Суточные при однодневной командировке 2017

Добавить в «Нужное»

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение об особенностях).

При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:

• насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
• достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
• позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
• сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Тем не менее работодатель имеет возможность выплатить командированным на один день аналог суточных расходов.

Если в локальном положении организации о командировках (или соответствующем приказе) установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при командировках на один день, то работники не будут обижены. Только следует избегать слова «суточные» в названии этой выплаты.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Что такое командировка

Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса).

Поездка в филиал своей организации, который находится вне места постоянной работы, также считается командировкой. Это закреплено в пункте 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение о командировках).

Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Рассчитать бесплатно

Кого можно направить в командировку

Работодатель вправе направить в командировку человека, который обычно трудится в одном и том же здании или в одном и том же городе: инженера, бухгалтера и проч. Если же работа сотрудника изначально носит разъездной характер, командировку для него не оформляют. Это относится, например, к курьерам и водителям-дальнобойщикам.

Работника, который трудится на дому, можно направить в командировку на общих основаниях. Это следует из статьи 310 Трудового кодекса, где говорится, что на надомников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Значит, положения о командировках в полной мере применимы и к надомникам.

Обратите внимание: направить в служебную поездку разрешается только сотрудников, которые состоят в штате. Специалистов, привлеченных в рамках гражданско-правового договора, командировать нельзя.

Продолжительность командировки

Работодатель волен установить любой срок командировки исходя из объема, сложности и прочих нюансов предстоящей поездки (п. 4 Положения о командировках).

При этом максимальная продолжительность нигде не обозначена. Таким образом, командировка может длиться сколь угодно долго, вплоть до нескольких месяцев или лет.

Вопрос о минимальной продолжительности до конца не урегулирован. Строго говоря, командировкой можно признать поездку продолжительностью свыше одного дня. Однодневная поездка командировкой не считается. Это признал ВАС РФ в постановлении от 11.09.12 № 4357/12 (см. «ВАС: выплаты взамен суточных по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ»).

Но на практике компании и предприниматели часто направляют работников в однодневные поездки, и оформляют их так же, как обычные командировки. Другими словами, выплачивают суточные, компенсируют стоимость проезда и проч. О том, как правильно учесть такие расходы, мы расскажем ниже.

Первый и последний день командировки

Первый день командировки — это дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства. Последний день командировки — это дата прибытия соответствующего транспортного средства в населенный пункт, где расположено место постоянной работы.

При отправлении (или прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (или приезда) считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до (или от) станции, пристани или аэропорта.

Какие документы оформить при командировке

Прежде всего, необходимо составить приказ или распоряжение руководителя о направлении в командировку.

До 8 января 2015 года при направлении работников в командировки работодатели были обязаны утверждать служебные задания и оформлять командировочные удостоврения. Однако теперь это делать не нужно. С указанной даты фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки. Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке.

Заметим, что организациям, которые регулярно направляют сотрудников в служебные поездки, лучше подготовить локальный нормативный акт, например, положение о командировках. В нем следует прописать все детали: размер суточных, величину компенсации расходов по командировке и т д. Подобный документ может стать одним из решающих аргументов в пользу налогоплательщика при проверках или на суде.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как заполнить табель учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы №№ Т-12 и Т-13) рабочие дни, которые пришлись на время командировки, обозначаются кодом «К» или его цифровым аналогом «06». Количество отработанных часов не проставляется.

Если во время командировки работник трудился в свой выходной или в праздник, в табеле ставится код «РВ» или его аналог «03». В графе, отведенной для количества отработанных часов, указывается значение, заранее согласованное с работодателем. Если же договоренности о работе в выходной день не было, работодатель вправе не указывать в табеле количество часов и, как следствие, не оплачивать это время. Об этом говорится в письме Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291.

Возможна ситуация, когда в выходной день работник находился в пути, то есть либо ехал к месту командировки, либо возвращался обратно. Нет полной ясности, нужно ли считать это время, как отработанное. По нашему мнению дорога, выпавшая на субботу, воскресенье или праздник — это ничто иное, как работа. Поэтому в табеле учета рабочего времени следует проставить «РВ» (либо «03») и количество часов, фактически проведенных в дороге.

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Заработная плата за время командировки

Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ). Каким бы не был режим работы, средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, когда началась командировка.

Пример

Сотрудник находился в командировке с 22 по 26 июня 2020 года (пять рабочих дней). Все выплаты, полученные сотрудником за период с июня 2019 по май 2020 года включительно (12 месяцев), приведены в таблице 1.

