Т 2 гс

Несмотря на то, что мы в настоящее время пользуемся достижениями научно-технического прогресса и живем в век цифровой информации, традиционные бумажные работы никак не могут искореняться из делопроизводства. Одним из основополагающих документов в организации, определяющим отношение штатного сотрудника к военной службе, а также служащим источником данных об этом лице, является личная карточка, заполненная по определенной установленной форме Т-2.

В задачи, которыми должен заниматься сотрудник, ответственный за решение вопросов учетной деятельности, входит заполнение карточки на основе документально представленной информации, своевременное обновление данных, сверка с данными из военкомата и бережное хранение документов.

Существуют определенные термины, которые ставят в тупик специалиста по ВУР, особенно если он впервые вносит сведения о воинском учете персонала. Поэтому полезным будет поговорить о наполняемости карточки Т-2 поэтапно.

Избежать этого процесса не удастся по действующему законодательству, так как сведения о гражданах, трудящихся на предприятии и состоящих на воинском учете носят стратегический характер. В подтверждение этому необходимо привести тот факт, что личную карточку сотрудника положено хранить после его увольнения еще 75 лет.

Заполнение шапки и внесение общих данных

Формат полей, которые содержит образец карточки, считается доступным для использования, однако конфиденциальность определенной информации требует ее кодировки. В общем случае, заполнять бланк нужно черной или синей ручкой, но до уточнения некоторых сведений или при возможном предстоящем их изменении допускается временная запись простым карандашом.

В специально отведенных полях прописывается полное название организации и ее кодификация по ОКПО и ОКУД, а также указывается табельный номер сотрудника, номер свидетельства ИНН, СНИЛС и характер работы (постоянная или временная). Личные данные берутся из паспорта. Информация о знании языка представлена в одном из трех видов:

• владеет;
• объясняется;
• переводит со словарем.

Для сведений о полученном образовании предусмотрены резервные поля. Они позволяют вносить изменения, если гражданин получает дополнительную специальность. При наличии нескольких профессий указывается только та, по которой работника приняли в организацию. Необходимо обратить внимание, что при заполнении паспортных данных придется указывать адрес регистрации и фактического проживания. В общем случае эти данные не совпадают.

Внесение сведений о ВУ

Постепенно подошли к интересующей нас теме. Основанием для внесения сведений в личную карточку служит военный билет или приписное удостоверение. Процедура заполнения некоторых полей зависит от званий военнообязанных и видов воинского учета.

Внесение сведений об офицерах запаса

Первый пункт в анкете не заполняется, а сразу вносится воинское звание. Данные берутся из военного билета. При последовательном присвоении званий писать нужно последнее по дате. Наименование профиля указано в п.7 в военном билете. Для большинства офицеров это командный профиль, однако может встречаться медицинский, педагогический, юридический и т.д.

Военно-учетная специальность гражданина закодирована шестизначным числом. В графу ВУС вносится код из военного билета. Отсутствие специальности тоже имеет обозначение. Иногда указывается и группа учета. Для российской армии — это аббревиатура «РА».

Пункт №5, указывающий на категорию годности должен содержать литеру, соответствующую категории, которая была присвоена по результатам заседания военной комиссии. Если в документе отсутствует категория, то в карточку заносится литера «А».

Следующая запись производится в случае наличия мобилизационного предписания. Это документ, выданный военкоматом для сверки данных. Он подразумевает явку без повестки во время объявления мобилизации. В анкету выставляется номер команды, взятый из предписания. При постановке лица на спецучет в соответствующее поле вносится номер удостоверения об отсрочке. Данные о ВУ часто меняются, поэтому рекомендуется писать их простым карандашом.

О рядовых

Категория запаса – это показатель, который определяет прохождение воинской службы. Если гражданин служил в ВС не меньше года, то в запасе он состоит в 1 категории. Лица, не служившие, имеют 2 категорию. Пункты, заполнение которых не вызывает трудностей или производится по аналогии с процедурой внесения сведений об офицерах, рассмотренной ранее, пропустим и выделим лишь те, что имеют особенности. Напротив графы «профиль» без сокращений должно быть написано: «солдаты» или «матросы».

Все остальные поля оформляются по данным военного билета без каких-либо дополнений. Необходимо отметить, что такой способ ведения личной карточки характерен не только для рядовых, но и для матросов, прапорщиков, мичманов и сержантов.

