Централизованная бухгалтерия, это что?

Федеральное казначейство с 2018 года реализует масштабный проект по централизации учетных функций федеральных органов исполнительной власти. О первых итогах проведенной в этом направлении работы и дальнейших планах рассказал заместитель руководителя Федерального казначейства Антон Викторович ДУБОВИК.

— Антон Викторович, каковы глобальные задачи проекта по централизации бухгалтерского учета и отчетности и задачи на ближайшую перспективу?

— Важнейшая задача — повышение прозрачности процедур бухгалтерского учета. Это известная тема, и ее актуальность связана с необходимостью повышения прозрачности всей финансово-бюджетной сферы. Вторым результатом нашей деятельности по централизации должно стать повышение качества учетных процедур, их своевременности, полноты, корректности. Резерв для этого, безусловно, есть. Третья задача — создание резервов для оптимизации штатной численности федеральных ведомств: за счет технологической и функциональной централизации учетных процедур, унификации документов учетной политики и бизнес-процессов, организации сквозных бизнес-процессов у нас появляется возможность минимизировать рутинную, механическую работу и высвобождающиеся ресурсы направить на выполнение иных задач и функций. И, конечно, это даже не задача, это неизбежность — участие Федерального казначейства в организации бухгалтерского учета федеральных ведомств будет способствовать повышению финансовой дисциплины, применению единообразных подходов и обеспечению соблюдения бюджетного законодательства.

Если говорить о текущих задачах, то основной является становление процедур централизованного ведения бухгалтерского учета, их поддержание и развитие. Фактически проект стартовал с 1 января этого года. Да, в прошлом году мы начали обслуживать три федеральных органа исполнительной власти, но это была, так сказать, разминка. Нам передали учетные функции Росаккредитация, Министерство науки и высшего образования РФ и Министерство просвещения РФ. С 1 января 2019 года к этой тройке добавилось еще десять федеральных ведомств. Это и мономинистерства, как, например, Министерство РФ по развитию Дальнего Востока, и органы власти с широкой подведомственной сетью, которые проводят множество различных сложных операций.

Задача на текущий год — перевести работу в штатный режим. Сейчас часто используется ручное управление, и нам нужно от этого отойти. В последующие два года мы планируем принять функции ведения бухгалтерского учета от оставшихся органов федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство РФ. С 2020 года нам передадут функции ведения бухгалтерского учета 21 ведомство, с 2021-го — еще 19.

— Вы говорите, что в результате передачи учетных функций на уровень Казначейства России будет повышено качество учета. За счет чего? Ведь первичный документ все равно будет формироваться на уровне ведомства.

— У качества несколько аспектов. Первый — своевременность. Сейчас ситуация складывается так, что практически у каждого бюджетополучателя в столах пылится немало документов, и содержащиеся в них данные отсутствуют в информационных системах. И если рассматривать весь федеральный уровень, то мы не знаем, как соотносится реальное положение дел финансово-хозяйственной деятельности с имеющимися на текущий момент данными. При централизованном ведении бухгалтерского учета каждый факт хозяйственной жизни требует безусловного отражения: есть факт, значит, он немедленно должен появиться в информационной системе, произошли события, значит, они отражаются в бухгалтерском учете. Нет возможности сделать что-то потом. За счет этого и повышается своевременность отражения в учете.

Второй аспект — достоверность. Бухгалтер в лице специалиста казначейства равноудален и от контролирующих органов, и от руководства, и от финансистов конкретного получателя средств федерального бюджета. Это независимый бухгалтер, который отражает все, как есть. Ведь бывают ситуации, когда кто-то сегодня не показывает плохие показатели, например по кредиторской задолженности, потому что поругают, ведь это снизит показатели финансового менеджмента. Он покажет их позже, когда ситуация исправится. Казначей же объективен, независим в оценках и делает все на автомате в хорошем смысле этого слова.

— Кто будет нести ответственность за искажение данных бухгалтерского учета при централизованном ведении учета: ведомство или казначеи?

— Вопрос достаточно сложный. В соответствии с Федеральным законом № 402–ФЗ «О бухгалтерском учете» ответственность за составленный документ несет лицо, его подписавшее. Первичный документ подписывают уполномоченные лица получателя бюджетных средств. А дальше идет учетная процедура — мы должны отражать в учете те или иные показатели. И здесь уже мы отвечаем за то, чтобы это отражение соответствовало требованиям нормативных документов по бухгалтерскому учету.

