Служебная записка образец о выдаче денежных средств

Служебная записка образец о выдаче денежных средств

Одним из подтверждений затрат организации из кассы является служебная записка на выдачу денежных средств. И нужна она в основном одному отделу – бухгалтерия. Цель оформления служебной записки носит материальный характер. И как все подобного рода документы используют ее сотрудники внутри организации. Не для внешнего адресата (показать налоговой документ, разумеется, можно).

Скачать образец:

Служебная записка на выдачу денежных средств

Пример служебной записки на выдачу денежных средств

Врио генерального директора ООО «НскПлат” Кузнецову П.К. от менеджера отдела продаж Шкурова А.М.

В соответствии с приказом генерального директора № 56 от 18.06.2023 г. я, менеджер отдела продаж ООО «НскПлат” с 28.06.2023 г. по 10.07.2023 г. нахожусь в служебной командировке в филиале Общества в г. Новокузнецк. Согласно Положению об оплате труда ООО «НскПлат” заработная плата выплачивается работнику 10 и 27 числа каждого месяца на расчетный счет работника или путем выдачи наличных денежных средств из кассы. В настоящее время пластиковая карта ПАО «МТБ54” находится на переоформлении.

На основании изложенного и в целях соблюдения требований трудового законодательства РФ в части выплаты заработной платы, прошу дать поручение директору филиала ООО «НскПлат” в г. Новокузнецк о выдаче заработной платы наличными денежными средства в кассе филиала.

08.07.2023 г. Шкуров Шкуров А.М.

Когда используется служебная записка на выдачу денежных средств

Нарушение правил ККМ и кассовой дисциплины могут повлечь административный штраф. Поэтому при выдаче денежных средств из кассы всегда используется служебная записка. Даже когда денежные средства берет директор организации. Требование не распространяется на индивидуальных предпринимателей только в случае, если денежные средства он расходует на личные цели.

Выдача денежных средств может осуществляться как под отчет (работник представляет квитанции и чеки, подтверждая расход денег на определенные цели). Так и связана с иными трудовыми обязанностями. Например, как в нашем примере – выдача заработной платы. В последнем случае служебная записка на выдачу денежных средств требуется не всегда. А в исключительных случаях. А невыплата заработной платы может повлечь административную ответственность и взыскание процентов. Поэтому при форс-мажорах в получении заработной платы рекомендуем работодателю получить от работника соответствующую записку.

Расходный кассовый ордер сотрудник бухгалтерии оформит в любом случае. На основании поступившей на исполнение служебной записки с резолюцией руководителя.

Составляем служебный документ о денежных средствах

Алгоритм действий, как написать служебную записку, одинаков. Оформление – или с правилами ГОСТ, или с принятыми в организации и утвержденными локальным актом работодателя требованиями.

В правом верхнем углу составитель документа указывает адресата. Это главный руководитель организации. Пусть даже и ответственный за ведение кассы в организации другое лицо. Далее он указывает свою должность и фамилию, инициалы. И оглавление – служебная записка на выдачу денежных средств.

Основная часть текста может начинаться по-разному. Можно указать цели 0 на хозяйственные нужды, для ликвидации последствий каких-то негативных ситуаций, в связи с выездом и т.п. Можно начать следующим образом: «прошу выдать под отчет”. Директор организации может начать – «необходимо выдать денежные средства”.

Цель выдачи денег составитель указывает обязательно. И даже директор. А также размер денежных средств. Если предпочтительнее не наличные деньги, а перевод на карту, об этом составитель тоже указывает в тексте записки.

Далее идет дата (допустимо указать ее в начале текста до оглавления), подпись с расшифровкой.

После исполнения служебной записки на выдачу денежных средств и их расходования, получатель денежных средств отчитывается по произведенным выплатам.

Для выдачи наличных денег под отчет нужно либо составить распорядительный документ (приказ), либо получить заявление от подотчетника (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, Письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642). В качестве заявления может выступать служебная записка на выдачу денег. Также такую служебную записку можно составить для выдачи денег безналичным путем.

Для каких целей может понадобиться служебная записка на выдачу денежных средств

Служебная записка на выдачу денег подотчет может понадобиться в самых разных случаях, к примеру:

  • для оплаты нужд работника в командировке;
  • для оплаты представительских расходов;
  • для оплаты товаров, работ, услуг.

