела. Как сложится ваша карьера, теперь зависит только от вас;
• желании саморазвиваться. Бухгалтерский и налоговый учёт — это, пожалуй, одна из тех сфер, которая постоянно меняется. Удаленщикам никто не пишет инструкций и регламентов, не следит за обновлением законодательства, не заботится о повышении их профессионализма. Только личное желание саморазвиваться позволит вам выдерживать конкуренцию и стать успешным.

В продолжение темы советую посмотреть полезное видео:

Итак, мы узнали, с чего следует начинать бухгалтеру, решившему перейти на удаленку, убедились, что сделать это вполне реально: спрос на таких специалистов есть. В такой деятельности есть и плюсы, и минусы. Окончательное решение принимать вам.

Какая мечта есть у любого предпринимателя? Безусловно, максимальная прибыль. Но на этот показатель воздействует не только активность менеджеров по продажам, но и грамотное ведение финансового учета. Без бухгалтерии нельзя представить себе деятельность ни одной фирмы. К сожалению, не всегда легко найти хорошего бухгалтера, а если он и найден, то его работа обойдется примерно в 80–100 тысяч рублей. Это совершенно невыгодно для бизнесменов, по этой причине немало современных работодателей предпочитает пользоваться услугой, которая называется удаленное бухгалтерское обслуживание фирм.

В чем заключается удаленное бухгалтерское обслуживание

Удаленное бухгалтерское обслуживание также хорошо известно как аутосорсинг. Аутсорсинг бухгалтерских услуг – это передача ведения бухгалтерского учета компании специалистам, в ней не работающим. Подобное действие производится с целью оптимизации бизнес-процессов. Дело в том, что так фирма может больше времени уделять непосредственно своему роду деятельности, при этом сокращая финансовые риски и вложения, что тоже очень важно.

Иногда удаленное бухгалтерское обслуживание путают с приглашением внештатного бухгалтера. Это два совершенно разных понятия, так как аутсорсинг связан с передачей регулярных функций, тогда как внештатный специалист обычно привлекается для эпизодических задач.

Эксперты ведут отчетность, работают с налоговыми органами и, в случае необходимости, принимают участие в судебных разбирательствах, если возникают неразрешимые разногласия с контрагентами. Так выглядит базовый список услуг:

• подготовка первичной документации по хозяйственным операциям;
• разработка концепции учета и консалтинг;
• ведение бухучета по всем регистрам;
• расчет заработной платы, начисление налогов на фонд оплаты труда;
• расчет налогов;
• формирование, сдача отчетности в налоговую инспекцию, а также внебюджетные фонды;
• подготовка бухгалтерских документов;
• прием инспекторских проверок.

Читайте материал по теме: Бухгалтерское обслуживание компаний

Какие преимущества и недостатки имеет удаленное бухгалтерское обслуживание

В первую очередь здесь важно сказать о возможности сократить затраты на 30–40%, оплачивая услуги сторонней организации, которая будет производить постановку бухгалтерского учета, налоговый учет фирмы. В таком случае нет необходимости в снижении объема производства. Поскольку не нужно выделять рабочее место для нового работника, покупать офисную технику, программное обеспечение и пр.

Собственник фирмы освобождается от заботы о выплате налогов на заработную плату, отпускных, пособий коллективу. Также значительно сокращается риск появления «черной бухгалтерии», а это ограждает компанию от потенциальных сложностей с налоговыми органами. Осуществление удаленного бухгалтерского обслуживания компании возможно либо на территории клиента, либо в помещении организации, предоставляющей данные услуги.

Услуги, предоставляемые аутсорсинговыми компаниями, по своим объемам ограничиваются исключительно финансовыми возможностями фирмы-клиента. Существующие на сегодняшний день оборудование, технологии позволяют вести постоянный контроль работы, благодаря чему собственник всегда понимает, какие бизнес-процессы на данный момент происходят на его предприятии. Это дает возможность руководителям больше времени отводить на ведение, развитие своего дела, не отвлекаясь на его рутинное обслуживание.

Такого рода услуги обычно предлагаются консалтинговыми или аудиторскими организациями. Поэтому потребитель получает сразу и высококлассного работника в сфере бухгалтерии, и опытного аудитора. В большинстве случаев ведение консультаций вносится в договор о комплексном обслуживании предприятия-клиента. Тогда вероятность совершения ошибок практически сводится к нулю, ведь готовят и проверяют отчетность отделы одной фирмы.

