Учет в магазине

Мы шесть лет общаемся с владельцами магазинов. По нашему опыту, вести учёт в маленьком розничном магазине не так уж и сложно: нужен лишь контроль и оперативное обновление информации о бизнес-процессах. В конце материала вы увидите инструкцию, которая поможет вести учёт товаров в магазине за четыре шага.

Суммовой и аналитический товарный учёт в розничном магазине

Суммовой способ учёта продаж позволит следить за суммой движений денег. Вести суммовой учёт можно в тетради или в таблице Excel. Способ позволит следить за работой магазина по периодам. Запишите в первый столбик расходы за период, во втором фиксируйте данные о продажах. В третий пойдёт сумма приходов — выручка. В четвёртом столбце по формуле «выручка минус расходы» вы рассчитаете прибыль.

Суммовой способ учёта товаров подойдёт на старте, если ассортимент и объёмы продаж невелики. Минус способа в том, что вы увидите только общую информацию о доходах и расходах, но не увидите, какой товар принёс больше прибыли, какая статья расходов тормозит развитие, как меняется прибыль в зависимости от сезона.

Аналитический способ учёта продаж подойдёт, если важно не только видеть прибыль, но и представлять, как влиять на эффективность компании. В этом поможет разделение учета на товары: фиксируйте расходы на закупки и приходы от продаж по товарам и магазинам. В конце периода вы увидите, какой товар показал наивысшую маржинальность и принёс больше прибыли. Если вы усложните аналитику и будете фиксировать не только продажи товаров, но и магазин, сотрудника, который провёл продажу, то в конце периода вы увидите самый маржинальный и самый нерентабельный товар, в каком магазине лучше продаётся тот или иной товар, какой сотрудник сделал больше продаж.

К минусам аналитического способа учёта продаж относится то, что его сложно вести. Требуется контролировать множество деталей. Справиться с этой задачей поможет специальная программа автоматизации систему учёта продаж.

Как вести учет в магазине: Excel или программа для учёта?

Справиться с учётом количества сырья и материалов помогут таблица Excel или специальное ПО для учёта продаж. Таблица для учёта продаж подойдёт для малых предприятий. Сейчас в свободном доступе находятся десятки шаблонов таблиц для учёта продаж в магазине, для работы с ними не требуется установка дополнительного программного обеспечения, кроме привычного Excel. Вся база данных магазина сохранится на компьютере без возможности подключиться удалённо.

Справиться поможет специальная программа для учёта продаж в розничном магазине. То, что готовые решения разрабатываются для крупных фирм, — миф. Программы для учёта розничных продаж доступны и для небольших магазинов. Онлайн-сервисы позволяют настроить систему учёта со взглядом в будущее: магазин и обороты будут расти, и для их обработки потребуется больше возможностей, которые недоступны в простых таблицах Excel. К тому же к базе данных, которая находится в облачном хранилище, можно подключить всех сотрудников и отслеживать работу со смартфона или планшета — был бы интернет.

Как вести учёт продаж в магазине вручную

• Первый шаг. Создайте базу товаров. Внесите в неё все наименования, оформите закупку и укажите начальные остатки. Так вы увидите положение дел на начало продаж.
• Второй шаг — создайте базу покупателей и вносите данные: имена, контакты, покупки и их сумму. Она покажет вам самых преданных покупателей, тех, кто давно не приходил за покупками и кого нужно снова пригласить в магазин, поможет настроить скидки, акции и систему лояльности.
• Третий шаг — приступайте к занесению продаж. Фиксируйте проданные товары, суммы приходов и расходов.
• Четвёртый — смотрите аналитику продаж. Опираясь на отчёты по продажам вы увидите, на что нужно сделать упор в следующем периоде.

Начать вести учёт магазине весьма несложно. Трудности могут возникнуть в самом начале — в выборе способа системы учёта продаж и в занесении начальных данных. Специальные программы для учёта продаж позволяют фиксировать все данные о закупках, продажах и товарно-денежных движений на компьютере и на смартфоне, показывают аналитику продаж на любом устройстве. Автоматизированное ПО для учёта продаж заберёт учёт товаров и продаж в магазине, а вы отдадите все силы на развитие бизнеса.