О призывниках

Личные корточки на граждан, которые должны быть призваны в состав ВС, заполняются на общих основаниях. Призывником считается гражданин, верхний возрастной порог которого не достиг 27 лет. Трудоустройство этой категории граждан часто встречается, если была получена отсрочка от армии.

Первое поле, отвечающее за категорию запаса, по понятным причинам не заполняется. Если сотрудник намеревается работать в организации продолжительное время, то запись можно делать ручкой, так как после достижения им возраста 27 лет он получит военный билет и будет считаться военнообязанным в запасе с категорией 2.

Вместо воинского звания следует написать «Подлежит призыву». Часто случается такое, что после службы гражданин возвращается на предыдущее место работы. Чтобы не производить лишних исправлений, поля с изменяющейся информацией, не позволяющие вносить дополнения, следует заполнить карандашом. После изъятия карточки из картотеки обязательно все записи дублировать ручкой.

Еще одной отличительной особенностью заполнения личной карточки для призывника является то, что пункт №7 не заполняется.

Все заполненные сведения согласуются с самим работником. После ознакомления он должен расписаться в документе. Кстати, свою роспись он должен устанавливать при внесении любых изменений. Работник подлежит снятию с учета, если достиг определенного предусмотренного законодательством возраста или отбывает на другое место жительства. Перед тем, как личная карточка будет изъята из картотеки, необходимо в пункте 8 сделать отметку в военкомате, свидетельствующую о снятии с учета.

Самое важное требование к заполнению бланков, которое предъявляется к лицу, ответственному за учетную работу, это аккуратность. Дело в том, что по требованию некоторых военкоматов формуляры с исправлениями могут приравниваться к нарушениям в ведении ВУ. Оспорить их требование невозможно, поэтому прежде чем вносить какую-либо информацию, следует несколько раз проверить ее достоверность. Почерк должен быть каллиграфическим, а записи производиться в строгом соответствии с правилами.

Рейтинг автора Автор статьи Колесникова Анна Специалист по воинскому учету, помощник начальника отделения Написано статей 161

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (установленная форма Т-2ГС (МС)) предназначена для учета лиц, принятых на государственную службу.

Оформляется карточка работками отдела кадров государственного или муниципального учреждения. Основанием для заполнения личной карточки служит приказ о приеме на работу, паспорт, трудовая книжка, военный билет, документ об образовании, страховое свидетельство ПФ и другие документы, предусмотренные законодательством России или требующие специальных знаний и подготовки, а также устные сведения принимаемого служащего.

В личной карточке заполняются все сведения о работнике (его личные паспортные данные, сведения об образовании, знание иностранных языков, семейное положение и состав семьи, сведения о воинском учете).

В личной карточке заполняется трудовой стаж (общий, непрерывный, стаж государственной или муниципальной службы). Подписывается карточка работником кадровой службы и сотрудником, принятым на работу.

В третьем разделе карточки заполняется дата приема, подразделение, должность и оклад, а также все переводы и изменения. Четвертый раздел необходим для внесения сведений о присвоении квалификационного разряда, классного чина, воинского звания или дипломатического ранга, а также размера соответствующей денежной надбавки к окладу. В 5-7 разделах записываются сведения об аттестации работника, повышении квалификации, профессиональной переподготовке соответственно. Также личная карточка предусматривает сбор сведений о государственных и ведомственных наградах, предоставляемых отпусках и социальных льготах. В дополнительной информации записываются данные, позволяющие более детально и всесторонне собрать сведения о служащем.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего применяется для объединения сведений о сотрудниках, принятых на госслужбу. Утвержденная государством форма — Т-ГС(МС). Заполнением бланка занимается кадровик исходя из переданных новым работником документов и устных сведений.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк личной карточки по форме Т-2ГС(МС) .docСкачать образец личной карточки по форме Т-2ГС(МС) .doc

Особенности работы с карточкой и ее оформления

Такой документ заводится на нового сотрудника после издания приказа о его приеме на должность. При внесении сведений сотрудник отдела кадров госучреждения (муниципального) использует паспорт, трудовую, военный билет и другие требуемые бумаги принимаемого на работу госслужащего.

Первые три раздела документа заполняют при приеме на работу сразу же, а остальные — в ходе трудовых задач. Если какие-либо данные корректируются, то эти изменения должны быть заверены кадровиком.

Для справок! При заполнении можно воспользоваться постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года №1. Им была введена в работу личная карточка Т-2ГС(МС). В разделе, который посвящен этой форме, есть рекомендации по работе с ней.