Еще одной гарантией высокого уровня предоставляемых услуг по удаленному бухгалтерскому обслуживанию оказывается часто практикуемое страхование ответственности фирмы-аутсорсера.

Подобно прочим направлениям деятельности, бухгалтерскому аутсорсингу свойственны отрицательные стороны, например:

• Нарушение конфиденциальной информации. Все данные о работе компании раскрываются представителям сторонней организации. Если собственник опасается, что из-за этого шага информация о деятельности его фирмы окажется у конкурентов, необходимо как можно тщательнее подойти к выбору организации, предоставляющей удаленное бухгалтерское обслуживание.
• Также важно быть максимально внимательным при подписании контракта на предоставление услуг. Дело в том, что при его заполнении нередко совершаются грубые ошибки, влекущие за собой проблемы отслеживания работы аутсорсера. Чтобы не столкнуться с такого рода трудностями, требуется предварительно подробно обсудить все тонкости, особенно это касается порядка отчетности перед фирмой-клиентом.
• Во время подписания договора консалтинговая компания обычно дает гарантию, что удаленное бухгалтерское обслуживание будет осуществляться высококлассными специалистами. Но что мы видим в реальной жизни? Немалому числу организаций услуги оказывают студенты-стажеры, которым поручено вести отчетность, бухучет.
• И последнее: при принятии решения оплачивать услуги консалтинговой компании для ведения бухучета как можно серьезнее отнеситесь к этому вопросу, разберитесь в мелочах, оцените все «за» и «против».

Виды удаленного бухгалтерского обслуживания

Если говорить условно, то существуют четыре типа бухгалтерского аутсорсинга:

• Бухгалтерское консультирование – наиболее простой, он чаще всего используется, если требуется осуществить контрольные действия за работой штатных бухгалтеров. Также к услугам внешнего консультанта удобно обращаться в тех случаях, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры обладают некоторой спецификой, допустим, это может быть проведение сделок с иностранной фирмой. Но даже если у руководства нет вопросов к деятельности своих бухгалтеров, очень полезно время от времени проводить консультации с опытными специалистами, например, чтобы быть в курсе постоянно изменяемого налогового законодательства.
• Выборочный аутсорсинг. Сюда входит передача на удаленное бухгалтерское обслуживание отдельных функций бухгалтерии: расчет зарплаты, формирование статистической отчетности, подача налоговой декларации. В этом случае некоторые взаимосвязанные функции осуществляются фирмой-клиентом своими силами. Поводом для выбора частичного аутсорсинга может стать желание руководителя контролировать процессы бухгалтерии. Кроме того, услуги такого рода подходят управленцам, стремящимся избавить своих сотрудников от рутинной работы с большим количеством однотипных операций либо собирающимся сокращать штат.
• Полный аутсорсинг – это полное бухгалтерское обслуживание организации, осуществляемое сторонней фирмой. В таком случае первая имеет возможность отказаться от штатной бухгалтерии, так как все функции переходят к компании-аутсорсеру.
• Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского, налогового учета. Если понадобится, фирма-клиент может полностью передать право подписи представителю фирмы-аутсорсера, чтобы избавиться от лишних временных затрат на документы. Недостатком данного выхода будет абсолютное отсутствие контроля над работой аутсорсера.

Предпочтение определенному способу удаленного бухгалтерского обслуживания связано со спецификой работы фирмы, ее финансовыми ресурсами, готовностью перейти на аутсорсинг.

Читайте материал по теме: Ведение бухгалтерского учета

Сколько стоит удаленное бухгалтерское обслуживание

Если обсуждать вопрос экономической эффективности, по словам провайдеров услуг, удаленная бухгалтерия снижает затраты в этой области в несколько раз. И это без учета оплаты труда, установки лицензированного ПО, покупки литературы, подготовки рабочих мест. Одна из известных аутсорсинговых фирм осуществила сравнительный анализ, чтобы понять, как дорого обойдутся собственная бухгалтерия и отказ от нее в пользу сторонних специалистов. Для исследования выбрали фирму со штатом до 20 человек. При подсчете затрат на оснащение и функционирование собственной бухгалтерии показатели выглядели так:

Наименование статьи	Сумма, руб.	Периодичность
Оплата офисного помещения	18 000	ежемесячно
Расходы на интернет	600	ежемесячно
Канцелярские товары	300	ежемесячно
Услуги связи (на одного человека)	300	ежемесячно
З/п главного бухгалтера	35 000	ежемесячно
З/п бухгалтера	20 000	ежемесячно
Налоги с фонда оплаты труда	30 % от з/п сотрудников	ежемесячно
Обучение сотрудников	6 000	ежегодно

Здесь приведены лишь главные пункты получившегося списка. Когда исходные данные были умножены на количество сотрудников бухгалтерии и число месяцев в году, оказалось, что цена осуществления учета собственной бухгалтерской службой равна 69 000 рублей единовременно и 1 152 тысячи рублей эксплуатационных расходов для довольно небольшой компании.

Теперь посмотрим на стоимость услуг по удаленному бухгалтерскому обслуживанию. Цены, представленные сегодня на рынке, имеют отличия, но мы возьмем за основу средние значения. Прайс-лист тогда будет выглядеть таким образом:

Количество документов в месяц	Расходы в рамках общей системы налогообложения, руб.	Расходы в рамках упрощенной системы налогообложения, руб.
Базовая – до 10	5000	3000
от 11 до 30	9000	6700
от 101 до 150	26 300	21 000
от 151 до 200	31 600	23 000

Теперь берем самую высокую месячную стоимость, умножаем на количество месяцев и прибавляем вложения в ведение кадрового учета. В таком случае услуги удаленного бухгалтерского обслуживания будут иметь стоимость 559 200 рублей в год. После необходимо осуществить еще ряд экономических расчетов. Причина в том, что переход на аутсорсинг позволит сократить расходы, повысит прибыль, а значит, увеличит налог на прибыль. После дополнительных вычислений специалисты организации получили сумму 704 464 рубля. Это ежегодная экономия, которую может получить небольшая компания (малый бизнес), подписав договор на обслуживание с фирмой-аутсорсером. Также здесь стоит учитывать еще один плюс – одновременное улучшение качества работы всей фирмы.

Читайте материал по теме: Удаленная бухгалтерия: плюсы и минусы

Как выбрать фирму, оказывающую удаленную услугу ведения бухгалтерии

Если бизнесмен решил передать бухучет специализированной компании, ему необходимо получить информацию о ней. И тут он сталкивается с проблемой выбора аутсорсинговой организации либо конкретного специалиста.

Лучше всего прибегнуть к совету коллег, партнеров, знакомых, друзей. Если такая возможность отсутствует, ищите сведения своими силами. Ни к чему обращаться к профессиональным детективам. Когда необходимо прийти к правильным выводам, бывает достаточно проанализировать информацию, предоставляемую самой компанией, предлагающей удаленное бухгалтерское обслуживание.

Хотя услуги аутсорсинга не лицензируются, обычно их предлагают аудиторские организации. То есть в первую очередь вам важно удостовериться, имеют ли сотрудники фирмы аттестаты аудиторов, позволяющие вести такого рода деятельность. Также немаловажен срок жизни организации на рынке, наличие сертификатов, дипломов. Отметим, что и число предоставляемых услуг имеет серьезное значение. Ведь чем обширнее их спектр, тем с большим количеством задач справятся специалисты.

Нередко между бухгалтерскими фирмами и государственными инстанциями складываются неформальные отношения. Но важно понимать, что наладить общение со всеми службами, например, налоговой инспекции не представляется возможным. Следовательно, лучше выбирать удаленное бухгалтерское обслуживание в соответствии с тем, где бизнесмен, компания состоит на учете, и где у аутсорсеров налажены связи. В этом случае сторонние специалисты без проблем смогут решать все вопросы в официальных органах.

Уточните также, кто именно займется вашей отчетностью. Специалист, которому поручат вести бухгалтерию, должен быть сотрудником фирмы. Полезно непосредственно познакомиться с ним, узнать его профессиональный уровень. Для этого не нужно просить документ об образовании – это прерогатива работодателя, но вы можете задать ему пару специфических вопросов.

В заключение подчеркнем: поставщиков у любого бизнесмена может быть множество, тогда как аутсорсер бухгалтерии должен быть один. Расходы компании на удаленное бухгалтерское обслуживание – невысокая цена уверенности собственников, клиентов, партнеров в стабильности фирмы.