Система управления проектами

Система управления проектами

Содержание

Внедрение информационных систем

Внедрение корпоративной ИС, разработанной самостоятельно или приобретенной у поставщика, зачастую сопровождается ломкой (перепроектированием) существующих на предприятии бизнес-процессов. Приходится перестраивать их под требования стандартов и логику внедряемой системы. Отметим сразу, что внедрение ИС решает ряд управленческих и технических проблем, однако порождает проблемы, связанные с человеческим фактором.

Внедрение информационной системы, как правило, значительно облегчает управление деятельностью предприятия, оптимизирует внутренние и внешние потоки информации, ликвидирует узкие места в управлении. Однако после того как система успешно установлена, «обкатана» в работе и показала свою эффективность, у части сотрудников выявляется нежелание использовать ИС в работе. В результате проведенного реинжиниринга становится ясно, что некоторые сотрудники в большой степени дублируют работу других или вовсе не нужны. Кроме того, внедрение КИС сопровождается обязательным обучением, но, как показывает российский опыт, желающих переучиваться не так много. Ломка старых навыков и прививание новых — долгий и трудный процесс!

Надо четко понимать, что корпоративная ИС призвана упростить управление организацией, улучшить процессы, усилить контроль и обеспечить этим конкурентные выгоды. Только с такой точки зрения можно оценивать пользу от ее внедрения.

Следуя этой логике, становится понятно, что хотя корпоративная ИС предназначена в целом для обеспечения всех пользователей необходимой информацией, управление разработкой и внедрение КИС является прерогативой высшего руководства компании! Понимают ли это руководители?

Здесь тоже приходится бороться с живучими стереотипами. «Зачем мне корпоративная система, если дела на предприятии и так идут хорошо?». «Зачем, что-то ломать, если все работает?». Но ведь ломать-то чаще всего и не надо. На первом этапе нужно лишь грамотно и корректно формализовать и перенести идентифицированные процессы, в рамках которых живет предприятие, в корпоративную ИС. Подобная формализация лишь отточит, отшлифует удачные маркетинговые и производственные находки, оптимизирует процесс управления и контроля и позволит в дальнейшем проводить целенаправленные изменения.

Внедрение новой ИС — сложный процесс, длящийся от нескольких месяцев для небольших ИС до нескольких лет для ИС больших распределенных компаний с широкой номенклатурой продуктов и большим количеством поставщиков. Успех проекта по разработке (или приобретению) и внедрению ИС во многом зависит от готовности предприятия к ведению проекта, личной заинтересованности и воли руководства, реальной программы действий, наличия ресурсов, обученного персонала, способности к преодолению сопротивления на всех уровнях сложившейся организации.

К настоящему времени сложился стандартный набор приемов внедрения ИС. Основное правило: выполнять обязательные фазы последовательно и не пропускать ни одной из них.

Критически важными для внедрения являются следующие факторы:

  • наличие четко сформулированных целей проекта и требований к ИС;
  • наличие стратегии внедрения и использования ИС;
  • проведение предпроектного обследования предприятия и построения моделей «Как есть» и «Как будет»;
  • планирование работ, ресурсов и контроль выполнения плана внедрения;
  • участие высшего руководства во внедрении системы;
  • проведение работ по внедрению ИС специалистами по интегрированию систем совместно со специалистами предприятия;
  • регулярный мониторинг качества выполняемых работ;
  • быстрое получение положительных результатов хотя бы в части внедренных модулей ИС или в процессе ее опытной эксплуатации.

Перед началом разработки проекта внедрения необходимо:

  • максимально формализовать цели проекта внедрения ИС;
  • оценить минимально необходимые затраты и статьи расхода;
  • установить высокий приоритет проекта внедрения перед остальными текущими проектами;
  • наделить руководителя проекта максимально возможными полномочиями;
  • провести массовую просветительскую работу с персоналом предприятия с целью довести до каждого важность и необходимость предстоящих преобразований;
  • разработать организационные меры для применения новых информационных технологий;
  • распределить персональную ответственность по всем этапам внедрения и опытной эксплуатации.

Необходимо также определить функциональные сферы внедрения модулей информационной системы:

  • организационное управление;
  • организационно-административное обеспечение;
  • управление бизнес-процессами;
  • управленческий, планово-финансовый и бухгалтерский учет;
  • управление персоналом;
  • управление документацией;
  • управление материально-техническим обеспечением;
  • управление связями с клиентами и внешней средой.

Кроме того, что перечислено выше, надо задать технологические требования к внедрению ИС:

  • системная платформа — внедрение и адаптация готового решения от производителя или разработка на заказ в соответствии с техническим заданием заказчика;
  • интегрируемость — данные хранятся и обрабатываются в едином информационном пространстве; это обеспечивает их полноту, непротиворечивость, достоверность и возможность многократного использования; система может включать в себя вновь разработанные и уже используемые технологии и приложения;
  • адаптируемость — система настраивается в соответствии с требованиями заказчика и на особенности информационного поля заказчика;
  • распределенность — система может эффективно функционировать в территориально удаленных подразделениях и филиалах предприятия;
  • масштабируемость — система может выполняться в виде каркаса, содержащего базовые модули, и дополняться в соответствии с требованиями изменяющейся внешней и внутренней среды.

Основные фазы внедрения информационной системы

Фаза «Предварительные работы по подготовке проекта внедрения ИС». В ходе предпроектного обследования предприятия ( рис. 8.4) происходит сбор подробной информации о структурном построении организации, функциональных связях, системе управления, об основных бизнес-процессах, о потоках внутри предприятия (Control Flow, Doc Flow, Data Flow, Work Flow, Cash Flow), необходимой для построения соответствующих моделей и выбора объектов для автоматизации. Оцениваются сроки, ресурсы, виды и объемы работ, номенклатура и стоимость программно-аппаратных и телекоммуникационных средств, стоимость обучения персонала и т. д.