Таблица 1 Выплаты сотруднику за период с июня 2019 по май 2020 года

Месяц расчетного периода	Вид выплаты	Сумма (руб.)
Июнь 2019	оклад	30 000
Июль 2019	оклад	30 000
Август 2019	оклад	30 000
Сентябрь 2019	оклад	30 000
Октябрь 2019	оклад	30 000
Ноябрь 2019	оклад	30 000
Декабрь 2019	оклад	5 714
	больничные	19 000
Январь 2020	оклад	40 000
Февраль 2020	оклад	40 000
Март 2020	оклад	40 000
Апрель 2020	оклад	40 000
Май 2020	оклад	40 000
Итого:		404 714

Чтобы вычислить величину среднего заработка, бухгалтер выяснил, что из 12-ти месяцев, предшествующих командировке, сотрудник полностью отработал только 11, а с 3 по 25 декабря 2019 года (17 рабочих дней) находился на больничном. Время болезни необходимо исключить из расчетного периода, а пособие по временной нетрудоспособности не будет участвовать в расчете. В итоге средний заработок составил 385 714 руб.(404 714 — 19 000).

Затем бухгалтер вычислил количество рабочих дней в расчетном периоде. Оно составило 246 дней. Количество рабочих дней, учитываемое при расчете среднего заработка, равно 229 (246 — 17).
Среднедневной заработок составляет 1 684,34 руб.(385 714 руб.: 229 дн.). Заработная плата за время командировки — 8 421,7 руб. (1 684,34 руб. х 5 дн.).

Заметим, что некоторые компании оплачивают командировку не по среднему, а по фактическому заработку. Такой вариант хотя и не вполне корректен, но допустим. Главное, чтобы фактический заработок за период командировки не оказался меньше среднего заработка, ведь иначе права работника окажутся нарушенными. Чтобы этого не произошло, лучше для каждой командировки сравнить два значения зарплаты: первое — по среднему заработку, второе — по фактическому. И если первое значение не больше второго, можно оплачивать командировку исходя из оклада.

Если человек трудился в командировке в свой выходной, и это отражено в табеле учета рабочего времени, то такую работу необходимо оплатить в двойном размере. Есть и альтернативный вариант: по желанию работника оплату предоставить в одинарном размере и дать дополнительные выходные (ст. 153 ТК РФ).

Компенсация командировочных расходов и суточные

Работодатель обязан не только выплатить сотруднику зарплату за время командировки, но и возместить командировочные расходы. Они перечислены в статье 168 ТК РФ. Это суточные, стоимость проезда, плата за наем жилого помещения и иные затраты, согласованные с работодателем. Рассмотрим каждый вид расходов в отдельности.

Суточные

Суточные полагаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения о командировках).

Каждый работодатель волен установить тот размер суточных, который считает нужным. При этом не возбраняется утвердить разные величины суточных для различных категорий работников. Например, суточные руководителя могут быть выше, чем суточные инженера.
Сотрудник, вернувшийся из командировки, не обязан отчитываться о том, на что потратил суточные. Проще говоря, работнику не нужно предоставлять в бухгалтерию первичные документы и авансовый отчет по суточным.

В налоговом учете суточные списываются на расходы без ограничения. От НДФЛ суточные освобождаются в пределах лимита: при командировках внутри страны — в размере 700 руб. за каждый день, при загранкомандировках — в размере 2 500 руб. за каждый день. Если в компании установлена величина суточных свыше данных сумм, то с превышения нужно заплатить налог на доходы физлиц. В справке о доходах сумму сверхнормативных суточных следует отразить как «иные доходы».

При служебных поездках длиною в один день (так называемых «однодневных командировках») суточные, строго говоря, не полагаются. Несмотря на это большинство компаний их выплачивает. Минфин России в письме от 17.05.18 № 03-15-06/33309 предложил следующий вариант их учета. Если работник предоставил подтверждающие документы, то суточные следует расценивать как возмещение иных расходов, связанных с командировкой. Тогда они в полном объеме освобождаются от НДФЛ. Если же документов нет, то нужно применять лимит, как в случае с более длинными командировками (см. «Минфин разъяснил, в каком случае расходы, связанные с однодневной командировкой, освобождаются от НДФЛ в полном объеме»).

В арбитражной практике есть примеры, когда судьи подтвердили: суточные при «однодневной командировке» освобождаются от взносов в ПФР (постановление ФАС Поволжского округа от 22.01.13 № А65-27465/2011) и учитываются в расходах (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07.12 № А56-48850/2011).