У многих «нудная» бухгалтерская работа вызывает крайнюю антипатию и делается спустя рукава. Хотя на самом деле это заблуждение. Небрежно относясь к бухгалтерии, рискуете попасть под санкции налоговой инспекции и других органов контроля. И будьте уверены, вас-таки обяжут потратить «ценное время» на восстановление одной из составных частей хозяйственного учета на предприятии – бухучета.

О том, как вести бухгалтерию в магазине любой/определенной направленности – читайте ниже.

Как вести бухгалтерию в магазине самостоятельно пошаговая инструкция

Предлагаем список действий для самостоятельного ведения бухгалтерии в магазине.

• Предисловие. Осуществляйте бухучет аккуратно и регулярно. Эти сведения вам понадобятся, даже если законодательно пока вы не обязаны использовать контрольно-кассовую технику (речь идет об индивидуальных предпринимателях). Понадобятся, например, для заполнения декларации в фискальные органы. Также бухгалтерия является основой управленческого учета и используется при анализе ряда моментов касательно текущего положения бизнеса.
• Изучите ФЗ «О бухгалтерском учете», Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности, НК и ГК РФ.
• Назначьте ответственного за бухгалтерию. Составьте бумагу с правилами по бухучету имущества, доходов, расходов; оформите систематизированный план счетов и бланки «первички», если типовые недоступны.
• Разработайте учетные регистры (журналы) для группировки первичной документации по неким параметрам.
• Вам предстоит начислять заработную плату сотрудникам, рассчитывать и уплачивать налоги в казну, делать страховые взносы в образованные помимо госбюджета денежные фонды.
• Чтобы вести бухгалтерию в магазине самостоятельно, без профессиональной помощи, следует запастись терпением и желанием во все хорошенько вникнуть. Надо купить адаптированное к продажам программное обеспечение по типу самого востребованного – на платформе 1C, установить на компьютер. Прелесть автоматизации процессов заключается в том, чтобы лишь без опозданий заносить в базу необходимые документы. В остальном программа поможет вам разобраться.

Как вести бухгалтерию в магазине продуктов

«Наторговать» значительную прибыль от еды и напитков можно даже в кризис, поскольку аппетит и жажду люди испытывают ежедневно по нескольку раз. Для сохранения и форсирования выручки следует прилежно делать учет товара.

Как же надо вести бухгалтерию в магазине продуктов?

• Заведите тетрадь и вносите в нее данные о каждом проданном товаре. Пусть она лежит у кассы. Заполнять ее должны продавцы, а в конце рабочего дня отчитываться, сколько чего продали.
• Ежемесячно «заливайте» в таблицу Excel на отдельной страничке информацию о наименованиях товара, сколько он весит, где произведен, об упаковке и так далее; текущий объем поставок. А вот объем реализованной продукции добавляйте хотя бы раз в день. Вписывайте также остатки. И не забывайте о специализированных программах, если нет охоты делать всё от и до.
• Поставка вам товара должна сопровождаться тщательной проверкой с вашей же стороны. Нужно убедиться в сходстве количества с суммой в документах снабженца. Затем фиксируйте эти объемы на ПК.
• Делайте ревизию по окончании месяца. Проверяйте остатки «снеди» на магазинных полках и складах. Мониторьте также сроки годности, просроченную еду – в сторону. Наконец, сопоставляйте число на полках с остатком в компьютере – должно быть абсолютное совпадение.
• Используйте ККТ (если есть) с установленном на ней софтом и сканером для определения штрих-кодов. Тогда вам не придется самостоятельно вычислять проданные и не реализованные товары.

Как вести бухгалтерию в магазине одежды

Свежая статистика говорит о том, что последние несколько лет объекты вещевой торговли активно нанимают удаленных специалистов по бухучету, чтобы сэкономить на их услугах.

Функции бухгалтера в магазине одежды:

• учитывает оборот товара, работает с ККТ, обрабатывает счета и документацию;
• ведет учет кадров, начисляет зарплату, взаимодействует с фондами;
• готовит баланс, сдает отчетности в фискальные органы.

То же предстоит делать и хозяевам бизнеса, если они решили отказаться от услуг профессионального «книгодержателя».