Служебная записка на выделение денежных средств

Служебная записка на выдачу денег не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде. Служебную записку на выплату денежных средств пишет на имя руководителя организации работник, которому необходимо получить подотчетную сумму. В такой записке необходимо указать причину, по которой работнику необходимо выдать деньги, а также размер требуемой суммы.

Руководитель организации, получив служебную записку о выдаче денежных средств, оценивает целесообразность трат и ставит свою визу. После этого бухгалтерия переводит деньги работнику.

Служебная записка на выделение денежных средств: образец

Приведем пример служебной записки на выделение денежных средств.

Для чего еще нужна служебная записка на выдачу денежных средств

Такая записка является подтверждением того, что работник получил деньги именно под отчет и они не являются доходом работника, облагаемым НДФЛ. То есть служебная записка поможет избежать проблем с налоговиками.

Сколько нужно хранить служебную записку на выделение денежных средств

Так как такая записка в числе прочих документов служит подтверждением того, что деньги работники перечислялись для нужд организации, а также подтверждением обоснованности произведенных расходов, хранить ее нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 400 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.

Скачать образец заявления для сотрудника.Скачать образец заявления для директора.

Всего найдено: 81

Вопрос № 228356

Суд(,) с учетом уточненных исковых требований(,) взыскал в пользу администрации задолженность по арендной плате в размере 888 012 руб. 65 коп. и неустойку, с применением ст.333 ГК РФ, в сумме 60 000 руб. Нужно ли конекретизирующие данные выделять запятыми? Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Постановка указанных запятых необязательна.

Вопрос № 226048

Как будет правильно написать вторую часть резолюции: «За ошибки прошу не начислять премию исполнителю, в размере 5%, от установленного размера за текущий месяц» или «За ошибки прошу не начислять премию исполнителю, в размере 5%, от установленной в текущем месяце». Спасибо. Если это возможно, ответ нужен срочно.

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: _За ошибки прошу не начислять премию исполнителю в размере 5 % от установленной в текущем месяце_.

Вопрос № 224937

Сбербанк размножил бланк заявления с текстом: ПРОШУ ВНЕСТИ ВО ВКЛАД ——руб. Окажите любезность — как правильно сформулировать просьбу о внесении суммы на банковский счет (вклад)? Заранее благодарю!

Ответ справочной службы русского языка

Если заявление делает вкладчик, то корректной была бы такая форма: Прошу принять вклад в размере… Прошу зачислить на счет сумму…

Вопрос № 224554

Здравствуйте, в каком из предложений правильно расставлены знаки препинания? 1.По новому пенсионному законодательству молодая категория граждан в размере пенсии будет иметь три части: базовую, гарантированную, как и раньше государством, страховую и накопительные части. 2.По новому пенсионному законодательству молодая категория граждан в размере пенсии будет иметь три части: базовую, гарантированную, как и раньше, государством, страховую и накопительные части.

Ответ справочной службы русского языка

Верен второй вариант.

Вопрос № 224528

Если возможно, ответьте, пожалуйста, по-быстрее. Как правильно: «…внести оплату в размере 2 (Два) процента от суммы кредита» или «…внести оплату в размере 2 (Двух) процентов от суммы кредита»? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Предпочтительно: внести оплату в размере 2 (Два) процента от суммы кредита…

Вопрос № 223383

Подскажите пожайлуста как правильно написать «доля в размере 0,022% (Ноль целых двадцать двЕ тысячных процента или Ноль целых двадцать двА тысячных процента ) С уважением, Екатерина

Ответ справочной службы русского языка

Верно: _двадцать две тысячных_.

Вопрос № 222969

Спасибо за ответ № 222836. А можете объяснить, почему не ставятся запятные в предложениях: «За каждый случай обнаружения несанкционированного выноса каких-либо ценностей из компании (,) премировать смену сотрудников службы безопасности в размере 1000 рублей. При обнаружении выноса имущества компании (,) сотрудникам службы безопасности (,) составлять акт об установлении факта хищения.» Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Запятые не ставятся, поскольку для их постановки нет совершенно никаких оснований.

Вопрос № 222836

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, ставятся ли запятые в следующих предложениях и почему? «За каждый случай обнаружения несанкционированного выноса каких-либо ценностей из компании премировать смену сотрудников службы безопасности в размере 1000 рублей. При обнаружении выноса имущества компании сотрудникам службы безопасности составлять акт об установлении факта хищения.» Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Дополнительные знаки препинания не требуются.