Что важно еще иметь в виду:

1. Унифицированные формы перестали быть обязательными с января 2013 года (п. 4 ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»), но государственные учреждения используют в своей работе именно законодательно предложенные бланки.
2. Заполнять форму нужно аккуратно, печатными буквами, разборчивым почерком.
3. Все формулировки нужно вносить именно так, как они указаны в документах-основаниях.
4. Сам госслужащий расписывается в бумаге минимум 3 раза: когда с ним заключают трудовой договор, когда знакомится с записью о приеме на должность в трудовой книжке, при увольнении. Если в форму Т-2ГС(МС) вносятся какие-либо корректировки, то каждый раз с ними знакомят работника, а он ставит свою подпись.
5. Хранить личные карточки нужно в специальных номенклатурных папках. Они не должны быть доступны посторонним лицам. Карточки уволенных работников хранят отдельно от действующих.
6. Когда работник уволится, его личную карточку хранят в учреждении еще 75 лет.

Заполняем личную карточку по форме Т-2ГС(МС)

Документ состоит из 12 разделов. На обложке кадровик должен написать:

• Полное название госучреждения и его код по ОКПО.
• Дату «открытия» карточки.
• Табельный номер нового сотрудника.
• ИНН.
• Номер СНИЛС.
• Первую букву фамилии (графа «Алфавит»). Это делается для удобства поиска папки в будущем.
• Характер работы. Здесь отмечают, постоянная она или временная. Также не запрещается обозначить разъездной характер, дистанционную работу и т.п.
• Вид работы: основная это работа или труд по совместительству.
• Пол. Его можно обозначить буквами «М» и «Ж» или написать полностью слово.

Раздел I

Первым делом здесь записывают реквизиты трудового договора с новой штатной единицей: это номер и дата его составления. Для заполнения понадобится паспорт работника. Переписывать данные нужно внимательно и без сокращений.

Необходимо указать общие сведения о новом члене трудового коллектива:

1. ФИО.
2. Дату рождения. Ее нужно записать полностью, например, 12 апреля 1986 г., а в поле «Код» обозначают в формате «ДД.ММ.ГГ».
3. Место рождения.
4. Гражданство.
5. Какие иностранные языки знает госслужащий. Надо отметить наименование языка и степень его знания.
6. Образование. Здесь указывают название образовательного учреждения, реквизиты документа об образовании, год окончания, какую квалификацию имеет работник, специальность по документу об образовании. Еще вносят данные об образовании после окончания вуза, если таковое имеется.
7. Ученую степень.
8. Стаж работы. Обратите внимание, что надо вписать каждый вид стажа.
9. Состояние в браке.
10. Состав семьи. Записывают только близких родных, их ФИО и год рождения.
11. Сведения из паспорта.
12. Адрес места проживания с почтовым индексом (фактический и по паспорту). При их совпадении записи не дублируются — вторую графу можно оставить пустой. Также пишут дату регистрации по месту жительства и номер телефона.

В этом разделе напротив данных в текстовом виде указывают цифровые коды по классификаторам ОКАТО, ОКИН, ОКСО. Эти справочники должны быть доступны любому кадровику.

Раздел II

Раздел посвящен данным о воинском учете принимаемого госслужащего. Их нужно брать из военного билета, справки взамен военного билета, удостоверений лиц, подлежащих призыву на службу.

Этот раздел вызывает наибольшие сложности при внесении информации. Для тех граждан, кто пребывает в запасе, бумагу надо заполнять так:

1. На офицеров запаса пункт 1 оставляют пустым.
2. Чтобы узнать воинское звание, нужно посмотреть п. 5 военного билета.
3. Информацию в п. 3 раздела пишут полностью.
4. В п. 4 пишут тот код, который указан в военном билете.
5. Категорию годности работника к воинской службе обозначают буквой. Надо вписать: А — если годен к военной службе, Б — годен с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен к военной службе, Г — временно не годен. Если в военном документе нет никакой записи о категории годности, то надо обозначить категорию А.
6. Полное название военного комиссариата полностью копируют с документа.
7. П. 7 следует заполнить, если есть мобилизационное предписание и/или штамп о выдаче и изъятии мобпредписаний или если лицо забронировано за учреждением на время мобилизации на военное время. Данный пункт заполняют карандашом.
8. В п. 8 вносят информацию исходя из справки из военкомата о снятии лица с учета.

Для призывников заполняют с такими особенностями:

1. П. 1, п. 3, п. 4 и п. 7 заполнять не надо.
2. В п. 2 отмечают, что гражданин подлежит призыву.
3. В п. 5 пишут данные из приписного удостоверения.
4. В остальном заполняют так, как и у сотрудников в запасе.

