Служебное письмо, образец

Служебное письмо, образец

Какой документ имеет реквизит «Гриф утверждения»

Реквизиты – это обязательные признаки (элементы документа), установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и распо­ложение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 на УСОРД.

Основой для конструирования фор­муляров и бланков является Формуляр-образец всех видов управленческой документации. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Пло­щадь, отводимая формуляром-образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в пе­чатных знаках.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет организовать централизованное изготовление бланков для писем, уменьшить стоимость машинописных работ, сократить визу­альный поиск необходимой информации, расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обра­ботке писем.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, документы могут содержать (в зависи­мости от назначения) до 30 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, для каждого вида доку­мента определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав рек­визитов:

01. — Государственный герб Российской Федерации; (если это государственная организация с правом изображения этого реквизита)

02. — герб субъекта Российской Федерации; (если это государственная организация с правом изображения этого реквизита)

03. — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04. — код организации;

05. — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06. — идентификационный номер налогоплательщика;

07. — код формы документа;

08. — наименование организации;

09. — справочные данные об организации;

11.- дата документа;

12.- регистрационный номер документа;

Реквизиты служебного письма

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15.- адресат;

17.- резолюция;

18.- заголовок к тексту;

19.- отметка о контроле;

20.- текст документа;

21.- отметка о наличии приложения;

22. — подпись;

23. — гриф согласования документа;

24. — визы согласования документа;

25. — оттиск печати;

27.- отметка об исполнителе;

28.- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29.- отметка о поступлении документа в организацию;

30.- идентификатор электронной копии документа;

Это максимальный набор реквизитов письма, причем 1-ый и 2-ой реквизиты используются только государственными организациями, имеющими право на их изображение в своих бланках. Реквизит под номером 03 используется только тогда, когда он утвержден в уставе организации.

Обязательными реквизитами официального письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, дата документа, номер письма, заголовок, текст, подпись, адресат, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Итак, правила оформления реквизитов письма.

Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак»

В бланках ряда организаций (особенно коммерческих), учреж­дений и предприятий помещается эмблема. Это символическое гра­фическое изображение, отражающее направление деятельности орга­низации, предприятия или фирмы зарегистрированное в определенном порядке. ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует в каче­стве эмблемы использовать зарегистрированный товарный знак (тор­говую марку фирмы). Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка. Эмблему помещают на верхнем поле блан­ка над серединой наименования организации или на левом поле блан­ка на уровне названия организации.

Реквизиты 04 «Код организации»

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). От левого поля в угловом штампе расположения реквизитов, центровано — в продольном штампе.

Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В угловом штампе проставляется от 2-го положения табулятора на уровне реквизита «код организации». В продольном – центровано.

Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика»

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами проставляется от левого поля в угловом штампе расположения реквизитов, в продольном – центровано.

Реквизит 07 «Код формы документа»

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). В угловом штампе проставляется от 2-го положения табулятора на уровне реквизита «идентификационный номер налогоплательщика». Например:

Реквизиты 04, 05, 06, 07в угловом штампе располагаются после реквизита «справочные данные об организации» таким образом:

672000 Москва, ул. Ленинградская, 16

Тел.\ факс (095) 718-78-74

Р/С 456765432

ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795

ИНН/КПП 77080340/771001 ОКУД 23456789

В угловом штампе эти же реквизиты могут быть сцентрованы по отношению к самой длинной строке реквизита, но это возможно только с использованием объекта «надпись», например:

672000 Москва, ул. Ленинградская, 16 Тел.\ факс (095) 718-78-74 Р/С 456765432   ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795   ИНН/КПП 77080340/771001 ОКУД 23456789

в продольном штампеэтиреквизиты располагаются таким образом:

Рекомендуемые страницы:

Поиск Лекций

Требования к составлению служебного письма

Контрольная работа

По дисциплине «Таможенное делопроизводство»

Выполнил: студент III курса

Заочного факультета

Специальности 080115

«таможенного дела»

Шифр 10080

Проверила:

Великие Луки -2012

1. Введение………………………………………………………………….3

2. Требования к составлению служебного письма……………………….4

3. Документооборот в организации……………………………………….8

4. Заключение………………………………………………………………10

5. Список используемой литературы……………………………………..11

6. Практическое задание……………………………………….Прилагается.

Введение:

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение. Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю. Деловая переписка — неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями. Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Требования к составлению служебного письма

Служебные письма — это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения и т. д.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.
В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом).

Тестовые задания по теме «Документационное обеспечение управления»

Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.
Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.
В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Правила оформления служебных писем

1. Служебные письма оформляются на бланках на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат
дата
индекс документа
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
заголовок к тексту
текст
возможно отметка о наличии приложения
подпись
фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляетсятолько по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц (в исключительных случаях — до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах,причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, акопийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица — в дательном:

АО «Глория»
Отдел сбыта

или

АО «Глория»
Начальнику отдела сбыта
О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО «Глория»
Начальнику отдла сбыта
О.И.Бендеру
123100 Москва
Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не болеечетырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: «Об изменении …», «О создании …», «О проведении …» и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 — 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части — вводную и основную:

— в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
— в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

водная часть: «В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов «Малыш» 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия …. была установлена недостача ….. штук насосов на сумму…. (коммерческий акт от 26.01.999 N245…) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиться с некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

admin

Добавить комментарий