Пример простой: вы подписали акт выполненных работ, я ставлю его на учет. Если вы подписали акт, но при этом работы реально не выполнены, вы как лицо, подписавшее документ, несете соответствующую ответственность. Если же вы подписали акт, работы выполнены, вы мне представили документ, а я его некорректно отразил в бухгалтерском учете, значит, ответственность как бухгалтер несу уже я.

Это, конечно, упрощенная обрисовка ситуации. При внедрении централизованной учетной модели мы детализируем карты контроля, прописываем, что конкретно находится в зоне ответственности федерального органа исполнительной власти, федерального казенного учреждения, а что — в зоне Федерального казначейства. Хотя, конечно, этот вопрос требует дальнейшей дополнительной проработки.

— То есть система внутреннего финансового контроля органа власти реорганизуется?

— Скорее она модифицируется. Сейчас мы этим вопросом занимаемся, но с приоритетом даже не номер два, а номер три. Мы понимаем, что трансформация внутреннего контроля должна быть, и внутренний контроль главного распорядителя будет распределен между ним и казначейством. Внутри Федерального казначейства контроль тоже требует корректировки. У нас на каждом этапе бухучета есть контрольные процедуры. Сейчас, на стадии становления, одни и те же документы проверяются в казначействе по несколько раз. Субъект учета представляет нам, например, акт выполненных работ, мы его проверяем как бухгалтеры, оформляем все необходимые документы, которые идут на проверку субъекту учета. Потом эти документы опять возвращаются в казначейство, в отдел расходов, и только после проверки в этом отделе производится оплата.

Сейчас мы задумываемся о внутренней оптимизации контрольных действий, хотим, чтобы документы представлялись нам один раз и не делали этих петель. В идеальной модели должно быть так: вы зафиксировали факт хозяйственной жизни и можете о нем забыть. Он отразился в электронной системе, по этому факту сформировались необходимые бухгалтерские записи, трансформировались в платежные документы и ушли к вам на подпись. Подписанные документы автоматически вернулись к нам, произошла оплата, пришла выписка, она обработалась, все необходимые бухгалтерские записи отразились, сформировался отчет. Вы в этом вообще не принимаете участия. Вы получаете уже готовый результат в виде финансового отчета.

— Но в случае, когда ведомство не участвует во всей этой цепочке, будет ли у руководителя достаточно информации для принятия управленческих решений?

— Мы считаем, что недостатка данных не должно возникнуть. Но для этого нужно четко определить состав информации, в которой у руководителя есть потребность. Как известно, руководители оперируют верхнеуровневыми цифрами, бухгалтерия — атомарными показателями, и переход от этих атомарных показателей к верхнеуровневым, к тем цифрам, которые дают возможность принять управленческое решение, является определенной проблемой.

Работая сейчас с федеральными органами исполнительной власти, которые уже передали или передают нам свои учетные полномочия, мы видим, что у всех была разная практика информационного обеспечения принятия решений. Кто-то из руководителей требовал детальную, но обработанную финансистами информацию, кто-то сам делал выборку в информационной системе, а кто-то привык получать на бумаге лаконичную справку.

То есть единый, удобный для всех формат подобрать вряд ли получится. Поэтому мы на этапе предварительной работы предлагаем потребителям использовать нашу подсистему информационно-аналитического обеспечения, объясняем, как с ней работать. Эта подсистема агрегирует в себе всю информацию, связанную с ведением учета, и выстраивает аналитику, которая в доступной форме показывает динамику, структуру и отдельные факты финансово-хозяйственной деятельности того или иного главного распорядителя средств федерального бюджета с детализацией по направлениям деятельности и по подведомственной сети. Пока активного использования этой системы мы не наблюдаем. Но мы ожидаем, что наши коллеги начнут пользоваться базовым функционалом и давать нам обратную связь, исходя из которой мы будем дорабатывать нашу подсистему информационно-аналитического обеспечения.

— Руководитель может почерпнуть из этого ресурса все, что ему необходимо?