Фаза «Подготовка проекта». После завершения первой фазы осуществляется предварительное планирование и формирование процедур запуска проекта:

  • формирование проектной и экспертной групп;
  • распределение полномочий и ответственности;
  • определение организационно-технических требований к процессу внедрения;
  • уточнение спецификаций и ожиданий заказчика;
  • обучение группы внедрения, состоящей из специалистов предприятия-заказчика.

Последний, очень важный момент почему-то часто пропускается при составлении плана внедрения. А ведь от него в огромной степени зависит успех всего проекта! После начала финансирования проект считается запущенным к исполнению.

Фаза «Концептуальная проработка проекта». В течение этой фазы:

  • формируется и утверждается концептуальный проект;
  • достигается обязательное однозначное понимание намерений всех участников проекта относительно внедряемой ИС;
  • уточняются и конкретизируются цели и задачи проекта;
  • определяются размеры прототипа системы;
  • согласуются укрупненный план работы, последовательность этапов и условия опытной эксплуатации, планово-финансовые и отчетные показатели;

При этом все указанные действия в обязательном порядке документируются, согласуются и утверждаются всеми заинтересованными и ответственными сторонами.

Фаза «Реализация проекта». Во время проведения основных работ по внедрению создается, устанавливается и конфигурируется системная среда, определяются процедуры системного администрирования, устанавливаются основные программно-аппаратные комплексы и приложения. В системе настраиваются организационно-штатные и организационно-функциональные структуры предприятия с использованием таких организационных единиц, как филиал, департамент, отдел, рабочая группа и т. д.


Рис. 8.17. Примерное содержание репозитория проекта внедрения

Осуществляется установка, конфигурирование и настройка сетевых и телекоммуникационных средств, производится перенос данных из прежних локальных систем и формирование интерфейсов с унаследованными и внешними системами. При этом все создаваемые модели, планы, рабочие программные продукты, докуменация помещаются в сквозной репозиторий проекта внедрения ( рис. 8.17). Важной частью этого репозитория является система документации, формируемая в рамках проекта ( рис. 8.18).

Отрабатываются системные вопросы безопасности работы системы в многопользовательском режиме. Создаются приложения, шаблоны, отчеты, клиентские формы доступа, распределяются полномочия пользователей. Проводится «прогонка» всех систем в «боевом режиме» с участием всех заинтересованных сторон.


Рис. 8.18. Примерный состав документации по процессу внедрения ИС

После окончания фазы реализации проект внедрения считается законченным. Информационная система передается в эксплуатацию.

Контрольные вопросы и задания

  1. Что такое «открытая информационная система»?
  2. Перечислите основные свойства открытых систем.
  3. Охарактеризуйте суть современного процессного подхода к управлению деятельностью предприятия и использования этого подхода при разработке ИС.
  4. Что включает в себя понятие «Реинжиниринг бизнес-процессов»?
  5. Какие модели и каким образом используются при проектировании информационных систем?
  6. Какие программные средства используются для моделирования процессов при разработке информационных систем?
  7. На основании каких данных и информации разрабатываются модели состояния AS IS и AS TO BE?
  8. Кто в компании занимается вопросами разработки, внедрения и развития ИС? Кто участвует в подготовке технического задания на разработку ИС?
  9. Назовите основные этапы проектирования информационных технологий.
  10. Перечислите этапы жизненного цикла информационной системы.
  11. На каком этапе разработки и внедрения ИС производится обучение персонала компании?
  12. Перечислите основные фазы внедрения ИС.

Что такое система управления проектами? Определение

Система управления проектами – это набор организационных и технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление проектами в организации и помогают повысить эффективность их реализации. Часто термин «система управления проектами» трактуют более узко как автоматизированную или информационную систему управления проектами, т.е. программу. Организационную и методическую составляющие при этом вкладывают в термин корпоративная система управления проектами. Далее будем придерживаться таких трактовок терминов.

Цели системы управления проектами

  • Повышение эффективности сотрудников компании при работе над проектами
  • Улучшение качества управления проектами руководителями проектов
  • Повышение эффективности управления всем портфелем проектов компании – больше проектов в срок и в рамках бюджета с меньшими затратами

Задачи системы управления проектами

Для достижения указанных целей необходимы соответствующие инструменты. Если детально не описывать весь функционал, то системы управления проектами предназначены для решения следующих задач:

  1. Обеспечить руководителя проекта инструментарием планирования проекта и контроля хода его реализации
  2. Предоставить участнику проекта понятный инструмент для выполнения задач проекта и доступа ко всей необходимой для их выполнения информации
  3. Руководителю подразделения дать инструмент контроля загрузки сотрудников по проектным и непроектным задачам, предоставить информацию для принятия решения о назначении сотрудников на новые проекты, перераспределения нагрузки между ними
  4. Директору проектного офиса предоставить удобный инструмент, который позволит автоматизировать рутинные операции и установить полный прозрачный контроль за состоянием всего портфеля проектов и качеством работы конкретных руководителей проектов
  5. Руководителю компании обеспечить единую панель мониторинга всех проектов компании с возможностью оперативного анализа отклонений и принятия управленческих решений
  6. Акционерам компании важно видеть соответствие портфеля выполняемых проектов стратегическим целям компании

Требования к функциональным возможностям информационных систем управления проектами вытекают из особенностей процессов управления проектами в каждой конкретной организации.

Области применения систем управления проектами

В зависимости от отраслевой принадлежности и специфики существуют различные области применения систем управления проектами, например:

  • Внутренние проекты развития
  • Инжиниринговые проекты
  • Создание новых продуктов
  • Решения для ДИТ
  • Девелопмент

Существуют как специализированные системы для указанных отраслей, так и интегрированные системы управления проектами, которые предназначены для управления различными типами проектов. Подстройка под специфику отрасли осуществляется через гибкие настройки паспорта проекта, отраслевых справочников и методов управления. Таким продуктом, в частности, является информационная онлайн-система ADVANTA.