Вопрос № 220560

В случае нарушения сроков поставки, сроков предоставления счетов-фактур Поставщик уплачивает Покупателю пени в размере 0,1% от стоимости не поставленной в срок партии товара либо от суммы не выставленного счета-фактуры соответственно за каждый день просрочки, но не более 5% всего. Есть ли ошибки в этом предложении?

Ответ справочной службы русского языка

Возможно, имеется в виду _представление счетов-фактур_. Знак процента следует отбивать от цифры. В остальном предложение написано верно.

Вопрос № 219199

Как правильно — выделить денежные средства в РАЗМЕРЕ или КОЛИЧЕСТВЕ или СУММЕ 100 руб.

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: _в размере_.

Вопрос № 217789

Здравствуйте, уважаемые специалисты! Подскажите, пожалуйста, правильна ли пунктуация в нижеприведенных предложениях? 1. «…ведь нелегально ввезенные(,) они не подвергаются ветеринарному осмотру и могут являться переносчиками опасных заболеваний». 2. «Понятно, что за это время она увеличилась в размере и(,) соответственно(,) выросла ее цена». Заранее большое спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Указанные в скобках запятые нужны.

Вопрос № 216103

Здравствуйте! Собирали подписи к приказу (СПбГУ) — приказ об объявлении благодарности. Несколько раз заставляли исправлять (нелингвисты). Первоначально было: …профессору кафедры объявить благодарность и выдать премию в размере месячного оклада… Велели заменить на: …профессору кафедры объявить благодарность и премировать в размере должностного оклада… Затем: …профессору кафедры объявить благодарность и премировать ЕЁ в размере должностного оклада… Насколько все эти поправки правомерны с точки зрения русского языка? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

С точки зрения русского языка предпочтителен первый вариант, во втором не вполне ясно, кого следует премировать, в третьем неясно, к какому существительному относится местоимение _ее_.

Вопрос № 215870

нужны ли кавычки в предложении : Согласно пункту 8.2 Договора, в случае нарушения Поставщиком сроков поставки Оборудования, предусмотренных Приложением №1, Покупатель вправе потребовать от Поставщика уплаты пени в размере 1% от стоимости не поставленного Оборудования за каждый день просрочки. пункт при этом цитируется полностью. и надо ли ставить запятую после слова «договора»? спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Запятая после _договора_ необязательна.

Вопрос № 215102

Скажите, пожалуйста, верно ли расставлены знаки препинания в предложении «Сообщаем, что для проведения соревнований, спонсором была выделена сумма в размере 5 тысяч рублей». Заранее спасибо за ответ.

Ответ справочной службы русского языка

Запятая перед _спонсором_ не требуется.

Вопрос № 214828

Как павильно написать: Выиграли гранты в (сумме, размере) 100 тыс рублей? Срочно нужно!!! Выиграли гранты в размере 100 тыс. рублей (гранты в 100 тыс. рублей), (гранты в сумме 100 тыс. рублей).

Ответ справочной службы русского языка

Предпочтительно: _Выиграли гранты в размере 100 тысяч рублей_ или _…гранты по 100 тысяч рублей_. Страницы: первая 1 2 3 4 6 последняя

Типы документа по возмещению расходов

Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:

  1. На покрытие расходов. Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.
  2. На возврат денежных средств. Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги. Ещё нужно указать название самой банковской организации и ФИО человека, являющегося держателем карты.
  3. На выдачу денег на подотчет. Подобный документ может потребоваться в самых разных ситуациях, например, если нужно возместить представительские расходы, в т.ч проезд на такси, удовлетворить нужды работника в командировке и т.д.

Внимание! Каждая из перечисленных бумаг составляется по определённому шаблону, установленному на предприятии. Несоответствие требованиям составления может привести к проблемам в будущем.

Назначение

Любая служебная записка составляется для того, чтобы осветить какие-либо деловые вопросы. Последние должные иметь непосредственное отношение к рабочему процессу отдельно взятого работника или определённого структурного подразделения. Решение подобных вопросов, как правило, зависит от того подразделения, в которое отправляется служебная записка.

Целью написания бумаг перечисленных выше является получение сотрудником денежных средств с определённой целью. Например, когда работника отправляют в командировку, он должен написать бумагу на выдачу денег при этом стоит указать, на каком основании он должен получить деньги.

В конкретном случае основанием служит отъезд в другой город по рабочим делам. На основании такого документа сотруднику выдаются деньги, которые компенсируют траты на проживание и питание, а также на удовлетворение всех своих потребностей в рамках командировки.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте , а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.