— Подсистема обеспечивает мониторинг и акцентирует внимание на тех фактах, которые требуют внимания. Классическая ситуация: ведомство имеет план по доходам и, соответственно, поступления. Руководителю необходимо в первую очередь понимать, как в данный момент времени выполняется этот самый план. Мы удовлетворили эту потребность — сказали, у вас запланировано 100 процентов, а сейчас исполнено 35 процентов. Следующий вопрос: почему такой низкий процент исполнения плана, ведь сегодня уже 1 августа? И дальше руководитель может посмотреть, кто из подведомственной сети какие планы перед собой ставил и как реализовывал. То есть подсистема предусматривает возможность детализировать показатели, что позволяет руководителю выяснить, в каком учреждении все исполнено на нужном уровне, а в каком показатель на нуле.

Но тут возникает другой вопрос: справится ли он со всем этим сам? Говоря о том, что бухгалтерские функции консолидируются в Федеральном казначействе, мы имеем в виду, что бухгалтеры, специалисты, которые занимаются расчетом заработной платы, подготовкой отчетности, высвобождаются. Но все равно на уровне каждого учреждения остаются функции, связанные с планированием бюджета, аудитом, контролем, с вопросами координации и методического обеспечения. Даже сейчас руководитель может позвонить в орган Федерального казначейства и спросить, какие у него доходы. Наши специалисты уточнят: «Вам с учетом нераспределенных доходов или только распределенные? Поступления с учетом возвратов или только поступления?» Вполне возможно, что руководитель будет поставлен в тупик. Между руководителем, который оперирует высокими материями, и бухгалтерской службой, которая располагает конкретными фактами, конечно, должен быть специалист, понимающий, что необходимо для принятия управленческих решений, и способный поставить соответствующую задачу бухгалтерской службе в лице Федерального казначейства.

И еще. Сейчас нужно найти четкую границу между функциями и обязанностями того бухгалтера, который есть в казначействе, и того, который был в федеральном органе исполнительной власти. Наши субъекты учета нам говорят, что мы должны смотреть на все происходящее в их ведомстве как бухгалтеры. Не просто отражать операции, но давать им оценку, формулировать выводы — обеспечивать субъекту учета обратную связь. В этом случае возможны и конфликты. Мы можем давать обратную связь, и мы ее даем в виде различного рода информации. Но принятие решений должно оставаться на уровне конкретного учреждения.

К примеру, кто должен делать прогноз доходов? Органы власти говорят, что это всегда делал бухгалтер. Но у нас другая позиция. Бухгалтер отражает то, что происходит. Как обслуживающая организация, как бухгалтеры мы можем обеспечить аналитику для подготовки этого прогноза, но сделать его должно само учреждение. Эта модель для многих новая, потому что привыкли, что бухгалтер делает очень многое.

— Антон Викторович, в 2018 году в рамках пилотного проекта Федеральному казначейству учетные функции передали три органа государственной власти. Что можете сказать об итогах реализации проекта. Были выявлены какие-либо ошибки в организации работы? Сделаны ли коррективы?

— Цель проведенной в 2018 году работы — это не выявление каких-то ошибок. Это был именно пилотный проект, на базе которого теперь идет развитие процесса централизации учета. Какие основные задачи должен был решить «пилот»? Казначейству было необходимо сформировать методическую базу, проработать организационные инструменты, посмотреть, как это будет работать, и начать готовить технологическую платформу. Федеральным же органам исполнительной власти участие в проекте в первую очередь дало уверенность в том, что в условиях централизации учета они могут полноценно работать и эффективно исполнять свои полномочия.

Второе — и нам, и органам власти нужно было составить четкое представление о том, какие структурные изменения должны произойти в органе власти в связи с передачей учетной функции. Детально определить, что будем делать мы, а что все-таки останется на уровне ведомства.

— А что субъекты учета отмечают в качестве минусов?

— В качестве минуса коллеги отметили, что на первых порах была увеличена нагрузка. Это понятно — переходный период потребовал больших усилий. Еще одна проблема — работа с электронной подписью, что требует постоянного присутствия руководителя и (или) уполномоченного лица, который должен подписывать не скопившиеся за какой-то период документы, а делать это в режиме онлайн. Каждый шаг хозяйственной жизни требует сиюминутной фиксации, а это не всегда комфортно. И мы планируем решать эту проблему: тут нужно менять бизнес-процессы, некоторые принципы документарного оформления, пересматривать вопрос о том, когда на документе необходима подпись именно руководителя.