Выгоды от использования системы управления проектами (ROI)

Система управления проектами может и должна окупаться за счет повышения эффективности проектной деятельности – деятельности оперирующей финансами, ресурсами и сроками (которые в свою очередь хорошо пересчитываются в финансы). Для расчета возможного ROI (Return On Investment) необходимо взять финансовые и временные характеристики проектов компании и применить к ним ожидаемые бизнес-выгоды от внедрения системы.

Возможные бизнес-выгоды от информационной системы управления проектами по версии Forrester Research:

  • Сокращение числа проектов, которые не соответствуют стратегии компании

Отказываясь от проектов, которые не нужны или не соответствуют стратегии, можно снизить затраты по всему портфелю проектов.

  • Повышение эффективности использования ресурсов

За счет улучшение распределения ресурсов между проектами, более четкого контроля загрузки сотрудников.

  • Снижение перерасходов бюджета

Можно достичь путем улучшения планирования и повышению контроля за расходованием.

  • Сокращение процента неудачных проектов

Благодаря эффективным средствам мониторинга проектов, внедрения методологии через информационную систему, проектный офис может существенно снизить процент проектов, неспособных достичь поставленные цели, уложиться в сроки и бюджет.

  • Сокращение временных затрат проектных офисов и руководителей проектов

Сокращение времени на сбор данных и формирования вручную отчетов по статусу проекта высвобождает временные ресурсы на более приоритетные задачи.

Как обосновать руководству необходимость системы управления проектами?

Этот вопрос скорее из области психологии, чем из области экономики. Совершенно ясно, что если руководитель организации (или хотя бы один из его заместителей) не будет заинтересован во внедрении системы управления проектами, то такой проект будет почти гарантированно неуспешен.

Про экономику с руководителем говорить обязательно нужно, как и про повышение эффективности управления проектами. Для этого подойдут статьи про окупаемость инвестиций в создание проектного офиса, информационные системы управления проектами, примеры улучшений у коллег из отрасли и простое объяснение выгод на кейсах ваших же не очень успешных проектов. Но без взятия ответственности (хотя бы ограниченной) на себя за результаты изменений ничего не получится. Так что дерзайте!

Разработка системы управления проектами

А нужно ли разрабатывать?

Сегодня на рынке присутствует большое количество современных систем управления проектами, которые могут быть адаптированы под потребности компании без программирования. Примером такой системы является ADVANTA. Прибегать к собственной разработке системы управления проектами стоит только в случае, если отраслевая специфика и задачи организации по управлению проектами очень уникальные. Для решения задач отдела управления проектами можно адаптировать уже готовые инструменты.

Готовы ли вы инвестировать в разработку и поддержку?

Следует иметь ввиду, что собственная разработка, кроме значительных временных и финансовых затрат, таит в себе множество рисков, связанных с дальнейшим развитием и поддержкой системы. Также следует хорошо задуматься о рисках выбора коробочных средств управления проектами с ограничениями в настройке и возможностями программирования (например, 1С, Microsoft Project Server + Sharepoint). Такие проекты часто переходят в формат постоянных доработок и программирования, сроки проекта увеличиваются в разы, соответственно в разы увеличивается бюджет проекта, компания становится зависимой от работы достаточно уникальных программистов.

Виды информационных систем управления проектами

По техническим характеристикам системы управления проектами можно разделить на следующие виды:

  • Локальные/настольные (например, Microsoft Project)
  • Клиент-серверные, когда на сервере устанавливаются основные компоненты ПО, а на локальном компьютере устанавливается приложение клиент (например, Microsoft Project Server, Oracle Primavera)
  • Веб-базированные – для использования таких приложений нужен лишь интернет-браузер (например, ADVANTA)

Современные информационные системы управления проектами все чаще создаются как веб-базированные интернет приложения. В них можно выделить 2 отличительных признака:

  • по месту расположения ПО (системы, базирующиеся в облаке либо на сервере предприятия);
  • по модели ценообразования (системы покупаются один раз на весь период использования, либо взимается арендная плата за использование — SAAS).

Сейчас на рынке инструментов управления проектами очень много бесплатного или условно бесплатного (недорогого) ПО, продающегося по схеме SAAS. Как правило, недорогое ПО подходит для небольших команд и в основном обладает функционалом таск-менеджеров (систем управления задачами), ведения списка клиентов (и т.д.). Такие системы в основном ориентированы на малый бизнес.

Средний и крупный бизнес в России, как правило, предпочитает иметь возможность хранить основные данные у себя на серверах либо в арендуемом дата-центре (что также позволяет при необходимости быстро перенести данные к себе). Сервисным провайдерам ПО по схеме SAAS (как российским, так и западным) данные пока доверяет в основном малый бизнес из-за существующих рисков безопасности, утечки данных, которые уже не раз случались в России.

Поэтому сейчас самое оправданное решение – выбрать онлайн-систему управления проектами с возможностью хранения всей информации на своем либо арендуемом серверном оборудовании.

Выбор системы управления проектами

Если перед вами стоит задача выбрать информационную систему управления проектами для вашей организации, то вы можете, конечно, пойти стандартным путем и проанализировать большое количество сравнений, рейтингов и обзоров. Но никакие аналитические статьи не примут за вас решение о том, какие инструменты управления проектами лучше всего подойдут именно вашей компании.

Инструменты управления проектами

Планируя создание отдела управления проектами, следует понимать, что само по себе наличие такой структуры не решит проблем с оптимизацией рабочих процессов на всех уровнях. Чтобы сотрудники нового подразделения смогли успешно выполнять свои обязанности, необходимо предоставить им в помощь удобные и функциональные средства управления проектами. Не следует думать, что это можно сделать не сразу, а позже, уже в процессе работы нового отдела. Без правильного инструментария невозможно получить аналитику по текущим проектам, то есть хотя бы распланировать комплекс мер для роста эффективности управления проектами и отслеживать их выполнение.