Как вести бухгалтерию

Когда алкогольные напитки отпускаются потребителям в розницу, им выдаются чеки контрольно-кассового аппарата. Сколько ежедневно выручается денег – зафиксировано в тетрадке кассира-операциониста. В конце месяца фиксируете:

• начисление налога на добавленную стоимость (если, конечно, платите НДС);
• списанные расходы на торговлю в отчетном месяце.

Затем необходимо списать себестоимость продукции и рассчитать выручку с продажи алкоголя, отминусовав его закупочную цену. Оценивайте товарные запасы любым из названных методов: по закупочной или продажной стоимости.

Магазин с алкогольной продукцией — это не автолавка и тем более не лоток, поэтому накладная на основании расходов и приходов не заменит полноценную бухгалтерию.

Как вести бухгалтерию в магазине автозапчастей

Организовать учет в магазине автозапчастей достаточно непросто, поскольку ассортимент широкий и от разных снабженцев. Продукция циркулирует между складами (крупная розница), инвентаризация проводится довольно часто. Для упрощения бухучета запасных машинных элементов применяйте сканер штрих-кода.

Юрлица оплачивают покупку обычно на расчетный счет, а рядовые потребители наличкой. Последним обязательно выдавайте кассовый чек. Если оплата производится картой банка-эквайрера, который дает возможность рассчитываться за покупку пластиковым индивидуальным платежным инструментом, или посредством онлайн-магазина, то ККТ всё равно нужна.

Как вести бухгалтерию по фирме

По закону все юрлица должны вести бухгалтерию, чтобы была возможность оценивать экономическую деятельность организации и отчитываться перед налоговиками.

Осуществлять учет может как начальник, так и штатный бухгалтер либо аутсорсер.

Если ведение бухгалтерии вызывает у вас сложности, вы всегда можете обратится за помощью в компанию Селен Гранд. Что бы получить консультацию у нашего бухгалтера позвоните по телефону +7 (499) 788-16-17

Инструкция «Как вести бухгалтерию по фирме» самостоятельно:

• Если вы общество с ограниченной ответственностью, то нужно разработать учетную политику на предприятии.
• Установите лицензионную версию 1C.
• Определитесь, как будете собирать и обрабатывать документы, в том числе по кадрам. Наймите курьеров для сбора, а обрабатывают пусть назначенные вами люди.
• Надо разработать журналы для систематизации и хранения входящих и исходящих сведений.
• В зависимости от режима налогообложения, готовьтесь предоставлять в ИФНС одну или сразу ряд деклараций.
• Бухгалтерская отчетность, которую тоже придется подавать, включает в себя информацию о балансе, прибылях и убытках.

Как вести учет товаров в магазине

С какой целью бизнесмену необходимо вести учет товаров в магазине? Чтобы контролировать их сохранность и вовремя предоставлять информацию о валовом доходе и состоянии запасов.

Учитываются поступление и реализация товара; операции по возврату и уценке. Таким образом, учет в рознице — это многоуровневый процесс. Для удобства рассмотрим все по отдельности.

Учет поступления

Учет поступления товара в магазин складывается из целого ряда важных пунктов. Каждый надо оформлять в документах. Чтобы упростить процедуру, целесообразнее ввести в эксплуатацию программы автоматизации.

• За продукцию должны нести ответственность конкретные лица. Не важно, сколько их будет. К примеру, у вас свое производство. В цехе непременно должен находиться контролер объемов выпуска. Точно в срок этот человек обязан предоставлять вам письменный отчет.
• Еще нужно выбрать лицо, отвечающее рублем за учет поступления на склад. Он или она будет принимать документы на перемещение товара и выполнять оформление на продажу.
• Приобретая что-либо у других фирм, заключайте с контрагентами договоры купли-продажи с оформлением всех подтверждающих бумаг. К примеру, работник поручили принять материальные ценности с дилерского склада. Необходимо выписать на имя сотрудника доверенность, чтобы тот мог получить блага. Обяжите его принять, проверить наличие и качество. Если все нормально, то стороны подпишут счет-фактуру и товарную накладную. Отклонения же фиксируются в специальном акте.
• Как только получили пакет документов на продукцию – можете оформлять операцию в бухучете. Убедитесь в правильности заполнения форм, сверка цифр будет не лишней. Занесите счет-фактуру в книгу покупок. Поставьте товар на баланс магазина через так называемые проводки (см. таблицу ниже).