Оплата проезда

Стоимость проезда до места командировки и обратно можно включить в расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом «входной» НДС можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

При возмещении командированному сотруднику расходов на дорогу не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и платить страховые взносы (п.2 ст. 422 НК РФ).

Однако вышеприведенные нормы можно применить только в том случае, если затраты на проезд подтверждены первичными документами (допустимо принять «первичку», оформленную в электронном виде; письмо Минфина от 08.08.19 № 03-03-06/1/59877). На практике у бухгалтеров постоянно возникают вопросы, можно ли принять в качестве подтверждения тот или иной документ.

Если работник добирался на рейсовом транспорте, то ему придется предоставить проездной билет. При этом не обязательно, чтобы билет был установленной формы. Главное, чтобы на нем стояли реквизиты, подпись и печать перевозчика, а также наименование пунктов отправления и прибытия, цена (постановление ФАС Дальневосточного округа от 22.08.12 № Ф03-3467/2012).

Если речь идет о такси, то подтверждающими документами будут заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа, а также квитанция на оплату услуг легкового такси. Об этом напомнил Минфин России в письме от 27.06.12 № 03-11-04/2/80 (см. «Минфин пояснил, какими документами можно подтвердить расходы на проезд сотрудника на такси к месту командировки и обратно»).

В случае авиаперелетов понадобятся два первичных документа: билет, на котором указана его стоимость, и посадочный талон. Если авиабилет электронный, то подтверждающим документом является маршрут-квитанция, содержащая обязательные реквизиты: тариф, итоговая стоимость перевозки, форма оплаты и проч. При утере посадочного талона необходимо взять справку авиаперевозчика. Такое мнение высказал Минфин России в письме от 21.09.11 № 03-03-07/33 (см. «В случае потери посадочного талона, факт перелета командированного работника можно подтвердить справкой авиаперевозчика»).

Входной НДС по авиа перелету можно принять к вычету, только если сумма налога выделена в билете или в маршруте-квитанции. На это указал Минфин в письме от 10.01.13 № 03-07-11/01 (см. «Минфин напомнил порядок принятия к вычету НДС по авиабилетам для командированных работников»). Это же правило действует, если сотрудник воспользовался электронным билетом (письмо Минфина от 28.05.2018 № 03-07-07/36077; см. «Как принять к вычету НДС по электронным билетам на поезд и на самолет»).

Оплата жилья

Сумму, потраченную на наем жилья для командированного работника, организация может учесть при налогообложении прибыли. Также компания вправе списать стоимость дополнительных услуг, оказанных гостиницей (за исключением баров и ресторанов, обслуживания в номерах, а также саун и фитнес-центров). Об этом говорится в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Входной НДС по жилью разрешено принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

При возмещении сотруднику расходов на жилье не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и платить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Однако вышеприведенные нормы можно применить только в ситуации, когда затраты на жилье подтверждены первичными документами (допустимо принять «первичку», оформленную в электронном виде; письмо Минфина от 08.08.19 № 03-03-06/1/59877). А именно — бланком строгой отчетности, самостоятельно разработанным гостиницей. В нем обязательно должны быть реквизиты, которые перечислены в пункте 3 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 06.05.08 № 359**. Кроме того, в бланке должна быть выделена сумма НДС.

На практике налоговики часто предъявляют претензии в случае, когда на гостиничном документе стоит несуществующий, либо «чужой» ИНН. Но арбитражная практика по данному вопросу положительна для налогоплательщиков (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 15.11.12 № А52-1635/2012, ФАС Уральского округа от 08.08.12 № Ф09-6736/12).

В случае, если командированный работник заплатил за жилье при помощи карты, он должен приложить к авансовому отчету «бумажные» документы, подтверждающие факт оплаты. К таким документам относится, в частности, слип и квитанция электронного терминала (письмо Минфина России от 06.10.17 № 03-03-06/1/65253).

Если же работник потерял подтверждающий документ или вовсе не получал его, так как проживал в частном секторе, то расходы в налоговом учете отразить нельзя, равно как нельзя и принять НДС к вычету. НДФЛ с суммы возмещения нужно удержать с величины, превышающей 700 руб. за каждый день при командировке внутри страны, и с величины, превышающей 2 500 руб. за каждый день загранкомандировки. Страховые взносы необходимо начислить на всю сумму неподтвержденных расходов на жилье. Об этом сообщили специалисты Минздравсоцразвития России от 11.11.10 № 3416-19, вывод подтверждают судьи (постановление АС Северо-Кавказского округа от 20.11.17 № А32-1706/2017).