Наличие инструментов управления проектами последовательно решает следующие задачи:

  • Сбор информации о текущих и запланированных проектах компании
  • Аналитическая работа и выявление отклонений
  • Поэтапное внедрение нововведений направленное на стандартизацию управления проектами
  • Контроль над работой новой структуры и ее последующий апгрейд

Сформулировать требования

В первую очередь, важно сформулировать требования к вашей будущей информационной системе. Не нужно бояться слов Техническое задание, и тем более месяцами разрабатывать такие документы. Важно собрать цели, бизнес-требования основных руководителей и получателей выгод от системы в компании, обобщить их и начать внимательный выбор решений.

Разработать контрольный пример

Очень грамотным подходом является разработка контрольного примера на основе вашего существующего процесса управления проектами (раз вы управляете проектами, то какой-то процесс у вас точно есть, пусть и не на бумаге). Напишите его просто текстом с нумерованным списком, отдельно напишите список общих требований и приложите перечень отчетов, которые вы хотели бы получать. Этот контрольный пример вы сможете использовать для просмотра и тестирования систем, между которыми будет проводиться выбор. А лучше всего выслать этот пример разработчику/поставщику системы и попросить смоделировать демопример/прототип для вас.

Скорость, простота настройки прототипа и готовность поставщика сделать это для Вашей компании является отличной лакмусовой бумажкой. Это покажет Вам простоту/сложность последующего внедрения системы, компетентность специалистов поставщика и готовность будущего партнера работать с вами на ваши результаты.

Выбрать партнера по внедрению

Кстати, качество взаимодействия с вами представителей компании поставщика ПО и услуг на этапе обсуждения ваших задачи, подготовки прототипа, тестирования системы является определяющим при выборе надежного партнера для такого важного проекта как внедрение системы управления проектами. Ни дополнительный функционал, ни низкая цена, ни известный бренд других систем и поставщиков не смогут вам компенсировать возможного экономического и репутационного ущерба от неуспешного проекта внедрения. Вы конечно снизите свою первоначальную ответственность предложив руководству на выбор самые известные бренды и предоставив возможность руководителю сделать этот выбор, а самому оставаясь в тени. Но даст ли это значимый результат вам и вашей компании?

Только активная, точнее проактивная позиция инициатора выбора и внедрения системы, его неравнодушие к результатам проекта позволит стать проекту успешным, вне зависимости от подводных камней, которые встретятся на вашем пути. Ведь вы будете делать осознанный выбор и с вами будет надежный партнер.

Внедрение системы управления проектами

Внедрение системы управления проектами на практике – это большой самостоятельный организационный проект, которым нужно управлять по всем правилам проектного управления и управления изменениями в компании.

Грамотно инициировать проект

Для начала необходимо грамотно инициировать проект в компании. Необходимо назначить руководителя проекта, сформировать рабочую группу и разработать свой внутренний план внедрения системы управления проектами. Не обязательно делать детальный план, важно чтобы Вы четко определились с организационными (в каких подразделениях) и функциональными (какой функционал) рамками проекта и разделили весь проект на понятные и самодостаточные этапы.

План внедрения системы необходимо согласовать с вашим партнером по проекту внедрения (если вы планируете привлекать внешних специалистов). Опытный партнер, опираясь на свою практику, подскажет как лучше построить проект внедрения системы, чтобы быстро получить результаты и не совершить типовых ошибок.

Быстро получить первые результаты

Очень важно быстро получить первые положительные результаты от проекта. Это позволит руководству компании убедиться в верности выбранного курса, а участникам проекта и пользователям системы вдохновиться и запастись дополнительной мотивацией на реализацию всего проекта.

Что включить в рамки пилотного проекта?

Необходимо дать пользователям и руководству удобный и простой единый инструмент управления проектами предприятия, пока не усложняя сами процессы управления.

Основные задачи пилотного проекта:

  • Создать единый реестр проектов, запустить процедуры его актуализации на верхнем уровне
  • Создать единое хранилище проектной документации
  • Автоматизировать проектный документооборот с базовыми процессами разработки и согласования документов
  • Предоставить всем участникам проектов единую рабочую среду для обсуждения проектных вопросов и обмена информацией

По сути на первом этапе важно получить проектный портал, который позволит всем заинтересованным лицам от топ-менеджеров до участников проектов покрыть свои базовые потребности в информации по ходу реализации проектов в компании.

Какая система позволит это сделать?

Именно поэтому важно выбрать такую систему управления проектами, которая позволит:

  • начать использовать базовый функционал с возможностью его поэтапного развития (не жесткая система, которую нужно сразу проектировать и программировать с учетом всех функций);
  • быстро (за 1-2 недели) запустить основные процессы в компании;
  • легко обучать пользователей в ходе внедрения (пользователь видит только нужный ему функционал);
  • получить не сопротивление от пользователя, а благодарность из-за облегчения работы (дружелюбный интерфейс ориентированный на пользователя);
  • иметь запас широкого функционала и гибких возможностей по его настройке для автоматизации новых процессов и корректировки внедренных процессов по мере повышения уровня зрелости компании.

5 мая 2012

Требование — это формулировка ожидаемого свойства, поведения или характеристик продукта. Обычно требования формулируются заказчиком и являются основанием для производства работ. В течение жизненного цикла продукта могут добавляться новые требования, изменяться существующие.

Пример требования: расход бензина а/м должен быть не выше 10 л/100км.

Таким образом Техническое Задание (ТЗ) — есть ни что иное, как изначальный набор требований, предоставленный заказчиком и достаточный для производства продукта. Правильность и четкость постановки требований является крайне важным моментом, поскольку ошибки на данном этапе могут привести к тому, что конечный продукт не будет удовлетворять заказчика. На этапе постановки требований они должны постоянно уточняться и утверждаться заказчиком.

Управление требованиями к системе — это руководство процессами формирования требований на всех этапах жизненного цикла.

Рис.1: Управление требованиями к системе

Система управления требованиями — это информационная система, отвечающая за процесс управления требованиями. Чаще всего такие системы являются частью систем управления проектами, позволяя создавать и изменять требования к проектам или его составляющим. Наиболее удобным представляется способ иерархическогопредставления требований (в виде дерева требований), в котором требования делятся на категории, подкатегории и пр. Организация «дерева требований» способствует также «самодокументированию» системы.