Дт 60 – Кт 50, 51	Поставщик получил деньги за товар.
Дт 41 – Кт 60	Прибывшие на склад от поставщика блага оприходованы.
Дт 44 – Кт 60	Отражение расходы на транспорт от снабженца.
Дт 84 – Кт 60	Отражение выявленной в ходе приемки недостача/порча материальных ценностей для продажи.
Дт 19 – Кт 60	Отражение суммы входящего налога на добавленную стоимость.
Дт 41 – Кт 42	Отражение сумму торговой наценки.
Дт 90 – Кт 42	Отражение списания наценки.

(Конкретика по проводкам – далее в тексте.)

Учет реализации

Реализация предполагает движение товара от продавца к покупателю. Ее оформляют отдельными документами — кассовыми чеками, записями в специальной тетради и расходными накладными. В документах операционист указывает, что было продано, количество, цена, итоговая сумма. Учет может осуществляться как через средства автоматизации (ККТ, сканеры штрих-кода и прилагающийся к ним софт), так и «ручками».

Способы и порядок расчета, примеры

Способы расчета за покупку определяют характер учета реализации благ. Соответственно, проводки по счету N в бухучете, в зависимости от способа оплаты приобретенного товара, будут различаться. Продавцы сбывают продукцию за наличные деньги и по «безналу».

При расчете наличностью, а также картой банка-эквайрера, приобретателю в обязательном порядке выдается чек контрольно-кассовой машины.

Юридические лица обычно уплачивают за покупку посредством денежного перевода на расчетный счет магазина. Сначала выписывается накладная ТОРГ-12 в 2-х экземплярах о подтверждении сделки купли-продажи, а уже затем по факту оприходования товара выставляется счет-фактура с указанием реквизитов — таков порядок расчета с продавцом.

Типовые проводки в торговых организациях, примеры

Проводка бухгалтерская является журнальной записью либо отметками в базе данных ПК, сообщающими о том, что состояние подучётных благ изменилось. Проводки делают, когда поставленный товар стал собственностью вашего магазина, и в момент реализации товара (отгрузка, расчет), и при возврате «брака», и когда оценивают продукцию ниже прежней стоимости (делают уценку).

Типовые проводки в торговых организациях выглядят так:

При поступлении товара (см. «Учет поступления»)
На продажу благ в розницу
Дт 62.Р – Кт 90.01.1, где Дт — Дебет, Кт — Кредит	Отражение реализации.
Дт 90.03 – Кт 68.02	Отражение налога на добавленную стоимость при реализации.
Дт 91.02.1 – Кт 41.1	Отражение информации о себестоимости поставленных товаров.
Дт 50 – Кт 62	Получение платы от потребителя в кассу.
Дт 57 – Кт 62	Отображение расчета за покупку картой банка.
Дт 51 – Кт 57	Получена оплата через платежную карту.
Дт 57 – Кт 62	Принятие выручки банковскими инкассаторами.
Дт 51 – Кт 57	Зачисление инкассированной выручки.
Возврат некачественного товара
Дт 41 – Кт 60	Отражение цены оприходованного.
Дт 19 – Кт 60	Учет входящего налога на добавленную стоимость по оприходованной продукции.
Дт 68.2 – Кт 19	Принятие к вычету суммы входящего НДС.
Дт 41 – Кт 60	Корректировка стоимости благ, которые вернули продавцу.
Дт 19 – Кт 60	Корректировка суммы НДС, которую поставщик предъявил касательно стоимости вороченных товаров.
Дт 68.2 – Кт 19	Корректировка записи по вычету НДС в части стоимости вороченной продукции.
При уценке
Дт 41.1 – Кт 60	Отражение цены оприходованного.
Дт 19 – Кт 60	Учет входящего налога на добавленную стоимость по оприходованной продукции.
Дт 68 – Кт 19	Принятие к вычету налога на добавочную стоимость по купленным благам.
Дт 41.1 – Кт 42	Отражение суммы торговой наценки.
Дт 42 – Кт 41.1	Отражение уценки в сумме торговой наценки на купленный товар.
Дт 50 – Кт 90-1	Признание выручки с продажи товара по заниженной стоимости.
Дт 90-2 – Кт 41.1	Списание продажной стоимости реализованных благ.
Дт 90-3 – Кт 68.02	Начисление НДС с выручки к уплате.
Дт 99 – Кт 90-9	Отражение убытка.