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

Оплата питания

Налоговики считают, что питание во время командировки должно оплачиваться за счет суточных. Поэтому если работодатель возмещает стоимость питания отдельно, такие расходы нельзя учесть при налогообложении прибыли, и с них следует заплатить страховые взносы и НДФЛ.

Даже если компания вообще не выплачивают суточные, а только возмещает расходы на питание, подобные затраты не уменьшают прибыль и включаются в базу по взносам и по НДФЛ. Дело в том, что стоимость питания не упомянута среди командировочных расходов ни в Трудовом кодексе, ни в Положении о командировках.

Арбитражная практика по этому вопросу противоречива. Есть дела, выигранные компаниями (см., например, постановление ФАС Московского округа от 07.11.12 № А40-112186/11-20-455). Но также есть дела, выигранные инспекторами (см, например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.03.12 № Ф03-912/2012).

На наш взгляд, безопаснее предотвратить конфликт, и не отражать стоимость питания в налоговом учете, а взносы и НДФЛ лучше заплатить.

Загранкомандировки

У зарубежных служебных поездок есть свои особенности.

Суточные, выданные в валюте, нужно пересчитать в рубли по курсу, который действовал на день их выдачи. Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, за день, когда сотрудник пересек границу, равен: при отъезде в командировку 2 500 руб., при возвращении из командировки 700 руб. Это следует из пункта 18 Положения о командировках.

Если командировочные расходы (проезд, проживание и дополнительные услуги) были оплачены валютой, их стоимость нужно перевести в рубли. При этом нужно использовать курс, указанный в документах на покупку валюты. Такую точку зрения чиновники изложили в письме от от 24.09.19 № 03-03-06/1/73293 (см. «Инструкция по оформлению командировок и учету командировочных расходов»). В случае потери документа на покупку валюты следует использовать курс Центробанка, установленный на дату выдачи подотчетной суммы (письмо Минфина от 05.07.19 № 03-03-06/1/49809; см. «Командированный работник не принес документы на покупку иностранной валюты: как учесть расходы?»).

Средний заработок, выплаченный работнику за время загранкомандировки, считается его доходом, полученным от источника в РФ. Если сотрудник находился в зарубежной поездке недолго и сохранил статус налогового резидента, то НДФЛ с его среднего заработка считается по ставке 13%. Если же статус резидента утрачен, то применяется ставка 30%. Об этом говорится в письме Минфина России от 28.03.12 № 03-04-06/6-82 (см. «Минфин напомнил порядок налогообложения НДФЛ доходов работника, отправленного в зарубежную командировку»).

Таблица 2 Спорные вопросы, связанные с командировочными расходами (мнение чиновников и позиция судей)