Рис.2: Иерархическое представление требований

Необходимость сохранения всех требований к проекту в единой базе хорошо иллюстрируется на примере разработки программного обеспечения. Требования нужны всем участникам процесса разработки:

  • Заказчику, чтобы корректно сформулировать задачу и отслеживать ее выполнение;
  • Разработчикам, чтобы внедрять функциональность отталкиваясь от требований заказчика;
  • Тестировщикам, чтобы написать тесты, основыванные на требованиях, то есть проверить что программа правильно делает именно то, что требуется;
  • Техническим писателям, чтобы отталкиваясь от требований написать руководства по использованию программы;

По мере развития проекта количество требований растет, и в случае отсутствия правильно организованного полного набора требований, рано или поздно возникают следующие проблемы:

  • сложность восприятия состояния проекта и его отдельных подсистем, особенно для новых членов команды;
  • невозможность отследить причину появления того или иного свойства, поведения продукта;
  • продукт может утратить функциональность, которая уже была внедрена, но не была отражена в требовании;

Таким образом, можно сформулировать ожидаемые характеристики современнойсистемы управления требованиями:

  1. Программа должна предоставлять возможности по созданию и структурированию (группировке) требований;
  2. Требования должны включать в себя ряд свойств, такие как статус, исполнитель, ответственный, бюджет, сроки исполнения, приоритет и этап разработки;
  3. Текстовое описание должно быть основной частью требования. Желательна возможность форматирования текста (таблицы, эффекты, списки);
  4. Должна быть предоставлена возможность обсуждения требования участниками проекта и сохранения истории обсуждения как неотъемлемой части требования;
  5. Желательно иметь возможность прикреплять файлы к требованиям;
  6. Необходимо иметь возможность отслеживать взаимосвязи требований друг с другом;
  7. Желательно иметь возможность отслеживать связи требований с другими задачами. Данный пункт имеет связь с понятием системы управления задачами: например, задача на исправление дефекта продукта, заявленная в разделе отслеживания ошибок, может повлечь создание нового требования к продукту.

Программа для управления проектами Project Kaiser включает в себя все вышеописанные возможности и является, таким образом, полноценной системой управления требованиями. Требования могут быть включены в структуру проекта или его частей в виде иерархического дерева.

Project Kaiser позволяет также осуществлять декомпозицию требований: требование может быть разделено на ряд подзадач или связанных требований, и реализовано разными людьми или даже отделами. В последствии можно проследить какая задача послужила причиной создания того или иного требования, и наоборот — изменения в каких подсистемах были сделаны в результате реализации требования, какие задачи и кем были сделаны для реализации требования.

Вы можете ознакомиться с демонстрационными материалами на домашней странице программы. Также вы сможете найти там ссылки на документацию, форумы поддержки и прочее. Программу можно на сайте и пользоваться бесплатно, пока количество пользователей не превышает пяти.

Дано: собственные и аутсорс-проекты, некоторые участники работают удаленно.
Требуется: необходимо быстро назначать задачи исполнителям, планировать спринты, трекать выполнение и статусы, визуализировать процессы и делиться результатами с заказчиками.
Выбирая для себя сервисы, с помощью которых мы могли бы работать над проектами в несколько раз эффективнее, у нас сложился целый список различных сервисов таск- и тайм-менеджмента, для управления и планирования проектов, командной работы, построения онлайн диаграмм и т.д.
Изначально сервисов было более 100, но постепенно список сокращался, и мы остановили наш выбор на трех, удовлетворяющих вместе наши нужды лучше всего: Jira, Slack и GanttPro. Но, если вдруг эти сервисы не помогут вам в планировании задач и работы с командой, делюсь с вами полным списком:

Процесс поиска очень часто усложняется тем, что все сервисы, как один, пишут «Лучший сервис, помогающий превратить ваши идеи в реальность и реализовать ваши проекты. Сегодня.». Так, а что вы делаете-то? Поэтому в этом списке без лишних эпитетов, только что какой сервис умеет. 🙂
1. Jira – мощный онлайн сервис, позволяющий командам-разработчикам планировать проекты, назначать исполнителей задач, планировать спринты и собирать задачи в бэклог, выставлять приоритеты и дедлайны.
Что для нашей команды стало плюсами:
• Drag&Drop для перетаскивания задач в бэклоге, в спринте.
• Большое количество настроек фильтрации.
• Визуализация — позволяет быстро ориентироваться и делать изменения в спринте.
• Возможность выбора причин для закрытия задач.
• Детальные отчеты.
• Простота в управлении проектами.
• Простой и удобный трэкер времени.
Что для нашей команды стало минусами:
• Из-за огромного количества настроек, очень тяжело и долго приходится в них разбираться, зачастую трудно просто найти ответ на интересующий вопрос, FAQ недостаточно детально описывает пути решения проблем.
• Нет возможности назначения нескольких исполнителей для 1 задачи.
• Применение определенных настроек для фильтров, которые будут полезными для команды, может заблокировать уже используемые настройки.
2. Slack – web-сервис (также доступны приложения для десктопа, iOS и Android) для создания чатов и отдельных групп для ведения обсуждений с командой, клиентами или пользователями.
Что для нашей команды стало плюсами:
• Простота и быстродействие приложения (Slack выбирался как альтернатива Skype).
• Кросс-платформенность: можно использовать с любого устройства.
• Возможность создания отдельных групп.
• Быстрый обмен файлами.
• Быстрый поиск сообщений.
• Бесплатен до тех пор, пока вы не превысите лимит в сообщениях.
Что для нашей команды стало минусами:
• Все основные особенности разбросаны и спрятаны в дроп-даунах.
• Нет возможности кастомизировать интерфейс.
• Нет возможности отключить уведомления.
3. GanttPro – диаграмма Ганта, позволяющая планировать и управлять проектами онлайн, визуализировать процессы, создавать задачи и назначать их участникам, выставлять дедлайны и процент завершения отдельных задач и проекта в целом, добавлять вехи, делиться созданным графиком Ганта с командой и с клиентами с правом просмотра и экспортировать его.
Что для нашей команды стало плюсами:
• Наличие автоматического планирования проектов.
• Возможность для командного взаимодействия: комментарии к задачам, файлы, быстрые уведомления.
• Drag&Drop для перетаскивания задач, выставления процента выполнения и т.д.
• Возможность выставлять собственные рабочие дни и часы для более качественного управления проектами. Можно настраивать персональные календари даже на годы вперед и пользоваться ими как готовыми шаблонами.
• Выставление зависимостей между задачами.
• Интересная возможность отменять действия и возвращать проект к любому моменту. Это помогает в случаях, когда кто-то из команды допускает в проекте ошибки.
• Возможность создания сложных, многоуровневых проектов.
• Назначение ролей членам команды и прав доступа.
• Возможность сравнивать текущее состояние проекта с первоначально запланированным. За это отвечает Базовый план.
• Хорошо продуманная работа с загрузкой ресурсов.
• Учет времени сотрудников, таймер задач.
• Хорошая поддержка пользователей, в том числе и на русском языке.
Что для нашей команды стало минусами:
• Нет чисто мобильной версии и мобильного приложения.
• Не большое количество интеграций: в 2019 были JIRA Cloud и Google Drive.
• Пока мало возможностей создавать кастомные отчеты.
4. Redbooth – web-сервис, доступный также на iOS и Android, позволяющий отслеживать ошибки, планировать проекты и активности, управлять ресурсами и ставить задачи участникам проекта, устанавливать дедлайны и вехи проекта, следить за расходами проекта. Также сервис предлагает делиться файлами и синхронизацию с Google Drive, Gmail и Outlook.