В конце этой части документа кадровик и работник должны поставить свои подписи. Не забывают указать и дату.

Раздел III

В этой части надо отметить данные о приеме сотрудника на должность и переводах на иную работу.

Записываем:

• Дату (приема на работу, перевода).
• Структурное подразделение учреждения.
• Должность.
• Сумму оклада и различных надбавок.
• Приказ главы учреждения о приеме на работу или переводе (№ и дату).

В последней графе работник должен расписываться при каждом внесении данных в подтверждение ознакомления с этим.

Раздел IV

Он посвящен данным о присвоении квалификационного разряда, воинского звания, дипломатического ранга.

В таблице надо отметить:

• Дату присвоения разряда, чина и т.д.
• Разряд, чин, звание и т.д.
• Объем надбавки.
• Основание — приказ, его номер и дату формирования.

В последней графе таблицы госслужащий должен поставить свою подпись.

Раздел V

Здесь надо указывать сведения об аттестации: когда она проводилась, на каком основании, каково решение комиссии. Ну и обязательно отмечают реквизиты документа-основания для начала проведения аттестации.

Раздел VI

Работник на протяжении времени труда в организации может повышать свою квалификацию. Именно такие данные надо указать в этом разделе.

Что требуется написать в таблице:

• Когда проводилось обучение.
• Разновидность повышения квалификации.
• Название образовательного учреждения, где работник обучался. Также надо указать место нахождения учреждения.
• Реквизиты выданного документа об окончании обучения.
• Основание (номер и дату издания приказа).

Данные в эту часть документа вносят на основании бумаги об окончании обучения сотрудника.

Раздел VII

О профессиональной переподготовке. Оформляется так же, как и раздел VI. Основанием будет являться документ о профессиональной переподготовке штатной единицы.

Раздел VIII

Здесь надо указать данные о государственных и ведомственных наградах или каких-либо почетных званиях.

В таблице требуется написать название награды или другого поощрения и реквизиты документа, согласно которому работник получил ее.

Раздел IX

Кадровик должен внести сведения об отпусках работника:

• Вид отпуска.
• На какое время он был предоставлен.
• На какое количество дней.
• Когда начался и закончился.
• Дату и номер приказа об отпуске.

Если работник трудится в учреждении уже давно, то графы для вписания информации могут закончиться. Тогда можно будет вклеить дополнительную таблицу для новых сведений.

Раздел X

Он посвящен социальным льготам, которые полагаются лицу по законодательству. Указывают название льготы, реквизиты документа, на основании которого присудили льготу.

Раздел XI

Сюда можно вписать какие-либо дополнительные сведения о штатной единице, для которых не предназначены другие имеющиеся разделы бумаги.

Раздел XII

В этот раздел вписывают данные о расторжении трудового договора. Надо отметить причину увольнения, день, реквизиты приказа руководства о расторжении трудового договора.

Расписываются специалист отдела кадров и экс-сотрудник учреждения.

Внимание! Если меняется какая-то информация о работнике (семейное положение, фамилия, появились дети), то все новые данные кадровик должен вносить таким образом. Либо дополнить старые сведения, либо их зачеркнуть аккуратно, а выше или рядом написать новые (в зависимости от ситуации). Изменения надо завизировать отметкой «Исправленному верить». Кроме того, надо указать дату внесения изменений, документ, на основании которого они вносятся (приказ, свидетельство о браке и т.д.), его номер и дату. После этого кадровик расписывается в подтверждении достоверности новой информации. Сам госслужащий тоже должен расписаться для подтверждения верности данных.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ЛИЧНОЙ КАРТОЧКИ ГОСУДАРСТВЕННОГО (МУНИЦИПАЛЬНОГО) СЛУЖАЩЕГО (УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА № Т-2ГС (МС))

Образец формы личной карточки государственного (муниципального) служащего можно скачать по ссылке:

Скачать образец бланка личной карточки государственного (муниципального) служащего

Данный образец бланка личной карточки государственного (муниципального) служащего программа БухСофт заполняет автоматически! Подробнее о программах автоматизации бухучета

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (Унифицированная форма № Т-2ГС (МС))

Выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС (МС) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

При заполнении п.5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и(или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

-военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

-удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

-п.1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

-п.3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);

-п.5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

-в п.7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

-строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

-строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

-п.2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;

-п.5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.