Вопрос	Ответ	Реквизиты документа
Оплата проезда
Освобождается ли от НДФЛ и страховых сзносов (в т.ч. «на травматизм») возмещение расходов на такси?	Освобождается	Письмо Минфина России от 27.06.12 № 03-04-06/6-180 постановление АС Поволжского округа от 24.01.18 № Ф06-28471/2017 постановление АС Волго-Вятского округа от 25.05.17 № А28-740/2016
Освобождается ли от НДФЛ возмещение расходов на проезд до места стажировки?	Освобождается	Письмо Минфина России от 12.04.13 № 03-04-06/12417
Можно ли списать в налоговом учете стоимость проезда работника-надомника?	Можно	Письмо Минфина России от 20.03.12 № 03-03-06/1/135
Можно ли списать в налоговом учете затраты на проезд в общественном транспорте в черте города?	Можно	Письмо Минфина России от 21.07.11 № 03-03-06/4/80
Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиа перелета, если в билете не указана его цена?	Нельзя	Письмо Минфина России от 26.09.12 № 03-07-11/398
Можно ли списать в налоговом учете штрафы за возврат билета?	Можно	Письмо Минфина России от 29.11.11 № 03-03-06/1/786
Можно ли списать в налоговом учете стоимость электронного авиабилета, если он оплачен с карты не командированного работника, а другого лица?	Можно	Письмо Минфина России от 23.09.11 № 03-03-07/34
Можно ли принять к вычету НДС со стоимости авиабилета на основании счета-фактуры, выставленного турфирмой	Можно	Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12 № А19-5831/2012
Можно ли списать в налоговом учете затраты на перелет чартерным, а не регулярным рейсом?	Можно	Постановление ФАС Московского округа от 19.06.12 № А40-110493/11-99-474
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости билетов, если работник по своей инициативе задержался в командировке на праздники и выходные?	Не нужно	Письмо Минфина России от 10.08.12 № 03-04-06/6-234
Нужно ли удержать НДФЛ и начислить взносы на стоимость обратного билета, если работник остался в месте командировки для проведения ежегодного оплачиваемого отпуска?	Нужно	Письмо Минфина от 06.12.19 № 03-04-06/94974
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости обратного билета, если работник по окончании командировки направился в отпуск?	Нужно	Письмо Минфина от 04.10.19 № 03-04-06/76228
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости билета, если работник направился из места проведения отпуска в командировку, а затем вернулся на работу?	Не нужно	Письмо Минфина 09.11.18 № 03-04-06/80946
Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиабилета, если сотрудник опоздал на вылет из места пересадки?	Можно списать стоимость перелета до места пересадки	Письмо Минфина России от 09.04.12 № 03-03-07/20
Стоимость проживания и дополнительные услуги
Можно ли списать в налоговом учете затраты на услуги химчистки? Нужно ли удержать НДФЛ?	Можно. НДФЛ не удерживается	Письмо Минфина России от 23.05.13 № 03-03-06/1/18308
Можно ли списать в налоговом учете расходы на бронирование отелей?	Можно	Письмо Минфина России от 10.03.11 № 03-03-06/1/131
Загранкомандировки
Может ли сотрудник самостоятельно перевести документы по загранкомандировке на русский язык?	Может	Письмо Минфина России от 20.04.12 № 03-03-06/1/202
Можно ли списать в налоговом учете расходы на курьерскую доставку визы?	Можно	Письмо ФНС России от 25.11.11 № ЕД-4-3/19756@
Можно ли списать в налоговом учете «иностранный» НДС, выделенные в гостиничном счете?	Можно	Письмо Минфина России от 31.01.12 № 03-03-06/1/37
В каком размере можно учесть расходы на аренду жилья и обучение детей работника, направленного в длительную загранкомандировку?	В пределах 20% от зарплаты	Письмо Минфина России от 17.01.13 № 03-03-06/1/15

* Все унифицированные формы, которые упоминаются в данной статье, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. ** Полное наименование документа: «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Командиро́вка (значение) — Служебное поручение, связанное с выездом куда-нибудь.

Толковый словарь русского языка (1992 г.) Ожегова С.И., Н. Ю. Шведова:

Командиро́вка, -и, жен.

1. см. командировать.

2. Служебное поручение, связанное с выездом куда-нибудь. Получить командировку.

3. Поездка для выполнения такого поручения. Уехать в командировку. В командировке кто-нибудь.

4. Удостоверение о таком поручении (разг.). Предъявить свою командировку.

сущ. командировка, -и, жен. и командирование, -я, ср.

Толковый словарь (1935 – 1940 г.) Д. Н. Ушакова:

Командиро́вка, командиро́вки, жен.

1. только ед. Действие по глаг. командировать; командирование (разг.). Задание было выполнено путем командировки специалистов на места.

2. Служебное поручение, сопряженное с поездкой куда-нибудь вне места постоянной работы. Получить командировку. Выполнить командировку.

3. Поездка куда-нибудь, связанная с выполнением служебного поручения. Возвратиться из командировки. Был в командировке 2 года. Ехать в командировку.

4. Офиц. документ — приказ, удостоверение о командировке (разг. канц.). Напишите мне командировку.

Происхождение

Почему в русском языке деловая поездка называется «командировкой»? Откуда такое название?

Например в английском языке командировка именуется «business trip», что так и переводится «деловая поездка».

Дело в том, что слово «командировка» возникло в русской армии. Так, еще в 18 веке было выражение отправить «в команду». Оно означало что человек направляется под командование такого-то лица на временное задание. Так, Болотов Андрей Тимофеевич (1738 – 1833) в книге «Жизнь и приключения Андрея Болотова, описанные самим им для своих потомков», 1738-1759 гг. пишет:

«Мы остановились в последней корзине и сочинили сообща приказ, предписав князю наистрожашим образом в оном, чтоб он по получении неотменно чрез час из квартиры выехал и явился б в штаб для отправления его в команду, о которой по прибытии объявится.».

От этого выражения и появилось слово «командировка». То есть оно означало изначально, что командируемого направляют во временное командование такого-то лица.