Возник в органах власти и вопрос о перераспределении отдельных функциональных полномочий. К примеру, информацию о бюджетных обязательствах по контрактам до 100 тысяч рублей всегда готовила бухгалтерия. Контрактная служба приносила в бухгалтерию контракт на бумажном носителе: мы все сделали, остальное — ваши проблемы. Но централизованная бухгалтерия говорит: стоп, контракт — это хорошо, вы его заключили, а где его электронный вид? Поэтому где-то повышается нагрузка на контрактную службу.

Или еще одна проблема, которая пока не имеет линейного решения: кто должен работать с договорами гражданско-правового характера? Кадровая служба отказывается, контрактная служба отказывается. Классически вопрос разрешается так: не знаешь, кому отдать эту работу, — отдай в бухгалтерию. При централизованном учете это не проходит и тому подобное. То есть вопросов еще много. Есть плюсы, есть минусы, и мы их для себя определили. На наш взгляд, когда работа стабилизируется, когда появится четкое понимание, кто и что должен делать, все эти минусы сойдут на нет. Мы считаем, что останутся только плюсы.

— Как при централизации учета решаются такие внутриучрежденческие вопросы, как то: куда, например, обращаться сотруднику, если требуется справка по форме 2-НДФЛ или нужно отчитаться по командировке?

— Конечно, справку 2-НДФЛ будет готовить централизованная бухгалтерия. Мы ведь, получая такую справку, в принципе не задумываемся, каким образом она делается. Как это организовано у нас в Федеральном казначействе? Я делаю заявку: прошу выдать мне справку 2-НДФЛ для предоставления по месту требования. Мне ее приносят уже подписанную, «под ключ». Кадровая служба, агрегируя все заявления, передает их в нашу внутреннюю централизованную бухгалтерию — ФКУ ЦОКР. ФКУ ЦОКР готовит справки и предоставляет их на подпись курирующему заместителю руководителя Федерального казначейства. Дальше кадровая служба их раздает. То есть когда мы организовали свою централизованную бухгалтерию, ни для кадровой службы, ни для конечного получателя ничего не поменялось. Изменился процесс: если раньше сотрудник кадровой службы, чтобы передать заявления, заходил в соседний кабинет, то теперь передает их посредством нашей системы электронного документооборота в ФКУ ЦОКР.

Что касается организации процесса с нашими субъектами учета, то применяем разные подходы. Было бы хорошо привести все в единую систему, но пока мы идем по контексту той практики, которая уже существовала в органе власти. Например, справки по форме 2-НДФЛ для Министерства высшего образования и науки РФ готовятся в нашей электронной системе, подписываются нашей электронной подписью, а коллеги из министерства распечатывают их и заверяют подписью своего руководителя.

Но, например, при подготовке авансового отчета в отношении того же органа власти сложилась другая практика. В Миннауки — большой штат сотрудников, постоянно кто-то ездит в командировки. И мы совместно с ведомством определили два дня в неделю, когда наши специалисты приезжают в министерство и принимают подтверждающие документы, после чего в электронной системе появляется авансовый отчет. Пока это так. Как бы ни говорили, что все должно быть автоматизировано, мы понимаем, что процентов десять всегда будет на бумаге.

— И последний вопрос. Произошли ли сокращения сотрудников в тех ведомствах, которые передали вам свои учетные функции?

— Нет, пока мы ни у себя не увеличивали численность, ни у субъектов учета не сокращали. Миннауки и Минпросвещения — это новые министерства, и они изначально создавались без бухгалтерских служб. Что касается других ведомств… Нередки случаи, когда бухгалтер является одновременно и контролером, и закупщиком, и плановиком. Вот пример. В территориальном органе по штату должно быть десять бухгалтеров. Приходим туда, выясняется: пять вакансий, одна сотрудница в декрете, вторая собирается в декрет — реально работают трое. Объем работы огромный, бумаги пылятся. При этом говорят, что справляются. Но как? Я тоже один могу самолеты строить — склею из бумаги, запущу с пятого этажа, но он долетит только до асфальта. В итоге для данного учреждения в работе со стороны Федерального казначейства принимают участие пять-шесть специалистов, а нам говорят, что до этого справлялись трое, хотя по штату установлено десять. Вот такая арифметика оптимизации…

Эффект от централизации нельзя рассматривать линейно, это не только экономия средств за счет сокращения штатной численности, это еще и высвободившиеся специалисты для решения новых задач. Мы ожидаем, что эффект от централизации должен быть многомерным.