Отзывы за: простой и интуитивный интерфейс; возможности чата; интеграции с другими сервисами; тэги для задач; возможность создания отчетов.
Отзывы против: нет выставления процента выполнения задач и слежения за прогрессом проекта в целом; нет возможности выставления приоритетов задач.
5. Basecamp – один из самых популярный онлайн-сервисов для совместной работы над проектами, позволяющий делиться документами, вести обсуждения с командой, создавать to-do листы и добавлять комментарии к задачам, высылать и принимать электронную почту.
Отзывы за: позволяет успешно работать вместе как маленьким, так и большим командам; прост в использовании; наличие мгновенных уведомлений об обновлениях.
Отзывы против: нет возможностей для тактического и стратегического планирования; не хватает особенностей для отслеживания ошибок; невозможно оценить полную картину по проекту.
6. Asana – web-приложение, также доступное на iOS и Android, позволяющее назначать задачи, выставлять приоритеты и дедлайны, следить за статусом выполнения задач и статусом проекта в целом.
Отзывы за: простота использования; есть возможность управлять несколькими проектами в рамках одной команды; тэги для задач; анализ эффективности.
Отзывы против: нет возможности назначать задачи нескольким участникам проекта; невозможно оценить проект в целом; нет импорта/экспорта из/в MS Project.
7. Trello – популярный онлайн-сервис, позволяющий систематизировать ваши задачи, to-do листы, обсуждения и идеи на одной доске.
Отзывы за: интуитивен; бесплатен, если вы не собираетесь использовать расширения; возможность выставлять приоритеты.
8. Gemini – приложение, написанное на .NET для управления проектами, включающее систему отслеживания ошибок. Gemini может быть использована как для классического управления проектами, так и в рамках методологий Agile и Scrum.
Отзывы за: полностью кастомизируемый интерфейс.
Отзывы против: могут возникнуть проблемы при первой настройке; тяжелая документация.
9. Easy Redmine – Open Source софт для таск-менеджмента, планирования и управления большими проектами с расширениями для управления ресурсами, финансами, CRM и т.д…
Отзывы за: есть возможность установить софт на собственный сервер; отлично подходит для больших команд.
Отзывы против: нет общей визуализации проектов; неудобная навигация; нет возможности быстро планировать спринты.
10. Teamweek – web-приложение для создания графиков Ганта, как и GanttPRO. Доступно так же на iOS.
Отзывы за: приятный интерфейс; простота использования; отличная тех поддержка.
Отзывы против: нет возможности устанавливать зависимости между задачами, процент выполнения и следить за общим прогрессом; нет дедлайнов; нельзя создавать многоуровневые проекты.
11. Merlin – еще один софт для создания графиков Ганта для Mac OS X с возможностью следить за расходами и бюджетом проекта.
Отзывы за: есть возможность установить софт на собственный сервер.
Отзывы против: как у большинства приложений для десктопа, низкая мобильность; доступен только для пользователей Mac OS X.
12. Taskify.us –простое приложения для создания листа задач и управления ими вместе со своей командой по типу Kanban доски.
Отзывы за: бесплатный и не требует регистрации.
Отзывы против: для такого уровня приложения их нет.
13. ActiveCollab – как и все сервисы управления проектами, имеет возможность работать над проектами вместе с командой, управлять задачами, следить за прогрессом. Но кроме этого, ActiveCollab предлагает загрузить текущие расходы и инвойсы, позволяя мгновенно оплатить их с помощью PayPal или кредитной карты.
Отзывы за: простота использования; удобная фильтрация задач; возможность упоминать в комментариях участников проекта; совместное написание контента; предлагает решение, которое вы можете установить на собственный сервер.
14. Zoho Projects – софт для управления проектами, позволяющий планировать проекты вместе с командой, создвать и назначать задачи, следить за одновлениями, создвать отчеты и анализировать эффективности, комментировать и обсуждать задачи и получать саммари обсуждений каждой задачи.
Отзывы за: кроме Zoho Projects, вы можете использовать также Zoho Mail, Zoho CRM, Zoho documents, в зависимости от нужд вашей компании.
Отзывы против: из-за большого количества фич, пользователи могут просто не найти те, которые им действительно необходимы; начинает тормозить после загрузки файлов.
15. Freedcamp – сервис представляет собой организованное рабочее пространство для мгновенного просмотра целого проекта, выставления и назначения задач, используя «стикеры» и календарь. Freedcamp предлагает дополнения для CRM, составления инвойсов, баг-трекинга и создания wiki страниц.
Отзывы за: есть возможность выставить приоритеты задачам; можно разделить все проекты на отдельные вкладки; простота использования; быстрая и качественная поддержка пользователей.
Отзывы против: ваши ожидания от дополнений могут быть завышены; нет возможности выставить прогресс и процент выполнения задач.
16. ManagePro – приложение для десктопа, включающее в себя основные особенности для управления проектами: диаграмму Ганта, назначение задач, выставление приоритетов выполнения.
Отзывы за: веб-интерфейс в качестве расширения.
Отзывы против: установка и настройка займут некоторое время; нет возможности сразу начать использовать онлайн версию.
17. Bitrix24 – сервис, включающий в себя таск-менеджмент, планирование проектов и времени их выполнения, визуализацию информации на календаре, возможность делиться документами, создавать виртуальные рабочие группы и получать уведомления.
Отзывы за: можно использовать как CRM систему; широкие возможности.
Отзывы против: тяжел в использовании; минимальная визуализация задач и проектов в целом; невозможно кастомизировать: много особенностей, которые вам никогда не понадобятся; дополнительная плата за обновления.
18. Podio – приложение, позволяющее работать над проектами вместе с командой, управлять проектами и задачами, хранить и обмениваться файлами. Приложение можно использовать как CRM систему, или же интранет, в котором смогут взаимодействовать ваши коллеги.
Отзывы за: гибкость и кастомизируемость продукта; возможность назначать ресурсы и следить за цифрами (бюджетом, расходами и т.д.)