Общие правила составления

В законодательстве РФ не указана чёткая форма оформления подобного документа, поэтому каждый работник может составить его в свободной форме или по шаблону, установленному в организации, в которой он работает.

Писать служебную записку можно как от руки, так и печатать на компьютере. Однако в любом случае документ должен содержать подпись составителя. Бывают случаи, когда люди, занимающие руководящие должности в организации, требуют, чтобы подобные бумаги составлялись на фирменных бланках и заверялись подписями определённых ответственных лиц.

Записка должна содержать в себе чётко сформулированную проблему, а также возможные пути её решения. Если такой документ составляет рядовой сотрудник, то его желательно заверить у человека, руководящего подразделением, в котором работает составитель.

Таким образом, можно показать, что руководитель подразделения ознакомлен с проблемой и согласен с позиций своего сотрудника относительно путей её решения.

Узнать о том, по каким правилам оформляется служебная записка, а также посмотреть образец документа, можно .

Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег

Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.

Рекомендации! Составитель должен чётко обозначить, на каком основании ему должные вернуть определённые средства. Ещё обязательно стоит указать точную сумму, подлежащую возврату и обозначить, за что именно она была передана предприятию.

Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.

Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.

Возмещение транспортных расходов

Подобная категория документов, о которых идёт речь, на сегодняшний день является наиболее распространённой и востребованной. Определённые установки относительно написания записок такого типа содержаться в Постановлении Правительства РФ под номером 749. Там сказано что:

  1. Приступать к составлению подобной бумаги нужно приступать не раньше, чем составитель вернётся из командировки, в которой он понёс траты.
  2. При составлении нужно чётко обозначить услуги, на которые были потрачены средства во время рабочей поездки. В рамках этого пункта автор документа должен приложить к документу чеки, проездные билеты и т.д.
  3. Нужно конкретно обозначить число отъезда и дату возвращения.
  4. Нужно обязательно указать пункт назначения, куда в итоге прибыл работник, и место, откуда он выехал.

Без этих сведений получатель записки не сможет составить чёткую картину понесенных расходов и может отказать в компенсации денежных средств или выплатит меньше чем нужно.

  • Скачать бланк служебной записки на возмещение транспортных расходов
  • Скачать образец служебной записки на возмещение транспортных расходов
  • Получение материальной помощи

    Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи. Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре.

    Если сложившаяся ситуация вписывается в эти условия, то сотрудник может смело приступать к написанию служебной записки. После того как в тексте документа будут обозначены реквизиты, составитель должен чётко прописать обстоятельства, в связи с которыми потребовалась выдача денег.

    Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.

    Совет! Если материальная помощь нужна в связи с болезнью, то нужно чётко прописать диагноз и приложить копию больничного листа. Если всё написано грамотно, выплата будет произведена в кротчайшие сроки.

    • Требования к оформлению

      Как уже упоминалось выше, для составления подобных документов не существует чётких требований, и предприятия сами устанавливают шаблоны. Однако любая служебная записка должна быть составлена с учётом элементарных правил оформления, например:

      • Документ в обязательном порядке должен быть составлен на листе бумаги формата А4.
      • При составлении в программе Word нужно использовать шрифт под названием Times New Roman.
      • Размер шрифта должен быть 14 пунктов.
      • Необходимо установить межстрочный интервал 1,5.
      • Дата составления документа должна быть обозначена арабскими цифрами или буквами и числами.
      • Название документа может находиться как посередине листа, так и около границы левого поля.

      Несоблюдение этих элементарных требований повлечёт за собой проблемы с любым документом. Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста.

      Больше о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте .

      Пример написания

      Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:

      1. Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П. от главного бухгалтера Степановой З.В.
      2. Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.
      3. Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М. и свидетельство о рождении ребёнка.

      Важно! В заключение необходимо поставить дату составления и расписаться. Несоблюдение правил написания служебной записки не только не принесет желаемого эффекта, но и отрицательно скажется на имидже компании, организации. Читайте наши материалы о том, как составить этот документ о переводе сотрудника на другую должность, приеме на работу, премировании и депремировании, на повышение зарплаты, доплату за увеличение объема работ, ремонт автомобиля, помещения или оборудования, приобретение или замену компьютера, списание материальных ценностей, основных средств, совмещение должностей.

      К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно. Даже несмотря на то, что для него не существует чёткой формы составления, общие правила оформления должны соблюдаться в любом случае. Это поможет избежать проблем и задержек в будущем.

admin

Добавить комментарий