Подготовила С. В. МАРТЫНЕНКО

Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме.

Централизованная форма- это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или сек­ретарем организации (фирмы). В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте.

Децентрализованная формаорганизации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении одной организации собственной делопроизводственной службы. Такая служба автономно (независимо от центральной службы делопроизводства) выполняет весь цикл операций по получению, регистрации, систематизации и хранению документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций (фирм), аппарат которых территориально разобщен. Она применяется также и в тех учреждениях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации или деятельность каждого структурного подразделения достаточно обособлена.

При использовании децентрализованной формы организации работы с документами значительно меняются функции центральной службы делопроизводства.

Смешанная формаорганизации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, контролю за исполнением, хранению дел, обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации (фирме) выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2.7.3. Типовые организационные структуры службы делопроизвод­ства

Структура службы делопроизводства определяет оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управления делами создаются в министерствах и ведомствах и имеют следующий состав структурных подразделений:

Секретариат- структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В составе секретариата работают: помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариат выполняет следующие функции:

ü предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

ü подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

ü организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

ü бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной, сервисные функции и т.п.).

Инспекция при министревыполняет функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных до­кументов органов власти, приказов министра.

Канцелярия министерства создается в структуре управления делами и состоит из следующих структурных подразделений: экспедиция, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпная, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

ü прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

ü доставку документов в структурные подразделения;

ü обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

ü количественный учет поступающих и отправляемых документов.

Подразделение по учету и регистрации документов(сектор, группа и др.) создается для обеспечения регистрации документов. Оно осуществляет следующие функции:

ü регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

ü формирование и ведение справочно-информационного массива;

ü контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (с точки зрения визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов

ü II Т.Д.).

Группа контроля(бюро, отдел, инспекция и др.) выполняет:

ü контроль за сроками исполнения документов;

ü контроль за сроками исполнения устных распоряжений руково­дителя;

ü анализ исполнительской дисциплины;

ü информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Отдел (бюро) по работе с обращениями граждансоздается для ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан. Он выполняет следующие функции:

ü регистрацию обращений;

ü контроль за сроками исполнения;

ü анализ исполнительской дисциплины;

ü информирование руководства о ходе выполнения обращений граждан;

ü формирование дел;

ü подготовку и передачу документов в архив организации.

Машинописное бюро (компьютерный центр подготовки документов) — структурное подразделение, основной задачей которого является создание (печатание, набор текста) документов. В его задачи входит:

ü перепечатка документов с черновиков;

ü считка и правка текстов документов;

ü учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюроспециализируется на размножении документов. Его задачи:

ü копирование текстов;

ü тиражирование текстов документов;

ü подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

Архивявляется структурным подразделением в составе Управления делами, которое создается для хранения и использования документов министерства (ведомства). Основные функции архива:

ü прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

ü учет, систематизация, хранение и организация использования документов;

ü контроль за соблюдением правил формирования, хранения и и пользования дел в структурных подразделениях;

ü подготовка дел к передаче на государственное хранение.

На государственных предприятиях, в научно-исследовательских проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях делопроизводственная служба носит название канцелярия. В составе канцелярии создаются подразделения (отдел, сектор, группа):

· по приему и обработке поступающих и отправляемых документов;

· по учету и регистрации документов; по контролю за сроками исполнения документов;

· по работе с обращениями граждан;

· по созданию документов (машинописное бюро, компьютерный центр);

· копировально-множительное бюро;

· архив.

Если количество сотрудников канцелярии невелико, то каждый из них выполняет несколько задач, например, один отвечает за регистрацию поступивших документов, контроль за сроками их исполнения и информационно-справочную работу, а другой — за копирование, перепечатку документов и делопроизводство по обращениям граждан. Неза­висимо от числа сотрудников и распределения обязанностей между ними канцелярия должна выполнять функции, перечисленные выше.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуре, муниципалитете) местного самоуправления. В структуре общего отдела, помимо всех перечисленных подразделений, свойственных делопроизводственной службе, создается еще протокольный отдел, группа писем и приемная. Наличие таких структурных подразделений объясняется спецификой их деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольный отдел (группа)- создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следу­ющие функции:

ü подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

ü анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

ü организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

ü прием, регистрация, хранение документов и организация справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Группа писем(бюро жалоб, отдел обращений населения и т. п.) осуществляет:

ü прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

ü подготовку обращений к рассмотрению руководством;

ü контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях, учреждениях или сторонних организациях;

ü извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

ü формирование и хранение дел с документами по обращениям;

ü анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

ü организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий.1

Руководство негосударственных организаций (фирм) может принимать решение о создании службы делопроизводства, ее названии и внутренней структуре самостоятельно. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива.