Пример проводок: продажа товарно-материальных ценностей в розницу.

Компания «Фортуна» приобрела блага в количестве пятидесяти единиц общей стоимостью 76700 рублей, включая НДС 11700 рублей. Эти ТМЦ будут сбывать по продажной цене в розничном магазине. Руководствуясь учетной политикой, хозяева магазина для учета продажной цены будут использовать проводку по счету 43 «Торговая наценка». Будет сформирована продажная цена 1820,00 за единицу товара и определена торговая наценка.

Дт	Кт	Сумма проводки в рублях	Характеристика проводки	Документ-основание
62.01	90.01.1		Учтена стоимость оказанной транспортной услуги.	Учтена стоимость оказанной транспортной услуги.
			Списана плановая себестоимость транспортной услуги.
			Начислен НДС на оказанную транспортную услугу.
			Сумма начисленной заработной платы.	Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12), Расчетная ведомость (Т-51).
			Сумма начисленного НДФЛ (43 000*13%).
20.01			Сумма начисленных страховых взносов (43 000 * 30,2).
20.01			Сумма начисленной амортизации за март месяц.	Справка-расчет амортизации ОС.
20.01			Списана стоимость запчастей на ремонт автомобиля.	Требование-накладная на отпуск материалов по форме (М-11).
		12 986	Корректировка стоимости списания оказанной услуги для закрытия фактических расходов.	Справка-расчет калькуляция себестоимости продукции; Справка-расчет себестоимости выпущенной продукции и оказанных услуг производственного характера.

«Счетоводство» в магазине – довольно хлопотное занятие. Однако без него невозможно развивать свое дело в правильном направлении, даже если вы грамотно закупаете товар и эффективно рекламируете его целевой аудитории.

Полезно ознакомиться:

Лицензия на алкоголь;

Согласование сезонных кафе, веранд, павильонов;

Регистрация ИП в ПФР без работников;

Рынок алкогольной продукции: сложности, санкции, ответственность, нововведения в 2017 году.

Независимо, осуществляете ли вы проект нового магазина или же решили оптимизировать тот, что у вас уже работает, одним из важнейших нюансов является количество касс, требующееся для вашего конкретного магазина. Как известно, следствием избытка касс становится простой кассиров (да и неграмотное использование общей торговой площади), а дефицит ККМ — к очередям и снижению товарооборота.

Как найти золотую середину?

Как рассчитать необходимое количество касс в продуктовый магазин – лучшие формулы расчета

Наиболее известным и популярным методом является расчет, основанный на использовании базовым показателем имеющейся торговой площади.

Обычно, по отечественным нормативам, это определяется одной кассой (прим. — для продовольственных магазинов) на 100 м торговой площади (или же 160 м на 1 кассу в случае, если магазин непродовольственный).

Стоит отметить, что в изложенном методе не учитывается расположение магазинов, характер реализуемых товаров, интенсивность потоков покупателей и пр. Также должны использоваться такие параметры, как затраты времени кассира на 1-го покупателя, риск ухода клиента при длинной очереди и другие факторы.

Количество кассовых аппаратов в магазинах разных форматов

1. При низком ценовом уровне и площади около 400 м — 4 кассы.
2. При средних ценах и площади около 600 м — 10 ККМ.
3. При среднем ценовом уровне и площади около 1000 м — 12 касс.
4. Для магазина премиум-класса с площадью около 500 м — 4 кассы.

Формулы расчета — как посчитать, сколько нужно касс?

Всего существует несколько формул расчета.

С помощью 1-й формулы изучают зависимость количества касс от той пропускной способности, которую имеет магазин.