Отзывы против: неудобная навигация.
19. Wrike – единая система для работы над проектами вместе с командой с расширенными функциональными особенностями: позволяет назначать роли и создавать рабочее пространство для каждого отдела, ставить и обсуждать задачи, следить за их статусом и прогрессом, делиться файлами, а также отображать задачи проекта на диаграмме Ганта и получать еженедельные отчеты.
Отзывы за: удобен как для больших, так и для маленьких команд; есть возможность создавать отдельные папки для отдельных проектов.
Отзывы против: создавая разветвленные многоуровневые проекты, можно легко потеряться в навигации.
20. Smartsheet – ветеран на рынке сервисов для управления проектами. Позволяет создавать графики Ганта для своих проектов, ставить задачи и назначать их участникам проекта, устанавливать дедлайны и следить за ходом выполнения, а также прикреплять файлы и еще миллион всего.
Отзывы за: серьезный инструмент для управления проектами, который стоит рассматривать как долгосрочную инвестицию вашей компании.
Отзывы против: не подойдет для небольших команд; медленная тех поддержка; чтобы разобраться и начать работать с сервисом, придется потратить немало времени.
21. Acunote – таск-менеджер для разработчиков, позволяющий планировать спринты, вносить задачи в бэклог, назначать задачи на членов команды, ставить эстимейты, следить за прогрессом выполнения, а также, при необходимости, делать ревью кода.
Отзывы за: одно из самых популярных и надежных SaaS решений для управления задачами; мгновенные уведомления; аналитика эффективности;
Отзывы против: нет мобильного приложения или оптимизации; UX/UI далеки от «user-friendly”.
22. ProofHQ – приложение, позволяющее делиться документами / дизайнами / прототипами, комментировать командой и принимать решения вместе, позволять оставлять комментарии клиентам, скачивать разные версии проекта и делиться ими.
Отзывы за: постоянная поддержка приложения, простота использования, возможность обсуждения вместе с командой, интеграция с другими сервисами.
23. 10,000ft – таск-менеджер, позволяющий создать профиль для каждого участника проекта, работать над проектами вместе с командой, назначать задачи, следить за загруженностью каждого участника. Все на одном листе.
Отзывы за: можно получить полную картину всех задач и всех участников.
Отзывы против: подойдет только для небольших команд, невозможно указать долгосрочные цели и оценить дату завершения всего проекта.
24. Insightly – система CRM и управления проектами с интеграцией с Gmail/Google Apps и Outlook 2013/Office365. Позволяет быстро управлять задачами и следить за статусами в рамках отдела маркетинга и продаж.
Отзывы за: простая настройка, добавление контактов и использование системы; есть приложение для iOS; простой приятный интерфейс.
Отзывы против: не подходит, если ваша работа не завязана на отношениях с клиентами.
25. Tribe – Web-сервис, позволяющий назначать задачи и следить за статусом их выполнения с помощью электронной почты.
Отзывы за: простота использования; мгновенные уведомления о новых задачах, есть приложения для мобильных устройств.
Отзывы против: невозможно выставить дедлайны выполнения задач.
26. WorkingOn – онлайн сервис, позволяющий уведомлять других членов команды короткими постами о задачах и их статусах, над которыми вы сейчас работаете.
Отзывы за: это очень быстро и очень просто.
Отзывы против: конечно, WorkingOn, отлично справляющийся с задачей мгновенной коммуникации, не сможет стать решением проблемы управления проектами.
27. Process Street – сервис для управления бизнес-процессами, позволяющий создавать рабочие пространство, ставить задачи и создавать чек-листы и SOP (standard operating procedures), следить за процессами в компании, устанавливать права, планировать активности и управлять проектами вместе с коллегами.
Отзывы против: нет возможности сортировать задачи по датам исполнения и исполнителям, нет возможности выгружать проекты и чек-листы.
28. SprintGround – сервис Agile/Scrum для таск-менеджера, планирования спринтов и релизов, слежения за прогрессом, работы над проектами вместе с командой, позволяет репортить баги и запросы новых особенностей на основе фидбеков пользователей.
Отзывы за: бесплатен для малого бизнеса, оптимизирован под Agile.
29. RunMyProcess – в сервисе сделан упор не на целостном приложении для управления проектами и не на интеграции с другими сервисами, а на построении собственных решений, подключении уже используемых сервисов и каналов коммуникаций.
Отзывы за: очень удобно, когда вы не можете найти сервис, удовлетворяющий все нужды вашей компании.
Отзывы против: несмотря на кажущуюся простоту использования, создание собственного приложения на базе RunMyProcess займет некоторое время.
30. OneSoft Connect – HR- и таск-менеджер, предлагающий создать профиль для каждого члена команды и управлять задачами, следить за эффективностью и загруженностью. Также можно использовать в качестве CRM системы.
Отзывы за: возможность ставить тикеты членам команды, а также возможность хранить данные и устанавливать связи между ними.
Отзывы против: не подходит для комплексного управления проектами.
31. Task Manager – софт для десктопов (Windows 8, 7, Vista и XP), являющийся простым планировщиком задач. Позволяет делить проекты на задачи, управлять задачами и делегировать их членам команды.
Отзывы за: есть уведомления и быстрые шаблоны; бесплатный 45-дневный триал.
Отзывы против: необходимо время, чтобы разобраться со всеми функциональными особенностями; качество технической поддержки зависит от менеджера; условная мобильность системы.
32. PayPanther –приложение не столько для управления проектами (хотя, эта особенности так же присутствует), сколько для слежения за онлайн платежами, создания инвойсов, а также ведения бухгалтерии.
Отзывы за: простое в использовании; в приложение интегрирована CRM система; позволяет следить за внутренними метриками.
Отзывы против: не подойдет для совместной работы большой команды.
33. MS Project –гигант на рынке управления проектами, в основе которого лежит диаграмма Ганта, позволяющий планировать проекты и управлять ресурсами, планировать сценарии «что если», а также устанавливать и следить за дедлайнами и прогрессом.