Минфин разработал проект постановления правительства о порядке передачи в казначейство бухгалтерских функций федеральных и региональных министерств. Казначейство должно обеспечить единый подход к учету и интегрировать его в единую электронную систему для создания прозрачной и полной базы данных. Де-факто речь идет о том, что бухгалтерские мощности казначейства позволяют превратить его в единый расчетный центр. Дублирующие эти функции местные и региональные подразделения органов власти предлагается сократить — по замыслу Минфина экономию от этого можно будет использовать в том числе для повышения зарплат остающихся госслужащих.

Продолжая работу над бюджетной централизацией, Минфин подготовил проект постановления Белого дома, устанавливающий обязательные требования к передаче казначейству бухгалтерских функций федеральных министерств и высших органов исполнительной власти в регионах и муниципалитетах. Как следует из пояснительной записки к проекту, разработки подзаконного акта требовали принятые в июле 2019 года поправки к Бюджетному кодексу о совершенствовании государственного и муниципального контроля за финансами. В частности, нововведения предусматривали передачу министерских функций по бюджетному учету, оплате труда и перечислению обязательных платежей в бюджеты РФ в ведение казначейства и подотчетных ему региональных и муниципальных минфинов —создания централизованной бухгалтерии.

Решение о передаче полномочий принимается федеральным и региональным правительствами, при этом по проекту Минфина оно должно содержать перечень передаваемых казначейству полномочий и сам периметр централизации — подпавшие под процедуру органы исполнительной власти. В частности, правительства должны указывать сроки передачи полномочий, условия по переходному периоду и обязательные требования к организации централизованного учета. Так, казначейство должно обеспечить единый подход к ведению бухучета, исключить дублирование процедур сбора информации, унифицировать документы и интегрировать их в единую информационную систему управления общественными финансами, что должно сократить сроки их обработки и доступа к ним.

Предполагается, что порядок взаимодействия казначейства с получателями средств определит централизованная бухгалтерия, для этого должен быть разработан акт о единой учетной политике. При этом казначейство заменит «централизуемые» органы и в части взаимодействия с ФНС, ФСС, ПФР, Росстатом и другими госорганами.

Ранее глава Федерального казначейства (ФК) Роман Артюхин заявлял, что центры обработки данных Минфина способны справиться с переводом в ФК всего бухучета федеральных органов, при этом настаивать на этом никто не будет (см. «Ъ” от 20 марта). Впрочем, свои бухгалтерии уже утратили Минпросвещения, Миннауки и Минвостокразвития. Напомним, консолидация в казначействе бухгалтерских функций министерств — лишь часть общего процесса сокращения численности госслужащих: по плану в 2020 году оно затронет 10% штатной численности федеральных и 5% состава региональных ведомств, при этом сэкономленные от этого средства Минфин предлагает потратить на повышение окладов остающихся чиновников с тем, чтобы снизить долю переменной части оплаты их труда (доплат и премий) до 40% с нынешних 60%.

Диана Галиева

Централизованный бухгалтерский учет перестал быть прерогативой бюджетных учреждений. По этому принципу работают уже и крупные частные компании, небольшие фирмы предпочитают отказываться от идеи создания собственного штата бухгалтеров и обращаются в специализированные аутсорсинговые организации.

Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:

• Аутсорсинговая компания.
• Инсорсинговые услуги.
• Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.

При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.

КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

• вариант с полной централизацией;
• форму частичной централизации;
• контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
• подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Необходимость создания централизованной бухгалтерии

Письмо Минфина России от 19.082003 № 03-01-01/11-241 указывает на основную цель централизации учета в бюджетной сфере: необходимость минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб. К перечню задач, решаемых усилиями ЦБ, можно отнести:

• увеличение степени достоверности учетных данных;
• возможность применять к разным случаям единую методологию;
• понижение уровня налоговых рисков;
• оперативную подготовку всех видов отчетности;
• обеспечение экономии фонда оплаты труда за счет сокращения общего штата финансовых сотрудников;
• уменьшение расходов на организацию учета на предприятии.