M (T+F*t)/3 600*K= нужное кол-во ККМ

При этом:

• «М» — это непосредственно пропускная способность магазина (прим. — сколько человек проходит в час).
• «F» — это среднее количество всех единиц товара, что покупает 1 клиент.
• «t» — это время обработки одного конкретного товара, измеряемое в секундах (прим. — сканирование кода или ввод кода через клавиатуру).
• «T» — это уже дополнительное время, что расходуется на 1-го клиента.
• «К» — это средний коэффициент использованного рабочего времени каждым кассиром (прим — как правило, «К» = 0,7).
• 3 600 — это, как понятно, количество секунд в 1-м часе.

Что касается 2-й формулы, с ней учитывают площадь торгового зала.

S (T+F*t)/3 600*q*K= нужное кол-во ККМ

При этом:

• «S» — это площадь имеющегося торгового зала.
• «T» — это дополнител/время, что расходуется на расчет 1-го конкретного клиента.
• «F» — это среднее количество всех единиц товара, что покупает 1 конкретный клиент.
• «t» — это время (в секундах), что затрачено на обработку 1-го конкретного товара.
• 3 600 — это, соответственно, количество секунд в 1-м часе,
• «q» — минимальн/площадь торгового зала (прим. — согласно СниП она составляет 2,5 м на 1-го человека).
• «К» — это средний коэффициент использованного рабочего времени каждым кассиром (прим — как правило, «К» = 0,7).

Различия в приведенных выше расчетах обусловлены тем, что при проектировании кассовых зон в обязательном порядке учитываются конкретные условия каждого отдельного магазина, и, уже исходя из них, вносятся определенные (для оптимизации расчетов) корректировки.

Однако с помощью обеих этих формул можно осуществить предварительные расчеты.

На заметку:

Не менее серьезно влияет на общие расчеты по определению числа нужных ККМ и следующие факторы, которые, конечно, тоже следует учитывать:

1. Профессионализм кассиров.
2. Отсутствие/наличие «размена» для сдачи, который существенно тормозит работу кассы.
3. Качество штрих-кодов на товарах.
4. Упаковка на кассах.
5. И другие факторы.

Примеры расчета количества ККМ для продуктового магазина

Чтобы ваши разочарованные покупатели не сбегали из очередей возле касс в чужие магазины, заранее продумайте и просчитайте — сколько все-таки вам нужно касс.

Один из самых простых примеров расчета:

• Время обслуживания 1-го клиента. Чтобы его высчитать, умножаем среднее кол-во товарных единиц у 1-го клиента (обычно около 4-6) на время, затраченное кассиром на сканирование (1-2 сек.) или пробивание (5-7 сек.) 1-й товарной единицы.
• Прибавляем сюда время, затраченное вашим кассиром на непосредственно расчет 1-го клиента. Средний показатель — около 30 сек.
• Например: 6 товарных единиц х (умножить) на 2 секунды и + (прибавить) 30 секунд. Итого: мы получаем 42 секунды. Это и есть время обслуживание 1-го нашего клиента.
• Далее считаем пропускную способность 1-й конкретной кассы (прим. — сколько человек в час через нее проходит). Для этого умножаем данные формулой 3600 секунд на коэффициент 0,7 (прим. — использованное рабоч/время кассира) и далее делим на результат, что нам уже известен (прим. — на время обслуживания 1-го клиента). То есть, 3600х0,7:42 сек. = 60. Итак, кол-во клиентов, которых может обслужить касса в час — 60 человек.
• Далее считаем, сколько клиентов проходит через ваш магазин за 60 минут. Делим нашу выручку за весь день на кол-во рабочих часов (прим. — магазина) и далее — на среднюю сумму, что оставляет клиент в магазине. Например, 800 000 р/день (прим. — выручка за день) : 10 часов (прим. — время работы вашего магазина) : 500 р (сумма, которую, в среднем, оставляет 1 клиент на кассе) = 160 клиентов за час.
• Далее мы должны поделить полученный результат на пропускн/способность 1-й вашей кассы. То есть, 160 : 60 = 2,7. Округляем полученное число до целого и получаем 3 кассовых аппарата. К нему (обязательно) добавляем 1 резервный.
  • Итак, результат: требуется 4 кассы.

Покупка любого торгового оборудования требует серьезного подхода к выбору. Без ККМ обойтись в продуктовом магазине просто невозможно, а их неграмотный выбор ведет к финансовым потерям, поэтому относиться к технич/оснащению своего предприятия следует серьезно и внимательно.