Отзывы за: стабильная система, которой есть основания доверять.
Отзывы против: это программное обеспечение доступно только на десктопе, нет мобильности; быстро разобраться не получится из-за большого количества не всегда нужных фич; нет возможности быстро поделиться проектом.
34. ISETIA – сервис управления проектами, объединяющий в себе доску Kanban, иерархическую структуру задач и диаграмму Ганта. Позволяет обмениваться в системе документами и файлами.
Отзывы за: достаточно простой интерфейс, возможность визуализации данных в разных формах.
Отзывы против: не похоже, что у сервиса до сих пор есть поддержка.
35. Kanbanery – популярный сервис для управления проектами с помощью Kanban доски.
Отзывы за: можно быстро начать пользоваться, есть возможность делиться проектами с клиентами.
Отзывы против: не похоже, что у сервиса до сих пор есть поддержка.
36. Nutcache – web-приложение для отслеживания прогресса, статуса и времени выполнения задач, выставления счетов, а также слежения за расходами и управления проектами.
Отзывы за: простота в использовании, как я вижу, неплохое решение для менеджеров по продажам.
Отзывы против: нет автоматического выставления счетов, нет возможности работать совместно с членами команды.
37. Eylean Board – клиент для десктопа (нет web-приложения) для управления Agile проектами, представляющий собой доску задач для Scrum и Kanban. Отзывы за: гибкость и простота интерфейса, есть интеграция с TFS.
Отзывы против: нет возможности устанавливать подзадачи.
Немного off-list сервисов, которые показались нам интересными и, возможно, полезными для других проектов:
38. KPI Fire – сервис позволяет настроить краткосрочные и долгосрочные цели для членов команды и следить за ходом выполнения проекта.
Отзывы за: сервис позволяет легко сравнивать производительность и стратегические планы с текущими показателями.
Отзывы против: необходимо время, чтобы настроить работу с сервисом.
39. Odoo – сборник open source приложений для бизнеса, включающих в себя системы CRM, POS, создания сайтов, eCommerce, продаж, выставление счетов, ведения бухгалтерии, слежения за ресурсами, HR, а также сервисы для управления проектами и маркетинга.
Отзывы за: доступно много моделей для бизнеса, каждый может найти для себя.
Отзывы против: для работы с сервисом, необходимо иметь бэкграунд в разработке, менеджеру будет непросто сходу разобраться.
40. Crowdicity – сервис управления идеями, имеющий внушительную базу клиентов: LEGO, WWF, BBC, P&G, Deloitte, John Lewis и другие. Позволяет членам команды выдвигать идеи и голосовать за них.
Отзывы за: очень прост в использовании; в Crowdicity весь интерфейс может быть кастомизирован под вашу компанию.
Отзывы против: нет статистики и возможности проводить конечные опросы.
41. Camayak – сервис не станет находкой для управления it-проектами, но отлично подойдет для управления издательствами и совместной работы специалистов по маркетингу и контент- и smm-менеджеров. Позволяет устанавливать дедлайны, планировать активности, вести все переписки и обсуждения на одной платформе, а также координировать действия отдела контента и дизайнеров.
42. eXo Platform – сервис, объединяющий всех сотрудников, разработчиков и клиентов вместе. Является некой комбинацией всех каналов коммуникаций, от интранета, почтовых ящиков, до социальных сетей и блога.
Отзывы за: расширенная впечатляющая функциональность.
Отзывы против: может быть тяжело начать пользоваться сервисом; сервис может сильно подвисать.
43. Kindling – сервис позволяет членам команды делиться идеями и быстро высказывать свое мнение о предложениях других участников. Таким образом, вы можете выстраивать свою работу, спрашивая мнение каждого участника.
Отзывы за: интуитивный интерфейс.
Отзывы против: не хватит функциональности для планирования, для планирования нужно будет использовать тот же онлайн сервис Jira или график Ганта от GanttPro.
Как итог. Сейчас доступно очень много приложений для управления вашими проектами, найти можно совершенно любой софт, подходящий под нужды вашей, конкретной компании. Проблема – в выборе. Как понять, что сервис, предлагающий «организовать взаимоотношения, людей и проекты легко и просто, сегодня», — это таск-менеджер, который вы так долго искали?
Надеюсь, этот список поможет вам выбрать подходящий софт!
А что вы используете для управления проектами?

admin

Добавить комментарий