Так, в Толковом словаре живого великорусского языка (1863 – 1866 гг.) В.И. Даля слово «командировка» упоминается только в пояснении к слову «Командовать»:

Командировать кого куда, отрядить, нарядить, послать по делам службы, дать порученье. -ся, быть командируему. Командированье ·длит. командировка жен., ·об. действие по гл. Быть в командировке: получить командировку.

Примеры

Зощенко Михаил Михайлович (1895 – 1958)

«Горькие размышления» (1943 г.):

«Сами взгляните, какое у вас командировочное удостоверение. Оно маленькое. И мне там некуда штамп поставить. А без штампа какой же брак? Нет, я отказываюсь регистрировать вас.»

Кони Анатолий Федорович (1844 – 1927)

ИГОРНЫЙ ДОМ КОЛЕМИНА, Собрание сочинений в восьми томах. Том 1 «Из записок судебного деятеля» (Издательство «Юридическая литература», Москва, 1966 г.):

«… просил их обоих немедленно отправиться с командированными в их распоряжение жандармскими чинами к Колемину…»

Дополнительно

Словарь

Словарь крылатых фраз

Словарь иностранных слов

Русские пословицы

Отличительные особенности командировки

Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое определение даётся в статье 166 Трудового кодекса РФ. В Постановлении Правительства от 13.10.2008 N 749 уточняется, что поездка по служебному поручению в представительство или филиал компании, в котором сотрудник не работает постоянно, также считается командировкой.

Вот три важных момента, определяющие командировку:

• Служебное поручение. Сотруднику, отправляющегося в командировку, должна быть поставлена чёткая рабочая задача.
• Определённый срок. Момент про сроки командировки мы рассмотрели в отдельной статье. Пока отметим, что в современном российском законодательстве чёткие сроки командировок не прописаны. На практике минимальный срок составляет 24 часа. Максимальный срок работодатель устанавливает самостоятельно.
• Поездка в место, не являющееся местом постоянной работы. По закону даже поездка в офис, находящийся в другом районе города, может быть оформлена как командировка.

Давайте рассмотрим две похожие ситуации.

Ситуация #1. Компания отправляет менеджера из Москвы в офис в Санкт-Петербурге на неделю провести акцию для покупателей. В течение этой недели он организует все условия, проводит конкурс, подводит его итоги и возвращается в Москву. По закону эта поездка является командировкой.

Ситуация #2. Менеджер компании на три летних месяца переезжает жить в Сочи и договаривается с руководством, что работать будет из местного офиса. Он приходит на работу в те же часы, что и в Москве, и выполняет свои основные рабочие обязанности. По законодательству это не является командировкой. Налоговый орган будет считать, что сотрудник временно сменил рабочее место на другой филиал, и рассчитывать оплату его труда как командировочные нельзя.

Кто может ездить в служебные поездки

Служебной называется поездка сотрудников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер. Это, например, курьеры, экспедиторы, проводники поезда, водители. Служебные поездки не должны оплачиваться, как командировки. Служебные поездки упоминаются в Постановлении Правительства от 13.10.2008 N 749.

Перечень профессий и должностей разъездных работников каждый работодатель определяет самостоятельно, поэтому включить в него вы можете любые специальности. Главное, чтобы по роду своей деятельности сотруднику нужно было перемещаться по местности, а условие о разъездном характере работы было закреплено в трудовом договоре.

Например, если вы отправляете штатного курьера из Москвы в офис в Санкт-Петербурге, чтобы передать важные документы, он не едет в командировку, а выполняет свои трудовые обязанности, закреплённые в договоре. Если же из Москвы в Санкт-Петербург те же документы повезёт менеджер, то такую поездку нужно оформить как командировку. Кстати, если сотрудник едет на своей машине, прочитайте нашу статью «Командировка на личном автомобиле».

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников	Исключения	Ссылка на законодательство
Беременные	Исключений нет	статья 259 ТК РФ
Несовершеннолетние	Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках	статья 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие по ученическому договору	Можно, только если командировка связана с ученичеством	статья 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными физическими возможностями	Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации	статья 23 Федерального закона № 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
• родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
• сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов «падает» на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (если командированных несколько). Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

Командировочное удостоверение в 2020 году

В приказе пишут:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки).
• кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита.

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например, питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.

Суточные в командировке: нормы 2020 года

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных явиться в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

• собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
• заполнить авансовый отчет;
• если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.