ВАЖНО! В Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о праве руководителя хозяйствующего субъекта самостоятельно принимать решение о том, как будет вестись учет в организации: своими силами, третьими лицами или специализированными компаниями на договорной основе (п. 3 ст. 7).

Обязанности централизованной бухгалтерии

Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:

• приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
• коллективного договора;
• положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
• правил внутреннего распорядка.

Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:

• подготовку отчетов;
• отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
• проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
• мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
• контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
• реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.

В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.

Преимущества и недостатки

Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:

• отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
• управленческие расходы сокращаются;
• реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
• единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
• контролирующие действия унифицированы;
• использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
• не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
• риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.

К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.

Как создать централизованную бухгалтерию

Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:

1. Выбор правовой формы новой структуры.
2. Регистрация организации.
3. Определение функционала финансового органа и его организационной структуры.
4. Составление образца типового договора на оказание бухгалтерских услуг.
5. Составление штатного расписания и подбор персонала.
6. Оформление прейскуранта услуг.

Правовая форма централизованной бухгалтерии

Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица. В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ. При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.

Организационная структура централизованной бухгалтерии

При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:

1. Управление по подготовке отчетной документации (руководящий состав).
2. Планово-аналитический или экономический отдел.
3. Группа главных специалистов.
4. Расчетчики для начисления и учета расчетов с наемными работниками.
5. Учетчики.
6. Хозяйственное подразделение.

Типовой договор оказания услуг

Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:

• функции ЦБ;
• права и обязанности сторон соглашения;
• меры ответственности за конкретные виды нарушений;
• указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
• сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
• правила документооборота;
• особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.

Штатное расписание и персонал

В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание. На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации. Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.

Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.

Личные качества бухгалтера.

Для бухгалтера необходимы такие личные качества, как:

— уравновешенность,

— стрессоустойчивость,

— внимательность,

— логическое мышление,

— усидчивость,

— ответственность,

— пунктуальность,

— умение аргументировано отстаивать свою точку зрения,

— дисциплинированность,

— организованность,

— способность анализировать и правильно решать поставленные задачи,

— терпеливость,

— настойчивость,

— аккуратность,

— обязательность,

— справедливость,

— эмоционально-психическая устойчивость (способность к самоконтролю),

— «педантизм» в работе,

— исполнительность,

— сообразительность,

— желание развиваться,

— трудоспособность

— способность работать с большим объемом информации и к длительной кропотливой работе и др.

Нравственные качества бухгалтера.

Бухгалтерская профессия играет большую роль в обществе. Мир меняется в сторону глобализации экономических рынков, инвестиционные границы расширяются. Профессиональный бухгалтер должен обладать широтой мышления, чтобы понимать основы современного бизнеса. В то же время нравственные качества бухгалтера (как и любого человека) формируются в течение всей его жизни. Развитие этих качеств требует напряженной работы над собой, осознавания и нравственной оценки жизненных ситуаций, конкрет­ных событий, своей роли и места в них. Это длительный про­цесс, резкие скачки в нем чрезвычайно редки и маловероятны.

Этические качества бухгалтера.

— Честность: при предоставлении профессиональных услуг профессиональный бухгалтер должен действовать открыто и честно. Под честностью понимается не только правдивость, но также беспристрастность и надежность. В соответствии с принципом объективности все профессиональные бухгалтеры должны действовать справедливо, честно и не иметь конфликта интересов.

— Объективность: профессиональный бухгалтер должен быть справедливым, на его объективность не должны влиять ни предубеждения, ни пристрастия, ни конфликт интересов, ни другие лица или иные факторы.

— Профессиональная компетентность и должная тщательность: профессиональный бухгалтер предоставляет профессиональные услуги с должной тщательностью, компетентностью и старанием. В его обязанности входит постоянное поддержание профессиональных знаний и навыков на высоком уровне с тем, чтобы его клиенты или работодатели могли пользоваться пре­имуществами компетентных профессиональных услуг, основанных на новейших разработках в области практики, законодательства и технологий.

— Конфиденциальность: профессиональный бухгалтер должен соблюдать конфиденциальность информации, полученной в процессе предоставления профессиональных услуг, и не использовать или раскрывать такую информацию без надлежащих и конкретных на то полномочий, за исключением случаев, когда раскрытие такой информации продиктовано его профессиональными или юридическими правами или обязанностями.

— Профессиональное поведение: действия профессионального бухгалтера должны поддерживать хорошую репутацию его профессии и не дискредитировать ее.

— Регламентирующие документы: профессиональный бухгалтер обязан выполнять профессиональные услуги в соответствии с применимыми профессиональными правилами (стандартами). Профессиональный бухгалтер обязан тщательно и квалифицированно выполнять указания клиента или работодателя в той мере, насколько они соответствуют требованиям честности, объективности и независимости.

— Деловой этикет: важнейшая сторона морали профессионального поведения человека. Знание его — необходимое профессиональное качество, которое надо приобретать и постоянно совершенствовать — это ключевые условия для успешной работы в любой организации. Следование правилам делового этикета – залог успеха в работе. На работе принято приветствовать всех коллег. В офисе действуют те же правила хорошего тона, что и везде: во главе угла уважение к окружающим. Вращаясь в деловых кругах, старайтесь не говорить лишнего. Ведь во всех организациях существует внутренний неписаный кодекс, который недопустимо разглашать вне своего офиса. Также правила делового этикета предписывают воздерживаться от обсуждений личной жизни сослуживцев.

Деловые качества бухгалтера.

К деловым качествам относятся такие навыки, как высокий уровень базового образования, хорошее владение ПК, базовыми и специальными программами, оргтехникой, хорошее знание русского и желательно иностранного языка, делопроизводства.

Основные виды деятельности бухгалтера.

— учетно-аналитическая деятельность — ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций; отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств; начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей; обеспечение руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других заинтересованных пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета; проведение инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей и обязательств; подготовка данных по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности; использование компьютерных технологий в учетно-аналитической деятельности;

— экономическая деятельность — учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств, а также учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции (выполнения работ и услуг); составление отчетных калькуляций себестоимости готовой продукции (выполняемых работ, услуг); участие в разработке мероприятий по эффективному использованию внутрихозяйственных резервов; выполнение работ по ведению базы данных о хозяйственных операциях и финансовых результатах деятельности организаций и т.д.; проведение анализа хозяйственной деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности с использованием вычислительной техники;

— финансово-контрольная деятельность — проведение в соответствии с действующими положениями документальных ревизий хозяйственно-финансовой деятельности организаций; разработка и осуществление мер, направленных на повышение эффективности использования финансовых средств; обеспечение сохранности бухгалтерских документов, оформление их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

Кодекс бухгалтера.

Кодексы этики – это свод норм правильного, подобающего поведения, считающегося уместным для человека той профессии, к которой данный кодекс имеет отношение.

Профессиональные кодексы этики служат обществу гарантией качества и несут информацию о стандартах и ограничениях деятельности работников в той области, для которой данные кодексы разработаны. Знание кодексов помогает предотвращать неэтичное поведение.

В Кодексе содержатся следующие требования к бухгалтерам:

— бухгалтер, прежде чем занять место, должен тщательно изучить работу предшественника;

— профессиональный долг обязывает предшественника дать исчерпывающий и правильный ответ на запрос преемника;

— если из предварительного ознакомления с делами следует, что работодатель нарушает действующее законодательство, то бухгалтер должен отказаться от предложения;

— бухгалтер может в любое время разорвать трудовой договор с работодателем;

— бухгалтер сам не может требовать повышения по службе;

— бухгалтер должен немедленно отвечать на все вопросы администрации, касающиеся хозяйственной деятельности предприятия;

— бухгалтер должен хранить профессиональную тайну о делах работодателя. Уход с работы не освобождает бухгалтера от этой обязанности;

— все справки о хозяйственной деятельности предприятия сторонним лицам бухгалтер может предоста­вить только по письменному согласию работодателя;

— бухгалтер не должен советовать работодателю как совершить и скрыть следы правонарушения;

— за искажение отчетности работодатель и бухгалтер несут солидарную ответственность;

— бухгалтер обязан регулярно повышать свою профессиональную квалификацию.